Version: 10-12/F eb/2020 Pagina 1 de 22 Xe MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Casa DE PRODUCTOS YO SERVICIOS 4. OBJETO El presente manual tiene por objeto integrar el conjunto de normas que raglamenta la adquisicién de productos y servicios por parte de la Camara de Comercio de Ibagué y desarrolla los procedimientos para la adquisicién de los mismos; con lo cual se garantice que se definan adecuadamente las especificaciones de compra y que las adquisiciones cumplen con los requerimientos exigidos. 2. ALCANCE Este Manual aplica @ la solicitud, evaluacién, seleccién y reevaluacién de proveedores y contratistas de la Cémara de Comercio de Ibagué, asi como la implementacién del procedimiento de compras de productos y/o servicios. Lo anterior tiene aplicabilidad unicamente or funcionarios de la Camara de Comercio de Ibagué y los contratistas que dentro de sus obligaciones y/o entregables incluye alguna actividad de supervision. 3. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES * CCI: Camara de comercio de Ibagué * Contrato: Acuerdo de voluntades escrito entre dos o mas partes) que se comprometen reciprocamente a cumplir con las condiciones pactadas. * Evaluacién y Seleccién: Proceso mediante el cual la organizacién define el proveedor que ha de suministrar un producto y/o un servicio. * Invitacion a cotizar: Comunicacion realizada de manera escrita enviada mediante correo electrénico © publicada en pagina web y redes sociales de la entidad @ los proveedores, atendiendo las especificaciones de la solicitud de compras de productos y/o servicios. * Lista de Proveedores: Lista en la cual se relacionan los proveedores con los que se ha tenido algiin tipo de relacion contractual, indicando los datos basicos del proveedor. * Orden de compra de productos y/o servicios: Formato utlizado para formalizar |a contratacion con los proveedores de productos y/o servicios. Proveedor: Organizacién o persona que proporciona un producto y/o Servicio. Responsabilidad Legal: Institucién juridica generada por los hechos generados por las Personas, que causan dafio 0 perjuicio a otra persona, bienes, medio ambiente, y que genera para quien lo propicia dafio o la obligacién de repararios. + Responsabilidad Administrativa: Aquella que surge de una contravencién administrativa propia de quien ejerce cargos directivos en una organizacién publica o privada. « Responsabilidad Civil: Obligacién de asumir las consecuencias de los dafios que se generan a otras personas. + Responsabilidad Penal: aquella que implica intencién o voluntad de causar dafio a una persona especifica. + Responsabilidad en Riesgos Laborales: Obligacién econémica mediante el cual los trabajadores estén protegides por las contingencias que se ocasionen con causa u ocasin al trabajo. ‘Seguridad y Salud en el Trabajo: Disciplina que trata de la prevencién de las lesiones y enfermedades causadas por la condicién del trabajo, de la prevencién y proteccién de los jadores. trabajadores a aa f INTRANET / SSC recor A ADMINISTRATVAY FINANCIER Coortsadch de Compras | Decor Adminaavey RATIVAY FR REVISO ‘APROBO UBIGACION DEL OGUMENTO,acs ANU ‘Cédigo: CS-M1-007 (75) ces Sts | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [yer bn: 10-12/Feb 2000 eer DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS [Pagina 2de22 ‘SGC: Sistema de Gestion de Calidad. SGD: Sistema de Gestion Documental SGSST: Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo. Solicitud de Compras de Productos y/o Servicios: Formato a través del cual las areas. solicitan al area de Compras los productos y/o servicios que requieran para su funcionamiento. ‘+ Trabajador independiente: persona natural que presta sus servicios de manera personal, mediante contratos de caracter civil, comercial 0 administrativo. 4, CONDICIONES GENERALES 4.4 MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE La Camara de Comercio de Ibagué, fue creada mediante Decreto 830 del 26 de mayo de 1923; es una entidad de derecho privado, sin animo de lucro, de caracter corporativo y gremial, en la forma prevista en el Cédigo de Comercio y Decretos reglamentarios, que cumple funciones delegadas y asignadas por el estado, la cual se halla sometida @ su control y vigilancia en la forma establecida por la ley. Los contratos u érdenes de compra que celebre fa CCI en cumplimiento de sus funciones y servicios se someteran en todas sus etapas a lo dispuesto en el presente Manual, las disposiciones del Derecho Privado y sus efectos se sujetaran a las normas del Derecho Civil y Comercial En cumplimiento a los requisitos normativos exigidos en Colombia se tendra en cuenta la Normativa relacionada a continuacién la cual hace referencia a las disposiciones de ‘Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema General de Riesgos Laborales: Resolucion 723, de 2013 - Decreto 1072 de 2015 y Resolucion 1111 de 2017. 4.2 PRINCIPIOS Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratacién o compra de productos y/o servicios de la CCI se desarrollaran con sujecion a los siguientes principios: Gréfica No, 1 Principios dela contratacién 4.24 Planeacién: Trabajamos con la determinacién clara de metas, con base es un direccionamiento estratégico establecido por la alta direccién de la entidad y la “Una ver impreso este documento se considera come copa no contolada y fa CCI no se hace cargo de su actualizacé”(@BicG Giiey| MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | COdige: CS-M-007 Version: 10-12/Feb/3620 me DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS [Pagina 3635 planeacién dia a dia de cada una de nuestras actividades para el cumplimiento de os objetivos institucionales. 4.2.2 Transparencia: Garantizamos la honestidad, moralidad e imparcialidad de la CCI al establecer reglas claras, completas y objetivas en las decisiones que se adopten en cada una de las etapas contractuales. Los funcionarios vinculados con alguna de las etapas de la contratacion tendran la obligacion de mantener la confidencialidad ‘en el manejo de la informacion relacionada con la seleccién del proveedor y la ejecucién del contrato; tendrén el deber de atender con diligencia, prontitud y fidelidad los principios éticos en todas las actuaciones y reclamaciones que se presenten durante el desarrollo de las diferentes etapas del proceso, 4.2.3 Efectividad: Llevamos a cabo todas las etapas contractuales con eficiencia y eficacia; realizando sélo los procedimientos estrictamente indispensables en pro de optimizar costos y tiempo. 4.24 \mparcialidad: Estamos libres de prejuicios, es decir, nos abstenemos de consideraciones subjetivas y nos centramos en la objetividad de la compra, al realizar un juicio sobre algun particular. 4.2.5 Responsabilidad: Hacemos producto las cosas, prestamos un excelente servicio, hacemos las actividades con eficiencia y eficacia, asumimos lo que hacemos, lo que no y lo que dejamos de hacer dando cumplimiento a las normas. 4.2.6 Respeto: Respetamos fa dignidad del ser humano, sus valores y creencias y reconocemos nuestras diferencias. Escuchamos a todos con atencién y valoramos sus aportes. 4.3 POLITICA DE COMPRAS EI objetivo de fa Politica de Compras de la CCI es entregar a sus funcionarios los lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar una accién de compra (de productos y/o servicios), de modo de establecer un estilo de gestién que garantice el cumplimiento de los principios contemplados en el Manual de Compras para la adquisicién de productos y/o servicios, el cual debe ser aplicado en la CC! por todos los funcionarios que intervengan directa 0 indirectamente en los procesos de contratacién en los cuales la Entidad acta como contratante. La politica de compra debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a) Considerar primero el interés de la CC! en todas las decisiones de compra de productos y/o servicios, por sobre el interés particular de las partes interesadas. b) El personal encargado de interactuar en la adquisicién de productos y/o servicios para la CCl, debe siempre actuar sin incurrir en favoritismos de ninguna indole, privilegiando Unicamente el interés de la entidad. ©) Toda compra o acuerdo con proveedores debe estar previamente autorizada por el funcionario con las facultades 0 atribuciones de compra necesarias. No se debe ‘comprometer recursos de la CCI, ni celebrar contratos o generar ordenes de compras, sin atribuciones para ello. 4) Toda solicitud de compra debe estar fundamentada sobre el presupuesto, la necesidad y disponibilidad econémica y debe ser realizada en los tiempos determinades. “Una vez impreso este documento se constera como copia no conolca y la CCI no ge hace cargo de su setuslzackn" rv comet‘Cédiga: CE-W-007 Versién: 10—12/Feb/2020_| 1a 4 de 22, (cea tgs | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION one DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS e) La entrega de anticipos sera soportada con las garantias exigidas en el Manual de ‘Compras para la adquisicion de productos y/o servicios. f) Promover una sana competencia entre proveedores para obtener el maximo valor agregado, sin perder de vista la mision de la CCI, relaciones de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estandares de calidad, cumplimiento y transparencia. 9) Participar de manera activa denunciando situaciones 0 practicas indebidas o donde se detecten presunciones de fraude. h) En el proceso de invitacién a cotizar se deberé tener en cuenta a los Afiliados de la CCI y proveedores contratistas de origen jurisdiccional. Las empresas deben ser legalmente constituidas cuando aplique por el ejercicio de la profesion o actividad a contratar. i) Cada vez que se generen contratos u ordenes de compra de productos ylo servicios se debera verificar que el contratista o proveedor no se encuentre sancionado teniendo en cuenta los Certificados de Policfa Nacional, Contraloria y Procuraduria. Para el caso de personas juridicas aplicara también para el Representante Legal y/o Suplente cuando este firme el contrato con CCI }) La Entidad efectuara sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con las Leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado. K) Guardar confidencialidad sobre la informacién y no emplearia en beneficio propio o de terceros. 1) Cumplir con los procedimientos de compras, politicas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Calidad, definidos en el SGC y SG-SST. 4.4 EXCLUSIONES Se excluyen del proceso de solicitud, evaluacién y seleccion y reevaluacién los siguientes acuerdos: ‘a) Apoyo y contribuciones en dinero aprobadas por la Presidencia Ejecutiva, debidamente aprobado por el mismo en GG-F-003 Solicitud de Apoyo y/o Contribuciones. b) Ferias, misiones, congresos 0 capacitaciones ofrecidas por un solo proveedor. ©) El suministro de productos 0 contratacion de servicios profesionales con personas naturales y/o juridicas cuyo objeto sea el desarrollo de actividades administrativas, estratégicas o vinculadas a proyectos en particular 0 convenios, siempre y cuando; se pueda validar su experiencia en el objeto a contratar 0 quienes integren el convenio fo justifiquen o autoricen por escrito mediante acta de reunién. 4) Contrataciones laborales. 2) Proveedores de servicios piiblicos cuando no exista més de un oferente. f) Afiliaciones de la entidad y suscripcién a eventos de los funcionarios (congresos y ‘olimpiadas entre otros). 9) Impuestos y contribuciones de caracter legal y gremiales h) Pagos a clubes en los que haga parte la Camara. ’). Pagos entidades pulblicas o los generados en el cumplimiento de obligaciones legales. }) Suscripciones a revistas, periédicos o cualquier tipo de publicacién. k) Pagos que tengan reglamentacion especial, tales como vidticos, auxiios a trabajadores, gastos de viaje (incluidos pasajes aéreos y hospedaje), los gastos reembolsables y los onorarios de los conciliadores del Centro de Conciliacin Arbitraje y Amigable ‘composicién 1) Pagos que correspondan a operaciones realizadas a través de caja menor, de conformidad a lo establecido en el Manual de caja menor. “Una vez imprese este documento se considera como copia no contoada y la CCI no se hace cargo de su atualizactén”ee stags] MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Codigo: CS-N-001 i ‘Version: 10-12/Feb/2020 DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS Pagina S doe m)Gastos de representacion y pagos de restaurante y refrigerios generados en las reuniones de Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y funcionarios de la entidad en el ejercicio de sus funciones. 1n) Para los proveedores de medios de comunicacién se tendré en cuenta el plan de medios institucional. 0) Pago de capacitaciones a funcionarios, (aplica el formato de TH-F-008 solicitud de formacién y/o entrenamiento) ) Honorarios ocasionados por consuitorias, asesorias ylo auditorias realizadas al SGC oa cualquiera de los sistemas (SGC, SGD, SGSST). q) Contratos de arrendamiento o adquisicién de bienes inmuebles. ) Contratos de alquiler de stand. '8) Seguros adquiridos por la entidad propuestos por el corredor de seguros de la institucién © ente gremial (Confecémaras). *) Compras realizadas a través de tarjeta de crédito. NOTA 1: Para los iterales a) b) c) p) a) F) y 8) se requeriné orden de compra 0 contrato segin cuantia estableciaa, NOTA 2: Para el literal a), cuando el apoyo sea en especie se debe realizar el proceso de compras conforme a este Manual. NOTA 2: Para el feral q)(compras relacionadas con la adquisicién de bienes inmucbles) se doberd dejar incorporedos dentro del texto de la escrtra pibica el crigen de ls recursos con los cuales se adgquio el ‘mereionado bien y en el certficado de racicién y libertad debera consar ls raturaleza de los recurees pubcos ® prvados con oe cuales fron aaqundos los nmusbles 4.5 EXCEPCIONES Para las excepciones, sin importar la clase de producto ylo servicio, la CCI podra contratar directamente en los siguientes casos: 4.6.1 EXCEPCIONES ‘@} Por necesidad inminente 0 urgencla motivada: Se podra contratar directamente cuando la necesidad inminente o urgencia motivada del producto y/o servicio no permita solicitar ofertas 0 cotizaciones. b) Por Proveedor Unico: Los que tengan por objeto el suministro de un producto 0 prestacién de un servicio, que sélo puedan ser proporcionados por un solo proveedor. ©) Por experiencia satisfactoria: Se tendran en cuenta las siguientes: + Contratacién con persona natural y/o juridica, que haya prestado servicios y/o suministrado productos a la CCI de manera satisfactoria (formato CS-F-009 Validacién y Evaluacion de la compra o servicio). * Contratacién con persona juridica en la que, quien va a desarrollar el trabajo, sea persona natural que haya tenido un proceso de vinculacion con la CCI y su experiencia haya sido satisfactoria. + Contratacién con persona natural y/o juridica con reconocimiento en el mercado por sus productos suministrados y/o servicios prestados con experiencia comprobada, soportada con certificaciones que sean acorde con el objeto que se va a contratar y de empresas reconocidas a nivel regional y/o nacional. i “Une vez impreso este documento se considera como copia no contoladay a CCI nase hace cargo desu acluazacién’a CBdigo: CS¥-007 (@3ieG Sty | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION : OS DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Hersign: 10-12/Feb/2020 nto Pagina 6 de 22 Para justificar las excepciones y compras especiales se deberé dejar registro por escrito mediante una cettificacién en el formato CS-F-011 Justificaoién para contratar excepciones: y compras especiales, donde se acredite la excepcién y la razon de la compra especial ‘ebidamente firmada por el Solicitante y/o Supervisor de la compra y/o servicio, director de! rea que solicita y aprobada posteriormente por el Presidente Ejecutivo. 4.6 REPRESENTACION LEGAL Y AUTORIZACIONES: El Presidente Ejecutivo seré el unico responsable como el ordenador del gasto conforme a los estatutos de la CCI, sin embargo, delega bajo su responsabilidad a los directores, subdirectores y coordinadores para autorizar compras de productos y/o servicios de acuerdo con la siguiente tabla: (RTCARGOAUTORIZADO AE MONTO AUYORZADON: Coordinadores Hasta 4 SMMLV_ Subdirectores Hasta 6 SMMLV_ Directores Hasta 10 SMMLV | Presidente Ejecutivo hasta 100 SMMLV | Junta Directiva i ‘Superior a 100 SMMLV “Tabla No, 7 Cargos y monto de autorizacion NOTA 4: Se exceptia como funcionarios delegados para ser ordenadores del gasto a los Coordinadores: Contable, Compras y Control interno. 4,7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 4.7.1 Inhabilidades e incompatibilidades por Estatutos: La Camara de Comercio de Ibagué, seguir en todas sus contrataciones, las reglas sobre inhabilidades e incompatibiidades definidas en los estatutos de la entidad. Para lo anterior, en cada Orden de Compra de Productos ylo Servicios 0 Contrato se incluiré la Declaracién de Inhabilidades e Incompatibilidades, solo en caso de realizar compras que no requieran de Orden o Contrato se deberd diligenciar el formato CS-F-004 Declaracién de Inhabilidades e Incompatibilidades el cual tendré una vigencia de un afio a parti de la fecha de su suscripcion, NOTA 5: Es obligacién de cualquier contratista, proveedor o parte interesada informar a la CCl inmediatamente cuando estén incursos en alguna causal de inhabilidad e incompatibilided. 4.7.2 Inhabilidades e incompatibilidades sobreviniente: En el contrato se sefialara que, si llegase a sobrevenir inhabilidad e incompatibiidad en el contratista, éste cedera el contrato previa autorizacion escrita de la CCl, y si ello no fuere posible, la CCI lo dard por terminado, En todo caso, la inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente sera justa causa de terminacién unilateral del contrato por parte de la CCI y ésta podré tomar las medidas que considere convenientes para evitar perjuicios econdmicos. Si la inhabilidad 0 incompatibilidad sobreviniente es a uno de los miembros de un consorcio 0 unién temporal, la CCI podré aceptar que éste ceda su participacion a un tercero, previa autorizacién por escrito. “Una ver impreso este documento se considera como copa no contelada y la CCI no se hace cargo de su actualizacion”Sa | Cédigo: CS-0-501 By ech eas MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Version: 10-12/F eb/2020 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 7 de 22 EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES Todo proveedor deberd ser evaluado, seleccionado, validado, reevaluado y registrado en el formato correspondiente para cada caso. 5.1 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 5.1.1 Evaluaci6n y Seleccién de proveedores: Para realizar la evaluacién y seleccién de proveedores se realizaré por medio del formato CS-F-002 Evaluacién y selecciin de proveedores, teniendo en cuenta los criterios establecidos por la entidad dentro de este. En caso de empate: Se detallaran a los proveedores empatados en el campo de analisis de la compra con los criterios que resaltan a cada uno, lo anterior sirve de base para la toma de decision por parte del responsable de la seleccién del proveedor. 5.1.2 Validacion de proveedores: La validacién y evaluacién de la compra se realizara una vez facturado y suministrado el producto y/o servicio por parte del proveedor a través del formato CS-F-009 Validacién y Evaluacion de fa compra o servicio Cuando fa compra no supera % SMMLV, sera el solicitante junto al funcionario delegado como ordenador del gasto segin monto autorizado, quienes realicen dicha validacion, en caso contrario (compras superiores a % SMMLV) sera realizada solamente por el supervisor. 5.1.3 Reevaluacién de Proveedores: Anualmente el area de Compras realizara la consolidacién de las validaciones y evaluaciones de las compras y/o servicios y aplica el formato CS-F-003 Reevaluacin de Proveedores, la cual sera verificada or la Direcci6n a cargo de! proceso de compras. No se aplicara el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio para las cuantias menores a % SMMLV o compras con pago anticipade (tarjeta de crédito). Los anticipos no requieren de evaluacién para su desembolso, se realizara una vez sea suministrado 0 prestado el producto y/o servicio mediante el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra 0 servicio. Cuando se reevaltian los proveedores se tienen en cuenta los siguientes criterios: TUGRITERIO DEIREEVALUACION "|" CALIFICACION 1,_Cumplimiento de obligaciones 3 2. Cumplimiento tiempo de entrega 3 3, Calidad del producto/servicio 3 4, Atencién oportuna a requerimientos | 1 TOTAL CAUFICACION | 40) q Si cumple se da el valor total de la calficacion de lo contrario cero (0). Tabla No. 2 enters de reevaluacion “Una vez impreso este documento se considera como copia no controtada y Ja CCI no se hace cargo de su actuslizecién” F =MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | WZ#ige: CS-M-O01 | [Wersion: 10-12/Feb/2020. DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS [Pagina 8 de 22 3. |. Cumplimiento de obligaciones: Son las requeridas en cuanto a cantidades, especificaciones técnicas, entregables pactados, competencia del personal, garantias, entre otras y las relacionadas en la Solicitud de Compras de Productos y/o Servicios, Orden de Compra y Contratos. Cumplimiento tiempo de entrega: Son los tiempos pactados en la solicitud de Compras de Productos ylo Servicios, Orden de Compra y Contratos, si no estan definidos en dichos documentos son validas los pactados de forma verbal o por correos electrénicos. Calidad del producto/servicio: Se refiere a la calidad del producto entregado o servicio. prestado. Atencién oportuna a requerimientos: Son las solicitudes adicionales realizadas de forma verbal, escritos como correos electrénicos o cartas relacionadas con la prestacion del servicio 0 del producto. Asi mismo los tiempos de respuesta a los requerimientos realizados cuando se presenten inconformidades del producto o servicio. De acuerdo con el puntaje de la consolidacién del afo se le dara el siguiente tratamiento: Rango dé calficacion: mE Tratamiento 0-4 | Descariar fotalmente 5-6, ‘Se suspenden compras o servicios por 3 meses aay 7 ‘Se le hace llamado de atencién para mejoramiento 8-10 ‘Aprobado para continuar con el proveedor “Tabla No. 3 rangos calficacion proveedores NOTA 6: Se debera informar al proveedor, contratista o capacitader, en caso de suspension o de ser descartado 02 la Ista de proveedores el motivo que género dicha decision 6.2 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE CAPACITADORES, ASESORES O CONSULTORES 6.21 Evaluacion y Seleccién de capacitadores, asesores o consultores: Para realizar la evaluacién y seleccién de capacitadores, asesores 0 consultores los cuales se consideran prestacion de servicios en ejercicio de su profesién liberal y por lo cual; no tienen la obligacion de inscribirse en las Camaras de Comercio, salvo que sea persona juridica la que este ofreciendo el servicio, el responsable de Capacitacion Empresarial sera el responsable de hacer la Evaluacién y seleccién a los capacitadores y para los asesores y consultores sera realizada por el area de compras por medio del formato CS- F-008 Evaluacion y seleccién de capacitadores, asesores 0 consultores, teniendo en cuenta los criterios establecidos por la entidad dentro de este. En caso de empate: Se detallarén a los Capacitadores, Asesores o Consultores empatados en el campo de analisis de la seleccién con los criterios que resaltan a cada uno, lo anterior sirve de base para la toma de decision por parte del responsable de la seleccion del proveedor. 6.2.2 Validacién de capacitadores, asesores 0 consultores: La validacion y evaluacién de la capacitacién, asesoria o consultoria se realizaré una vez facturado y prestado el servicio a través del formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra o servicio. ‘Cuando el valor no supera % SMMLV serd el solicitante junto al funcionario delegado ‘como ordenador del gasto seglin monto autorizado, quienes realicen dicha validacién, ‘en caso contrario (cuando el valor es superior a % SMMLV) serd realizada solamente Por el supervisor. ‘Una vex ipreso este documento se corsera come copia no conto y a CCI nose hace carge de su actualzanen”Bea MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [CS#g2.CS-M-001 | SHB DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Le ra 5.2.3 Reevaluacin de Capacitadores, Asesores 0 Consultores: Capacitadores: Para el caso de capacitadores, el responsable de Capacitacién Empresarial entregara el formato CE-F-005 Evaluacién del Conferencista y logistica de la capacitacién a los participantes de la capacitacién, para que estos evaluen al capacitador. El encargado de capacitaciones deberé consolidar las evaluaciones y teniendo en cuenta los resultados de estas, realizara la reevaluacién anual mediante el formato CS-F-005 Reevaluacin de Proveedores — Capacitadores, la cual sera verificada por la Direcoi6n a cargo de Capacitacion Empresarial. Los criterios a tener en cuenta seran los siguientes: GRITERIO DE REEVALUACION” CALIFICACION: © Dominio conceptual del tema: Metodologia utiizada Material (diapositivas, videos, documentos etc) pean rie Ky Respuesta a dudas y comentarios Manejo de publica elale)s|= RANGO DE ACEPTACION: Resultado de 1-2 Rechazado Resultado de 3-4 aceptado “Tabla No, 4 Gillerios reevaluacion proveedores - Capacttadores Asesores 0 Consultores: Para reevaluar a los Asesores 0 Consultores y con el fin de llevar la trazabilidad del cumplimiento de estos, se atendera lo contemplado en el numeral 5.1.2. Dejando registro en el formato CS-F-003 Reevaluacién de Proveedores. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 6.1 ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA ADQUISICION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO a) El drea que establezca la necesidad de compra de productos y/o servicios, realizara la Solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-001 b) Aquellas compras que no superen 1/2 SMMLV, no requeriran de solicitud de compras de productos ylo servicios, sin embargo, se debe cumplir la verificacion de la factura correspondiente 0 del documento equivalente, registrando en la misma el recibido @ satisfaccién del producto y/o servicio y la autorizacién del funcionario ordenador del gasto, el nombre del evento, el centro de costos a aplicar y el origen de los recursos, “Una vazimpreso este documento se considera coin copia no contro y la CCI nose hace cargo de su actualizacon” —=Cédigo: C5-M-001 | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION [@20g9- Ce" TET eS DE PRODUCTOS YiO SERVICIOS Pagina TO de 22 ©) Los funcionarios solicitantes que requieran una compra de productos yfo servicios que supere 1/2 SMMLV debergn diligenciar a través del software de gestién documental vigente el formato CS-F-001 Solicitud de compras de productos y/o servicios, acompafiado de la firma del supervisor asignado y del funcionario delegado como ordenador del gasto segtin monto autorizado donde se requiera la compra, lo anterior dara inicio al proceso de compras y se tramitaré siguiendo el flujograma del Procedimiento de Compras contemplado en el numeral 7 del presente Manual Las solicitudes deben estar diligenciedas en su totalidad, la descripcion y especificaciones deberan ser establecidas por quien requiera la compra. Aquellas solicitudes que no tengan debidamente registradas la descripcién y las especificaciones del producto y/o servicio y demds condiciones requeridas en el formato, seran devueltas al solictante. 4) Los tiempos establecidos para la realizacién de una compra se determinan a partir del dia siguiente habil a la radicacién de la solicitud de compras de productos y/o servicios y hasta la seleccién del proveedor o contratista. ‘COMPRAS POR RANGOS: TSS aEMPOsT = ‘Compra Superior a % hasta 3 SMMLV. Maximo 7 dias habiles. ‘Compra Superior a3 hasta 6 SMMLV 10 dias habiles. Compras superiores a 6 SMMLV 30 dias calendario. “Tabla No. 6 lempos para contratar Los tiempos de entrega no son tenidos en cuenta en la anterior tabla, debido a que son presentados por el proveedor o contratista en las cotizaciones y dependen de la naturaleza del producto y/o servicio a contratar como son: Impresiones, disefios, embalaje de productos de otras ciudades, montajes, trasformaciones de productos y elaboracion, entre otros. Los tiempos para las contrataciones de servicios, capacitadores, asesores y/o consuitores estard determinada segin la urgencia requerida de los mismos y la planeacién establecida en los procesos que se involucren estos profesionales. 6.2 IDENTIFICAR POSIBLES PROVEEDORES Para identificar posibles proveedores se utiliza la base de datos de los comerciantes afiliados y matriculados, la liste de proveedores CS-F-007, los directories telefonices, por internet, referidos, y el procurando que las cotizaciones sean solicitadas al mayor némero de proveedores. 6.3 SOLICITAR, RECIBIR, ANALIZAR COTIZACIONES Y SELECCIONAR AL PROVEEDOR El area de compras define sus requisitos para la compra de productos y/o servicios de acuerdo con la siguiente tabla: “Una voz impreso este documento se considers como copia no coniolada y la CCI no se hace cargo de su actualzacion’om Cédigo: CSM-OOT Be. Sitges | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION f/eren: 10-15/F eb 030 pace DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS pagina 1 Geo "Eorcmarae eae A Compras do 4 | Ordon ao +o | inwtaton | Solecclin do || Ordon Productos yo_|tnvitacion Poveaors | Conga (esrary | 2 tesrooay Hasta % SMLMV NA NA ‘Superior a hasta $ stew “a NA NA ‘Superior a3 hasta 6 , SMLMV Superior a 6 hasta 50 | SMLMV s . . | | ‘Superior a 60 hasta 400 SMLMV | Min. 3 te al ‘Superior a 100 | | SMiMV Tabla No, 6 consohidado de Raquiaion ‘A Aplica N/A: No Aplica 6.3.1 Realizar Invitacién a cotizar: Luego de recibir la solicitud de compra de productos b) ylo servicios, el responsable de la compra debera determinar la clase de invitacion a realizar, escogiendo entre invitacion a cotizar simple 0 invitacién a cotizar mediante términos de referencia. Invitacién a cotizar simple: El responsable de compras y/o el responsable de la capacitacién realizar invitacion a cotizar de acuerdo con la tabla No. 6. La invitacion a cotizar simple se divulgara mediante correo electrénico, dirigido a los proveedores que se encuentren habilitados y aquellos a quienes les interese, quedando soporte de la invitacion. La invitaci6n a cotizar debera contener como minimo los siguientes requisitos: * Descripcién detallada del producto y/o servicio indicando las caracteristicas, cantidades y calidad exigida. Tiempo de entrega del producto ylo servicio Valor del producto y/o servicio (incluidos impuestos) Forma de Pago (Contra entrega, mensualizado y/o con anticipo el cual no puede superar el 50% del valor del contrato y se exige péliza de garantia). Garantias que ofrece Criterios de evaluacion Para los capacitadores, asesores y/o consultores se requiere hoja de soportes para validar la experiencia y la formacién académica. Invitacién a cotizar mediante términos de referencia: Para aquellas invitaciones a cotizar de temas especializados, el funcionario solicitante de la compra de productos ylo servicios es el responsable de colocar toda Ia informacion requerida en la Solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-001, para que el area de compras realice los términos de referencia de la invitacion. En caso de que no exista Un profesional competente en el teria a contratar en la CCI, se podra vincular un tercero para apoyar el proceso de redaccién de los términos de referencia Tratandose de compras especializadas, cuando se requiera, se solicitara al Asistente la con los “Una vez impreso este documento se considera como copie no controlada y la CCI nose haca cargo da su actuakzacién® < ——| ce @ MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION |C2dige: CS-M-EOt ‘Version: 10-12/F@b/2020 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS | eSces meet Pagina 12 de 22 6.3.2 Recil de Contratacién y Convenios, para que convoque a reunién del Comité de Contratos y Convenios de la entidad, para tratar el estudio de temas financieros, juridicos y tecnicos de la compra especializada. La invitacion a cotizar mediante términos de referencia deberé contener como ‘minimo tos siguientes requisitos: ‘Antecedentes (si es el caso) Objeto a contratar Actividades, metodologia y entregables objeto de la contratacién Cronograma de la invitacién a cotizar Experiencia del contratista y del equipo de trabajo de éste (si es el caso) Para los capacitadores, asesores y/o consultores se requiere hoja de vida con los, soportes para validar la experiencia y la formacién académica, Plazo (en dias habiles 0 calendario) Presupuesto estimado cuando aplique Valor del producto y/o servicio (incluidos impuestos) Forma de pago (Contra entrega, mensualizado y/o con anticipo el cual no puede superar el 50% del valor del contrato y se exige péliza de garantia) Criterios de evaluacién Garantias exigidas de acuerdo al producto y/o servicio, cuando aplique ‘Veracidad de la Informacion suministrada Confidencialidad de la Informacién Documentacién requerida en caso de ser contratado. Inhabilidades e Incompatibilidades ‘Suscripci6n det contrato Los procesos de Compras 0 Capacitacién Empresarial serén quienes gestionen ante el equipo de comunicaciones de la entidad la revision y aprobacién de la invitacion a cotizar mediante términos de referencia para su divulgacién, Una vez aprobada, se debera publicar en la pagina web y redes sociales de la entidad por el equipo de sistemas y de comunicaciones respectivamente. Si se requiere realizar la publicacion de la invitacion a cotizar en un medio de comunicacion externa, se requeriré autorizacion previa del gasto. En toda itacion a cotizar se deberd incluir una nota en la cual se mencione que, en caso de incurrir en la falta u omisién de algun producto y/o servicio a cotizar requerido en fa invitacion a cotizar y/o se encuentre incurso en inhabilidades e incompatibilidades de acuerdo con los Estatutos de la Cémara de Comercio de Ibagué en su Capitulo Vill Articulo 46 Incompatibilidades e Inhabilidades, no sera tenido en cuenta en el proceso de evaluacién y seleccién de proveedores, Cotizaciones: Las cotizaciones deberan ser presentadas en oficio, fax, correo electrénico, publicaciones por internet, etc. al proceso de Compras, quien debera relacionar la informacién sobre la cotizacion recibida en el formato CS-F-002 Evaluacion y Seleccién de Proveedores y para las capacitaciones en el formato CS-F- 008 Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consultores. ‘Una vez impreso este documento se considera como copia no contol y la COI nose hace cargo de su actualzacin”So A iG Bis | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS [Pagina 73 de22- | Los medios por los cuales se allego la invitacién a cotizar a los posibles proveedores seran la prueba fehaciente del numero de proveedores / capacitadores / asesores y/o consultores que se invitaron a cotizar. En el evento en el cual no exista respuesta por parte de ellos, se dejara la observacién correspondiente en el andlisis de la compra, Por tal razén se podré hacer el proceso de evaluacién y seleccién con el nimero de proveedores presentados. 6.3.3 Analisis de la Compra: Recibidas las cotizaciones, el responsable de la compra procederd a registrar la informacion requerida en la solicitud y la relevante que pueda ‘ser de interés para la toma de la decisién, en los formatos Evaluacién y Seleccién de Proveedores CS-F-002, Evaluacién y Seleccién de capacitadores, asesores y/o consuitores CS-F-008 0 en Ia plantilla Proveedor autorizado dentro del software de gestion documental vigente segin corresponda. EI dilgenciamiento de las evaluaciones de proveedores de productos y/o servicios, capacitadores, asesores y consultores es realizado por el responsable asignado, segiin la siguiente tabla POD PROBE | _RESPONSABLE DE LA EVALUACION FORMATO A UTILIZAR De Piantila de software de rodustes _! Coordinador de comoras roe De servicios | Asistente ll Desarrolio de Proveedores | Pe'ony Samm seleccién de proveedores _ | Asesor 1 | Coordinador de compras CS-F-008 “Evaluacién y consultor Asistente tI Desarrollo de Proveedores seleccién de capacitadores, [‘Capacitador | Responsable de Capacitacién Empresarial | asesores yo consultores ‘Tabla No. 7 cuadro de responsables de Evaluacion para seleccién Las evaluaciones se deberdn realizar teniendo en cuenta los criterias, principios y la politica de compras del presente Manual. Para el caso de compra de productos y/o servicios de tipo tecnolégico (hardware y software) 0 de infraestructura, los funcionarios asignados como responsables de estos temas seran los encargados de realizar el acompafiamiento en todo el proceso de evaluacién, seleccion y reevaluacion de los proveedores, 6.3.4 Seleccién del_proveedor: El proceso de Compras presentara la Evaluacién y Selecciin de Proveedores CS-F-002, Evaluacién y Seleccién de Capacitadores, Asesores y/o Consultores CS-F-008 0 plantilla Proveedor autorizado que se encuentran dentro del software de gestién documental vigente, segun sea el caso, al funcionario_delegado como ordenador del gasto segun monto autorizado o al Presidente Ejecutivo para su revision y aprobacién, conforme a la Tabla No. 1 cargos y monto de autorizacién, Nota 7: Los formatos CS-F-002 Evaluacién y Seleccién de proveedores, CS-F-008 Evaluacién y Seleccién de Capacitadores, Asesores 0 plantita Proveedor aviorizado, atrojan resultados de tipo Cuantitaivo, sin embargo, la potestad de Ia seleccién definitva del proveedor o varios proveedores en Virud del ofrecimiento parcial de un mismo producto pero a mejor precio y de acuerdo a los requerimientos contenidos en el CS-F-001 solciud de compras de productos y/o servicios, , estara a ‘cargo del Presidente Ejecutivo 0 funcionario delegado como ordenador dei gasto segin monte autorizaco, “Una ver imprest dimen se considera co ccna no contd ya CCl no hace ergo de su actus” tee aerai D ‘Cédigo: CS-M-001 Vee. MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION : 3 Casites DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS wersion, 10 12irebi202 renee Pagina 14 de 22 Nota 8: Los proveedores de servicios profesionales seleccionados para contratacién superior a tres (3) ‘meses, se les dove practicar estudio de seguridad antes de la suscripcién del contrato y se debe tener utorizacion expresa del aspirante para practicar mencionado estudio. Una vez seleccionado el proveedor en la Evaluacién y Seleccién se procedera a realizar por parte del area de compras, la Orden de Compra de productos y/o servicios 0 por el Asistente de Contratacion y Convenios el contrato segun corresponda, con el fin de gestionar las firmas o autorizaciones pertinentes (ver Tabla 1y tabla 6) En caso de negativa u omisién del contratista a suscribir el contrato en el plazo previsto, o cualquier otra causa o circunstancia por la cual el contratista no esté en condiciones de firmar, la Camara de Comercio de Ibagué podra contratar con el proveedor siguiente en ef orden de calificacién de mayor @ menor y asi sucesivamente. Los vistos buenos estaran clasificados de la siguiente manera: i Responsable | ___Tipo derrevision Elaboro: Responsable de compras *_| N/A E ‘ue fo soiciado asie ent] Reviso: Supervisor esignado een A A Revs Funciriario delegado come Grdenador del gasto segin monto | Avala y autoriza a contratacién. | A A | autorizado. tHe Reviso: Director Administrative y_ Parle financiera, presupuestal y NA A financiero origen de los recursos. al Reviso: Drsdior de Asunios legales | Parte Jurisica WALA "Tabla No, § Revision de Orden o Coiios ‘A: Aplica N/A.: No Aplica *Responsable de Compra Orden de compra de productos ylo servicios: Coordinador de compras ylo Asistente It Desarrollo de proveedores. Contratos: Asistente de contratacién y convenios. Una vez realizada y aprobada la Orden de Compra de Productos y/o Servicios o Contrato, se debe digitalizar y cargar al tramite electrénico en el software de gestin documental vigente, como anexo a la solicitud de compra de productos y/o servicios y a toda la ‘documentacién generada en el proceso de la compra. Posteriormente es remitido a Gestion Documental tanto fisico como virtual para su seguimiento y almacenamiento, en espera de la entrega del producto ylo servicio y facturacién por parte del proveedor, para ser autorizada su causacién y el pago del mismo. 6.4 DOCUMENTACION REQUERIDA DEL PROVEEDOR 0 CONTRATISTA Para la adquisicion de productos y/o servicios a través de solicitudes de compras, ordenes de compra de productos y/o servicios o contratos se solicitarén los documentos legales previstos dentro de! formato CS-F-014 Documentacién requerida del proveedor o contratista. “Una vezimoreso este documerto se considera como copa no ceitlada y la CCI no se hace cargo de su atuaizacioné je 5 Bitsess | MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION CSMOO1 | 10—12/Feb/2020, Pagina 15 de 22 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 6.5 ELABORACION Y REVISION DE ORDENES DE COMPRA O CONTRATOS: Las Ordenes de compra o contratos seran elaboradas por el responsable de la compra segtin corresponda, deberan ser revisados de acuerdo con la Tabla No. 8 Revision de rdenes o Contratos antes de ser firmado por la Presidencia Ejecutiva o quien corresponda. Para determinar si se requiere la elaboracién de un contrato, se tendran en cuenta las siguientes variables: b) Exijan pago anticipado ©) La duracién del servicio sea superior a. un mes 6.5.4 6.6.2 Contenido minimo para elaboracién de contratos: Se incluiran las cléusulas que sean necesarias 0 convenientes para regular las relaciones contractuales y que permitan el cumplimiento de sus propésitos institucionales, protegiendo los legitimos derechos de la entidad y salvaguardando los intereses del contratista, cuando ellos sean igualmente legitimos conforme a la siguiente relacion: ‘+ Identificacion de las partes, Consideraciones cuando aplique Objeto Obligaciones det contratante Obligaciones det contratista Duracién Valor y forma de pago Origen de los recursos Lugar de cumplimiento del contrato. Supervision Relacién contractual Cléusula de confidencialidad cuando aplique Clausula penal pecuniaria Cesién del contrato Terminacién del contrato Garantias Inhabllidades e incompatibilidades Aportes a seguridad social Cumplimiento del SG-SST Ley de transparencia Habeas data Autorizacién para el tratamiento de datos personales Autorizacién para él envié de informacién mediante correo electrénico Propiedad intelectual cuando aplique Derechos de autor cuando aplique Solucién de controversies Actas de modificacion: Durante su ejecucién, previo acuerdo entre el contratista y la CCI, se podran modificar los contratos respectivos, mediante actas que se suscriban “Una vez impreso este documento se considera como copia no controled y la CCI no se hace cargo de su aetualacén” + —Cédigo: C5-W-01 OGagy MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | Verena 10-49/F@b/o000 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 16 de.22 para el efecto con el contratista. Las modificaciones 0 aclaraciones seran revisadas y aprobadas por quienes intervinieron en la revisién inicial del contrato. La adicién, suspensin, reinicio o modificacion requeriré la extension y aprobacién de las garantias otorgadas para el contrato inicial, en caso de que se requieran. 6.5.3 Anticipos: La CCI entregaré anticipos al contratista cuando sea necesario para el adecuado cumplimiento del contrato. EI monto del anticipo no podra superar el 50% del valor total del contrato y se garantizara el manejo adecuado del anticipo con la respectiva péliza, 6.5.4 Garantias: De conformidad con lo establecido por la Ley y con la naturaleza del contrato se estipulardn las respectivas garantlas a solicitar, las cuales deben ser otorgadas a través de una compaiiia aseguradora cuya pdliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia. El Contratista debera firmar la péliza y adjuntar fotocopia del recibo de caja donde se verifique el pago de la prima. Para los contratos de obra civil se requerira efectuar el 10% de retencién a titulo de retegarantia, el cual sera devuelto al contratista 6 meses después del acta de liquidacion del contrato y una vez sea recibido a satisfaccién. De acuerdo con la préctica comercial que desarrolla la CCI y la naturaleza del contrato las, polizas que se podran exigir (entre otras) son las siguientes y deberan ser pagadas por el contratista ¥ De buen manejo del anticipo: Por el 100% del valor del mismo, con una vigencia igual a ta del contrato y un mes mas, ¥ De cumplimiento: Por el 30% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y dos meses mas. ¥ De calidad y estabilidad: Por el 25% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y un afio mas. Solo se exigiré para contratos de obra civ ¥ De salarios y prestaciones sociales: Por el 15% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y tres afios mas. ¥ De Responsabilidad Civil Extracontractual: Por el 20% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y un mes mas. NOTA 8: Casos en los que no se requeriran pélizas: 6.1) Cuando un producto tenga gerantia de fabricante esta sera sufilente para su respaldo, 6.2) Cuando se requlera efectuar el pago anticipade de arrendamiento, montaje y ‘desmontajes de un stand para participar en una feria y el proveedor sea e! organizar del evento. 6.5 Cesién del contrato: En toda Orden de Compra o Contrato de la CCI se pactara que toda cesion por parte del proveedor 0 contratista requiere previa aceptacién por escrito por parte de la CCI. El delegar esta obligacién facultaré a la CCI para terminar automaticamente la Orden de Compra o Contrato, sin que este hecho genere alguna indemnizacién por parte de la CCI a favor del proveedor o contratista, 6.6.6 Informe de supervisor de Ordenes de Compras o Contratos: Dando cumplimiento a lo establecido en el reporte al SECOP el supervisor diligenciara el formato CS-F- 013 Informe de Supervisor, con el fin de colgaria en la pagina del SECOP y dar por terminada la contrataci6n de la Orden de Compra o Contrato. “Una vez impreso este documento se considera somo copa na cotolada y la CCI no 8e hace cargo de su actuazacion®3, ggg] MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION Cédigo: CS-M-00t Version: 10-12/Feb/2020 eee DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 17 de 22 6.5.7 Acta de liquidacién: Se haran actas de liquidacién para contratos de obra civil, administracion delegada y los que impliquen entregas parciales de cualquier tipo de entregables, NOTA 8: Las Ordenes de Compra de Procuctos ylo senisios CS-F-012 o Contatospiblcos susrts con la CCl, se deben reportr en la pagina de Colombe Compra Efcienie = SECOP, por pare del area de comprasy de acuerdo con o exigid por el SECOP. NOTA 10: Los responsables de la contratacion informaran mediante correo elect‘énico al responsabie de Seguridad y Salud en el Trabajo la legada de nuevos conivailstas con el fin de que este realice seguimiento al cumplimiento dol Sistema de Gestién de Seguridad y Salud en el Trabajo de la CCI y a la realizacion de inducciones, 6.6 SUPERVISION DE LA SOLICITUD, ORDEN DE COMPRA 0 CONTRATO Toda Solicitud de Compra, Orden de Compra de Productos ylo Servicios 0 Contrato debera contar con un Supervisor asignado de acuerdo con la naturaleza del producto y/o servicio. Sus deberes como supervisor nacen a partir de la solicitud de compra 0 suscripeién del Contrato u Orden de Compra de productos y/o servicios. A continuacién, se describen los deberes del supervisor y/o interventor: 1. Poner visto bueno en las Ordenes de Compra de Productos y/o Servicios o Contratos suscritos entre las partes como supervisor asignado. 2. Apoyar al proceso de compras en el desarrollo del criterio Propuesta Técnica contemplado en el formato CS-F-002 Evaluacién y Seleccién de Capacitadores, Asesores y/o Consultores a través de la asignacién de puntajes a las propuestas presentadas, con base en instructivo CS-I-001 Evaluacién propuesta técnica Capacitadores, asesores y/o Consultores. 3. Ejercer el seguimiento y control integral del cumplimiento de! objeto y de todas las obligaciones contractuales inherentes a la Orden de Compra de Productos y/o Servicios © Contrato, 4. Generar informe en el formato CS-F-013 Informe de Supervisor, para las Ordenes de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contratos cuando: ¥ Se requiera informar alguna novedad (faltas de ética, incumplimiento de obligaciones contractuales entre otras) en cualquier momento de la ejecucién (Informe parcial). ¥ Contratos con prorroga automdttica se deberd hacer informe parcial un mes antes de la fecha de terminacién del contrato 0 lo estipulado dentro del contrato para la prorroga del mismo, ¥ Informe de cierre para ser cargado en la pagina del SECOP para finalizar la contratacién (Informe final). 5. Conceptuar oportunamente sobre las necesidades de suspensién, reinicio, prorrogas, modificaciones, adiciones y liguidaciones de la Orden de Compra de Productos y/o Servicios 0 Contrato, verificando a su vez la existencia y la firma de las actas anteriormente mencionadas. 6. Exigir al contratista la entrega de los informes segtin se estipule en el contrato, cuando se requiera. 7, Generar las actas de entrega a través del formato CS-F-006 Acla de entrega, e indexarla en el proceso de la compra y allegar el fisico al proceso de Gestion Documental, cuando la finalidad de esta sea brindar productos y/o servicios como apoyo a los empresarios. 8. Revisar y dar visto bueno a las facturas, durante la ejecucién contractual, mediante el formato CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra y/o servicio, con los criterios "Una vez mpreso este documento se considera como copia no contiolada y la CCI nose hace cago de su actustzacién”Bro (Cédigo: CS-V-001 BBG Bigg MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ieee SoS rab OED a DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 18 de 22 establecidos para dicha validacién, el cual se encuentra anexo a las facturas en el software de gestion documental vigente. 9. Lievar control de vencimientos de facturacién para exigir al proveedor los tiempos de pagos acordados en ta contratacién. NOTA 11: Se entenderé que, al momento de visar una fectura 0 documento equivalente por parte dal supervisor, teste asume total responsabilidad sobre el cumplimiento de lo pactado contractuelmente, NOTA 12: El supervisor serd un func‘onario de la CCI si las caracteristcas del producto o servicio lo hacen posible, ‘cuando par la complelidad del contralo, no exista en la CC! personal idéneo para cumplir con esta funcién, a entdad ppodrd contratar una interventoria externa, NOTA: 13: £1 supervisor ylo interventor respondera por el incumplimiento de sus obligaciones, asi como por kos hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dafio a la entided. La Camara de Comercio de Ibagué tendra plone autonomia para inciar las acciones civiles 0 penales en contra dal supervisor ylo interventor y estar obigada @ llamar en garantia 0 iniciar accién de repeticién por dolo o culpa grave para obiener de este la indemnizacion integral por los perjuicios que logre probar. "Una ver Impreso este documento se considera como copia no contolads y Ia CCI no 9 hace cargo de su actulizacion”\e | _topezjerize ne ap ob:e> 2084 25 199 8] A BpEIAAUOD OU BIdo0 OULD BIBpIUCO 98 ojUOUINGOP ose O¢BISwH Z0A BUN ' 1 eo} co rounaop voces Sp auaijes yop 6968 2 [one a 895 Unda 00 “#80 @Z00-#60 OU, 1 opedaide egies euia) sass cuevoouna | | spa laetaas rans re ot eo oneuoruns | Sup oveuopny sonannag ssuoaaanoud svianoo CMpnosoaveraad | wo: ; sinsaans aLNvutonos eee ‘ORMYNOIONNA SAQVGIALOW 30 WWVDOTNTS ‘2 tsragn meee SOIDIANES O/A SOLONGOUd : me BIOeANEz.~ 60 UOTE aa ee Ae 3d NOIDISINDAY V1 vad S¥HdNOD 30 WANN Fe BO_soeeayenze ns op 06189 9084 8504 Lg & A EpEIALOD ou BIdoO CUO BIAPIEUEO = OHLUMDDP BIS OsOLAL ZR BUN oisve vnsyosai, sawoas3Aoud sWawoaynaduo oWoo ce eeoeee ean od ¥OsTEG O VNOIONN TOOT BUT Ee ‘SOIDIANBS OIA SOLONGOUd BLOeANr ez — GO UOIER TOO-W-SO OBIS 3d NOIDISINDGY V1 Valvd S¥udINOO 3d TWNNWN3 €G Bigss| MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION ‘Cédigo: CS-1-007 Version: 09 ~ 22/Jul2019 DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Pagina 21 de 22 "Una vez impreso este documento se considera como copia no contra y la CCI nose nace cargo de su acuakzacin”™ INFORMACION DOCUMENTADA REFERENCIADA CS-F-001 Solicitud de compras de productos y/o servicios CS-F-002 Evaluacion y Seleccion de Proveedores CS-F-003 Reevaluacién de proveedores CS-F-004 Declaracién de Inhabilidades e Incompatibilidades CS-F-005 Reevaluacién de proveedores — capacitadores, CS-F-006 Acta de Entrega CS-F-007 Lista de Proveedores CS-F-008 Evaluacion y Seleccion de capacitadores, asesores y/o consultores CS-F-009 Validacién y Evaluacién de la compra y/o servicio CS-F-011 Justificacion para contratar excepciones y compras especiales CS-F-012 Orden de Compras de productos ylo servicios CS-F-013 Informe de supervision CS-F-014 Documentacién requerida del proveedor o contratista CS-I-001 Evaluacién propuesta técnica Capacitadores, asesores y/o Consultores. GD-F-012 Autorizacién para envi6 de informacién mediante correo electrénico - PN GD-F-013 Autorizacién para envi6 de informacion mediante correo electrénico - PJ CE-F-005 Evaluacién del Conferencista y logistica de la capacitacion Contrato < —ain 5 Cédigo: CS-Wi-00% Ca Bigs MANUAL DE COMPRAS PARA LA ADQUISICION | 7a-can- 05 ~ 99/Jul2079 = oes DE PRODUCTOS YIO SERVICIOS Pagina 32 de 22 TABLA DE CONTENIDO 4, OBJETO.. 2. ALCANCE... 7 3. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES. 4, CONDICIONES GENERALES... 4.1 MARCO NORMATIVO DE LA CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE 4.2 PRINCIPIOS . 3 4.3 POLITICA DE COMPRAS... 4.4 EXCLUSIONES. 4,5 EXCEPCIONES 4.8 REPRESENTACION LEGAL 4,7 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.... fa 5, _ EVALUACION, SELECCION, VALIDAGION Y REEVALUACIC ES... 6.1 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS YO SERVICIOS, 5.2 CRITERIOS DE EVALUACION, SELECCION, VALIDACION Y REEVALUACION DE CAPACITADORES, ASESORES O CONSULTORES.. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 9 61 ESTABLECER LA NECESIDAD DE LA ADQUISICION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO..9 62 IDENTIFICAR POSIBLES PROVEEDORES........ 10 63 SOLICITAR. RECIBIR, ANALIZAR COTIZACIONES Y SELECCIONAR AL PROVEEDOR 10 64 — DOCUMENTAGION REQUERIDA DEL PROVEEDOR O CONTRATISTA. 14 6.5 ELABORACION Y REVISION DE ORDENES DE COMPRA O CONTRATOS. 15, 66 SUPERVISION DE LA SOLICITUD, ORDEN DE COMPRA 0 CONTRATO. 7 7, FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES. 18 &._ INFORMACION DOCUMENTADA REFERENCI . eet pitta. TABLA DE CONTENIDO.. enn BB Noouronrroae “Una ver impreso este documento se considera como copia no contolsds y la CCI no se hace cargo de su aetuaizacion”