Ba ose" 01 ORDEN DE SERVICIO N° / MAT.: ESTABLECE UNA MODALIDAD FLEXIBLE DE LA ORGANIZACION DEL TRABAJO PARA LOS —_FUNCIONARIOS —_Y FUNCIONARIAS DE LA DIRECCION DEL TRABAJO, E IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE MEDIDAS DE RESGUARDO, ATENDIDO ELS BROTE— DE CORONAVIRUS (COVID-19). SANTIAGO, 16 MAR 2020 VISTOS: 1) Las leyes nimero 18.575, 18.834, 10.336, y la resolucién N° 7, de 2019, de la Contraloria General de la Republica. 2) Las instrucciones impartidas mediante Gab. Pres. N° 003, de 16 de marzo de 2020, del Sr. Presidente de la Republica. CONSIDERANDOS: 1) Que de conformidad a lo establecido en el inciso primero del articulo 5° de la ley N° 18.575, la autoridad del servicio debe velar por la eficiente e idénea administracién de los medios publicos y por el debido cumplimiento de la funcién publica. 2) Que en razén de lo anterior, a esta Directora del Trabajo (S) le corresponde el control de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales. 3) Que Ia Organizacién Mundial de la Salud ha reconocido la enfermedad del coronavirus (Covid-18) como una pandemia global 4) Queen razén de ello, la autoridad sanitaria del pais ha dado lineamientos para las instituciones. 8) Que asimismo, el Presidente de la Republica mediante el documento indicado en el N° 2 de los vistos, ha impartido instrucciones y medidas de prevencién y reaccién por casos de brotes de COVID- 19.6) Que atendido lo —expuesto precedentemente, se hace necesario velar por la salud de los funcionarios y funcionarias de la Direccién del Trabajo y, a la vez, resguardar el cumplimiento de las funciones que la ley ha entregado a esta institucién 7) Asi, se ha decidido establecer una modalidad flexible de organizacién del trabajo para ciertos funcionarios y funcionarias de la institucién, como la adopcién de otras medidas de resguardo de la salud de dichos servidores, que permitan conciliarlas con el cumplimiento de las funciones. ORDEN DE SERVICIO: Articulo 1°. Establece una modalidad flexible de la organizacién del trabajo que utilice las tecnologias de la informacion y la comunicacién, con el objeto de permitir que ciertos funcionarios y funcionarias de la Direcci6n del Trabajo desarrolien sus labores desde su domicilio, acorde al plan de trabajo establecido por la jefatura de su dependencia (Direcciones Regionales del Trabajo, Jefes de Departamentos y Jefes de las Oficinas de Auditoria Interna, Control y Gestién de Multas, Contraloria Interna y Comunicaciones y Difusién). Articulo 2°: Podrén trabajar segin esta modalidad fiexible los funcionarios y funcionarias que, habiéndolo solicitado a su jefatura directa, hayan sido autorizados por los Directores Regionales del Trabajo, jefes de departamentos y de oficinas antes sefialadas, y en especial, quienes se encuentren en algunos de los siguientes supuestos: a) Haber regresado en los tltimos 14 dias corridos de un pals extranjero. b) Que se encuentren en situaciones de salud que los hagan especialmente susceptibles de contagio, tales como, personas inmunodeprimidas, con diabetes, enfermedades cardiacas o pulmonares. ©) Tener 70 afios o mas. 4) Estar embarazada Articulo 3°. Los funcionarios y funcionarias que cumplan sus labores bajo esta modalidad excepcional lo podran hacer mientras su autorizacién particular no sea dejada sin efecto por la jefatura que la hubiere otorgado y, en todo caso, mientras esta Orden de Servicio no sea dejada sin efecto. Lo anterior es sin perjuicio de lo dispuesto en el articulo 6”. Articulo 4°. Salvo casos excepcionales, debidamente autorizados por las jefaturas indicadas en el articulo 1°, los funcionarios y funcionarias que hagan uso de esta modalidad flexible de organizacién del trabajo, deben contar con un computador con conexién particular a intermet y teléfono particular a disposicién de su jefatura. No esta permitido el acceso a los sistemas institucionales mediante una red piiblica de internet. Deberén seguirse, en todo caso, las instrucciones que sobre esta materia imparta el Departamento de Tecnologias de la Informacién de la Direccién del Trabajo Articulo' 5°. Las labores que se realicen seguin esta modalidad flexible se desarrollar4n en el domicilio particular del funcionario 0 funcionaria, el que debera ser informado al momento de efectuar la solicitud a que alude el articulo 2°.Articulo 6°. Los funcionarios y funcionarias que cumplan sus funciones desde su domicilio, deberan estar disponibles durante la Jomada de trabajo para ser contactados. Asimismo, dichos funcionarios y funcionarias deben encontrarse disponibles para acudir a su lugar de trabajo, por el tiempo que sea necesario, en caso de que le sea requerido por razones de servicio. Articulo 7°. Se entenderé que los funcionarios y funcionarias que cumplan sus funciones bajo esta modalidad excepcional no realizan trabajos extraordinarios para efectos del cobro de horas compensadas 0 pagadas, Articulo 8°. Las tareas que se asignen al funcionario 0 funcionaria que trabaje bajo esta modalidad deben ser equivalentes en cantidad y calidad a las que realiza habitualmente en la institucién. Articulo 9°. Los funcionarios y funcionarias autorizados a cumplir con esta modalidad excepcional de trabajo deberan tomar estrictas medidas de seguridad, a fin de velar por la confidencialidad y reserva de la informacién que trabajen o que comuniquen a sus jefaturas. Los documentos de trabajo originales deberén permanecer siempre en las dependencias de la Direccién del Trabajo. Articulo 10°. Las jefaturas de quienes dependan los funcionarios y funcionarias autorizadas para cumplir sus labores mediante esta modalidad excepcional, deben cumplir especialmente con su obligacién de control jerérquico sobre la actuacién de aquellos y aquellas. Asimismo, deben tomar las medidas que sean necesarias para velar por la continuidad, eficiencia y eficacia del servicio publico. Les corresponderé, ademas, adoptar las medidas para que esta orden de servicio se cumpla y adapte segin las necesidades de su dependencia. Articulo 11°. Respecto de los funcionarios que no se acojan a la modalidad excepcional antes referida para el cumplimiento de sus funciones, los Directores Regionales del Trabajo, Jefes de Departamentos y de las Oficinas sefialadas en el articulo 1°, podran establecer temporalmente medidas especiales de horario de trabajo diferido, con el objeto de evitar la utiiizacién del transporte puiblico en horario punta. Asimismo, podran establecer sistemas de turno entre los funcionarios y funcionarias del servicio a fin de compatibilizar el autocuidado, con el cumplimiento de las funciones asignadas. Articulo 12°. Deberé efectuarse la atencién de piblico adoptando las medidas sanitarias de resguardo, procurando que se atiendan los casos estrictamente necesarios, entendiéndose aquéllos cuya solicitud 0 procedimiento se encuentre con piazos fatales, requieran de urgente tramitaci6n 0 resolucién por parte de la Institucién y/o se trate de atenciones de naturaleza impostergable. Articulo 13°. En cuanto a las fiscalizaciones, conciliaciones 0 actuaciones en materia de negociacién colectiva, se deberan realizar presencialmente aquellas que resulten indispensable para no afectar los derechos de nuestros usuarios 0 los plazos establecidos por la ley, disponiéndose la suspension de todas aquellas actividades y/o trabajos en terreno que no seanestrictamente necesarios, en cuyo caso, deberan privilegiarse las herramientas tecnolégicas a fin de cumplir las funciones institucionales. Articulo 14°, Con el objeto de proteger la salud de nuestros funcionarios y funcionarias, se ha dispuesto la suspensién de todo acto puiblico con asistencia de invitados sobre 50 personas. Ademas, se suspenden todas las actividades de capacitacién presencial, debiendo en cuyo caso, promover que dichas actividades se desarrollen prioritariamente mediante el sistema e-learnig. Articulo 15°. Finalmente, sin perjuicio de las instrucciones que puedan impartir las autoridades sanitarias, se recomienda que los funcionarios y funcionarias que trabajen bajo las medidas excepcionales que se indican, pongan en conocimiento de su jefatura directa o del Departamento de Gestién y Desarrollo de Personas el hecho de presentar fiebre u otros sintomas de infeccién respiratoria que puedan vincularse con un cuadro de coronavirus. Articulo 16°. Se entiende formar parte de la presente orden de servicio, el anexo que se adjunta, el cual tiene por objeto materializar las instrucciones impartidas. Saluda atentamente a usted, DEL TI JAJSO (S) a Nacional -Directiones Regionales del Trabajo -Departamentos -Oficinas -Inspecciones provinciales y comunales del trabajo ~Centros de Conciliacion y Mediacion Oficina de partes Incluve: ~AnexoANEXO. En el marco de las instrucciones impartidas en la Orden de Servicio que “Establece una modalidad flexible de la organizacién del trabajo para los funcionarios y funcionarias de la direccién del trabajo, e imparte instrucciones sobre medidas de resguardo, atendido el brote de coronavirus (covid-19)" se ha estimado necesario establecer las siguientes reglas para dar operatividad a lo mandatado: |. __INSTRUCCIONES ESPECIFICAS PARA CANAL DE _ATENCION PRESENCIAL Los Directores Regionales deberan definir, en conjunto con los Jefes de Oficina, la forma de aplicar las instrucciones y recomendaciones del presente documento: 1. Deberén establecer un limite maximo de usuarios simulténeos en las salas de espera de cada oficina, seguin caracteristicas del espacio fisico de la Inspeccién. Para tal fin, la Jefatura respectiva debera asignar al/los funcionarios(s) que informen y dispongan el ingreso de acuerdo con la limitacién establecida. 2. De acuerdo con la disponibilidad de funcionarios que cumplan la labor de Asistente Laboral, se podran establecer turnos rotativos de atencién directa al puiblico, con el objetivo de minimizar la exposicién de los mismos a posible contacto. La duracién de cada rotacién debe ser definida por el Jefe de Oficina, en consideracién a la demanda de atencién por parte de los usuarios, determinando los reemplazos pertinentes que garanticen la continuidad del servicio. 3. Con la finalidad de acortar al maximo la permanencia de los usuarios en nuestras oficinas durante la emergencia sanitaria por COVID-19, se dispondran formularios especiales para ingresar denuncias o reciamos, los que deberan ser entregados por él 0 los funcionarios encargados del ingreso de usuarios a la oficina, consultando los motivos de su concurrencia para definir el tramite que deberd realizar y entregar el formulario que corresponda, haciendo hincapié en la importancia de registrar correctamente y de forma legible todos los campos, especialmente, los datos relativos a teléfono y correo electrOnico del trabajador y del empleador, que seran utilizados para contacto posterior. Ademés, se debera informar a los usuarios que dichos formularios, una vez completados, podran ser entregados en la oficina de partes de la Inspeccién o enviados a la casilla electronica que se indicaré mas abajo. Una vez recepcionados los formularios debern ser ingresados a la plataforma DTPLUS a mas tardar el dia habil siguiente por los Asistentes Laborales, debiendo el Jefe de Oficina velar por el estricto cumplimiento de lo instruido. La linea operativa responsable de cada uno de estos trémites efectuaré todas las gestiones posteriores que correspondan a lo requerido. Los formularios de denuncias y reclamos, también se encontraran a disposicion en nuestro sitio web, para ser descargados por el usuario, quien podra entregarlo de manera presencial en la oficina de partes de la Inspeccién del Trabajo respectiva 0 a través del correo electrénico que se indicar més abajo. 4. Dada las circunstancias ya enunciadas, se deberd incentivar el uso de la plataforma web del Servicio, ingresando de acuerdo al perfil de usuario y/o tramites disponibles.5. Finalmente, recordar a cada funcionario el lavado de manos, recomendando el uso frecuente de alcohol gel, reforzando la limpieza de escritorio, lapices y otros elementos de trabajo. 6. Coordinar la limpieza de los mesones al menos dos veces por dia, al inicio y al término de la jornada de atencién a usuarios.INSTRUCCIONES ESPECIFICAS PARA FISCALIZACION Dada la variabilidad de la situacién epidemiolégica actual, las presentes instrucciones comienzan a regir a contar de esta fecha y cualquier modificacién sera comunicada via correo electrénico emitido por la superioridad del Servicio o los jefes de Departamento. 1.- Todas las fiscalizaciones, independientes de la etapa en que se encuentren deberan ser tramitadas a partir de esta fecha en la modalidad remota, si ello no fuere posible se desasignaran y quedaran en estado de ingresadas. Ello implica que a partir de esta fecha no se realizarén visitas presenciales a terreno, salvo la excepcién que se indica mas adelante. 2.- A partir del 17/03/2020 las denuncias deberan ser ingresadas presencialmente en las Inspecciones del Trabajo, para ello los trabajadores/as contarén con un formulario denominado “Solicitud especial de fiscalizacién’, que les sera proporcionado en la Inspeccin del Trabajo o que podran descargar desde el Portal de la DT www.direcciondeltrabajo.cl, siendo obligatorio llenar el campo destinado a correo electrénico y teléfono del empleador. 3.- Todas las Inspecciones de! Trabajo deberan disponer de una caja/buzén para recepcionar este tipo de solicitudes, las que serén retiradas al finalizar el horario de atencién de piblico para estampar la fecha de recepcién y entregarias al Jefe/a de Inspeccién. 4. Los Jefes/as de Inspeccién determinaran las solicitudes de fiscalizacién que serdn ingresadas al DTPLUS teniendo en consideracién el cumplimiento de las presentes instrucciones, siendo obligatorios los siguientes requisitos: ¥ Individualizacién completa del denunciante y medio de contacto ¥ Individualizacién del empleador ¥ Correo electrénico del empleador ¥ Teléfono del empleador ¥ Que la solicitud contenga una o més de las materias pre-impresas Hecho el andlisis se debera disponer su ingreso en e! DTPLUS a través de los funcionarios de atencién de publico. 5.- En caso que la denuncia contenga otras materias, los Jefes/as de Inspeccién resolveran sobre su ingreso al DTPLUS y su tramitacién deberd ser en la modalidad remota. 6.- El resto de los formularios que no cumplan con los requisitos deberan ser archivados para una tramitacién posterior. 7.- Sila solicitud de fiscalizacién es ingresada a través de la oficina de partes, se debera exigir al portador de la misma que consigne su teléfono y correo electrénico. 8.- Excepcién a lo anterior constituyen los casos de accidentes del trabajo graves ylo fatales y cualquiera otra que estime la autoridad regional en mérito de la gravedad del caso, en cuyo caso se debera siempre realizar la visita a terreno conforme el procedimiento vigente junto con las medidas de resguardo pertinentes.* FORMULARIO ESPECIAL SOLICITUD DE : FISCALIZACION fe ; Datos del denunciante Fecha, 7 7 ‘| a Trabajador afectado o Organizacién Sindical a Trabajador no 2020 afectado Nombre denunciante/organizacién: RuU/RSU/Pasaporte Denunciante: Teléfono Celular (*): Teléfono Fijo: Correo electrénico (): Datos empresa denunciada Razin social (*) Rut empresa: Direccién empresa/faena (*) ‘Comuna (*): Region (*) Teléfono Fijo (): Teléfono Celular: Nombre contacto empresa (*): Correo electrénico (*) N° trabajadores establecimiento: (©) Esios daios son incispensabies para aiendar eu denuncia Si actta en nombre de otros trabajadores indique Nombre y Apellidos Materias denunciadas (marcar con X) No pagar remuneraciones Fuero No otorgar trabajo convenido Accidente de trabajo grave o fatal Inexistencia agua potable Otra RELATO DE HECHOS: (Concretar el motivo, acompafiando documentacién justificativa si la tiene). Por favor, para faciltar el éxito de la actuacién inspectora, resulta necesario que realice una breve descripcién de los hechos denunciados.[a presente denunca puede sar envegada en cualqueroficna o inspeccion del Trabajs. En razén de haber decaredo el Gobiemo de Chie “Aleta Sanitaria" a todo e!terroro de la Repdblca, a través del Decreto 'N°4 de 2020, cel Ministero de Salu, as instrucciones impartdas en el GAB. PRES. N'003 de 2020 en relacion al brote {e! nuevo coronavirus (COVID-18),emiticas con el objeto de dar cumplimieno ala garantia consituconal Gesita en el ‘ticulo 19 numeral t) de nuestra Carta Fundamental, es que este Servicio habilta temporalmente este formulario de ‘denuncia, la que podra ser tramitada por esta via depenclendo de la coningencia santarialiL- INSTRUCGIONES ESPECIFICAS PARA CONCILIACION Y MEDIACION A) GONGILIACION 4. INGRESO DE RECLAMO iE Presencial: Se dispondré en cada Oficina y en la plataforma web, un formulario de ingreso de Reclamos, que contendra la individualizacion de las partes y las materias mas recurrentes de Reclamo que ingresan los Usuarios, a efectos de evitar la exposicién de los usuarios y la permanencia de largo tiempo para ser atendido en cada Oficina. El Documento deberé ser llenado por cada usuario y depositado en la oficina de partes. Igualmente, el usuario podra ingresarlo a la casilla web RECLAMOS@DT.GOB.CL. En esta modalidad, el Reclamo quedaré pendiente de registro para asignar el Folio correspondiente en la Plataforma informatica, accion que se deberd realizar a mas tardar el dia habil siguiente. Una vez registrado en la plataforma informatica por parte del Funcionario de la Oficina, debera comunicar al usuario via correo electrénico y/o al teléfono que registre, del ntimero de folio asignado y de la fecha y modalidad en que se desarrollaré el Reclamo. Para la citaci6n, se estaré al plazo mas breve disponible segun la propia agenda de la oficina resolutora, debiendo dejar un minimo razonable de tiempo para que se pueda efectuar la notificacién de la citacién con una antelacién minima de siete dias hébiles previos a la fecha de la audiencia, contados de lunes a viernes. El funcionario que ingrese el reclamo, debera solicitar el correo electronico y telefono del Reclamante y del Empleador, a efectos de contar con mayores antecedentes para notificar a las partes. ii. Pagina Web: Junto con la medida anteriormente _sefialada, alternativamente los usuarios podran ingresar directamente el Reclamo a través de la pagina web del Servicio www.direcciondeltrabajo.cl, en la seccion de trémites para trabajadores (no Mi DT), opcién: “Audiencia de Conciliacién o Reclamo”, originandose el reclamo correspondiente y el comprobante de ingreso del mismo con su respectiva citacién, el documento constara con el cédigo de oficina resolutora e indicard el lugar en que se celebrara la audiencia. El Jefela de la Unidad de Conciliacién o Inspector/a del Trabajo de la Oficina Resolutora, debera diariamente revisar en pestafia Reclamos ~ Administracion — Reclamos Trasladados, la existencia de reclamos con nombre de funcionario “Ingreso via web", Cédigo de Oficina 2000, de los cuales podra obtener el Comprobante y la Citacién del reclamo, pinchando la opcién “ver” de cada columna, En el evento excepcional de que las condiciones sanitarias hagan obligatoria las audiencias remotas, el Jefe de Oficina Resolutora, informara a los usuarios que no deberan comparecer presencialmente a las Inspecciones, sino que deberén enviar la documentacién laboral a la casilla de correo CONCILIACION@DT.GOB.CL 2. NOTIFICACION DEL RECLAMO i. Correo Electrénico: Ingresado el Reclamo presencialmente mediante el Formulario de Ingreso o por atencién de Funcionario Asistente Laboral, debera remitir el formulario a la Oficina resolutora, la que deberd notificar por Correo Electrénico al Empleador que ha sido reclamado. De no haber aporiado este dato el trabajador, e! funcionario de la Oficina Resolutora deberé realizar las siguientes acciones:1, Busqueda en sitio web de la empresa de los datos de contacto y casillas de correo a efectos de comunicar el reciamo y el requerimiento de documentacién, para responder al reclamo que se ha presentado en su contra. En respuesta a la informacién que efectiie el empleador, la Direccién del Trabajo deberd emitir un correo de respuesta que indique haber recibido conforme la informacion solicitada, advirtiendo que dicho correo se utiizaré en lo sucesivo para efectos de notificar los estados y etapas del proceso 2. Registro en historial de reclamos, de los ultimos 6 meses registrados en el sistema DT Plus. 3. Registro en SIRELA, de los correos electronicos de las partes que consten en los instrumentos colectivos y proyectos/respuesta de contratos colectivos, registrados en la plataforma. 4. Cualquier otro medio 0 Aplicacién de red social (Linkedin), siempre que permita el envio de un mensaje interno y confidenci ii. Correo Certificado: En la eventualidad que no sea posible notificar por Correo Electrénico, la Notificacién de Presentacién de Reclamo debera realizarse mediante correo certificado de Correos de Chile, a mas tardar el dia habil siguiente de ingresado el reclamo, siendo responsabilidad de! Jefe de Unidad de Conciliacién/Oficina y Notificador de la Oficina. Al respecto, tratandose de un plazo de dias, estos se contabilizarén de lunes a viernes, conforme lo establecido en la Ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administracién del Estado. 3. REVISION DOCUMENTAL A efectos de propender al cumplimiento de la normativa, pero resguardando la integridad fisica tanto de los Funcionarios como de los Usuarios, el Reclamado debera enviar en un plazo maximo de 2 dias habiles desde la fecha de la comunicacién, a la casilla de correo electronico CONCILIACION@DT.GOB.CL, los documentos laborales en formato PDF que han sido indicados para responder al Reclamo, sefialando en el “Asunto” del Correo el Ntimero del Reclamo, Ej. 2000/2020/100. En caso excepcional y de no ser posible el envio mediante correo electrénico, el _empleador reclamado deberé remitir la documentacién a la Inspeccién del Trabajo més cercana, a objeto de que el funcionario de Oficina de Partes, derive la documentacion a la Unidad de Conciliacion o Jefe de Oficina correspondiente, mediante correo electrénico con la documentacién escaneada. En la documentacién aportada por el Empleador debera adjuntar una Declaracion Jurada detallando la documentacién que presenta. 4, AUDIENCIA . Presencial: Las audiencias que se realicen, deberan realizarse de la forma més simplificada posible, a objeto de evitar la exposicién de las partes intervinientes en una audiencia. Hay que tener presente que el Conciliador en esta etapa deberé haber efectuado la revision de la documentacién solicitada al Reclamado, teniendo una conelusién tanto de las materias adeudadas por el empleador como de los montos a pagar al trabajador, como asi también la identificacion de las infracciones que surjan de la revision documental. En concordancia con lo anteriormente sefialado, en la fecha establecida para la audiencia, el conciliador deberd propender a simplificar las etapas de didlogo y cierre, enfocdndose en lograr la solucién del conflicto. Las audiencias de Conciliacién no podran tener una duracién mayor a 30 minutos.ii, Remota: Una vez recibida la documentacién enviada por el empleador a la casilla CONCILIACION@DT.GOB.CL, el jefe de la oficina resolutora o del Centro de Conciliacién correspondiente, debera derivar dicha documentacién al correo del conciliador asignado conforme su carga diaria a mas tardar al dia habil siguiente. El conciliador actuante, una vez recibida la documentacién deberé: 1. Realizar acta en formato Word. 2. Completar datos de la individualizacion de las _ partes Reclamante/Reclamado. 3. Omitir etapa de declaracién inicial de las partes en relacién al despido. 4. Realizar la revisién documental, consignando lo constatado en acta 5. _ Enel evento de que, durante la revision documental, el empleador hubiere realizado propuesta de finiquito al Reclamante, el Conciliador actuante le remitira dicho documento al trabajador, a objeto de que éste lo acepte o rechace: 5.1 En caso de aceptacién, se comunicard al Reclamado, que podra iniciar el proceso en plataforma Mi DT, Finiquito Laboral Electrénico, quedando el proceso con tipo de término Conciliado. Sin perjuicio de poder concurrir ante un Ministro de Fe que sefiala la Ley para su ratificacion. 5.2 Si el Reclamante no se pronuncia sobre su aceptacion la propuesta caducaré; si la rechaza, se dara por finalizado el procedimiento. En este caso, el Conciliador actuante emitird el Acta, incorporando la razén u omision del Reclamante a la Propuesta, quedando el proceso con tipo de término Sin Conciliacién. 6. Cierre. Una vez evacuada el Acta, debera comunicarse dicho resultado, tanto al Empleador como al Trabajador, informando el resultado de la revisién documental y las sanciones detectadas. 7. Constatacién de sanciones consignadas en el Acta, en caso de ser procedentes. B) MEDIACION 4. Solicitud de Mediacion: Se dispondra en cada Oficina, un formulario de ingreso de Mediaciones solicitadas, que contendra la individualizacién de las partes y las materias o conflictos a mediar. A efectos de evitar la exposicién de los usuarios y la permanencia de largo tiempo para ser atendido en cada Oficina, el documento deberd ser llenado por cada usuario y depositado en un buzén o dispositive que habilite la oficina para su depésito indicando el tipo de Mediacién. Igualmente, el usuario podré ingresario a la pagina web de la Direccién del Trabajo www.direcciondeltrabajo.cl. En esta modalidad, la mediacién quedara registrada como Mediacién ITEL, susceptible de ser aceptada o rechazada por los Coordinadores de Relaciones Laborales o Jefes de Centro, segtin corresponda, en atencién a las instrucciones vigentes de la materia. En el caso de las Mediaciones derivadas de un proceso de Negociacién Colectiva, se estar a lo que disponga las Unidades de Relaciones Laborales, conforme al curso del procedimiento. Debiendo comunicar inmediatamente a las Coordinaciones de Relaciones Laborales y Centros de Conciliacién la solicitud de Mediacién Obligatoria o Voluntaria. En los casos de Mediacién por Vulneracién por Derechos Fundamentales, el agendamiento de mediaciones dependera de la admisibilidad y resultado del proceso de investigacién que determine la Coordinacién o Unidad Juridica segin corresponda.2. Invitacién / Citacién: La Coordinacién de Relaciones Laborales, verificara la disponibilidad de la agenda de los mediadores de la Regi6n, a efectos de otorgar la hora de reunion mas inmediata atendida la urgencia del caso. En este sentido, se procurara la menor exposicién de los funcionarios y partes intervinientes del caso, de acuerdo a la posibilidad de postergacién de la audiencia siempre que esta fuere posible de realizar en un tiempo futuro sin arriesgar los derechos de las partes intervinientes. La comunicacién debera efectuarse mediante correo electrénico requerido al momento del ingreso de la solicitud o presentacién, de no consignarse este dato, se deberé comunicar telefénicamente a las partes en atencion a los datos aportados en dicho documento. La Coordinacién de Relaciones Laborales al momento de efectuar la invitacion debera propender que en lo posible las partes asistan con la mayor cantidad de Propuestas de acuerdo. Asimismo, que los asistentes se limiten en la medida de lo posible en asistir cumpliendo un quérum de representacién suficiente para establecer los acuerdos, pudiendo proponerse la delegacién de poder en uno de los miembros de la comisin negociadora de ser procedente. En todo caso, se sugiere que no sean més de dos personas por parte, lo anterior, a efectos de reducir la exposicién y permanencia en reuniones que se programen para cada proceso. Sin perjuicio de lo expuesto y dependiendo de la contingencia, el Coordinador de Relaciones Laborales con la autorizacién del Director/a Regional y comunicando al Departamento de Relaciones Laborales, podra sugerir y evaluar la suspensién 0 prérroga de la mediacién, lo que dependera de los plazos legales asociados. 3. __ Actas: El mediador, deberé registrar las actas levantadas en el proceso en el sistema informatico SIRELA inmediatamente concluido el procedimiento, conforme las instrucciones vigentes.Reclamo Administrative Fecha: Sr{a). Inspector (a) del Trabajo, Datos del reclamante: Nombres y apel RUT Domicitio Correo electrénico (Obligatorio) : Teléfono de contacto Régimen de Salud Régimen Previsional Inicio de relacién laboral (DD/MM/AAAA) ‘Término de relacién laboral (DD/MM/AAAA) :_ Datos del reciamado: Razén social RUT Domicilio Teléfono de contacto Correo electrénico : Materia (s) reclamada (s): [Concepto Selecciona (SI/NO) | Fecha Inicio Fecha Término Finiquito Indemnizacién falta de aviso previo. Carta de Aviso de Término de Contrato Remuneraciones I Cotizaciones AFP Cotizaciones INP. Cotizaciones CCAF Cotizaciones MUTUAL Otros: Firma del ReclamanteLICITUD DE MEDIACION FECHA: TNSPECCION: Mediacién Laboral: Ante un conflicto laboral colectivo o individual, en clernes o ya deciarado, el empleador y/o los trabajadores pueden solictar Mediacién Laboral ante la Direccién del Trabajo, con el fin de buscar soluciones. En qué consiste?: Empleador y/o trabajadores, mientras se encuentre la relacién laboral vigente, pueden solictar a la inspeccién del Trabajo una Mediacién Laboral, endo éste un modelo de solucién alternativa de conflicts, en el cual las partes involucradas buscan generar soluciones, auxiliadas por un tercero Imparcial, quien actéa como moderador, con el fin de facilitar la comunicacién, En el transcurso de la mediacién se espera que sean las proplas partes involucradas las que logren generar las alternatives més apropiadas. El objetivo de esta instancia es poder incorporar una cultura de didlogo y colaboracién, a través de la busqueda pacifica de acuerdos y de prevencién y solucién de los conflicts laborales. 1. SOLICITANTE NOMBRE: ‘A EMPRESA 2. IDENTIFICACION DE LAS PARTES EN bag: CONFLICTO (En lo posible [CAE: completar todos | los datos) FONOS DE CONTACTO: ‘CORREO ELECTRONIC: 8. TRABAJADORES (individual u organizacion) NOMBRE: RUT: FSU: DOMICILIO® FONOS DE CONTACTO: (CORREO ELECTRONICO: ‘TIPO DE MEDIACION 3. CARGO QUE DESEMPERAN LOS AFECTADOS 4, IDENTIFICACION DEL PROBLEMA (Temas en conflicto)Nota: Un Mediador de la regién tomaré contacto con Ud. inicalmente, de manera confidencial, para recabar mayores antecedentes y far fecha de una primera reunién.IV.-_INSTRUCCIONES ESPECIFICAS PARA ORGANIZACIONES SINDICALES Y NEGOCIACION COLECTIVA a) Protocolo de atencién a usuarios de manera presencial. Se reitera la vigencia de las instrucciones en orden a que los documentos a depositar deben ingresar de manera directa en la Oficina de Gestién documental, sin visacion alguna por parte de la Unidad de Relaciones Laborales. En consecuencia, los funcionarios de las Unidades de Relaciones Laborales deberan limitarse a atender usuarios que concurran a hacer consultas y coordinar actos de votacién. En la atencién presencial de consultas los funcionarios se recomienda evitar muestras de cortesia que impliquen contacto fisico con los usuarios, manteniéndose a una distancia de un metro de aquellos, promoviendo la utiizacién de los canales remotos para consultas y coordinaciones de distinta naturaleza. b) Protocolo de actuacién de ministros de fe en votaciones que no resultase posible postergar. En la coordinacién de los actos de votacién, si no resultase posible su aplazamiento para una fecha posterior, se deberd indicar que el local de votacién debe garantizar que los votantes se mantengan apartados entre si y con quien concurra como ministro de fe a lo menos 1 metro. Respecto al numero de votantes en un mismo lugar se deberd sefialar que no podra ser superior a lo que indiquen las disposiciones vigentes a esa fecha de la autoridad sanitaria, debiendo ajustar ese numero al tamario del local y a la distancia minima que debiese existir entre ellos. Se debera solicitar a los requirentes, ademas, que provean los medics suficientes a los asistentes al acto para que puedan sanitizar sus manos con anterioridad a la emisién del voto. Los ministros de fe deberan concurrir premunidos de mascarilla y alcohol gel. Terminada la votacién se recomienda sanitizar las manos antes de abrir la urna y realizar el conteo de los votos, repitiendo el proceso antes de levantar el acta. c) Protocolo de actuacién en audiencias de reclamacién de legalidad. En lo posible se deberan realizar aquellas mediante sistema de video conferencia. Si ello no fuese factible debera informarse a las comisiones negociadoras que a la audiencia solo podra asistir un representante por cada una, debiendo los demas integrantes otorgar poder simple al asistente. En caso de que las partes se nieguen y concurra la totalidad de la comisién negociadora, el funcionario a cargo suspendera aquella fijando una nueva fecha, a la cual cada representante deberd concurrir con los antecedentes ya revisados. d) Promover acuerdos de ampliacién de plazo de negociacién para diferir fecha de votacién de huelga. En el caso de todos los procesos de negociacién que se encuentran proximos a la votacién de huelga y atendida la emergencia sanitaria decretada en el pais, la Coordinacién de Relaciones Laborales con copia de la Inspeccién correspondiente remitiré un correo electrénico a las partes a fin de orientarlas en orden a que acuerden la ampliacién del plazo de la negociacién de conformidad al inciso tercero del articulo 348 del Cédigo del Trabajo, por a lo menos dos meses contados desde la fecha en curso, postergandose asi la fecha de votacin de huelga. Al correo en cuestién se adjuntaré modelo de Acta de acuerdo, el cual se acompafia. Esa Acta deberé ser remitida escaneada por esa misma via firmada por ambas comisiones negociadoras.‘Se seguiré la misma instruccién en lo que corresponda a procesos de negociacién que debiesen votar la huelga dentro de! mes que sigue a la fecha actual. e) Protocolo de actuacién en audiencias de designacién de arbitros y de constituci6n del tribunal arbitral. En lo posible se deberan realizar estas audiencias mediante sistema de video conferencia. Si ello no fuese factible debera informarse a las comisiones negociadoras que a la audiencia de designacién solo podra asistir un representante por cada una, debiendo los demas integrantes otorgar poder simple al asistente. En caso de que las partes se nieguen y concurra la totalidad de la comision negociadora, el funcionario a cargo suspendera aquella fijando una nueva fecha, a la cual cada Tepresentante debera concurrir con su propuesta de nominacién. En lo que corresponde a la constitucién del tribunal arbitral solo podré concurrir un representante de cada comisién negociadora.ACTA DE ACUERDO DE AMPLIACION DE PLAZO DE NEGOCIACION COLECTIVA Con fecha sn Se reunen .. ae ne wernt todos integrantes de la comisién negociadora sindical y ee i : eee eevee rates todos integrantes de la comisin negociadora de la empresa, para acordar, de conformidad a lo dispuesto en el inciso tercero del articulo 348 del Cédigo del Trabajo, por la mayoria absoluta de ambas comisiones negociadoras, de manera previa a la oportunidad para la votacién de la huelga, la ampliacién del plazo de la negociacién colectiva por un total de ............ dias a contar de la fecha de hoy. En consecuencia, la votaci6n de la huelga debera llevarse a cabo entre el .......... Yel.. ., fecha esta Ultima donde se producira el vencimiento del plazo de la negociaciénV.- REPORTE MENSUAL DE CONTINGENCIAS (FORMATO) Centro Responsabilidad ] (CR) Fecha reports: Responsable del reporte: Jefatura CR: | El siguiente reporte busca dejar una bitacora de las contingencias acontecidas que impidan el cumplimiento de indicadores asociados a incentivos, que sean calificables como “causa externa’. Este reporte, asi como también los medios de verificacién adicionales que permitan verificar su informacion, deben ser cargados en la plataforma SIG- BSC del servicio al momento de rendir los resultados mensuales de los indicadores, para dejar un registro consistente de los efectos en los indicadores especificos que hayan sido afectados por contingencias. Periodo analizado: Incentivo afectado (PMGI/CDC/AED/ ADP): Indicador y meta: Medicién a la|Me |En|Fe|M A |Ma|Ju|J |Ag]Se|O |No|Di fecha s le |b |ar|brly |n |ullo [p (ct |v |e (numerador yy [Nu | denominador | m mensual a la|De fecha) n Me | ta L Resumen de contingencia su alcance: Analisis cuantitativo del impacto?: Medio verificador®: + Se define causa externa como causas “.. calficadas y no previstas que limiten seriamente el logro de los objetivos de gestién, tales como hechos fortuitos comprobables, catdstrofes y cambios en la legislacién, como también las reducciones presupuestarias externas al ministerio del cual depende o con el cual se relaciona, siempre que afectaren items relevantes para el cumplimiento..” ? Considerar todos los elementos cuantitativos de la contingencia, por ejemplo: asistencia/inasistencia de funcionarios (y cudntos funcionarios), cierre de oficinas, cortes de energia, desastres, aumento 0 disminucién de demands por servicios, entre otros. Incluir cuadros, gréficos u otros elementos que muestren el impacto numérico. # en caso de ser pertinente, incluir documentacién adicional que permita corroborar los andlissVL-PROTOCOLO DE TELETRABAJO. b CONCEPTOS QUE DEBES CONOCER ANTES DE TELETRABAJAR * _ Teletrabajo: Se entiende como una forma flexible de organizacién del trabajo que consiste en el desempefio de este fuera de su espacio habitual, durante una parte importante de su horario laboral, pudiendo realizarse a tiempo parcial o completo. Engloba una amplia gama de actividades y requiere el uso frecuente de TIC’s para el contacto entre el trabajador y la institucién. Pudiendo ser realizado por cualquier persona, independiente de su género, edad y condicién fisica. * CSIRT (computing security incidents response team): Equipo de respuesta ante incidentes seguridad informatica, el cual busca fortalecer y promover buenas prdcticas, politicas, leyes, reglamentos, protocolos y estandares de ciberseguridad en los érganos de la Administracién del Estado, las Infraestructuras oriticas del pais y la Republica de Chile en su conjunto, para que el proceso de transformacién digital de cara a los ciudadanos se consolide con la mayor seguridad posible, sustentado tanto en el desarrollo de un ecosistema digital seguro y resiliente, como en la creacién de una capacidad de respuesta — preventiva, reactiva y proactiva — a los incidentes de ciberseguridad que afecten Su integridad, disponibilidad 0 confidencialidad. * Spear Phising: Es una estafa de correo electrénico 0 comunicaciones dirigida a personas, organizaciones o empresas especificas. Aunque su objetivo a menudo es robar datos para fines maliciosos, los cibercriminales también pueden tratar de instalar malware en la computadora de la victima. * Malware: “software malicioso" es un término amplio que describe cualquier programa 0 cédigo malicioso que es dafiino para los sistemas * Office 365: Plataforma de Microsoft que contiene toda la ofimatica (Word, Excel, Power Point), pero ademas permite comunicacién y colaboracién alojada en la nube * Teams: Esta aplicacién permite a los usuarios crear un "rea de trabajo" en el que poder ser mas productivos y eficaces en su labor. Dentro de una misma rea, los usuarios podrén disponer de un chat instantaneo en el que debatir las decisiones a tomar, la posibilidad de uso de las diversas herramientas Office 365, asi como compartir contenidos importantes en tiempo real. Otra de las funcionalidades destacadas de Teams es que permite realizar o programar reuniones. * Onedrive: servicio online de la suite de office 365 que permite almacenar archivos en linea (almacenamiento en nube) para que el usuario pueda acceder a estos desde cualquier dispositivo conectado a internet. * VPN: Virtual Private Network, es una tecnologia de red que se utiliza para conectar una o mas computadoras a una red privada utilizando Internet. De este modo, el tréfico que se genera viaja cifrado y se dificulta que un tercero pueda robar informacién confidencial.2. REQUISITOS BASICOS * Se debe requerir autorizacién de la jefatura directa, Se detalla en el punto 54 * _ El funcionario debe contar con un computador con conexién privada a internet. En ningdn caso se puede conectar a una ted piiblica, entendiendo por ello @ la conexién que nos ofrecen en algunos bares, cafeterias, hoteles o restaurantes. * _ Elequipo debe tener el sisterna operativo actualizado (Window 10), ademas de un antivirus. Se detalla el procedimiento de seguridad en el punto 3. * Si el trabajo realizado requiere tener acceso a sistemas que no estan expuestos a la red, el jefe de departamento debe solicitar al jefe del departamento de tecnologias el acceso identificando a los funcionarios y él tipo de acceso que requieren. Estos permisos se deben solicitar al menos con 3 dias de anticipacion. Se detalla el procedimiento en el punto 5. 3. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD* * _ Evitar conectarse a internet desde Wi-Fi publico a la red institucional, * _ Reforzar a los usuarios permanecer alerta respecto a correos electrénicos fraudulentos, ya que CSIRT ha constatado un aumento de Phishing y spear Phishing en el ultimo tiempo. Ante cualquier duda o sospecha del funcionario sobre una amenaza, Phishing malware, contactarse con el encargado de su 4rea de ciberseguridad/Ti/soporte. + Recalear a los funcionarios las politicas de seguridad de informacién interna, como uso de los dispositivos méviles, uso de los equipos personales, borrado de datos y documentacién confidencial, asi como la politica de escritorio limpio * Si se utiliza un equipo compartide en el hogar, crear un perfil nuevo especifico para trabajar. * Tener equipos de conexién remota fuera de la oficina con softwares y sistema operativo actualizados. * Tener equipos de conexién remota fuera de la oficina con software antivirus. 4. ORGANIZACION Y COORDINACION CON EL EQUIPO DE TRABAJO PASO 1: El coordinador del equipo debe definir la herramienta que utilizaran para teletrabajar, esto puede ser via e-mail o via Teams. “ PROTOCOLO DE SEGURIDAD PARA TRABAIO A DISTANCIA, CSIRTtres Bh coat $2 eet, PASO 2: Si la definicién es via Teams, el coordinador de equipo debe generar un equipo virtual con todos los integrantes a su cargo. Unirse @ un equipe o crear uno ee SF * Be Agregera ngnpe iin. Ui eam eae conn PASO El equipo de trabajo debe acordar el horario en el que estaran disponibles para comenzar y terminar la jomada de trabajo. PASO 4: El coordinador debe dejar agendadas las reuniones de inicio y fin de jornada,PASO 5: Para comenzar la jomada de trabajo, cada integrante del equipo debe reportarse de manera virtual a la hora acordada, indicando que esta disponible para recibir requerimientos. PASO 6: Una vez que todos los integrantes se hayan reportado o que se haya cumplido el horario de inicio de jornada, se debe realizar una reunién virtual para acordar las tareas que desarrollaran durante el dia, indicando las responsabilidades de cada uno de los integrantes. Estas tareas deben ser distribuidas de manera equitativa y deben ser alcanzables de realizar durante el dia, PASO 7: Al finalizar el dia, el equipo debe reportar sus actividades a través de la herramienta colaborativa definida.5. PROCEDIMIENTO PARA CONEXION A SISTEMAS DESDE EL HOGAR 5.1 Procedimiento para solicitar VPN Paso 1: Los jefes de departamento deben coordinar a nivel nacional quienes son los funcionarios o extemos que realizarén teletrabajo. Para esto, deben tener la claridad que tipo de sistema utiliza para la realizacién de sus tareas diarias. Dependiendo de esto se debe ver la necesidad de tener VPN. En el caso de DTPLUS no se requiere este tipo de conexién, para el resto de los sistemas si es requerido. Paso 2: EI Jefe de Departamento debe coordinar con el jefe del Departamento de Tecnologias de la Informacién la solicitud de VPN, la cual se coordinara mediante el equipo de la unidad de sistemas. Paso 3: En el caso de solicitar VPN a funcionarios, el jefe de departamento respectivo debe enviar los siguientes datos: * Nombre y email del funcionario * __ Indicar acceso a qué plataformas necesitas acceso (especificar) * _Indicar acceso a equipo local, indicar IP de su equipo. * ___Sinecesitan tener conexién a Internet mientras estan con la VPN activa (VPN Passthru). Lo anterior implica usar recursos Azure, Teams y Office 365. Paso 4: En el caso de solicitar VPN a externos, el jefe de departamento debe enviar los siguientes datos: * Nombre y email de la persona, ademas indicar el jefe superior o jefe de proyecto DT que seré contraparte. * _ Indicar acceso a qué plataformas necesitas acceso (especificar) * ___ Sinecesitan tener conexién a Intemet mientras estén con la VPN activa (VPN Passthru). Lo anterior implica usar recursos Azure, Teams y Office 365. Paso 5: Una vez solicitada la VPN a la unidad de sistemas, ésta debe hacer la solicitud a Entel, para lo cual se debe tener una consideracién de tres dias para generar la cuenta. Una vez ocurrié el acceso se les enviaré cada funcionario, a través de sus correos el nombre de usuario y password para ingresar. 5.2 Procedimiento para utilizar la VPN Paso 1: Se recomienda usar sus equipos institucionales (laptops), en caso de usar sus computadores particulares, estos deben tener antivirus instalado,ademas del sistema operativo actualizado, con el fin de tener los parches de seguridad requeridos. Paso 2: Los equipos deben tener instalado el aplicativo Forticlient. En el caso de los equipos institucionales deben solicitar a la unidad de soporte (DTisoporte@at gob.cl) la instalacién de dicho aplicativo, Para esto se verificara que el funcionario esté efectivamente autorizado por su jefatura para teletrabajar, lo cual seré administrado por la unidad de sistemas (DTisistemas@at.gob.cl). En el caso de los funcionarios que utilicen equipos propios, deben descargar el mismo aplicativo desde el siguiente enlace: https:/Avww.forticlient. com/downloads && AppStore && Play Store. Para esto la IP de conexién DT es la 200.72.242.2. Paso 3: El firewall DT y Entel detectara acceso irregular a Internet, esto es capturado si estan en una sesién VPN, por lo cual se recomienda apagar 0 bajar cualquier aplicacion irregular (Torrent, P2P, ToR, Juegos de red, etc) mientras estén conectados. Asi mismo si el equipo esta bajo algin mando y control que ustedes desconozcan podria ser detectado. Paso 4: En caso de que nuestra plataforma detecte un acceso irregular a Internet sera reportado al funcionario y la jefatura correspondiente, con el fin de mitigar y cortegir sus equipos. Asimismo, en caso de reincidencia, sera bloqueada la cuenta VPN, lo cual también sera comunicado a la jefatura directa. 5.3 Procedimiento para utilizar los sistemas institucionales bajo VPN. Paso 1: Verificar que se tiene instalada la aplicacién forticlient, descrita en el procedimiento anterior. Paso2: —_Conectarse a aplicacién forticlient e ingresar el nombre de usuario y password que se les asigné personalmente. Una vez ingresadas las credenciales puede navegar en los sistemas insfitucionales autorizados.