susetaras © fase s Dos fases en la vida social ‘Sl observamos cémo se" desarrolla la vida de todo organismo social —y principaimente la de aquellos gue, como la empresa, forma hombre lioremente— podremos distinguir dos fases o etapas pr pales. La comparacién con lo que ocurre en la vida de los organismos ‘fisicos podra aclarar mejor estas dos. fases. ‘* La primera etapa en todo organismo es la de estructuracion 0 ‘spnstruccion Gel raismo. En ella, partienco de una cella, se van ‘diferencianae Tos telidos y érganos, hasta que se Tega a inte- agrar el ser en toda su al, apto ya para el desa- rollo normal de Jas actividades o {unciones que le son propias © especificas, (Mtcamica) + La segunda etapa es aquélla en ia que, ya totalmente estructu- peraconesoastiraaies qusiesoh pooias en “Gero coords Comptelgad. que vende Sed ‘tseotsiasmo, (Dina mice) CCosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera eta- a, pariendo de la iniciativa Ge Uno 0 pocos hom Ta debidamente estructurado hay una segunda etapa, de suyo in- definida. que consiste en Ia opefacion o Tuncionamiente normal del clica y estrategia, analégica y ‘Representa ta distincion de dos aspectos o enfoques de una realidad de suyo indivisible y que se myluyen en forma reciproca, ‘si como en el ofganismo fisico la época de formacién supone ‘asf como un anganismo fsico, aungue es- {€ totalmente formado, tiene siempre que adaptarse alas necesidades cambiantes dei medio, para reparar pérdicas, combatir enfermeda- smo social, que se encuentra en su periado normal de operacién, es indispensable estar reestructurando cons- tantemente determinado departamento, agrandarlo, readaptario a lades o posibllidades, susttuir elementos que han sa- pero.con todo, en este periodo predominan el aspect 1 ce indole operativo o funcional sobre los de naturaleza Creativa 0 estructural, Dos aspectos El estudio de estas dos etapas: render mejor dos aspectos intas tlene comp A principal com 1, Gémo deben ser las relaciones que se can en un organismo social 2. Cémo son de hecho esas mismas relaciones. Unwick ha mencionado en su libro La Teor‘a ae la Organizacion sobre la materia es posible tan sélo si somos capaces dos aspectos, que #! sma Mecéniea y Ding- “Sempre hacia el futuro, inmediato o remoto, pero siempre haci gorque “debe hacerse". En la Dindmica Administativa, o sea, en lo que es ya operacional, se busca como manejar de Hecho Tos hor Bienes” que lor” Tan uh organismo socal. Mira hacia To y facta or [0 tanto, os dos espectos de la A fas formas de eétructurar y de operar un o Hi coordinaciOn teorca y practica PROCESO ADMINISTRATIV¢ Definiciones: EROCESO: Es una serie de pasos para lograr un fn determinado, Bs el eonjunte Ae pasos oetapas necsaros pare lever cabo una achvidedelogaer ea gene ADMINISTRATIVO: Este concopto até dentro de la administracion PROCESO ADMINISTRATIVO: Es «1 conjusto de fases, elementos y-etapas ‘sucesivas a través de las cuales <6 efectia la administacion, interrelacionan y forman un proceso integral Conjunto de etpaso pasos conseetivesparalograr un fin termina, oriunto de acinesintencaconadas 0 interdependienes que snforman la fumciin de admicitrcin e ivolun diferentes actividades teers fe conseccin dun fn través del io pine de recanes Nana oa financieros y tecnolégicos. : ae2 SU CONCEPTO {RSOS ENTENOS BE MEION| 23 DIVERSOS CRITERIOS DE DIVISION Unidad y division del proceso administrative Siendo toda divisi6n de algiin modo arbitraria y con fines de estudio, ‘5 natural que se presenten criterias diversos para distinguir y sepa: rar los elementos de la Administracién, maxime traténdose de una nica en periodo de formacién. A continuacion mencionaremos los criterios mas seguidos, hacien- do notar los problemas que se presentan en cada uno de ellos. Todo proceso administrativo, por referirse a la actuacién de la vida social, es de suyo Unico; forma un continuo inseparable, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tiene que estar lumida con las demas, y que, aaemas, se dan de suyo. Por ke “sin tripartita La American Management Association —y mas coneretamente, considera que en la Administracién exis Simulténeamente se esi controlando, i6n y 3) Supervision. ademas de ser sumamente amp! 16n de fases: mecénica y dinamni ente de que no se puede saber de Unwick—, tiene el inconver de vista meramente conceptual, metoaols- . comprender y aplicar mejor la Adminis ico separar aquellos aspectos 0 elementos dada, puedan predominar en un acto ad- que de esa manta se pueden fjar mejor sus sus tecnicas. Con ello sé Tacilta Su Comprension y se pueden for ‘mylar mejor as normas que influyen en cada aspecto, Hemos visto fa separacion Fundamental de jos dos aspectos, que Urwick lama la mecanica YTa dinamica admmistrativa. pero ahora Tratarémos de distinguir todavia mas, dentro de esas dos fases amplias, los elementos 0 sectores mas concretos que tenen una connota. los un aspecto plenarnente especi \demos, pues, por Elementas de la Administracion, de acuer: Divisién en cuatro elementos Una de las formas mas extendidas ae agrupar los elementos es segura- ‘mente la que considera en ella cuatro, a cual es seguida, entre otros, Terry: estos elementos son: 1) Planeacion, 2) Organtzacion, 3) Bjecucion y 4) Control Una vanante en esta cl acon es la de lamar al tercer elemento EcaOh en Ver de Fjecucion-o Actureion, Considerando qu ih y Control ‘A pesar de todo, aaolece de dos2a ELEMENTOS OFLA ADMHSTRACION ‘a —como hacen notar muchos autores— la posibilidad de forzar ala mente a encontrar, entre los diversos cursos alternativos, el mejor ues se da por hecho que partimos de “algo que deve nacerse”” 6 52a 1 planes: normaimente éstos se nan formuado “con io prime- To gue se nos ocurre” a Ben, "con 10 que siempre hemos Vendo Ra “Giendo™, con ligera® correcciones, con lo que se pone una base que frena nuestra creauvidad Stewart Thompson sefiaia a este respecto: Fla mayorta de los auto- Ho_que dedican lo que ellos Taman "prerisas de los “Planes”, Tas premisas Son fecésariamente algo previo y distinto a la nto a techucas que hoy en diferenciaaas, como son las de ta prevision ue da por supuesto gue ios planes de ios aye “patios Son fos migjores 0 los unicos, siendo Gue pueden CAR ras eneremes ~~ Se dbjeta que. habiendo hecho ya previsi hacer los planes encontramas que nay cosas Jas primeras, pero sucede igual si separamo: de fo “que vamos a hacer” q ‘mo social, una empresa, y lo que se refiere a como dil Jo 0 conducirto. Y aunque es indiscutible que existen contacto entre ambos elementos —hoy mas importantes en razon de las mocernas tendencias, que a su tiempo estudiarernos— los pro- blemas de que se ocupa cada uno son bastante diversos como para icar su especificaciin separada, Divisidn en cinco elementos como ya sabemos, cita cinco elementos en la Administracién, ‘Orgs }) Mandar, 4) Coordinar y 5) Controlar. Al lones, derivadas de la de este gran autor. ero lo mas importante es que pone como.un “ele lo que es la esencia de todos, y en todos se da: la “coordi- Divisién de Koontz en cinco elementos Ei magnifico libro de Koontz y O'Donnell, Pr Moderna, propone una divisidn en lo3 sigu neacion, 2) Organizacién, 3) integracién, 4) fondo sera la que adoptemos, con la s elemento ron del primer dos: Prevision y Planeacion, por io antes sefialado. Divisién en seis elementos Unwick sigue la division de Fayol. descomponiend tan sélo ta prev. 0M, primer elemento propuesto por este autor, en los dos ya ci dos: prevision y planeacion. ¥ justfica esto, tanto haciendo notar q en tiempos de Fayol realmente la prevision tecnica apenas si consis ia en mera adivinacion —lo qué Roy no ocurie, dadas ia diversas uieas de prevision, rales como la investigacién operacional, iS brevisiones Con base estadistica, efc.— como observando con gran 7216 que ya dejamos asentado: que el mismo Fayol distinguio "” Su definicion de previsiop ios aos elementos ai decir que consiste en scrutar el futuro, y 2) hacer los programas de accion ist6n de Ernest Dale en siete elementos Este conocido y eminence Management Theory and Prat su obra tos, que for propone practic ora division en seis el26 SLBHENTOS DE UA ADMINSTRACION son los siguientes: 1) Planeacién y previstén, 2} Organizaci6n, 5) inte- sgracion, 4) inovacién y Representacion. Co- ‘mo se ve, Dale considera los elementos ya vistos en las clasificaciones iendo solamente Innovacién y Representacion,Con- se da prinipaimente cuando se fijan al- a i SODTe TH base de la inform: § supuest ‘Supuestos sobre los, a fijar_tos diversos pos de planes. un fenomeno yuridico que se identifica cor ‘ya que el jefe superior 6s el mandante y el je Planeacién, 2) Organiza: inacion, 6) Operacion. 7) "estos elementos que, en_ nuestra siones. Revogtendo lo mas ‘iones de fs elementos, y O'Donnell, seguitemos nosot ion, sélo conduce a confu- juico, de las diversas clasifica- 140 de la de Terry. y la de Koontz ‘+ Prevsién. Responde a la pregunta: zqué puede nacerse? ‘© Planeacidn. Responde a la pregunta: jue se va a nacer? ‘© Orgamzacion, Responae a la pregunta: ,crmo se va a hacer? Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick lama me- canica ** Integracién. Responde a la pregunta: {con qué y con quién se va a hacer? ‘+ Dwreccion, Se refiere al problema: ver que se haga ‘© Control. investiga en concreta: :como se ha realizaco? Estos tres elementos se encuentran dentro de la fase dinarmuca de ta Acmunistracion, TEMENTOS OF «A MECANICR ADMAMGTRATVA 27 ELEMENTOS DE LA MECANICA ADMINISTRATIVA, Provision Consiste en ia determinacién, tecnicamiente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigacion y vvaloracidn de cuales serén las condiciones futuras en que dicho orga- nismo habra de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de accién posibles, Asi pues, la previsién comprende tres etapas: |. Objetivos. A esta etapa corresponde fijar los fines. Como estos son de hechoimuy sus diversas clases al Investigaciones. Se refiere al descul ‘medios con qué puede contarse: informacién y supuestos. 3. Alternativas. Trata de la adaptacion genérica de los medios encontrados, a través di los fines propues- tos, pare ver cuantas posi intas existen, Planeacion Consiste en la determinacién del curso conereto de accion que se ha bré de segur,fijando los principios que 1o habran de pres ‘ar, la secuencia de operaciones necesanias para alcanz de eriterios, tiempos, unidades, efc., necesarias para ‘Comprende las siguientes etapas: Politicas. Principios para orientar la accién. Procedimtentos. Secuencia de operaciones © metodos. lempos requeridos para cada accion No programas en que se precisan etc., y los diversos pos de “pronosticos”™ * 1 2, 3 4 tniaades, cos ‘concretos, en el segun28 ELEMENTOS OF A AOMINISTRACION Organizacion Se refiere ala estructuracién técnica de las relaciones que deben dar- se entre las funciones, jerarquias y obligaciones individuales necesa- ras en un organismo social para su mayor eficrencia. En la misma definicién se advierten claramante las tres etapas: Funciones, La determinacién de cémo deben dividirse y asig- narse ias grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general. _Jerarquias. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente existente dentro de una organizacion. Puestos. Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad de trabayo susceptible de ser desempefiada por una persona. ELEMENTOS DE LA DINAMICA ADMINISTRATIVA Integracién .n los procedimentos para dotar al organismo socia! de to- humanos como materiales, que la me- como necesarias para su mas eficaz iroduciéndolos, articulandolos y bus- ‘comprende cosas y personas, logicamente es, las personas y, sobre (oWo, a de'los elementos ad- je mando, sica que contemplart Koontz y O"Donnell affing” ;d0 con la definicton, fa integracién de las personas abarca: | Seteccxén. Técrucas para encontrar y escoger los elementos mas adecuados. 2. introduicctén. La mejor manera para lograr que los nuevos ele ‘mentos se articulen lo mas rapida y optimamente que sea po- sible al organismo soci Desarrolla. Todo elemento en un organismo social busca y ne- cesita progresar, mejorar Esto esto que estudia esta etapa. la ‘que comprende, por fo musmo, la capacitacion, el adiestrarmien formacion det personal, [LENENTOS DE LA DINAMICA ADMUNISTRATVA 2 Debe analizarse también en esta etapa la integracién aamnini wa de ias cosas. ireccién Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y gru- po de un organismo social, con el fin de que el conyunto de roaas ellas realice del modo mas eficaz los planes sefialados, Por lo tanto, com- prende las siguientes etapas: 1 Autoridad y mando. Es et principio del que deriva toda la Ad munistracion y, por 1o mismo, su elemento principal, que es la Direceién, 2 sma nervioso de un organismo ‘oF todos los elementos que nados ta Facultad de decidir sin peraer el cont eqecuta. Como ya se dijo antes, Dale sefta gan serialamos, queda 4. Supervisidn. La funcion si las cosas se estén haciendo tal y como se habian planeado y ordenado, de Io que se Representacidn, que se- Control Consiste en ei establecimiento de sistemas que permitan medir los, resultados actuales y pasados, en relacion con los esperados, con el de saber si se na obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar. y ademas para formular nuevas planes. Comprende. por lo mismo. res etapas | Establecumiento de estandares y controles. Porque sin estos es imposible hacer fa comparacién, base de todo control. Este pa- 50 es propio det administrador. 2 Operacion ae los controles. Esta suele ser una funcion propia de Jos tecnicos especialistas en cada uno de ellos.idos. Esta es una funcion adm r un medio de planeacién, Este paso cierra el cicto, ya que resultados y objetivos tienen una conexion esencial, misma que sera estudiada en el capitulo 6. Aungue existe una estrecha relacién entre los seis elementos —sobre todo entre los que se tocan—, esta parece ser mas clara entre: ‘© Premsién y planeacién. Estan mas ligadas con "lo que ha de ha- cerse” Muchos autores, como yao indicamos anteriormente, lunen estos dos elementos en ta Planeacion. Repe observacion de que esto puede llevar a confun: de hacerse” con “Io que en + Organizaci6n e integracién. Se refieren mas bien "al cOmo va a hacerse” En ta de dos aspectos: la Orga ion Practica, es decir, de pensar fay el proceso con que se va a llevar a cabo 10n planeada, y de llenar despues los cuadros te6: icos con las personas y cosas reales y concretas ae que puede disponerse, * Direccién y control. Se encaminan a “ver que se haga" y “ver ‘como se hizo” Algunos autores las funden en un solo elemen- to, que normalmente es el Cor BTAPAS ESPECIFICAS DE LA ADMINISTRACION (Véase cuadro de pagina ‘que, siendo un proceso ur ianearnente vanas de estas etapas: con todo, lo ordinario es que ina o varias de ellas predominen en cada momento ae la Admin tracion Por a parte, los actos admunistrativos que se encuentran en fos nexion entre dos etapas no siempre pueden atribuirse ‘con toda claridad 2 una funcion 9 @ otra, como ocurre siempre que se trata de fronteras adel conocimiento, Por ultimo, dado que el control puede ser previstones, de hecho estas dos etapas estan para hacer nuevas wamente ligadas y [LBHENTOS DE LA ABMIVETRACION BE COSA 31 ase Elemento wecania | 1, Peevsien 2, Planeacion Procedinventas | Programas | Presupuestos y pronostcos Estratepas y tacaeas 5. Organizaciéa] Funciones Obligaciones, Inegracion | Seleccion 5, Direcciin| 6, Contral Su esabiecento Su operacion Su evaluacion a veces, aun totalmente superpuestas. Alguren ha dicho que juntas forman et “Jano de la Aaministracién” Como se recordara, el dios Fomano Jano tenia dos rostros; con cada uno de ellos veia respectiva Mente, pero al mismo tiempo, el pasado y el porvenur, ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE COSAS La concepeiin de Fayol Autor sefala, ademas de las operaciories relacionadas con la Ad: facion general, otros cinco grupos ue actividades que tienen que fectamente con las “cosas” —meros medios—. las que se ma N/a traves de Jos elementos y etapas de la Administracion, zeae