I  LOVE  free  printables!  I  love  making  them,  I  love  giving  them,  I  love  using  ones  that  other  bloggers  have  
made!  The  thing  about  printables,  though,  is  that  it’s  hard  to  make  one  that’s  “one  size  fits  all.”  Everyone  
has  different  schedules  and  needs,  and  so  I  know  there  have  been  numerous  times  I’ve  found  a  super-­‐cute  
printable  and  just  wished  I  could  tweak  it  a  bit  to  be  more  “me.”  I  definitely  plan  to  continue  to  offer  free  
printables  on  my  blog,  but  just  in  case  you  wanted  to  try  your  hand  at  making  your  own  {it's  actually  
easier  than  you  think!},  I  thought  I’d  help  you  figure  it  out  a  bit.  So  open  up  a  document  in  Microsoft  
Word,  and  here  we  go!  {Note:  Since  the  majority  of  my  readers  seem  to  own  PCs  and  I  generally  use  a  
Mac,  the  screenshots  in  this  tutorial  are  done  on  my  old  PC  which  runs  Word  2007.  If  you  are  a  Mac  
owner  or  have  a  newer  version  of  Word,  you  will  have  the  same  options,  they  may  just  be  in  a  slightly  
different  place.}  
 
Step  1-­‐  Push  the  Enter  Key…a  Lot  
 
This  may  seem  like  a  silly  step,  but  I  promise  it  will  make  your  life  easier  later.  Before  you  do  anything  
else,  just  hit  “Enter”  until  your  cursor  gets  down  to  the  bottom  of  the  page.    
 

 
 
Then  simply  use  your  up  arrow  key  (not  the  backspace/delete  button)  to  bring  it  back  to  the  top.  
 
   
Step  2-­‐  Set  Your  Margins  
 
I  like  to  use  ½”  margins  when  I’m  making  printables  because  it  lets  me  have  a  lot  of  space  to  create  
without  cutting  off  my  information  when  I  print.  You  can  do  this  under  the  “Page  Layout”  tab  by  clicking  
the  “Margins”  button  and  choosing  “Narrow.”  
 

 
 
Step  3-­‐  Make  It  Pretty  with  Shapes  
 
I  usually  begin  my  organizers  by  making  a  pretty  heading  at  the  top.  I  do  this  by  using  a  combination  of  
shapes  and  text.  Let’s  start  with  the  shapes.  Go  to  the  “Insert”  tab  and  click  “Shape.”  You  can  choose  any  
shape  you  want,  but  I’ll  demonstrate  with  circles.  
 
  
 
Draw  a  circle,  then  use  the  “Drawing  Tools”  toolbar  to  make  it  the  way  you  want  it.  You  can  change  the  
size  in  the  upper  right  corner.  Then  change  the  shape  fill  and  outline.  I  left  the  “Shape  Fill”  white.  For  the  
“Shape  Outline,”  I  chose  a  teal  color  then  went  down  to  “Weight”  and  chose  2  ¼  point  to  make  the  outline  
a  little  thicker.  
 

 
Then  I  went  one  step  further:  still  under  “Shape  Outline,”  I  clicked  “Dashes”  and  chose  one  of  the  options  
to  make  my  circle  dashed  rather  than  solid.  
 

 
 
But  I  wasn’t  done  yet!  I  wanted  to  make  a  total  of  3  layered  circles  in  my  heading,  so  I  chose  “Insert”  
again,  clicked  “Shape”  and  picked  the  circle.  I  drew  a  circle  slightly  smaller  than  the  first  one.  This  time,  
though,  I  was  sure  to  set  the  “Shape  Fill”  to  “No  Fill”  so  that  I  could  see  the  first  circle  behind  the  second  
one.  
 
  
 
For  the  “Shape  Outline,”  I  repeated  the  same  steps  as  I  did  with  the  first  circle—I  changed  the  color,  made  
the  weight  2  ¼  point,  and  made  the  outline  a  slightly  different  dashed  pattern.  I  made  a  third  circle  the  
same  way,  and  I  was  done  with  that  part!  
 

 
Just  to  give  you  an  idea  of  some  other  shapes  and  patterns  you  could  use  in  your  header,  here  are  some  
others  I’ve  used  in  the  past:  
 

 
This  header  was  made  using  a  row  of  hexagons  with  a  long  rectangle  on  top.  
 
 

 
This  header  uses  three  arrow  shapes  in  different  colors.  
 
Step  4-­‐  Add  Your  Words  
 
Next  we’ll  add  a  title  using  WordArt.  Go  to  the  “Insert”  tab  and  choose  “WordArt.”  You  can  choose  any  
style  you  want;  we’ll  change  it  later.  
 

 
 
When  the  box  pops  up,  type  in  your  title  and  choose  a  font  you  like.  {My  font  is  called  “Sacramento.”}  Click  
“OK”  and  your  WordArt  will  appear.  It  will  probably  be  behind  your  shape  and  might  look  a  little  squishy,  
but  that’s  okay!  We’re  going  to  fix  it.  With  your  WordArt  selected,  go  to  the  “Format”  toolbar,  click  “Text  
Wrapping”  and  choose  “In  Front  of  Text.”  This  will  bring  your  wording  to  the  front  and  allow  you  to  move  
it  around  the  page.  
  

 
 
Then  you  can  change  the  shape  of  your  WordArt.  Staying  under  the  “Format”  tab,  click  “Change  Shape”  
and  pick  the  one  you  like.  I’m  boring,  so  I  just  chose  the  straight  line.  :)  
 

 
 
You  can  then  move  the  words  where  you’d  like  them  and  use  the  “Shape  Fill”  and  “Shape  Outline”  choices  
{found  right  above  the  “Change  Shape”  option}  to  change  the  colors  of  your  words  as  we  did  with  our  
shapes.  
 

 
 
Now  that  we  have  our  pretty  header,  we  can  move  on  to  the  organizer  section.  I  usually  create  my  
organizers  two  ways:  (1)  shapes  +  text  boxes  or  (2)  tables.  We’ll  start  with  shapes  +  text  boxes.  
 
Step  5-­‐  Add  a  Box  Organizer  
 
As  we  did  with  the  circles,  we’ll  go  to  the  “Insert”  tab  and  click  “Shapes.”  This  time,  though,  pick  the  
rectangle.  
 

 
 
Draw  the  rectangle  the  size  you’d  like  it  {mine  is  7.5”  by  1.37”}.  Then  use  the  “Shape  Fill”  and  “Shape  
Outline”  buttons  again  to  get  the  look  you  want.  I  left  my  “Shape  Fill”  white  and  made  my  “Shape  Outline”  
teal  with  a  weight  of  1  ½  pt.  
 
  
 
Now  that  you  have  your  box,  let’s  put  some  words  inside  of  it.  Under  the  “Insert”  tab,  choose  “Text  Box”  
and  select  the  “Draw  Text  Box”  option.  
 

 
 
Draw  the  text  box  to  your  desired  size.  {You  can  always  make  it  bigger  or  smaller  later.}  Then  you’ll  want  
to  get  rid  of  the  fill  and  outline.  Under  the  “Format”  tab,  click  “Shape  Outline”  and  choose  “No  Outline,”  
then  click  “Shape  Fill”  and  choose  “No  Fill.”  
 
  
 
Now  you’re  ready  to  type!  Add  your  words  and  change  the  font,  size,  and  color  just  like  you  would  in  a  
regular  Word  project,  under  the  “Home”  tab.  
 

 
I  usually  like  to  have  lines  to  write  my  information  on,  and  these  are  easily  added  using  the  “Shapes”  tool  
once  again.  Go  to  the  “Insert”  tab,  choose  “Shapes,”  and  click  the  first  option  in  the  “Lines”  category.  Draw  
the  line  to  your  desired  length.  
 

 
 
Repeat  the  process  of  drawing  lines  until  you  have  as  many  as  you  would  like.  (Insert>  Shapes  >First  
option  in  the  “Lines”  category>  Draw  it.)  
 

 
 
Step  6-­‐  Add  a  Table  
 
Another  useful  tool  when  making  organizing  printables  is  the  table.  It  helps  you  create  columns  and  lists  
quickly  without  having  to  draw  each  individual  line.  Remember  when  I  promised  that  pressing  “Enter”  to  
take  your  cursor  to  the  bottom  would  come  in  handy?  This  is  where  that  happens.  Simply  use  the  down  
arrow  to  move  your  cursor  to  the  line  where  you’d  like  to  start  your  table.  {If  you  hadn’t  pressed  “Enter”  
before,  you  would  have  to  do  so  now,  and  it  would  move  all  of  your  work  down  the  page.}  To  add  a  table,  
go  to  the  “Insert”  tab,  click  “Table,”  and  select  the  number  of  columns  and  rows  you  would  like.  I  chose  
two  columns  by  eight  rows.    
 

 
 
The  columns  will  automatically  be  equal  width,  but  you  can  change  their  widths  by  dragging  the  middle  
bar  where  you  want  it.  
 
    
 
You  can  type  in  your  words  and  again,  use  the  options  under  the  “Home”  tab  to  change  the  color,  size,  and  
font.  Want  to  add  more  rows?  Under  “Table  Tools,”  choose  the  “Layout”  tab  and  click  “Insert  Below.”  You  
can  also  use  the  “Insert  Left”  or  “Insert  Right”  buttons  to  add  additional  columns.  
 

 
Step  7-­‐  Make  It  Your  Own  
 
Now  that  you  know  how  to  do  shapes  +  text  boxes  and  tables,  you  can  combine  them  in  any  number  of  
ways  to  create  the  type  of  organizer  you  need.  On  our  example,  I  repeated  Step  5  a  few  more  times  to  add  
some  boxes  with  text  to  the  bottom  of  my  organizer.  
 

 
 
This  is  certainly  not  the  only  way  to  make  your  own  organizer;  there  are  literally  endless  possibilities.  
These  are  the  basic  building  blocks,  though,  and  the  more  you  work  with  them,  the  more  you’ll  figure  out  
your  own  tips  and  tricks  along  the  way.  
 
  
 
But  how  do  I  know  what  to  include  in  my  organizer?  
 
When  I  am  about  to  start  an  organizer,  I  will  sit  down  and  brainstorm  a  list  of  everything  I  might  possibly  
want  to  know  about  my  topic.  When  you  have  your  whole  list,  you’ll  be  able  to  see  what  things  can  be  
grouped  together  in  categories  and  what  type  of  organization  would  be  appropriate  for  each.  Do  you  need  
a  long  list?  Use  a  table.  Do  you  want  a  bunch  of  different  categories  on  one  page?  Use  a  shape  with  a  text  
box.  Need  both?  Combine  the  two  like  we  did  in  our  example  above.  Like  everything,  the  more  you  work  
with  it,  the  better  you’ll  get!    
 
Without  seeing  your  computer,  it’s  difficult  to  troubleshoot  in  detail,  but  if  you’re  having  trouble  getting  
something  to  work  or  want  to  know  how  to  do  something  I  didn’t  cover,  feel  free  to  send  me  an  email  at  
justagirlandherblog@gmail.com,  and  I  will  be  happy  to  do  what  I  can  to  help!  Thank  you  so  much  for  
reading  my  blog  and  for  all  of  your  support!  It  really  means  the  world  to  me!