CONTRALORIA GENERAL DEL OFICINA, DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA CONTROL INTERNO Santa Marta, 12 de Marzo de 2020 Doctor: CARLOS CABAS RODGERS Contralor General del Departamento del Magdalena ES.D. ASUNTO: informe Pormenorizado de Control Interno de Noviembre a Marzo de 2020. Cordial saludos Doctor Cabas Rodgers, Dando cumplimiento a la Ley 1474 de 2011 en su Articulo 9°, remito a su despacho Informe Pormenorizado de Control interno, correspondiente de Noviembre a Marzo de 2020. INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA Mediante el presente documento, la Oficina Asesora de Control Interno de la Contraloria General del Departamento del Magdalena elabora el Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno de la Entidad, correspondiente al cuatrimestre Noviembre @ Marzo del afio 2026, a partir de los avances y oportunidades de mejoramiento que han incidido en el fortalecimlento del drgano de control, con el fin de gerantizar la eficlencta, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de la misién institucional. Atentamente, ‘labored por. WDELAHOZG ‘argo: Profesional Universitario =) ‘argo: dele Oficina Contel InterneCONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA Bennett byte | __ INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO EVALUADO: JEFE DE CONTROL INTERNO | ARMANDO VARELACEPEDA | Noviembre - Marzo FECHA DE ELABORACION: . _ 12 de Marzo de 2020 En cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Contraloria General del Departamento del Magdalena, presenta el informe pormenorizado del estado del Control rendido entre el 13 de Noviembre de 2020 al 12 de Marzo de 2020. Perens ete COMPONENTES DE TALENTO HUMANO, DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y ADMINISTRACION DEL RIESGO LL Componente Desarrollo del Talento Humano: as actividades realizadas en la entidad tendientes al desarrollo del Talento Humano en el cuatrimestre fueron: 11.1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Eticos la Oficina de Accién Administrativa llevo @ cabo la recepcién de los Evaluaciones del Desempefio, Acuerdos de Gestién y Compromisos Funcionales y Comportamentales suscritos entre los funcionarios y Jefes de Oficina de la Contraloria General del Departamento del Magdalena. 1.1.2, Desarrollo de! Talento Humano Plan institucional de Capacitacién De acuerdo a la Resolucién 1002-016 del 21 de enero de 2019 “Plan de Capacitacién”, durante el periodo evaluado se realizaron las siguientes capacitaciones: ‘© Se ejecuté por parte de la Universidad Sergio Arboleda el Diplomado en Contratacién Estatal con Enfasis en SECOP II dirigido 2 35 funcionarios y Seminario en habilidades blandas dirigido a 10 funcionarios. Programas de Induccién y Reinduccién Se realizé el proceso de induccién y reinduccién a Jos 50 funcionarios de ta Contralorfa General del Departamento del Magdalena, en cumplimiento a lo establecido en el Articulo 7 del Decreto 1567 de 1998. Programas de Bienestar La oficina de bienestar social ha desarrollado las siguientes actividades durante el periodo: ‘* Celebracién de la jornada de bienestar social denominada “ACTIVIDAD RECREATIVA Y DE Babar or MBELANOZE are ProfsioalUavartao ) ] Fun v nr er: ARMANDO VARELA GEPEDA Caro dee Ofc Coil arma }ESPARCIMIENTO” dirigida a cuarenta y nueve (49) nifios hijos de los empleados de la Contraloria General del Magdalena y sus acompafiantes. * Celebracién de cumpleafios a los funcionarios. © Reconocimiento de tres dias hdbiles a los funcionarios que cumplieron 25 afios de servicio en la entidad. ‘© Reconocimiento de un dfa hébil remunerado a los funcionarios por su cumpleafios. Plan de Incentivos: Estimulos Educativos: Como estimulos a la educacién formal los funcionarios de la Contralorfa General del Departamento por medio del Fondo de Bienestar Social podran solicitar un estimulo educative con el fin de cubrir gastos de matricula para estudios formales del funcionario o de su ndicleo familiar, El Fondo de Bienestar Social ha otorgado el estimulo educativo a 16 Funcionarios del periodo Noviembre a Marzo de 2020. 12, Componente Direccionamiento Estratégico: A continuacién, se relacionan las actividades que han orientado a la entidad al cumplimiento de su misién y objetivos institucionales. Planes, Programas y Proyectos: Durante el periodo de noviembre a marzo la Contraloria General del Departamento del Magdalena adopto y/o actualizo los siguientes planes, programas y/o proyectos: Plan de Adquisiciones 2020 Plan de Accién 2020 Plan de Capacitacién 2020 Plan General de Auditoria 2020 Pian Anticorrupcién 2020 Plan Estratégico de Talento Humano Plan de Vacantes Plan de Previsién de Recursos Humanos Plan institucional de Archivo ~ PINAR 2020 Modelo de Operacién por Procesos La Contralorfa General del Departamento del Magdalena adopté el mapa de procesos mediante Resolucién No. 100-22-135 del 10 de Julio de 2038. El Mapa de Procesos est conformado por 17 procesos: Procesos Estratégicos: Planeacién Estratégica y Comunicacién Publica y Rendicién de Cuentas. Procesos Misionales: Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal, Jurisdiccién Coactiva, Atencién y Participacién Cludadana y Sanciones. Procesos de Apoyo: Gestién Administrativa, Gestién Juridica, Contratacién, Gestién Financiera, Gestién del Talento Humano, Bienestar Social, Gestidn TIC y Gestion Documental. [[Eieborado por MDELAROZE Cargo Profesanal Universi ©) | essdoyapobeco por ARMANDO VARELA GEPEDA fy Gorge: Jeo Gone Conve nroProcesos de Evaluacién y Control: Evaluacién a la Gestién y Evaluacién Disciplinaria, MAPA DE PROCESOS Contralorfa General del Departamento del Magdalena WACROPROGESO EOTRATESICO Seraenge secasos vearecras En el periodo objeto del presente informe, la administracién no efectué modificaciones 2 su Mapa de Procesos. Estructura Organizacional ORGANIZACION DE LA CONTRALORIA En concordancia con lo dispuesto en la Ley 909 de 2,004 y Ia reglamentacién complementaria establecida en los decretos leyes 770 y 785 de 2.005, la Contralorfa General del Magdalena establecié su estructura organizacional mediante la Resolucién 100-22-310 del 29 de Noviembre de 2012, es Euaorado por: MOELARGZG ergo Profesional Unverstar ©) Revisado varabedo por ARHANDOVARELA GEPEDA D7 Cargo: Jefe ORana Gontl neroEn el periodo objeto del presente informe, la adi racién no efectué modificaciones a su estructura organizacional. Indicadores de Gestién ‘A través de la Oficina Asesora de Planeacién y Participacién y Ciudadana, se realiza el seguimiento y monitoreo trimestral sobre el cumplimiento de las metas y objetivos programados en cada dependencia. €l grado de cumplimiento promedio presentado por dependencias fue el que a continuacién se relaciona: ok Se Ee Contralorta Auxliar para el Control Fiscal 95% Contralorfa Auxiiar para las Investigaciones 63% Planeaci6n y Participacién Ciudadana 76% Bienestar Social Fa 9386 Despacho 98% ‘Accién Administrative eecTETEEL OM (Gestion Financiera 100% uciica 9956 ‘Control interno 100% | Politicas de Operacién La Contralorfa General del Departamento del Magdalena tiene establecidas sus Politicas de Operacién y se establecen a través de la definicién de sus procesos, procedimientos y gulas internos, por cuanto se describen allf las Iineas de accién, objetivos, actividades y controles en | cada uno de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluacién. | | sin embargo, como directrices generales para todos los niveles y cargos se encuentran las | siguientes: | Politicas Estratégicas Politicas de Operacién de Carécter General Politica de Mejora Continua Politica de Transparencia y Rendicién de Cuentas Politicas de Gestién Documental Politica de Eficlencia Administrativa y Cero Papel Politica de Administracién del Riesgo Pollticas de Racionalizacién de Trémites y Procedimientos Administratives Politicas tticas | Potiticas de Relacién con los Srganos de control Politicas de Gestign del Talento Humano Politicas de Responsabilidad con la comunidad labocado poe: MDELAHOZC ‘Cargo: Profesional Universitario (©) Revisado yaprcbado por ARMANDO VARELA GEPEDA ‘argo: Jefe Ofna Gonwal internoEn el periodo objeto del presente informe, la administracién no efectué modificaciones a sus Politicas de Operacién, 13, Componente Administracién del Riesgo: Politica de Administracién del Riesgo La entidad en cumplimiento a las Politicas de Administracién de Riesgos, descritas en el articulo 73 de la Ley 1474 de 2011, en el articulo 5 de la Ley 1757 de 2015 y en la Ley de Transparencia y Acceso a Ia Informacién Ley 1712 de 2014 orientadas a prevenir la corrupci6n, ha identificado para la vigencia 2020 la posible ocurrencia y/o materializacién de situaciones no deseables y/o .sg0 de corrupcién en los diferentes procesos al interior de la entidad, Identificacién del Riesgo La Contraloria General del Departamento del Magdalena adopto segiin Resolucién 100-22-031 el plan anticorrupelén para la vigencia 2020, en él se priorizaron 40 riesgos de corrupcién para su tratamiento. Andlisis y Vatoracién del Riesgo Del Analisis y Valoracién del Riesgo al Mapa de Corrupcién 2020 se obtuvieron los siguientes | resultados: Riesgos en Zona Extrema: 15 Riesgos en Zona Alta: 2 | | Riesgos en Zona Moderada: 23 j ‘COMPONENTES DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL, AUDITORIA INTERNA Y PLANES DE MEJORAMIENTO 21 Componente autoevaluacién institucional: Como parte del proceso de | autoevaluacién institucional se realizaron las siguientes actividades: ‘© La Entidad fue auditada por Instituto Colombiano de Normas Técnicas, CONTEC, por | ejercer un excelente control fiscal en el Magdalena a través de Ios procesos de Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal, Participacién Ciudadana, Jurisdiccién Coactiva y Sanciones, la Contralorfa Departamental, recibi6 la certificacién NTC ISO 9001:2015. ‘© Enel mes de Diciembre y Febrero se diligencio la evaluacién que anualmente se lleva @ cabo de la gestin y desempefio de las entidades pUblicas a través del FURAG, que tiene por objetivo medir el nivel de avance en la implementacién del Modelo Integrado de Planeacién y Gestién MIPG y del Modelo Esténdar de Control interno MECI, con el fin de que se puedan reconocer las fortalezas y debilidades en la materia y adoptar las acciones de mejora a que haya lugar. ‘labored por, MOELAHOZC ‘argo: Profesional Univertiario E) isadov eorobado por, ARWANDO VARELA CEPEDA J” ‘Cargo: Jefe Oficina Control interno‘Componente Auditoria Interna Se realizé auditorla interna a los procesos: Responsabilidad Fiscal, Jurisdiccién Coactiva, Evaluacién Disciplinaria y Planeacién Estratégica. As{ mismo, se hizo seguimiento y/o se presentaron los siguientes informes: Informe de Austeridad del Gasto ~ Octubre a Diciembre Informe Anual de Control Interno Contable Informe Anual de Control Interno ‘¢ Informe de PORS — Julio a Diciembre ‘* Estado de las demandas — Octubre a Diciembre © Mapa de Riesgo de Corrupcién ~ Octubre a Diciembre ‘* Mapa de Riesgos institucional ~ Octubre a Diciembre © Plan de Accién — Octubre a Diciembre © Plan Estratégico 2016-2019 23. Componente Planes de Mejoramiento La Oficina de Control Interno efectué seguimiento a los hallazgos de los Planes de Mejoramiento producto de las auditoras internas y externas TSUN eo La Contrale General del Departamento del Magdalena publica en la pagina web de la entidad y las redes sociales la informacion relacionada con los eventos de la entidad, como son los informes de auditorias y de las actividades internas y externas que realiza la entidad, ademas las comunicaciones internas se vienen reallzando mediante circulares, oficios y/o correos electrénicos. kee eee ee LD El sistema de Control Interno de la Contraloria General del departamento del Magdalena, se | encuentra en un nivel adecuado, Eee Con el fin de comunicar a la Alta Direccién y comité coordinador de control interno, el estado de control interno de este periodo, se presenta el presente informe y se solicita revisar las recomendaciones en los siguientes componentes ‘© Es importante que cada Jefe de offcina, establezca y promuevan mecanismos de autocontrol, el cual permita verificar el desarrollo de actividades y cumplimiento de metas. * Se recomienda a la primera y segunda lineas de defensa realizar monitoreo permanente a la gestién de los riesgos de cada proceso, con el fin de realizar ajustes necesarios | laborado por: MDELAHOZC ‘argo: Profesional Universitario E) V Gaaeadnwanvahara nor ARANAO VARELA CEPEDA Cargo: Jefe Oficina Contal ntoidentificados o sobre los que se puedan presentar y no fueron identificados inicialmente. Continuar ejecutande actividades que permitan la continuidad del Sistema de Gestion de Calidad, Se recomienda continuar con la implementacién de la estrategia Cero Papel, fomentando la utilizacién del correo electrénico como herramienta de comunicacién interna, Lo anterior para su conocimiento y toma de medidas i consideren convenientes. LAL - f POVARELM CEPEDA CONTROL INTERNO [ Ftaborado por: MDELAHOZG ‘Cargo: Profesional Universita (E) |" ewinada v aarobado por: ARMANDO VARELA CEPEDA ‘Gargo: Jefe Oficina Gontol intern |