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  • Elías Lara. LA CUENTA MOV Y SALDOS

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    La cuenta, movimientos y saldos Definicién, nomenclatura y clasificacin En los capitulos anteriores se ha dicho que para conocer la situacién financiera y la utilidad o pérdida Liquid de la empresa es necesario formular los documentos denominacies Balance general y Estado de pérdidas y ganancias. ‘Ahora bien, para poder conocer los valores con los cuales se formulan dichos estados, es preciso levar registros especies para controlar en ellos los aumentos y disminuciones que originan las operaciones rea- lizadas en los diferentes conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta, A ésta se Je puede definir de la si- guiente manera {Guenta. Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las opera- ciones realizadas en los diferentes conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital L-Nombre de la cuenta, El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor © concepto que controla; por ejemplo, a la cuenta que controla el dinero efectivo se le llama Caja; a la que controla los documentos @ favor de la empresa s@ le denomina Documentos por cobra ete; por tanto, habrd tantas cuentas como valores o conceptos se tengan del Activo, del Pasivo y del Capital ” Clasificacién de las cuentas, Las cuentas se clasifcan en tres grupos, que son: (Cuenta del Activo Cuentas del Pasivo Cuentas del Capital ‘Cuentas del Activo. Las cuentas del Activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa. ‘Cuentas del Pasivo. Las cuentas del Pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de laentidad. CCuentas del Capital. Las cuentas del Capital son las que controlan tanto las utilidades as{ como tam- bign las pérdidas del negocio. Precisamente, de las cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital se obtienen los valores con los cuales se formulan el Balance general y el Estado de pérdidas y ganancias. Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos y disminuciones que sufren los conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital por las operaciones realizadas. Ejemplo: 7 108 139 1 che columnas: la primera se encuentra en Ia pagina de ‘Como puede observarse, la cuenta consta de dos < “También se pueden distribuir las columnas en la ta izquierda, y la segunda en la pagina de la derech. tnisma pagina, quedando la cuenta de la siguiente forma caja Bancos Dele Haber . también consta de sta segunda forma, aunque Gnicamente emplea una péBina Para cada cuenta, dos columnas. 78 carirtnos tomo me oo Oe eoRiafiod ‘Ademés de los modelos anteriores existen otros, los cuales serén objeto de un estudio posterior, ‘A continuacién damos los términos contables con que se denominan las columnas y las cantidades que en ellas se registran: Debe. Hs a columna que se encuentra en la parte lzquierda. 180 Haber. Es la columna que se encuentra en la parte derecha. Bt r Cargar o debitar. Es anolar una cantidad en el debe de una cuenta. 12 i Abonaro acreitas. Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta. 13 Movimientos y saldos Para explicar los movimientos y saldos, representamos la cuenta por medio del siguiente esquema: —_T_ Bsquema de cuenta o esquema de mayor Se les llama movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Existen dos clases de movi- 194 mientos: ple ‘Movimiento deudor ‘Movimiento deutor ‘Movimiento acreedor Movimiento deudor. Se lama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta. Bjem- 195 Movimiento acreedor. Se llama movimiento acreedor a Ejemplo: . Abonos 120000.00, 10.00.00 2000.00 750000.00 a suma de los abonos de una cuenta. 195 ‘Movimiento acreador Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos: 197 Saldo deudor Saldo acreedor LACUENTA, MOVMiENTOSY sALDOS 79) ‘Ademés de los modelos anteriores existen otros, los cuales sern objeto de un estudio posterior. A continuacién damos los términos contables con que se denominan las columnas y las cantidades que en ella se registran: 5 Debe. Es la columna que se encuentra en la parte izquierda. 0 g Haber. Es la columna que se encuentra en la parte derecha. 181 r ‘Cargar o debitar. Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta. 192 f Abonar 0 acreditar. Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta. 193 Movimientos y saldos Para explicar los movimientos y saldos, representamos la cuenta por medio del siguiente esquema: aquema de cueniaoesquera de mayor Se les lama movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Existen dos clases de movie 196 mento ‘Movimiento deudor i Movimiento acreedor } Movimiento deudor. Se llama movimiento deucor a la suma de los cargos de una cuenta. Ejem- 195 plo: argos ei yon 07000 t 2a 000.00 50,000.00 ‘ Movimintodeuéor 76000000 Movimiento acreedor. Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta. 196 Bemplo: : 7 ; y sonanrve acim ‘Anas x2000000 1000000 ~2ocan00 75000000 Movimento acreedor Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos: 17 i Seldo deudor } Saldo acreedor LACUENTA, MOVIMENTOS Y saIDOS 79) 4 ise Saldo deudor. Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acree- dor. Fjemplo: ‘Movimiento deudor ‘Movimiento acreedor Saldo deudor i se Saldo acreedor. Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor Gue a deudor. Ejemplo: NOME DELACUENTA Gages | _Aboncs : tocoo0o | 13000000 : ‘3000000 | 2000000 soogago | _soca000 Movinietodeuior 73000000 | 38000000 Moviientoaceedor 30 000.00 ‘Saldo acreedor soo Cuando une cuenta tinicamente tiene movimiento deudor, su valor representa saldo deudor. Bem NoMRa DELACUENTA 4 : cae 100 000.00 3000.00, 50000.00 d Movimiento dewdor 18000000 ‘Sidodewdor 38000000 % € € En caso contrario, el saldo serd acreédor, voi. Cuenta saldada o cerrada. Una cuenta esté saldada o cerrada cuando sus moviientos son iguales Bjemplor NoMsne DELA CUENTA ‘Movimiento deudor Movimiento acreedor € 4 € Registro de operaciones Variaciones en las cuentas Hasta estos momentos se ha indicado que para conocer los valores con los cuales se forman los esta dos financieros es necesario levar una serie de cuentas para anotar en ellas todas las variaciones que afecten a los elementos del Activo, del Pasivo y del Capital, por las operaciones efectuadas por el ne- gocio. En este capitulo vamos a ver todo Io referente a la forma de registrar las operaciones en dichas cuentas. Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es necesa~ rio considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operacién, ya que por sencilla que ésta sea afectaré cuando menos a dos cuentas. Con el propésito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos: 1. Si compramos mercancias y las pagamos en efectivo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en mercancfas, como la disminucin del Activo en caja. 2. Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos consideras, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminucién del Pasivo en documentos por pagar, como la disminuci6n del Activo en caja. 3. Si pagamos en efectivo algiin gasto, debemos considerar, al mismo tiempo y por Ja misma canti- dad, tanto la disminucién que por el gasto sufre el Capital, como la disminucién del Activo en caja 4, Siun cliente nos paga en efectivo su cuenta, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en caja como la disminucién del Activo en clientes. 5. Si compramos mercancfas por $ 50 000.00, de los cuales pagamos $ 30 000.00 en efectivo y el resto a crédito, debemos considerar, al mismo tiempo, el aumento del Activo en mercancias por $ 50 000.00; la disminucién del Activo en caja por § 30 000.00 y el aumento del Pasivo en proveedores por $ 20 000.00. ‘Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operacién que se haya efectua- do, siempre habré una causa y un efecto que, por la misma cantidad, variaré nuestros valores del Ba- Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores del Activo, del Pasivo y 2! Capital, por las operaciones que se efectian en el negocio, se deben registrar en las cuentas correspon- Sextes por medio de cargos y abonos. hora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de scbez qué cargos y qué abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas Sel Activ, del Pasivo y del Capital. mm 203 20 Para resolver el problema de saber qué cargos y qué abonos van a significar los aumentos o las dis- rinuciones en las diferentes cuentas, se tora como base la fOrmula del balance, que dice: A=P+C Para explicar por qué la férmula del balance se toma como base, se va a colocar en el siguiente esque- ‘ma de cuenta: Debe Haber “ative Pasioo + Capital sonovoo = 20000000 + 400000.00 ‘Como se puede apreciar en el esquema anterior, el Activo aparece cargado, mientras que el Pasivo y el Gapital aparecen abonados. Si se asigna una cuenta para cada uno de los tres elementos del balance, de acuerdo com la snisma f6r- mula, quedan asf: paso + carr acrwo : | 720000000 200 008.00 HOTT \ Por lo que, si a cada tino de los valores que forman el Activo, el Pasivo y el Capital, se le asigna una cuenta, segsin la misma formula, quedan asf: Activo = Pasivo + Capita +600 000 200.000 + 490000 ~ ca MERCANCLAS Most PROVEEDORSS __DOCTOS XPAGAR comma 11000000 "200 000 400 000 100 000 jaa aa Reglas o principios. Con base en lo anterior se instituyeron las siguientes reglas: 205 1, Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, on una anotacién en el debe. 206 2. Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, 0 sea, con una anotacién en el haber, 207 3. Lacuenta del Capital debe empezar con un abono, es decis, con una anotacién en el haber. 208 Como las cuentas del Activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se deben cargar. Bjemplo: cua. srncavcs MosLIAKO Saldo 10 : ‘Sado 30 Saldo 20 +A 8 +A +A (10 84 caruio 10 = s FF = be | " Ss NAA t JAD Ss En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar. Ejemplo: 209 can oan Side 10] =A 5 3 Zaldo 2] -A 8 +A 5 +A 10 Principios que deben observarse 4) Los umentos del Actoo se carga. 1) Lasdisminuciones del Activo se abonan El saldo de las cuentas del Activo siempre ser deudor, porque su movimiento acreedor nunca 210 podra ser mayor que el deudor, ya que no es posible disponer de mayor cantidad de valores de los que hay; por ejemplo, de Caja nunca podra salir mayor cantidad de dinero que el que se tenga en exis- tencia, ‘Como las cuentas de Pasivo comienzan con un abono, para aumentar su saldo se deben abonar, Ejem- 211 plo: eovEsnons DOCUMENTOSFORPAGAR Sado 10 Baldo 10 +POOS +P Por el contrario, para disminuir su saldo se deben cargar. Ejemplo: m ovis Docu TOs oR ACA =P 4 | Salo 10 10 +P +P Prineipios que deben observarse 4) Los aumentos del Pasivo se abona. 2) Las dismimuciones del Pasivo se carga. El saldo de las cuentas del Pasivo siempre seré acreedor, porque el movimiento deudor nunca podré. 213 ser mayor que el acreedor, ya que no es posible pagar més de lo que se debe. Si tenemos presente que la cuenta del Capital empieza por un abono, es naturel que para aumentar su 214 saldo se debe abonar. Ejemplo: Saldo +c 10 En cambio, para disminuir su saldo se debe cargar. Ejemplo: 215 o 10 REGISTRO DE OPERACIONES «85. | | Principios que deben observarse 42) Los aumentos del Capita se abonan. 1) Las disaimuciones del Capital se carga. n16 El saldo de la cuenta del Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el caso contrario tendré saldo deudor. Reglas del cargo y del abono ‘Tomando en consideracion los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas: (Cuando aumenta el Actio 2 Se debe cargar: (Cuando disminuye el Pasivo ‘Cuando disminuye el Cepital (Cuando dsminaye et Activo 28 Se debe abonar: (Cuando aumenta el Pasivo Cuando aumentael Copitat Cuentas del Capital o de resultados. Como puede verse, tinicamente se ha explicado el movimiento de la cuenta del Capital, y no el de cada una de las cuentas del Capital o de resultados, porque éstas no siempre principian con un abono, ya que todo depende de las operaciones que en ellas se registren. "A continuacign se detallan el movimiento y el saldo de las principales cuentas del Capital o de resul- tados: . Gastos de venia Gatos deadministacion Gastos y productos financiers (Otros gastos y productos 21g Las cuentas de Gastos de venta y de administracién estén destinadas tinicamente al registro de opera- ciones que producen disminuciones del capital, raz6n por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de Scuercio con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como ‘inicamente se cargan, su saldo siempre seré deusor. a0 Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos y productos, por estar destinadas al registro de operaciones que produzcan, tanto aumentos como disminuciones del capital, lo mismo ge pusden targer que abonar,segin la clase de operacién queen ellas se registre. Se deben carga, cuancio en ellas se registren disminuciones del capital puesto que, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones {del capital se deben cargac; en el caso contrario, se deben abonar, es decir, cuando en ellas se registren aumentos del capital; conforme a lo anterior, su saldo podré ser deudor 0 acreedor. Conclusiones de las reglas del cargo y del abono 1. Las cuentas del Activo empiezan con un cargo, aumentan cargandolas, disminuyen abonandolas, yssu saldo es deudor. 2. Las cuentas del Pasivo empiezan con un abono, aumentan abonéndolas, disminuyen cargéndolas, yy su saldo es acreedor. 3, La cuenta del Capital empieza con un abono, aumenta abonéndola, disminuye cargandola, y su saldo por lo regular es acreedor. 86 carinuo 10 annnmonmnannanannanngnknn nh & Vw ee ee as del Capital o de resultados; Gastos de venta y Gastos de administraci6n, siempre se cargan y, por tanto, su saldo seré deudor. carean ¥ Perel Capital o de resultados: Gastos y productos financieros y Ofos gastos Y productos, se pueden cargar o abonary, por tanto, su saldo podra ser dendor 0 acreedor. 4, Las cuente Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones, Para registra as OPSASCEEES, primer 221 ugar, se eben analiza, es decir, se debe determina a varacién que sufren las cuentas afectadas y, después, sce deben aplicar las reglas del cargo y del abono. Enseguida se presenta un ejemplo de eSmo resolver las operaciones: Operacion. Vendimos mercancis por $50 000.00 en efectivo. Aniliss de In operacin ~ AcMercancias 8 + Ac Cala $0000.00, 50 000.00 Después de la varacin de cada cuenta se deben aplicar las reples el cargo y del abono; ejemplo: $ 50000.00 se abona = AcMercanclas 50 000.00 se carga + Ac Cala EL andlisis anterior se debe registrar en un libro expecial llamado Diario, e cual seré oP) de un estu- dio posterior, por lo pronto, lo vamos arepresentar por medio del siguiente esquems Carges, ‘Aboros oe S Dobe. - s Bs Teese |S 50000] ‘Mercancias Haber | 50000) 00 ‘Vea que primero se anota la cuenta deudora con su cantidad de cargo, } Sf el siguiente renglon dejando sangria, se anota la cuenta acreedora con su cantidad de abono, A es forma de registrar una ‘operacién se le denomina asiento de Diario. ‘aod de expresar correctamente Ios asientos de diario. Para distinguis la contraposici6n que guar- 222 ae ai te cercargo con respecto de a de abono, a esta citima se Le antepone en Tra exPaSED Seite Ia prepesicion “a”; en atencién a lo indicado el asiento de diario anterior debe expresar asi: sie “a” mereancias por § 30 000.00, con lo cual se evita la mala costumbre d& exptesarlo de esta manera: cargo a caja con aboro a mercancias por § 50 000.00. En caso de que el asin de diario conste de varias Saree al tia una de las que aparecen abonadas se les debe anteponer en forma express, no eserita, a Sreposicion “a”, indicando en cada una de ella la cantidad correspondten' Peer etto de diario anterior, queda registrado en esquemas de mayor, de esta forma: MERCANCHAS ova. "5000000 ‘5000000 Para comprender mejor la formacién de asientos, a continuacion se presentan varios ejemplos. peracid 1. Compramos mercancias por $§ 40,000.00 en efectivo, Anlisis de la operacin 4+ AcMereancias $40,000.00 se carga Ac Caja 40 000,00 se abona necisTho De OPACIONES 87 sain encanclss 74000000 000.00 peracién 2. Compramos mercanctes por § 30 000.00 a créiiito. Anlsis de la operaci6n + Ac Mercancias § 30000.00 se carga 4+ Pe Proveedores 30000,00 se abona ‘siento de la operacign ‘= 30000|00; | | s_ 3000000 th Eee tte eared peracén 3. Comprarnos mercancias POF § 29 000.00 y por el mismo valor aceptamos pagar Une letra de cambio. Andlisis de la operacin +Ac Mercanclas § 2000000 secargt +Pe ‘Documentos por PagAT 20 00000 seabona “siento de a operacn DOCNENTOSFOR PAGAR 700000 a nuestro cargo por $ 10 000.00. -~nannaamnannannht gamos con cheque una letra de cambio ‘Andliss de ln operacin $ 10000.00 seabona = AcBancos = Pe Documentos por pagar 10 000.00 se carga Operacisn 4. Pag 88 cariTuio 10 > > > 3 3 > > 2 > > > > 3 > 3 > > > ? > > Asiento de la operacién 0000) 1.00000} k 70 000.00 ae | 000000 COperacin 5. Iniciamos un negocio con los siguientes valores y obligaciones: caja $ 50 000.00; mer ‘cancies $ 400 000,00; documentos por cobrar $ 150 000.00; mobiliario $ 200 000.00; gastos de instalacién $ 50 000.00; depésitos en gerantia $ 60 000.00; proveedores § 150 000.00; ydocumentos por pagar $ 200,000.00. Andlisis de la operacién Las cuentas del Activo deben empezar por un cargo. Las cuentas del Pasivo deben empezar por un abono. a cuenta del Capital debe empezar por un abono, por la diferencia entre el valor del Activo y del Pasivo, Asiento de la operacion ‘Depésites en garantia.... Proveedores....-.eeee eee 150000 00| Documentos por Pagar 200 00 00) Capital... ea ‘560 000'00| can vsrowcas 2oCIMETORTORCOBRAR 3000000 OTD 5000000 oman casos a nALACCN arstos canta HDD 3000000 wan n0 rmoveroons oCiMaOAFORPACAR exrtat 750 0000 HOUT SON ‘Ozeracén 6, Expedimos un cheque por $ 20 000.00, para liquidar a los agentes de ventas el importe de sus comisiones. Anilisis de la operacién = Ac Bancos $ 20000.00 seabona =C Gastosde venta 20,000.00 se carga REGISTRO DE OFERACIONES © 89 pe Asiento dela operacién castosne venta 20000.00 os le 7000000 Operactn 7. Pagamos en efectivo $ 10 000.00 para Tiquidar e valor de la renta de las oficinas del pre- sente mes. Anliss de la operacion Ac Caja $ 10000,00'seabona Te Gastos deadministracién 1000000 secarge “Asiento de la operacion ‘Gasos de adinistacon oe ws r0000|o0] =e Cais. can AST De ADMINESTRACION 70,000.00 ———T 19 000.00 Operacon 8, Pagamos en efctivo una letra de cambio a nuestro XB por $ 50 000.00, concedieron un descuento del 2% por pronto page. sobre la cual nos Anélisis de la operaci6n Ac Caja '$ 49,000.00 seabona —Pe Documentos por pagar 50 000.00 se.carga 4C__ Gastosy productos financieros 1000.00 seabona siento de la operacion ("Documentos por pagar Saue 50:000/00) | [Sf sadeesne sommes | ps @000io0) | (Gastosy products financiers... ! 1.000 00} ocunan Toston PACA ona sto FODUCTOSFNANCROS 0000 “Bow T9000 COperacién 9. Un cliente nos pagé en efectivo su cuenta con valor de $ 20 000.00, sobre la cual Je concedimos el 3% de descuento, 90 cariruio 10 enanagtKht ime Ansdlisis dela operacion +Ac Caja '§ 1940000 secarga 20 000.00 se abona = Ac. Clientes =C _ Gastos y productos financleros 600.00 se carga Asiento dela operacié 7 Rains pcoasteay : a fs 940 eo) | Gaste y productos financeros..- | 600 00 5 \ Clientes... | s__ m000}o0! cn Ast05¥ PRODUCTOS FNANCEROS ace 7940000 00.00 Po peracion 10. Cobramos en efectivo $6 000.00 por concepto de dividendos de acciones y valores. Anilisis de la operacion $6000.00 se carga + Ac Caja {6000.00 se abona $C Otros gastos y productos siento de la operacién Js sama] | 560000) CornoscxsTOs¥ ROOUCTES can 000.00 6000.00 Operacén 11. Compramnos mobilari con valor de $ 50 000.00; en cambio, dimos un escritorio que nos habia costado $ 60 000.00. Anlisis de la operacion $ 50,000.00 se carga £60 000.00 se abona 10 000.00 se carga f +Af Mobiliario wAf Mosiiario ZC Os gastos y productos '

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