REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DNRC-102 Bogoté D.C. abril 3 de 2017 meaeitinnla soya em AEN Doctor ALVARO ROJAS CHARRY Presidente Unién Colegiada del Notariado Colombiano ~ U.C.N.C Carrera 9 # 97-20 Bogota D.C. ASUNTO: Circular No 052 del 29 de marzo de 2017, por medio de cual se socializa el Decreto 356 de 2017 de la presidencia de la republica. Respetados doctor: En cumplimiento del articulo 40. del Decreto 1010 de 2000, por medio del cual se determiné la competencia de !2 Direccién Nacional de Registro Civil y se establecié entre otras funciones, referidas a los numerales segundo, tercero, sexto, séptimo, octavo, decimosexto, decimoséptimo y decimoctavo; y teniendo en cuenta que el Registro Civil, es el documento probatorio por excelencia de la situaci6n juridica de una persona, dado que tiene plena validez y surte efectos juridicos de ahi que, el tema del Registro Civil merezea particular atencién y que la Registraduria Nacional tenga como compromiso permanente, generar condiciones para garantizar el derecho a la identidad y al Teconocimiento de la personalidad juridica. Es por ello que esta Direccién remite la Circular No 052 de 2017, por medio del cual se da aplicacién al Decreto No 356 de 2017 de la Presidencia de la RepUblica, correspondiente a la inscripcién extemporanea de nacimiento en el Registro Civil, con el fin que se socialice en todas las Notarias de Colombia con funcién registral. Encarecemos a todos los destinatarios de la presente Circular el apego a las instrucciones aqui consignadas, con la seguridad que la Registraduria Nacional del Estado Civil velara por su cumplimiento estricto, ‘Anexos: Copia de la Circular No 052 de 2017 en 11 folios. Copia del Decreto No 356 de 2017 en 7 folios. Cordialmente, CARLOS ALBERTO MONSANVE MONJE Director Nacional] t DIRECCION NACIONAL DE REGISTRO CIVIL Av. Calle 26 N° 81 ~ 50, cddigo postal 111321, PBX: (671) 220 2880 / Ext: 1269 www. registraduria.gov.co “Colombia es Democracia, Registraduria su Garantia”REGISTRADURIA ARE GAADoet estano ent CIRCULAR No.) 5 2 DE: REGISTRADOR DELEGADO PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACION Y DIRECTOR NACIONAL DE REGISTRO CIVIL. PARA: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES DISTRITALES. ESPECIALES, AUXILIARES, MUNICIPALES, NOTARIOS, CONSULES, INSPECTORES DE __ POLICIA, CORREGIDORES, UDAPV Y DEMAS _FUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA LLEVAR LA FUNCION DE REGISTRO CIVIL. ASUNTO: APLICACION DEL DECRETO 356 DE 3 DE MARZO DE 2017 SOBRE INSCRIPCION EXTEMPORANEA DE NACIMIENTO EN EL REGISTRO CIVIL. FecHa: 29 MAR. 2017 Servidores responsables de! Registro Civil: El Decreto 1010 de junio 6 de 2000 establece, entre otras, la organizacion interna de la Registraduria Nacional de! Estado Civil y en sus articulos 38 y 40 fija las funciones y confiere las facultades propias de su cargo al Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificacién y al Director Nacional de Registro Civil, respectivamente, en aras de atender efectivamente las necesidades de Registro Civil e Identificacion de los colombianos. En tal sentido resulta necesario impartir las directrices para dar cabal aplicacién al Decreto 356 expedido por la Presidencia de la Republica el 3 de marzo de 2017, cuyo espiritu es generar los mecanismos tendientes @ evitar que extranjeros obtengan de manera fraudulenta registro civil de nacimiento y demas documentos colombianos, asi como, evitar que connacionales obtengan multiple identificacién én Nacional de Registro Civil -50 CAN Bogoté D.C. Cédigo Postal: 111321 80 Extensiones 1283 - 1942 Fax: 2207672 ww.registraduria. gov.co Naa ea “Colombia es democracia, Registraduria su garantia”™ Direc! Av. Calle 26 N “Telatone: 22052 29 MAR 207 — REGISTRADURIA ANGONAL DEL ESTADO CIVIL En virtud de lo anterior, se presenta a continuacién el procedimiento a tener en cuenta al momento de realizar una inscripcién extemporanea de nacimiento en el registro civil, haciendo referencia a cada tema tratado en el citado Decreto 356 de 2017, asi: |. PROCEDIMIENTO PARA LA_ INSCRIPCION EXTEMPORANEA DE NACIMIENTO EN EL REGISTRO CIVIL. 4. La inscripcién extemporanea (posterior a un mes de ocurrido el hecho) que se pretenda adelantar de en el registro civil de nacimiento, debera solicitarse por parte de quien surta como declarante o denunciante del nacimiento, mediante el diligenciamiento del formato disefiado para tal fin (Anexo 1) en donde declare bajo gravedad de juramento que la persona no ha sido registrada con anterioridad ante oficina registral colombiana y explique el motivo del retraso de la inscripcion. Adicionalmente, en esa solicitud de inscripcin se indica qué documento antecedente del hecho se aporta, caso contrario se entendera que la inscripcién se adelanta mediante declaracion de testigos. ina vez reciba debidamente diligenciado el formato de solicitud de inscripcién extemporanea del nacimiento, verificara la documentacion aportada y, en caso de duda razonable, interrogaré al declarante sobre las circunstancias de modo. tiempo y lugar de ocurrencia del hecho que a su juicio le brinden certeza, tal como puede suceder cuando se pretenda insoribir a persona mayor de edad y se aporte como documento antecedente una partida de bautizo de fecha reciente; 0 cuando se presenten inexactitudes entre los datos declarados y los que refiere el documento antecedente aportado; etc. 2. El funcionario registral. En el evento que la solicitud de inscripcién se presente sin documento antecedente, sera necesario diligenciar el formato disefiado para tomar la declaracién de testigos (Anexo 2) e interrogara a cada uno de ellos de manera individual acerca de los hechos, advirtiendo sobre las implicaciones legales que acarrea un falso testimonio. 3. Cuando se pretenda inscribir mediante declaracién de testigos a persona mayor de siete (7) afios y la informacion no pueda verificarse mediante consulta en linea, el funcionario registral debera informar al solicitante que la diligencia de inscripcién se suspende hasta tanto no se logre comprobar y se procedera a: Direccién Nacional de Registro Civil 2 ‘Av, Calle 26 Wo. 51-50 CAN Bogoté D.C. Céaigo Postal: 111321 TTeistona: 220 28 80 Extensiones 1283 ~ 1942 Fax: 2207672, www.registraduria.gov.co nie eee “Colombin es democracia, Registraduria su garantia’052 29 MAR. 2017 eee REGISTRADURIA AXGORAC bet Estapo cmt 34 Remitir a la Unidad Administrativa Especial de Migracion Colombia de la circunserigeién correspondiente (cuyo listado de funcionarios se anexa), la informacién aportada por el solicitante de la inscripcién con el fin de determinarse si la persona a inscribirse es extranjera 0 no; y, 3.2. Remitir fisicamente la toma de la plena identidad de quien se pretende inscribir, dirigida al Grupo de Archivos de Identificacién de la Direccién Nacional de Identificacién, indicando como asunto de referencia: ‘DECRETO 356 DE 2017", con el fin que mediante cotejo técnico dactiloscépico se determine si la persona cuenta con documento de identificacién (tarjeta de identidad y/o cédula de ciudadania) y si para su obtencién se aporté registro civil de nacimiento. Posteriormente se remitiré el caso a la Coordinacién del Servicio Nacional de Inscripcién (SN) de la Direccién Nacional de Registro Civil para que se valide en el Sistema de Informacién de Registro Civil (S/RC) los datos existentes e informe de ello al funcionario registral solicitante. Las Entidades en cuestién deberdn dar respuesta al funcionario registral dentro del término de quince (15) dias habiles, establecido en el articulo 14 del Cédigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y asi el funcionario registral pueda dar continuidad 0 no a la inscripcién. 4. Una vez verificada la informacién proporcionada y el cumplimiento de los requisitos de la inscripcién, el funcionario registral autorizara mediante su firma el registro civil de nacimiento y archivara en la respectiva carpeta aquellos documentos que sirvieron como soporte. I INSCRIPCION EN EL. REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DE PERSONA NACIDA EN EL &XTRANJERO, HIJA DE PADRE Y/O MADRE COLOMBIANO(A). Verificada la nacionalidad colombiana con la presentacién del respectivo documento de identificaci6n del padre y/o de la madre de quien se pretende inscribir, la diligencia de inscripcién debera atenderse a través del formato de solicitud de inscripcién extemporanea de nacimiento, con la salvedad que el unico documento antecedente valido sera el registro civil de nacimiento del pais de origen, adelantado en idioma espariol y presentado debidamente apostillado 0 legalizado (segtin corresponda). De Direccién Nacional de Registro Civil Av Calle 26 No. 51-50 CAN Bogoté D.C. Cédigo Postal: 111327 Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1283 ~ 1942 Fax: 2207672 wwnw.registraduria.gov.co “Colombia es democracia, Registraduria su garantia”29 MAR. 2017 052 ee REGISTRADURIA igual manera el funcionario registral interrogaré al declarante sobre las circunstancias de modo, tiempo y lugar de ocurrencia del hecho que a su juicio le brinden certeza. lll. NEGACION DE LA INSCRIPCION. El funcionario registral debera tener presente lo dispuesto en el articulo 2.2.6.12.3.3. del Decreto 356 de 2017, que indica "Si analizada la solicitud en su integridad y verificada Ja informacién con las autoridades competentes se concluye que la misma no correspond a la realidad, el funcionario encargado del registro civil se abstendra de elaborar y autorizar la inscripcion. Lo mismo sucederé en caso que se corrobore que el solicitante ya tiene cédula de ciudadania o tarjeta de identidad, para el cual previamente utiliz6 registro civil de nacimiento”. IV. DEBER DE DENUNCIA. El articulo 33 del Decreto Ley 1260 de 1970, en concordancia con lo dispuesto en el articulo 2,2.6,12.3.4, del Decreto 356 de 2017, dispone que si durante el proceso de inscripcién de un registro civil de nacimiento se evidencia fraude o una presunta comision de conducta punible, el funcionario registral tiene el deber de poner estos hechos en conocimiento de las autoridades competentes. Es importante recalcar que ia omisién de denuncia por parte del funcionario se entendera como una falta grave y podra quedar sujeto a posteriores investigaciones. V. DENUNCIANTE O DECLARANTE DE LA INSCRIPCION. Se establece que estén llamados a servir como declarantes de la diligencia de inscripcién de un nacimiento en el registro civil y seran los Unicos que podrén presentar la solicitud de inseripcién extempordnea, aquellas personas que refiere el articulo 45 del Decreto Ley 1260 de 1970, es decir: 1. El padre, debidamente identificado. 2. La madre, debidamente identificada, Direccién Nacional de Registro Civil Ay, Calle 26 No. 51-50 CAN Bagaté D.C. Cédigo Postal: 111921 Teléfono: 226 28 80 Extensiones 1283 1942 Fax: 2207672 www registraduria.gov.co “Colombis es democracia, Registraduria su garantia”™052 29 MAR. 2017 REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 3. Los demas ascendientes, debidamente identificados. 4. Los parientes mayores més préximos, debidemente identificados. 8. El director o administrador del establecimiento publico o privado en que haya ocurrido el nacimiento, debidamente identificado. 6. La persona que haya recogido al recién nacido abandonado, debidemente identificado. 7. El director 0 administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expésito, debidamente identificado. 8. El propio interesado mayor de diez y ocho afios, debidamente identificado, Adicionalmente a las personas anteriormente indicadas, podrén solicitar la inscripcién. El Defensor de Familia, el Comisario de Familia (cuando en el lugar no haya Defensor de Familia) o el Inspector de Policia (cuando en el lugar no haya ni Defensor de Familia ni Comisario de Familia), siempre y cuando se derive de un proceso administrative de restablecimiento de derechos de un menor de edad, tal como lo dispone el numeral 19 del articulo 82 de la Ley 1098 de 2006 (Cédigo de /a Infancia y la Adolescencia) Resulta importante indicar que el articulo 2.2.6.12.3.5. del Decreto 356 de 2017, en su Parégrafo Tercera indica “Cuando se pretende e! registro de un nacimiento de forma extemporanea, la autoridad registra! verficaré que el nacimiento no se encuentre insorito con antelacién y que los hechos corresponden a la realidad, para lo cual, la misma podré decretar de oficio las pruebas pertinentes y conducentes". Para que se mantenga la funcién de registro como una actuacion de tramite y no se tergiverse el alcance de este Pardgrafo, es preciso aclarar lo estipulado en esta disposicién, indicando que las pruebas de oficio a las que se refiere son aquellas solicitudes de verificacién de informacién que sean presentadas ante la Unidad Administrativa Especial de Migracién Colombia y ante la Direccién Nacional de Identificacion. Direccién Nacional de Registro Civil ‘Av, Calle 26 No. 51-50 CAN Bogoté D.C. Cédigo Postal: 111321 ‘Teléfono: 220 28 60 Extensiones 1263 ~ 1942 Fax: 2207672, www.registraduria.gov.co “Colombia es demoeracia, Registraduria su garantia”29 MAR. 2017 052 ae REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL VI. FORMATO UNICO DE REGISTRO CIVIL. El articulo 2,2.6.12.3.6. del Decreto 356 de 2017, indica "Los funcionarios encargados del registro civil expedirén copias y certificados de Jas actas, folios y seriales que reposan en la base de datos de la Registraduria Nacional de Registro Civil, en el formato dnico que contenga las especificaciones minimas que para el efecto determine este organismo. EI Registrador Nacional del Estado Civil podré tomar las medidas e impartir las instrucciones que considere necesarias para la debida aplicacién de esta Seccién. Parégrafo: La Registraduria Nacional del Estado Civil podré expedir copias y certificados de los registros civiles que se encuentren digitalizados en él archivo central”. Sobre el particular resulta pertinente informar que se esta trabajando en la implementacién de los requerimientos técnicos necesarios del Sistema de Informacién de Registro Civil, que permitan tener acceso en todas las oficinas registrales del pais a la informaci6én que reposa en las Oficinas Centrales de la Entidad y sea posible expedir copias y certificaciones de registros civiles diferentes a los de su lugar de origen Mientras la Direccién Nacional de Registro Civil no disponga las directrices del caso, se seguira atendiendo la expedicion de copias y certificaciones de registro civil bajo los mismos pardmetros dispuestos a la fecha. VIL. INSCRIPCION DIGITAL DEL REGISTRO CIVIL. El articulo 2.2.6.12.3.7. del Decreto 356 de 2017, indica “El Registrador Nacional de! Estado Civil podré implementar un modelo de inseripsién de registro civil por medios tecnolégicos, que garantice la autenticidad, seguridac, acceso y proteccién de datos’. Direccién Nacional de Registro Civil Av, Calle 26 No. 51-50 CAN Bogoté D.C. Cédlgo Postal: 111321 Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1283 - 1942 Fax: 2207672 www.registraduria.gov.co eee... “Colombia es democracia, Registraduria su garantia”29 052 MAR. 2077 REGISTRADURIA. AXGORADoeL EstaDo erie Este articulo, al igual que el anterior, hace referencia a las adecuaciones técnicas que esta adelantando actualmente la Entidad, tendientes a implementar el Sistema de Informacion de Registro Civil de las personas a través de una plataforma virtual (SIRC- WEB), de lo cual se impartiran las directrices del caso en su debido momento, De igual manera, permite a la Registraduria Nacional del Estado Civil examinar nuevas tecnologias para mantenerse a la vanguardia en cuanto a la implementacién de modelos eficaces de inscripcion de registro civil NOTA 1: Toda vez que el Decreto 356 de 3 de marzo de 2017 entré en vigencia con posterioridad a la expedicién de la Circular 025 de 2017, ésta ultima pierde vigencia a partir de la fecha. NOTA 2: Con relacién a la inscripcién en el registro civil de nacimientos de miembros de comunidades indigenas, se mantendran las indicaciones dadas a través de la Circular 276 de 2014. Cordiaimente, 7 ce CARLOS ALBERTO ROJAS MORENO ~~ CARLOS ALBERTO MONSAL’ Registrador Delegado para el Director Nacidpal de Registro Registro Civil y la identificacion Z ANEXO 1. Formato de Solicitud de Registro Extemporaneo de Registro Civil ANEXO 2. Formato de Deciaracion de Testigos, actualizado. (Reemplaza al formato implementado a través de la Circular 082 de 2016) ANEXO 3. Formato de Resefa para Plena Identidad. |ANEXO 4. Listado de Funcionarios por circunscripcién de Migraci6n Colombia Revisé FERNANDO CADENA GUEVARA Cocrdinador Grupo Jura 0 tnasiaVeTORIA T2FUR Coordinader Servicio Naciona! eet Diroccién Nacional de Registro Civil sus Calo 6s 3180 GAN Bogotd D.€ Cecio Postal: 111921 ‘ibtna 2092850 Suonsons 188 18 Fan 207672 wee regitredurie.gov.co 10 Chil ‘Colombi» es demoeracia, Registraduria su garantio™2 9 MAR. 20 a — | pa [rene eee eee | T SSOLICITUD INSCRIPCION EXTEMPORANEA DE | FORMATO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO | version ° | KEGISTRADURIA ——— DILIGENCIA EL DECLARANT) | | Fecha | | yo con 6c | Direccion: — Ciudad: | Departamento: Teléfono: Correo Electronica actuando en calidad de: (Articulo 45 Decreto Ley 1260 de 1970), ‘acudo ante este Despacho registral como Declarante del nacimiento que solicito inscribir en el registro civil @ | nombre de ‘cuyo padre es con CC: y la madre con CC: la persona a inseribir no cuenta Con registro civil de nacimiento, por el siguiente motivo: | (Senate con une x}: LAdjunta documento antecedente del hecho? [Si] o [NO] En caso de positivo sefiale cual Ceriicado de nacido vivo: [-] Documentos Autenticos [1] Panta de bautismo [1] Acta o Registro Civil | debidamente apostilado [—] Declaracion de testigas* [_] Sentencie Jucicial [_Jotro cual? (© Siusted sefialé con “Declaracion de Testigas’, por favor dlgenciar el formato RAFT 14). | VERSION DE LOS HECHOS A DECLARAR (Modo, tiempo y lugar): | PREVENGION SOBRE LO MANIFESTADO CONFORME AL ARTICULO 442 — FALSO TESTIMONIO DEL CODIGO PENAL (Ley 599 de 2000), El que en actuaci6n judicial o administratva, bajo la graveded de juramento ante la autoridad competent, “alta @ la verdad 0 calle total o parcialmente, incuriré en prision de sels (6) a doce (12) afios FIRMA DEL DECLARANTE FIRMA FUNGIONARIO REGISTRAL ce: — | IMPAESION OACTIAR -O52. 29 MAR 2 | & | proceso | REGISTRO YACTUALIZACION DEL SISTEMA | CODIGO | RAFTI4 | | m | R DECLARACION DE TESTIGO EN INSCRIPCION DE | | BegierBapuela | FORMATO REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO version | 0 | _ ETT GENERALIDADES DE LEY DEL TESTIGO: — Nombres completos del testigo: | Numero de identificacion y clase de documento: Direccién del testige: Numero telefénico: ee Correo elecirénico: VERSION DE LOS HECHOS (Modo, tiempo y lugar): PREVENCION SOBRE LO MANIFESTADO CONFORME AL ARTICULO 442 — FALSO TESTIMONIO DEL CODIGO PENAL (Ley 688 de 2000), | ‘El que en actuacién judicial 0 administrativa, bajo la gravedad de juramento ante la autoridad competente, L falta a la verdad o calle total o parcialmente, incurriré en prisién de sels (6) a doce (12) afios" FIRMA DEL TESTIGO FIRMA FUNCIONARIO REGISTRAL ce: |_ eso Z2 oriAR, ZU TCoaigar FID-RAS-OTT 052 [Fecne ae emision rains 7 | Bae RESENA PARA ESTABLECER PLENA IDENTIDAD ferro REGISTRADURIA | Registraduria Solicitante Fecha de la resefa: cE pelos - ionbree ~ Fecha y Lugar de Nacimiento. ~ Z Fombra del Pots 7 [Nombre de Ja Madre: 7 |[Sexo: iM. FE Direccion Residencia actual: - Lugar de Residencia ditimos afios: ~ Tatfone Fo eater Tuvo cédula de ciudadania: St NO [Nombre del Registrador: - Correa Electrénico Registrador pare enviar respuesta FIRMA DEL CIUDADANO Reise Manna Lorena Salszat incon | JGargo: Coordinadora de Archivo | Nacional de identiicacion “1 de noviembre oe labors: Jose Octavio Suaterma Cargo: Tecnico Administrativ. Fecha: 11 de noviembre de 2015 iprabo: Didier Albano Chilito Velasco largo: Registrador Delegado pare el legistro Civil la ldentficacion (EF) Fecha: 11 de noviembre de 2015FORMULA DACTILOSCOPICA ARES PARA USO EXCLUSIYQ,DE,LA | fe Seve 10 eet COORDINACION DE ARCHIVOS DE IDENTIFICACION TOMA RESENA DEL CIUDADANO MANO DERECHA TPULGAR TNE TMEDIO TANULAR = MERIOUE | | “I 16 8 4 2 1 MANO IZQUIERDA EPULGAR, TNO, @ MEDIO TANULAR To MERIOUE TMPRESIONES SIMULTANEAS: MANO IZQUIERDA MANO DERECHAOSTITTST araTZIS® ‘S00TSea-2 | epeuPIA Asadnea ‘xemnend ‘ejurenD ‘areU oreserse Tapuewues AepueuES 2p reg ey orseuse7 eone3 keane ‘peiog e760 OpUELIOS | eeesezee-s a ohewmina vedo quinn osrerss | — areuveg owoy and | | sesceeeo-6 ‘oypuitig A Jeuordoy sors911q] exe9199 oyaniay UeNG OpU '$9500295-6 ‘aiong A eupyepseyy ‘eqop309 oma epayerse OSE) WOR oosssvers 7 o20q9 Aen 7aypues Oued CE eee Tap ences an eA RERSTOIT ooszess | seuozeury | ‘seuozewy jeuoiBay 1019.19 ZawOD $8110] | onon an aWINaWNyLavaad V>Isv¥DOID VNLIEOI ooo ‘O1D¥INOD O2RI09 VIGINO109 NOIDVHYDSIW NOD sd1vu.sioay SOINVNOIDNNA SOT 3G NOIDSVIINNINOD 3G WNW VRINGVALSIDa LbUe auawon UH G 2 2g