VREDNOVANJE ARHIVSKOG GRADIVA, 24.01.2014.

Dodao sam Josipovim pitanjima još svoje bilješke, no nisam stigao zapisivati sve što je prof.
govorio pa gdje god vam izgleda glupo nešto, vjerojatno sam nešto krivo zapisao, shvatio itd itd.
Slobodno prepravite 

1. Kada i zašto se u arhivu pojavljuje i zaoštrava problem vrednovanja? U kojim situacijama je

težak problem vrednovanja? (pragmatički pritisak, problem administracije).

Kada i zašto se u arhivistici pojavljuje i zaoštrava problem vrednovanja? (Kako, kada,

zašto, pod kojim uvjetima?)
Je li neizbježno bavljenje tim pitanjem, kada je izražen pritisak vrednovanja?
- Pragmatični pritisak, više dokumentacije nego što se može tek tako obraditi i kada se
radi o dokumentaciji koja nam se čini nepotrebna ili suvišna, da čuvamo ogromne
količine nepotrebne dokumentacije
- Početak 20. St. – proces povezan s jačanjem administracije (povećana produkcija
dokumentacije!)
- Ratovi – veliki proizvođači dokumentacije

2. Kako arhivist treba reagirati na problem vrednovanja? (gledati na unikatnost, važnost,

instituaciju iz koje potječe dokument, analizirati ga, Jenkinsov i Schellenbergov pristup u
tom slučaju)

Kako su arhivisti reagirali na takav pritisak?

Prisjetiti se : povijesni pregled...
- Njemački kriteriji sa početka 20. St.
o Starost, vrsta, unikatnost dokumenta, važnost institucije od koje dokument
potječe, povijesni značaj, itd...
- Jenkinson
o Pristup i zašto? Objasniti njegov stav, njegov pristup arhivu općenito

Odg : 3. pitanje

3. Schellenbergova teorija? Kojem tipu kritika je bila izložena i zašto današnji arhivisti traže
neku bolju metodu od njegove? (zaostatci u gradivu, zašto neke stvari prolaze u arhiv iako ne
bi trebale, koje dokumentaciju i zašto čuvamo, teškoće u opravdanju odluke i mane
mehanizma)
Schellenberg

- Pristup i zašto? Objasniti njegov stav, njegov pristup arhivu općenito

- Znati objasniti kojem tipu kritika je bio izložen 70-80-ih godina prošloga stoljeća,
koji problemi su mučili arhive pa su tražili nešto bolje od klasičnog schellenbergovog
pristupa...?
o Praktični problemi : zaostaci, model ne drži korak sa proizvodnjom
dokumentacije, stjecanjem nove dokumentacije, osjećaj da ima puno
dokumentacije koja stigne u arhiv a nije uvjerljivo zašto i obrnuto
o Načelni problemi :
- poteškoće dovođenja u vezu vrednovanja sa arhivskom teorijom
- poteškoće opravdanja odluka
- poteškoće opravdanja samoga mehanizma

Tu je sad još spomenuo neku izjavu sa prvih predavanja, nešto o vrednovanju,

istraživačkim interesima, tako nešto :S

Nismo uvjereni da možemo obraniti vlastite odluke o vrednovanju

Analizirati tu nesigurnost: Problem objektivnosti

Želja za ravnopravnošću

Kritika klasičnog modela sa teorijske strane

Za oba (Jenkinson, Schellenberg?) bi trebali imati ideju kako bi primjena

njihovog pristupa izgledala u praksi, opisati nekakvu metodologiju, postupke :S

Odg :

- Jenkinson:
o Jedan od najutjecajnijih arhivista
o Arhivi služe za provjeru povijesnih istraživanja, prikupljaju povijesne izvore
o Sadržaj arhiva mora odgovarati ljudima
o Bitno je čuvati dokumente koji sadržajno obuhvaćaju više i vezani su za
poznate ličnosti
o Zagovara OBJEKTIVNOST, traži da arhivisti bude nepristran
o Arhivist ne određuje vrijednost samostalno, drugi to čine umjesto njega
 o Stvaratelj ima glavnu riječ o vrijednosti svog gradiva
o Jenkinson želi odvojiti kreiranje od pohrane
o Vrednovanje kao zaseban entitet
- Schellenberg:
o Suprotno stajalište od Jenkinsona
o Smatra Jenkinsonove metode zastarjelima
o Smatra se ocem moderne arhivistike
o Stvaratelji nisu i ne mogu biti jedini koji imaju riječ o samom gradivu ; ono
što nije potrebno stvaratelju, možda je potrebno nekom drugom
o Ono što je u arhivu smatra se arhivskim gradivom (archives), a ono što
vlasnik/stvaratelj ima kod sebe je spis (record)
o Arhiv se nalazi u dinamičnom okruženju; zahtjevi korisnika, razvoj
administrativnih elemenata
o Precizno istraživanje i pažljivo donošenje odluka vezanih za izlučivanje i
pohranu gradiva
o Razlikuje :
 PRIMARNA VRIJEDNOST
 Vrijednost vezana za stvaratelja

SEKUNDARNA VRIJEDNOST se dijeli na :

1. Informacijska
a. Bazira se na jedinstvenosti, obliku i važnosti gradiva
2. Evidencijska
a. Sastoji se od funkcija organizacija

4. Dokumentacijska strategija? Bruceov pristup(ovo sam krivo čuo,ali nečiji pristup na B je

spominjao)? Kanadski model vrednovanja?

Objasniti dokumentacijsku strategiju, razumjeti (Pooms? Nemam pojma koje je prezime,

autor nečega :D), objasniti neki model (iz Cookovog članka? – funkcionalno vrednovanje?)

Odg : Terry Cook spominje da arhivisti ne bi trebali vrednovati dokumente zasebno ili
predviđati njihovu daljnju uporabu, već da bi se dokumenti trebali sagledati u kontekstualnim
okvirima. Govori o makro - vrednovanju i o uvođenju i uporabi funkcionalnog modela u
Državnom arhivu u Kanadi.

Funkcionalni model vrednovanja u praksi? Ne mijenja se dulje vremena i zašto? (probleme modela
navesti)

Odg : http://hrcak.srce.hr/index.php?show=clanak&id_clanak_jezik=16555
 Odg : Funkcionalno vrednovanje pojavljuje se prije desetak godina, a do danas ga usvaja sve veći
broj arhiva u svijetu. Težište se prebacuje na odnos dokumenta i funkcionalnog konteksta njegova
nastanka (za razliku od težišta na informacijskom sadržaju dokumenta, korisničkih zahtjeva ili
vrijednosti dokumenta kao povijesnog izvora). Funkcionalni model nastoji uskladiti zahtjeve arhivske
teorije sa potrebom bržeg i učinkovitog vrednovanja gradiva koje nastaje u većem broju i sve brže.
Primjer za funkcionalni model je onaj koji je razvio Državni arhiv Kanade, te ga i danas primjenjuje.
Funkcionalni dokument počiva na nekoliko zajedničkih (većina institucija se slaže) i temeljnih
elemenata:

- Radi prevelikog broja informacija nije više moguće temeljiti odluke o vrednovanju i čuvanju
gradiva na analizi svakog dokumenta
- Jednostavnije je i efikasnije arhivsku vrijednost dokumenta procijeniti unutar organizacijskog
konteksta, odnosno konteksta njegova nastanka, nego vrednovati dokument s obzirom na
važnost potencijalnih istraživanja ili dr.
- Logičnije je kontekst vezati uz organizaciju u kojoj dokument nastaje, s obzirom na određene
funkcije i procese koji pokreću sami nastanak dokumenta, nego vezati dokument uz
određene vlasti, hijerarhije i slično

Ovaj se model kosi sa tradicionalnom arhivistikom, koja dokument stavlja u težišni interes
svakog arhiva, vrijednost gradiva temelji samo na njegovoj sadašnjoj ili nekoj predviđenoj
važnosti za istraživanja, te vrednovanje povezuje sa administrativnim kontekstom (hijerarhijski
oblik)

U praksi (primjer DA Kanade) se uvode planirani postupci preuzimanja gradiva u suradnji s

institucijama, te funkcionalne analize postaju primarno sredstvo vrednovanja dokumenata. Smatra
se da su administrativne procedure i planiranje od velike važnost za uspješno funkcioniranje prema
ovome modelu. Smatra se kako se arhivski status dokumenta može izvesti iz uočene vrijednosti
funkcije dokumenta i konteksta njegova nastanka. Problemi koje nalaže praksa i koji još nisu riješeni
su kako odrediti koje su poslovne funkcije ureda koje su od veće arhivske vrijednosti, zatim koji odjel
unutar ureda daje najpotpuniji zapis o funkcijama za koje je procijenjeno da su od arhivske važnosti.
S obzirom na to da različiti uredi i institucije ne daju metapodatke o vlastitim poslovnim procesima,
te ponekad dokumenti koji su nastali u određenim poslovnim aktivnostima nisu nužno prikaz samog
poslovanja institucije, teško je s točnošću odrediti funkcije od arhivskog značaja. (Ovo bi ujedno bile i
razlike između teorije i prakse, odnosno moguća ograničenja, problemi i sve ovo navedeno dolje u
pitanju  )

Funkcionalni model vrednovanja :

U praksi model koji se načelno održava, nešto se ne primijenjuje – ponaša drugačije :S

Moguća ograničenja, problemi u tom najpopularnijem konceptu, očekuje se od arhivista da

prihvaća neki oblik tog modela – ako se ne slažemo, objasniti zašto...

5. Kako bi naveli svoj pristup vrednovanja?

 Pojam vrijednosti, sudbina tog pojma u (?) zajednici

Može postaviti pitanje da je on kao laik, a mi stručnjak, kako mu objasniti zašto je važno
vrednovati, gdje kao stručnjak tražimo vrijednost dokumenta? Odakle ideja da dokument
treba čuvati, čija se riječ uzima pri odlučivanju čuvati ili ne? Motivacija za čuvanje neke
dokumentacije, potrebe različitih kategorija entiteta...rizici, konteksti, pravni i poslovni
aspekti koje ne smijemo zanemariti

(?) Korporativni sektor : u principu se radi o upravljanju rizicima (ako ima veze s
upravljanjem rizika, investiramo, ako nema, ne)

Odg:

- Manjak prostora za pohranjivanje dokumenata- npr. čuva li se sva nastala

dokumentacija, i ona bitna i nebitna, može doći do toga da fizički nema mjesta za
novu dokumentaciju koja je od veće vrijednosti
- Dokumenti kao dokazno sredstvo
- Odvajanje bitnog od nebitnog (vrijednog od manje vrijednog) je bitno i zato da u
gomili dokumenata neki ne bi bili zagubljeni
- Npr. elektronički dokumenti – moguće da ih se neće moći pročitati s obzirom na
razvitak tehnologije ( novi mediji za pohranu)
- Kriteriji za vrednovanje :
o značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja
o pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva
o potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva
o zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi
o interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno činjenice koje
gradivo dokumentira
o evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzdanog, cjelovitog i
autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i
preglednom obliku
o informacijska vrijednost gradiva (postojanje viška podataka i obavijesti u
jedinici ili cjelini)
o značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti

6. Je li bi se promjenio naš pristup vrednovanja da se selimo iz jednog arhiva u drugi? (navodi

Lihtenštajn kao primjer :D ) Što da smo šef arhiva?
 Iznijeti svoj pristup – dobili smo posao glavnog arhivista u npr Lihtenštajnu, što bismo
napravili u tom području :S

Selimo se iz tipa arhiva u drugi tip, što se mijenja (ako se mijenja) u našem pristupu
vrednovanju gradiva?

Odg:

- Različiti zakoni u različitim državama

- Zakonima i propisima određuju se pravila i kriteriji vrednovanja, odabiranja i
izlučivanja gradiva (općenito ustrojstvo i organizacija arhiva)
- Različiti razredbeni(klasifikacijski) nacrti
- Različita nadležnost
- Arhivi različitih instanci (opet pitanje nadležnosti i podjele poslova)
- U Hrvatskoj na primjer :
o 18 državnih arhiva (Bjelovar, Zadar, Rijeka…)
o Hrvatski državni arhiv kao središnja arhivska ustanova nadležna za sveukupno
područje RH
o Specijalizirani arhivi
o Privatni arhivi
o Arhivi jedinica područne samouprave i uprave
o Arhivsko gradivo izvandržavnih arhivskih ustanova ( Arhiv Hrvatske
akademije znanosti i umjetnosti, arhivski fondovi i zbirke u knjižnicama,
muzejima, vjerskim zajednicama, zavodima, institutima…)

7. Relevantnost? (Postupak koji arhivi primjenjuju za očuvanje identiteta, povijesti i pismene

baštine)

Relevantnost postupaka koje arhivi primijenjuju u vrednovanju za očuvanje

pisane baštine, tradicije, identiteta...

8. Što ako se prestane arhivist baviti vrednovanjem? Da nema arhiva što bi bilo?

Što ako se arhivisti prestanu baviti tim pitanjem, moguće posljedice? Što ako
bismo ukinuli arhive?

Odg :

- Spisi imaju neku neposrednu svrhu zbog koje su nastali, ali nakon što ta svrha bude
postignuta, potrebno je prepoznati i druge koristi i motive za daljnje čuvanje spisa
- Da ukinemo arhive :
 o Spisi nam ne bi mogli poslužiti za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa
pravnih subjekata i pravnih osoba
o Ne bi mogli služiti kao podrška poslovanju i postizanju poslovnih ciljeva
o Ne bi mogli poslućiti za očuvanje i promicanje vrijednosti, očuvanje identiteta
i tradicije
- Da se arhivist prestane baviti vrednovanjem:
o Nakupljanjem velikog broja dokumenata(ako se ne odvaja bitnog od nebitnog)
može doći do fizičke zatrpanosti arhiva
o Mogući gubitak određenih dokumenata radi prevelike količine ( otežan pristup
željenim dokumentima)

9. Segmenti prakse u pravnom, relativnom i tehničkom smislu? (Tko što radi u arhivu i tko ima
kakve ovlasti)

Praktična provjera, u pravnom, operativnom, tehničkom smislu

Je li itko u pravnom sustavu zadužen za to pitanje?
Pravilnik o vrednovanju, zašto i posljedice?
Ovlasti, postupak i instrumenti po pravilniku – tko što radi, uloge i tko ima koje ovlasti?

Odg:
- Pravilnikom se utvrđuju kriteriji vrednovanja arhivskog gradiva, kategorizacija
stvaratelja, izrada popisa arhivskog gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja
i izlučivanja te način uništavanja izlučenog gradiva
- http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/309235.html (ovdje su svi odgovori)

10. Popis rokova čuvanja i na koji način utječu na naše rad? (nisam siguran što ovo znači)

Što su popisi s rokovima čuvanja? – kako izgledaju, sadržaj, na koji način određujemo
rokove čuvanja? Što provjeriti, na što paziti, što produljuje/skraćuje rok, kako se
primijenjuju na dokumentaciju, itd...

Odg : Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva

govori o popisima gradiva s rokovima čuvanja i dijeli ih na opće, granske i posebne
popise. Opći popisi odnose se na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem
administrativnih, odnosno općih poslova. Ovaj tip popisa donosi Hrvatsko arhivsko
viječe na prijedlog HDA (Hrvatskog državnog arhiva). Granski se popis odnosi na
gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem neke vrste djelatnosti. Ove popise također
donosi isto tijelo na prijedlog HDA. Posebni popis sadrži sve vrste gradiva koje je nastalo
ili nastaje djelovanjem određenog stvaratelja. Izrađuje se sukladno razredbenom nacrtu.
Posebni popisi sadrže sve upravne i poslovne funkcije koje obavlja pojedini stvaratelj.
 Izrađuje se na temelju Općeg popisa i granskih popisa za područje djelatnosti svakog
pojedinog stvaratelja. Izrada posebnog popisa koji je u skladu sa razredbenim nacrtom
obavezna je za svakog stvaratelja. Stvaratelj je dužan svoj prijedlog posebnog popisa
dostaviti nadležnom arhivu, koji je dućan izdati rješenje o odobrenju istog u najduljem
roku od 60 dana ( od dana zaprimanja prijedloga). Stvaratelj provodi postupak odabiranja
i izlučivanja gradiva na temelju posebnog popisa, u skladu s rješenjem nadležnog arhiva.
Odluka o izlučivanju sadrži način, vrijeme, mjesto, izvršitelja izlučivanja i uništavanja
izlučenog gradiva, a njoj se prilaže i popis gradiva za izlučivanje koje je odobrio nadležni
arhiv. ( O ovom se može doktorat napisat, pa ak netko želi, slobodno dalje sam
proučava ) 

11. Dokumentiranje i zašto je važno?

Dokumentiranje procesa, zašto je važno? Kada se provodi?

U određenom razdoblju (vremenski ograničenom) ili je kontinuirana djelatnost?
Stavovi za i protiv i jednog i drugog pristupa

Odg :
- Izvor informacija o poslovnim aktivnostima – potpora narednim aktivnostima i
poslovnim odlukama
- Zaštita i ostvarivanje prava i interesa same organizacije i njenih članova
- Podrška poslovanju i postizanju poslovnih ciljeva
- Očuvanje i promicanje vrijednosti, identiteta i tradicije
- Stvaranje pozitivnih stavova o organizaciji u okruženju i među zaposlenicima

12. Odnos vrijednosti između arhiva, institucije i pojedinca?

Odnos vrednovanja prema drugim aktivnostima arhiva

Načela vrednovanja, kriterije i akvizicijsku politiku dovesti u vezu s mandatom arhiva

(postojanjem arhiva)

Odnos:

Vrednovanje – Opis i obrada gradiva (odluke, rangiranje, intenzitet obrade građe)

Vrednovanje – Mjere zaštite (investiranje u zaštitu – restauraciju, bolje uvjete pohrane

građe itd)

Odg: Pravilnik
13. Pojam vrijednosti i njegov sudjelovanje u zajednici? (socijalni stav o vrijednostima)

Sjetiti se : osim u našem užem društvu arhivista, pitanjem vrijednosti informacija i općenito
svega (xD), bave se brojne discipline ali u drugim kontekstima – navesti 1-2 primjera nekog
drugog područja za to i sl.

Vrednovanje dokumentacije – segment vrijednosnog sustava unutar društva – gledano iz

sociološke perspektive npr.

Odg :

- Svaka osoba ima svoj subjektivni stav o vrednovanju, odnosno na temelju vlastitih
načela ili interesa određenu stvar doživljava vrijednom
- Pitanjem vrijednosti informacija bave se i druge znanosti osim arhivistike
- Društvo ima usađene norme i vrijednost, koje se prenose iz generacije u
generaciju;unatoč zajedničkim vrijednostima, stavovi o vrijednostima razlikuju se na
bazi pojedinca
- pr. monetarno vrednovanje, vrednovanje projektnih prijedloga, biološko-ekološko i
prostorno vrednovanje zaštićenih prirodnih vrijednosti

14. Ima li što specifično za vrednovanje elektroničkih dokumenata?

Posebne tehnologije, promjene iz tehnoloških razloga...

Odg :

- Potrebno je provoditi definiranu strategiju očuvanja

- Primjenjivati proaktivni pristup čuvanju, detektirati promjene u okolini koje
ugrožavaju sadržaj, kontekst i strukturu, kao i autentičnost, pouzdanost, integritet i
upotrebljivost
- Testirati nove metode i vrednovati dobivene rezultate
- Stvoriti institucijsko okruženje koje će dati stabilnost primijenjenim postupcima
očuvanja, te jamčiti dugoročnu održivost cijelog sustava i gradiva koje je u njemu
pohranjeno
- Sustavi koji se uvelike oslanjaju na računala predstavljaju izazov za integraciju i
povezanost vrednovanja i prikupljanja gradiva
- Problem razlikovanja informacija od spisa
- Cilj : definirati koji spisi su značajni, a koji tip informacija možemo izostaviti (koji
tip informacija ne treba dobiti karakteristike spisa)
- Poveznica između dizajna i vrednovanja elektroničkog sustava
- Vrednovanje je uključilo elemente nekoć karakteristične samo za posao prikupljanja i
pohrane spisa i dokumenata (nije primijenjeno svugdje)