TÀI LIỆU VỀ KAIZEN

I. Giới thiệu

Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật, thịnh hành ở xứ Phù Tang. Nó hình thành từ sự kết hợp giữa
từ “Kai” và “Zen”

“Kai” có nghĩa là thay đổI hoặc điều chỉnh và “Zen” có nghĩa là cải tiến hay làm cho tốt
hơn.
Nói cách khác: Kaizen là sự cảI tiến liên tục.

Trong tiếng Trung Quốc, Kaizen được phát âm là Gansai, được hiểu là hành động liên tục cải
tiến (“gan”) và là hành động mang lại lợi ích cho xã hội hơn là cho lợi ích cá nhân (“sai”).
Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ
chức, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó.

Vậy kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không
ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ
lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên.

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công
ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì
các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn
là đầu tư mới, nó nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý,
nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

II. Kaizen là gì?

Một số tác giả giải thích sự thành công của Nhật Bản trong việc cạnh tranh trên thị trường thế
giới là kết quả của việc thực hiện các khái niệm Kaizen trong công ty. Trong các cuộc cách
mạng những thay đổi mang tính đổi mới thường mâu thuẫn với nhau nhưng không thường
xuyên. Kaizen hướng tới những thay đổi liên tục và mang lại lợi ích lớn dần. Nói cách khác
Kaizen luôn luôn nâng cao chất lượng trong từng lĩnh vực và tiếp tục cố gắng để trở nên tốt
hơn.

Trong thực tế, Kaizen có thể được triển khai thực hiện trong công ty bằng cách cải tiến mọi
khía cạnh của công ty trong quá trình tiếp cận từng bước một, đồng thời dần dần phát triển các
kĩ năng của nhân viên thông qua việc tham gia huấn luyện và đào tạo tăng cường.

Sự tồn tại của triết lý Kaizen có sự hỗ trợ của một vài công cụ. Những chiến binh Nhật Bản đã
từng sử dụng 7 công cụ trong chiến tranh. Vì vậy tư tưởng Kaizen cũng được triển khai thực
hiện với sự giúp đỡ của 7 công cụ đặc biệt này.
Đó là:
- Biểu đồ phân bố/ Biểu đồ hình chuông (Histogram)
- Biểu đồ nhân quả ( Cause & Effect Diagram)
- Phiếu kiểm soát ( Check sheets)
- Biểu đồ Pareto
- Các loại đồ thị ( Graphs)
- Biểu đồ kiểm soát ( Control Chart)
- Biểu đồ phân tán ( Scatter Diagram)

1. Phiếu kiểm soát:

 Làm thế nào để thu thập số liệu và sử dụng chúng một cách có hiệu quả nhất.
Có nhiều dạng phiếu kiểm tra, tuỳ theo mục đích của bạn cần kiểm soát những thông số
gì thì thiết kế biểu mẫu cho phù hợp với mục đích mình cần kiểm soát.
Dưới đây là một ví dụ về phiếu kiểm soát:
CHECK SHEET: thu thập số liệu
Các nguyên nhân giao trễ
 

2. Biểu đồ Pareto
Để tìm ra nguyên nhân cho vấn đề kém chất lượng sản phẩm (lỗi), giao hàng trễ hẹn,
thông thường dùng biều đổ Pareto để phân tích và tìm ra nguyên nhân.
Pareto chart
 

 
3. Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)
 
HISTOGRAM

4. Biểu đồ nguyên nhân kết quả (Cause & Effect Diagram)

 
BIỂU ĐỒ NGUYÊN NHÂN VÀ KẾT QUẢ
  

5. Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)

BIỂU ĐỒ PHÂN TÁN
  N=24

6. Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)

7. Các loại đồ thị (Graphs)

1.  Biểu đồ hình cột  

 
       
2. Biểu đồ hình quạt
 

 
3. Biểu đồ đường thẳng gấp khúc
 

Kaizen công nhận những cải tiến từ nhỏ đến lớn. Rất nhiều cải tiến nhỏ mang lại những
thay đổi rất lớn.
Ví dụ như kinh nghiệm của Nissan với kỹ thuật hàn Robots. Lần đầu tiên Kaizen được giới
thiệu vào năm 1973, trong hơn 1 thập kỹ thời gian làm việc của một nhóm người được
giảm xuống 60% và hiệu quả sản xuất tăng thêm 20%.
Đạt được điều này là nhờ hàng loạt các chương trình Kaizen tìm kiếm các giải pháp cải
tiến và cắt giảm thời gian rất đámg kể. Do đó ta có thể thấy Kaizen được áp dụng rất cặn
kẽ tại mọi cấp độ của công việc.

III. Những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện Kaizen

Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất của một công ty. Những quá trình này phải được
phát triển từ những cải tiến dần dần hơn là những thay đổi hoàn toàn mới lạ.

Cải tiến phải được dựa trên kết quả đánh giá qua dữ liệu thống kê hay định lượng.
 Hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ cơ cấu là cần thiết để việc hoạt động Kaizen thành công lớn
mạnh. Từ công nhân đến cấp quản lí cũng cần tin tưởng vào ý tưởng Kaizen và cố gắng hết
sức để giành được những mục tiêu nhỏ để vươn tới thành công toàn diện. Vì vậy các thành
viên của một tổ chức cần phải được hướng dẫn nhận thức nhằm hỗ trợ cho hoạt động này.
Nguồn nhân lực, hoạt động đánh giá, khen thưởng và tất cả các chính sách ưu đãi khác cần
phải được thống nhất với cấu trúc hoạt động của Kaizen. Đó là những việc nhỏ mang lại lợi
ích lớn hơn.

IV. Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc

Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA, từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch),
bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc
cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích
dữ liệu.

V. Bí quyết quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN

Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở
phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới
những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi
trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh
lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là
vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.

Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các
chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần
liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh
doanh lớn hơn.

Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách,
quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có
nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện
pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển
nguồn nhân lực.

Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn mực
hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến được
chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên
quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để thực
hiện đổi mới, trong khi đó Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả nhân viên nỗ
lực phối hợp thực hiện.

Bí quyết:
- Loại bỏ các ý tưởng cứng nhắc theo thói quen
- Suy nghĩ làm thế nào để làm được và tại sao không làm được
- Không viện lý do, bắt đầu đặt câu hỏi theo cách ngược lại
- Không tìm kiếm sự hoàn hảo. Hãy bắt đầu làm ngay khi sẽ chỉ có được 50% đạt mục tiêu.
- Nếu bạn làm sai, bạn có thể sửa chữa.
- Hãy sử dụng sự khôn ngoan của bạn (chứ không phải tiền bạc) để giải quyết vấn đề
- Cái khó sẽ ló cái khôn
- Đặt câu hỏi “Tại sao?” 5 lần để tìm nguyên nhân
- Tìm kiếm sự khôn ngoan của 10 người hơn là sự hiểu biết của một người.

V. Lợi ích của việc áp dụng KAIZEN

Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão); giảm các lãng phí, tăng
năng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến; tạo tinh htần làm việc tập
thể, đoàn kết; tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí; xây dựng nền văn hoá công
ty.

Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên
đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh
doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng
văn hoá công ty theo chiến lược Kaizen:
- Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty.
- Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, cùng đảm bảo mọi hoạt động quản
lý là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng.
- Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh
vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng.
- Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá công ty để mọi
nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải
tiến.
- Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo.
- Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá
trình, và thiết lập một hệ thống quản

VI. Kaizen khuyến khích mỗi ngày cho một ý tưởng

Cách hay nhất để có được ý tưởng mới là có nhiều ý tưởng. Đây chính là ứng dụng của
Kaizen trong việc mở rộng đầu óc cho ý tưởng tuôn trào.

Bạn là người không có khả năng sáng tạo? Ai cũng có khả năng nhưng có lẽ bạn sợ những ý
tưởng của mình quá nhỏ hoặc không hay nên chẳng bao giờ phát biểu hay thực hiện.

Người Nhật đã ứng dụng triết lý Kaizen bằng cách khuyến khích các ý tưởng nhỏ, dù là nhỏ
nhất đi nữa, nhưng kết quả mang lại nhiều khi tạo ra những thành quả lớn. Tại bất cứ ngóc
ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ, ngườI ta cũng có thể
nhìn thấy ý tưởng Kaizen được áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để.

Trước đây Toyota chi khoản tiền lớn để sắm xe chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Sau đó họ
từ chế tạo các loại xe này từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất và lắp thêm động
cơ. Thế là tiết kiệm gần 3.000 USD/xe.

Hay theo phát kiến của một anh công nhân, thay vì các bụi mạt sắt dưới sàn phải do bộ phận
vệ sinh quét dọn, có thể gom lại bán và tiết kiệm được một khoản khá lớn cho công ty.

Ví dụ khác là một người có thói quen viết lại những gì anh ta cho là sáng kiến có lợi cho bản
thân. Danh sách anh ghi được trong một ngày cho việc tiết kiệm tiền bạc: Thay vì mua báo
và tạp chí ở các sạp báo, anh có thể đặt dài hạn. Mỗi tháng tiết kiệm được khoảng 20.000
đồng mà lại được giao báo vào sáng sớm. Một năm, anh tiết kiệm được khoảng 240.000
đồng. Đó là ý tưởng nhỏ của một người bình thường dành cho một ngày, nhưng ai cũng có
thể áp dụng.

Triết lý của Kaizen là đề ra những ý tưởng nhỏ. Việc tạo ra một ý tưởng mang tính đột phá
là điều không tưởng với nhiều người. Nhưng văn hóa Kaizen ủng hộ ý tưởng nhỏ. Nhiều ý
tưởng nhỏ sẽ tạo ra bước đi lớn. Trong khi đó, một người bình thường mỗi ngày có thể nghĩ
ra vài ý tưởng nhỏ là chuyện không có gì là quá khó.

Thử tưởng tượng, bạn ứng dụng trong doanh nghiệp của mình như thế này: Mỗi
tháng, mỗi ngườI đề xuất một ý tưởng. 12 ý tưởng trong một năm. Công ty chúng ta có
700 người, mỗi năm sẽ có tổng cộng 8400 ý tưởng.

Chỉ cần chúng ta biến được khoảng 5% ý tưởng của mọi người thành hiện thực là điều
quá tuyệt vời.

Triết lý Kaizen cũng có thể áp dụng cho chính bản thân bạn như: Mỗi tuần, bạn đề ra ba
ý tưởng nhỏ. Mỗi tháng bạn có 12 ý tưởng. Một năm có 144 ý tưởng. Bạn chỉ cần có khoảng
10% ý tưởng trở thành hiện thực đã là quá tuyệt vời.

Triết lý Kaizen sẽ hiện hữu với tất cả những ai có niềm tin vào cuộc sống. Bạn sẽ trở nên
yêu đời và lạc quan hơn kho ứng dụng triết lý này cho bản thân. Đây cũng là chìa khóa mở
cửa cho sự sáng tạo của mỗi người.