7.
i CONJUNTO RESIDENCIAL FONTANAGRANDE
MANUAL DE
CONTRATACION DE BIENES
Y SERVICIOS
El presente manual contiene las
normas y politicas de obligatorio
cumplimiento en el proceso de
contratacion de bienes y servicios del
Conjunto Residencial Fontanagrande
Reservado Dos P.H.
Pine 109 No. 151C-80 Teléfono 5 38 09 78
fontanagrandesuperlote2@gmail.com ‘vargsnx
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FONTANA RESERVADO SUPERLOTE DOS P.H.
GRANDE
1. Identificacién de la Organizacién
Nombre: Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos
Régimen P.H.: Escritura Publica No. 9108 Notaria 29 julio 27/04
NAT. 900.062.062-7
Direccién: Carrera 109 No 151C 30
Localidad: Suba
Barrio: Portal de las Mercedes
Estrato: Tres (3)
Teléfono: 4585232
Correoelectronico: fontanagrandesuperlote2@ gmail.com
2. Historia de la Organizacién
EI Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P.H., es un proyecto de
vivienda de interés social, construido mediante constitucién de Fideicomiso
Fontanagrande Ill, suscrito el seis (6) de junio de dos mil tres (2003) entre
Constructora Bolivar S.A, Betancourt Montoya Asociados Sociedad Limitada
y Fiduciaria Davivienda S.A., con licencia de construccién No.LC 04-2-0425 del
trece (13) de julio de dos mil cuatro (2004), expedida por la Curaduria Urbana
No.2.
El Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P.H., esté sometido al
régimen de propiedad horizontal previsto en la Ley 675 de 2001, mediante
Escritura Publica nueve mil ciento ocho (9108) de la Notaria Veintinueve (29)
de Bogoté Distrito Capital de fecha veintisiete (27) de julio del afio dos mil
cuatro (2004).
El Conjunto esté conformado por ciento sesenta y cuatro (164) casas de tres
(3) pisos cada una con fachada de muros en mamposteria estructural a la
vista. Figuran como bienes comunes no esenciales veintitn (21) parqueaderos
para residentes y once (11) parqueaderos para visitantes, con cerramiento a
lo largo del perimetro en ladrilla y reja metélica.
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Email: fontanagrandesuperlote2@gmail.com ers
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Los bienes comunes esenciales estén conformados principalmente por:
* Ellote de terreno
“© Los cimientos, la estructura y las circulaciones indispensables para el
aprovechamiento de los bienes privados.
% Las instalaciones generales de servicios piiblicos.
*% Los muros que conforman las fachadas exteriores y los techos que
sirven de cubierta.
* Los accesos a las viviendas y las zonas de circulacién peatonal y
vehicular.
* Laporteria,
*% Las zonas de aseo.
* Elcuarto para el depésito de basuras.
* Las zonas verdes de! Conjunto.
Los bienes comunes no esenciales estén integrados por:
% Los veintiin (21) parqueaderos para residentes y once (11)
parqueaderos para visitantes.
* Las instalaciones de servicios publicos.
“© Las Iémparas destinadas a la iluminacién de las zonas comunes
exteriores.
% Elsalén social.
El derecho de cada propietario sobre los bienes comunes, es proporcional a su
coeficiente de copropiedad.
El sostenimiento, reparacién, conservacién y reposicién de los bienes comunes
es @ cargo de los copropietarios, en proporcién a su indice de participacién
sobre los mismos.
Los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular han sido
calculados con basa en el drea privada construida de cada bien de dominio
particular, con respecto al drea total privada del conjunto, asf:
Casas Coeficiente Coeficiente
Numero Casa total
1040 0.486% 19.40%
143 a 152 0.486% 4.860%
153 0 154 0.485% 0.970%
155 a 164 0.486% 4.860%
410142 0.685% 69.870%,
Total coeficiente 100%
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Los indices de participacidn de cada propietario de bien privado sobre los
bienes comunes determinan el porcentaje de contribucién sobre las expensas
comunes del Conjunto, mediante el pago de cuotas ordinarias de
administracién, para cubrir los gastos por servicios comunes esenciales para
1a existencia, seguridad y conservacién de los bienes comunes,
Los érganos de direccién y administracién se ilustran en orden jerdrquico a
continuacién:
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seaage ‘Asamblea General de Propietarios
Consejo de Administracion
Comité de
Convivercia
‘Admristrador
Empresa Vigilancial [Empresa Aseg| | Contador | | Contratistas_| [Personal de Apoyo
En el afio 2005 Constructora Bolivar S.A. inicia el proceso de entrega de los
inmuebles a los nuevos propietarios, comunidad que en su gran mayoria ha
vivido en barrios no sometidos al régimen de propiedad horizontal, con
costumbres muy diferentes a lo que conlleva vivir en comunidad y sobre todo
el respeto hacia los demds y el cumplimiento de una serie de normas que lo
regulon.
EI Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P.H., ha pasado por
una serie de administraciones que sin el conocimiento indispensable y
necesario tanto de administradores como de miembros de consejo de
administracién han tratado de actuar conforme a sus alcances y costumbres,
se podria decir, con la intencién de hacer lo mejor posible, condicién que no
siendo suficiente ha permitido que en la actualidad se vislumbren una serie de
acontecimientos que pudieran afectar directamente de manera negativa sus
patrimonios.
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Horizonte institucional
En el Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P.H,, el presente y
futuro les permite tomar decisiones justas en beneficio de su patrimonio y
construir un ambiente de convivencia respetuoso entre los integrantes de la
comunidad y las demés personas, entidades y normas relacionadas con el
mismo.
Es una propiedad horizontal solidaria comprometida con el manejo honesto y
eficiente de los recursos, la prestacién oportuna de los servicios, la seguridad
de las personas y sus bienes, el mantenimiento del valor patrimonial de sus
jinmuebles, el bienestar de toda la comunidad, el vivir en un ambiente limpio,
saludable y estético, la sostenibilidad responsable de! medio ambiente y ef
mejoramiento continuo.
El Consejo de Administracién y la Administracién conscientes de las fortalezas
presentes en su Conjunto y en su comunidad, encaminan su gestién hacia la
necesidad urgente de encontrar soluciones dptimas para el funcionamiento
de la copropiedad, trabajando arduamente en temas como:
> Formacién en valores y sentido de pertenencia de cada uno de los
propietarios y residentes del Conjunto.
> Contratacién de personal con el profesionalismo, experiencia €
idoneidad para desempefiar las funciones requeridas en el Conjunto.
> Capacitacién a los propietarios con el fin de tener el conocimiento
necesario para la toma de decisiones en las asambleas.
» Conformacién del Consejo de Administracién por personas con altos
valores éticos, comprometidos en crear un mejor entorno y calidad de
vide digna.
> Participacién activa del Comité de Convivencia en Ia solucién de
conflictos que se generen entre los residentes.
> Ejecucién de acciones relacionadas con los bienes del Conjunto en el
total cumplimiento de a normatividad vigente para cada caso.
> Desarrollo del presupuesto de ingresos y gastos conforme a las
decisiones efectivamente aprobadas por la asamblea general de
propietarios.
> Realizacién de camparias educativas en cuanto a temas de
convivencia, manejo de residuos y desechos, conservacién de! medio
ambiente, copacitacién de los entes de direccién, empleo del tiempo
libre de los nifios, jévenes y adultos mayores, entre otros.
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Implementacién del sistema de gestién de seguridad y salud en el
trabajo, tanto para el personal que labora en el conjunto como para
los residentes, visitantes y todas las personas que en alguna medida
se relacionan con la copropiedad.
Reconocer, exaltar y potencializar los talentos de los integrantes de la
comunidad.
4. Fundamentos normativos
EI Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P.H., esté sometido al
‘marco normative:
*
*
*
ee
*
Constitucién Politica de Colombia.
Régimen de Propiedad Horizontal, mediante la Ley 675 de 2001.
Reglamento de Propiedad Horizontal seguin consta en Escritura Publica
No. 9108 Notaria 29 julio 27 de 2004.
Decreto 2706 de 2012 aplicacién NIIF para Grupo 3.
Leyes tributarias concernientes a ESAL Entidades sin Animo de Lucro.
Normas relativas a impuestos nacionales en su condicién de agente
retenedor y para reporte de informacion exdgena.
Sentencia C-31 de 2002: La Corte Constitucional sostiene que debido a
que es una forma especial de dominio requiere un régimen especial
que regule los derechos y relaciones que se derivan de este forma de
dominio y que es el legislador el llamado a regular este tipo de
relaciones. Indica que este régimen esté en construccién y que su
conformacién depende de manera directa de la forma en la cual
evolucione la propiedad horizontal a través del tiempo.
Sentencia C-127 de 2004: Esta sentencia gira en tornoa la facultad que
tiene el consejo de administracién de realizar ef nombramiento del
representante legal quién a su vez es el administrador de la
copropiedad, sin desconocer el derecho de participacién de los
propietarios de unidades privadas de una copropiedad, por cuanto se
trata de un érgano de direccién designado por todos los copropietarios
en a asamblea general, para lo cual el legislador adopté dicho criterio
en aras de agilizar ciertas decisiones, aunado a lo anterior, el derecho
de participacién de los copropietarios no se agota con la asistencia a
la asamblea ni con la eleccién del consejo de administracién, por
cuanto de manera permanente tienen el derecho a intervenir en los
asuntos que los afecten y ademds pueden ser consultados para emitir
su opinién 0 por el consejo 0 por el administrador cuando ello sea
pertinente.
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4 Sentencia C-555 de 2003: Debido a la forma especial de dominio que
es la propiedad horizontal, la ley ha depositado Ia direccién y
codministracién de la copropiedad en cabeza de la asamblea general de
propietarios, concebida esta como el érgano de direccién de la persona
Juridica que surge por mandato legal, la cual es integrada por la
totalidad de propietarios de los apartamentos, pisos o locales, cuyo
representante es el administrador sefalado en el reglamento
debidamente legalizado. La Asamblea General tiene un margen amplio
de decisién a fin de garantizar de forma directa la seguridad, la
convivencia pacifica, la obtencién de recursos, la preservacién y
mantenimiento de bienes comunes entre otros, también lo es que,
estas decisiones no pueden vulnerar los limites establecidos en la
Constitucién, sin importar si estas decisiones cumplen con los
procedimientos y sistemas de mayoria indicados en el régimen, lo
anterior, indica entonces que de contrariar a la Carta Magna estas
disposiciones se tendrén como no escritas, por cuanto carecen de toda
validez legal.
% Sentencia C-522 de 2002: Mediante esta sentencia la Corte
Constitucional condicions la aplicacién del pardgrafo 2 del articulo 37
de Ia ley 675 de 2001, en el entendido que cuando se trate de
Inmuebles residenciales el voto de cada propietario equivaldré al
porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado,
sélo para las decisiones de contenido econémico.
% Sentencia T-698 de 2012: La Corte Constitucional reitera que es la
Asamblea General el érgano competente para la regulacién del uso de
os bienes comunes, pero que tiene como limite la Constitucién, las
leyes y los reglamentos, el administrador no puede ni tiene
Justificacién legal para determinar 0 limitar el uso de estos bienes a
‘menos que existo un mandato legal o estatutorio de por medio.
4 Sentencia C-408 de 2003: Con esta norma el legislador persique, por
una parte, que los propietarios de bienes privados en los edificios y
conjuntos sometidos a propiedad horizontal cumplan la obligacién de
contribuir al pago de las expensas comunes necesarias, sin el cual sufre
menoscabo manifiesto el funcionamiento de la Propiedad Horizontal,
de suerte que al enajenarlos se encuentren a paz y salvo por dicho
concepto, y, por otra parte, que el adquirente tenga conocimiento de!
estado de dicha obligacién, a cual asume en la condicién de deudor
solidario en caso de estar pendiente de pago al momento de llevarse a
cabo la transferencia del derecho de dominio.
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% Sentencia C-155 de 2012: La Propiedad horizontal, no puede a través
de sus drganos directivos prohibir la tenencia de mascotas dentro de
la copropiedad, sin embargo, la Corte Constitucional sostiene que la
Copropiedad en cabeza de la asamblea puede estipular sanciones y si
dentro de ellas se decide incluir, de acuerdo con los procedimientos
establecidos para ello, una que faculte a la administracién para excluir
al animal potencialmente peligroso del conjunto, tal decisién debe
estar contemplada en el reglamento de la copropiedad, es decir, para
sancionar-con la expulsién de una mascota se debe sin duda garantizar
al propietario el debido proceso y cumplir con una serie de
requerimientos legales so pena de violar la Constitucién y los derechos
de los ciudadanos, quedando entonces tal decisién como no valida.
Cédigo Sustantivo del Trabajo Colombiano.
Gédigo Civil Colombiano., Libro Cuarto. De las obligaciones en general
y de los contratos.
Cédigo de Comercio Colombiano, Libro Cuarto. De los contratos y
obligaciones mercantiles.
Resoluciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Ley 1801 de 2016 Cédigo Nacional de Policia y Convivencia.
Ley 100 de 1993 Sistema de Seguridad Social integral.
Ley 746 de 2002 regula la tenencia y registro de perros potencialmente
peligrosos.
Ley 142 de 1994 contempla las condiciones de prestacién de servicios
piiblicos domiciliarios en zonas comunes.
Decreto 619 de 2000 Plan de ordenamiento territorial.
Normas urbanisticas municipales.
Ley 1098 de 2006 Cédigo de la infancia y Ia adolescencia.
Ley 1850 de 2017 Proteccién del adulto mayor.
Resolucién 472 de 2017 Ministerio de ambiente y desarrollo sostenible,
reglamenta la gestién integral de los residuos de construccién y
demoliciin 0 escombros en el pais, para disminuir a las afectaciones
generadas en el ambiente tales como la contaminacién del aire, el
agua, el suelo y el paisaje.
%* Disposiciones y mandatos de la Asamblea General de Propietarios.
+ EH Re
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5. Definicién de! manual de contratacién
El manual de contratacién contiene las normas y politicas de obligatorio
cumplimiento en los procesos de contratacién de bienes y servicios para el
Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P.H., con el fin de
garantizar la estabilidad legal, econdmica y financiera de! Conjunto, al igual
que la proteccién de los derechos laborales, la culminacién satisfactoria de los
contratos civiles formalizados y el cumplimiento de la normatividad ambiental
que le sea cplicable segtin la actividad que desarrollen.
6. Objetivos de! manual de contratacién
Es primordial para las directivas del Conjunto Residencial Fontanagrande
Reservado Dos P.H., ejecutar y mantener a cabalidad procesos de
contratacién dirigidos al eficiente uso de los recursos, el adecuado
‘mantenimiento y conservacién de las zonas comunes y el cumplimiento de la
normatividad relativa para cada caso.
Son objetivos del Conjunto Residencial Fontanagrande Reservado Dos P-H.,
ara el proceso de contratacién los que se enumeran a continuacién:
> Obtener los servicios necesarios e indispensables para el buen
funcionamiento del Conjunto con personal idéneo.
> Adquirir los bienes imprescindibles de proveedores que garanticen
calidad, precios razonables y expedicién de facturas legales.
> Contribuir al cumplimiento de la normatividad relacionada con el pago
de aportes a la seguridad social y administradora de riesgos laborales.
> Garantizar las dptimas condiciones de seguridad existentes en el
Conjunto.
Realizar el control y seguimiento del SG-SST tanto en el conjunto como
para sus contratistas.
> Maximizar la utilizacién de los recursos financieros.
> Optimizar los indices de gestién basados en la satisfaccién de los
propietarios.
* Cumplir con Ia totalidad de los pagos por Ia ejecucién de las obras de
acuerdo a lo pactado.
> Suscribir las pélizas de seguros que cubran posibles eventualidades y
cumplimientos de contratos.
> Optar por medidas pre-activas para responder a las necesidades de los
residentes y propietarios del Conjunto.
> Reaccionar répidamente a solucionar los eventos que ameriten
recurrir a los proveedores.
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> Tomar decisiones basados en minimo tres (3) cotizaciones de
proveedores confiables y responsables.
> Elmejoramiento continuo que permita mantener y aumentar el valor
patrimonial de los inmuebles.
> El estricto cumplimiento de los requisitos de sanidad, calidad y
legalidad fijados en este Manual y ofrecidos por el proveedor en su
oferta comercial, para cada uno de los productos y servicios que se
contrataran, asi como el respeto de los plazos pactados.
> Todo incumplimiento del Proveedor a sus obligaciones, pactadas de
manera anticipada con el Conjunto, atenta contra su buen
funcionamiento y to faculta para dar por terminado el contrato y
solicitar la respectiva indemnizacién de los perjuicios que se le hayan
ocasionado, respetando las reglas de resolucién de conflictos
contenidas en este Manual.
> En todos los casos se deberd cumplir con las politicas de sostenibilidad
del medio ambiente.
Responsable del manual de contratacién
El Administrador serd el responsable de negociar Ia contratacién de las
adquisiciones de bienes y servicios, una ver definida la necesidad, verificado
el presupuesto y analizadas las atribuciones, dependiendo de la cuantia
estimada del negocio incluyendo los impuestos, se seguirdn los
procedimientos establecidos a continuacién:
POUZAS DE]
PROCEDIMIENTO__CUANTIA_| APROBACION _SELECCION FORMALIZACION SEGURO
‘samba
Generatde | 722° 9° | contrata eset
Superior Cuantia_>10SMMIV Propitaras | "206 a
Menor a 10SMMIV| Consejade | Tres 3)
Mayor Guantia__y>3SMMLV | Administraciin | coticacones |Contrato escrito | __St
“Términos y
Bes condiciones
Menor Guana 3 SMMLY (administrador |" | conc pedo| NO
“Teminosy
ti) | endciones
Minima Guantia_10SDMLv \ndministrador | 5°" | soft pelo| NO
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SRANBE,
En todo caso las atribuciones del Administrador para celebrar cualquier tipo
de contrato estén limitadas atendiendo las decisiones de la Asamblea General
de Propietarios, las orientaciones del Consejo de Administracién y las
estipulaciones del Reglamento de Propiedad Horizontal.
El presente manual de contratacién es de obligatorio cumplimiento, la
inobservancia de cualquiera de las normas o politicas seré causal para la
terminacién del contrato del Administrador y objeto de las sanciones civiles y
penales a que haya lugar, siquiendo el debido proceso.
El Manual de Contratacién rige a partir del mes de agosto de 2018, previa
aprobacién del Consejo de Administracién y socializacién a los propietarios del
Conjunto.
Podré ser modificado en cualquier tiempo, cuando las circunstancias lo
ameriten, requiriendo un anélisis detallado, las _correspondientes
justificaciones soportadas en Acta de Consejo y pre-aprobacién del Consejo de
Administracién y para su implementacién se deberén notificar los cambios a
Ia Asamblea General de Propietarios, para su aprobacic
8. Definiciones
Para efectos del presente manual, las siguientes palabras tendrén el
significado que se les asigna a continuacién:
‘© Acta de recibo de obra o servicios: Documento suscrito por las partes
del contrato en el que se relacionan los avances de la obra en forma
cronolégica y las observaciones de mejora a revisar en el tiempo que
se estipule en la misma, al igual que las recomendaciones del
interventor silo hubiere.
* Administrador: Personal natural o juridica representante legal de!
Conjunto, designada por el Consejo de Administracién, con funciones
propias establecidas en Ia Ley 675 de 2001 y las demds que le
correspondan en el ejercicio de sus funciones.
* Asamblea General de Propietarios: Grupo de personas con titularidad
de dominio sobre los bienes privados o sus representantes, reunidos
con el quérum y las condiciones previstas en la Ley y en el r
de propiedad horizontal, para deliberar y tomar d
contrarias a la ley.
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Atribuciones: Montos en dinero o expresados en salarios minimos
diarios 0 mensuales vigentes hasta los cuales cada drgano de
‘dministracién tiene competencia para contratar.
Certificado para trabajo en alturas: Documento que acredita que la
persona esta capacitada para ejercer labores en alturas de mds de 1,5
metros.
Consejo de Administracién: Personas delegadas por la Asamblea
General de Propietarios para tomar las determinaciones necesarias en
‘orden a que la persona juridica cumpla sus fines.
Contrato: Acuerdo de voluntades entre el Conjunto y un Contratista,
que regula las condiciones que regirdn las relaciones entre la partes.
Contratante: Persona Juridica representada para el efecto por el
Administrador del Conjunto.
Contratista: Proveedor que prestar sus servicio 0 suministra sus
productos al Conjunto.
Interventor: Persona del Conjunto 0 externa contratada para la
supervisisn de la calidad y cumplimiento de las actividades
desarrolladas en cumplimiento de un contrato.
Licitacién: Oferta que se realiza para la adquisicién de bienes y/o
servicios.
Pagos al Sistema de Seguridad Social: Aportes obligatorios que
cubren Ia salud, Ia pensidn y los riesgos laborales de los trabajadores
en mision.
Pliego de condiciones: Requisitos que debe cumplir los proponentes de
bienes y/o servicios.
Péliza de seguros: Documento que certifica el cumplimiento de las
condiciones pactadas en el contrato, expedida por aseguradoras
reconocidas en el mercado.
Propiedad Horizontal: Régimen Legal al que se encuentra sometido el
derecho de dominio sobre bienes privados y bienes comunes con el
fin de garantizar la seguridad y la convivencia pacifica y la funcién
social de la propiedad,
Proponente: Personal natural o juridica que ofrece servicios y/o
productos de acuerdo a unos requisites previamente establecidos.
RUT: Registro nico tributario expedido por la Direccién de Impuestos
y Aduanas Nacionales.
SDMLV: Salario diario minimo legal vigente.
SMMLV: Solario mensual minimo legal vigente.
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SRANRE
11. Descripcién de actividades
9.1. Proceso de licitacién
El Administrador deberé adelantar el proceso de licitacién con base en:
“© Convocar al Consejo de Administracién para definir los términos de la
licitacién.
4“ Deberd tener como minimo tres (3) proponentes.
El pliego de condiciones contendré:
> Elobjeto a contratar
Las necesidades y requerimientos del Conjunto
Fecha de publicacién y fecha de cierre
Condiciones especificas del proponente
Garantia de cumplimiento y/o pélizas de seguros
Compromiso de confidencialidad que asume el proponente
respecto a la informacién entregada.
La posibilidad de presentar su oferta por medios digitales.
Los requerimientos que debe cumplir el proponente
adjudicatario en cuanto a salud ocupacional, pagos laborales y
cuidado ambiental.
> Demostrar la solvencia econémica y capacidad financiera.
* Cualquier cambio que se haga al pliego de condiciones se informaré
oportunamente.
* Dependiendo de la complejidad de la obra o servicio contratado se
aprobard la contratacién de un interventor.
Vv
vvvVY
vv
9.2. Evaluacién de las propuestas
Una vez recibidas las propuestas de acuerdo al pliego de condiciones, el
Administrador y el Consejo de Administracién se encargardn de discutir y
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