SiteGround Tutorials

Email Tutorial

Emails at your domain name

At this email tutorial we will try to explain how to use web based email addresses at your domain name.

The  Email tutorial is part of the rich collection of  web hosting tutorials , which SiteGround experts

have prepared for everyone. Find out how to start your website, how to promote it, how to deal with
cPanel, webmail and FTP.  

How to use your email services?

Once you have your own domain name, it is recommended to stop using free email
addresses and create your personal email. Here you will learn  how to create email
addresses @ yourdomain.  
The webmail access of your email accounts allows you to open your email at home or at
work or from any computer connected to the internet. Learn how to access and check your
emails via webmail access.  
The IMAP/POP3/SMTP access allows you to set your email address to work with the
convenient email clients such as Outlook express, MS Outlook, Mozilla Thunderbird. Learn
how to configure your email client.  
Nowadays email spam is reaching amaizing hights and it is always good to protect your mail
box from unwanted messages or other forms of abuse. Learn more about email security ­ 
spam protection and email filtering.  
Here you will learn how to use features such as email domain forwarding, email forwarders,
autoresponders, and catch­all email.  
Find how to change the MX Record of your email account.  

 
(c) Copyright 2006 SiteGround web hosting provider. All rights reserved 

You may use this tutorial for your own use. You may not distribute it in any form without the express permission of 
the publisher. You may provide a link to the publisher's web site, where this tutorial can be used from. This tutorial 
is provided free of charge and without any warranty of any kind.

Email addresses

Create Email Accounts

You can easily create e ­mail accounts from your hosting account Control Panel (cPanel). Here is what
you need to do:   

 Step 1: Log into your cPanel  

 Step 2: Once at the main page, click on the  Email Accounts icon. 

 
  Step 3: In the fields provided, type the name of the account, the password and the disk space
you would like to assign to the mailbox.  

 Step 4: Click the [Create] button to create the mailbox.  

You will be taken to a page which asks you for confirmation. Click on Yes to create the mailbox. 

How to remove mail accounts

There is no problem to remove any added email accounts.   

To delete a mail account, simply click on the [X] button next to it.  

You will be taken to a page which asks you for confirmation. Click on Yes to delete the account.  

Please, click here for CPanel video tutorial about: 
Managing your email accounts.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email password

How to change your email password

It is very easy to change your email password through your cPanel. You will be able to make this
update even if you do not remember your current email password. To change the password you need
to follow the steps below:  

 Step 1: Login to your cPanel  

 Step 2: From the cPanel home, you need to click on the Email Accounts icon. 
  Step 3: From the mail menu, select  Change Password  next to the mail account whose
password you wish to modify. 

 Step 4: On the next page, fill in the new password and click on [Change] to save it.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

How to use web based email addresses

You can use either the webmail interface or an email client. If you need help configuring email clients,
please visit the step­by­step guides for configuring MS outlook and Mozilla Thunderbird. 

You can easily access your WebMail interface by just visiting:  http://www.yourdomain.com/webmail,
where 'yourdomain.com' is your actual domain name. If this is not working for you, it might be possible
that your ISP is blocking the access to non ­standard ports accessed through SSL connection. In this
case, please use: http://webmail.servername.com, where 'servername.com' should be the name of your
server (e.g. http://webmail.siteground121.com). 

Please use the full e­mail account username to login to the webmail interface or when setting your e­mail client 
software. Example: user@yourdomain.com instead of user.

Once you login, you can choose between three webmail clients: Horde, SquirrelMail and RoundCube.
It is up to you to choose which one you like better. 
  

If you login to your webmail through the Webmail icon on your cPanel main page, you will be logged in
with the default system email account. 

Please do not use the default email account, because very often emails send from the system email accounts are 
going to the Junk folders.

In order to use your email you have to create another email account with the same or different
username. 

To login to one of your added accounts from your cPanel, you should go to Email Accounts and then
click the Access Webmail icon next to the account you wish to access. Then you should type in the
password corresponding to the account and click on [Login]. 

How to send e­mail messages? 

You can easily send email messages via the webmail client you have chosen. Just find the [ New
message] button in Horde, the [ Compose] button in Squirrelmail or the [Create a New Message]
button in RoundCube and you will be able to start writing your message. 

Make sure to SAVE your message if it is too long or you want to write it for a longer period of time. The web mail 
program may drop the connection and you might lose your email.

How to configure email clients?

If you decide to use an email client, such as Microsoft Outlook Express, MS Outlook, Mozilla Thunderbird
and Eudora, here are the settings you need: 

Incoming mail server (POP3/IMAP server): mail.yourdomain.com 
Outgoing mail server (SMTP server): mail.yourdomain.com Or Host: mail.yourdomain.com 
Username: the full e­mail address. Example: you@yourdomain.com instead of you. 
Password: Assigned in cPanel ­> Email ­> Manage/Add/Remove Accounts. 
SMTP authentication must be enabled for the login to be successful.* 

You can also use secure authentication to your mail server.

Email ports

The POP3 port for inbound emails is 110 (995 if you want to use secured POP3)  
And the IMAP port for inbound emails is 143 (993 if you want to use secured IMAP)  
The SMTP port for outbound emails is 25 or 2525 (465 if you want to use secured SMTP)  

Learn how to set your email clients to work with your webmail account:

Outlook express  
MS outlook  
Mozilla Thunderbird  

Email protocols

What is POP3? 

Post Office Protocol version 3 (POP3) is a standard mail protocol used to receive emails from a remote
server to a local email client. POP3 allows you to download email messages on your local computer and
read them even when you are offline. 

What is IMAP? 

The Internet Message Access Protocol (IMAP) is a mail protocol used for accessing email on a remote
web server from a local client. IMAP and POP3 are the two most commonly used Internet mail protocols
for retrieving emails. Both protocols are supported by all modern email clients and web servers. 

Main difference between IMAP and POP3: 

The POP3 protocol assumes that there is only one client connected to the mailbox. In contrast, the IMAP
protocol allows simultaneous access by multiple clients. IMAP is suitable for you if your mailbox is about
to be managed by multiple users. 

What is SMTP? 

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) is the standard protocol for sending emails across the Internet.
SMTP uses TCP port 25 or 2525 and sometimes you can have problems to send your messages in case
your ISP has closed port 25 ( How to check if port 25 is open?). To determine the SMTP server for a
given domain name, the MX (Mail eXchange) DNS record is used. 

Email Clients: Microsoft Outlook Express

How to configure your Microsoft Outlook Express email client to work with your web­
based email account

 Step 1: Open Outlook Express, and click on the Tools menu. Select Accounts.  

 Step 2: Click Add account and select Mail. 

 Step 3: Enter your name as you would like it to appear in the From: field of all outgoing mail. 

 Step 4: Enter the email address which the others will use to send email messages to you.  

 Step 5: Incoming mail server (POP3 server): yourdomain.com 

Outgoing mail server (SMTP server): yourdomain.com 

Please, set the SMTP port to 25 or 2525. (Read more about Port 25)  

 Step 6: Username: please use the full e ­mail account name. Example: you@yourdomain.com
instead of you. 

 Step 7: Click Finish. 

 Step 8: Now click once on the newly created account, and choose Properties. Go to the
Servers tab and check My server requires authentication. Please do not use secure authentication as
we do not support this method.  

If you want the messages to be kept on the server, choose the Advanced tab and check Leave a copy
of messages on server, click OK. 

 Step 9: You are done!  

Please make sure that you check your incoming e­mail messages before trying to send any. Most servers 
use the POP­before­SMTP scheme, which disallows sending messages without checking your mail.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email Clients: Microsoft Outlook

How to configure your Microsoft Outlook email client to work with your web­based 
email account

This Microsoft Outlook Configuration Tutorial is a step ­by­step guide on how to configure your Microsoft
Outlook email client in order to make it work with your web ­based email account. 

 Step 1: Open Outlook, and click on the Tools menu. Please, select E ­mail Accounts... 

 Step 2: Select the option Add a new e ­mail account. Click 'Next' 
  

 Step 3: Select the type of account you would like to create (IMAP or POP3)  

 Step 4: Fill in the Internet E ­mail Settings fields as follows: 

Your Name  ­ Enter your name as you would like it to appear in the 
From: field of all outgoing mail 
E­mail Address  ­ Enter the email address which the others will use 
to send email messages to you. 
Incoming mail server (POP3/IMAP server): yourdomain.com 
Outgoing mail server (SMTP server): yourdomain.com 
U s e r   N a m e :   p l e a s e   u s e   t h e   f u l l   e ­mail account name. Example: 
you@yourdomain.com instead of you. 
  

 Step 5: Click on the More Settings... button  

Choose the Outgoing Server tab and check the My outgoing server (SMTP) requires authentication
checkbox.  

Check the option Use same settings as my incoming server. 

 Step 6: Choose the Advanced tab 

Here you can choose if you wish to Leave a copy of the messages on the server or not. 

Please do not use secure authentication as we do not support this method.  
  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email Clients: Mozilla Thunderbird
How to configure your Mozilla Thunderbird email client to work with your 
web­based email account 

 Step 1: Open Thunderbird and select the Tools menu. Click the Account Settings tab 

 Step 2. From the new window select the Add Account button, then E­mail account and click Next.

 Step 3: Enter your name as you would like it to appear in the From: field of all outgoing mail and
the email address which the others will use to send email messages to you. Click Next. 

 Step 4: Please set the incoming server to be of type POP. Address is yourdomain.com 

 Step 5: Click Next and type in the username. Please use the full e ­mail account name. Example:
you@yourdomain.com instead of you. 

 Step 6: After clicking the Next button, please type in the name of the e ­mail account as it will
appear on your PC. Click Next, and then the Finish button. 

 Step 7: Click the Outgoing Server(SMTP) in the left pane. Use yourdomain.com as Server name
set the port to be 2525. 

Then, check Username and password and enter the full e ­mail address as username. Select No in the
Use secure connection section. 

 Step 8: Click OK and you are done! 

Please make sure that you check your incoming e­mail messages before trying to send any. Our servers use the 
POP­before­SMTP scheme, which disallows sending messages without checking your mail.  

Email Security

  

The most important point in Email Security is protecting your email login details and messages. This is
very important because of the security risks during data transmission, especially on mobile and wireless
networks. For this purpose it is recommended to use encryption when checking / sending emails. This
can be accomplished by using: 

­ Secure IMAP (IMAPs). It is used for encrypting the incoming communication from the remote mail
server. Check these instructions on how to enable it on Outlook, Outlook Express, Thunderbird and Mac
Mail. 

­ Secure POP3 (POP3s). It is also used for encrypting the incoming communication from the remote mail
server. Check these instructions on how to enable it on Outlook, Outlook Express, Thunderbird and Mac
Mail. 

Note: The difference between IMAPs and POP3s is the same as for the standard IMAP and POP3
protocols. IMAPs leaves the messages on the server. It is faster because it does not download the whole
message but only its headers. Furthermore, it is preferred in terms of reliability. When your local
computer crashes your mails will not be lost if you have used IMAPs. On the other hand, POP3s
downloads the whole message and stores it locally. That's why it is slower and less reliable. 

­ Secure SMTP (SMTPs)  ­ It encrypts the outgoing communication to the remote mail server. Check
these instructions on how to enable it on Outlook, Outlook Express, Thunderbird and Mac Mail. 

­ Secure HTTP (secure HTTPs). It is suitable for checking your webmail. Usually it is available at an URL
similar to http://yourdomain.com/webmail. 

  

The next thing to know about Email Security is how to fight SPAM (unsolicited email) and viruses. Below
are some tips on this matter: 

Make sure to have an updated antivirus program. We recommend Norton Internet Security which
has built­in Spam and Anti­Virus protection.  
Update your email client to the latest version. If you have troubles updating your current email
client, try the freely available  Thunderbird. Many viruses are targeted against outdated mail
clients.  
Do not open suspicious attachments even if the sender might look familiar.  
Avoid subscribing to free newsletters, lotteries or other similar activities. This usually results in an
increased number of spam messages in your inbox.  
Protect your domain from being spoofed by spammers using an SPF record. Email spoofing will
make you receive bounced back messages you have not sent.  

Learn more about 

Spam protection  
Email filtering  

Spam protection: SpamAssasin

The solution most web hosts offer for webmail protection is called SpamAssassin. 

SpamAssassin is an automated mail filter that uses a wide range of heuristic algorithms on mail headers
and message body text to identify "SPAM" (unsolicited email). This software is capable of eliminating
more than 98% of all SPAM messages. Its performance depends on the individual configuration, which
can be tuned by each website owner. Once identified, the mail is tagged as "SPAM" for later filtering
using the user's desktop mail client. 

For more information, please visit SpamAssassin official website. 

To configure your SpamAssassin, please follow the steps below: 

 Step 1: To access the SpamAssassin Menu, click on the  SpamAssassin icon on the main
screen of your cPanel interface.  

 Step 2: To enable SpamAssassin, click on the [ Enable SpamAssassin] button.  
  

 Step 3: To disable SpamAssassin, click on the [ Disable SpamAssassin]. 

 Step 4: To enable Spam Box, click on the [Enable Spam Box]. 

 Step 5: To disable Spam Box, click on the [ Disable Spam Box]. 
  

 Step 6: To configure SpamAssassin, click on the [Configure SpamAssassin]. 

You will be taken to a page where you will be able to configure how aggressive SpamAssassin to be
towards spam messages. You can blacklist up to five mail addresses from which you don't want to
receive mail. 

In the  required_score field you can set the number of hits required before a mail is
considered spam. SpamAssassin uses its own algorithm when assigning spam score to
messages. Basically, the lower value you set, the more aggressively SpamAssassin will treat
the incoming messages.  
In the  rewrite_header subject field you can set the text which will be added to the
header subjects of all messages which have been identified by SpamAssassin as spam.  
In the score fields you can assign scores to a given test performed by SpamAssassin.  
  

The last five fields are for whitelisted mail addresses. You should whitelist addresses which send mail
that is often tagged incorrectly as spam.  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Email Security: User/Account level filtering

User lever filtering

E­mail filtering allows you to select messages that contain certain string of text or other symbols, and
either discard them, or send them to another e ­mail box of your choice. 

 Step 1: To access the user level filtering menu, click on the  User Level Filtering icon on the
main screen of your cPanel interface. 

 Step 2: Click on [ Manage Filters] next to the account for which you wish to add filters 

. 
  

 Step 3: To add a filter, click on [Create a new Filter]. 

 Step 4: In the  Filter Name field type in a unique name for the filter.  

 Step 5: From the  Rules options you should choose the rules a mail should match in order to be
filtered. 

 
  

  S t e p   6 :   F r o m   t h e   Actions  drop ­down menu you should choose what action should be

performed when a mail matches a rule in the filter. 

You can add additional rules and actions by clicking the [+] next to each rule and action. You can remove 
rules and actions by clicking the [­] next to each rule and action 

 Step 7: To enable the filter, click on [Activate]. 

Account level filtering

Account level filtering is the same as user level filtering, with the only difference that the filters created
here are applied globally for the whole cPanel account.   

Type a message in the Filter Test box and click on [Test Filter] to see where the message will go. Use the 
word(s) from your filter(s) in this message to test if they work.

Please note that e­mail filtering does not leave a copy of the e ­mail in the box you apply the filter for.  
  
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 

Forwarders

Email domain forwarding

An email domain forwarder redirects all email received at a specific domain name to another domain
name. For example, if we setup domain.com to redirect to domain.net, all email going to domain.com
w i l l   r e d i r e c t   t o   i t s   c o r r e s p o n d i n g   u s e r   o n   d o m a i n . n e t .   ( mike@domain.com   r e d i r e c t s   t o
mike@domain.net ). Any pop accounts set up under each domain name will not be affected by this
forwarding option.  

Adding a domain forwarder

 Step 1: To access the forwarders menu, click on the  Forwarders icon on the main screen of
your cPanel interface. 

 Step 2: Click on [Add Domain Forwarder]. 

 Step 3: Select a (sub)domain from the drop ­down box and put the name of the domain name
you wish to forward to in the blank field. 
  

 Step 4: Click on the [Add Domain Forwarder] to create the domain forwarder. 

Make sure you have spelled the domain name correctly when adding a domain forwarder. 

Removing a domain forwarder

 Step 1: To access the forwarders menu, click on the  Forwarders icon on the main screen of
your cPanel interface. 

 Step 2: Under  Email Domain Forwarders you will see a list of your current forwarders. To
remove a forwarder, you should click the little red X button next to the forwarder.  

You will be taken to a page which asks you for confirmation. Click on Yes to delete the forwarder.   

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services.All rights reserved 
 Forwarders
Email Forwarding (Email aliases)

E­mail forwarding is a service through which e ­mail messages are resent from a certain account to
another. Example: you have created webmaster@yourdomain.com, info@yourdomain.com, etc. but you
would like to have all the e­mails going to one and the same e­mail box, jim@yourdomain.com. 

Adding an email forwarder
Check out the Adding an email forwarder video tutorial:
 Adding an Email Forwarder Video Tutorial  
Adding an email forwarder detailed tutorial

 Step 1: To access the forwarders menu, click on the  Forwarders icon on the main screen of
your cPanel interface. 

 Step 2: Click on [Add Forwarder]. 

 Step 3: Put the name of the email address you wish to forward from in the first blank field. For
example: for user@domain.com, put user in the first blank field. 

You can choose to what address the incoming mail should be forwarded. The other two options are to
choose a failure message which will be returned to the sender or to pipe the message to a program. 
  

If you click on Advanced Options, you will be able to choose to discard all forwarded mail. 

 Step 4: Click on [Add Forwarder] to add the forwarder. 

To delete a forwarder, simply click on the [Delete] button next to it. 

Make sure you have spelled both email addresses correctly when adding forwarders.

Creating Email Autoresponders

Auto Responders allow you to set automatic answers for email accounts. For example, your customers
can receive a confirmation that their inquiry has been received or if you go on vacation you can inform
your friends that you are not available at the moment. 

Check out the Creating Email Autoresponders video tutorial:
 Creating Email Autoresponders Video Tutorial  
Creating Email Autoresponders Detailed Tutorial

 Step 1: To access the auto responders menu, click on the Auto Responders icon on the main
screen of your cPanel interface. 
  

 Step 2: To add a new auto responder, click on the [Add Auto­responder] button. 

 Step 3: Enter the email address you wish to send the auto­responses from, the name you wish
the message to come from, the subject of the auto­response email, select a character set from the
drop­down menu and choose whether the message will be displayed in HTML format. Finally, type in the
message in the Body field. 

 Step 4: Click on the [Create/Modify] button to create the auto­responder. 

You can modify an existing auto­responder by clicking on the [Edit] button next to it. 
  

To delete an auto­responder, simply click on the [Delete] button next to it. 

Make sure you are using a valid email address in the Email field.

Default Address (Catch­all Email Address) 

The default or catch ­all address is the one to which all e ­mails, addressed to a non ­available or

mistakenly entered email account at your domain name are routed to. In case someone sends an email
to info@yourdomain.com and you do not have such mailbox, the catch­all option will forward this email
to your default email address. 

Check out video tutorial about how to set/change a default email address from cPanel:
 How to Set/Change a Default Email Address Video Tutorial 
How to Set/Change a Default Email Address Detailed Tutorial

 Step 1: To access the auto responders menu, click on the Default Address icon on the main
screen of your cPanel interface. 

 Step 2: From the drop­down menu select the (sub)domain for which you would like to set up a
default address. 

 
  Step 3: Now you have several options. 

You can forward all unrouted mail to an email address; in this case, you should type in the
address in the field.  
You can discard all unrouted mail with error to sender; in this case you should tipe in the
message which will be sent to the sender.  
From the  Advanced Options you can select to discard all unrouted mail or to pipe it to a
program.  

 Step 4: Click [Change] to apply your settings. 

Please check the default email from time to time to ensure that it is not filled up with needed/unneeded messages.

MX Record

Option 1: Change the MX Record to point to your server hostname

If you have your domain name pointed elsewhere, but you wish to have your mail handled by your web
hosting provider (e.g. SiteGround.com), you can easily achieve this by pointing your domain's MX (Mail
eXchange) record to your host. 

To point your mail service to us, you should change your MX record of your domain to point to your
server's hostname. For example, if your account is hosted on  siteground190.com , then you
should change your MX record to:  siteground190.com.  

Don't forget to put a dot at the end , otherwise the mail will not be pointed correctly.  

At SiteGround, you can check which server hosts your account from your Customer Area:  My Account
Section  ­> Manage. You can see our illustrated tutorial about where to find the correct  DNS settings 
for your domain name. 

Option 2: Create a subdomain and point the MX Record to this subdomain

Alternatively, you can create a subdomain  mail.yourdomain.com  and point its A record to the IP

of the server hosting your account. Then you should change the MX record to point to the new
subdomain:  mail.yourdomain.com.  

The IP of the SiteGround server, where your account is hosted, can also be found in your Customer
Area: My Account Section  ­> Manage. 

If you don't know how to edit your DNS settings, please contact the other host/registrar and ask for
further assistance. After you have pointed your MX record to its new location, please allow up to 48
hours for the DNS change to propagate.  

Option 3: Point your MX record to an external Mail Exchange

If you need to use the e ­mail services of another company, you should point your MX record to their e­
mail server. This can be easily done through your cPanel ­> Mail ­> MX Entry. 
  

There you need to pick the domain name for which you want to change the MX record, define the
priority and the web address of the mail server. 

Please mind that after the MX record is set, you need to wait up to 48 hours for the DNS change to
propagate. 

Please, feel free to contact us if you have any questions or recommendations about this tutorial at:
tutorials 'at' siteground.com  

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services. All rights reserved 

Email Ports

How to check whether the email ports are open?

You may experience issues with the non ­standard http ports Webmail works with. Usually Webmail can
be opened from:  

https://mydomain.com:2096  
http://mydomain.com:2095  
http://webmail.servername.com  

You may check the name of your server via your Customers Area. Please review the  DNS Change article 
­ the server name is the DNS server name without the ns1 infront of it.  

Sometimes local firewalls allow access only to sites on port 80. In such cases, please use the 3rd URL.
Note that the address "3" is a web based proxy which provides you with the option to access your
cPanel via the default http port 80. We have set this extra service for our Customers whose Internet
Service Providers have blocked ports 2096 and 2095.  

You may check if the ports are blocked executing the following commands: 

If you are running Windows do the following: 
 Click Start  
Click Run  
Type cmd  
Type telnet mydomain.com 2095  
Type telnet mydomain.com 2096  

If you are running Linux do the following: 

Start your Linux/Mac OS console terminal  
Type telnet mydomain.com 2095  
Type telnet mydomain.com 2096  

If the port is not blocked the results should look like the above Trying IP_of_the_server ( 10.10.10.10
for an example )... 

Connected to servername.com. 
Escape character is '^]'. 

Different result will means that the port is blocked and you should use the web proxy link provided
above. 

Please, find the default POP3, IMAP and SMTP ports values at the  POP3, IMAP, SMTP and Email clients  
article. 

 
(c) Copyright 2007 SiteGround Email Hosting Services. All rights reserved