RESULTADOS DE INFORME DE AUDITORIA ‘Como ha sido informado, uno de los acuerdos adoptados en nuestra Ultima Asamblea Anual de Copropietarios, efectuada el 09. 07.15, fue el siguiente .2 Auditoria, Luego de un amplio debate. v con e! s6lo y preciso objeto de acallar algunas voces minoritaria cuestionan y entorpecen sistematicamemte y sin fundamento aparente la labor de la Administracion y e| 16. se acuerde efectuar una auditoria. Se presentan dos opciones. La Alternativa N°, una_auditoria 2yna,_por un monto maximo de $1.500.000_La Alternativa N°2_ una auditoria interna, sin costo, realizada por ~opropietanas profesionales definidos al efecto por la Asamblea. Efectuada la votacion. la Alternativa N° uvo 17 votos, y la Alternativa N°2_ obtuvo 16 votos, por fo que s® acuerda la auditoria externa hasta por un sto de $1,600,000. aia dar cumplimiento a dicho acuerdo, el Comité de Administracion trato la materia en arias de Sus reuniones, de todas las cuales, como es sabido, se levanta acta que se difunde posteriormente en toda la Comunidad, quedando en cada una de ellas constancia de lo acordado, del siguiente modo: Sesion de 02.09.15: 4.17. AuditoriaAtendiendo al acuerdo de asamblea_se solicité presupuestos para auditoria contable a e1sas empresas. informando a algunas que io han requendo, de las circunstancias principales del trabajo a vizar (dos afos_una cuenta bancaria, respaldos fisicos de documentos, etc,’ SE Contabilidad, Gestion Copropiedad, Administracion de Edificio. Estamos a la espera de respuesta. Sesion de 23.09.15: 4.8. Auditoria_ Se entregan antecedentes de presupuesto de. GEOMA ASOCIADOS cuyo honorario es versable, no eniregando valores, GESTION COPROPIEDADES por un valor de $5.555.556 con impuesto do SBECKS & ENSON, proponen reunirse con el comité para revisar y considerar como_ajustarse_a ipuesto_pero igual entregan una propuesta que es de 0.3 UF por departamentos_lo que arroja 1257 UF spioximadamente_$3.200.000). Se solicita al_sefior Administrador, cite a reunion a la empresa SBECKS & EASON, para buscar forma de ajustarse @ presupuesto. Sesion de 07.10.15: 4.4, Auditoria, Luego de haberse solicitado ofertas a 5 empresa y haberse recibido respuesta de 3 de analizar las respectivas ofertas, y dado que todas ellas excedian con creces el monto maximo fiiado por nblea,_de $1.500.000__se determind, por antecedentes y menor precio y disposici aun or vaior_ invitar a esta sesi6n a la empresa Sbecksa&benson, consultandole sobre el alcance de los servicios ‘oriados en esas condiciones, Ante ello el oferente convino en ajustarse a dicho monto maximo por un servicio © e0./0 sustancial, implica una revision muestral a fondo del 35% de los 25 meses (9 meses) inmediatamente es al _actual,_en un lapso estimado de _un_mes de trabajo intensive. efectuado_integramente en 1a5_de la Comunidad por auditores profesionales, con aporte de_un espacio web con toda la de respaido al alcance de los copropietarios que quieran tener acceso a ella. y con la posibilidad de var ios resultados ante la Asamblea. Luego de retirarse el oferente, se acuerda, por unanimidad, aceptar salisfactoria esta propuesta y encargarle la _realizacion de la auditoria a dicha empresa, con inicio nmediato_y con el compromiso_del_Administrador_de_plena_disponibiidad boracién con tal tarea. io oportunamente toda la documentacion y anlecedentes requeridos. ADMINISTRACION - COMUNIDAD EDIFICIO FUSION Dirija sus consultas al correo electrénico: comunidad.edificio.fusion@gmail.comRESULTADOS DE INFORME DE AUDITORIA Sesion del 02.10.15. 4.4. Auditoria_ Se dio inicio a la auditorfa contable que realize la empresa SBEKS & ENSON. Se entregé ion que han requerido, especialmente los afios 2013. 2014 y el mes de septiembre de 2015, os contratos de Jos trabajadores y todas Jas actas, tanto de comité como de las asambleas de esos Sesion de 04.01.16, 4.12. Auditoria. Se nos ha informado que el informe esta efectuado pero que no se ha podido entregar 0 a enfermedad grave de hijo de! auditor a cargo, por lo que se acuerda solicitar que se precise la fecha on que se cumplirs con la entrega......” Sesion de 04.02.16. 4.7. Auditoria_ La empresa Sbecks & Enson, encargada de la auditoria, ha hecho entrega de un informe para revisar y el postenormente hacer entrega del informe final...” Sesion de 23.03.16. 4.4. Auditoria. Se validan las observaciones preliminares al informe efectuadas por el Sr Campusano y se y2.al St_Administrador hacerlas llegar prontamente al auditor en conjunto con las otras explicaciones a forencias que efectud y que asi lo requieren....” Sesion de 03.03.16: 4.6. Auditoria_Se enviaron las observaciones a la empresa para que se emita el documento final, Sesion de 05.04.16. ia Se entrega al Comité el informe final de la auditoria reali ra empre cs8Enson ule. que. conforme los procedimientos en estas materias, contemplan tanto la versién original como las nes ante las observaciones formuladas. Se acuerda su amplia difusién en la Comunidad, a través de os canales habituales (paneles, pagina web, correo electrOnico), con una nota explicativa de todo el proceso y ‘dos cumplidos al efecto. Por lo que, habiéndose dado cumplimiento a lo acordado en dicha Asamblea Anual, en la forma resefiada, se cumple a su vez con difundir en toda la Comunidad, a objeto de su pertinente estudio, el respectivo Informe de Auditoria, destacando el que, sin perjuicio de las mejoras a las que siempre es posible aspirar, las conclusiones de dicho informe validan ampliamente la correccién y calidad de los procesos que actualmente desarrollan el Comité de Administracién y esta Administracion. Santiago, 09.04.16 LA ADMINISTRACION ADMINISTRACION - COMUNIDAD EDIFICIO FUSION Dirija sus consultas al correo electrénico: comunidad.edificio.fusion@gmail.comENERO DE 2016 AUDITORIA EDIFICIO FUSION INFORME DE AUDITORIA PERIODO 2013-2014 » SBECKS & ENSON CHILE EMPRESA DE AUDITORIA ‘Avds, Apoquindo 5123 oficina 902, as Condes, Santiago, Central Telefnica +56 2 3223 8203& SBECKS & ENSON ’ Informe de los auditores independientes Sefiores Comité de Administracién Edificio Fusion Santo Domingo 755 Santiago Centro Informe sobre los estados financieros Hemos efectuado una auditoria a los estados financieros y movimientos diversos que generan los cobros de gastos comunes de vuestra comunidad, comprendiendo los restimenes bancarios comprendidos entre el 1 de enero de 2013, al 31 de diciembre de 2014, junto a todos los movimientos relacionados y que ejercen de alguna forma incidencia en los flujos econémicos de la comunidad. Responsabilidad de la Administracién a Ha sido responsabilidad de la Administracién actual la entrega oportuna de la informacién que se requirié para nuestra revision, ademés de ser responsable por el desarrollo de la informacién, su manejo, y la confeccién de los informes que hemos analizado. En esta confeccién y por ser tuna entidad relacionada con comunidades y/o condominios, no rige norma contable alguna para esta preparacién, por lo que nos basamos en los principios contables generales aceptados en chile. Se ha establecido que existe un érgano de control interno, siendo este formado y ejercido desde el gobierno del Comité de Administracién, con el cual nos hemos reunido en ciertas ‘oportunidades, y que han conocido el contenido de la presente auditoria a modo informativo, para lo cual, certficamos que no han tenido incidencia alguna en las conclusiones a las cuales hemos arribado en forma completamente independiente, Responsabilidad del auditor Nuestra revisién ha apuntado a la revisién integral, tanto de movimientos, como de respaldos fisicos requeridos a la Administracién, hemos cotejado los mismos minuciosamente para determinar si en los movimientos ha existido algin grado de error significative que pudiera de alguna forma inducir a fraude para la comunidad. Ha sido nuestra responsabilidad lograr establecer los hechos fundamentados que nos permitieran expresar una opinién sobre el estado financiero de la comunidad, y los movimientos {que en esta se realizan por parte de la Administracién, formando dicha opinién y conclusiones fen forma independiente a la opinién que tuviere tanto la Administracion como el Comité de ‘Administracién. Se establece que una auditoria independiente comprende efectuar procedimientos para obtener evidencia de auditoria sobre los montos y respaldos que han generado los movimientos en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor,& SBECKS & ENSON incluyendo la evaluacién de los riesgos de representaciones incorrectas significativas, ya sea debido a fraude o error. Al efectuar estas evaluaciones de Ios riesgos, el auditor considera el control interno pertinente para su anilisis, y el modo en que se confeccionan los detalles de los gastos comunes de la comunidad que llevan a efectuar la recaudacién de los recursos de cada mes, junto al manejo de los fondos de reserva, Una auditoria incluye, también, evaluar lo apropiadas que son las politicas de contabilidad utilizadas y la razonabilidad de las estimaciones significativas efectuadas por la Administracién, asi como una evaluacién de la presentacién general de los gastos comunes. Hemos analizado el formato de confeccién de los gastos comunes, su manejo mensual, la toma de decisiones, y el proceso que lleva a dicha toma de decisiones, para poder observar los ciclos internos que llevan 2 efectuar los movimientos econémicos en la comunidad. Opinién final Consideramos que la evidencia de auditoria que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionarnos una base para nuestra opinién de auditoria sin salvedades, y si hemos determinado ciertas observaciones que son de cardcter menor posibles de resolver en forma interna por la Administracién, las que estamos informando en el presente reporte, junto a nuestra sugerencia para poder efectuar dicha resolucién, Santiago, Chile 18 de enero de 2016'SBECKS & ENSON Notas Generales del proceso de Auditoria 1. Aspectos generales de la Administracién El Edificio Fusidn, es una entidad que ha obtenido su Rol Unico Tributario en el Servicio de Impuestos internos de Chile, hecho posterior a la correcta y legal constitucién de su Asamblea General y primer Comité de Administracién, siendo este identificador ndmero 53.303.888-3, y que identifica todos los movimientos econémicos que generan compromiso y adquisicién sobre los bienes mancomunados de la comunidad, Al ser una comunidad, legalmente esta no esté constituida a través de ninguna sociedad, sino poor el Acta de la Primera Junta Ordinaria de Co Propietarios, en la cual se nombré originalmente el Comité de Administracién, cuyas facultades dadas por la Ley de Co Propiedad numero 19.357 ‘otorgan funcionalidad para el régimen de Administracion. ‘Assu vez, es el Comité de Administracién quien debe nombrar un Administrador, el cual puede ser plertamente en derecho, de caracter interno 0 externo. La ley no establece requisito alguno para quien oficie de Administrador, solo gozar de la confianza de Ia Asamblea, estar debidamente nombrado por el Comité, y de esta forma podré ejercer las actividades relacionadas con la Administracion en forma integral En le Comunidad del Edificio Fusién, hemos observado la vigencia del Comité de Administracién debidamente en facultades y nombrado segun la observancia de la ley, y también se ha nombrado una Administracién la cual ejerce sus funciones en forma interna prestando sus servicios a la Comunidad en forma exclusiva. Esta Administracién se encuentra compuesta por dos personas, el Sefior Administrador don Jaime Pino, y un Contador Auxiliar quien colabora en las funciones del Administrador en temas administrativos y contables. Segtin nuestra observacién y mediante las entrevistas personales que hemos sostenido con el personal de Ia Administracién vigente, hemos concluido que estén capacitados correctamente cl las materias de Administracién que indica la Ley de Co Propiedad, ademas de mantener dominio sobre las temas contables y administrativos generales de aplicacién en Chile. 2. Manejo de la informacién La Administracién se desempefa a través del uso de un software el cual obra de propiedad, y destinado al manejo contable y administrative para la Administracién de Condominios y/o Edificios, desarrollado por una empresa tercera ajena a la Comunidad. Dicho software se encuentra en uso, yes la herramienta usada para poder desarrollar la carga de informacion que cconcluye en la emisin del gasto comin mensual que cada co propietario recibe y con el cual efectia el pago segun cada alicuota o unidad de prorrateo. En nuestra observacién de los informes que se elaboran con este software y de la revisién con los respaldos fisicos de facturas, rendiciones, boletas, y otros documentos de uso de la &SBECKS & ENSON comunidad, cuenta con la exactitud requerida que permite la correcta elaboracién de las boletA de gastos comunes. 3. Criterios contables aplicados Por tratarse de una Comunidad, no esté afecta al desarrollo de Balances Clasificados, Tributarios ni Estados de Resultados Integrales, su manejo contable es solo relacionado con las unidades de gastos mensuales, manejo de conciliacién bancaria, y distribucién de gastos incurridos hacia cada co propietario. Sin embargo y a nuestra observacién la comunidad mantiene ciertos bienes, como ser muebles, computadores, y ciertas instalaciones compuestas por maquinarias, que son de propiedad dela totalidad de co propietarios, la cual no se encuentra bajo inventario ni valorizacién. Si bien la ley ‘no obliga a mantener inventarios sobre los bienes de una comunidad, es nuestra sugerencia que para una préxima revisién de auditoria, la Administracion pueda elaborar un inventario detallado de todos los bienes de a comunidad, para poder de esta forma poder controlar su existencia, su debida conservacién, ademés de estimar su correcta depreciacién a efectos de poder presentar una justificacién a la Asamblea para su recambio 0 desecho. Se comenté este punto ademas con el Comité de Administracion el cual manifesté aceptar nuestra sugerencia en cesta materia, 3. Periodo Contable ' En a Comunidad el periodo contable se ejerce en lapsos de 30 dias, ya que las contabilizaciones de los gastos y las recaudaciones son presentadas en el informe de gasto comin en forma mensual. De igual tratamiento es el manejo de las cartolas bancarias las cuales obran en periodos de 30 dias. A efectos de nuestra revisién hemos extendido este periodo contable a anualidades comprendidas en los meses calendarios que componen los afios y en esta base hemos efectuado nuestras revisiones, én de la auditoria 4, Bases de prep: A efectos de nuestra revisién hemos requerido por parte de la Administracién las Cartolas Bancarias en forma anual, y hemos tomado una muestra equivalente a cuatro meses aleatorios de cada anualidad, lo que equivale a un alcance la muestra del 30% de los movimientos que han compuesto cada afio. Ademds le hemos sumado la revision de un mes del afio 2015 siendo este cel mes de septiembre, para ampliar la muestra, por lo que de ia totalidad del periodo auditado hemos llegado @ un muestreo del 37.50%, margen que es aceptable a efectos de auditoria contable segun el tratamiento de NAGAS (Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas) vigentes en Chile al afio 2015. Independiente de nuestro muestreo, hemos revisado y auditado la totalidad de las Cartolas Bancarias yen las cuales de nuestra observacién no hemos encontrado observaciones. ‘Ademés hemos revisado y auditado la morosidad vigente a la fecha de nuestra revisién, pudiendo determinar que la plena vigencia de los saldos, y la no incurrencia de errores en los cargos de estas unidades en la imputacién de sus respectivos pagos 0 abonos, por lo que determinados que la morosidad que compuso los saldos a vista, se encontraban correctos.& SBECKS & ENSON lgualmente en nuestra revisién abarcamos una auditoria a las materias legales de recurs humanos, revisando la totalidad delas liquidaciones del personal vigente en cada mes, sus pagos de salarios y fechas, elcalce bancario de cada pago, y los cumplimientos previsionales que hacen obligacién. En esta revisién se han encontrado observaciones las cuales se detallan en la respectiva seccién de observaciones generales a nuestra auditoria, 5. Intangibles La comunidad cuenta con ciertos intangibles compuestos por la adquisicién de bienes los cuales no se encuadran bajo activos fijos, como ser los derechos de propiedad provenientes del software de administracién. Este activo intangible no ha sido dimensionado para la comunidad por lo que deberia estar inventariado al momento de crear el inventario de bienes de la comunidad, 6. Cuentas de ingreso dela comunidad Las cuentas de ingreso de la comunidad son provenientes de la elaboracién de cobros de los gastos comunes mensuales, los cuales no poseen cargos adicionales para generar utilidades 2 favor de la comunidad, sino que se basa en el efecto de recupero econémico y distribucién de los gastos en la totalidad de unidades que componen la estructura fisica del edificio. De nuestra revisién hemos observado que esta mecdnica mensual se ejerce en forma correcta, 7. Fondo de Reserva En cada boleta de gasto comtin se adiciona un valor indicado bajo el item de "Fondo de reserva", suma de dinero que hemos observado se ha comportado de la siguiente forma: $..667.485 $1.887.438 - 778% $1368.25 To08% $1987 406 5.50% $1 565.686 s7% | ‘Octubre, 2014 $1.983.029 906% Dicembre, 2014 $2089.20 ata Septiembre, 2015, $:1.208,777 650% Hemos observade que el fondo de reserva el cual se mantiene detallado en cada emisién de gasto comiin, es una cifra variable, la cual se determina en forma cercana pero no idéntica en cada cobro. En los meses auditados el promedio porcentual que se ha cargado sobre la totalidad de los montos egresados y aplicados a cobro han sido 9.104%, El manejo de! monto que se cobra y se distribuye en forma mensual al cargo del fondo de reserva, no esté regulado bajo la ley, y forma parte de las previsiones mensuales que la comunidad decide mantener para contingencias si es que se presentaren, como asi para aplicar al desarrollo de proyectos, y renovaciones de bienes 0 adquisiciones. Ademés se ha ejercido la politica que los gastos extraordinarios que se han presentado en forma mensval se han cargado contra el fondo de reserva, por lo que este ha ido en aumento y reduccién de su valor en forma ‘mensual segtin los movimientos que se han aplicado.'SBECKS & ENSON Los saldos determinados en fondos de reserva que hemos determinado producto de nuestra auditoria son los siguientes: Febrero, 2013 S11975.135 Mayo, 2033, $5997.96 Septiembre, 2053 Sasa Daiembre, 2013 310494285 May, 2014 $10254077 Agosto, 2018 $6078.55 etre, 2038 $3.799509 clembre, 2014 $1.785.658 | Septiembre, 2015 $1099.617 El promedio de saldo en la cuenta corriente que correspondié a fondo de reserva de la ‘comunidad ha sido $ 7.644.023, seguin se informa en la cartola bancaria en la imputacién de saldos, ademas de los célculos propios originados de nuestra revisién. En nuestra revisién logramos estimar de igual forma respecto al saldo actual vigente del fondo de reservas de la Comunidad, el cual se descompone de la diferencia existente entre el saldo acumulado del Fondo Complementario Laboral, que a septiembre de 2015 se componia de $8.558.583, fondos que son destinados a financiar eventuales finiquites, feriados, reemplazos, ¥ otros eventos propios del ejercicio laboral, por lo que el saldo real del Fondo de Reservas acumulado para la Comunidad del Edificio Fusién quedo compuesto @ nuestra revisién por 59.49: ita y nueve millones novent cinco). Los Fondos de importancia para la Comunidad, son el Fondo de Reservas, junto al Fondo ‘Complementario Laboral, ambos se mantienen en conjunto unificados en sus recursos, pero divididos en su tratamiento contable y de asignacién e imputacién de aplicaciones contra los rmismos. a El Fondo de Reserva, se encuentra actualmente compuesto por dos Depésitos a Plazo Bancarios, los cuales formulan intereses normales segin la tabla que el banco emisor de! mismo de oportunamente y al momento de cada renovacién, lo que compone un importante beneficio para la Comunidad misma, ya que recibe ciertos beneficios por mantener estos fondos en estas cuentas de inversiones. Existe una parte de este Fondo de Reserva que se constituye también en parte por el circulante de la cuenta bancaria misma, que es donde se mantiene por parte de la cobranza del mes, como otros menores mantenidos para poder darle circulacién de efectivo ¥y cubrir las necesidades de funcionamiento mensuales propias de la Comunidad. De esta formas ambos fondos, e! Fondo de Reserva y el Fondo Complementario Laboral, se encuentran en resguardo por decision misma de la Comunidad, en estos dos depésitos bbancarios, lo que ha permitido no solo su correcta mantencién, sino ademas generar ciertos beneficios a la misma Mientras que la morosidad aplicada @ saldos incompletos del fondo de reserva, los cuales no han sido imputados ni han estado disponibles en la cuenta corriente en los meses de nuestra revisién, productos de unidades que no han cancelado su gasto comin en dicho periodo, se conforman segiin el siguiente detalleSSBECKS & ENSON Febrero, 2013 SA68478 [Mayo,2013 S$ 580.490 Septiembre, 2013, $714.50 [ Diciembre, 20 $0 s713878 $.661521 $758637 Diciembre, 2018 ~—*S 758.880 =| Septiembre, 2015 __———*$: 720.237 El promedio de morosidad que ha correspondido a aplicar al fondo de reserva solo marca un comportamiento, ya que el hecho que un mes no se haya recuperado los dineros, no resta su posterior recupero al momento de efectuar la cobranza preventiva, por lo que solo debe considerarse a efectos informativo general, ha sido $ 637.330. Los egresos que se han aplicado en forma mensual al cargo del fondo de reserva, es decir, compras de cardcter extraordinario que se han pagado usando fondos propios de la reserva de la comunidad, y que no fueron cargados al gasto comin del mes en las respectivas boletas mensuales, y que por este efecto lo han disminuido no en forma considerable, que hemos determinado verificando con los respectivos comprobantes, boletas y facturas, han sido los siguientes: 3 1.535.696 $2.130.171 Diciembce, 2013 $2.637.235 | ‘Mayo, 2014 $3373 | ‘Agosto, 2014 $4.830.386 | [Coctubre, 2014 $2119.19) ] Diciembre, 2018 —$2.186.965 Septiembre, 2015, $0 El promedio considerando los meses de nuestra revisién que se ha aplicado a gastos extraordinarios y que se han cancelado contra el disponible del fondo de reserva de la ‘comunidad ha sido $ 2.250.704,22. 8. _Inversiones y depésitos a plazo vigentes La comunidad ha mantenido en cada mes de nuestra revisién, diferentes depésitos en banco, siendo estos de categoria depésitos a plazo a tiempos estimados por la Administracién, los ‘cuales se han visto afectos a renovaciones, incrementos y disminuciones, normales para el proceso y manejo interno segtn las necesidades propias, Producto de nuestra auditoria para los diferentes meses de la muestra efectuada, os depésitos a plazo que hemos validado son los siguientes: 5 25,063.437 152.68% __$2618045 ngs $26,625.63 324%& SBECKS & ENSON Diciembre, 2073 SSS Be Mayo, 2018 205.12% ‘Agosto, 2014 $47.852.243 376.20% | Octubre, 2014 $48.157 219.855 Diclembre, 2014 $48. 339.656. 253.005 Septiembre, 2014 5 49,394.986 27057% De esta forma podemas determinar que la comunidad ha sostenido en cada mes del ejercicio de la administracién, suficiente disponibilidad reservada para poder efectuar la cobertura superior a un mes completo de gastos promedio, lo cual otorga un respaldo importante para la ‘comunidad, El promedio de meses de cobertura sobre el promedio de egresos auditados asciende a 1.85 meses, el cual es un indicador sobre el promedio normal requerido de cobertura cde emergencia usual que estaria estimado en 1 mes de cobertura promedio. 9. Fondo de proyecto Existe un fondo de proyecto el cual debié haber mantenido algtin movimiento en algiin mes que no hemos podido determinar y que causo la fofmulacién del mismo. Sin embargo este fondo se hha mantenido con un saldo estatico el cual se ha compuesto durante todos los meses de nuestra revisidn en forma originaria en el mes de febrero de 2013 con un saldo de $ 145.587, misma cifra que correspondié al mes de septiembre del afio 2015. Ante la indeterminacién de su posible uso y mantencién de un saldo en forma estatica sin generar beneficio alguno sugerimos este saldo sea aplicado al fondo de reserva con un asiento contable especifico que lo lleve como saldo Unificéndolo, La comunidad podria renovar este fondo de proyecto para algin proyecto particular, pero mientras efectuamos nuestra revisién no encontramos proyectos que requieran de un fondo especial para cargar a la comunidad y controlar en forma independiente. 10. Fondo complementario laboral Existe un fondo de cardcter complementario a aplicar a los aspectos laborales de los trabajadores de la comunidad, el cual constituye una reserva a favor de la comunidad, y que ha cobrado y almacenado para este efecto en forma mensual. En nuestra revision hemos determinado que el fondo complementario laboral ha mantenido los siguientes saldos: Febrero, 2013 S2508469 Mayo, 2033 $3166.00 Septiembre, 2013 — $3103570 idem, 2013 $3508 698 Mayo, 2038 $5.152890 7s sea009 Seas0sa1 $6.758572 | 5658585 Respecto a este fondo no ejercemos promedios ya que su efecto ha sido incrementarse durante los periods por lo que salo podemos mencionar que el saldo vigente del mismo al mes de septiembre del afio 2015 en su provisién sumaba un total de $ 8.558.583 que se podrian aplicar alas necesidades complementarias de los trabajadores de la comunidad. Los cargos que se han efectuado en forma mensual a este fondo han sido los siguientes: 8SBECKS & ENSON Febrero, 2013 $326.18, Mayo, 2013 _ 20 Septiembre, 2013 $9600 Diciembre, 2013 $41. 066, Mayo,2034 3192811 ‘Agosto, 2014 $6000 0 3 309455 Diciembre, 2058 $103,000 Septiembre, 20 — 11. Protestos, y reversa de depésitos aplicados contra la cuenta de ingresos En a revision de los abonos que se han relacionado con la cuenta de ingresos de la comunidad, hhan existido pagos que han resultado en devoluciones por protestos, por lo que la ‘Administracion tuvo que efectuar la respectiva reversa de la imputacién contable del ingreso, generando en ese momento mora para la unidad respectiva. De nuestra revisién esta operatividad se ha dado correctamente, y el detalle de dichas reversas contables ha sido segiin cl siguiente detalle: [Feorera, 2033 $339,001 Mayo, 2013 $351.085 Septembn $0 Dilembee, 2053 $0 Mayo, 2034 3534178 ‘Agosto, 2014 $5885, ‘octubre, 2014 $0 Dierbre, 2074 $0 Septiembre, 2 $0 De nuestra revisién podemos determinar que las reversas sobre la cuenta de ingresos de la comunidad no representa un riesgo de alcance de fondos para la correcta funcién del condominio, ya que sus montos han sido menores y no alcanzan a mantener incidencia alguna, ‘También se ha observado que cada caso en particular el inconveniente ha sido resuelto en un plazo de tiempo variable pero dentro de lo razonable por lo que no alcanzado a ser un efecto acumulativo en los meses subsiguientes 12, Cuentas de ingresos de gastos La comunidad ha generado gastos propios en forma mensual, estos gastos se han distribuldo en las boletas de gastos comunes, con fecha de vencimiento sobre cada 30 del mes siguiente. De esta forma 2 modo de ejemplo, el gasto propio del mes de enero debe ser recuperado en los dias completos del mes de febrero, montos que al ser cancelados por los co propietarios se debe reflejar en la cuenta corriente bancaria. La administracién recibe los pagos de los residentes por concepto de ingresos por gastos comunes, a través de depésito bancario directo, transferencias electrénicas, y cheques, estando ‘no permitida la recepcién de dinero efectivo por los residentes para sus pagos. En nuestra revisién podemos determinar segiin lo mostrado en la cartola bancaria que las cuentas de ingresos han registrado el siguiente comportamiento que se muestra en el detalle:'SBECKS & ENSON, $17102.172 ‘Mayo, 2033, $:13.703212 ‘Septiembre, 2013 $16 560.107 Diciembre, $16.649.607 [[Mayo, 2014 —~—~.15.600305) $15.867373 Octubre, 2018 $19 305.612 Diciembre, 2018 $.15835.126 Septiembre, 2035 $11,499.91 13, Gastos y manejo de personal La comunidad ha mantenido una némina de personal mensual bajo la figura de contrato de trabajo, segin lo establecido en la ley y regulaciones vigentes. En los meses de nuestra muestra documental procedimos a revisiones varias sobre las materias laborales, las cuales han sido Ievadas adelante por un Auditor Laboral, y un Abogado experto en materias laborales. El gasto del personal contratado se ha comportado segiin el siguiente detalle: Enero, 2013 $7,236.13 ‘Abi, 2013, $7309.26 ‘Agosto, 2013 $7,510,605 ‘Noviembre, 2013, 7.984.989 ‘Abril, 2004 7.817.232 [ull,2004 7.468.507 Septiembre, 2018 ____$ 7.184.523 | ‘Noviembre, 2014, Sai2601 | ‘Agosto, 2015 $ 7.182.167 Si bien la variabilidad de los salarios en las comunidades que se reflejan en el gasto mensual, puede no ser estable, en el caso de la comunidad del Edificio Fusién, mantiene una relacién estable en el marco de tiempo comprendido para esta auditoria, lo que da certeza que no han cexistido incrementos de renta desproporcionados, solo con el efecto de IPC anual normal, y la ‘evolucién de la cantidad de trabajadores que se han mantenido en la némina estable. Ha sido igualmente materia de revisién el cumplimiento laboral del pago de las cotizaciones previsionales de la némina de trabajadores, hemos determinado los pagos producto de la revisién que detallamos: ebrere, 2033, S1724587 Mayo, 2013 $1640 670 7 Septembre, 2013, $1635517 [Diembre, 2013 $1. 7o«001 | 2038. - $1830.315, [Agosto, 2014S 4797 879 Octubre, 2014 $1678 30 Diclembre, 2018 $1 700373 [Septiembre 2025 $2473) 10BECKS & ENSON 7 De las revisiones que hemos efectuado no hemos detectado periados donde no se hayan cancelado o declarado las obligaciones previsionales de la némina de trabajadores. En las revisiones efectuadas a las carpetas y documentacién de los trabajadores, hemos encontrado que en su mayoria se encuentran correctamente archivadas, conteniendo la informacién minima requerida para resguardar y dar correcto cumplimiento a las obligaciones que como empleadores requiere. Sin embargo, hemos detectado ciertas observaciones a ‘mejorar que detallamos a continuacién, MMantiene liqudacones sin fema Asegurarse de reguarzar conforme en su archive manteniendo las iuidaciones firmadas mes a me. RESPUESTA ADMINISTRACION AL_clerte de la. Austria la ‘Administracion comente que no se efectuaba por el hecho de que se efectuaba el pago a través de ‘raneferencia bancaria, para que se tomaba a observaciin se regularizaré ala brevedad. Domingo ivan Espineza Contato de trabajo sn Tema con Regularizar registro de contaios fecha 22/09/2008 fiemados, recordar plazo de firma * debe ser no mayor 2 48 horas del | ingreso de un trabajater estable 0 | RESPUESTA ADMINISTRACION Se procedié con a obsenvacién por parte de a Adminstacién y quedo regularizado correctamente. Tree Albornoz Sin conirato dewabajoata fecha de Generar contatos de trabajo con auditrie marco de tiempe de a8 horas, idealmente un rabsjador al ‘momento de ingreso debe tener su contratode rabaj conformado, RESPUESTAADMINISTRACION La Administracién—mosted cevidencia por mecio del contrato firmado que se habia celebrado Javier Criollo Wo se registran liquidaciones en su Imprimir, firmar y archivar [a carpeta totalidad de liquidaciones del | \rabajador para archivo | RESPUESTA ADMINISTRACION La Administraci demostré que el trabolador estaba con Liencia ‘Mesiea durante el ato 2015 desde fel mes de abril por un espacio ee Fernando Soto Aguilar Tquidaciones no frmadas Revsar y regulrzar Ta fema de liquidaciones de archivo, | IMSPUESTAADMIMSTRACION —uadmnsrocon goge ts | . oseredin compramctense i | regan ents ved |i Frans Fes asada sR —Reuclo "a prodens ie trtaions penoueh de pags cbtenin del RIT re ilar las poreste prota de sb aya, imposes del Usted Iino yj ano 018 tome event SPUISTAADMINSTRACION Us "Admnvetn_poceisen tempo y tral reeuen delat inposcones a tbaadr L _y su respective pag. un& SBECKS & ENSON rick Preto "We mantiene —NquidacionesImprimi, frmary archiver Ta | archvadas totalad de lcuidaciones det trabajador para archive, RESPUESTAADMINISTRACION La Administracién presents evidencia que el trabsjador se | desempené hasta el mes de mayo motivo por el cual no presenta uidaciones en su carpets. No mantiene quidadionesImprimi, firmar yarchivar la archvadas totaldad de liquidaciones det trabajador para archive, RESPUESTA ADMINISTRACION La Administraciin presents evidencia que el trabsjador se desempené haste el mes de febrero motivo por el cual no ’ presenta lguldaciones en $0 carpets. Las observaciones identificadas en el cuadro anterior, son de manejo administrativo, yno tienen efecto legal compensatorio, ni presenta riesgo legal laboral alguno para los trabajadores como asi también para la comunidad, ya que se tratan de observacianes de manejo y archivo. Si bien es recomendable su regularizacién que es lo que hemos sugerido sea implementada, 14, Gastos afectos a gastos comunes de uso, consumo, mantenimiento y adquisicién La comunidad efecta mes a mes, diversos gastos generales, os cuales, son incorporados en la minuta del gasto comtin en forma mensual, y estén englobados en las categorias de bienes de uso y/o de consumo, mantenciones varias tanto sea de forma regular como esporddica, y adquisiciones de pequerios bienes para lograr el servicio requerido a los residentes. En este item encontramos los servicios basicos de uso comiin, las mantenciones de ascensores ln forma preventiva, y la mantencién de los sistemas de calderas. Si bien, no resulta ser nuestra especialidad la parte técnica de estos servicios de mantenciones, en nuestras revisiones hemos observado que se han practicado en forma constante, sin embargo, nuestra opinién no es valedera como expertos para dar fe y certificar que las mismas garantizan el debido funcionamiento de estos equipos, para lo cual sugerimos para el caso de auditarios sea a través de un equipo expertos en estas materias. Los egresos que hemos revisado, y que se mantienen con respaldos fisicos de facturas y boletas que han compuesto los gastos comunes de la comunidad, se detallan en el siguiente cuadro: 4.120.962 ‘Mayo, 2083, 366 =e Septiembre, 2013 $9413 253 $800.037 35.208007, TF sss.206 $6207361 $526272 $8986.96 ~~ 75.028 37934697 $1300.56 192579 $1.676.652 6.003.872 51549.828 2BECKS & ENSON 15. Conformacién legal ‘Al momento de nuestra revisién la comunidad se encuentra legalmente establecida, conformando y cumpliendo con los requisites impuestos por la ley de co propiedad, siendo estos los siguientes: Ha celebrado una Asamblea de cardcter Ordinaria una ve2 al af. Ha presentado en el estado financiero de la comunidad en la Asamblea, Mantiene un Comite integrado por co propietarios residentes en la comunidad. El Comité de Administracién ha sido elegido en una Asamblea Ordinaria por el voto de la mayoria de los asistentes, @. El Comité de Administracién celebra sus reuniones a lo menos una ver al mes, y lleva registros de acta de dicha reunién, lo que queda por escrito con firma de los asistentes yuna copia de esta es archivada junto a los documentos del gasto comin del mes. f. La Administracién informa regularmente las materias que son requeridas para visto ‘bueno del Comité de Administracién, y se lleva registros de dichos tratamientos, &. La Administracién somete a decisién del Comité de Administracién las decisiones que involucran movimientos econémicos, los cuales quedan debidamente registrados por diversas formas, siendo parte del archivo del gasto comin de cada mes. h. La Administracién lleva registros completos de todos los movimientos del mes que son afectos al gasto comin, como asi también a los diversos fondos de la comunidad. i. La Administracién ha hecho entrega del gasto comiin alos residentes en forma y tiempo brindando de esta forma a los residentes el tiempo requerido para poder abonar el mismo en el plazo establecido. |. Laemisién de boletas de gastos comunes contemplan los requisitos marcados por la ley, siendo informar los gastos ordinarios, extraordinarios, llevar registro del fondo de reserva, einformar a los residentes los gastos de personal k, La Administracién efectia el debido cargo en las boletas de gastos comunes respecto a los consumos individuales, siendo estos consumos de agua caliente, salones de servicio especiales, sauna, y otras instalaciones propiedad comtin bajo canon de arriendo por evento. Conclusiones propias del proceso de Auditoria 1. _Disponibilidad de la informacién y accesibilidad a los requerimientos de auditoria La Administracién ha mostrado el grado de colaboracién requeridos para que los Auditores durante el proceso de revisiones, hayan podide acceder al 100% de la informacién y el 100% de los respaldos requeridos fisicos, procediendo el desarrollo de las revisiones en forma ordenada ysin mayores novedades. 2. Orden interno de la informacién y documentacién la informacién que compone los movimientos internos de la comunidad, se encuentra debidamente registrada en el software de gestién, sin embargo, se encuentra plenamente disponible y ordenada por meses en separados tnicos de cada mes, conteniendo la totalidad de 3& SBECKS & ENSON los movimientos generados en el mes. Solo obra aparte las carpetas del personal, y los informes de seguimiento de los proveedores de mantenciones con sus bitécoras. 3. Emisién de pagos De las revisiones efectuadas a los instrumentos de pago, estas se efectiian correctamente con cheques nominativos y cruzados en su gran mayoria, por lo que ha sido relativamente facil poder ubicarios en el seguimiento bancario, ha sido précticamente nulos los cheques de caja sin ‘nominar, 4, Control dela morosidad La Administracién lleva registros con calces diarios de los pagos efectuados por los residentes, por lo que es facil identificarla mora existente, a cual se puede observar controlada, con control de cortes de energia para las moras sostenidas y no canceladas. Al momento de nuestra revisién determinamos 19 unidades morosas de un total de 419, con instrucciones de corte de energia eléctrica en tramite para la empresa Chilectra segin el presente detalle: ee eee 206 1548747 22 3286506 304 3284561 314 3279702 606 3278185 706 3277606 08 3281354 902 3285512 1106 3280296 1303 3278782 | | 1307 3278786 | 1314 3287473 1408 3285218 | ane 3278356 | aa 3281513 | 1903 3277583 | tos 3285125, 2408 3280378 2516 3280208 5. Eventos producidos a posterior de la presente auditoria No tenemos registros de eventos posteriores informadas por la Administracién que tengan Incidencia en el proceso que hemos llevado a cabo en forma externa, 6. Resultado y comentarios finales de la auditoria 14SBECKS & ENSON Como resultado de la presente auditoria podemos concluir que existe un manejo y control interno adecuado hacia la Administracion de la Comunidad de! Edificio Fusién. Se mantiene la Administracion con procesos ordenados, claros y transparentes, por lo que no tenemos observaciones mayores que revelar. Hemos analizado y contemplado los movimientos y no hemos encontrado movimientos que puedan generar error 0 sean indicadores de fraude. A posterior de revisar nuestras minutas de auditoria, solo recomendamos al Comité de Administracién, continuar desempefiando el rol de auditores internos ejerciendo su control permanente sobre la Administracién y sus procesos a efecto de que no decaiga el buen nivel de ‘manejo administrativo existente al momento de nuestra revisién, 7 15