SUPPLY CHAIN MANAGEMENT AND BUSINESS DIAGNOSIS

REPORT

This report was collected using the MIT GeneSys App

OVERVIEW
The following report presents a summary of the data collection conducted by Ximena Ponce
at the company AgroPartners located at Departamento de Santa Cruz, Bolivia, during the
period between 28/11/2019 and 03/05/2020.

The guidelines used by the analyst (1) were developed by the MIT GeneSys research group
as part of the research conducted on Supply Chain Management for small firms in
developing countries. The MIT GeneSys methodology (2) incorporates five dimensions:
Company Profile, Business Practices, Supply Chain Management Practices, Lean Practices,
and Behavioral Operations. Visit http://genesys.mit.edu to learn more about it.

The report first provides a set of recommendations that was built applying the MIT GeneSys
Priorities Framework (3). Later, it presents the level of adoption of Business and Supply
Chain Management Practices, and the time breakdown for the Behavioral Operations
Section of the data collection. Finally, you can find your answers in the last section of the
report.

Please note that the data used to build this report relies on the expertise of the analyst and
the accuracy of the information provided by the decision maker (4). Further analysis might
be required to improve the quality of the recommendations.

In case you have any questions, you can reach out to the MIT Genesys research group at
geneys-app@mit.edu or visit http://genesys.mit.edu

Sincerely,

MIT GeneSys Team

1. Refers to the person that collected the data using the MIT GeneSys App who is external to the company
2. https://sustainablelogistics-dev.mit.edu/wp-content/uploads/2019/02/Data-Collection-Guidelines-5.0.pdf
3. https://ctl.mit.edu/pub/thesis/100-question-supply-chain-priorities-small-firms
4. Refers to the interviewed person who is a company member
 General recommendations
The GeneSys Priorities Framework

Below you can find a list of recommendations for your company in terms of your business
and supply chain practices. The list includes the top 10 best practices that are tailored for
the context and expertise of your company. The recommendations have been selected by
taking into account the data the local analysts collected, and based on the MIT Genesys
Priorities Framework (3).

1. Knowing how much cash the business has on hand at any point in time via the use of
the records.

2. Define the priority rules for production/service orders.

3. Meet periodically with the main suppliers.

4. Knowing from at least one former customer the reasons of why they have stopped
buying from the business.

5. Keeping records of the supplier's lack of compliance with lead time or quality.

6. Knowing the amount of days of raw materials inventory level.

7. Knowing the steps and processes to make products or offer services.

8. Ask a supplier about the products that are selling well in this business' industry.

9. Determine the minimum inventory level needed for supplies and finished goods.

10. Knowing the amount of days of finished goods inventory level.

 MIT GeneSys Methodology Dimensions
Results by Dimension

Figure 1: 5-dimension methodology for micro and small business growth (Velázquez-Martínez and Tayaksi,
2018)

1. Business Practices

The level of adoption of business practices is measured by considering key activities in four
different areas:
Replenishment and Inventory Policies refers to activities that provide visibility and control
over the company's inventory.

Cost Control and Bookkeeping covers activities related to the ability to keep records of
business transactions and track expenditures.

Financial Resources Management includes financial planning activities such as the

elaboration of financial statements and measuring financial performance.

Marketing and Sales incorporates activities involving sales and advertisement of products
or services and understanding competitors.

The following graph compares the performance of AgroPartners in terms of adoption of

business practices relative to the average and the top performer. The averages and top
performer's values correspond to companies in the same sector, industry and size as
AgroPartners.
 AgroPartners Country Bolivia All T= 153
N= 2
Score Average ± std Average ± Top
std Performer
Cost Control and Bookkeeping 88 82% ± 7% 73% ± 26% 100
Replenishment and Inventory 70 75% ± 5% 65% ± 25% 100
Policies
Financial Resources 100 100% ± 0% 67% ± 27% 100
Management
Marketing & Sales 75 57% ± 19% 60% ± 24% 100

* where N next to Country is the number of companies surveyed in the same country, and T next to All the total
number of companies surveyed.

2. Supply Chain Management Practices

The level of adoption of Supply Chain Management (SCM) practices is measured

considering key activities classified in four different areas:
Supplier Relationship Management includes practices and processes related to the
interactions with suppliers and how to improve the outcome of those interactions.

Customer Relationship Management incorporates activities targeted at maintaining and

improving the service level and quality offered to customers.

Operations Management refers to activities that involve producing goods or services in an

 efficient way.

Planning and Business Processes covers practices related to inventory policies and setting
production standards.

The following graph compares the performance of AgroPartners in terms of adoption of

SCM practices relative to the average and the top performer. The averages and top
performer's values correspond to companies in the same sector, industry and size as
AgroPartners.

AgroPartners Country Bolivia All T= 153

N= 2
Score Average ± std Average ± Top
std Performer
Supplier Relationship 60 70% ± 10% 67% ± 27% 100
Management
Planning and Business 57 66% ± 9% 79% ± 23% 100
Processes
Customer Relationship 75 75% ± 0% 81% ± 24% 100
Management
Operations Management 56 68% ± 12% 71% ± 26% 100
Practices

* where N next to Country is the number of companies surveyed in the same country, and T next to All the total
number of companies surveyed.
3. Behavioral Operations

This section presents an overview of how the decision maker manages time. This
information is intended to highlight the functional areas in which the manager spends most
of the time.

By combining this information with the results from the previous sections, analysts can
identify which functional area - and which activity within each functional area - provide the
most value for the company.

MIT GeneSys classification of activities and functional areas:

Functional Area Activity
Accounting & Finance Financial Statements
Costing & Budgeting
Accounts Payable / Receivable
Operations Product/Service Design
Demand Planning
Procurement & Purchasing
Production Planning
Production
Quality Control
Distribution
Raw Materials Inventory
Finished Goods Inventory
Sales & Marketing Prospecting
Sales
After-sales service
Advertisement
Human Resources Payroll
Training (Hard-Skills)
Coaching (Soft-Skills)
Recruiting
Support Information Technology
Legal
Other
Time Breakdown per Functional Area
Management & Finance time breakdown
Operations time breakdown
Sales & Marketing time breakdown
Support time breakdown
Human Resources time breakdown
 Results

1. General and Manager's Profile

Question Answer
¿En qué mercados vende la empresa? (Marca nacional
todos los que apliquen)
¿Con qué frecuencia se realizan las compras de manera periódica
de insumos o materia prima?
¿A cuánto ascendieron las ventas hace dos 750000
años?
Seleccione las áreas funcionales que están a operaciones
cargo de la persona entrevistada. ventas y marketing
¿Cómo paga la empresa a sus proveedores crédito
principales?
Último grado de estudios completado. postgrado (maestría, doctorado, etc.)
¿Qué porcentaje de procesos están 56
actualizados y se ejecutan como están
documentados?
En promedio, ¿cuántos días se demoran en 12
pagar sus clientes?
¿Tiene la empresa una deuda formal (con una sí
institución financiera)?
¿Cuál es la principal fortaleza de su empresa? Su posición en el mercado
¿Cuáles de estos indicadores se miden al satisfacción del cliente
menos una vez al mes? tasa de cumplimiento de pedidos
¿Cuál fue su utilidad bruta el año pasado? 47000
¿Cuántas horas por semana dedica la persona 5
entrevistada a la empresa?
¿Cuál fue su utilidad bruta hace dos años? 380000
¿Cuál fue su costo de ventas hace dos años? 60000
¿A cuánto ascendieron sus cuentas por cobrar 25000
al final del año antepasado?
¿Cuántos competidores directos tiene la 10
empresa?
¿Cuál es la estrategia de diferenciación que servicio
emplea la empresa para tener ventaja frente a relaciones
sus competidores? reputación
Puesto de la persona entrevistada en la Gerente Comercial
empresa.
¿Cuál fue su costo de ventas el año pasado? 350000
¿Cuántos empleados temporales tenía la 3
empresa al inicio de operaciones?
¿Cuál es la estrategia de producción de la no aplica
empresa?
Género de la persona entrevistada. masculino
¿La empresa tiene una deuda informal (con no
otra persona y/o informalmente con una
organización)?
¿Cuál es el horario laboral de la empresa? 8 horas
Número telefónico de la persona entrevistada. 71320494
¿A cuánto ascendió su efectivo al final del año 58000
pasado?
¿A cuánto ascendieron sus cuentas por cobrar 60000
al final del año pasado?
En promedio, ¿a cuánto asciende la utilidad 67000
bruta mensual de la empresa?
¿En cuántos días vende (o agota) su 45
inventario?
Clasifique las siguientes áreas funcionales en soporte (sistemas, legal, etc.)
orden ascendente con respecto a su recursos humanos
importancia (1 es menos importante y 5 más operaciones
importante). contabilidad y finanzas
ventas y marketing
¿A cuánto ascendió su efectivo al final del año 65000
antepasado?
¿Cuántos empleados permanentes tiene la 20
empresa actualmente?
¿La empresa es un negocio familiar? no
¿Cómo llega el producto al mercado? (Canales directo
de Distribución)
¿Cuántos empleados permanentes tenía la 12
empresa al inicio de operaciones? (Sin incluir
empleados temporales)
Selecciona las áreas funcionales que tienen contabilidad y finanzas
procesos documentados. ventas y marketing
soporte (sistemas, legal, etc.)
Clasifique las siguientes actividades en orden soporte (sistemas, legal, etc.)
ascendente con respecto al tiempo que les recursos humanos
dedica (1 el menor tiempo y 5 el mayor contabilidad y finanzas
tiempo). ventas y marketing
operaciones
¿Quién es el principal cliente de la empresa? consumidores (b2c)
¿Cuál es la principal área de oportunidad de El área comercial
su empresa?
Nombre completo de la persona tomadora de Luis Pedrasa
decisiones que estás entrevistando.
¿A cuánto ascendieron las ventas el año 550000
pasado?
¿Qué porcentaje de la deuda se paga cada 5
mes?
¿Cuántos años lleva trabajando en la 8
empresa?
En promedio, ¿cuántos días se demora usted 5
en pagar a sus proveedores?
Con base en la respuesta a la pregunta contabilidad y finanzas
anterior, selecciona las áreas funcionales que ventas y marketing
tienen procesos actualizados.
¿Hace cuántos meses adquirió la deuda más 5
antigua de la empresa (formal o informal)?
En promedio, ¿a cuánto ascienden las ventas 100000
mensuales de la empresa?
Dirección de correo electrónico de la persona lpedras@agropartners.com
entrevistada.
¿Cuántos empleados temporales tiene la 5
empresa actualmente?
¿Cuál es la capacidad productiva de la 30 clientes en un tiempo de 2 semanas
empresa? (En unidades, número de clientes,
etc. En un periodo de tiempo determinado)
Edad de la persona entrevistada. 35 - 40 años

2. Business Practices

Marketing & Sales

Existing Practices
¿Alguna vez ha visitado el
negocio de su competencia
para ver los productos/
servicios que ofrece? (BP)
¿Alguna vez ha visitado el
negocio de su competencia
para ver qué precios está
cobrando? (BP)
Non-existing Practices
Not applicable Practices
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que realizó
algún tipo de publicidad? (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que contactó
a un excliente? (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que contactó
a un cliente? (V)

¿Ha atraído clientes con una
oferta especial? (BP)
¿Se realizan ofertas o
promociones para aumentar
la clientela en temporadas de
demanda baja?
¿Alguna vez ha preguntado a
sus clientes si hay algún otro
servicio/producto que les
gustaría que su empresa
ofrezca? (BP)
¿Ha realizado algún tipo de
publicidad? (BP)
Replenishment and Inventory Policies
Existing Practices
¿Alguna vez ha contactado a
un excliente para preguntar
por qué dejó de comprar sus
productos/servicios? (BP)
¿Alguna vez ha consultado
con sus proveedores qué
productos/servicios se
venden bien en la industria a
la que su empresa pertenece?
(BP)
Non-existing Practices
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que evaluó
los precios de un competidor?
(V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que evaluó
los productos/servicios de un
competidor? (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que consultó
a un proveedor sobre los
productos/servicios que más
se venden? (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Con qué
tipo de oferta especial atrajo
clientes? (V)
Not applicable Practices
¿Sabe cuál es el nivel de
inventario de materias
primas?
 ¿Con qué frecuencia tiene
quiebres de inventario? (V)
¿Alguna vez ha intentado
negociar con sus proveedores
para obtener un mejor precio
de materia prima o
suministros? (BP)
Cuando realiza compras,
¿consolida órdenes para
beneficiarse de descuentos
por volumen?
¿Sabe en cuántos días se
acabaría el inventario de
materia prima asumiendo que
no adquiera nada más?
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuándo
fue la última vez que comparó
a sus proveedores con otros
proveedores? (V)
¿Sabe cuál es el valor
monetario del inventario de
producto terminado?
¿Sabe cuál es el nivel de
inventario de producto
terminado?
¿Mantiene registros de sus
roturas de inventario? (BP)
¿Sabe en cuántos días se
acabaría el inventario de
producto terminado
asumiendo que no adquiera/
produzca nada más?
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Puede dar
un ejemplo del resultado de
alguna negociación (términos
de pago, % de reducción de
precio, etc.)? (V)
¿Sabe cuál es el valor
monetario del inventario de
materias primas?
¿Considera el costo de
almacenar el inventario y la
fecha de expira (cuando
aplique) para tomar
decisiones en relación a
consolidar órdenes?
¿Alguna vez ha comparado
los precios o servicios
ofrecidos por sus proveedores
actuales versus otros
proveedores? (BP)
Financial Resources Management
Existing Practices Non-existing Practices Not applicable Practices
¿Tiene una meta de ventas o
ingresos para el próximo año?
(BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos la declaración del
año pasado? Aviso: No
necesita mostrar los números.
(V)
¿Compara las ventas reales
contra la meta propuesta?
(BP)
¿Elabora la declaración anual
de pérdidas y ganancias? (BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos este presupuesto?
Aviso: No necesita mostrar
los números. (V)
¿Elabora un balance general?
(BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos el reporte del año
pasado? Aviso: No necesita
mostrar los números. (V)
¿Elabora un estado de
resultados anual? (BP)
¿Elabora un estado de flujos
de efectivo anual? (BP)
¿Cuánto planea crecer la
empresa el próximo año
(como % de ventas)? (V)
¿Tiene un presupuesto de los
costos que su empresa tendrá
que afrontar el próximo año?
(BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Con qué
frecuencia compara las
ventas reales contra la meta?
(V)

¿Revisa el desempeño
financiero del negocio y
analiza cuáles son las áreas
de mejora? (BP)
Cost Control and Bookkeeping
Existing Practices
¿Mantiene registros escritos
del negocio? (BP)
Si tuviera que solicitar un
préstamo al banco, ¿Tiene
registros que documentan
que hay suficiente dinero cada
mes después de pagar los
gastos del negocio para pagar
el préstamo? (BP)
¿Se mantienen registros de
cada venta y cada compra?
(BP)
Non-existing Practices
¿Puede la empresa usar sus
registros para saber cuánto
efectivo tiene en cualquier
momento? (BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos el balance del año
pasado? Aviso: No necesita
mostrar los números. (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Con qué
frecuencia revisa el
desempeño financiero? (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos el reporte del año
pasado? Aviso: No necesita
mostrar los números. (V)
Not applicable Practices
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos un registro como
ejemplo? Aviso: No necesita
mostrar los números. (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cómo
utiliza registros para hacer el
cálculo del efectivo? (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Qué clase
de registros tiene? (V)
 (Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos el presupuesto
para este año? Aviso: No
necesita mostrar los números.
(V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuál es el
costo (como % del precio) del
producto que más le cuesta a
la empresa? (V)
¿Tiene un presupuesto escrito
que indique cuánto debe
pagar de renta, electricidad,
mantenimiento, transporte,
promoción y otros costos
indirectos? (BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Podría
mostrarnos un registro como
ejemplo? Aviso: No necesita
mostrar los números. (V)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuánto
aumentaron o disminuyeron
sus ventas el mes pasado
(como % del mes
antepasado)? (V)
¿Sabe qué productos tienen el
mayor margen de ganancia
por unidad? (BP)
(Si contestó "Sí" en la
pregunta anterior) ¿Cuál es el
margen de ganancia (como %
del precio) de su producto
más rentable? (V)
¿La empresa usa registros
regularmente para saber si las
ventas de un producto o
servicio aumentaron o
disminuyeron de un mes al
otro? (BP)
¿Calcula el costo para la
empresa de cada producto
que vende? (BP)

3. Supply Chain Management Practices

Operations Management Practices

Existing Practices Non-existing Practices Not applicable Practices
¿Se han identificado los
cuellos de botella para definir
la capacidad de planta?
¿Existen lineamientos, y se
siguen estrictamente, sobre
las condiciones en las que se
deben almacenar los
productos?
¿Se tiene descrito el proceso
de entrega de productos/
servicios?
¿Se tiene descrito el proceso
de recepción de materia prima
o suministros?
¿Se conoce la capacidad de la
planta o local?
¿Se conoce la utilización
actual de la capacidad
instalada?
¿Se conoce si la empresa es
capaz de abastecer la
demanda futura (aprox. 6
meses) con la capacidad
actual?
¿Se realizan conteos físicos
de materia prima o
suministros y se actualiza el
inventario periódicamente?
¿Se definen, y se siguen
estrictamente, las
especificaciones de los
productos/ servicios?
¿Se registra información de
las entregas a los clientes?
Supplier Relationship Management
Existing Practices Non-existing Practices Not applicable Practices
¿La relación con los
proveedores permite
compartir información de la
demanda y/o simplificar la
administración de las
órdenes?
¿Existe un directorio básico de
proveedores?
¿Se negocia el tiempo de
entrega con los proveedores?
 ¿Se reúne periódicamente con
sus proveedores principales?
¿Existe evidencia de la
generación de órdenes de
compra a los principales
proveedores?
¿Se registra el incumplimiento
de los proveedores de los
tiempos de entrega o calidad
del producto?
¿Existe un procedimiento
escrito para el proceso de
compras y se sigue
estrictamente?
¿Se negocia la forma de pago
con los proveedores?
¿Existe un directorio detallado
de proveedores?
¿Existe evidencia de acuerdos
escritos entre la empresa y
sus proveedores?
Planning and Business Processes
Existing Practices Non-existing Practices Not applicable Practices
¿Se tienen definidos, y se
siguen estrictamente, los
recursos necesarios para
cada producto/ servicio
(materiales, equipos, mano de
obra)?
¿Se tienen identificados los
productos/servicios que
generan mayor margen de
ganancia?
¿Se tienen identificados los
productos o servicios con el
mayor volumen de ventas
(cantidad)?
¿Se tienen definidas las rutas
o pasos necesarios para
hacer productos o servicios?
¿Se ha determinado un nivel
mínimo de inventario para
materia prima y/o producto
terminado?
¿Se conoce la rotación de
inventario de materia prima y
producto terminado?
 ¿Se ha determinado un nivel
máximo de inventario para
materia prima y/o producto
terminado?
Customer Relationship Management
Existing Practices Non-existing Practices Not applicable Practices
¿Se tienen definidas las reglas
de priorización de órdenes de
producción (o servicio)?
¿Se tienen definidas las reglas
de priorización para la entrega
de pedidos?
¿Se conocen los requisitos de
los clientes para aceptar la
entrega de un producto?
¿Existen criterios para aceptar
o rechazar ordenes de los
clientes?