TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

(Dành cho Quản trị hệ thống)
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

MỤC LỤC

I. MỞ ĐẦU............................................................................................................... 4
I.1 Mục đích tài liê ̣u 4
I.2 Phạm vi 4
I.3 Cách sử dụng 4
I.4 Các quy ước đánh máy 4
I.5 Tài liê ̣u liên quan 4
I.6 Giải thích từ ngữ và các chữ viết tắt 4
II. TỔNG QUAN.......................................................................................................5
III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG HỆ THỐNG.......................................5
III.1 Đăng nhâ ̣p/Đăng xuất hê ̣ thống 5
III.2 Hướng dẫn tạo lịch và duyệt lịch (Người tạo lịch và Quản trị lịch đơn vị) 6
III.2.1 Quản lý loại phiên họp 6
III.2.2 Quản lý phiên họp 7
III.2.2.1 Tạo phiên họp 8
III.2.2.2 Gửi sms/Mail và Thiết lập cuộc họp trực tuyến 14
III.2.2.3 Quản lý vị trí ngồi 15
III.2.2.4 Xuất báo cáo điểm danh 17
III.2.2.5 Xem lịch sử xử lý phiên họp 17
III.2.3 Quản lý biểu quyết/Lấy ý kiến 17
III.3 Quản trị hệ thống 20
III.3.1 Quản lý đơn vị độc lập 21
III.3.1.1 Thêm, sửa, xóa đơn vị độc lập 21
III.3.1.2 Tạo tài khoản có quyền quản trị hệ thống mức đơn vị của đơn vị độc
lập 22
III.4 Quản trị hệ thống mức đơn vị 24
III.4.1 Quản lý đơn vị 24
III.4.2 Quản lý chức danh 25
III.4.3 Quản lý nhân sự 26
III.4.3.1 Thêm nhân sự bằng chức năng “Thêm nhân sự” 26
III.4.3.2 Import nhân sự 30
III.4.4 Quản lý menu 31
III.4.5 Quản lý và gán nhóm nhân viên 32

Trang: 2/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

III.4.5.1 Danh mục nhóm nhân viên 32

III.4.5.2 Gán nhóm nhân viên – nhân viên-đơn vị 33
III.4.6 Quản lý liên kết 35
III.4.7 Quản lý chuyên mục tin tức 36
III.4.8 Quản lý tin tức 36
III.4.9 Quản lý khách mời 37
III.4.10 Quản lý phòng họp 38
III.4.11 Quản lý brandname sms 40
III.4.12 Quản lý cấu hình hệ thống 40
III.4.12.1 Cấu hình mẫu tin sms/email tự động 43
III.4.12.2 Cấu hình sửa tài khoản 44
III.4.12.3 Cấu hình điểm danh tự động 45
III.4.12.4 Thông báo lịch họp trước khi diễn ra (số phút) 45
III.4.12.5 Dung lượng Upload tối đa mặc định (MB) 45
III.4.12.6 Kiểm tra phòng họp trống 46
III.4.12.7 Cấu hình xác thực tài khoản theo AD cho từng đơn vị độc lập 46
III.4.12.8 Cấu hình Điểm danh sử dụng Qrcode 47
III.4.12.9 Cấu hình tài khoản gửi mail theo đơn vị độc lập 48
III.4.13 Hướng dẫn tạo mẫu và cấu hình file thư mời họp 49
III.4.13.1 Quản lý mẫu thư mời họp 49
III.4.13.2 Xuất file thư mời họp 50
III.4.14 Hướng dẫn thực hiện chức năng speech to text 51
III.4.15 Tích hợp Egov Report 54
III.4.16 Show màn hình lớn (TV) 57
III.4.17 Tích hợp hệ thống QLVB 58
IV. PHỤ LỤC............................................................................................................61

Trang: 3/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

I. MỞ ĐẦU
I.1 Mục đích tài liêụ
Hướng dẫn sử dụng hệ thống Phòng họp không giấy VNPT-eCabinet
I.2 Phạm vi
Dành cho đối tượng người dùng là: Quản trị hệ thống, Quản trị lịch đơn vị, Báo cáo
kết luận theo Kết luận họp
I.3 Cách sử dụng
Xem từ trên xuống
II. TỔNG QUAN
Hệ thống cho phép quản lý các thông tin
1. Quản lý đơn vị: Quản lý các đơn vị theo các cấp của đơn vị độc lập
2. Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự thuộc các cấp đơn vị của đơn vị độc lập
3. Quản lý menu: Quản lý các menu và phân quyền truy cập menu
4. Quản lý phiên họp: Quản lý các phiên họp, vị trí ngồi trong phiên họp, kết luận
họp, Câu hỏi biểu quyết trong phiên họp
5. Quản lý khách mời: Quản lý danh sách các tài khoản khách mời tham gia họp
6. Quản lý biểu quyết: Quản lý các biểu quyết theo phiên họp hoặc không theo
phiên họp
7. Quản lý loại phiên họp: Quản lý các loại phiên họp theo từng đơn vị độc lập
8. Quản lý chức danh: Quản lý các chức danh theo từng đơn vị độc lập
9. Quản lý nhóm nhân viên/gán nhóm nhân viên: Quản lý các nhóm nhânviên
theo từng đơn vị độc lập
10. Quản lý liên kết: Quản lý các liên kết theo từng đơn vị độc lập

III. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

III.1 Đăng nhâ ̣p/Đăng xuất hê ̣ thống
Để đăng nhập vào hệ thống, người dùng phải có tài khoản đăng nhập hệ thống và
truy cập vào đường dẫn truy cập. Hệ thống hiển thị như dưới:

Màn hình đăng nhập hệ thống

Trang: 4/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Thực hiện nhập tên truy cập và mật khẩu hợp lệ chọn Đăng nhập. Đăng nhập thành
công hệ thống hiển thị trang quản trị:

Màn hình quản trị với quyền Quản trị toàn hệ thống

Để đăng xuất hệ thống, người dùng chọn vào tên hiển thị ở góc trên bên phải
màn hình, chọn [Đăng xuất] để đăng xuất khỏi hệ thống.

III.2 Hướng dẫn tạo lịch và duyệt lịch (Người tạo lịch và Quản trị lịch đơn vị)
Tóm tắt: Các chức năng này dành cho người tạo lịch và quản trị lịch đơn vị để
chuẩn bị trước khi vào phiên họp, để thiết lập 1 cuộc họp người dùng thực hiện các
bước sau
1. Tạo lịch họp >> công bố lịch
2. Sắp xếp vị trí ngồi
3. Thêm biểu quyết/lấy ý kiến (nếu có)

III.2.1 Quản lý loại phiên họp

⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý loại phiên họp
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý loại phiên họp’
⮚ Chức năng cho phép quản lý loại phiên họp, bao gồm các chức năng: tìm kiếm,
thêm, sửa, xóa loại phiên họp.
Hệ thống hiển thị như sau:

Trang: 5/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Danh sách loại phiên họp

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [Tên loại phiên họp]
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật loại phiên họp, loại phiên họp
đang kích hoạt mà đã tồn tại phiên họp thì không được cập nhật về Không hoạt
động.
⮚ Xóa: Click để xóa loại phiên họp (Loại phiên họp đã có phiên họp không
được xóa)
⮚ Thêm mới: Click [Thêm loại phiên họp] để vào thêm mới loại phiên họp cho
đơn vị độc lập hiện hành (trạng thái ‘Kích hoạt’ mới thêm được phiên họp)

Màn hình thêm mới loại phiên họp

III.2.2 Quản lý phiên họp

⮚ Truy cập vào menu: Quản trị/Quản lý phiên họp
⮚ Phân quyền: Phân quyền: Quản trị hệ thống/Quản lý lịch đơn vị/Đăng ký lịch
họp /Người dùng được phân quyền truy cập menu ‘Quản lý phiên họp’
⮚ Chức năng cho phép quản lý các phiên họp của đơn vị bao gồm: tìm kiếm,
thêm, sửa, xóa phiên họp; sắp xếp vị trí người tham gia trong phiên họp, upload
kết luận họp, thêm Biểu quyết/lấy Ý kiến trong phiên họp.
Hệ thống hiển thị:

Trang: 6/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình danh sách phiên họp

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo: Tiêu đề/Trạng thái của phiên họp
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật phiên họp/ Duyệt(Công bố)
phiên họp(chỉ cập nhật được phiên họp chưa diễn ra)
⮚ Xóa: Click để xóa phiên họp (Nếu có ràng buộc sẽ không được xóa)
III.2.2.1 Tạo phiên họp
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống/Quản trị lịch đơn vị/Đăng ký lịch họp/ Người
dùng được phân quyền menu ‘Quản lý phiên họp’
⮚ Trên màn hình Quản lý phiên họp: Click để vào tạo phiên họp.

Màn hình tạo phiên họp

⮚ Loại phiên họp: Chọn từ loại phiên họp thêm ở QL loại phiên họp trước đó.
⮚ Chương trình họp: Có thể nhập trực tiếp trên form nhập liệu hoặc check chọn
[Chọn tải file] để tải file định dạng: word/PDF để hiển thị lên chương trình họp
⮚ Địa điểm họp:

Trang: 7/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Nếu phòng họp không quản lý tại đơn vị thì phải nhập địa điểm họp và sơ đồ
họp mẫu sau (trong mẫu chỉ 24 chỗ, nếu muốn thêm bớt thì mở file mẫu và
chỉnh sửa các thẻ HTML tương ứng trong )

sodophong (2).txt

-Trường hợp nhập Kinh độ + Vĩ độ: Thì hệ thống sẽ cho phép điểm danh khi
truy cập cuộc họp và cho phép hệ thống truy cập vị trí truy cập
⮚ Ngược lại check [Chọn từ danh sách] để chọn phòng họp đang quản lý tại
đơn vị (HD ở mục QL phòng họp): khi đó chọn icon để bật popup danh sách
phòng họp, click vào dòng tên phòng họp để chọn phòng họp tương ứng.

Lưu ý:
- Nếu cấu hình “Kiểm tra phòng họp” và chọn kích hoạt kiểm tra phòng họp
bận/ rảnh. Thì khi chọn phòng họp, nếu phòng họp ở trạng thái bận thì hệ
thống sẽ disable và không cho phép lựa chọn phòng họp đó.

- Nếu không check kiểm tra thì khi chọn phòng họp, hệ thống vẫn cho phép chọn
phòng họp có trạng thái bận.
⮚ Thành phần tham gia: Click link để thêm thành phần tham gia/hỗ
trợ/khách mời tương ứng trên

⮚ Chủ trì: người chủ trì cuộc họp có quyền truy cập thông tin điều hành cuộc hop
⮚ Cá nhân tham dự: chọn và gán các cá nhân tham dự cuộc họp
⮚ Đơn vị tham dự: Gán đơn vị tham dự thì người dùng có vai trò ‘Tiếp nhận lịch
đơn vị’ sẽ tiếp nhận lịch và gán người thuộc đơn vị của mình vào cuộc họp
tương ứng
⮚ Nhóm tham dự: Chọn nhóm nhân viên tham dự cuộc họp, thì các nhân viên
thuộc nhóm tham dự sẽ được truy cập cuộc họp
⮚ Cá nhân hỗ trợ: Nếu được gán là cá nhân hỗ trợ thì người dùng đó sẽ có quyền
điểm danh và hỗ trợ trong cuộc họp
⮚ Khách mời: Danh sách khách mời sẽ được tạo trước ở Quản lý khách mời ,
khách mời khi truy cập hệ thống sẽ có quyền như những người tham gia họp.
Sau khi cuộc họp kết thúc người quản trị hệ thống sẽ vào xóa hoặc hủy kích
hoạt các tài khoản khách mời này
⮚ Đơn vị báo cáo: Là các đơn vị không hoặc có trong hệ thống báo cáo trong
cuộc họp, nhập từ bàn phím

❖ Thông tin tài liệu họp: Chọn vào để thêm các nhóm tài liệu trong cuộc
họp

Trang: 8/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới phiên họp – phần tài liệu họp

⮚ Sau khi tải file tài liệu thì có thể chọn để sửa tên file tải lên, nếu không sửa
thì hệ thống sẽ lấy tên file tải lên.
⮚ Chọn để tải file
⮚ Chọn để xóa file tải lên.
⮚ Chọn để cấu hình là tài liệu mật của hệ thống, tài liệu này sẽ chỉ hiển thị
cho phép xem file trực tiếp trong thời gian giới hạn đã cấu hình, không được
phép tải hay lưu file. Nếu gán cá nhân hay đơn vị truy cập thì chỉ người đó hoặc
người tham gia họp của đơn vị được gán đó mới được truy cập.
⮚ Chọn để sắp xếp vị trí file trên danh sách tương ứng
⮚ Check để hiển thị file lên cuộc họp hoặc uncheck để ẩn khỏi cuộc họp.
⮚ Chọn vào [Người duyệt tài liệu]: để thêm người duyệt tài liệu do người được
gán ‘chuẩn bị tài liệu’ upload lên
⮚ Chọn vào [Người/Đơn vị chuẩn bị tài liệu] để thêm Cá nhân/Đơn vị chuẩn bị
tài liệu tương ứng (khi gán đơn vị chuẩn bị tài liệu thì người có vai trò ‘Chuẩn
bị tài liệu họp đơn vị’ của đơn vị đó sẽ có quyền upload tài liệu lên cuộc họp)

⮚ Khi check chọn vào ô [Chỉ cập nhật tài liệu sau khi lịch đã công bố] thì Người
chuẩn bị tài liệu chỉ có thể upload file khi cuộc họp được công bố trên frontend
hệ thống. Nhưng người tham gia sẽ không nhìn thấy tài liệu cho tới khi tài liệu
được duyệt
Trang: 9/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Ngược lại khi bỏ check chọn thì người chuẩn bị có thể nhìn thấy cuộc họp ngay
cả khi cuộc họp chưa công bố trên danh sách lịch đơn vị để có thể upload tài
liệu. (cuộc họp này sẽ không hiển thị với người tham gia hay người dùng hệ
thống cho tới khi cuộc họp được công bố)
Lưu ý: Người Chuẩn bị/Duyệt tài liệu sẽ nhận được tin nhắn và mail tự động của hệ
thống thông báo về việc Chuẩn bị/Duyệt tài liệu cho cuộc họp tương ứng

❖ Gán người truy cập tài liệu họp:

Trên màn hình tạo phiên họp, có thể gán Cá nhân và đơn vị truy cập nhóm tài liệu họp

Mục gán người truy cập trên màn hình thêm/sửa phiên họp

⮚ Trường hợp gán người truy cập nhóm tài liệu thì người đó được phép truy cập
tài liệu họp thuộc nhóm tài liệu họp đó
⮚ Trường hợp gán đơn vị truy cập nhóm tài liệu thì người thuộc đơn vị tham gia
cuộc họp đó sẽ được truy cập các tài liệu thuộc nhóm tài liệu đó
⮚ Trường hợp không gán truy cập thì toàn bộ người tham gia họp sẽ có quyền
truy cập nhóm tài liệu hay tài liệu đó.
⮚ Chọn vào để thiết lập tài liệu mật, và gán Cá nhân/Đơn vị truy cập tài liệu
họp tương ứng – nếu chỉ được gán ở đây thì chỉ có quyền truy cập tài liệu này
thôi.

Trang: 10/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thiết lập tài liệu mật và gán cá nhân/đơn vị truy cập tài liệu

⮚ Trường hơp: Thiết lập là tài liệu mật, và có gán cá nhân và đơn vị truy cập tài
liệu đó thì chỉ cá nhân và người tham gia cuộc họp thuộc đơn vị đó sẽ được
phép xem tài liệu tới thời gian hạn được cấu hình, không được phép lưu và tải
file.
⮚ Trường hợp: Không thiết lập là tài liệu mật, nhưng có gán cá nhân và đơn vị
truy cập tài liệu đó thì chỉ cá nhân và người tham gia cuộc họp thuộc đơn vị sẽ
được truy cập tài liệu

Lưu ý: Sẽ phân quyền từ mức nhỏ nhất (VD: Nếu gán cho 1 người truy cập nhóm tài
liệu, sau đó lại gán người đó truy cập tài liệu thuộc nhóm đó, thì người đó chỉ có
quyền truy cập tài liệu được gán mà không phải tất cả các tài liệu thuộc nhóm tài liệu)

Trang: 11/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới phiên họp

⮚ Sau khi Nhập đầy đủ thông tin cần thiết lên thì chọn vào [Lưu lại] để thêm mới
phiên họp ở trạng thái ‘Chờ xử lý’ >> các cuộc họp này sẽ chuyển tới cho
người ‘Quản trị lịch đơn vị’ duyệt và công bố.
⮚ Chọn [Công bố]để thêm mới phiên họp ở trạng thái ‘Đã duyệt’ (Nút [Công bố]
– chỉ hiển thị với vai trò ‘Quản trị lịch đơn vị’)
Lưu ý: Phiên họp ‘đã duyệt’ sẽ hiển thị lên danh sách lịch cá nhân, lịch đơn vị của
người chủ trì, người tham gia, người thuộc đơn vị hoặc nhóm tham gia và khách mời
Ngược lại ‘Chưa duyệt’ thì chỉ sẽ không hiển thị lên.

Trang: 12/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

III.2.2.2 Tạo phiên họp nhiều nội dung

- Phân quyền: Quản trị hệ thống/Quản trị lịch đơn vị/Đăng ký lịch họp/ Người
dùng được phân quyền menu ‘Quản lý phiên họp’
- Trên màn hình Quản lý phiên họp: Click để vào tạo phiên
họp nhiều nội dung.

Nhập các thông tin cuộc họp tương tự cuộc họp 1 nội dung
- Để thêm mới 1 nội dung họp, ấn nút khi đó hệ thống sẽ hiển thị dòng
nội dung cho phép nhập thông tin nội dung họp

Màn hình thêm mới phiên họp nhiều nội dung

- Nhập Thời gian bắt đầu-kết thúc và tiêu đề của nội dung họp sau đó ấn nút để lưu
lại thông tin (Tiêu đề+ thời gian họp). Sau đó có thể, thực hiện các chức năng sau:
- Chọn để nhân bản nội dung họp
- Chọn để đồng bộ thông tin họp từ cuộc họp gốc cho nội dung họp tương ứng
- Chon để xóa nội dung họp
- Chọn để cập nhật thông tin nội dung họp, khi đó hệ thống hiển thị màn hình cập
nhật thông tin nội dung họp

Trang: 13/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình cập nhật nội dung họp

Lưu ý: Trên màn hình cập nhật nội dung họp:
+ Tiêu đề + thời gian lấy từ form cuộc họp cha, có thể sửa lại
+ Cá nhân/Đơn vị tham gia/Nhóm tham gia/Cá nhân cập nhật KL họp: được gán trong
nội dung họp nào thì chỉ được truy cập nội dung và chức năng tương ứng thuộc nội
dung họp đó
+ Người chủ trì/Người hỗ trợ/Sơ đồ vị trí ngồi: mặc định lấy từ cuộc họp cha

=>> Sau khi nhập thông tin, Ấn nút [Cập nhật] để lưu lại nội dung họp tương ứng

Màn hình thêm mới/Cập nhật phiên họp nhiều nội dung

Trang: 14/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

- Sau khi thêm nội dung họp và các thông tin tương ứng, chọn vào [Lưu chờ xử lý]
hoặc [Công bố] để cập nhật thông tin phiên họp nhiều nội dung
- Sau khi lưu hay công bố lịch họp có thể vào cập nhật vị trí ngồi và biểu quyết cho
từng phiên họp

 Cập nhật vị trí ngồi cho từng nội dung họp:

- Vào màn hình cập nhật phiên họp nhiều nội dung, chọn cập nhật nội dung họp đó và
chọn vào [Gán vị trí ngồi]

Màn hình chọn chức năng cập nhật gán vị trí ngồi cho từng nội dung họp

 Cập nhật biểu quyết cho từng nội dung họp:

- chọn vào [Thêm câu hỏi biểu quyết]

Màn hình chọn chức năng cập nhật biểu quyết cho nội dung họp

Trang: 15/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

III.2.2.3 Gửi sms/Mail và Thiết lập cuộc họp trực tuyến

⮚ Sau khi cuộc họp được công bố, người công bố lịch có thể gửi sms và email
thông báo tới cho những người tham gia họp tương ứng(có cấu hình nhận
sms/email) để thông báo lịch họp, gửi tài liệu họp, hay gửi link tham gia họp
trực tuyến qua chức năng gửi sms/email của hệ thống.
Thực hiện như sau:
Vào menu: Quản lý phiên họp, chọn cập nhật phiên họp đã công bố

Chọn vào nút để vào màn hình nhập nội dung sms/mail hay thiết lập cuộc họp
trực tuyến, hệ thống hiển thị như sau:

Màn hình thiết lập và gửi mail/sms

⮚ Nếu check chọn [Gửi sms]: Hệ thống sẽ gửi sms tương ứng thông báo cuộc
họp theo Nội dung người dùng nhập vào
⮚ Nếu check chọn [Gửi email]: Hệ thống sẽ gửi email tương ứng thông báo cuộc
họp theo Tiêu đề + Nội dung người dùng nhập vào và có đính kèm file tài liệu
họp nếu tài liệu đó được check chọn cho tất cả người tham gia họp và danh sách
người nhận thêm

Trang: 16/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Nếu check chọn [Thiết lập họp trực tuyến]: Hệ thống sẽ gửi mail và sms link
tham gia họp trực tuyến tới cho toàn bộ người tham gia họp và người thêm
trong danh sách người nhận thêm
Lưu ý: Có thể thêm danh sách người nhận link truy cập họp trực tuyến (chọn vào nút
[Danh sách người nhận] để thêm người nhận bên ngoài không có trên hệ thống)

III.2.2.4 Quản lý vị trí ngồi

⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống/Quản trị lịch đơn vị/Đăng ký lịch họp
Trên danh sách phiên họp: chọn vào icon chức năng [Quản lý vị trí] để cập nhật vị
trí cho người tham gia họp tương ứng:

Màn hình danh sách phiên họp

Màn hình cập nhật vị trí hiển thị tương ứng: có 2 cách là gán vị trí cố định hoặc gán ip
cố định trên máy tính của phòng họp cố định trang bị cho cuộc họp

Màn hình gán vị trí cho cuộc họp

⮚ Trường họp [Gán vị trí ngồi] theo sơ đồ họp:

Tại mục [Gán vị trí] chọn để vào chọn người tham gia cuộc họp:

Trang: 17/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình chọn người tham gia dự cuộc họp

Lưu ý: Số chỗ ngồi và vị trí sẽ theo file sơ đồ đã đính kèm theo cuộc họp/Phiên họp
hoặc phòng họp mà gán cho cuộc họp/Phiên họp

⮚ Sau đó gán vị trí ngồi tương ứng theo sơ đồ cuộc họp

Màn hình set vị trí ngồi cho người tham dự họp

⮚ Trường họp [Gán vị trí theo ip truy cập hệ thống] thiết bị trong phòng
họp: Trường hợp này ip phải cố định tại các vị trí được set tương ứng, khi
người tham dự họp ngồi vào vị trí đó và login hệ thống thì hệ thống sẽ tự động
điểm danh và xếp vào vị trí tương ứng đó
⮚ Tại mục [Gán ip] click vào icon để thêm dòng nhập ip tương ứng với 1 vị trí
trong cuộc họp

Trang: 18/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình set vị trí theo IP truy cập hệ thống

Sau khi set xong click vào [Cập nhật] để cập nhật vị trí cho cuộc họp
Lưu ý: Chỉ chọn 1 trong 2 cách là: gán người vào vị trí hoặc gán IP thiết bị vào vị trí
III.2.2.5 Xuất báo cáo điểm danh
⮚ Phân quyền: Người dùng vai trò Tạo lịch/Quản trị lịch đơn vị
⮚ Trên danh sách phiên họp: chọn vào icon chức năng [xuất báo cáo điểm
danh] để xuất báo cáo điểm danh cuộc họp

Màn hình danh sách phiên họp

⮚ Click vào button ở trên để xuất file báo cáo điểm danh tổng hợp; có thể xuất
báo cáo tổng hợp theo các điều kiện tìm kiếm
⮚ Click vào button ở dòng bản ghi phiên họp thì xuất báo cáo điểm danh chi tiết
III.2.2.6 Xem lịch sử xử lý phiên họp
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống, quản trị lịch đơn vị
⮚ Truy cập: Quản trị hệ thống, quản trị lịch đơn vị truy cập vào chức năng Quản
ký phiên họp -> Chọn phiên họp cần xem lịch sử xử lý-> Cập nhật phiên họp.
Trong giao diện cập nhật thông tin phiên họp hiển thị chức năng “Xem lịch sử
xử lý”

III.2.2.7 Nhân bản cuộc họp

Để nhân bản 1 cuộc họp, trên danh sách phiên họp, chọn vào icon

Màn hình danh sách phiên họp

Trang: 19/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

- Khi đó hệ thống hiển thị màn hình cập nhật phiên họp với dữ liệu các trường
thông tin sẽ được nhân bản giống hệt cuộc họp được nhân bản
- Người dùng thực hiện cập nhật dữ liệu các trường thông tin theo ý muốn và
nhấn nút [Cập nhật] để hoàn thành thêm mới 1 phiên họp

Lưu ý:
- Trường hợp hệ thống Bật cấu hình ‘Kiểm tra phòng họp trống’ thì bắt buộc
người dùng phải thay đổi thời gian họp để tránh bị trùng, nếu trùng thì không
thêm được
- Chỉ nhân bản các dữ liệu trên màn hình Phiên họp, Không nhân bản biểu quyết
gán với cuộc họp

III.2.3 Quản lý biểu quyết/Lấy ý kiến

❖ Tạo biểu quyết ngoài cuộc họp
⮚ Phân quyền: Người dùng có quyền truy cập menu: Quản lý biểu quyết
⮚ Truy cập: Quản trị nội dung/Quản trị/Quản lý biểu quyết

Màn hình danh sách câu hỏi biểu quyết trong cuộc họp

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [tiêu đề nội dung biểu quyết]
⮚ Thêm mới nội dung biểu quyết/Lấy ý kiến: Chọn vào nút [Thêm mới] hệ
thống hiển thị màn hình thêm câu hỏi như dưới

Trang: 20/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm câu hỏi biểu quyết trong cuộc họp

⮚ Loại nội dung lấy ý kiến: Bảo mật/ không bảo mật tương ứng với việc hiển thị
kết quả biểu quyết công khai/Không công khai tương ứng với người biểu quyết
⮚ Ký số xác nhận biểu quyết: có sử dụng thì sẽ phải ký số xác nhận khi thực hiện
biểu quyết/cho ý kiến, ngược lại thì không cần ký số
⮚ Gửi sms/email: chọn có gửi thì hệ thống sẽ gửi sms/email tới số điện
thoại/email của người dùng khi người dùng được gán là lấy ý kiến cho biểu
quyết (Lưu ý: người dùng phải kích hoạt nhận sms/email ở thông tin cá nhân)
⮚ Thời gian phát hành: thời gian bắt đầu hiển thị cho phép người dùng tham gia
biểu quyết(phải nhập thời gian sau thời gian hiện tại)
⮚ Thời gian hết hạn: sau thời gian này thì biểu quyết sẽ không hiển thị, không cho
phép thực hiện biểu quyết
⮚ Người theo dõi: Sẽ được xem nội dung và kết quả của biểu quyết
⮚ Đơn vị lấy ý kiến: Người có quyền ‘Tiếp nhận phiếu lấy ý kiến/biểu quyết’ của
đơn vị đó sẽ được biểu quyết/cho ý kiến tương ứng với nội dung được gán đó
⮚ Nhân viên lấy ý kiến: sẽ được quyền biểu quyết/cho ý kiến tương ứng với nội
dung được gán
⮚ Chọn nút để thêm các câu hỏi biểu quyết
⮚ Để thêm câu trả lời cho câu hỏi: nhập câu trả lời và nhấn chọn vào nút
⮚ Sau khi nhập dữ liệu chọn vào [Lưu nháp] để lưu nháp nội dung lấy ý kiến,
chọn [Gửi] để gửi nội dung biểu quyết/Lấy ý kiến tới người tham gia biểu
quyết/Lấy ý kiến
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật câu hỏi biểu quyết (chỉ cập nhật
được biểu quyết chưa được xem, hay đã có người cho biểu quyêt/ý kiến, ngược
lại icon nút sửa sẽ bị ẩn đi)

Trang: 21/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Xóa: Click để xóa câu hỏi biểu quyết (Biểu quyết đã có người biểu quyết
thì không được xóa, icon nút xóa sẽ bị ẩn đi)
⮚ Xem kết quả biểu quyết: click vào để xem kết quả biểu quyết

Màn hình xem kết quả biểu quyết

⮚ Có thể lọc kết quả theo đáp án, cá nhân, đơn vị
⮚ Có thể di chuột vào Số phiếu bầu trên từng đáp án để xem danh sách người bầu
chọn ý kiến/đáp án đó

❖ Thêm biểu quyết trong cuộc họp

⮚ Phân quyền: Người dùng vai trò Tạo lịch/Quản trị lịch đơn vị
⮚ Trên danh sách phiên họp, để thêm biểu quyết/Lấy ý kiến trong phiên họp thì
người dùng chọn vào icon [Quản lý biểu quyết] trên danh sách:

Màn hình danh sách câu hỏi biểu quyết

Sau khi click vào icon thì hệ thống hiển thị màn hình thêm câu hỏi biểu quyết: có
thể thêm nhiều câu hỏi biểu quyết

Trang: 22/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình danh sách nội dung biểu quyết của 1 phiên họp

>> Thực hiện thêm biểu quyết như thêm bên ngoài cuộc họp như hướng dẫn bên trên.
Lưu ý: Hệ thống tự động gán người tham gia biểu quyết như sau:
+ Người theo dõi = Chủ trì phiên họp
+ Đơn vị lấy ý kiến = Đơn vị tham gia biểu quyết
+ Nhân viên lấy ý kiến = Cá nhân tham dự

III.3 Quản trị hệ thống

Tóm tắt: Chức năng cho phép quản trị hệ thống trên đơn vị độc lập, các thông tin
thuộc đơn vị độc lập sẽ chỉ hiển thị trên đơn vị đó.
Phân quyền: Người dùng vai trò ‘Quản trị hệ thống mức đơn vị’

Màn hình khi đăng nhập bằng tài khoản quản trị hệ thống mức đơn vị
Chọn vào tên tài khoản ở góc trên bên phải để truy cập vào các chức năng
1. Quản trị nội dung: để truy cập vào phần [Quản trị hệ thống]

Trang: 23/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

2. Thông tin cá nhân: Để vào xem và cập nhật thông tin cá nhân
3. Cấu hình hệ thống: Để cấu hình hệ thống
4. Đăng xuất hệ thống
Khi truy cập menu [Quản trị nội dung] thì hệ thống hiển thị màn hình quản trị (Phần
Backend của hệ thống) như sau:

Màn hình quản trị hệ thống mức đơn vị-UBND TP HCM

III.3.1 Quản lý đơn vị độc lập

III.3.1.1 Thêm, sửa, xóa đơn vị độc lập

⮚ Truy cập menu: Quản trị hệ thống/Quản trị đơn vị độc lập
⮚ Phân quyền: Tài khoản Quản trị toàn hệ thống
⮚ Chức năng cho phép người dùng quản lý thông tin các đơn vị độc lập trên hệ
thống, cho phép thêm, sửa, xóa đơn vị độc lập
Hệ thống hiển thị như sau:

Màn hình danh sách đơn vị độc lập

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [Tên đơn vị]
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình sửa/cập nhật thông tin đơn vị
⮚ Xóa: Click để xóa đơn vị: chỉ cho xóa các đơn vị không có ràng buộc
⮚ Thêm mới: Click để vào màn hình thêm mới đơn vị, hệ thống hiển
thị như hình dưới.

Trang: 24/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới đơn vị độc lập

Lưu ý:
⮚ Mặc định sau khi thêm đơn vị độc lập thì đơn vị sẽ là con của đơn vị cha nhất
trên hệ thống và hoạt động như 1 đơn vị độc lập
⮚ Không được phép thêm đơn vị có tên hoặc mã đã tồn tại
⮚ Trạng thái phải được check chọn thì đơn vị mới hoạt động
III.3.1.2 Tạo tài khoản có quyền quản trị hệ thống mức đơn vị của đơn vị độc
lập

⮚ Bước 1. Sau khi tạo đơn vị độc lập, thực hiện truy cập vào đơn vị độc lập vừa
tạo

⮚ Bước 2: Truy cập menu: Quản trị >> Quản lý chức danh: Tạo chức danh QT hệ
thống mức đơn vị

Thêm mới chức danh:

Trang: 25/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Bước 3: Truy cập menu: Quản trị >> Quản lý nhân sự: Thêm mới nhân sự, và
gán vai trò ‘Quản trị hệ thống mức đơn vị’ của đơn vị độc lập.

Màn hình thêm nhân sự

Trang: 26/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình gán vai trò

Lưu ý: Sau khi tạo xong tài khoản quản trị hệ thống mức đơn vị sẽ có quyền quản trị
hệ thống mức đơn vị, và import dữ liệu nhân sự, đơn vị, chức danh, vai trò cho đơn vị
đó.

III.4 Quản trị hệ thống mức đơn vị

III.4.1 Quản lý đơn vị
⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý đơn vị
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý đơn vị’
⮚ Chức năng cho phép người dùng quản lý đơn vị độc lập theo cấp cha con gồm
các chức năng: tìm kiếm, thêm, sửa, xóa đơn vị

Màn hình Quản lý đơn vị

⮚ Nhập tên đơn vị để tìm kiếm theo kết quả đề xuất hệ thống hiển thị tương ứng
⮚ Chọn để vào cập nhật đơn vị
⮚ Chọn để vào xóa đơn vị

Trang: 27/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Chọn [Tạo mới] để vào màn hình Tạo mới đơn vị.

Màn hình thêm mới đơn vị

Lưu ý:
⮚ Chỉ thêm đơn vị thuộc đơn vị độc lập hiện hành tương ứng
⮚ Chỉ cho chọn đơn vị cha có trạng thái ‘Hoạt động’
⮚ Không được thêm mới đơn vị đã tồn tại trên cùng đơn vị cha

III.4.2 Quản lý chức danh

⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý chức danh
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý chức danh’
⮚ Chức năng cho phép quản lý chức danh trên đơn vị độc lập hiện hành, gồm tìm
kiếm, thêm, sửa, xóa chức danh
Hệ thống hiển thị như sau:

Trang: 28/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình danh sách chức danh

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [Tên chức danh]
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật chức danh
⮚ Xóa: Click để xóa chức danh(Chức danh đã thêm cho nhân sự thì không
được xóa)
⮚ Thêm mới: Click để vào màn hình thêm mới chức danh cho
đơn vị độc lập hiện hành:

Màn hình thêm mới chức danh

Lưu ý:
⮚ Chức danh thêm cho đơn vị nào thì chỉ được dùng trên đơn vị đó
⮚ Không thêm trùng chức danh trên cùng 1 đơn vị

III.4.3 Quản lý nhân sự

III.4.3.1 Thêm nhân sự bằng chức năng “Thêm nhân sự”
⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý nhân sự
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý nhân sự’
⮚ Chức năng cho phép quản lý thông tin nhân sự thuộc đơn vị độc lập hiện hành,
gồm tìm kiếm, thêm, sửa, xóa, gán vai trò nhân sự
Hệ thống hiển thị như sau:

Trang: 29/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình danh sách nhân sự

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm theo các điều kiện: Tên nhân sự/Đơn vị/Chức danh
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật thông tin nhân sự
⮚ Xóa: Click để xóa nhân sự, hoặc click [Xóa nhân sự] trên màn hình cập
nhật
⮚ Thêm mới: Click để vào màn hình thêm mới nhân sự cho đơn vị
độc lập hiện hành:

Trang: 30/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới nhân sự

⮚ Người dùng nhập đầy đủ các trường thông tin bắt buộc.
⮚ Lưu ý: Khi nhập vào trường họ và tên thì tự động chuyển đối sang trường tên
tài khoản, theo định dạng [Họ và Tên] -->[hovaten]. Trường hợp trùng tên tài
khoản thì tự động tăng lên 1, theo định dạng [hovaten1]
Click để phân quyền cho nhân viên

Trang: 31/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình phân quyền nhân sự

Với các Nhóm nhân viên cho đơn vị độc lập sẽ có các nhóm vai trò cố định là:
⮚ Quản trị mức hệ thống mức đơn vị: Là nhóm có quyền quản trị trên đơn vị hiện
hành (toàn quyền)
⮚ Quản trị lịch đơn vị: quản trị lịch đơn vị độc lập, có thể tạo lịch họp, duyệt lịch
(Công bố lịch), duyệt tài liệu (cho phép hiển thị hay ẩn trên cuộc họp), duyệt
danh sách người tham gia, danh sách đơn vị tham gia cuộc họp
⮚ Tiếp nhận lịch đơn vị: Quyền này cho phép người dùng tiếp nhận các cuộc họp
mà đơn vị đó được gán vào, khi đó người dùng được phép gán người thuộc đơn
vị đó tham gia vào cuộc họp tương ứng.
⮚ Đăng ký lịch họp: Quyền này cho phép người dùng có quyền Tạo lịch họp của
đơn vị ở trạng thái ‘Chờ duyệt’ và hệ thống sẽ chuyển cho người có vai trò
‘Quản trị lịch đơn vị’ duyệt
⮚ Chuẩn bị tài liệu họp đơn vị: Người được gán quyền này sẽ phải thay mặt đơn
vị thực hiện chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp mà đơn vị đó được gán là ‘Đơn vị
chuẩn bị tài liệu’
⮚ Báo cáo kết luận: Người dùng gán quyền này sẽ thay mặt đơn vị thực hiện báo
cáo kết quả thực hiện theo kết luận của 1 cuộc họp mà gán đơn vị báo cáo là
đơn vị đó.
Ngoài ra các nhóm nhân viên khác có thể tạo trên mục QL nhóm nhân viên
Để nhóm nhân viên có thể truy cập các menu chức năng thì cần gán nhóm nhân viên
vào các menu tương ứng trên mục QL menu (hướng dẫn bên dưới)

Trang: 32/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Lưu ý:
⮚ Không được thêm nhân sự trùng email và tài khoản truy cập
⮚ Không được xóa nhân sự ở trạng thái ‘Hoạt động’(Kích hoạt)
⮚ Việc gán ủy quyền tài khoản, thì tài khoản được ủy quyền sẽ có các quyền
giống như tài khoản ủy quyền
III.4.3.2 Import nhân sự
⮚ Truy cập menu: Quản trị=>Quản lý nhân sự
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống
⮚ Chức năng cho phép import danh sách nhân sự , chức danh, vai trò, tài khoản,

DuLieuKhoiTao-Temp
late (1).xlsx
đơn vị… theo mẫu template sau:
Hệ thống hiển thị như sau:

Màn hình quản lý danh sách nhân sự

⮚ Nhấn vào chức năng “Import dữ liệu” hệ thống hiển thị lên giao diện sau:

⮚ Người dùng nhập các thông tin trên form impot bao gồm: Nhập mật khẩu mặc
định chung cho tất cả tài khoản nhân sự import, tải file danh sách nhân sự cần
import.
⮚ Sau khi nhấn nút Import thì toàn bộ dữ liệu được thêm vào hệ thống và hiển thị
danh sách nhân sự kèm theo thông báo thành công:

Trang: 33/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Lưu ý: Phải nhập đầy đủ các trường dữ liệu và theo đúng định dạng file template khi
thực hiện chức năng import nhân sự.

III.4.4 Quản lý menu

⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý menu
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống/Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý menu’
⮚ Chức năng cho phép người dùng quản lý và phân quyền truy cập menu trên đơn
vị độc lập gồm: Tìm kiếm, gán quyền truy cập menu

Màn hình Quản lý menu

⮚ Hệ thống hiển thị toàn bộ danh sách menu được gán cho đơn vị độc lập, có thể
tìm kiếm theo tên menu
⮚ Chọn để gán quyền truy cập menu cho nhân viên hoặc nhóm nhân viên

Trang: 34/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình cập nhật menu

Chọn để gán Nhân viên và Nhóm nhân viên truy cập menu
Lưu ý:
⮚ Mặc định hiển thị toàn bộ menu quản trị ( gán cho đơn vị độc lập) với người
dùng thuộc nhóm Quản trị hệ thống mức đơn vị trên đơn vị độc lập tương ứng
⮚ Các menu trên trang chủ sẽ hiển thị với toàn bộ người dùng.
⮚ Còn lại menu quản trị chỉ hiển thị với các nhân viên được gán truy cập và nhân
viên thuộc nhóm nhân viên được gán truy cập menu

III.4.5 Quản lý và gán nhóm nhân viên

III.4.5.1 Danh mục nhóm nhân viên
⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý nhóm nhân viên
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý nhóm nhân viên’
⮚ Chức năng cho phép quản lý nhóm nhân viên(Vai trò) cho đơn vị độc lập hiện
hành, gồm Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa nhóm nhân viên
Hệ thống hiển thị như sau:

Danh sách nhóm nhân viên

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [Tên nhóm nhân viên]
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật nhóm nhân viên
⮚ Xóa: Click để xóa nhóm nhân viên(Nhóm nhân viên đã có ràng buộc thì
không được xóa)
⮚ Thêm mới: Click [Thêm nhóm nhân viên] để vào màn hình thêm mới nhóm
nhân viên cho đơn vị độc lập hiện hành:

Trang: 35/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới nhóm nhân viên

Lưu ý:
⮚ Nhóm nhân viên thêm cho đơn vị nào thì chỉ được dùng trên đơn vị đó
⮚ Không thêm trùng nhóm nhân viên trên cùng 1 đơn vị

III.4.5.2 Gán nhóm nhân viên – nhân viên-đơn vị

⮚ Truy cập menu: Quản trị >>Gán nhóm nhân viên/Nhân viên/Đơn vị
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Gán nhóm nhân viên/Nhân viên/Đơn vị’
⮚ Tóm tắt: Chức năng cho phép quản lý gán nhân viên vào nhóm nhân viên có
quyền trên từng đơn vị tương ứng, bao gồm: thêm, sửa, xóa nhóm nhân viên
Hệ thống hiển thị như sau:

Màn hình danh sách quan hệ nhân viên/Đơn vị/Nhóm nhân viên
Trên danh sách có thể:
⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo:Tên nhóm nhân viên/Nhân viên/Đơn vị
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật nhóm nhân viên
⮚ Xóa: Click để xóa nhóm nhân viên(Nhóm nhân viên đã có ràng buộc thì
không được xóa)
⮚ Gán nhân viên- nhóm nhân viên-Đơn vị: Click [Gán nhân viên vào nhóm]
để gán thêm nhân viên vào nhóm trên từng đơn vị

Trang: 36/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình gán nhóm nhân viên

Chọn vào để vào chọn nhóm nhân viên, và nhân viên vai trò trên từng đơn vị tương
ứng, Sau đó click nút [Gán nhân viên vào nhóm] để hoàn tất. Khi đó nhân viên sẽ có
quyền truy cập chức năng tương ứng mà nhóm nhân viên được gán vào trên đơn vị
được chọn cho nhân viên
⮚ Cập nhật chức danh nhóm nhân viên tham gia họp
+ TH: không cập nhật chức danh nhân viên trong nhóm, thì mặc định lấy chức danh
trên hệ thống mục QL nhân sự
+ TH: Cập nhật chức danh nhân viên trong nhóm thì khi gán vào cuộc họp thì sẽ hiển
thị chức danh mới cập nhật
⮚ Import gán nhóm nhân viên/Nhân viên/đơn vị
Bước 1: thực hiện export các dữ liệu Nhân sự, Đơn vị, Nhóm nhân viên
+ QL nhân viên: Thực hiện export theo đk tìm kiếm
+ QL đơn vị: Thực hiện export theo đk tìm kiếm
+ QL nhóm nhân viên: Thực hiện export theo đk tìm kiếm
Bước 2: Vào menu Gán nhóm nhân viên/nhân viên/đơn vị, click vào nút [Import
dữ liệu]

Tài file import mẫu và nhập dữ liệu theo mẫu: Lấy id nhân viên, id đơn vị, id nhóm
nhân viên tương ứng từ các file export ở Bước 1

Trang: 37/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Bước 3: Thực hiện import file nhập dữ liệu ở Bước 2

Lưu ý: Chỉ cần dữ liệu trống hoặc lỗi ở 1 dòng là hệ thống sẽ không thực hiện import
và thông báo lỗi

III.4.6 Quản lý liên kết

⮚ Truy cập menu: Quản tri/Quản lý liên kết
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý liên kết’
⮚ Chức năng cho phép quản lý các liên kết, gồm tìm kiếm, thêm, sửa, xóa liên kết
Hệ thống hiển thị như sau:

Màn hình danh sách liên kết

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [Tên liên kết]
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật liên kết
⮚ Xóa: Click để xóa liên kết
⮚ Thêm mới: Click [Thêm liên kết] để vào màn hình thêm mới liên kết cho đơn
vị độc lập hiện hành:

Trang: 38/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới liên kết

Liên kết ở trạng thái ’Kích hoạt’ sẽ hiển thị lên mục: Trang chủ/Liên kết khác trên hệ
thống.

Màn hình hiển thị liên kết đã thêm cho đơn vị độc lập tương ứng

III.4.7 Quản lý chuyên mục tin tức

⮚ Truy cập: Quản trị/Quản lý chuyên mục tin tức
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý chuyên mục’
⮚ Chức năng cho phép người dùng quản lý các chuyên mục tin tức/thông báo của
đơn vị.
Hệ thống hiển thị:

Màn hình danh sách chuyên mục

⮚ Chọn vào [Thêm chuyên mục] để vào màn hình thêm chuyên mục
⮚ Chọn vào để vào màn hình cập nhật thông tin chuyên mục: Chỉ cho phép cập
nhật chuyên mục khi chuyên mục chưa tồn tại tin tức
⮚ Chọn để xóa chuyên mục ở trạng thái ‘Không hoạt động’

III.4.8 Quản lý tin tức

⮚ Truy cập: Quản trị/Quản lý tin tức
Trang: 39/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý tin tức’
⮚ Chức năng cho phép người dùng quản lý các tin tức/thông báo của đơn vị.

Màn hình danh sách tin tức

⮚ Chọn vào để vào màn hình cập nhật tin tức, để xóa tin tức
⮚ Chọn vào [Thêm tin tức] để vào màn hình thêm chuyên mục

Màn hình thêm mới/Cập nhật tin

III.4.9 Quản lý khách mời

⮚ Truy cập: Quản trị/Quản lý khách mời

⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý khách mời’
⮚ Tóm tắt: Chức năng cho phép người dùng quản lý thông tin khách mời tham gia
các cuộc họp: Thêm, sửa, xóa, Tìm kiếm
Màn hình hiển thị

Trang: 40/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình quản lý khách mời

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm theo các điều kiện: Tên Khách mời/Phiên họp tham
gia của khách mời
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật thông tin khách mời
⮚ Xóa: Click để xóa khách mời khi cuộc họp kết thúc
⮚ Thêm mới: Click [Thêm khách mời] để vào màn hình thêm mới:

Màn hình thêm mới khách mời

Lưu ý:
⮚ Người dùng phải nhập đầy đủ các trường thông tin bắt buộc.

Trang: 41/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Khi nhập vào trường họ và tên thì tự động chuyển đối sang trường tên tài
khoản, theo định dạng [Họ và Tên] -->[hovaten]. Trường hợp trùng tên tài
khoản thì tự động tăng lên 1, theo định dạng [hovaten1]
⮚ Không thêm khách mời có email, tài khoản đã tồn tại
⮚ Khi khách mời ở trạng thái ‘Kích hoạt’ thì mới có thể gán vào cuộc họp

III.4.10 Quản lý phòng họp

⮚ Truy cập menu: Quản trị/Quản lý phòng họp
⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống /Người dùng được phân quyền truy cập menu
‘Quản lý phòng họp’
⮚ Chức năng cho phép quản lý thông tin phòng họp tại đơn vị độc lập hiện hành,
gồm tìm kiếm, thêm, sửa, xóa phòng họp
Hệ thống hiển thị như sau:

Màn hình danh sách phòng họp

⮚ Tìm kiếm: cho phép tìm kiếm theo [Tên phòng họp]
⮚ Cập nhật: Click để vào màn hình cập nhật phòng họp(chỉ cập nhật được
phòng họp không sử dụng)
⮚ Xóa: Click để xóa phòng họp (Nếu có ràng buộc sẽ không được xóa)
⮚ Thêm mới: Click [Thêm phòng họp] để vào màn hình thêm mới phòng họp
cho đơn vị độc lập hiện hành:

Trang: 42/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới phòng họp

⮚ Tải sơ đồ: là upload file sơ đồ phòng họp (Số chỗ, bố trí chỗ ngồi) theo định
dạng .html

sodophong (2).txt

Lưu ý: Nhập Kinh độ, Vĩ độ cho phòng họp, nếu muốn điểm danh tự động qua tọa độ
truy cập của người dùng

III.4.11 Quản lý brandname sms

⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống mức đơn vị
⮚ Tóm tắt: chức năng cho phép quản trị hệ thống mức đơn vị thực hiện cấu hình
brandname sms, Brandname này sẽ áp dụng trên đơn vị được cấu hình. Trường
hợp không cấu hình hệ thống sẽ mặc đinh gửi sms từ hệ thống qua đầu số 993.
Ngược lại nếu cấu hình thì hệ thống sẽ gửi theo đầu số của brandname
⮚ Truy cập: Vào Quản trị/Quản lý BrandName
Hệ thống hiển thị:

Màn hình danh sách brandname sms

1, Chọn vào nút [Thêm brandname] để vào màn hình thêm mới

Trang: 43/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình thêm mới cấu hình brandname

Trên màn hình thêm mới BrandName thực hiện nhập đầy đủ cấu hình các trường thông
tin, ấn [Cập nhật] để hoàn tất
Lưu ý:
- Hệ thống chỉ chạy các brandname ở trạng thái ‘Hoạt động’
- Trường hợp có nhiều brandname trên 1 đơn vị, hệ thống sẽ chạy theo
brandname hoạt động đầu tiên trên danh sách

III.4.12 Quản lý cấu hình hệ thống

⮚ Phân quyền: Quản trị hệ thống mức đơn vị
⮚ Tóm tắt: chức năng cho phép quản trị hệ thống mức đơn vị thực hiện cấu hình
các tham số hệ thống
⮚ Truy cập: Vào Quản trị/Quản lý cấu hình hệ thống
Hệ thống hiển thị:

Màn hình Quản lý cấu hình hệ thống

Trang: 44/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0
Trên màn hình để thiết lập cấu hình, chọn vào icon
**Giải thích các loại tham số:
1 Tên ứng dụng
2 Ảnh đại diện trang đăng nhập
3 Logo đơn vị
4 Nội dung SMS thông báo
phiên họp mặc định
5 Tiêu đề email thông báo phiên
họp mặc định
6 Nội dung email thông báo
phiên họp mặc định
7 Số điện thoại hỗ trợ
8 Email hỗ trợ
9 Địa chỉ đơn vị
10 Password quản trị
11 Key mã hóa file
12 Cho phép ‘Quản trị lịch đơn
vị’ xóa lịch đã công bố
Phiên bản: 1.0
trên dòng tham số tương ứng
Cập nhật tên ứng dụng
Cập nhật ảnh đại diện trên trang
login của hệ thống
Logo của đơn vị, hiển thị trên trang
login hệ thống, và phần header,
footer của hệ thống
Thiết lập mẫu tin nhắn sms mặc định
cho các phiên họp
Thiết lập tiêu đề email mặc định
thông báo phiên họp
Thiết lập nội dung email mặc định
thông báo phiên họp
Thiết lập số điện thoại hỗ trợ hiển thị
trên phần footer của các trang trên
hệ thống
Thiết lập email hỗ trợ hiển thị trên
phần footer của các trang trên hệ
thống
Thiết lập địa chỉ đơn vị hiển thị trên
phần footer của các trang trên hệ
thống
Thiết lập password mặc định cho hệ
thống
Thiết lập mã hóa file trên hệ thống,
khi không thiết lập thì mặc định sẽ
không mã hóa file (upload trên hệ
thống)
Check chọn thì người dùng vai trò
QT lịch đơn vị sẽ có quyền xóa lịch
đã công bố, ngược lại thì chỉ Quản
trị hệ thống mức đơn vị mới có
quyền xóa
Trang: 45/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

13 Tên tab speechToText trong Để trống thì khi thực hiện họp không
phiên họp (để trống là disable) hiển thị chức năng speechtotext
Nhập tham số thì cho phép sử dụng
tính năng này khi thực hiện họp

14 Kích hoạt mật khẩu mạnh Không check thì cho phép người
quản trị đặt mật khẩu free, không
ràng buộc điều kiện
Check chọn thì khi đặt mật khẩu,
mật khẩu phải chứa ít nhất 8 ký tự
bao gồm chữ hoa, chữ thường và số

15 Phần tiêu đề khi Export dữ liệu Thiết lập tiêu đề mặc định khi
lịch làm việc Export dữ liệu lịch làm việc

16 Bật cấu hình speech to text cho phần

Kích hoạt thử nghiệm speech phát biểu
to text trong thông tin điều
hành

17 Điểm danh tự động Kích hoạt điểm danh tự động tham

gia họp trên hệ thống

18 Thông báo lịch họp trước khi Kích hoạt thông báo lịch họp tự
diễn ra (số phút) động qua sms, mail trước khi cuộc
họp diễn ra sau thời gian cấu hình

19 Dung lượng Upload tối đa mặc Cấu hình dung lượng tối đa lưu trữ
định (MB) tài liệu cá nhân cho người dùng
thuộc đơn vị

20 Hệ thống Cấu hình tích hợp QLVB:

QLVB(iOffice/eOffice) iOffice/eOffice

Link_QLVB Link hệ thống QLVB được tích hợp

Link_QLVB_API Link API của hệ thống QLVB được

tích hợp

Token key (eOffice) Token key của hệ thống QLVB được

tích hợp

21 Kiểm tra phòng họp trống Thiết lập kiểm tra phòng họp bận/
rảnh
+ Nếu check thì chỉ cho phép chọn
phòng họp rảnh
Trang: 46/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

+ Nếu không check chọn thì cho

phép chọn phòng họp bận khi tạo
phiên họp

III.4.12.1 Cấu hình mẫu tin sms/email tự động

⮚ Thiết lập mẫu tin nhắn/ Email mặc định thông báo họp, phải nhập đúng key
tham số để hệ thống fill dữ liệu tự động theo tham số sau:
{tieudelichhop}: Tiêu đề lịch họp 
{noidunglichhop}: Nội dung lịch họp 
{nguoitao}: Tên người tạo 
{thoigiantao}: Thời gian tạo 
{thoigianbatdau}: Thời gian bắt đầu 
{thoigianketthuc}: Thời gian kết thúc 
{linktruycap}: Link truy cập 

⮚ Ngoài ra có thể truy cập màn hình nhanh qua chức năng [Cấu hình hệ thống]

Màn hình cấu hình nội dung sms/email

⮚ Các tham số phải nhập đúng theo key đã ghi chú ở cuối form:
Ví dụ:
Bạn có cuộc họp “{tieudelichhop}” vào thơi gian Từ {thoigianbatdau}đến
{thoigianketthuc}

III.4.12.2 Cấu hình sửa tài khoản

⮚ Phân quyền: Quản trị mức hệ thống
⮚ Tóm tắt: Chức năng cho phép quản trị mức hệ thống được được cấu hình “Sửa
tài khoản” cho phép quản trị hệ thống thay tên tài khoản của người dùng.
⮚ Thực hiện:

Trang: 47/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

+ Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, giao diện
hiển thị lên như sau:

+ Chọn cập nhật “Sửa tài khoản” và tích chọn. Trường hợp không tích thì không sửa
được tên tài khoản của nhân sự.
+ Sau khi tích chọn “Sửa tài khoản” QTHT vào module quản lý nhân sự, chọn nhân sự
cần cập nhật lại tên tài khoản và thực hiện sửa tên tài khoản.
III.4.12.3 Cấu hình điểm danh tự động
Phân quyền: Quản trị mức hệ thống/ Quản trị hệ thống mức đơn vị
Tóm tắt: Chức năng cho phép bật/tắt điểm danh tự động trong cuộc họp
Thực hiện: Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, tại
dòng tham số ‘Điểm danh tự động’ click vào icon cập nhật

⮚ TH: Tích chọn thì hệ thống sẽ mặc định điểm danh toàn bộ người tham gia họp
⮚ TH: Không tích chọn, hệ thống sẽ mặc định chỉ cho phép người dùng tự điểm
danh(xác nhận tham gia), hoặc người hỗ trợ cuộc họp điểm danh
III.4.12.4 Thông báo lịch họp trước khi diễn ra (số phút)
Phân quyền: Quản trị mức hệ thống/ Quản trị hệ thống mức đơn vị
Tóm tắt: Thiết lập thời gian thông báo lịch họp trước khi cuộc họp diễn ra
Thực hiện: Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, tại
dòng tham số ‘Thông báo lịch họp trước khi diễn ra (số phút)’, click vào icon
cập nhật

Trang: 48/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ TH: Bỏ trống, hoặc nhập 0 thì hệ thống sẽ mặc định không thông báo
⮚ TH: Nhập n phút, hệ thống sẽ thực hiện gửi thông báo lịch họp qua sms/email
tới cho người tham gia cuộc họp trước n (phút) cuộc họp diễn ra với nội dung
sms/email là nội dung đã cấu hình ở mục cấu hình mẫu tin sms/email tự động
Lưu ý: Đơn vị đã cấu hình mẫu sms/email và đồng thời người tham gia họp phải kích
hoạt nhận sms/email mới nhận được
III.4.12.5 Dung lượng Upload tối đa mặc định (MB)
Phân quyền: Quản trị mức hệ thống/ Quản trị hệ thống mức đơn vị
Tóm tắt: Cho phép thiết lập Dung lượng tối đa lưu trữ tài liệu cá nhân cho từng người
dùng thuộc đơn vị độc lập
Thực hiện: Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, tại
dòng tham số ‘Dung lượng Upload tối đa mặc định (MB)’ click vào icon cập
nhật

⮚ TH: Bỏ trống, hoặc nhập 0 thì hệ thống sẽ mặc định không giới hạn dung
lượng
⮚ TH: Nhập n (MB), hệ thống giới hạn chỉ cho upload lưu trữ n (MB) cho mỗi tài
khoản người dùng
III.4.12.6 Kiểm tra phòng họp trống
Phân quyền: Quản trị mức hệ thống/ Quản trị hệ thống mức đơn vị
Tóm tắt: Cho phép kích hoạt chức năng kiểm tra phòng họp trống/Đang có cuộc họp
sử dụng
Thực hiện: Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, tại
dòng tham số ‘Kiểm tra phòng họp trống’ click vào icon cập nhật

⮚ TH: Tích chọn thì hệ thống thực hiện kiểm tra phòng họp trống/bận
⮚ TH: Không tích chọn, hệ thống không kiểm tra phòng họp trống/bận
III.4.12.7 Cấu hình xác thực tài khoản theo AD cho từng đơn vị độc lập
Phân quyền: Quản trị mức hệ thống/ Quản trị hệ thống mức đơn vị
Trang: 49/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Tóm tắt: Cho phép cấu hình xác thực tài khoản theo AD cho các tài khoản của đơn vị
độc lập
Thực hiện: Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, tại
dòng tham số ‘Cấu hình xác thực tài khoản (AD, mail, database,..)” click vào
icon cập nhật

Màn hình cấu hình xác thực tài khoản

- Trên màn hình cập nhật thực hiện nhập tham số cấu hình và ấn [Cập nhật], khi
đó hệ thống sẽ áp dụng việc xác thực theo cấu hình đã nhập.

1. TH không cấu hình: Hệ thống sẽ xác thực tài khoản đăng nhập hệ thống thông qua
username, pass trên database của eCabinet
2. TH cấu hình: Hệ thống đáp ứng thêm 2 loại
⮚ activedirectory: ActiveDirectory#123.31.40.144;ou=users
Nếu cấu hình theo loại này, khi đăng nhập vào hệ thống sẽ gọi đến username pass ở
phần hệ thống đã cấu hình để xác thực
⮚ Sử dụng dịch vụ xác thực của mail exchange:
Ví dụ: ExchangeService#https://mail.vnpt.vn/EWS/Exchange.asmx
Nếu sử dụng cấu hình loại này, khi người dùng đăng nhập tài khoản vào hệ thống sẽ
xác thực qua tài khoản mail theo dịch vụ xác thực của mail exchange tương ứng
(Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ xác thực qua username và pass, chưa hỗ trợ đồng bộ tài
khoản, tài khoản vẫn phải import thủ công hoặc dùng service đồng bộ)
III.4.12.8 Cấu hình Điểm danh sử dụng Qrcode
⮚ Phân quyền: Quản trị mức hệ thống mức đơn vị
⮚ Tóm tắt: Chức năng cho phép quản trị mức hệ thống được cấu hình “Điểm
danh sử dụng QRcode”. Chức năng cho phép điểm danh qua Qrcode trên app
ecabinet.
⮚ Thực hiện:
+ Quản trị mức hệ thống mức đơn vị truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”,
giao diện hiển thị lên như sau:

Trang: 50/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình cập nhật cấu hình điểm danh sử dụng Qrcode

- Với các đơn vị bật cấu hình này thì khi gửi mail thông báo cuộc họp hoặc gửi
thư mời, hệ thống sẽ gửi kèm mã Qrcode tương ứng để người tham gia họp có
thể điểm danh qua Qrcode

III.4.12.9 Cấu hình tài khoản gửi mail theo đơn vị độc lập
Phân quyền: Quản trị hệ thống mức đơn vị
Tóm tắt: Cho phép cấu hình tài khoản gửi mail cho đơn vị độc lập
Thực hiện: Quản trị mức hệ thống truy cập vào menu “Quản lý cấu hình hệ thống”, tại
dòng tham số ‘Cấu hình chuỗi kết nối tài khoản email quản trị” click vào icon
cập nhật

Màn hình cập nhật tham số

 Thực hiện nhập đúng chuỗi cấu hình, đúng thứ tự các tham số như sau:
hostname=mail.vnpt.vn;port=587;username=saolion@gmail.com;password
=abcdef;enablessl=true (trong đó: enablessl=true hoặc false)
 Sau đó ấn nút [Cập nhật] để cập nhật cấu hình:
=>Khi đó hệ thống sẽ áp dụng cấu hình và tất cả mail gửi từ hệ thống sẽ lấy tên theo
đúng username đã nhập trong chuỗi cấu hình
Trang: 51/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Ví dụ: Nhập chuỗi cấu hình như sau:

hostname=mail.vnpt.vn;port=587;username=saolion@gmail.com;password=abcdef;en
ablessl=true
=>> Sau khi cấu hình thành công, tất cả các mail được gửi từ hệ thống ecabinet sẽ là
tên mail: saolion@gmail.com

III.4.13 Hướng dẫn tạo mẫu và cấu hình file thư mời họp
Để thực hiện xuất file thư mời họp, thực hiện theo trình tự sau:
III.4.13.1 Quản lý mẫu thư mời họp
⮚ Phân quyền: Quản trị đơn vị, quản trị đơn vị mức hệ thống
⮚ Tóm tắt: Chức năng cho phép người dùng thiết lập mẫu thư mời họp. Người
dùng có thể tải file mẫu định dạng .docx lên hệ thống làm mẫu thư mời, có thể
thêm các keyword vào nội dung file, tùy vào keyword và phiên họp sử dụng thư
mời mà hệ thống sẽ fill dữ liệu tương ứng của keyword cho thư mời họp
⮚ Truy cập:
+ B1: Quản trị hệ thống vào menu chức năng, truy cập vào module “Quản lý mẫu thư
mời họp”. Hiển thị lên danh sách mẫu thư mời họp (nếu có):

+ B2: QTHT chọn “Thêm mới giấy mời”, màn hình hiển thị lên form thêm mới thư
mời:

+ QTHT nhập đầy đủ thông tin mẫu thư mời họp, upload file mẫu thư mời họp và
nhấn nút “Cập nhật”. Thông tin mẫu thư mời được thêm mới thành công và hiển thị
ngoài danh sách thư mời.

Lưu ý:

Trang: 52/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

 Có thể tài file Danh sách keyword về để xem các keyword. Các keyword này
có thể thêm vào trong mẫu thư mời họp, khi mẫu thư sử dụng cho cuộc họp
nào thì các keyword này sẽ fill dữ liệu tương ứng vào thư mời họp tại vị trí
của keyword

Thu-Moi-Van-Phong-
UB.docx
Ví dụ: 1 file thư mời họp có keyword:
III.4.13.2 Xuất file thư mời họp
⮚ Phân quyền: Quản trị lịch đơn vị, người được phân quyền truy cập
⮚ Tóm tắt: Chức năng cho phép quản trị lịch xuất thông tin thư mời
⮚ Truy cập: Menu chức năng – Quản lý phiên họp -> Cập nhật/ thêm mới phiên
họp

⮚ Nhấn vào “Thư mời họp”, hiển thị lên form “Xuất thư mời họp”:

Trang: 53/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ QT lịch/ người tạo lịch nhập đầy đủ thông tin form xuất thư mời họp và nhấn
nút “Phát hành” thư mời họp. Người tạo lịch có thể nhấn nút “Xem thử” để xem
trước mẫu thư mời họp.
Hủy phát hành: Sau khi phát hành thư mời họp, để hủy phát hành, người tạo lịch hoặc
người được phân quyền xuất file thư mời họp vào cập nhật phiên họp -> nhấn vào nút
chức năng “Thư mời họp” đã phát hành, giao diện hiển thị:

III.4.14 Hướng dẫn thực hiện chức năng speech to text

● Mô tả: Chức năng cho phép người dùng thực hiện chuyển đổi giọng nói (phát
biểu) sang dạng văn bản.
● Phân quyền: Quản trị hệ thống, quản trị lịch đơn vị, người dự họp.
Để thực hiện chức năng này, tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Quản trị hệ thống vào menu “Cấu hình hệ thống”. Chọn cập nhật chức năng
“Kích hoạt thử nghiệm speech to text trong thông tin điều hành” và tích chọn.

Trang: 54/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Bước 2: Quản trị hệ thống, quản trị lịch đơn vị vào module Quản lý phiên họp -> Tạo
lịch họp. Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc và Tích chọn “Hỗ trợ chuyển âm thanh thành
text” và Lưu lại hoặc Công bố.

⮚ Sau đó vào cập nhật phiên họp mới tạo. Copy mã phòng họp theo ảnh sau:

Trang: 55/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Bước 3: Cài đặt ứng dụng speech to text trong máy tính theo file sau:

Origin STT.rar
⮚ File cài đặt:
⮚ Giải nén file và chạy phải “Run”

⮚ Nhấn “OK” và nhập các thông số sau:

+ Server meeting: 103.238.71.103:8888
+ Sever nhận dạng: 103.238.71.103:50051
+ Email: vnptit@vais.vn
+ Mật khẩu: vnptit@123
+ Tên phòng họp = Mã phòng họp
⮚ Khi bắt đầu phiên họp thì nhấn “Bắt đầu” để thực hiện thu và convert dữ liệu
trong phiên họp:

Bước 4: Người tham dự họp thực hiện phát biểu, chủ trì cho phép bắt đầu phát biểu

Trang: 56/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Người dùng click vào icon , cho phép xem realtime nội dung đang phát biểu
(được convert từ âm thanh thu được sang text)
⮚ Trên danh sách phát biểu:
o Click vào icon , hệ thống hiển thị dialog thông tin như sau:

o Click vào cho phép tải file word hoặc file audio

III.4.15 Tích hợp Egov Report

 Phân quyền:
- Quản trị hệ thống: toàn quyền truy cập Phân hệ tích hợp EgovReport
Trang: 57/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

- Quản trị hệ thống mức đơn vị: Được phép cập nhật thông tin và trạng thái triển
khai của đơn vị mình
 Tóm tắt: Chức năng cho phép người dùng thực hiện cập nhật các
thông tin triển khai của ứng dụng Ecabinet tại các đơn vị lên hệ thống
Report và đồng bộ thông tin triển khai về Ecabinet phục vụ cho việc
thống kê và báo cáo triển khai.
 Thực hiện: Quản trị hệ thống truy cập vào menu Tích hợp Egov
Report

Bước 1: Thêm thành phần triển khai/Cập nhật thành phần triển khai
 Vai trò: Quản trị hệ thống
 Truy cập menu:[Thêm thành phần triển khai] để thực hiện thêm mới 1 đơn
vị triển khai hoặc để cập nhật thông tin triển khai đã có.

Màn hình Thêm thành phần triển khai

- Trên màn hình chọn nút [Thêm đơn vị] hoặc nút [cập nhật] trên cột [Thao tác]
để thêm mới/cập nhật thành phần triển khai

Trang: 58/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

Màn hình Thêm mới/Cập nhật thành phần triển khai

- Đối tượng triển khai: là các đối tượng triển khai quy định trên hệ thống Egov
Report được đồng bộ về Ecabinet (Trên menu: Loại đối tượng khách hàng)
- Trạng thái triển khai: là các trạng thái triển khai quy định trên hệ thống Egov
Report được đồng bộ về Ecabinet (Trên menu: Trạng thái triển khai)
Quản trị hệ thống thực hiện nhập đầy đủ thông tin thành phần triển khai trên màn
hình, sau đó chọn nút [Thêm mới]/[Cập nhật] để thêm mới/cập nhật thành phần
triển khai
 Đồng bộ thông tin triển khai từ Ecabinet lên hệ thống EGov Report
Ấn nút [Đồng bộ] để thực hiện đồng bộ các thành phần triển khai có mã đơn vị’ lên
hệ thống Egov Report
 Đồng bộ lượt truy cập theo từng đơn vị từ Ecabinet lên hệ thống EGov
Report
Ấn nút [Đồng bộ lượt truy cập] để thực hiện đồng bộ số lượt truy cập trên đơn vị
triển khai lên hệ thống Egov Report

 Vai trò Quản trị hệ thống mức đơn vị

Để thực hiện cập nhật thông tin và trạng thái triển khai cho đơn vị mình thực hiện như
sau:
1. Truy cập menu [Quản lý đơn vị], chọn nút sửa đơn vị gốc để vào màn hình sửa
thông tin triển khai của đơn vị(Đối tượng, tỉnh thành)
2. Để thực hiện cập nhật trạng thái triển khai, chọn nút [Cập nhật trạng thái triển
khai] trên màn hình Quản lý đơn vi

Bước 2: Đồng bộ thành phần triển khai từ hệ thống Egov Report về Ecabinet
- Truy cập menu:[Thành phần đã triển khai] để thực hiện tra cứu các thành
phần/Đơn vị đã triển khai

Trang: 59/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

- Trên màn hình chọn nút [Đồng bộ] để thực hiện đồng bộ dữ liệu đã triển khai
từ Hệ thống Egov Report về Ecabinet

Lưu ý: Chỉ đơn vị tồn tại mã đơn vị, thông tin đối tượng triển khai, trạng thái triển
khai, và trạng thái hoạt động mới có thể đồng bộ lên Egov Report

III.4.16 Show màn hình lớn (TV)

- Phân quyền: Truy cập bằng vai trò tạo lịch hoặc Quản trị lịch đơn vị
- Tóm tắt: chức năng cho phép kết nối với màn hình lớn trong phòng họp để hiển
thị thông tin cuộc họp lên màn hình lớn
- Truy cập menu: Quản lý phiên họp, chọn chức năng [Cấu hình màn hình TV]
trên cột Thao tác

Hệ thống hiển thị màn hình cấu hình thông tin các màn hình như dưới:

 Chọn nút [Preview] để xem trước màn hình show TV, ấn nút [Trước], [Sau] để
chuyển màn hình tương ứng (Click ra khoảng ngoài màn hình để đóng màn
hình xem trước)
 Chọn vào link tên các màn hình ở cột [Loại màn hình] để mở màn hình tương
ứng

Trang: 60/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

 Chọn vào nút [Cập nhật] để cập nhật cấu hình

III.4.17 Tích hợp hệ thống QLVB

⮚ Chức năng cho phép người dùng gán file tài liệu tự hệ thống quản lý văn bản
khi thêm mới phiên họp và khi tạo biểu quyết.
⮚ Thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Cấu hình tích hợp với hệ thống quản lý văn bản:

- Quản trị hệ thống thực hiện nhập các tham số cấu hình:
+ Hệ thống QLVB(iOffice/eOfice): Tên hệ thống quản lý văn bản
+ Link_QLVB
+ Link_QLVB_API
+ Token Key
Ví dụ tích hợp với hệ thống eOffce:

+ Hệ thống QLVB(iOffice/eOfice): eOffice

+ Link_QLVB: https://vnpt-eoffice.vnptsoftware.vn/qlvbdh
+ Link_QLVB_API: https://vnpt-eoffice.vnptsoftware.vn/qlvb_dichvu
+ Token Key:
$2a$10$Kp6gr8NCdu6TaPp.fGfc0eBanuoySq0DEhyron5vNACZ9P5IS7JpS
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống eCabinet bằng tài khoản người dùng là tài khoản trên
hệ thống eOffice (TK eCabinet = TK eOffice) thì hệ thống mới liên thông dữ liệu từ
eOffice sang.
Bước 3: Thực hiện gán tài liệu theo từng nghiệp vụ như sau:

Trang: 61/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Tạo phiếu ý kiến từ hệ thống QLVB

⮚ Quản trị hệ thống vào menu Quản lý biểu quyết hoặc tạo biểu quyết trong phiên
họp => Thêm mới biểu quyết. Hệ thống hiển thị lên form thêm mới và gán tài
liệu từ hệ thống QLVB như sau:

⮚ Frontend: Người dùng được lấy ý kiến. Vào xem thông tin biểu quyết, có thể
xem file văn bản.

⮚ Gán Văn bản liên quan vào tài liệu họp

- Quản trị nội dung_Backend: Quản trị hệ thống hoặc quản trị lịch đơn vị tạo
mới/Cập nhật thông tin lịch họp

- Trang chủ: Frontend: Người dùng vào phiên họp được gán tham dự => Vào Tài
liệu họp để cập nhật tài liệu/Xem chi tiết thông tin tài liệu họp

Trang: 62/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

⮚ Tạo Văn bản từ Kết luận họp

- Thêm thông báo kết luận họp:
o Cho phép Gán Văn bản liên quan

(Tương tự nút Gán văn bản liên quan vào tài liệu họp ở trên)

o Cho phép Tạo văn bản từ file Thông báo kết luận họp. Khi tạo văn bản
từ file thông báo kết luận họp, tự động gán Văn bản liên quan vào kết
luận họp

⮚ Gắn Văn bản liên quan vào báo cáo kết luận họp

Trang: 63/64
 HDSD_VNPT_E-CABINET_V1.0 Phiên bản: 1.0

IV. PHỤ LỤC

N/A

Trang: 64/64