Vera Foca: RENDICION DE GASTOS pee eee GAF ~ P - 002 Revs ‘oven: Res ar OBJETIVO: = Reglamentar y establecer politicas y procedimientos para lievar @ cabo el| adecuado proceso de Rendicién de Gastos. | ALCANCE: = Este procedimiento aplica a todos los trabajadores de Ecosac. RESPONSABLES: Gerente General Gerente de Administracién y Finanzas Gerente de Area Jefe de Contabilidad Analista de Costos y Presupuestos Asistente Gerente General [DOCUMENTOS RELACIONADOS: Procedimiento de Entregas a Rendir (EAR) Politica de Viajes y Viaticos Formato Rendicién de Gasios Comprobantes de pago DEFINIGION ¥ Rendicién de Gastos: Son los gastos efectuados del monto entregado en la Solicitud de Eniregas a Rendir (EAR), con la finalidad de cumplir une tares asignada, RTT a SCC POLITIGAS- 5 ] 4. Aprobaciones ¥ El colaborador deberd ingresar en el Addon de Caja Chica la Rendicién de Gastos, detallar correctamente, los datos del comprobante, el tipo de gasto, centro de costes y montos. ¥- La Rendicion de Gastos debidamente firmiada por el responsable, visada por el Analista de Costos y Gerencia de Area, seré entregada en fisico a la Asistente de Gerencia General 2. Plazos Rendicién de gastos vatios: tres (08) dias habiles. Rendicién de gastos de viaje: siete (07) dias ndbiles de culminado el viaj. 3. Documentos Sustentatorios Y Todos los documentos que sustenten la iquidacién deben estar visados por el solicitante. ¥ La Rendicién de Gastos con los documentos sustentatorios deberd ser presentada a la Asistente de Gerencia en los plazos establecidos, salvo excepciones que ta administracién considere pertinente, Todos los comprobantes de pago deberan consignar de forma correcta y legible, la raz6n social y RUC de la empresa Y Los documentos que serén aceptados como oficiales para ser incluidos en la liquidacién de los gastos son: Comprobantes de pago autorizados por Sunt, Declaracién Jurada para sustentar Gastos de Viaje en el exterior, Planilla de movilidad,Verein Fecha 01 06.09.2018 RENDICION DE GASTOS GAF = P = 002 Rev ‘prs Ree GAF Si el proveedior esta autorizado por Sunat a emitir facturas y boleta de venta, el documento que prevalece es la factura, solo en el caso que el contribuyente se encuentre en el Régimen Unico Simplificado (RUS) se aceptan boletas de venta, Los comprobantes deben ser legibles, sin tachones o enmendaduras, detallando el servicio o la ‘compra. En el caso de alimentacion, en el comprobante se debe detallar el consumo, y en la parte posterior el nombre de los comensales. Los comprobantes de pago se deben anexar a la rendicién en orden cronolégice. La Rendicién de los gastos puede generar los siguientes saldos: Saldo en contra: En este caso la liquidacién de los gastos exceda io aprobado, tendrén que ser justificados para ser reembolsados. Saldo a favor: En este caso se efectuard le devolucion a la cuenta de la empresa, 0 caso contrario el colaborador autorizaré el descuento por planilla, DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. J El colaborador genera la Rendicién de Gastos en el Addon de Caja Chica In de Gastos, solicita el V° B° del Analista de Costos y Gerencia de El colaborador firma la Rendi Area. Ei colaborador entrega la Rendicién de Gastos con los documentos sustentatorios, a la Asistente de Gerencia General. La Asistente de Gerencia General, revisa que la Rendicién este correctamente sustentada. La Asistente de Gerencia General, derivard la Rendicion de Gastos al area de contabilidad para el registro y archive de dooumentacién. En caso de existir un saldo en contra, el reembolso del dinero al colaborador se realizara luego de registrarse en ta contabilidad, y el dinero seré mediante cheque o transferencia. En caso de existir un saldo a favor, el colaborador procederé con el abono correspondiente en una cuenta corriente de la empresa. En el caso de que el colaborador no realice la Rendicién los Gastos en los plazos establecidos, se le descontara la totalidad del dinero entregado en proxima planilla de haberes,Version Fecha 01/06.09.2018 RENDICION DE GASTOS GAF = P - 002 fo prt Reo. SAF FLUJOGRAMA DE PROCESO. Colaborador Genera la Rendicion de Gastos Analista de Costos y Gerente Area vee? Asistente de Gerencia Revision Contabilidad Registro Tesoreria RRHH Reembolso Descuento mes de setiembre de 2018.