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    CaPpiTULO 1 Da administracao a histéria: ciclo vital dos documentos e funcao arquivistica N. universo da administragao e da historia reside a propria tazao de ser dos arquivos puiblicos na sua caracteristica dinamica: a do ciclo vital dos documentos. Sendo a fungao primordial dos arquivos Ppermanentes ou histéricos recolher e tratar documentos Ptiblicos, apés o cumprimento das razées pelas quais foram gerados, sao os referidos arquivos os responsaveis pela Passagem desses documentos da condicao de “arsenal da administragao” Para a de “celeiro da histéria”, na conhecida acepgao do consagrado arquivista francés Charles Braibant. E a chamada teoria das trés idades nada mais ¢ que a sistematizacao dessa Passagem., _ Adistancia entre a administracao ea histéria no que concerne aos ’ é, pois, apenas uma questao de tempo. Isto quer dizer que inistrativos guardam os documentos produzidos ou re- uma das unidades governamentais durante 0 exercicio imprem as finalidades para as quais foram criados. », na realidade, os mesmos de que se valerao os his- 2 colherem dados referentes ao passado, Ee Anauivos PeRMaNentes i administratiy, i nte seu US0 funcional, adr | VO jUridicg documentos dU tizagao ligada 8S F420€8 PelaS duals foray a ie. 7 tramitagto [eB su cnee documentos nesse tipo de arquiyg dep ermanéncia €© incipalmente, de sua vigéncia dos. AF Jogiafungo & Prine P Ai Mag log! mano; podem passar a ia um Arquivo ¢Qy onde permanecerao de cinco a 10a ma outra idade). termediario — é aquel ser ge respectivo orga isso seja 0! ‘A segunda fas nsiderado U rat e —a do arquivo int i assaram seu prazo de validade juridico-adm cxpaneh aye ser utilizados pelo produtor. Permanecey mas ainda a aliza papéis de varios 6rgaos, porém: arquivo que ja centraliza pap ae a “Jos ou confundi-los, pelo prazo aproximado de 20 anos, que os documentos sao submetidos as tabelas de tempor determinam seus prazos de vigéncia e de vida, segundo tipologia e fungao. Redigidas pelas comissOes de avalia 0s arquivistas contam com a assessoria de administra historiadores, tais tabelas baseiam-se na legisla¢ao em get internas do 6rgao e, sobretudo, na propria finalidade do em questao. Fixam critérios e justificativas para que se p certos papéis desnecessdrios ao érgao de origem e s a pesquisa hist6rica. Os que restarem so os de valor pe os documentos histéricos. que Som as fungdes tiblica, O se Pela administ; 6; t administrati ‘gundo — 0 arqui | (ts. _— vo com licengas especiais; pode estar em local afastado, de es squisa, Salv’ pesd eR! 0 bara ? eR Ae (een recolhimento aos arquivos de terceira idade. Estes, ous ta. £ um depésito onde os documentos aguardam seus prazos de vida ous essam muitom Jocalizados junto as universidades ou aos centros cultura aos pesquisadores do que aos administradores, queinter rem estar mes ee devem situar-se em lugares de facil ac Enfim, 0 para seus usuarios FUNGAO ARQ devendo estar dotados de amplas salas de consultas, pois neles a tipicos, pesquisa estd aberta a todos. De um lado, temos os arquivos administrativos correntes, que permitem que a administra¢ao siga em frente; de outro, os arquivos per- manentes, que sao a matéria-prima da histéria. Ali estao documentados direitos e deveres do Estado para com 0 cidadao e do cidadao para como Estado: provas e testemunhos que ficarao armazenados. Serao “dados” até que a pesquisa os resgate, transformando-os em “informagoes”, que pode- rao demonstrar, afinal, como se efetuaram as relacdes Estado-sociedade, edeles faga sua anilise, sintese, critica e “explicacao”, CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS As atividades classicas da administragao — prever, organizar, comandar, coordenar e controlar — na ‘0 se efetuam sem documentos. Quanto mais informados os administradores/dirigentes estiverem sobre um assunto, melhor e mais completamente poderao decidir sobre ele. Por isso € que, além de nao poderem dispensar seu arquivo, também nao devem deixar de contar com uma boa biblioteca e com um bom centro de documentacao. Este cumprird sua fungao de assessoria infor- macional: colecdes de recortes de imprensa, folhetos, resumos, indices, microfilmes etc. O arquivo de uma unidade administrativa armazena tudo 0 que ela produz — normas, objetivos, documentos decorrentes de suas funcées —, servindo A informagao e a gestao. Mas, Processo decisério, DA ADMINISTRAGAO A HISTORIA: para o a administracao necessita mais do que ela propria Produz: requer legislagao, dados econdmicos, que sera fornecido técnico-cientifica, sociais, politicos etc., 0 pelos outros drgaos voltados para a informagao Os documentos, na sua fase inicial, apresentam valor primario. “Chama-se primario 0 valor que o documento apresenta para a conse- Susao dos fins explicitos a que se propGe; secundarios sao aqueles que, embora ja implicitos no tempo em que sao gerados os documentos, >. ARQUIVOS PERMANENTES See Lem Vall Sel 3. Caro oy jos @ a permanent© desde 0 elemento im Valo, fe oo or avult ea ‘9 até, em perspectiy, my 5 administraga' Perspectiva, os ag ica cos generalizados que, no mesmo documents, 444 1 puder aera ma que 0S documentos ptiblicos oferg ssim OS define: “primarios” s40 0s que inte, igindria e “secundarios’, 0s que interg ao publico em geral. Neste segi os valores de informagao: passado o devid gran de interesse para 0 historiador. No sentido anizagao e o funcionamento d cera possvel 0 que P dados sobre pessoas, jalista, pode-se acrescen F ao profissional,, tem meios tedricos € metodolégicos como ir além, penetrando nas sutilezas da informagao con caracteristica do dado administrativo. No entanto, para que 0 documento fa¢a seu pel de vida, da administragao 4 historia, isto é, da produga administrativa a utilizacao cientffica e cultural, suas | devem ser reveladas. Cabe ao arquivista identificar, ¢ indexar. O historiador saber selecionar, interpretal tretanto, para que isso se realize, faz-se necessario ql interrompido. ___ Aignorncia dos administradores sobre o fato d tos administrativos contém, como informagao hi: muito mais ampla do que a que envolve a sua Ct ae, a historiografia. Documentos sao d tes instancias governamentais, por d aos servigos de arquivo e preservacao de documentos. preciso que responsaveis pelas politicas de informagao/documentacao dos die tes érgaos See manmentais estejam cientes de que, uma vez eters arazao administrativa pela qual um documento foi criad torna ee camente descartavel. Sua utilizagao juridica pela propria administrasdo e/ou pela pesquisa hist6rica poder ocorrer sempre, Ag sim,a entidade produtora nao deve e nao pode ditar sua destruicao ser antes consultar as autoridades arquivisticas do nivel administrativo a que pertenga o 6rgao governamental. Os avangos da tecnologia, a complexidade dos sistemas bu- rocraticos, 0 aumento das necessidades administrativas, juridicas e cientificas na atualidade sao responsaveis pelo crescimento assustador da documentagao gerada. Seu armazenamento cumulativo integral torna-se impossivel. Por isso, a eliminagao é necessaria e obrigatéria. Mesmo porque a pesquisa hist6rica, ainda que se servindo de recursos da informatica, nao daria conta de um numero tao grande de fontes a seu dispor. Entretanto, reitera-se, sob nenhum pretexto a avaliacao podera ser feita por leigos e sem 0 cuidadoso exame da procedéncia, do tipo documental, do contetido e dos potenciais informativos da documentagao. S6 entao se podera decidir sobre a vida ou a morte do documento. Os papéis que ja completaram sua tramitagao e seu uso administrativo e foram considerados de valor permanente devem ser, no devido tempo, recolhidos a entidades que, de direito, se encarreguem de seu registro, acondicionamento, ordenacio, descri¢ao, indexagao e, se for o caso, preservacao e difusao. Um arquivo permanente nao se constréi por acaso. Nao ars apenas esperar que lhe sejam enviadas amostragens aleat6rias. Abutere nao se faz com documentos que nasceram para serem hist6ricos, com documentos que sé informem sobre 0 ponto inicial ou 0 panto fae i algum ato administrativo decisivo. A histéria se faz com uma in Misc de papéis cotidianos, inclusive com os do dia a dia administrativo, jabilizarao aos B i i Ses rastreadas viabilizara fontes nao governamentais. As informag0es F Sern es gerais ou parciais da sociedade. De qu historiadores vis ritos possiveis, N40 apenas 08 eles terdo de contar com todos os eleme extraidos dos documentos de efeito, pois estes prodt torcidas dos fatos e dos comportamentos. Um arquivo lo, este nao se 27 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E FUNCA DA ADMINISTRAGAO A HISTORIA ARQUIVOS PERMANENTES: lades colecionadas, reun idas g, icativos de fundos. ser consttuido de preciosid sem formar grupos signifi Um arquivo final, permanente ou historico, ¢ fg cumentos produzidos ha mais de 25 ou 30 anos, Po: historica’, pelos varios Orgaos da administragio de seja municipal, estadual ou federal. Esses documen; niveis administrativos, guardam entre si relag6es 6 ser obrigatoriamente respeitadas. O documento de arquivo s6 tem sentido se queo produziu. Seu conjunto tem de retratar a j .gbes do érgio gerador. Reflete, em outras palavr. suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de ‘a organizacao dos arquivos permanentes. O fundo de arquivo compreende os do colhidos por uma entidade publica ou privada q ctiagao, ao seu funcionamento e ao exercicio das sua existéncia. Por isso, os documentos de eM gy nenhum pretexto, Exclui-se, assim, o sentido d reunidos obedecendo a critérios cientificos, a ‘ou quaisquer outros que nao os funcionais/a O fator norteador da constituigao do niéncia: a origem do documento em um dado Tepresenta, no momento de sua criaco, como in: litaré a consecucao de uma atividade dentro de u teferido 6rgio gerador no contexto admin Provard o cumprimento dessa atividade. A justificativa para a organizacao de arq ordem direta do interesse dos quatro tipos funda dele fazem uso: * ceeitado into 6 aqule que produz 0 doct sua propria infc 5 decisérig; P! formagao, na com) 3. O pesquisador — historiador, socilogo ou académi ca de informagoes para trabalhos de analise de connganenee eventos passados, podendo ser inclufdo ness; em geral. 4, O cidadao comum, de comportamentos e a categoria 0 estudioso aqui nao mais 0 int. 7 I feressado em dados juridica- mente validos, mas 0 cidadao nao graduado, o aposentado, a dona de casa etc. 4 procura de cultura geral, de entretenimento, campos em que pode haver lugar para o conhecimento da histéria.> Se € 0 principio do respect des fonds (agrupamento sistematico dos papéis de um funda, de forma a que nao se misturem com os de- mais fundos) 0 que preside a organizacao dos acervos arquivisticos de terceira idade, evidencia-se que, nesta fase, sdo ainda a estrutura e 0 funcionamento da administracao os elementos norteadores do arranjo. As autorias, a caracterizacao das tipologias de documento, a fungao implicita, os assuntos, as datas (tdpica e cronolégica) sao fornecidos pela operacao denominada, em arquivistica, “descrigao de documentos” A{ sim, o arquivista podera, em seus inventirios, catalogos e indices, preocupar-se em propiciar aos historiadores os elementos identificado- res e rastreadores de informacoes. Isto porque, nao sendo a estrutura e 0 funcionamento da administra¢ao do conhecimento dos profissionais de hist6ria, eles necessitam desses instrumentos de pesquisa como mediadores. Em sintese, 0 arranjo (que nada mais é do que a classificagao no ambito dos arquivos permanentes) € comandado pela estrutura e pelo funcionamento da administracao. O arranjo pode ser considerado a acomodagao que se faz a classificagao efetuada anteriormente, depois das baixas sofridas em decorréncia da avaliacao. Nao ha por que desconsiderar a classificacdo anterior se os conjuntos documentais que se vai al nao foram atingidos pelos prazos da temporalidade, tendo sido julgados de valor permanente. A descricao é ditada pelos interesses da pes amarras com a proveniéncia ea funcionalidad: quisa, sem que se percam le do documento em sua Vero capitulo 14, referente a ago cultural dos arquivos. 8 3 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E FUNGAO ARQUIVISTICA DA ADMINISTRAGAO A HISTORIA 3s ARQUIVOS PERMANENTES mbas as. ente a al Jongo de trés a destinagao € a Ct ‘A problema ustédia definitiva. tica da teoria e da pri intermediarios nao esti no escopo Ces delimitar @ especificidade do proces: proprio mbito dos arquivos pet x da administraao de documentos norte-americanos), 4 gestao do acompanhamento da producao,! Py programagao do expurgo e nO estabelecimento da sistematica do jecolhimento de fundos. Est hoje mais do que comprovado que se os drquivistas fossem chamados a participar do processo de crag formal Jo documento, podendo opinar na elaboragao de formulérios, na ra-

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