Tarih:

DEPARTMAN KALİTE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ SORU LİSTESİ (GENEL)

TETKİK EDİLEN BÖLÜM: Lojistik (İhracat, İthalat, Nakliye ve Satın Alma)

TETKİKÇİ:
TETKİK TEMSİLCİSİ:
TARİH:
SORU LİSTESİ REV. NO: 01

A- DOKÜMANTASYON GEREKLERİ (ISO 9001:2000 Md. 4.2.1/4.2.3/4.2.4) (12 soru)

N/A Sorular Evet Hayır Kısmen
1- Departmana ait prosedürler yılda bir kez gözden geçiriliyor mu?
(Gözden geçirmeye ait kayıtlar arayın, yazışmalar, taslak çalışmalar ve
3 yıldan eski prosedür varsa, yeterince güncelleme yapılmıyor olarak
değerlendirin. Organizasyondaki değişiklikler, ünvanlar, görevler
prosedürlerde güncel olarak yer alıyor mu?)
2- Hazırlanması gereken başka prosedür/talimatınız var mı? Varsa,
hangi prosedür/talimat/dokümanın ne zamana kadar hazırlanmasını
gösteren bir plan var mı

3- Güncel dokümanlara intranet üzerinden nasıl erişeceklerini

biliyorlar mı?Bunları gösteren bir döküman listesi var mı?
4- Gelen/giden yazışmalar, raporlar vs. numaralandırmak için bir
sistem kullanılıyor mu?
5- Kullanılan formların no'ları, rev.no'ları var mı?
6- Hangi klasörde hangi dokümanların hangi dosya/klasörde
saklandığını gösteren bir liste var mı? (Klasör/Dosya listesi)?
7- Klasör/Dosya listesi, hangi dosyanın/klasörün ne zaman arşive
gideceğini, ne kadar süre ile saklanacağını gösteren bilgiler var mı?
8- Klasör/Dosya listesi varsa, rasgele bir dosya/klasör seçerek
içeriğinin dosya/klasör listesine uygun olup/olmadığını sorgulayın
9- Elektronik ortamda gelen dokümanların arşivlenmesine yönelik bir
sistematikleri (kurallar vs.) var mı?
10- Elektronik ortamda tutulan dokümanlar periyodik olarak
yedekleniyor mu?
11-Klasör/üretilen dokümanlarda standart logo kullanılıyor mu?
12-OKM/th tarafından yayımlanan standart yazışma formatları
kullanılıyor mu? (rapor, fax, mektup vs.)

PUANLAMA- DOKÜMANTASYON GEREKLERİ

Toplam “Evet” Sayısı x2=
(A)
Toplam “Kısmen” Sayısı x1= Puan = %
(B)
Toplam “Geçerli” Soru Sayısı Puan =
(C)

B- YÖNETİM GEREKLERİ (ISO 9001:2000 Md. 5.3d/5.4.1/5.5.1/5.5.3) (6 soru)

N/A Sorular Evet Hayır Kısmen
1-Kalite politikası biliniyor mu? (Yöneticiye değil, çalışana sorunuz)
2-Güncel Kalite politikasına nasıl ulaşacaklarını biliyorlar mı?
(yöneticiye değil, çalışana sorunuz?)
3-Departmanın yazılı hedefleri var mı?
4-Departmanda çalışanların görev tarifleri ve yetkileri tariflenmiş mi?
5-Kişiler, görev tariflerinden haberdar mı? (Departmanda çalışan
birine ait görev tarifini isteyiniz, kişiye de görev tarifini sorunuz)
6-Departman için iç iletişim sistematik olarak sağlanıyor mu?
Puanlama = ( “Evet” Sayısı x 2 ) + ( “Kısmen” Sayısı)
Toplam Soru Sayısı x 2*
*Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A (**)’lar çıktıktan sonra kalan sayı)
**
N/A: Bkz. Sayfa 4 1/6
Rev. No & Tarihi: 01, 05/10/2009
 (periyodik toplantılar, yazışma vs. ile) (Evetse, kanıt isteyiniz. rapor, e-
posta vs)
TOPLAM
PUANLAMA- YÖNETİM GEREKLERİ
Toplam “Evet” Sayısı x2=
(A)
Toplam “Kısmen” Sayısı x1= Puan = %
(B)
Toplam “Geçerli” Soru Sayısı Puan =
(C)

C- KAYNAK YÖNETİMİ GEREKLERİ (ISO 9001:2000 Md. 6.2.2/6.3/6.4) (7 soru)

N/A Sorular Evet Hayır Kısmen
1- (Birim yöneticisine sorulacak) Departmanda çalışan kişiler, işlerini
yapabilecek beceri, eğitim ve yetkinliğe sahip mi? Bu konuda bir üst
amiri ile periyodik değerlendirmeler yapıyor mu?
2- Departmanda çalışan kişilerin yeterlilikleri (yetkinlikleri)
değerlendiriliyor mu? Ölçülüp olması gereken ile karşılaştırılıyor mu?
3- Departmanda çalışan kişilerin hangi eğitimi alacaklarına yönelik bir
plan var mı?
4- Bu planan uygun olarak eğitimlere katılınıyor mu? (Kanıt isteyiniz,
fatura, eğitime katılım belgesi, imza listesi vs.)
5- İnsan Kaynaklarının düzenlediği eğitimlerin dışında katılınan
eğitim/seminer/kongre vs.’ye ilişkin kayıtlar, İnsan Kaynakları
Bölümü ile paylaşılıyor mu? (İnsan Kaynakları Bölümünden de teyid
alınız)
6- Departman, öngörülen görevi yerine getirmek için gereken ekipman,
donanım ve alt yapıya sahip mi?
7- Değilse, ihtiyaç bütçelenmiş mi?
TOPLAM
PUANLAMA- KAYNAK YÖNETİMİ GEREKLERİ
Toplam “Evet” Sayısı x2=
(A)
Toplam “Kısmen” Sayısı x1= Puan = %
(B)
Toplam “Geçerli” Soru Sayısı Puan =
(C)

D- SÜREKLİ İYİLEŞTİRMEYE YÖNELİK GEREKLER (ISO 9001:2000 Md. 8.4/8.5.1) (7 soru)

N/A Sorular Evet Hayır Kısmen
1- Departman sunduğu hizmetin kalitesini ölçmeye yarayacak verileri
tanımlamış mı, bu verileri topluyor mu? (örneğin müşteri memnuniyeti
anketleri, müşteriyle birebir yapılan memnuniyet ölçme amaçlı
toplantılar, müşteri şikayetlerine yönelik kayıtlar vs.)

2- Müşteri memnuniyetine ilişkin veriler analiz edilip daha iyi sonuçlar

elde etmek için kullanılıyor mu? (Örneğin, müşteri memnuniyeti
anketi sonuçlarından sonra ne yapıldı?)
3- Departmanın kapatmakla yükümlü olduğu DF/ÖF varsa bunların
nasıl kapatılacağına ilişkin planlar yapılmış mı?
4- Bu (DF/ÖF kapatma) planlara uygun olarak faaliyetler yapılıyor
mu?
5- Son 6 ay içerisinde çalışan başına en az 1 adet DF/ÖF/İyileştirme
önerirsinde bulunulmuş mu? (Kalite Güvence Bölümünden destek
alınız)
6-Geçen yıla göre bu yıl daha iyi yaptıkları/farklı yaptıkları bir süreç/iş
vs. var mıdır?
7- Bir önceki tetkik raporunda belirtilen bulgu/uygunsuzluk ve
Puanlama = ( “Evet” Sayısı x 2 ) + ( “Kısmen” Sayısı)
Toplam Soru Sayısı x 2*
*Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A (**)’lar çıktıktan sonra kalan sayı)
**
N/A: Bkz. Sayfa 4 2/6
Rev. No & Tarihi: 01, 05/10/2009
 tesbitlerin giderilmesine ilişkin bir plan var mı? Plana uygun olarak
faaliyetler yapılmış mı/yapılmakta mıdır?
TOPLAM
PUANLAMA- SÜREKLİ İYİLEŞTİRMEYE YÖNELİK GEREKLER
Toplam “Evet” Sayısı x2=
(A)
Toplam “Kısmen” Sayısı x1= Puan = %
(B)
Toplam “Geçerli” Soru Sayısı Puan =
(C)

PROSEDÜR GEREKLERİ SORU LİSTESİ

E- PROSEDÜR GEREKLERİ (PR-MT-01-03)

N/A Sorular Evet Hayır Kısmen
İHRACAAT BÖLÜMÜ
1- İhracatı gerçekleştirilen malzeme bedellerine karşılık olarak
dövizin ülkeye getirilmesini takibi (kambiyo takibi) için bir
sistematik var mı? Güncel olarak takip ediliyor mu? (PR-LJ-09-
03)
2- İhraç edilmiş bir dosya seçin, ihraç partisi ve/veya fatura
bazında, toplam FOB bedel üzerinde, tüm riskleri kapsayacak
şekilde sihorta ettirilmiş olduğunu teyid ediniz (PR-LJ-10-02)
3- Astana Su, Atrau-Aktau Yol ve Taksim-Yenikapı Metro
Projeleri için yararlanabilecek istisnaların (verg, resim ve harç
istisnası belgesi, dahilde işleme izin belgesi vs. gibi) tesbit
edilmesi ve ilgili tebliğlerde belirtilen belgelerin temin edilmesi ve
uygulanacak strateji konusunda eylem planları hazırlanmış mı?
(Dış Ticaret Müdürüne sorulacak) (PR-LJ-12-03)
4- Yurtdışına geçici ihracatla gönderilen ekipmanların izin
süresini gösteren bir liste var mı? Güncel mi? (PR-LJ-13-03)
5- Geçmişte çalışılmış ve halen çalışılan gümrük
komisyoncularına yönelik performans kayıtları tutuluyor mu?
(PR-LJ-08-03)
6- Gümrük komisyoncusu ile yapılan anlaşma var mı? Anlaşma
metni üzerindeki imzaları teyid için Gümrük Komisyoncusundan
imza sirküleri alınmış mı? (PR-LJ-08-03)
7- TA-LJ-02-01 nolu Lojistik Grubu Dosya Düzeni Prosedürü
Madde 1.3’e uygun olarak evraklar dosyalanmaktadır? (Rasgele
bir dosya alın ve prosedürün ilgili kısmındaki gereklerin yerine
getirilip getirilmediğini sorgulayın)

İTHALAT BÖLÜMÜ
8- Güncel gerçekleşmiş (malzeme tedariğine ilişkin) bir ithalat
işlemi seçin, PO (Purchase Order) isteyin ve bu PO’nun bir
kopyasını satıcı firmaya, mümessil firmaya ve siparişle ilgili
gelişmelerden haberdar olmak için Dış Ticaret Müdürüne ve ilgili
Satınalma Görevlisine gönderilip/gönderilmediğini teyid ediniz
(PR-LJ-01-03)
9- Söz konusu PO’nun LTP (Lojistik Takip Bilgisayar
Programında) kayıtlı olup/olmadığını kontrol ediniz (PR-LJ-01-
03)
10- Şuan İthalat Bölümünde işlemde olan bir dosya seçerek, PI
(Proforma Invoice), LOI (Letter of Intend) ve orjinal KSİ (Kesin
Sipariş İsteği Formu), Satınalma Görevlisi Tarafından, teslim
tutanağı ile Dış Ticaret Müdürüne teslim edilip/edilmediğini
sorgulayınız (PR-LJ-01-03)
11- KSİ’de yer alan bilgiler ve satınalma bölümünden gelen
dokümanlara göre PO’yu tedarikçi firmaya gönderdikten sonra,
akreditif açma mektubu en geç 4 gün içinde işlemler
Puanlama = ( “Evet” Sayısı x 2 ) + ( “Kısmen” Sayısı)
Toplam Soru Sayısı x 2*
*Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A (**)’lar çıktıktan sonra kalan sayı)
**
N/A: Bkz. Sayfa 4 3/6
Rev. No & Tarihi: 01, 05/10/2009
 başlamalıdır, teyid ediniz (PR-LJ-02-05)
12- Temin edilen malzemelerde üçüncü parti kontrol/gözetim
hizmetmi alınmış ise, KSI üzerinde Üçün Parti Kontrol/Gözetim
hizmeti alınacak bilgisi var mı? PO’nun üzerinde Üçün Parti
Kontrol/Gözetim Hizmeti verecek firmanın raporunun ithalat
koşulu olarak yer aldığı yazıyor mu? (PR-LJ-05-02)

13- İthalatta teşviklerin kullanıldığı siparişlerin listesi tutuluyor

mu, liste ekinde teşvik kapaması için gerekli evrakların
kopyasıyla birlikte ilgili birime gönderiliyor mı? (PR-LJ-06-
04)mu?
14- İthalat Durum Föyü, günlük olarak tutulmakta mıdır (PR-LJ-
07-04)
15- Geçmişte çalışılmış ve halen çalışılan gümrük
komisyoncularına yönelik performans kayıtları tutuluyor mu?
(PR-LJ-08-03)
16- Gümrük komisyoncusu ile yapılan anlaşma var mı? Anlaşma
metni üzerindeki imzaları teyid için Gümrük Komisyoncusundan
imza sirküleri alınmış mı? (PR-LJ-08-03)
17- TA-LJ-02-01 nolu Lojistik Grubu Dosya Düzeni Prosedürü
Madde 1.2’e uygun olarak evraklar dosyalanmaktadır? (Rasgele
bir dosya alın ve prosedürün ilgili kısmındaki gereklerin yerine
getirilip getirilmediğini sorgulayın)
NAKLİYE BÖLÜMÜ
18- Rasgele bir nakliye dosyası/işlemi seçip, bu işe ait Navlun
Değerlendirme Formu isteyiniz? Var mı, Dış Ticaret Müdürü
imzası var mı?
19- Bu nakliye dosyasında, Nakliye Sigortası Talep Formu var
mı?
20- Kara, deniz ve hayayolu nakliye firmalarının yer aldığı bir
bilgi bankası var mı? Kayıtlara erişim kolay mı?
21- Geçmişte çalışılmış ve halen çalışılan nakliyecilere ait
performans kayıtları tutuluyor mu? (PR-LJ-08-03)
22- Nakliyecilerle ile yapılan anlaşmalar var mı? Anlaşma metni
üzerindeki imzaları teyid için Nakliyeciden imza sirküleri alınmış
mı? (Rasgele bir nakliye işlemi seçip nakliyeci ile yapılan
anlaşmayı isteyiniz) (PR-LJ-08-03)
23- TA-LJ-02-01 nolu Lojistik Grubu Dosya Düzeni Prosedürü
Madde 1.4’e uygun olarak evraklar dosyalanmaktadır? (Rasgele
bir dosya alın ve prosedürün ilgili kısmındaki gereklerin yerine
getirilip getirilmediğini sorgulayın)

SATINALMA BÖLÜMÜ
24- Yeni başlayan bir proje seçin ve Teklif Departmanından
Keşif Listesi, Teklif Değerlendirme Tablosu, FM-TF-74,Kritik
Kalemler Listesi temin edilmiş mi? Kontrol edin
25- Söz konusu proje için proje yöneticileri ile Proje Ön
Değerlendirme toplantısı yapılmış mı? (Toplantı raporu isteyiniz)
26- Yeni başlayan her proje için Proje Büyüklükleri Tablosu
(PBT), Strateji Belirleme Tablosu (FM-LJ-02) Proje Gelişim
İzleme Formu (FM-LJ-04) tutuluyor mu?
27- Bir satınalma dosyası seçin, PATİF (Piyasa Araştırma
Talep/İstek Formu) şantiyeden onaylı gelmiş mi?
28- Gelen PATİF’e ait piyasa araştırma yönteminin nasıl
olacağını Satınalma Müdürü GKY/th-loj ile görüşerek mi
belirlemiş mi? (Belge/doküman, yazışma isteyiniz)
29- PATİF’in devamında gelen Teklif Değerlendirme Formunda
(TDF), tüm şartları karşılayan en az 2 firma var mı? (Teklif
Değerlendirme formunda, şartların bir kısmını karşılayan
firmaların yer almaması ve comment ile yer alması lazım)
Puanlama = ( “Evet” Sayısı x 2 ) + ( “Kısmen” Sayısı)
Toplam Soru Sayısı x 2*
*Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A (**)’lar çıktıktan sonra kalan sayı)
**
N/A: Bkz. Sayfa 4 4/6
Rev. No & Tarihi: 01, 05/10/2009
 30- Teklifi kabul edilmeyen firmalara geri bildirimde bulunuluyor
mu? (Belge,mektup, yazışma isteyiniz)
31- I.Grup malzemeler için ticari görüşme ve pazarlıklara Lojistik
GKY’si, II. Grup malzemeler için Satınalma Müdürleri ticari
görüşme ve pazarlıklara katılmakta mıdır?
Söz konusu malzemelerin TDF’leri bu kişiler tarafından mı
onaylanmaktadır?
32- KSİ Alım Onay tablosuna ilgili herkes kolaylıkla ulaşabiliyor
mu? Alım Onay tablosu güncel mi? Güncel olduğunu belirten
işaretlemeler var mı? (revizyon no, revizyon tarihi gibi)
33- Kağıt/dosya üzerinde yürüyen tüm satınalmalar, LTP
(Lojistik Takip Programına) kaydediliyor mu?
34- Malzemeler Tuzla Ambar’a teslim edilecekse, tedarikçiye
gönderilen Sipariş Mektubunun bir kopyası Tuzla Ambar’a
bildiriliyor mu? (Teyid ediniz)
35- Yerinde kontrol (dış atölye imalatları gibi) gerektiren işlerde
Satınalma Görevlileri veya III.Parti şirketleri öngörülen iş
programına göre kontrol ve yönlendirme yapıyorlar mı? (Bir
örnek seçip, Satınalma Bölümünün ve/ya III.Parti kontrol
şirketlerinin yaptığı kontrolleri isteyiniz. Aksaklıklar için eylem
planları yapılmış mı? Tedarikçi ile yaşanan aksaklıklar LTP’ye
kayıt edilmiş mi?)
36- I.Grup malzemeler için Tedarikçi Değerlendirme Formu (FM-
LJ-08) doldurulmuş mu? (I.Grup malzeme alımlarından rasgele
birini seçerek teyid ediniz)
37- Satınalma yapılan tedarikçilerle yazılı
anlaşmalar/sözleşmeler imzalanıyor mu? Sözleşme ile birlikte
tedarikçilerin noterden onaylı imza sirküleri de temin ediliyor
mu?
38- Müşteri memnuniyeti anketi değerlendirme toplantıları
yapılıyor (Sonuç Kritiği Toplantıları) mu? (Toplantı raporu
isteyiniz)
39- Geçmişte yaşanmış hatalardan ders almak için Sonuç Kritiği
Özet Tablosu hazırlanmış mı? Lojistik çalışanları bu tabloya
nasıl ulaşabileceklerini biliyorlar mı?
TOPLAM
PUANLAMA- PROSEDÜR GEREKLERİ
Toplam “Evet” Sayısı x2=
(A) Puan = %
Toplam “Kısmen” Sayısı x1=
(B)
Toplam “Geçerli” Soru Sayısı Puan =
(C)

Bu soru Listesinin, Kalite Performans Olcumu-Merkez Departmanlar Icin.doc dosyasi ile birlikte kullanınız.
Yardım ve destek talepleriniz için Kalite Güvence Bölümüne başvurunuz.

GENEL DEĞERLENDİRME VE NOTLAR

A-Doküman Yönetimi Gerekleri B -Yönetim Gerekleri
C-Kaynak Yönetimi Gerekleri D-Sürekli İyileştirme Gerekleri
E-Prosedürlere Uyum Gerekleri *
TOPLAM PUAN

* Prosedürlere Uyum Gerekleri ile ilgili sorular için lütfen tetkik edeceğiniz gruba/departmana/birime özel hazırlanmış tetkik
sorularını kullanarak puanlamanızı yapınız. Yardım ve destek için Kalite Güvence Bölümüne başvurunuz.

Toplam Puan = ( Tüm “Evet”lerin Sayısı x 2 ) + (Tüm “Kısmen”lerin Sayısı)

Puanlama = ( “Evet” Sayısı x 2 ) + ( “Kısmen” Sayısı)
Toplam Soru Sayısı x 2*
*Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A (**)’lar çıktıktan sonra kalan sayı)
**
N/A: Bkz. Sayfa 4 5/6
Rev. No & Tarihi: 01, 05/10/2009
 Toplam Soru Sayısı** x 2

Toplam Puan = %
**Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A’lar çıktıktan sonra kalan sayı)

NOTLAR :

(**) N/A, Sorunun değerlendirme dışında olduğunu gösterir. Bir sorunun değerlendirme dışına alınabilmesi için gereken şartlar;
1.Soruya konu edilen husus, ALARKO'nun işi değildir (out of scope) veya
2.Soruya konu edilen husus hakkında karar verecek kadar bilgi toplanamamıştır.
N/A olarak işaretlenen soruları değerlendirme dışı tutunuz

Puanlama = ( “Evet” Sayısı x 2 ) + ( “Kısmen” Sayısı)

Toplam Soru Sayısı x 2*
*Toplam Soru Sayısı = Geçerli Soru Sayısı (Toplam soru sayısından N/A (**)’lar çıktıktan sonra kalan sayı)
**
N/A: Bkz. Sayfa 4 6/6
Rev. No & Tarihi: 01, 05/10/2009