Direccén de Gestion Fisica REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL OR: MSAREG-sco 10 FECHA yuo 2018 HOJAS Cristian Bravo Benitez — Profesional Direccién de Gestién Fisica REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IMSA-REG-SGD Version : 1.0 (Shorea ‘Juan Pabio Vidal — Profesional Direccién de Gestién Fisica 15/09/21 Verénica Palomino R - Directora de Gestion Fisica Verénica Palomino R - Directora de Gestién Fisica aba Kel’) Wwhoukscod: MSAREG-S60 @ REGLAMENTO SoBRE acTos ADuINisTRaTVos | (ER. IA EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2018 atts, HOJAS: 44 Drecelin de Gestion Fisica Contenido CAPITULO I: CONSIDERACIONES GENERALES........ Articulo 1°. Objetivo del Reglamento.. Articulo 2°. Fuente Formal. Articulo 3°, Definiciones. Articulo 4*. Esquema de funcionamiento del SGD. Articulo 5*. Materias que se tramitan a través del SGD. n Articulo 6°. Obligacién de regirse por el SGD. Articulo 7°. Trémites fuera del SGD. Articulo 8°. De las condiciones de uso y politicas de privacidad, Articulo 9°. De la fiscaliz in del SGD. ‘CAPITULO II: RESPONSABILIDADES DE USO DEL SGD_ Articulo 10°, Responsabilidades generales de la Secretarfa Municipal Articulo 11°, De la administracién del SGD. .. Articulo 12°. De la mantencién del SGD. Articulo 13°. De la responsabilidades de las Direcciones en los procesos o trémites. Articulo 14". Del ingreso de datos y sus actualizaciones. Articulo 15*. Prohibiciones. CAPITULO Ili: SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL. Articulo 16°: Roles de la Plataforma. Articulo 17°. Acceso al SGD. Articulo 18*. Elaboracién de un documento en el SGD. Articulo 19°. Expediente Electronic Articulo 20°. Borradores... Articulo’21°, Visaciones y firmas. Articulo 22". Notificactones Articulo 23°. Distribucién.. Articulo 24°. Archivar y desarchivar.‘oy, COD; IMSA-REG-SGD 1 REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS —_| Ver: 10 a EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA JULIO 2019 AltA, HOUAS 44 necin de esin sta CAPITULO IV: PROCESO RESOLUCIONES MUNICIPALES.... Aticulo 25°. Condiciones Generales del Proceso Resoluciones Municipale: : Articulo 26°. Del Trémite Decreto Alealdicio. 34 Axticulo 27°, Del Trémite Reglamento., Articulo 28°, Del Trémite Ordenanza.. Articulo 25°, Del Trémite Instructiv. ‘CAPITULO V: PROCESO COMUNICADOS Articulo 30°. Condiciones Generales del Proceso Comunicados.. Articulo 3: . Del Trémite Oficio Ordinario... Articulo 32°. Del Trémite Memorandum.COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Ver: 10 ie EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA JULIO 2019 afta. HOUAS :44 vec Sin CAPITULO |: CONSIDERACIONES GENERALES Articulo 1°. 1, El presente Reglamento para actos o tramites administrativos en Sistema de Gesti Objetivo del Reglamento. Documental, en adelante el "regiamento’, tiene por objetivo principal estipular los principios, requisitos, obligaciones y procedimientos asociados al seguimiento, generacién y tramitacién de documentos elaborados a partir de los actos administratives realizados en la llustre Municipalidad de San Antonio, en adelante la ipalidad’, que conlleven a la generacién de documentos, tanto internos como externos, para obtener de forma rapida y expedita la informacion que se requiere para el accionar municipal. ‘mut 2. Se entender por Sistema de Gestién Documental, en adelante "SGD", a la plataforma por la cual la municipalidad elabora, compare, distribuye y gestiona los contenidos e informacién que ingtesa y egresa del municipio, buscando contar con un canal expedito que permita la eficiencia y mejora de sus procesos, respuestas entre usuarios y unidades interesadas, gestion y seguimiento de documentos, y ademés, de poder controlar y reducir los niveles de impresién de estos mismos. Atticulo 2°. Fuente Formal. 4. A continuacién son indicadas ias disposiciones juridicas que sustentan el presente reglamento: recua| _ recun woruatva | x | pufESHey | norfStiMain | waren | oncanieno | emace pation mee? aan oe i ‘coordinada y Interior: devas ‘Sistematizado de la | Subsecretaria De } Cansitucionst on 1) sero | zroazore 2 See a ae ae Resualy constitucional de — | Administraivo a Sc sete Protea pepo sere! eo wy s2609| wraress | onrezoi [foe Bolas | Secciia | |ftens eee | Geral cel itaeeccton [Peres |B cin prCOD: IMSA-REG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0. EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA’ uu10 2018 até. HOJAS: 44 Dice de Ceatén es tbc Basse Tobce Seton Eat oe Proesdmianot lagu | Bessintatba fimnvotes | ei diosa vey to.aeo| zansco0s | anoszore /Euerigntos [Secretaria | mits Accs Delos | Generale! DEL Gioanos beta |Presdenca | REDE ioc De Sone Balen: tien ce aos |Sewercetoate |Socuary | SE iad oho | enero. Pee Informacion Publica | General de la informacién Bacdenca” | Be Ta poe Eatto fue Minicvatee pra [santo o/s bey tans] 7r2now@ | ormanonr | Fares” | owe a Riniocs ! ieee fos Sete Documentos [a Excalcon time |unete do [PRESSES Eectoncny i” [Economia | Eee toy sa700| samanone | sonazor | Sestonenyior” Econom,” Ven ° °° Certeaton do |Recwstecsén |e ue Dicha Firma Certificacién de ee Fors emo | tt Decret i tglmentn ono | uniipaldad de 2 | 2m | sterner | aeoneor |stats ‘San Antonio. eee iz Realamenta ot rarer sto Reglamento | 2 207 2017 nema det caneejo | itintpatdad deo municipal de le ibe m Sontone nepal de Sandton Ragare Ponca Frovedenes | nave roganew | + | 20s 215 | aida ce Comunicaiba dea |S" Antonio Muncpotead do SonhonsDirec de Gestisn Flsiea COD: IMSA-REG-SGI REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS —_| VER: 1.0 a EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 HOUAS : 44 Articulo 3°. Definiciones. 1 Los conceptos sefialados a continuacién tienen por fin exponer de manera univoca y con precision la comprension de las cualidades esenciales del tema implicado: a. Aprobador de documentos: funcionario habilitado para revisar, editar, aprobar 0 rechazar documentos electrénicos borradores en el SGD. Su accién no aparecera en la cadena de responsabilidad del documento. b. Archivo: conjunto de documentos producidos o recibidos por un trabajador de la municipalidad, o desde un vecino, institucién publica u organizacién, para efectos de un proceso o trémite municipal. Lldmese también al servicio responsable de la custodia y tratamiento archivistico de documentos. ©. Archivar expediente: dar por terminado el ciclo de vida de un expediente en el SGD. d, Autor de documentos: funcionario habilitado para elaborar, ingresar documentos o realizar tramites en el SGD. @. Comunicados: documentos municipales que corresponden a memorandums en caso de comunicacién interna, u oficios para aquellos que emanan del municipio a un vecino, institucién u organismo externo. {. Decreto alcaldicio: acto juridico donde, a través de un documento, se manifiesta la voluntad de la autoridad piiblica que lo dicta, en este caso el Alcalde, sobre una materia en que tiene competencia, produciendo efectos ya sea en la administracién publica o a los particulares, ordenando, prohibiendo, permitiendo, creando, modificando 0 extinguiendo algo. Los decretos alcaldicios seran resoluciones que versan sobre casos particulares’. g. Desarchivar expediente: accién de reabrir un expediente que habia sido archivado anteriormente, permitiendo volver a ser utiizado para la continuidad del tramite municipal. h. Despachar expediente: accién de enviar expediente que comtiene ef 0 los documentos del trémite al usuario municipal para que continde con el proceso de sancién del acto administrativo. * prt, 12. Ley N'LB.965 Organica Constitucional de MunicipalidadesCOD: INSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Ver: 1.0 IMsA EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 ABA, HOUAS : 44) Direesion 6e Gestion Files | Digitalizacién: técnica que permite la reproduccién de informacion que se encuentra registrada en soportes fisicos, en uno que solo puede leerse 0 interpretarse mediante un dispositive electrénico (PC, Tablet, Smartphone), i, Documento: todo reporte material que contiene informacién, electrénico o digital, generado 0 recibido en ta municipalidad, como medio de verificacién de la gestion institucional. k, Documento digital: documento escaneado mediante un proceso tecnolégico que permite convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital. |. Documento electrénico: todo documento creado, enviado, comunicado 0 recibido por medios electrénicos, ya sea firmado o validado electronicamente, que sea almacenado para su uso posterior. m. Documento papel: documento que por su naturaleza no puede ser digitalizado, sin embargo sus datos son registrados en un formulario a través de una plataforma tecnolégica, 1. Expediente: conjunto de documentos electrénicos y/o digitales correspondientes a un, mismo proceso, traémite 0 asunto administrative, cualquiera sea el tipo de informacién que contengan, manteniendo su vinculo archivistico. ©. Firma electrénica: método criptogréfico que asocia la identidad de una persona a un documento electrénico, aceptando el contenido a través de cualquier medio electronic valido (firma electrénica simple, firma electrénica avanzada, firma electronica reconocida’), P. Firma delegada: delegacién de funciones a un tercero para firmar cualquier acto administrativo municipal que le competa. 9. Firmante de documentos: funcionario habilitado para firmar documentos en el SGD. * Ley 819799 sobre Documentos Electrénicos, Fitma Electrénica y Servicios de Certificacin de deha Firma ‘su reglamento el Decreto Supremo N2181/2002 Ministerio de Economia, Fomento y Reconstruccién y las ormas técnices que se dicten al efecto regulan el uso de la firma electrénica en nuestro pais,"I con: ‘ei REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | YeR:t0 > EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019, HOIAS: 44 ‘eeclon de Geen Tia v 3 art. 12, Ley N°A8.965 Orgénica Con Formato o formulario: esquema que contiene campos obligatorios y voluntarios para elaborar documentos electrénicos municipales, pueden corresponder a una resolucién, comunicado, solicitud, certificado, acta, informe u otro. Fuente formal: medios técnicosformales a través de los cuales las normas jurfdicas se expresan o manifiestan. Instructivo: se refiere el que instruye, ensefia y alecciona y lo que sirve 0 es apropiado para instruir, formar o adiestrar a alguien, ya sea cualquier especializacion, ciencia, conocimiento o la educacion desde la basica hasta el superior. Las instrucciones seran directivas impartidas a los subalternos’. Ordenanza: es un tipo de norma juridica que esté inserta en los reglamentos, y que se caracteriza por estar subordinada a la ley. Las Ordenanzas serén normas generales y obligatorias aplicables a la comunidad. En ellas podran establecerse multas para los infractores, cuyo monto no excederd las cinco unidades tributarias mensuales, las que serén aplicadas por los juzgados de policia local correspondientes*. Plantilla: documento electrénico municipal pre elaborado de acuerdo a los formatos y contenidos predefinidos por las unidades. Pueden corresponder a una resolucién, comunicado, solicitud, certificado, acta, informe u otro. Proceso: conjunto de actividades interrelacionadas, las cuales transforman elementos de entradas en resultados, Procesos administrativos: instrumentos de gestion administrativa municipal que tienen un cardcter vineulante y de cumplimiento obligatorio, los cuales pueden ser de cardcter interno y/o externos al municipio. Procesos en SGD: conjunto de trémites que se organizan en expedientes, por tema o materia, que permiten organizar y controlar su trazabilidad, establecidos en la ley, procedimientos, o resoluciones institucionales, pudiendo ser en el SGD resoluciones municipales, comunicados, solicitudes generales, entre otros. Proceso manual en ei SGD: accién realizada por el usuario, sin la intervencién de una plataforma, dentro de un proceso administrative, para llevar a cabo una actividad en el proceso de subvenciones. icional de Municipatidades “art 12. Ley N'28.965 Orgénica Constitucional de MunicipalidadesCOD: IMSA-REG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS — | VER: 1.0 a EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA! JULIO 2010 AA HOUAS: 44 Decein de Gon tee aa. Proceso sistematizado en el SGD: accién realizada por el usuario dentro del SGD. bb. Reglamento: es un documento que especifica una norma juridica para regular todas las actividades de los miembros de una comunidad. Establecen las bases para la convivencia y prevencién de posibies conflictos que puedan ser generados entre los individuos. Los reglamentos municipales seran normas generales obligatorias y permanentes, relativas a materias de orden interno de la municipalidad®, ce. Reporte: documento que refleja resultados, o bien, proporciona evidencias de las actividades realizadas, dd. Repositorio: sistema de respaldo de documentos electrénicos y digitalizados, generados por el municipio a través del SGD, asegurando que estos se ‘encuentren disponible cuando se requiera. ee. Resolucién municipal: Desde la perspectiva normativa, la Ley orgénica constitucional N° 18.695 - artfculo 12, establece que las resoluciones que adopten las municipalidades se denominaran ordenanzas, reglamentos municipales, decretos alcaidicios o instrucciones. a. Las ordenanzas seran normas generales y obligatorias aplicables a la comunidad. b. Los reglamentos municipales serén normas generales obligatotias y Permanentes, relativas a materias de orden interno de la municipalidad. ©. Los decretos alcaldicios seran resoluciones que versen sobre casos particulares. 4d. Las instrucciones serén directivas impartidas a los subalteros. ff. Revisi6n: consiste en verificar que el contenido de los documentos corresponde a lo planificado, 99, Roles: permisos habilitados a los usuarios para realizar acciones en el SGD, estos Pueden ser administrador, autor, revisor, visador, firmante, entre otros. “Art. 12 Ley N'18.965 Orgénica Constitucional de Municipalidades@ © = REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA: JULIO 2019 HOSAS : 44 hh. Solicitud General: documento municipal que da inicio a un tramite interno o externo, puede ser solicitud de patente, de reembolso, de audiencia, reclamo u otro, ii, Trdmite en el SGD: tipo de accién realizada de forma sucesiva que permite ejecutar un proceso en el SGD, pudiendo ser decretos alcaldicios, ordenanzas, Teglamentos, solicitudes, memorandums, oficios, entre otros. jj. Unidad Municipal: direccion, departamento, seccién u oficina, encargada del cumplimiento de funciones de prestacién de servicios y/o de administracion interna. kk. Visador de documentos: funcionario habilitado para visar documentos en el SGD. Il. Visar: autorizar un documento electronico para que tenga validez. 2. Acrénimos: Regiamento para Actos Adminisiralivos en Sisterna de Gestion Documental Reglamento tlustre Municipalidad de San Antonio’ Municipalidad: Sistema de Gestion Documental seb Articulo 4°, Esquema de funcionamiento del SGD. 4. EI SGD permite a la municipalidad dar segui nto a documentos en formato papel, documentos digitalizados (escaneados), crear documentos electrénicos y realizar observaciones a través de expedientes electrénicos en e! SGD. EI SGD permite mantener la trazabilidad del tramite que se realiza a través de un ocumento que se mantiene en su formato papel, mediante un expediente electrénico © carpeta digital, en el SGD, permitiendo asociarlo a otros documentos digitales 0 electrénicos. Respecto de los documentos digitalzados y electrénicos, el SGD permite su elaboracién, compartirios, distribuiries, gestionarlos, adjuntar anexos en distintos formatos y realizar observaciones a través de expedientes 0 carpetas electrénicas, 10COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER 1.0 | “EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA" JULIO 2019 | : HOUAS : 44 Direccion de Geston Fisica 4. Los usuarios del SGD son aquellos funcionarios que cuentan con acceso a la red interna municipal, poseen casilla de correo y han sido habilitados en los procesos institucionales de la municipalidad para dar seguimiento, crear, compartir, distribuir y gestionar documentos generados de los actos o trémites administrativos. Estos usuarios pueden tener roles de administrador, autor, visador o firmante, entre otros. 5. Los documentos en papel, digitalizados 0 electrénicos se tramitan a través de expedientes electrénicos en la plataforma. Estos son notificados a los destinatarios internos por medio de correos electrénicos, los cuales son consultados por el usuario a través de bandejas en el SGD y respaldados en un repositorio digital unico para su respuesta, como se aprecia en el siguiente esquema: Figura 1: Sistema de gestion documental Fuente: Manual de usuario Exedoc 6. Los documentos electrénicos generados en el SGD son numerados autométicamente Por la plataforma, en forma correlativa por tipo de documento, el cual se asigna una vez que el Ultimo firmante ingresa su ribrica electronica, simple o avanzada, al documento. En este mismo acto el SGD asigna fecha de sancién al documento tramitado y realiza el envio del mismo documento segin Articulo 5°. Materias que se tramitan a través del SGD. 1. Todos los actos administrativos realizados por la municipalidad, y que generen documentos, ya sea internos o externos, deberdn ser tramitados en el SGD. uAES. Direcsin de Gestion Fisica REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL COD: IMSAREG-SGD VER: 1.0 FECHA‘: JULIO 2018 HOJAS : 44 2. El SGD serd implementado en 1a Municipalidad de San Antonio progresivamente, incorporando procesos y trémites asociados a los tipos de documentos municipales, entre los que se cuentan: pagraeTosespaoop Decretos Ordenanzas Instructivos Reglamentos Oficios Memos Solicitudes Actas Certificados Informes Cartas Tabla Convenios Contratos Entre otros. Atticulo 6°. Obligacién de regirse por el SGD. 1. Los usuarios habilitados en el SGD deberdn ingresar, respaldar y dar seguimiento a todos los procesos administrativos realizedos por su unidad municipal, que hayan sido implementados a través del SGD, debiendo dejar registro de los actos, documentos y resoluciones relacionadas de manera directa o indirecta con ellos. Atticulo 7°. Tramites fuera del SGD. 1. Las unidades municipales deberén efectuar la totalidad de los procesos administrativos referentes a la elaboraci6n, firma y cumplimento de estos a través del SGD dispuesto para tales fines, saivo aquellos casos en que sobrevengan fallas en la plataforma o situaciones de emergencia, debidamente calificadas por el Alcalde mediante decreto alcaldicio. n5, @ COD: IMSAREG-S@D REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS VER : 1.0 a EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA JUUO 2018 aABih,. HOUAS 48 Disedin de Gasion Te Articulo 8°. De las condiciones de uso y politicas de privacidad. 1. Los usuarios del SGD deberan respetar las politicas y condiciones de uso, privacidad, seguridad, y otras establecidas. 2. Los usuarios del SGD deberén aplicar la normativa legal e interna vigente en relacion a las politicas y procedimientos digitales. 3. El administrador del SGD, al igual que los usuarios que accedan a 6! segun sus roles. en Ia plataforma, y en virtud de las atribuciones otorgadas a través de la clave asignada, seran Unica y exclusivamente responsables de todos los procesos que se ejecuten con ellas, asi como también de la veracidad e integridad de I que sea publicada en la piateforma municipal. Atticulo 9°. De la fiscalizacién del SGD. 4. Corresponde a la unidad municipal encargada de la administracién de la plataforma dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades de cada unidad municipal que interviene en el proceso, emitiendo los reportes mensiiales, trimestrales y anuales, ya sea por unidad 0 por solicitud municipal, segin se programe o sea requerido. 2. De igual forma, la Unidad de Control Interno podra ejecutar verificaciones de los Procesos y tramites realizados en la plataforma municipal. Si producto de la revision se generan observaciones, se debera emitir un comunicado o informe, a través del SGD en donde se detallaran la indicacién, debiendo la unidad observada dar respuesta en el thismo expediente y unirlo al expediente electrénico original. La Oficina de Partes, unidad encargada de archivar expedientes en el SGD, podrd de igual forma unificar expedientes electrénicos, con el fin de mantener el historial del proceso en solo uno. CAPITULO II: RESPONSABILIDADES DE USO DEL SGD Articulo 10°. Responsabilidades generales de la Secretaria Municipal. 1. La Direccién Secretaria Municipal se desempefia como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales, tanto del Alcalde como las del Goncejo Municipal. Dentro de sus principales funciones debe: 13@ REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS — | VER: 7.0 ISA COD: IMSA-REG-SGD EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 aati, HOJAS : 44) Diecn deGestbn a. Velar por los sistemas de partes e informaciones, el registro y control de la trazabilidad de la documentacién que ingresa y egresa del municipio. b. Elaborar, mantener y resguardar registros clasificados de la documentacién interna y de la documentacién recibida y despachada por la municipalidad. ©. Redactar y revisar los decretos, ordenanzas, reglamentos, oficios y otros documentos de interés institucional creados por las unidades municipales, para ser sometidos a la aprobacién de! Alcalde y del Concejo Municipal, segun corresponda. Atticulo 11°. De la administracién del SGD. 1 Para efectos de la utilizacién del SGD se designara a la Direccién de Secretaria Municipal como Administrador. Dicho administrador estard a cargo de: ‘8, Definir los perfiles de usuario. b. Mantener actualizadas las tablas o parametros del SGD. . Incorporar nuevos procesos al SGD. 4. Certficar la validez de las firrmas electrénicas simples y avanzadas. @. Ejecutar los cambios en las asignaciones que requiera el servicio. f._ Ingresar subrogancias de usuarios municipales al SGD. 4g. Validar e incorporar plantillas de documentos segin trémites municipales al SGD. h. Velar por la integridad y uso correcto del SGD. EI administrador de la plataforma municipal seré responsable, ademas, de realizar verificaciones de las actualizaciones que deben realizar las unidades municipales en el SGD, generar reportes y de cualquier otra tarea relacionada que tienda a mantener y asegurar el correcto funcionamiento del SGD, 4AA. Dec de Geatisn Fisica COD: IMSARES-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 10 EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: yut10 2016 Articulo 12°. De la mantencién del SGD. 1. La mantencién del SGD sera responsabilidad de la Direccién de Gestion Fisica, a través del Departamento de Informatica, el cual debera: b. Brindar el soporte técnico necesario en el SGD. Mantener bases de datos en el SGD. Realizar respaldos en el SGD. Realizar actualizaciones ¢ instalacién de versiones en el SGD. Actuar como contraparte del contrato de mantencidn del SGD. Levantar y solicitar la correccién de errores o modificaciones al SGD. Elaborar Web Services para la comunicacién con otras plataformas municipales. Ademas de cuaiquier otra tarea relacionada que tienda a mantener y asegurar el correcto funcionamiento de! SGD. Articulo 13°. De la responsabilidades de las Direcciones en los procesos o trémites. 1. Las direcciones municipales, incluyendo las direcciones de Salud y Educacién, a las que les corresponda ejercer el rol de unidad técnica de los Procesos administrativos realizados en la municipalidad y que den origen a documentos internos o externos, sean estos ingresados o emitidos, sus principales funciones seran: a. Conocer la normativa legal y reglamentaria vigente respecto de los procedimientos Para los procesos administrativos o solicitar asesoria previa a las unidades ‘competentes. b. Iniciar oportunamente los procesos para la elaboracién, visacién, firma y ejecucién de los actos 0 trémites administrativos habilitados en el SGD. ¢. Elaborar los documentos que contempla un proceso o tramite municipal y que se materializa en un acto administrativo, 15© asa Direceén de Goeten Fisica :IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS ve i oO : EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2018 HOIAS? 44) |. Digitalizar y adjuntar los documentos de respaido a los tramites municipales que no se encuentren ya elaborados electrénicamente o digitalizados dentro del SGD 0 en otras plataformas de uso municipal. Ingresar al SGD la totalidad de los datos y antecadentes solicitados, evitando errores u omisiones. Realizar seguimiento de todo proceso iniciado por la propia unidad municipal. |. Definir, elaborar y mantener actualizados instructivos o reglamentos, propios de su Unidad, que regulan sus procesos o trémites ejecutados dentro de! SGD. Definir plazos asociados a los procedimientos dentro del SGD. Determinar responsabilidades administrativas para cada procedimiento. Proponer a la Secretaria Municipal los formatos de plantillas asociadas a procesos o tramites de responsabilidad de su unidad, Verificar que en caso de que exista una nota en un expediente, comunicado 0 informe de auditoria al acto administrative en cuestién, esta informacion quede centralizada en el expediente del tramite. ‘Cumplir 0 verificar que los funcionarios de su dependencia, que intervengan en los procesos 0 trémites, cumplan con los requerimientos establecidos en el presente reglamento y plazos establecidos para cada proceso. |. Centralizar o verificar que los funcionarios de su dependencia, que intervengan en los procesos 0 trémites, centralicen los expedientes electrénicos que se hayan enviado para respuesta, revision o visacién. Verificar que Oficina de Partes, unidad encargada de archivar expedientes en el SGD, mantenga archivado el expediente del trémite de responsabilidad de su unidad, una vez que éste fue sancionado. Verificar que Oficina de Partes, en caso de que existiera mas de un expediente que trate sobre el mismo tramite sancionado, centralice los expedi mantener la trazabilidad completa del documento y sus respuestas,COD: IMSA-REG-SGD ig: REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS —_| VER: 1.0 A EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 2 ABE. HOUAS 44 Direcién de Gestién Fisica p. Informar oportunamente al administrador del SGD sobre las subrogancias del Alcalde, directores y/o jefaturas para su ingreso en la piataforma municipal, con el fin de dar continuidad al tramite en ejecucion. q. Informar oportunamente sobre cualquier acto relevante que pueda alterar la normalidad del proceso, . Informar al personal de su dependencia sobre la responsabilidad de entregar la informacion necesaria y fidedigna para elaborar y firmer los procesos administratives y establecer sus instrumentos de caucién, si corresponde, supervisando su cumplimiento, 's. Elno cumplimiento de estas normas podra dar origen a medidas administrativas. Articulo 14°. Del ingreso de datos y sus actualizaciones. 4 Los usuarios participantes en el proceso tendran responsabilidades administrativas sobre las acciones llevadas @ cabo, las cuales quedaran reflejadas automaticamente en los registros de la base de datos del servidor de la plataforma municipal, y estarén disponibles en caso de auditorias, Corresponderé a los usuarios, conforme a las atribuciones establecidas en sus perfiles: a, Mantener actualizada toda informacién relevante en el SGD. b. Revisar periédicamente los sistemas de alerta que posee el SGD. ©. Registrar los datos solicitados, obligatorios y voluntarios en el SGD. d. Adjuntar los antecedentes del proceso en formato digital, siempre que estos no se encuentren ya elaborados electrénicamente dentro de la plataforma o digitalizados en la misma. . Responder a los procesos 0 documentos en los que se le haya considerado como autor, aprobador, visador o firmante. . Cumplir con los plazos establecidos en la plataforma para cada proceso o tramite. v7Fisica C00: Ms REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | (px HSMREG-SGD EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 HOJAS: 44 9. Centralizar distintos expedientes cuando corresponda a procesos o trémites en los ue participe como responsable o unidad técnica, Atticulo 15°, Prohibiciones. 1. CAPITULO Asimismo, los Directores, Jefes 0 funcionarios municipales tendran estrictamente prohibide: a. Iniciar procesos para elaboracién, gestién, aprobacién y firma de actos administrativos 0 documentos fuera del SGD si esta se encuentra disponible. b. Entregar los antecedentes solicitados en formato distinto de lo reglamentado. ¢. Enmendar antecedentes correspondientes a los procesos administrativos. d._Usar maliciosamente el SGD. : SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL, Articulo 16°. Roles de la Plataforma, oH EI SGD permite que la mayoria de los usuarios tengan las mismas opciones, ya que los roles son permisos que se habilitan segin el cargo dentro de la municipalidad, El administrador del SGD podra definir para cada usuario los siguientes roles: @. Autor: este rol permite crear expedientes electrénicos, elaborar o ingresar un documento electrénico, digitalizado 0 papel, dentro del SGD. b. Visador: este rol permite visar documentos electrénicos en tramite, correspondiendo a Directores y Jefaturas 0 a funcionarios habiltados para visar procesos administrativos. c. Firmante: este rol permite firmar los documentos electronicos elaborados en el SGD, correspondiendo al Alcalde, su subrogante 0 delegado, a la Secretaria Municipal 0 su subrogante, a directores, jefes 0 funcionarios habiltados para firmar documentos tramitados a través de! SGD. 18Ys COD: IMSA-REG-s@D i @ REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVos | Gee: g ies EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA JULIO 2019 ASA, HOJAS 24 ove de Sin fides d. Administrador: este rol se encarga de la gestién administrativa, de la configuracion y del mantenimiento del SGD, correspondiendo a la Secretaria Municipal y al Departamento de Informatica de la Direccién de Gestion Fisica. €. Aprobador: este rol permite revisar documentos electrénicos en formato borrador antes de su paso a visacién, Sus observaciones, rechazos y/o aprobaciones no se incluyen en las iniciales de responsabilidad del documento sancionado. Articulo 17°. Acceso al SGD. 1. Cada usuario municipal que intervenga en la elaboracién de un documento electrénico, deberé autentificarse para acceder a la plataforma municipal empleando ‘su usuario y contrasefia para garantizar la seguridad de la informacion. Articulo 18°. Elaboracién de un documento en el SGD. 1. El ciclo de un proceso o trémite dentro del SGD contempla el ingreso 0 creacién de documentos, despacho y recepeién del expediente electrénico. 2. Una vez firmado y sancionado el documento electrénico con numero y fecha, los documentos, tablas o imagenes digitalizadas que se han adjuntado en el, no podran modificarse y formaran parte del mismo. 3. Todo usuario municipal autentificado en el SGD puede elaborar o ingresar un documento, esto es identificando el proceso y trémite que realizara y seleccionando la plantila, o desde el inicio generando un expediente electrénico y asociarlo a un tramite del proceso. 4. El SGD permite elaborar documentos electrénicos, asociados a los trémites, desde el inicio (en blanco) con los campos a llenar por el usuario, o también permite ocupar Plantillas de documentos electrOnicos, las cuales se encuentran predefinidos por el administrador, facilitando el llenado de la informacién ya que se despliega una propuesta del contenido en cada campo a llenar. En ambos casos podré realizar. @. Modificaciones del contenido precargado con la ptantila (texto enriquecido). b. Solicitar documentos electrénicos de respuesta al documento principal. ©. Insertar tablas o imagenes al documento electrénico. d. Adjuntar documentos digitalizados o elaborados fuera del SGD. 190: IMSAF REGLAMENTO SOBRE ACTOS aDMiNisTRATIVes | ver: ASA EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA : JULIO 2018 ante HOLAS : 44) Direci6n do Gostin Fisica Atticulo 19°. Expediente Electrénico 1, Representa al conjunto de documentos relacionados que se originan para resolver un ‘ramite asociado a un documento, cuyo origen puede ser: a. Un documento que ingresa por Oficina de Partes. b. Un documento que ingresa directamente a una Direcolén o Departamento. . Un documento creado 0 generado por un usuario de la municipalidad. 2. El expediente electrénico nace al momento de crear o Ingresar un documento y se compone de: 2, Documento original: corresponde al primer documento que inicia un proceso 0 tramite en el SGD, y mediante el cual mientras se mantenga en circulacién, se podran agregar documentos respuesta o realizar observaciones al mismo. b. Documento respuesta: esté constituide por aquellos documentos oficiales elaborados por personal del municipio y que son utllizados como parte de la tramitacién del expediente electrénico al cual pertenecen. Se les llama documentos respuestas porque se elaboran en dentro de un expediente ya creado como contestacién de él 0 los documentos que posee el expediente en trémite y ordenan o dar cuenta de algun acto administrativo o accién que se ha realizado 0 realizaré. En este grupo se encuentran resoluciones, comunicados, solicitudes, actas, informes, cerlificados, convenios, contratos, entre otros. c. Observaciones: corresponden a comentarios y documentos complementarios, insertos en el expadiente, que permiten informar, sefialar y definir acciones. 3. El SGD es capaz de apoyar cualquier trémite y de soportario independiente del formato que sustente el documento participante. Los formatos soportados son: ‘a. Papel: es aquel documento que ingresa por oficina de partes o cualquier direccién © departamento, y que por su naturaleza legal no puede ser digitalizado para la continuidad de su trémite, sin embargo se deben registrar sus datos en un formulario electrénico dentro del SGD. Una vez ingresada la informacion se debe despachar el formulario electrénico y derivar el documento papel a quien corresponda. b. Digitalizado: es aque! documento papel digitalizado (escaneado) o elaborado fuera del SGD que ingresa por offcina de partes 0 cualquier direccién 0 departamento, el cual sus datos se registran en un formulario electrénico dentro dei SGD. Una vez 20Diecelan de Gestion Fisica REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL COD: MSA.REG-SGD VER: 1.0 FECHA’: JULIO 2019 HOIAS : 44 ingresada la Informacion se debe adjuntar el archivo digitalizado para finaimente despachar el expediente a quien corresponda. ©. Electrénico: Es aquel documento que se crea y firma dentro del SGD. 4. El expediente electrénico contiene toda la documentacién asociada a un acto o tramite administrative, donde existen documentos electronicos o digitalizados, anexos en distintos formatos y observaciones que permiten visualizar las acciones realizadas y a seguir. 5. Un expediente electrénico, al contener toda la documentacién asociada a un tramite, permite mantener el historial y trazabilidad de! proceso de elaboracién del acto administrativo, desde su generacién hasta la firma de sancion. 6. Se genera al momento de crear o ingresar un documento en el SGD. 7. El expediente se identificaraé con un niimero asignado automaticamente por la plataforma, compuesto por una sigia y un numero correlative Incremental y anual (ejemplo £001/2019), ademés contendré fecha, usuario que lo cre6, campo para efectuar comentarios y anexar documentacién complementaria al trdmite en desarrollo, 8. La generacién de un expediente electrénico puede ser de forma principal o secundaria; el expediente es principal cuando da origen al primer documento en tramite, mientras que e! o los secundarios corresponden a documentos de respuesta a un expediente principal, pudiendo el usuario modificarlos de acuerdo a la importancia del documento en el proceso, 9. El usuario podré unir uno © mds expedientes electrénicos referidos a un mismo Proceso, lo que permitiré contener en un expediente electronico varios documentos digitales 0 electrénicos asociados a un proceso o tramite y su trazabilidad Atticulo 20°. Borradores 1. El usuario autor podrd enviar borradores de los documentos electrénicos al usuario aprobador para revisién previa a su tramitacién, Podra ser observado y editado por el Teceptor, ademas de ingresar comentarios en el expediente electrénico del documento en desarrollo, 2. La aprobacién 0 rechazo del usuario aprobador no apareceré en las iniciales de responsabilidad. 2@ REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS COD: IMSA-REG-S@D VER: 1.0 tea EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA ULIO 2019 adit. HOuns: 44 kes ge estn 3. El documento borrador revisado siempre volveré al autor para reiniciar el proceso de visacion y firma, aun cuando el revisor sea el mismo visador o firmante, lo que permite mantener la cadena de responsabilidad. Atticulo 21°. Visaciones y firmas 1. Un acto administrative, dentro del SGD, podra ser visado y firmado més de una vez, esto dependera de la configuracién de los tramites asociados al proceso y de los permisos habilitados a los usuarios que participan del mismo. 2 Los actos y contratos otorgados celebrados por personas naturales o juridicas, suscritos por medio de firma electronica, seran validos de la misma manera y producirén los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel Asticulo 22°. Notificaciones 1. La seleccién de la distribucién de un documento creado en el SGD generaré una notificacién via correo electrénico, en la que comunicara al usuario el despacho de un expediente electronico para su revision en la bandeja de entrada, y el cual debera responder de acuerdo al proceso respectivo de su funcién. 2. Las notificaciones no adjuntaran los documentos que se encuentran en el expediente, sélo indicaran que se realizé un acto 0 proceso, él 0 los documentos pueden ser consultados, visualizados 0 descargados desde el repositorio en el que se encuentran alojados. Artioulo 23°. Distribucion 1. Un expediente electrénico puede ser distribuido como copia o directo: a. Copia: corresponde al envio del expediente electrénico a titulo informativo, no pudiendo el receptor realizar ninguna operacion mas que visualizar el documento y archivar el expediente. b. Directo: envio del expediente electrénico al receptor para que realice una accién sobre el documento en trémite, esto es ingresar observaciones al documento y/o expediente, aprobar, visar, firmar o rechazar el documento, entre otros. 2COD: IMSAREG-S6D REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Ver: 1.0 SA EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, FECHA: JULIO 2018 ane HOUAS 44) Dieeccion de Gaston Fisica 2. Un expediente puede ser despachado a un destinatario interno, grupo de destinatarios intemos, destinatarios externos frecuentes o nuevo destinatario externo, Los documentos a destinatarios externos deben ser remitidos por la Oficina de Partes. 3. La distribucién de un documento firmado y sancionado ser mediante el envio de una Rotificacién via correo electrénico, para posterior el usuario notificado ditigirse al SGD donde se encuentra alojado el documento sancionado. Articulo 24°. Archivar y desarchivar. 1. El ciclo de vida de un expédiente electrénico en el SGD termina cuando el usuario lo archiva. La aocién de archivar hace que este salga de circulacién, desaparecen de las bandejas dé entrada dé los usuarios municipales, pudiendo ser visible nuevamente solo en caso de que éste sea desarchivado, 2 Un expediente electrénico puede ser desarchivado para continuar creando, ingresando y despachando documentos electrénicos 0 digitales asociados al proceso 0 tramite. 3. La unidad encargado de archivar los expedientes de! municipio sera la Secretaria Municipal a través de la Oficina de la Oficina de Partes, por lo que el desarchivo de un expediente debe ser solicitado a dicha unidad. CAPITULO IV: PROCESO RESOLUGIONES MUNICIPALES Atticulo 25°. Condiciones Generales del Proceso Resoluciones Municipals 1. Como se sefialé en el articulo 3° letra ee) del presente Reglamento, las resoluciones municipales podran ser decretos, reglamentos, ordenanzas o instructivos. 2. Todas las resoluciones municipales deberan ser confeccionadas dentro del SGD, Seguin lo estipulado en este reglamento. 3. La elaboracién de una resolucién municipal estard contenido dentro de un expediente electrénico, con un Identificador Unico, ef cual podra ser despachado a otros usuarios municipales, dentro del SGD, generando una notificacién via correo electrénico a los estinatarios del mismo. 4. La resolucion municipal, dentro de! SGD, sera elaborada por un autor, deberd ser visada por un Director o Jefe, firmada por el Alcalde, su subrogante o quien tenga la 2COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 cA EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 alti. HOJAS: 44 Dieccin de Gestién Fisica delegacin respectiva, y finalmente firmado por el Secretario Municipal o su subrogante para su sancién. 5. Las fimas del autor y visador serén simples, y quedaran registradas de forma ‘automatica en las iniciales de responsabilidad de la resolucién: 6. Las firmas del Alcalde, su subrogante o su delegado y las del Secretario Municipal o su subrogante, seran firmas electronicas avanzadas. 7. Se permite el uso de piantillas de manera de que exista un contenido predefinide a modo de propuesta para cada trémite-de las resolticiones municipales. 8. El usuario municipal autor debera elaborar el documento electrénico identificando el Proceso Resolucién Municipal y el tipo de Tramite a elaborar en el SGD; este tramite puede ser Decreto Alcaldicio, Reglamento, Ordenanza o Instructivo. 9. La estructura de una resolucién’ municipal dentro de la plataforma’ considera las siguientes partes y contenidos minimos: @. Encabezado: parte superior del dictamen municipal, donde se identifica la lustre Municipalidad de San Antonio, se hace referencia al acto administrative que se est dictando, se indica nimero y fecha de la fesolucién, se describen los aspectos normativos que fundamentan legalmente e! acto administrativo, a través de los vistos y considerando, i, Membrete: cotresponde a la iconografia vigente de la municipalidad de San Antonio’, constituida por isotipo, logotipo y frase posicional. * Aspectos de forma:.se deberd considerar el logotipo oficial, sin modificaciones, en el extremo superior Izquierdo de fa pagina, en tamatio 2 x 2 cm. Bajo el logo y en tipografia arial, mayuscula, tamafio 8, formato negtita, alineacién superior izquierda, se debera indicar el pais desde donde es emitida la resolucién municipal (CHILE), el nombre del municipio (lustre Municipalidad de San Antonio). En algunos casos dependiendo. del tipo de resolucién municipal es requerido indicar la direccién municipal o departamento que emite Ia resolucién. Ejemplo de membrete de una resolucién municipal: “ Decreto alcaldicio N° 1608, de fecha 04.05.1998Direction de Gestion Fisica COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Ver: 1.0 EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 HOJAS : 44) Lis, REPUBLICA DE CHILE ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO Identificacién: registro Unico y correlativo anual, donde ademas se indica la ciudad donde se origina la resolucién municipal (San Antonio), el numero del decreto alcaldicio, reglamento, ordenanza o instructive, y la fecha en que fue emitido, Aspectos de forma: debera indicar en tipografia arial, tamafio 10, mayascula, formato negrita, alineacién derecha, la comuna, siendo siempre San Antonio yel registro de némero y fecha. Aspectos de fondo: © Tipos de decretos alcaldicios: debera ser indicado si una resolucién municipal deberé ser tramitado a toma de razon por la contraloria general de la republica, 0 bien, quedaré exento de tal procedimiento normativo. Las resoluciones exentas tener una o mas numeraciones especiales correlativas, distintas de aquellas correspondientes a decretos o Tesoluciones sujetos al trémite de toma de razén, precedida de la palabra “Exento" o "Exenta”, seguin corresponda, considerando ademés los lineamientos establecidos seguin la normativa.’ © De la numeracién: el N° y fecha de la resolucién municipal seré otorgado or la Secretaria Municipal, a través del SGD, correspondiendo a esta unidad municipal la responsabilidad de mantener el registro de Numeraci6n y arden cronolégico de las resoluciones municipales, Para llevar este control, dicha unidad municipal mantendra un registro con los niimeros de cada una de las resoluciones municipales y las fechas correspondientes a ellos durante cada periodo, En ningtin caso la numeracién y data podra ser asignada sin estar confeccionado y firmado correctamente el respective decreto alealdicio, reglamento, ordenanza o instructive municipal. Resolucién N*10, de 2017, do la Contraleria General do la Reptile, fja normas sobre exencin del ramies de toma do razén de las materia de personal que inci. 25xz EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 mew ea i Ejemplo de identificacion de una resolucién municipal: ‘DECRETO ALCALDICIO EXENTO Ne 7 SAN ANTONIO REE: 820K DECRETOALCALDICIORRHHN® SAN ANTONIO, 3x deKF Ue 20% ORDENANZAN®____ SAN ANTONIO, 33'd65ex 6 205% REGLAMENTO Nt ! SAN ANTONIO, xen 482058, WWSTRUCTIVON*, ! SAN ANTONIO, i'deix dedi. Referencia: corresponde a la materia, motivo principal o idea que trata la resolucién municipal. Cada referencia debera expresar claramente y de manera resumida la accién que se esta ordenando, de forma tal que con su sola lectura se comprenda el dictamen municipal que se esta disponiendo. Se inicia con el verbo en modo indicativo, tiempo presente y tercera persona. Ejemplos: nombra, dispone, aprueba, modifica, reglamenta, instruye, ordena, decreta, etc Ejemplo de referencia de una resolucion municipal REF: ADJUDICA LICITACION PUBLICA CODKGO WERCADO PUBLCO © We 500000” “ADQUISICION DE 2000 PARA LA ILUSTRE AWUNICIPALIDAD DE ‘SAN ANTONIO®, REF: REGLAUENTA PROCESO DE ADQUISICIONES PARA LA ILUSTRE UNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO. REF: FUA TEXTO REFUNDIDO, SISTEMATIZ~D0 Y COORDINADO DE LA ORDENAIZA DE DERECHOS VARIOS DE LA ILWSTRE MUNICIPALIDAD DE ‘SAN ANTONIO, REF: INSTAUYE PROCESO OE TRAMITECION DE PERNISOS ADUINISTRATIVOS. PARA EL PERSOWAL MUNICIPAL DE LAILUSTRE MURICIPALIDAD DE SA ANTONIO Frase declaratoria: es la frase que indica quien dicta la resolucién municipal. Debera ser registrado en tipografia arial, tamafio 10, maydscula, formato negrita, alineacién derecha, Se inicia con el verbo en modo indicativo, tiempo 26®@ COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Ver: 1.0 a EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA JULIO 2019 Ah HOUAS 28 Decide Gestion fe pretérito perfecto simple y tercera persona. Ejemplos: decreté, ordend, instruy6, etc. Ejemplo de frase declaratoria de una resolucion municipal: ESTA ALCALDIA DECRETO-HOY LO QUE SIGUE. ESTA ALCALDIA ORDENO HOY LO QUE SIGUE. ESTA ALCALDIA REGLAMENTO HOY LO QUE SIGUE. \Vistos: son las disposiciones legales en sentido amplio (eyes, regiamentos, estatutos, circulares, entre otros), informes 0 documentos autorizados que contienen informacion indispensable para describir, a través de una relacién ordenada légica y concatenada, el proceso seguido para la generacion de la resolucién municipal. * Aspectos de forma: El titulo vistos deberd estar centrado en el documento y debera ser redactado en mayuscula, tipografia arial, tamafio 10, formato Negrita y subrayado. Se deberé generar un listado enumerado con nimeros arabigos, tipografia arial, tamafic 10, formato negrita (ntimeros), separando cada visto con un punto y coma. + Aspectos de fondo: debera indicarse en orden cronolégico descendente. © Fuente formal de derecho: cada uno de los aspectos de la norma Juridica deberén respetar la siguiente estructura jerérquica: + Constitucién, - Ley. «Leyes de reformas constitucionales. + Leyes interpretativas de la constitucien. + Leyes orgénicas constitucionales. Leyes de quérum calificado. * Leyes ordinarias 0 comunes, - Decreto con Fuerza de Ley, ~ Decreto Ley. = Decreto Supremo y Decreto. ~ Norma Juridica: * Norma comin. « Reglamentos. * Instrucciones. * Resoluciones. aCOD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | veR: 1.0 rn EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 setae HOUAS: 44 ree. Coston "Circulars. - Tratados Internacionales. = Sentencias Judiciales, + Costumbres Juridicas, = Resoluciones Municipaies. © Relato fuente formal de derecho: en primer lugar se citard de manera cronolégica descendente (de lo més actual a lo mas antiguo) todas las fuentes formales de derecho segiin el punto anterior. Se deberé hacer referencia al tipo de fuente formal de derecho, numero, fecha indicando dia, mes y afio de publicacién, institucién y/o servicio que la emand, y el nombre completo de la norma que versa sobre la materia que se esta resolviendo. © Relato rescluciones municipales: indicar de manera cronolégica descendente (de lo mas actiual a lo mas antiguo) todos hechos, documentos institucionales y otras resoluciones municipales que dan origen a la resolucion municipal que esta siendo elaborada, Ejemplos: solicitud de pedido, orden de compra, cartas, certificados, decretos, ete. © Relato resoluciones municipales de nombramiento: se debera indicar de manera cronolégica descendente (de lo mas actual a lo mas antiguo) las resoluciones municipales de nombramiento de los firmantes, los delegados 0 subrogantes, cuando proceda, © Para toda resolucién municipal se deberd referenciar el tipo de resolucién, su numero, fecha indicando dla, mes y afio de publicacién y el nombre completo de Ia resolucién municipal. Ejemplo de vistos de una resolucién municipal: WSTOE ec cn Fado” 1d bee 2607205 Keen dln Seacotaa de Dear Rvenaly Aerio, e {setter reuaddo cocrdnadoy slstematanda elaLeyl 18685, erprica constancy a 2. Decry can Fuca de Ley i -19.653 4e tena 17.11.200%, rites Secretaria General de ia Presence. ue fat ‘oordnode ysisemalindsdelaLeyli°1857S,organceconstuctnalé bases geverales do loAdminisracendel Estas, 3. Ley 19886 de tena 30.07:2003,hnste Ge Hacienda, Ley de bases sobre cntabe aininktabios de tummy prectasin de senicen 4. Ley U* 19820 46 tena 29052003, unsere Secretaria Gener de la Presdends, que exatiece bases de les prcedinienbs Adhlnstativoaquerigenosecoe elosargeos ee Attiistacien del Et 5 Ley 19683 de fecha 14.12.1955, tcstedo Seeetvia General oo Sigenos dels adhisracbncstese Decry N° 250 de fecha 25.08.2008, Unistero de Hadende, que ere reiemens dela Ley N° 10.808 de bases etre aatobs ‘dminstatiasdesumisuoy pestagin cesericon Presidenda, sobre protitadadmietatia sfeable€0 bs BCOD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER= 1.0 EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, FECHA : JULIO 2019 HOJAS | 44 Diwccién de Gestion Fisica vi. Considerando: corresponde a los fundamentos y razones de hecho para la generacién de la resolucién alcaldicia. Todo acto administrativo debe ser debidamente fundado, no obstante, cuando el decreto sea de mera tramitacién ‘se permitira omitir en aquel caso los considerandos. + Aspectos de forma: El titulo considerando debera estar centrado en el documento y deberd ser redactado en maytiscula, tipografia arial, tamafio 10, formato negrita y subrayado. Se deberd generar un listado enumerado con palabras, tipografia arial, tamafio 10, formato negrita (numeros), separando cada considerando con un punto. Ejemplo de considerando de una resolucién municipal: ‘CONSIDERANDO: PRINERO: Que, este lanecessad de proveer os Henesy sewidos parla deaudin del programa comuntareéenomnedo:____yqueéstos feron consideradasen elplande compres, SEGUNDO: Que a Dteeciin de. solidla medtantela sokcted de compra’ __de feta la compra de shines =o saves ¢enomnados: catalogados en ef Convenio Haro respectio bale a aigo Le aiqdsicin se efecita de acuerdo a las Basas que reguisron et Proceso en Su oporunided, reguads por la ley 19.888 Bases Sobre Contabss Aministaivos de Sumiisto y Prestaciin de’ Servcis y el Capitua I de su Reglariend y existendo fos recrsos, resupuestarios parla mateiaizacén de la compra contorme cerifebelJele deEgreses. b. Cuerpo: es la parte resolutiva de la resolucién municipal, en la que se detalla el ‘acto administrative que se esté sancionando. Ademas se indica la orden o ‘mandato, que corresponde a una palabra o frase donde se describen las acciones. que corresponde realizar con la resolucién municipal. i, Aspectos de forma: el encabezado del cuerpo debe indicar el tipo de resolucién municipal que se refiere, debe estar escrito en tipogratia arial, tamafo 10, mayUscula, formato negrita, centrada. Ejemplo: decreto, instruyo, cordeno, reglamentto, etc. Mientras que los puntos referidos se deberan enumerar con nimeros ardbigos, tipografia arial, formato negtita, y separar cada apartado de la resolucién municipal con un punto aparte. Se debe iniciar con un verbo en modo subjuntivo, tiempo presente, tercera persona. Ejemplo contratese, apruébese, revoquese, déjese, etc, ji, Aspectos de fondo: se deberd tener presente lo siguiente: 29COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 HOJAS: 44 Si hay personas involucradas se deben identificar con sus nombres y cédulas de identidad, Igualmente se debe indicar si afecta o debe ser aplicada por funcionarios ™unicipales, en tal caso al nombrarlos se debera identificar su grado y cargo. Si se compromete recursos financieros del municipio se debe detallar el monto en cifras y letras, declarar si los montos estén afectos a impuestos 0 estos estén incluidos, ademas del nombre y cédigo de la cuenta presupuestaria a la que se est4 imputando el gasto y el sector presupuestario de que se trata, Se debe indicar el inicio de la vigencia de la resolucién y si esta rige por un plazo especifico se debe sefialar. Ejemplo de cuerpo de una resolucién municipal; DECRETO: 1. Adjudiquese 18 Propuesta Piica denominsda 200%, comuna ce San Fairs", en bs términos ‘contempledos en las bases que regutaon ol proceso y en las ofertas reatzadas por ol oferente 200%, RUTIO, con domicionnc, La Duracién del contate regi 8 conte: dela tema delcontratoy porun plaze 6¢ 0X dias comnden, Elmonto dela consutoria asciendea S1000%.-0000)impuesto inci, Impitesea la cuenta del gasto municipal vigente xcoeeeeeoncde nombre 00008 a Diteccién Jurisica redacari el contrat respacivo, pee Orden 0 mandato: corresponde a una palabra o frase donde se indica las acciones que corresponde realizar con la resolucién municipal una vez dictada. Aspectos de forma: deberd ser escrito en tipografia arial, tamafio 10, centrada, ademés indicar si corresponde notificar de la resoluci6n, publicarla, archivarla u otra accién. Aspectos de fondo: Entre las instrucciones para hacer efectiva la resolucién municipal es posible utilizar: © Anétese: todas las resoluciones municipales deben estar debidamente registradas, sirviendo de base para la comunicacién, publicacin y archivo,@ = COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Ver: 1.0 oY EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA: JULIO 2019 «AA. HOIAS : 44) Direcoin de Gestion Fisica © Comuniquese: si hay personas, funcionarios(as) o entidades, éstas deben ser notificadas respecto de la entrada en vigor de la resolucién municipal y su contenido, de acuerdo a lo estipulado por la leya. © Publiquese: se debera utilizar si la resolucién municipal dictada debe ser publicada en el diario oficial, diario local, sitio web u otro que sea Fequerido, Debe ser considerado que las resoluciones municipales produciran efectos juridicos desde su notificacion o publicacién, segin lo indicado por la ley3, sean de contenido individual o general. © Archivese: todas las resoluciones emanadas por el municipio deberan ser almaconadas en un repositorio digital y en digital segin sea necesario de acuerdo con su naturaleza y-lo indicado por la normativa legal. Los registros fisicos seran responsabilidad de la secretaria municipal, de acuerdo con las funciones propias de su cargo. Ejemplo de orden o mandato en una resolucién municipal: Anétese, comuniquese y archivese ©. Parte final: se deben identificar los firmantes, visadores y autores, ademas de las personas, instituciones 0 unidades municipales que deben recibir una copia de la resolucién municipal y las tareas a realizar con dicho documento. Firmas: se indican los firmantes, que corresponden al alcalde 0 quien haya delegado a través de una resolucién municipal, o su subrogante y el secretario municipal 0 su subrogante, actuando como ministro de fe del proceso realizado, + Aspectos de forma: debera ser incorporado en tipografia arial, tamafo 10, maydscula, formato negrita, el nombre, cargo y direccién de cada uno de los firmantes. En primer lugar y justificado a la derecha deberd ser indicado el alcalde y, en la linea siguiente, justificada a la izquierda sefialer el secretario municipal. © Aspectos de fondo: cada resolucién municipal considerara la firma del alealde © quien ejerza una delegacién respectiva, y de secretario municipal “Ley 19.880 que establoce bases de los procedimientos que rigen los actos de la administracién gel estado en su Capitulo Il, Pérrato 1°, Publicidad y ejecutividad de los actos adiinistrativos Ley 19.880 que establece bases de los procedimientos que rigen los actos de la administracién del estado en su Capitulo Ill, Pérrafo 2° y 3°, publicacisn y ejecuci Escop: MSA REG $60 REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | Gee: NE REGSS EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA: JULIO 2018 HOUAS 44 Direceian de Gestion Fisica © quien subrogue, quien firmara como ministro de fe, validando el proceso realizado. Ejemplo de firmas en una resolucién municipal: (OMAR VERA GASTRO ALCALDE Sareea LUSTRE MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO CAROLINA PAVEZ CORNEJO. SECRETARIA MUNICIPAL LUSTRE MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO li, Inictales de responsabilidad: a través de sus iniciales se identifican los funcionarios involucrados durante todo el ciclo de vida (elaboracién, visado y firma) del documento hasta transformarse en una resolucién municipal. * Aspectos de fondo: deberd indicar de derecha a izquierda los funcionarios Involucrados en tipografia arial, tamafio 10, formato negrita, maydscula, Debera sefialar las iniciales del nombre y de los dos apellidos del secretario municipal o su subrogante, alcalde o su delegado o subrogante, de la direccién y/o departamento que ejecuta las funciones vinculadas a la revision de la resolucion municipal y, dentro de ésta, el funcionario que elabord la resolucién en tipografia arial, tamafio 10, formato negrita, mindscula. Ejemplo de iniciales de responsabilidad en una resolucién municipal: OVC/CPC/IST/ERP/pac. . Distribucién: se indican las personas, instituciones, funcionarlos o unidades municipales a las que se debe notificar una vez dictada la resolucién municipal. + Aspectos de forma: El autor de la resolucién deberd sefialar el nombre, cargo, direccién municipal o institucién correspondiente y la accién que el receptor de la resolucién debe ejecutar al ser notificado. + Aspectos de fondo: La resolucién municipal se emitiré en un original electrénico y al igual que las copias respectivas para las personas, instituciones 0 unidades municipales que se indican en la distribucién, a 32®@ COD; IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 IGA EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 eee HOIAS | 44) Direccén de Gestion Flica menos que se trate de resoluciones municipales que han de ser Publicadas en el diario oficial o informadas a externos, en cuyo caso una copia fisica serd remitida para informar sobre la resolucion municipal, + Quien elabore una resolucion municipal deberd considerar en la distribucién aquellas personas 0 unidades municipales que sean afectadas ‘© deban tomer acciones basadas en la resolucién que se esta dictando, asegurando con el principio de informacién, pero también teniendo en ‘cuenta e! principio de economicidad, dado que las copias de resoluciones derivadas a personas o unidades municipales que no tienen inj el acto administrative generan costos de distribucién, almacenamiento, archivo y horas funcionatio. * Siena parte resolutiva se nombra una persona, ésta debe ser notificada a través de los canales oficiales de! municipio, Respecto de las unidades ‘municipales a las que se cistribuye la resolucién, estas corresponderan a los funcionarios que deben efectuar acciones o actos vinculados con el decreto alcaldicio, ordenanza, instructivo, o reglamento, * En el caso que las copias de una resolucién se distribuyan en soporte digital debera ser considerado que el interesado o funcionario sea debidamente notificado durante la distribucién, ya sea a través de correo electronico u otro medio que garantice que éste tomé conocimiento de que la resolucion municipal se encuentra a su disposicion. /. Archivos adjuntos: sera posible que los funcionarios involucrados incluyan archivos digitales complementarios que sustenten el acto administrativo, el cual sera anexado a la resolucién municipal durante su elaboracién. ‘+ Aspectos de forma: todo archivo adjunto deberé tener un nombre que permita identifcario a primera vista durante el proceso. ‘+ Aspectos de fondo: como norma basica se deberd propender a la utlizacién de los siguientes formatos: © Documentos textuales: PDF/A. © Documentos imagenes: JPG2000. d. Otros aspectos: i, Tipogratia: resoluciones municipales de la llustre Municipalidad de San Antonio seran elaboradas con tipologia arial tamafio 10, interlineado 1. 33: COD: IMSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA : JULIO 2019 HOIAS! 44) ii, Tamajio de pagi a: el tamafio serd oficio (21,6 *83,0 cm.) li, Margenes: normales, superior e inferior 2,5 om, izquierdo y derecho 3 cm. Articulo 26°. Del Trémite Decreto Alcaldicio, 1. Para proceder a la creacién de un decreto alcaldicio, el usuario municipal autor deberd elaborar el documento electrénico en el SGD, seleccionando en el trémite el tipo de decreto a confeccionar: Decreto Alcaldicio Municipal o Decreto Alcaldicio Recursos Humanos, los cuales tienen su propio numeral correlativo para efectos de nimero y fecha de sancion del decreto. 2. Segin normas"? sobre exencién del trémite de toma de razén de la Contraloria General de la Republica, la Unidad Municipal debe identificar si el decreto alcaldicio es exento o afecto a esta toma de razén. 3. Elautor que elabora el documento debe seleccionar entre los siguientes trémites en la plataforma: Proceso Tramite Decreto Alcaldicio Decreto Alcaldicio Exento Decreto Alcaldicio RRHH Decreto Alcaldicio RRHH Exento Resoluciones Municipales 4. Para los casos en que en el SGD existan plantillas de decretos alcaldicios, ef autor deberd seleccionar el tipo de documento desde una lista combinada, y automaticamente la plataforma desplegaré texto precargado, permitiendo al autor elaborar desde una base tipo el decreto alcaldicio. 5, El decreto alcaldicio podra corresponder a un documento original o ser respuesta a otros documentos electrénicos o digitales existentes en el SGD. 6. El autor debera ingresar toda la informacién correspondiente al decreto alealdicio en elaboracién, esto es: a. Referencia. b. Vistos. Resolucién N*10, de 2017, de la Contaloria General de la Repdbica, a normas sobro exoncién del mies de toma de razin de las materias de personal qve indica 34COD: IMSA-REG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 3A EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 core HOJAS : 44 Diescion de Gestion Fisica Considerando. Decreto. Archivos adjuntos. Indicacién. g. Distribucién pao 7. Como archivos adjuntos, se consideran aquellos archivos complementarios al documento electrénico en trémite y que son parte del decreto alcaldicio a sancionar. Estos archivos adjuntos pueden corresponder a documentos electronicos o digitales respaldados en ei SGD, que podran ser consultados o descargados por és usuarios en caso de requerirse. 8. Una vez ingresada toda la informacion al documento en tramite de sancién, desde el expediente electrénico del decreto alcaidicio, dentro del SGD, el autor debe indicar quienes deben visar ef decreto alcaldicio para posterior envio del expediente electrénico. 9. El documento decreto alcaldicio es elaborado, en primer término, por un autor, aprobado por un usuario del sistema, el que sera visado por el Director, Jefe o funcionario habilitado de la Unidad Municipal, 10.Una vez recibido el expediente electrénico del decreto alcaldicio en tramite, el Director, Jefe o funcionario habilitado debe visario, observar dicho documento Indicando nuevas acciones, adjuntar algtin documento complementario, o rechazar el documento electronico para que vuelva a ser corregide por el autor. 11. Cuando el documento es visado electrénicamente dentro del SGD, el visador debe enviar el expeciente electronico al Aicalde para que firme electrénicamente, mediante firma electronica avanzada, el decreto alcaldicio, o en su efecto, observar dicho documento, adjuntar algin documento complementario o rechazarlo para que vuelva a ser modificado por el autor del documento. 12. Con la firma de! Alcalde, 0 su subrogante o delegado, este iltimo debe enviar el expedient electrénico con el decreto alcaldicio al segundo firmante, Secretaria Municipal, para que mediante firma avanzada, como Ministro de Fe, firme electronicamente el decreto alcaldicio, 0 en su defecto, observe dicho documento, adjunte alga documento compiementario o rechace la resolucién municipal para que vuelva a ser modificado por el autor del documento. 13. Con la firma de la Secretaria Municipal, 0 de su subrogante, automaticamente se asigna un numero correlativo y fecha de sancién al decreto alcaldicio, dando por sancionade dicho documento en el SGD. 35COD: INSAREG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 A EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA JULIO 2019 adh, HOAs :44 cteedn de Geston tats 14, Del mismo modo, automaticamente la plataforma envia una notificacién del Decreto Alcaldicio via correo electronico a quienes se identificaron en la lista de distribucién al momento de iniciar la elaboracién del tramite. 5 Articulo 27°, Del Tramite Reglamento. 1. Para proceder a la elaboracién de un Reglamento, e! usuario municipal autor deberé elaborar el documento electrénico ‘en el SGD, seleccionando el tramite Reglamento del Proceso Resoluciones Municipales, los cuales tienen su propio numeral correlativo para efectos de niimero y fecha de sancién del documento. 2. Para los casos en que en el SGD existan plantillas de Reglamentos, o! autor deberé seleccionar el tipo de documento desde una lista combinada, y automticamente la Plataforma desplegara texto precargado, permitiendo al autor elaborar desde una base tipo el documento. 3. El Reglamento podra corresponder a un documento original o ser respuesta a otros documentos electrénicos o digitales existentes en el SGD. 4. El autor debera ingresar toda la informacién correspondiente al Reglamento en elaboracién, esto es: Referencia. Vistos. Considerando. Reglamento. ‘Archivos Adjuntos. Indicacién. g. Distribucién. spange 5. Como archivos adjuntos, se consideran aquellos archivos complementarios al documento electrénico en tramite y que son parte del Reglamento a sancionar. Estos archives adjuntos pueden corresponder a documentos electrénicos o digitales respaldados en el SGD, que podrén ser consultados o descargados por los usuarios en caso de requerirse. 6. Una vez ingresada toda la informacién al documento en trémite de sancién, desde el expediente electronico del Reglamento, dentro del SGD, el autor debe indicar quienes deben visar el Reglamento para posterior envio del expediente electrénico. 36& con. wen Res sco G } REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS — | VER: 1.0 A EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2019 adEA,. HOIAS : 44) Dicocoon de Gestion Fisica 7. El documento electrénico Reglamento es elaborado, en primer término, por un autor, aprobado por un usuario del sistema, el que sera visado por el Director, Jefe o funcionario habilitado de la Unidad Municipal. ‘8. Una vez recibido el expediente electronico dei Reglamento en tramite, el Director, Jefe © funcionario habilitado debe visario, observar dicho documento indicando nuevas acciones, adjuntar algin documento complementario, o rechazar el documento electrénico para que vuelva a ser corregido por el autor. Cuando el documento es visado electrénicamente dentro del SGD, el visador debe enviar el expediente electrénico al Alcalde para que firme electrénicamente, mediante firma avanzada, el Reglamento, o en su efecto, observar dicho documento, adjuntar algun documento complementario 0 rechazarlo para que vuelva a ser modificado por el autor del documento, 10. Con la firma del Alcalde, 0 su subrogante 0 delegado, este tilimo debe enviar el expediente electrénico con el Reglamento al segundo firmante, Secretaria Municipal, Para que mediante firma avanzada, como Ministro de Fe, firme électrénicamente el Reglamento, 0 en su efecto, observe dicho documento, ‘adjunte algtn documento complementario o rechace el Reglamento para que: vuelva a ser modificado por el autor del documento. 11.Con la firma de la Secretaria Municipal, automaticamente se asigna un némero correlativo y fecha de sancién al Reglamento, dando por sancionado dicho documento enel SGD. 12.Del mismo modo, autométicamente, la plataforma envia una notificacién del Reglamento via correo electronico a quienes se identificaron en la lista de distribucién al momento de iniciar la elaboracién del tramite. Atticulo 28°. Del Trémite Ordenanza, 1. Para proceder a la elaboracién de una Ordenanza, el usuario municipal autor deberd elaborar el documento electrénico en el SGD, selecclonando el tramite Ordenanza dal Proceso Resoluciones Municipales, los cuales tienen su propio numeral correlativo ara efectos de numero y fecha de sancién del documento. 2. Para los casos en que en el SGD existan plantilas de Ordenanzas, el autor debera seleccionar el tipo de documento desde una lista combinada, y automaticamente la Plataforma desplegard texto precargado, permitiendo al autor elaborar desde una base tipo el documento. 37< (©) | secsawenro soane actos aommastaarvos | $22 88 Isa EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO 2018 ASMA, HOUAS : 44 Drei ge Seaton Fistea 3. La Ordenanza podra corresponder a un documento original 0 ser respuesta a otros documentos electrénicos 0 digitales existentes en el SGD. 4. El autor deberd ingresar toda la informacién correspondiente a la Ordenanza en elaboracion, esto es: Referencia. Vistos. Considerando. Ordenanza. Archivos Adjuntos. |. Indicacién. 1. Distribucién, goRTrs 5. Como archivos adjuntos, se: consideran aquellos archivos complementarios al documento electrénico en tramite y que son parte de la Ordenanza a sancionar. Estos archivos adjuntos pueden corresponder a documentos electrénicos 0 digitales respaldados en el SGD, que podran ser consultados o descargados por los usuarios ‘en caso de requerirse. 6. Una vez ingresada toda la informacién al documento en trémite de sancién, desde el expediente electronic de la Ordenariza, dentro del SGD, el autor debe indicar quienes deben visar la Ordenanza para posterior envio del expediente electrénico, 7. El documento electrénico Ordenanza es elaborado, en primer término, por un autor, aprobado por un usuario del sistema, el que sera visado por el Director, Jefe o funcionario habilitado de la Unidad Municipal. 8. Una vez recibido el expediente electrénico de la Ordenanza en trémite, el Director, Jefe o funcionario habilitado debe visarlo, observar dicho documento indicando nuevas acciones, adjuntar algin documento complementario, o rechazar el documento electrénico para que vuelva a ser corregido por el autor. 9. Cuando el documento es visado electrénicamente dentro del SGD, el visador debe enviar el expediente electronico al Alcalde para que firme electronicamente, mediante firma avanzada, la Ordenanza, 0 en su efecto, observar dicho documento, adjuntar algin documento complementario o rechazarlo para que vuelva a ser modificado por el autor de! documento. 10. Con la firma del Alcalde, 0 su subrogante 0 delegado, este cltimo debe enviar el expediente electrénico con la Ordenanza al segundo firmante, Secretaria Municipal, 38e COO: MSA-REG-S6D f REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINisTRATIVos —_ | Ven’ 1'S ia, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA JULIO 2010 ata HOaAS: 24 ren de esta Be Para que mediante firma avanzada, como Ministro de Fe, firme electronicamente ia Ordenanza, 0 en su efecto, observe dicho documento, adjunte algin documento complementario 0 rechace la Ordenanza para que vuelva a ser modificado por el autor del documento. 11.Con la firma de la Secretaria Municipal, automaticamente se asigna un nimero correlativo y fecha de sancién a la Ordenanza, dando por sancionado dicho documento en el SGD. 12.Del_ mismo modo, automaticamente, la plataforma envia una notificacién de la Ordenanza via correo electrénico a quienes se identificaron en la lista de distribucién ‘al momento de iniciar la elaboracién de! tramite. Articulo 29°. Del Tramite Instructivo. 1. Para proceder a la elaboracién de un Instructivo, ef usuario municipal autor debera elaborar el documento electrénico en el SGD, seleccionando el trémite Instructivo del Proceso Resoluciones Municipales, los cuales tienen su propio numeral correlativo para efectos de nimero y fecha de sancién del documento. 2. Para los casos en que en el SGD existan plantillas de Instructivos, el autor debera seleccionar el tipo de documento desde una lista combinada, y automaticamente la Plataforma despiegaré texto precargado, permitiendo al autor elaborar desde una base tipo el documento, 3. EI Instructivo podra corresponder a un documento original o ser respuesta a otros documentos electrénicos 0 digitales existentes en el SGD. 4. El autor deberd ingresar toda a informacion correspondiente al instructive en elaboracién, esto es: Referencia. Vistos. Considerando. Instructivo, Archivos Adjuntos. Indicacién, Distribucién. Erenape 5. Como archivos adjuntos, se consideran aquellos archivos complementarios al documento electrénico en trémite y que son parte del Instructivo a sancionar. Estos archivos adjuntos pueden corresponder a documentos electrénicos o digitales 39COD: IMSA.REG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0 EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA: JULIO 2010 HOUAS: 44 Dieccién de Gestion Fisioa respaidados en el SGD, que podran ser consultados o descargados por los usuarios en caso de requerirse. 6. Una vez ingresada toda la informacién al documento en trémite de sancién, desde el expediente electrénico del Instructivo, dentro del SGD, el autor debe indicar quienes deben visar el Instructivo para posterior envio del expediente electronico. 7. El documento electrénico Instructivo es elaborado, en primer término, por un autor, aprobado por un usuario del sistema, el que sera visado por el Director, Jefe 0 funcionario habilitado de la Unidad Municipal. 8, Una vez recibido el expediente electrénico del Instructivo en tramite, el Director, Jefe o funcionario habilitado debe visarlo, observar dicho documento indicando nuevas acciones, adjuntar algtin documento complementatio, 0 rechazar el documento electrénico para que vuelva a ser corregido por el autor. 9. Cuando el documento es visado electrénicamente dentro del SGD, el visador debe enviar el expediente electrénico al Alcalde para que firme electrénicamente, mediante firma avanzada, el Instructivo, 0 en su efecto, observar dicho documento, adjuntar algun documento complementario o rechazarlo para que vuelva a ser modificado por el autor del documento. 10. Con la firma del Alcalde, 0 su subrogante 0 delegado, este titimo debe enviar el expediente electrénico con el Instructivo al segundo firmante, Secretaria Municipal, para que mediante firma avanzada, como Ministro de Fe, firme electronicamente el Instructivo, o en su efecto, observe dicho documento, adjunte algin documento ‘complementario 0 rechace el Instructivo para que vuelva a ser modificado por el autor del documento. 11.Con la firma de la Secretaria Municipal, automaticamente se asigna un némero correlative y fecha de sancion al Instructivo, dando par sancionado dicho documento en el SGD. 12, Del mismo modo, automaticamente, la plataforma envia una notificacion del Instructivo via correo electrénico a quienes se identificaron en la lista de distribucién al momento de iniciar la elaboracién del tramite. CAPITULO V: PROCESO COMUNICADOS Atticulo 30°. Condiciones Generales del Proceso Comunicados 40Ee @ REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL COD: IMSAREG-SGD VER: 1.0 FECHA: JULIO 2019 aA HOJAS 44 Direccion de Gestion Fisica 1. Toda elaboracién de un comut lo estipulado en este reglamento. ido debera ser confecclonado dentro del SGD, segun 2. El usuario municipal autor encargado debera elaborar el documento electronic identificando el Proceso Comunicado y el tipo de Tramite a elaborar en la plataforma ‘municipal; este tramite puede ser Oficio Ordinario y Memorandum, 3. Todo el-proceso de elaboracién de un comunicado estara contenido dentro de un expediente electrénico, con un identificador Unico, el cual podré ser despachado a otros usuarios municipales, dentro del SGD, generando una nofificacion via correo electronico a Ios destinatarios del mismo. 4. Las firmas de! autor, visador y firmante quedaran registradas de forma automatica en las iniciales de responsabilidad del comunicado. 5. Se permite el uso de plantillas de manera de que exista un contenido predefinido a modo de propuesta para cada trémite en los comunicados. 6. La estructura de un comunicado dentro de la plataforma considera las siguientes artes y contenidos minimos: ‘a, Encabezado: parte superior de! dictamen municipal, donde se identifica la llustre Municipalidad de San Antonio, se hace referencia al acto administrativo que se esta dictando, se indica nimero y fecha de la resolucién. i, Membrete: corresponde a la iconografia de la municipalidad, y bajo el logo se Indica el pats, municipio y direcclon 0 departamento municipal que emite el comunicado. {i Identificacién: registro unico y correlative anual, donde se indica el ntimero del oficio 0 memorandum y su fecha de emisién, i. Antecedente: corresponden a los antecedentes que fundamentan el comunicado. iv. Referenci: comunicado. corresponde a la materia, motivo principal o idea que trata el b, Cuerpo: es la parte resolutiva del comunicado municipal, en la que se detalla el acto administrativo que se esta informando. aCOD: IMSAREG-SCD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0, a EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA" JULIO 2018 ABA, HOURS: #8 resin de Genin fake ¢. Parte final: se deben identificar los firmantes, visadores y autores, ademés de las Personas, instituciones © unidades municipales que deben recibir copia del ‘comunicado. i. Firmas: se indican los firmantes, que corresponden a firma electronica simple ‘en memorandum y firma electronica avanzada en oficios ordinarios. Ji, Iniciales de Responsabilidad: a través de sus iniciales se identifican los funcionarios involucrados en la elaboracién, visacién y firma del comunicado, lil. Documentos adjuntos: se consideran aquellos archivos complementatios al documento electrénico en tramite y que son parte del memorandum a sancionar. iv. Distribucién: se indican las personas, instituciones o unidades municipales a las que se debe notificar el comunicado. Contiene el nombre, cargo, Direccién Municipal y un campo para que se indique ta accién que el receptor del documento debe ejecutar. Este titimo campo es de caracter voluntario. Atticulo 31°. Del Trémite Oficio Ordinario. 1. Para proceder a la elaboracién de un Oficio Ordinario, el usuario municipal autor debera elaborar el documento electrénico en el SGD, seleccionando el tramite Oficio Ordinario del Proceso Comunicados, los cuales tienen su propio numeral correlative para efectos de numero y fecha de sancién del documento. 2, Para los casos en que en el SGD existan plantilas de oficios ordinarios, el autor debera seleccionar el tipo de documento desde una lista combinada, y automaticamente Ia piataforma desplegaré texto precargado, permitiendo al autor elaborar desde una base tipo ef documento. 3. El Oficio Ordinario podra corresponder a un documento original o ser respuesta a otros documentos electrénicos 0 digitales existentes en el SGD. 4. El autor deberé ingresar toda la informacién correspondiente al oficio ordinario en elaboraci6n, esto es: a. Antecedentes. b. Referencia, c. De. aA @. Oficio Ordinario, 42= e& COD: iMSAREG-SGD ‘© REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVos | Ver: 10 laa EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL FECHA’ JULIO 2019 Atta HOUAS 44 Dvn ein Archivos Adjuntos. g. Distribucién. 5. Como archivos adjuntos se consideran aquellos archivos complementarios al documento electrénico en trémite y que son parte del Oficio Ordinario a informar. 6. Estos archivos adjuntos pueden corresponder a documentos electronicos © digitales respaldados en el SGD, que podran ser consultados o descargades por los usuarios, en caso de requerirse, 7. Una vez ingresada toda la informacién al documento en tramite de sanci6n, desde el expediente electrénico, dentro del SGD, el autor debe indicar quienes deben revisar y visar el oficio ordinario para su posterior despacho. 8. El documento electronico oficio ordinario es elaborado, en primer témino, por un autor, usuario del sistema, el que podria ser revisado por un usuario aprobador, visado Por el Jefe del Departamento, o Director de Unidad, para finalmente ser sancionado mediante firma electronica avanzada por el Director de la Unidad Municipal. 8. Con la firma del Director de la unidad, automaticamente se asigna un némero correlative y fecha de sancién al oficio ordinario, dando por sancionado dicho documento en el SGD. 10.Del mismo modo, autométicamente, la plataforma envia una nofificacién del comunicado via correo electrénico a quienes se identificaron en la lista de distribucion ‘al momento de Iniciar la elaboracion del tramite, y es ia Direccién de Secretaria Municipal, a través de! Departamento Oficina de Partes, quién debe enviar dicho oficio ordinario al interesado externo a la Municipalidad. Articulo 32°. Del Tramite Memorandum. 1. Para proceder a la elaboracién de un Memorandum, el usuario municipal autor debera elaborar el documento electrénico en el SGD, seleccionando el tramite Memoréndum del Proceso Comunicades, los cuales tienen su propio numeral correlativo para efectos de némero y fecha de sancién del documento. 2, Para los casos en que en el SGD existan plantilas de Memordndums, el autor debera seleccionar el tipo de documento desde una lista combinada, y autométicamente la Plataforma desplegara texto precargado, permitiendo al autor elaborar desde una base tipo el documentoCOD: IMSA-REG-SGD REGLAMENTO SOBRE ACTOS ADMINISTRATIVOS | VER: 1.0, EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. FECHA: JULIO 2019 is aA HOJAS : 44 Direceen de Geetin Fisica 3. El Memoréndum podra corresponder a un documento original o ser respuesta a otros documentos electrénicos o digital existente en el SGD. 4. El autor debera ingresar toda la informacién correspondiente al Memorandum en elaboracion, esto es: Antecedentes Referencia De. A Memorandum, Archivos Adjuntos. Distribucién. e@-onege 5. Como archivos adjuntos se consideran aquellos archivos complementarios al documento electrénico en trémite y que son parte del Memorandum a informar. 6. Estos archivos adjuntos pueden corresponder a documentos electrénicos o digitales respaldados en el SGD, que podran ser consultados o descargados por los usuarios en caso de requerirse. 7. Una vez ingresada toda la informacién al documento en tramite de sancién, desde el expediente electrénico, dentro del SGD, el autor debe indicar quienes deben revisar y visar el memorandum para su posterior despacho. 8, Eldocumento electrénico Memorandum es elaborado, en primer término, por un autor, usuario del sistema, el que podria ser revisado por un usuario aprobador, ser visado y firmado por un Director, Jefe o personal habiltado. 9. Con a firma, autométicamente se asigna un numero correlative y fecha de sancién al Memorandum, dando por sancionado dicho documento en el SGD. 10. Del mismo modo, automaticamente, la plataforma envia una notificacién del Memorandum via correo electrénico a quienes se identificaron en la lista de distribucion al momento de iniciar la elaboracién del tramite.