© Medellin un hogar para la vide CIRCULAR SECRETARIA GENERAL No. 005 DE 2012 PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. DE —_—PLANEACION; SUBSECRETARIOS Y SUBDIRECTORES DEL MUNICIPIO DE MEDELLIN DE: SECRETARIA GENERAL FECHA: — MARZO 06 DE 2012 ASUNTO: —IMPLEMENTACION DEL DECRETO 19 DE 2012 “POR EL CUAL SE DICTAN NORMAS PARA SUPRIMIR © REFORMAR REGULACIONES, _ PROCEDIMIENTOS Y —_ TRAMITES INNECESARIOS EXISTENTES EN LA _ADMINISTRACION PUBLICA” EXPEDIDO POR EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES EXTRAORDINARIAS CONFERIDAS POR EL PARAGRAFO 1° DEL ARTICULO 75 DE LA LEY 1474 DE 2011. La Secretaria General, en cumplimiento de su misién de direccionamiento juridico estratégico y debido a que e! Gobiemo Nacional, en ejercicio de facultades extraordinarias, expidi6 el Decreto 19 de 2012 6 Decreto Ley Antitramites, cuyo Ambito de aplicacién se extiende a todos los organismos y entidades de la Administracién Publica que ejerzan funciones de caracter administrativo; solicita a todas las dependencias de! Municipio de Medellin revisar el mencionado decreto con detenimiento y adecuar sus tramites y procedimientos administrativos a lo que en él se prescribe, teniendo en cuenta los principios y normas generales que se enuncian a continuacién: 1. Moralidad, La actuacién administrativa debe cefiirse a la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés comin. 2. Celeridad en las actuaciones administrativas. Las autoridades tienen el impulso Oficioso de los procesos administrativos, deben utilizarse formularios gratuitos para actuaciones en serie, suprimir tramites innecesarios, cuando la naturaleza de ellos lo permita y en el marco de su competencia, incentivar el uso de las. tecnologias de la informacién y las comunicaciones y adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible. Cenizo Administaivo Municipal ~ CAM we La Apujarra Calle 44 No, 52— 165 12 MAR tong Linea Unica de Atencion a la Ciudedania 44 44 144 Medelin - Colombia Alcaldia de Medellin ved-© Medellin un hoger para i vido 3. Simplicidad de los tramites. Los trémites establecidos deberan ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisites exigidos a los particulares deberan ser racionales y proporcionales a los fines que se pretenden cumplir. Se debe proceder a la estandarizacién y adopcién de requisitos similares para trémites similares. 4. Se prohibe exigir: a. Declaraciones extra juicio como requisito para el tramite de una astuacién administrativa, b. La presentacién de actuaciones judiciales previas 0 la copia de la providencia que ordene el reconocimiento 0 adjudicacién de un derecho para obtener una decision administrativa, c. Los documentos que reposen en la misma entidad y a partir del 1 de enero de 2013, los que reposen en los archivos de otra entidad publica. d. Los comprobantes de pagos anteriores, como condicién para aceptar un nuevo pago, salvo que este tltimo implique la compensacién de deudas con saldos a favor 0 pagos en exceso, y e. Devolver o rechazar solicitudes por errores de citas, de ortografia, de mecanografia y de aritmética, salvo que la utilizacién del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para definir de fondo. 5, Prelacién y atencién especial a las solicitudes presentadas por los nifos y nifias, adolescentes, personas en condicién de discapacidad, mujeres gestantes, adultos mayores y veteranos de la fuerza publica’. 6. Acceso de las autoridades a los registros piblicos. Las entidades publicas pueden conectarse gratuitamente a los registros publicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representaci6n legal de las personas juridicas, los certificados de tradicion de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehiculos y los certificados tributarios y esto obviara la solicitud del certificado. 7. Eliminacién del requisito de huella dactilar. Salvo en los casos exceptuados en el articulo 17 del Decreto 19 de 2012, la exigencia de Ia huella dactiar sera reemplazada por su captura mediante la utilizacin de medios electrénicos, que deberén implementarse a partir del 1 de julio de 2012. * articulo 1 Ley 1081 de 2006. Considérense Veteranos de la Fuerza Publica a los miembros de las Fuerzas Militares 0 de la Policfa Nacional, distinguidos con el escalafén de “Reservistas de Honor”, que “etinen los requisitos contemplados en el articulo 1 de la Ley 14 de 1990 y en los Estatutos de Carrera correspondientes” Con ministrative Mn — CAM © LaAlpuyjarra Calle 44 No. 52 —165 es Linea Unica de Atencién ala Ciudadania 44.44 144 Medellin - Colombia Alcaldia de Medeltin© Medellin un hogar para fa vide 8. La verificacién de la identidad de las personas mayores de siete afios, que no hayan cumplido la mayoria de edad, se haré con la exhibicion de la tarjeta de identidad y la obtencién de la huella dactilar. 9. Prohibicién de exigencia de presentaciones personales o certificados para probar la fe de vida (supervivencia). A partir del 1 de julio de 2012, la Verificacion correspondiente se realizaré en las bases de datos de la Registraduria Nacional del Estado Civil, entidad que administrard la base de datos del Registro Civil de Defuncién. 10. Eliminacién de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario puiblico competente se presumen auténticos, por tanto no se requiere la autenticacién en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades ptiblicas o particulares que cumplan funciones pUblicas, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticacién 0 reconocimiento. No se deben exigir documentos originales, copias 0 fotocopias autenticados, salvo para el reconocimiento 0 pago de pensiones. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que Teposan en los respectivos protocolos no se autenticaran, salvo que el interesado asi lo solicite. Los documentos privados se presumen igualmente auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepcién de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demas actos de personas juridicas que deban registrarse ante las Camaras de Comercio. 11. Divulgacién y gratuidad de formularios oficiales para la presentacién de declaraciones y realizacién de pagos. Las entidades deberdn habilitar los mecanismos para poner a disposicién gratuita y oportuna de los interesados el formulario definido oficialmente para el respectivo periodo en que deba cumplirse el deber legal u obligacién legal, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas 0 electrénicas y dispondran de un plazo de tres meses para colocar en medio electrénico todos los formularios cuya diligencia se exija Por las disposiciones legales y publicarlos en el portal del Estado Colombiano. 12. _ Pago de obligaciones a favor del Estado o de los particulares que recauden recursos publicos. Los pagos podran realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo transferencias electrénicas de fondo, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la implementacién de tarjetas. Para lo anterior, las autoridades y particulares que recauden recursos piblicos deberdn publicar las tablas y tarifas que les permitan a los deudores realizar la oot oar Cato Aart Mural CAM he La Alpujata Cale 44 No. 52 165 ie Linea Unica de Atenén a la Cudadania 44 44124 (ae) Medelin - Colombia Alealdia de Medellin( & cS fA ‘Ceniro Administaive Municinal ~- CAM = © Medellin un hogar para la vida liquidacién y pago de la obligacién. En caso de omisién de esta obligacién, el particular podré pagarlas a partir del mes siguiente a su vencimiento. 13. Comprobantes de descuentos y retenciones. Las entidades publicas y particulares que paguen y abonen en cuenta a favor de cualquier persona una obligacién a su cargo deberén certificar los descuentos o las retenciones practicados y podran enviar dicha certificacién a la direccién electrénica registrada por el beneficiario e implementar un mecanismo. de consulta en su pagina web. 14. Cerflificacion de indicadores econémicos. Las entidades legalmente obligadas para el efecto surtiran el tramite de certificacién de los indicadores econémicos a través de la publicacién en su pagina web. 15. Denuncia por pérdida de documentos. No se exigira fa denuncia por pérdida de documentos para expedir el duplicado o reemplazo correspondiente, ya que bastard la afirmacién del peticionario la cual se entenderd efectuada bajo la gravedad del juramento. Lo anterior, no aplica para los documentos de identificacién de los miembros de la fuerza publica y de los cuerpos de seguridad del Estado. 16. _Inscripcién de actos juridicos, hechos juridicos y providencias judiciales en registro civil. Dichas inscripciones podran realizarse en todo el territorio nacional en los consulados de Colombia en el exterior. 17. Consejos y Juntas Directivas no presenciales. Estas se podran realizar siempre que exista prueba de ello y por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar 0 decidir por comunicacion simulténea 0 sucesiva. En todo caso, por lo menos el cuarenta por ciento (40%) de las reuniones anuales deben ser presenciales. 18. Actas de las entidades piblicas. Las decisiones de los consejos superiores © de los cuerpos colegiados de la Administracién Publica se haran constar en actas aprobadas por los mismos, y firmadas por quien la presida y por quien sia de secretario. La copia de dichas actas, autorizada por el secretario general o por el representante de la entidad, ser prueba suficiente de los hechos que constan en las mismas mientras no se demuestre su falsedad La Alpujarra Calle 44 No. 52-165 Linea Unica de Atencién a la Ciudadania 44.44 144 a Medel - Colomate Medellin 19. Actuacion en sede administrativa. En ninguna actuacién o tramite administrative se requeriré actuar mediante abogado, salvo para la interposicién de recursos. 20. Solicitud de renovacién de permisos, licencias o autorizaciones, Cuando el ordenamiento juridico permita la renovacién de un permiso, licencia o autorizacion, y el particular la solicite dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente, con el lleno de la totalidad de requisitos exigidos para ese fin, su vigencia se entenderé prorrogada hasta tanto se produzca la decision de fondo por parte de la entidad competente sobre dicha renovacién. Sucederd igual si no existe plazo legal para solicitar la renovacién o prorroga del permiso, licencia o autorizacién y el particular lo presenta cinco dias antes del vencimiento. 21. Presuncién de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados que deban obrar en tramites ante autoridades publicas no requeriran de autenticacidn. Dichas firmas se presumirén que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Se exceptuan los documentos que implican transaccién, desistimiento y, en general, disposicién de derechos, que deban presentarse y aportarse a los procesos y trémites administrativos y aquellos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio. 22. Formulacién de la Politica Publica de Racionalizacién de Tramites Corresponde al Departamento Administrative de la Funcién Publica, con apoyo del Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica y del Ministerio de las Tecnologias de la Informacion y las Comunicaciones, formular la Politica Publica de Racionalizacion de Tramites y velar por su cumplimiento en todo el Estado, atendiendo, entre otros principios, los de racionalizar los tramites y procedimientos administrativos y mejorar la participacién ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, facilitar el acceso a la informacién y contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades publicas. Las entidades publicas y los particulares que ejercen una funcién administrativa, expresamente autorizadas por ley para establecer un trémite, deberén someterios a consideracién del Departamento Administrativo de la Funcion Publica, previo procedimiento establecido en el articulo 39 del Decreto Ley 0019 de 2012, y para efectos de oponibilidad y exigibilidad deberan inscribirse en el Sistema Unico de Informacién de Trémites y Procedimientos -SUIT. ae Centro Administretvo Municipal ~ CAM oA La Alpujarra Calle 44 No. 52 185 ee Linea Unica de Atencin ala Cudadania 44 44 144 La) Medelin - Colombia Alcaldia de Medeliinbe Medellin un hogar para El Departamento Administrativo de la Funcién Publica es la entided encargada de velar por la permanente estandarizacién de los tramites y de verificar su cumplimiento cuando se inscriban en el SUIT. El Decreto 19 de 2012, ademés del régimen general condensado en los numerales anteriores, contiene un régimen especial, mediante el cual se suprimen o reforman regulaciones, procedimientos y tramites de los diferentes sectores administrativos de la Administracién Publica, cuyo cumplimiento también debe impiementarse en las dependencias municipales a que haya lugar. Atentamente, CAN Sess) MEZ SORREA Sone are Revise: le oo Fin ~ Subsecretario Juridico Propet: Luz Masa Escobar Chavaringa = Prisonl Espaceaada Jens 19 Centro Administrativo Municipal - CAM La Alpujarra Calle 44 No. 52~ 165 Linea Unica de Atencién ala Ciudadania 44 44 144 Medellin - Colombia