İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI

Posted by admin on December 24, 2009

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI

İnsan kaynağının planlanlanması (İKP) , kurumdaki insan gücünün kurum içi ve kurum dışında meydana gelen

gelişmelere uygun ve etkin biçimde kullanılabilmesi amacıyla gözden geçirilmesi, yeniden yapılandırılmasına

ilişkin, bütün hazırlık çalışmalarını içerir. Diğer bir ifade ile insan kaynaklarının planlanması, değişen politik,

ekonomik, akademik alandaki toplumsal ve ticari gelişmelere cevap verebilecek insan gücünün sağlanmasına,

yetiştirilmesine ve geliştirilmesine yönelik stratejilerin oluşturulmasına ve gerkli uygulamalarının yapılmasına

yöneliktir[1].

Bununla birlikte, insan kaynakları planlaması, işletmeler açısından verimliliği, dolayısıyla karlılığı etkileyen temel

ögelerden sayılır. Bu planlama süreci yalnızca personel sayısından tasarrufu gerçekleştirecek gider düşürücü bir

rol oynamaz, aynı zamanda işin niteliğine uygun işgören seçimini ve istihdamını sağlayarak üretim sürecinin

etkinleştirilmesini de gerçekleştirir[2].

4.1. İnsan Kaynakları Planlamasının Tanımı, Amacı ve Kapsamı

İnsan kaynakları yönetiminde başarının ilk ve en önemli koşulu işletme için gerekli ve yeterli işgören

gereksinmesinin ve ondan nasıl yararlanılacağının önceden düzenli ve bilinçli olarak saptanmasıdır. Bu süreçte

İKP devreye girecektir. İKP’yi, bir organizasyonun personel ihtiyacının tahmini ve bu ihtiyacın giderilmesi için

gerekli faaliyetlerin basamaklandırılmasıdır olarak tanımlayabiliriz[3].

İKP, bir organizasyon için aşağıdaki işlevleri üstlenmelidir;

· İnsan kaynağının etkinliğini arttırmak

· Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek

· Yeni personel istihdamında ekonomikliği sağlamak

· İnsan kaynakları yönetimi bilgi sisteminin personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimleri beslemesini

sağlamak

· İşgören bulma ve seçme, kariyer planlaması gibi diğer İKY faaliyetlerinin koordinasyonuna yardımcı olmak

İKP’de güdülen amaçlar da şöyle sıralanabilir;

· İnsan kaynaklarındaki iç değişiklikler ve kısıtlamalar

· İşgörenlerin eğitim ve gelişimini sağlamak

· Boş kadroları doldurmak

· Yeni işgören bulmak ve işe almak

· Toplumda hızlı değişen koşullara uyum sağlamak

· Teknolojik yeniliklere ve piyasa koşullarına uyum sağlamak

· Yasal düzenlemelere ve değişimlere uygun hareket etmek

4.2. Personel İhtiyacı Çeşitleri

Personel ihtiyacı çeşitlerini şöyle sıralayabiliriz[4];

· Gerçek personel ihtiyacı

· Yedek personel ihtiyacı

· Ek personel ihtiyacı

· Yeni personel ihtiyacı

· Personel çıkarma ihtiyacı

4.2.1.Gerçek personel ihtiyacı : İşletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için, çıkarılması gereken işi fiilen

gerçekleştiren işgücüne olan gereksinmedir.

4.2.2.Yedek personel ihtiyacı : Hastalık, kaza, izin ve benzeri kişisel nedenlerle ortaya çıkacak kaçınılmaz

devamsızlık durumları karşısında, işin aksatılmadan yürütülmesi için gereksinilecek personeli ifade eder.

4.2.3.Ek personel ihtiyacı : İşten çıkışlar nedeniyle ortaya çıkan gereksinmedir. İşten çıkışlar, işgörenin kendi

isteğiyle ya da işverenin iradesiyle olabilir. Ek personel ihtiyacı belirlenirken özellikle üzerinde durulması gereken

nokta işgücü dönüşüm oranıdır (turnover). İş gücü dönüşüm oranı; bir dönem içinde bir işletmede oluşan toplam

çıkış ya da giriş miktarının, o dönem içinde işletmede bulunan ortalama personel sayısına bölünüp, yüz rakamı ile

çarpılması sonucunda elde edilen orandır.

Ayrılmalar, genellikle aşağıdaki gibi türlendirilirler;

Ayrılmalar Çıkarmalar Emeklilik Ölüm ve Maluliyet </LI>

Ek personel ihtiyacının sayısal olarak belirlenmesi aşağıda gösterildiği gibi gerçekleştirilebilir. Bir işletme ek

personel ihtiyacını saptamak istiyorsa önce turnover’ı hesaplamak zorundadır. Bu genelde iki değer üzerine

kurulu oranlarla yapılmaktadır.

Çıkışlar üzerine kurulu olan turnover hesaplama yöntemi “Bretschneider Formülü” adıyla anılan yöntemdir.

Aşağıda belirtildiği şekilde formüle edilmektedir;

İşgücü Dönüşüm Oranı = % Çıkışlar

Ortalama İşgücü sayısı

Girişler üzerine kurulu olan ise pek ilgi çekmeyen ve kullanılmayan bir orandır. Şu şekilde formüle edilmektedir;

İşgücü Dönüşüm Oranı = % Girişler

Ortalama İşgücü sayısı

Girişler üzerine kurulu olan hesaplama yönteminin fazla ilgi çekmemesinin nedenini kısaca şöyle açıklayabiliriz;

Olağan bir işletme büyümekte olan bir işletmedir ve çıkışlardan çok girişlerin olması gerekir. Bu durumda, çıkışlar

azken girişlerin çok olması turnover’ı yüksek gibi gösterecektir. Buradan şu sonuçlara ulaşabiliriz;

· Eğer, süreç içinde işletmeye girişler fazla ise, bu işletmenin büyümekte (emekyoğun bir büyüme) olduğu

varsayılacaktır. Bu durumda turnover çıkışlar üzerinden hesaplanır.

· Eğer, çıkışlar fazla ise ve giriş-çıkış dengesinin kurulması öngörülmüyorsa, küçülmekte olan bir işletme söz

konusu olacak ve turnover girişler üzerinden hesaplanacaktır.

Sonuç olarak, hesaplanan turnover ile gerçek personel miktarının çarpılması, ek personel ihtiyacını sayısal olarak

verecektir.

Ek personel ihtiyacı = turnover * gerçek personel miktarı

4.2.4.Yeni personel ihtiyacı : İşletme, yeni ya da ek yatırımları nedeniyle yeni personele ihtiyaç duyar. Bunlar,

üretimin arttırılması olabileceği gibi teknolojik ve bilimsel araştırmalarını genişletmek de olabilir. Yeni örgütlenme,

organizasyondaki değişiklik gereklleri de yeni personele ihtiyaç durulmasına yol açabilir.

4.2.5.Personel çıkarma ihtiyacı : İşletmeler, olan personel miktarının olması gereken personel miktarından fazla

olması durumunda, işten çıkarma işlemini gerekli görebilirler. Buna neden, satışlardaki azalış, işletmenin ürettiği

mal ve hizmete olan talebin düşmesi gibi nedenler gösterilebilir. Üretilen mala talebin düşmesi, üretimin de

kısıtlanmasını gerektirecek ve doğal olarak personel kadrosunda daraltma işlemi gerekecektir. İşletme öncelikle

fazla çalışmaları kaldırmak hatta gerekirse kısa çalışma uygulamak yoluna gitmelidir. Bu çözümler yeterli

gelmiyorsa personel çıkarma kaçınılmaz olabilir. İşletmenin mekanizasyona, otomasyona yönlenmesi, kapanma,

üretim dalını terketme, üretimden vazgeçmesi de personel çıkarmayı gerektirecektir.

4.3. İnsan Kaynakları Planlamasında Analiz Yöntemleri

İnsan Kaynakları Planlamasını oluşturmka için analiz çalışmaları yapılmalıdır. Bu bilgi oluşturma süreci, geçmiş

yıllarda verilerin kaydedilmesi ve değerlemesiyle başlar, mevcut dönem koşullarının analiziyle devam eder ve

geleceğe ilişkin tahminlerin yapılmasıyla son bulur[5].

Analiz aşamasında kullanılan yöntemleri şöyle sıralayabiliriz;

· Organizasyon şeması ve iş tanımları

· İşgücü genel envanteri

· İşgücü beceri envanteri

· Personel Değişim oranı

· Devamsızlık oranı
· Yeniden yerleştirme şemaları

Bunlardan kısaca bahsetmek gerekirse;

4.3.1.Organizasyon Şeması ve İş Tanımları : İşgücü planlamasına hazırlık aşamasında yapılması gereken bir

önemli çalışma şimdiki durumu yansıtan bir örgüt şemasının çıkarılmasıdır. Bu şema üzerinde çalışanların

pozisyonları, yetki ve sorumlulukları kolaylıkla izlenebilir. Buna bağlı olarak iş analiz ve tanımları da çıkarılırsa

işlem yapısına uygun elemanların çalışıp çalışmadığı ya da bu elemanların ne gibi nitelikler taşıması gerektiği

kolaylıkla saptanır.

4.3.2.İşgücü Genel Envanteri : Belirli bir dönemde işletmede çalışan işgörenlerin özelliklerini toplu olarak

yansıtan bir çalışmadır.

Şekil 2 : Eğitime göre işgücü envanteri

4.3.3.İşgücü Beceri Envanteri : Mevcut personelin yetenek, beceri, eğitim ve deneyim gibi kişisel özelliklerini

yansıtan bir çalışmadır. Burada bir bakıma işgören profili çıkarılır. İşgücü beceri envanteri, çalışanlara ilişkin

performans sonuçları, eğitim geçmişi, sahip olduğu temel yetenekler gibi bilgileri özet olarak içermektedir.

4.3.4.Personel Değişim Oranı : İşgücü dönüşüm oranı ya da turnover olarak da isimlendirilmektedir. Bu

hesaplama yönteminden yukarıda da bahsettiğimiz üzere, analiz yöntemlerinden biri olarak yer almaktadır.

Personel hareketliliğinin yakın takibe alınmasıdır.

4.3.5.Devamsızlık Oranı : Personelin devamsızlığı üretimi ve verimliliği olumsuz yönde etkilemekte,

tekrarlanışındaki sıklık ve süre durumuna göre sanıldığından çok daha yüksek maliyete yol açmaktadır. Kısaca

tanımlamak gerekirse; izin ve yıllık tatiller dışında, işe gelmesi programlanmış olan işgörenin işe gelmeme

durumudur. Şu şekilde hesaplanmaktadır;

Devamsızlık Oranı = % Kaybedilen işgücü saati toplamı

Planlanan işgücü saati toplamı

Devamsızlık nedenlerini özet olarak şöyle sıralayabiliriz;

§ Hastalık
§ Ulaşım güçlükleri

§ Düşük ücret

§ Ağır çalışma koşulları

§ Kadın personelin çocuklarına bakımı

§ İşin monoton olması

§ Düşük moral ve iş doyumsuzluğu

§ Dışarıda yapılması gereken işler

§ İşe uyumsuzluk ve ilgisizlik

§ Yöneticiler ve iş arkadaşlarıyla kötü ilişkiler

§ Aşırı iş yükü

Yapılan bazı araştırmalara göre, genç elemanların yaşlılara, erkeklerin kadınlara göre işlerine daha bağımlı

oldukları saptanmıştır.

4.3.6.Yeniden Yerleştirme Şemaları : Mevcut pozisyonlarda halihazırda çalışan ve gelecekte bu pozisyonlarda

çalışmaya aday personelin bir listesinin ya da şemasının çıkarılmasıdır.

4.4. İnsan Kaynakları Planlamasında Kullanılan Sayısal Teknikler

Organizasyonun büyüklüğüne, tipine, yayılımına, farklılaşma derecesine, planlama dönemine ve kullanılan

bilgilerin niteliğine göre basit veya kompleks, yargısal ya da matematiksel birçok yöntem kullanılmaktadır[6].

Burada kısaca ve özetle yer vereceğimiz bu yöntemler şunlardır;

4.4.1.Matematiksel Model : Toplam insan kaynağı ihtiyacını etkileyen değişkenlerin seçilerek matematiksel bir

formüle aktarılması temeline dayanmaktadır.

4.4.2.Doğrusal Regresyon Analizi : Gelecekteki belirli bir tarihte ortaya çıkacak personel ihtiyacının

belirlenmesine dayanır. Bu yöntemde satış tutarları, çıktı miktarı ya da para cinsinden ifadesi , yerine getirilecek

hizmetler ve bunların gerektireceği personel sayısı arasındaki ilişkilerden yola çıkılarak tahmin yapılır.

4.4.3.Bilgisayar Destekli Bilgi Sistemi : Organizasyondaki personel hareketliliğini izleyen bir bilgi sisteminin

bilgisayar programlarıyla kurulması ve tüm birimlerce kullanılabilir hale getirilmesi personel ihtiyacının tahmininde

önemli bir veri kaynağını oluşturmaktadır.

4.4.4.Trend Analizleri : İşletmedeki istihdam seviyesinin geçmiş beş yıl verilerine bakılarak tahmin edilmesi

esasına dayanır. Bu veriler gelecekteki ihtiyacı tahmin etmede yardımcı olabilir ancak personel ihtiyacındaki

değişim ile zaman arasındaki ilişki çok ender olarak doğrusal ve kesintisiz yürür. Çünkü üretim ve satış
hacmindeki değişimler daha önemli etkenlerdir. Yapılacak projeksiyonlar için bu verilerin de göz önünde tutulması

gerekmektedir.

4.4.5.Rasyo Analizleri : Personel sayısı üzerinde belirleyici olan nedensel faktörler ile gerektirdikleri personel

sayısı arasındaki oranlara dayanan bir yöntemdir.

4.4.6.Dağılım Alanları Analizi : Yöntemde iki faktör tanımlanarak birbiri ile ilişkilendirilir. İşletmedeki temel

faaliyetler ya da bunların göstergeleri ile çalışan personel sayısı arasındaki ilişkiler belirlenerek tahminler yapılır.
5. İŞ ANALİZİ

Ücret sistemini oluşturulmasında en önemli aşamalardan birini iş analizleri oluşturmaktadır. İş analizi, hangi işin,

nasıl ve ne amaçla yapıldığının ve bu işi yapmak için hangi niteliklere sahip olunması gerektiğinin belirlenmesi

olarak tanımlanabilir. Başka bir anlatımla, iş analizi, belirli bir iş hakkında, işin türünü, iş için harcanan zamanı,

kullanılan alet ve makineleri, işin yapılması sırasında üstlenilen sorumlulukları ve yetkileri, ilişkide olunan birimleri

ve bu işi yapacak kişide aranan nitelikleri kapsayan güvenilir bilgilerin elde edilmesidir .

iş analizinin tanımlanmasında kullanılan bazı kavramların açıklanmasında da yarar bulunmaktadır. Özellikle

"iş" kavramından ne anlaşılması gerektiğinin ortaya konması, iş analizinin kavranması açısından önemlidir.

İşletmelerde, belirli bir amaca ulaşılması için insan çabasını gerektiren "görevler" bulunmaktadır. Bir işçinin

istihdam edilmesini gerektirecek derecede görevlerin birikmesi durumda ise bir "iş pozisyonu" doğmuş demektir.

Ancak, iki veya daha fazla pozisyon aynı ya da benzer görevlerin yerine getirilmesini içeren niteliklere sahip

olabilir. İşte bu noktada aynı ya da benzer görevleri içeren pozisyonlar için bir üst kavram olarak "iş" deyimi

karşımıza çıkmaktadır[7] .

İş analizini amacı kısa, öz ve duraksamalara neden olmayacak nitelikte iş tanımlarını oluşturulmasıdır. İş

tanımlarında, işin adı, kısaca hangi görevleri içerdiğine ilişki açıklama, çalışma şartları, işin gerektirdiği yetkinlik

düzeyi ve tecrübe bulunmalıdır[8] .

Bir insan kaynakları yönetimi aracı olarak iş analizi, organizasyonel amaçlara uygun çok sayıda bilginin elde

edilmesini sağlamaktır. İş analizinden beklenen amaçlar aşağıdaki gibi özetlenebilir[9];

İnsan kaynakları planlamasına yardımcı olmak İşe alma kararlarını verirken kullanılacak kesin ve açık kriterler
oluşturmak İş performansını geliştirmek için mevcut olan ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit
etmek Performans değerleme sisteminin temelini oluşturan iş bilgisini sağlamak Herbir işe ve pozisyona ilişkin
bilgileri net biçimde açıklayarak buralarda çalışacak kişilerin kariyer planlarının sağlıklı biçimde yapılmasını
sağlamak İşler arasındaki ilişkilerin ve işyükü dengelerinin kurulmasına yardımcı olmak İş performansını etkilyen
olumsuz çalışma koşullarını ortadan kaldırmak ve iş ortamını geliştirmek Ücretleme sistemi açısından herbir işin
göreli önemini ortaya koymayı sağlayacak temel bilgilere ulaşmak Ücretleme ve performans değerleme süreçleri
için iş grupları oluşturulmasına yardımcı olmak İş ve işçilere ilişkin yasal düzenlemelerin yapılmasında gerekli
verileri sağlamak

[1] Fındıkçı, İlhami, İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Yayınları, Üçüncü Baskı, İstanbul, 2000, s.128.

[2] Kaynak, a.g.e., s.83.

[3] Sabuncuoğlu, a.g.e., s.28.

[4] Kaynak, a.g.e.,s.84-92.

[5] Sabuncuoğlu, a.g.e., s.35.

[6] A.g.e., s.45.
[8] http://www.isguc.org/ahmet2.htm, 23 Aralık, 2001

[9] Sabuncuoğlu, a.g.e., s.55.

Read more: http://www.superbilgiler.com/insan-kaynaklari-planlamasi.html#ixzz15ZBRjvBH