— Wes ra eN POLITICA DE VIAJES Y VIATICOS cman ay GAF = P - 003 Reg | ae = Establecer lineamientos para la reguiacion de viajes, gastos de ORIETIVG: representacion, vidticos y otros gastos por Comisién de Trabajo de los 2 colaboradores internos ‘ALGANCE: > Este procedimiento aplica a todos Tos trabajadores de Ecosac : Gerente General feet : RESPONSABLES: Gerente de Area + Gerente de Administracién y Finanzas = __Asistente Gerente General ; + Procedimiento de Eniregas a Rendir RESO NEGS. | + Proceaimiento de Rendicion de Gastos RELACIONADOS: |. Formato Solicitud de Entregas a Rendir DEFINIGION: Y Vidtices: Los gastos que se generan por el viaje, 10s cuales serén asumidos por Ecosac. Estos gastos son principalmente alimentacién, movilidad, alojamiento, y transporte (aéreo o terrestre) Todo viaje que se realice por comisién de trabajo para cumplir con los objetivos de la empresa. Pueden ser al interior o al exterior del pais. ¥ Gasto de Representacién: Son los gastos que se incurre cuando se necesita patrocinar algin evento (usuaimente comidas) para disculir asuntos laborales con personas relacionadas al negocio: clientes actuales 0 potenciales, proveedores actuales 0 potenciales, socios, competidores, entre otros. POLITICA: 4. NIVELES DE AUTORIZACIONES: ¥ Los gastos de viaje, deberan ser contemplados en el presupuesto aprobado del afio. ¥ Enel caso que no estén contemplados en el presupuesto, requeriran las siguientes aprobaciones: S proba Gerencias de area © Gerencia General * Resto de Colaboradores + Gorencia de area y Gerencia de Administracién y Finanzas La lista de participantes de los viajes a las ferlas respectivas, deberén ser aprobadas por la Gerencia General 2 VIATICOS Y Gastos asumidos por Ecosac: En el Anexo de este procedimiento, se detallan las tarifas maximas autorizadas por la empresa a) Alimentaci6n: EI monto autorizado y consiterado es por el dia compieto fuera de la zona de trabajo. Los comprobantes de pago deben ser solicitadas al detalie, consignar el nombre de los ‘comensales de haber mas de uno. deaa ‘Version / Fecha: ee) POLITICA DE VIAJES Y VIATICOS evento | a GAF ~ P = 003 a - | Rc GAF ‘Se considera el concepto de movilidad local (movitidad interna, peajes, gasolina, parqueaderos, alquiler de vehicule), en el caso de no existir comprobantes de pago, se deberd utilizar ef formato de planilla de movilidad de la empresa. ©) Alojamiento: Los criterios que deben tomarse en cuenta para la seleccién del alojamiento son: tarifa, Seguridad, ubicacién y confor. Las reservas de los alojamientos, en lo posible deben inciuir el desayuno, En los paises donde aplique la exoneracién del impuesto, el trabajador deberd solicitar la exoneracién correspondiente. 4) Transport Debe ser sustentado con los boletos Aéreos yio Terresires, segtin sea el caso. Los boletos aéreos seran comprados en tarifa econémica, Para el caso de vuelos mayores @ 42 horas, se compraran con tarifa que permita up grade. ©) Visas y seguro de viaje, de ser el caso Gastos a) Bebidas alcohdlicas, b) Mini bar, golosinas, ©) Utiles de aseo, d) Spa, y otros gastos no contemplados en esta politica, Los Gerentes y Directores, podrén efectuar gastos de representacién con el debido sustento al Gerente General. Se aprobarén Gnicamente aquellos gastos donde se involucre a personas relacionadas con el negocio (cliente, proveedor actual o potencial, socio, competidor, etc.). Para la rendici6n de estos gastos se deberd incluir el nombre de la/s persona/s invitada/s, su cargo y la empresa a la que pertenecen, PLAZOS: La solicitud de reservas de alojamiento y boletos aéreos, se deben solicitar con ia debida anticipacién con la finalidad de conseguir tarifas econémicas: * Viajes Nacionales, mfnimo hasta con 10 dias de anticipacién, y ‘+ Viajes Internacionales, minimo hasta con 40 dias de anticipacién. RENDICION DE GASTOS. Todos los gastos realizados en el Peri y el Extranjero (solo en el caso de alojamiento), deberan consignar los datos de la empresa: razdn social, RUC y direcci6n. Para el caso de la liquidacién de gastos de viaje al exterior, se deberé completar la Declaracién de Gastos de Viaje al Exterior firmada por el responsable del viaje, donde se indicard el lugar donde viajo, la fecha de viaje y el gasto por dia de Alimentacién y Movilidad, adjuntando los tickets correspondientes, 2004GAF = P - 003 POLITICA DE VIAJES Y VIATICOS Version 7 Fachas 01 06.08.2018 Rev: ReG Aprob: GAF §. INFORME DE VIAJE “SANEXOS 2) Vidticos para viales nacionales Lima por dla Seaun el camo que ccupen: ‘Alimontacion | Concepto __Transporte _(almuerzoy Sena), ante General Awess t00 ‘Director Gorontos Aereo 100 “dotes Aires 70 “ Analistas y resto del Rees 60 personal Hospedaje _Movilidad 280 60 250 60 200 0 150 60 Total S! 10 a0 zm b)_ Vidticos para viajes nacionales Provincias (Tubes, Chiclayo, Trujillo) por dia Seaiin el cargo que ocupen: Concopto Transporte | Alimontacién (almuerzo y cena} | Gerente Terrestre 100 General Director Gorentes Terrestre 100 Jefes: Terrestie 10. Analistas y Terreste 0 resto del personal is Hospedaje Movilidad 200 49 200 «0 150 0 130 «0 Total 8) 340 260 20 3eed Al retornar del viaje, el colaborador deberd elaborar un informe de viaje donde se detaile el objetivo del viaje, detalle de las actividades realizadas y los logros alcanzados. Este informe debera ser alcanzado via correo electrénico al Gerente de Area y Gerente General, con copia a la Asistente de Gerencia GeneralVarsion / Fechae 04/ 06.09.2018 POLITICA DE VIAJES Y VIATICOS GAF - P = 003 Rev: ‘prob: Ree ar ©} Vidtioos para Viajes Intemaciones por dia en §: Segtin e! destino: Concepto Transporte Allmentacién Hospedaje Movilidad Total $ (almuerzo y ‘eana) Grupo 4: bres 100 280 8 410 Now York Boston Washington Paris Londres Moseu Tokio sycney Toronto Dubai 7 : Grupo 2 Renée” 80 180 cy 310 Miami chicago Los Angeles San Franesco ‘San Juan Bertin Alemania Colonia Sell indas ‘Shanghal Hong Keng Sao Paulo. e Grupo 3: Aareo 70 130 40 280 Santiago Bogota Colombia act Calahorra Buenos Are in de la presente politica, se firma a (6 de Administracién y Finanzas 4004