Excel 2010 aprenda y domineIntroduccién Bienvenidos al libro “Excel 2010 Aprenda y Domine”. Este libro es el esfuerzo de muchas personas que trabgjaron arduamente para que tenga un producto de calidad en sus manos. “Excel 2010 Aprenda y Domine” es la més reciente version actualizada de "Excel 2007 Aprenda y Domine”, contiene temas nuevos y totalmente revisados. Una de las novedades de este libro, es que presenta 40 ejercicios y diversas practicas paso a paso. Cuando se comenzé a escribir este libro, estabamos atin probando la version Technical Preview de Office 2010, pero, para buena suerte de mia, pude trabajar con el Beta de Office 2010 y este libro esté al 100% hecho con esia versién. Con "Excel 2010 Aprenda y Domine” usted aprenderé a manejar Excel 2010 desde lo mas sencillo hasta parte de Excel avanzado. Este libro pretende ser una ayuda practica para ustedes, ya sea porque es la primera vez que va a utlizar Excel o si usted es un usuario experimentado de Excel y quiere aprender lo nuevo de Excel 2010. Apesar que conozco otras hojas de calculo, con "Excel 2010 Aprenda y Domine he podido resolver todos mis calculos.Capitulo 1: FUNDAMENTOS DE EXCEL{Qué es Excel? Es un programa de hoja de calculo, que permite realizar cualquier tipo de operacién matemética, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas mas. Excel no solo trabala con herramientas de calculos, también incluye una serie de graficos mejorados para realizar estadisticas visuales. Excel también incluye una serie de herramientas que de seguro no estan instaladas, pero al instalarlas tendras una serie de herramientas basadas a las estadisticas, ciencias e ingenieria. Ademds Excel posee una integracién con las demas aplicaciones de Office. SI tiene la version de Excel 2010, encontraré una mejor integracién con programas de la suite de Office 2010, entre elias basadas a SharePoint Server 2010 y SharePoint Fundation. KS re | Iniciar Excel Excel puede ser instalado de diversos sistemas operatives Windows. Si tiene la versién 2007 puede instalarlo en Windows XP SP2 0 SP3, Windows Vista y Windows 7. Con Office 2010 necesita Windows XP SP3 actualizado, Windows Vista 0 Windows 7. Nota: En este libro se esta utilizando Windows 7 como sistema operativo cliente. Posiblemente algunas pantallas no se asemejen alas suyas. Con Windows 7 puede iniciar Excel de diversas maneras. Por ejemplo, puede utilizar e! meni Inicio para acceder a Excel, por ejemplo siguiendo estos pasos: 1° Clic en el botén Iniciar. 2° Clic en Tados los programas y luego clic en Microsoft Office. 3° Clic en Microsoft Office Excel 2010.bs ince © ost acen209 6) {Binenrenennn0 (isco ase 9a ‘oe Sec en Into est te Cuando hace clic, aparece la nueva portada de los programas de Office 2010. Una de las novedades de este nuevo inicio es que usted puede cancelar la apertura de los programas. Por ejemplo, en la proxima ventana, en la esquina inferior derecha, se encuentra el enlace Cancelar. Microsoft __Excel.2010 Identificar los elementos de la interfaz Excel posee dos grupos de botones de operacién Minimizar, Maximizar y Cerrar: el grupo de laparie superior se asocia ala aplicacion y el otro al libro de trabajo. ‘Ademds, si sefialas cualquier elemento de la ventana de Excel 2010 y esperas unos segundos, aparecera la informacion de pantalla con el nombre del elemento y su funciénFiena Azetv Stns do conte bo ara de vets [Permit ots de Cones | src Barrage wud conte Ect be Hoste Dink deslgm Po + (om a eon Ge MR RS ESSE BH a te» Nimerosde Ebaueaeh nt 5 Lots de ‘Vistas Lib Herartentas Zoom Conrmns Barra de herramientas de acceso rapido Es la Gnica barra de herramientas que posee Microsoft Office 2010. En ella encontrarés los botones mas comunes: Guardar, Deshecer y Repeiir. Rehacer Guardar Icon Deshacer le bod ‘Opciones. Barra de tituloEn esta barra encontrara el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia Excel el nombre es Librot, si guarda su archivo, entonces aparecera el nombre del archivo, por ejemplo Proveedores_Handsofthelp. Nombre del aattne inn Nombre dal programa Botones de Control de Excel Estos botones controlan la ventana del programa Excel, puede Minimizar, Restaurer, Maximizar 0 Cerrar la aplicacion. A\ trabajar con estos botones de control, también afecia al archive 0 archivos abiertos. Maximizar/Restaurar [leche Cerrar Minimizar Botones de Control del Libro Estos botones controlan la ventana del archivo (Area de trabajo), esios botones son ideales cuando trabgja con varios archivos ala vez y desea comparar alguno de ellos. Maximizar/Restaurar Botén Ayuda L | 6 @>5 8 %——Cenar Minimizar Ficha ArchivoReemplaza al Boton de Office de la version 2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo, accederé al Backstage donde encontrara los comandos mas comunes basados en los. archivos, por ejemplo, Guardar, Guardar Como, Nuevo, Imprimir, y otros. Ficha o Mena Archivo paore ico utr Dito de plgna | Famine Oar Re Tas) Bicone ~ =& Bp 2Se faa) Mace BO le See res ges enn ashen slo) Fmd npn a Conta sina Cinta de opciones Microsoft Oftice 2010 posee una cinta de opciones (RIBBON), que contiene Fichas. Al oprimir clic en cualquier ficha, observarés botones agrupados; por ejemplo, la ficha Insertar posee los grupos Tablas, llustraciones, Graficos, Vinculos y texto. Para desaparecer e| Ribbon oprime doble clic en cualquier ficha. Repite la accién para regresarlo a su estado normal. SEIT xosH Ga gS BEE Goo! Rtrasmaiens iene E> Resa |ivn/gocccre (nog ar af a ok eee te Bets tect Ehtomete Flr seers Cuadro de nombres En el cuadro de nombres podra ver la celda activa. También puede ver el nombre de un rango 0 simplemente agregar un nombre desde este cuadro. Barra de formulas En la Barra de formulas podra ingresar datos directamente a las celdas, y también puede moditicar formulas 0 funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningén formato, ya que los formatos alteran Ia vista de los datos mas no el dato en si [a Celda Acti Ccuncro genomes Bara de torresLa celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic, Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa. Numeros de fila Los encabezados de fila estan representados por nimeros. Puede encontrar Ia fila 1 hasta la fla 1048576. Letras de Columna Los encabezados de Columna estan representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas. Celdas Las celdas son la intersecci6n de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, BS, 0 H345. Encabezado de columna Celda activa | ‘Seleccionar todo Encabezado de la Celdas Etiquetas de hojas Las etiquetas de hojas de calculo muestran como predeterminado tres hojas, los nombres para ellas van desde Hojat hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para identiticar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel Vistas del LibroEstos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Excel, por ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Disefio de pagina si desea trabajar Excel como si {ese Word. Herramientas Zoom Estos comandos ayudan a aumenter o disminuir la vista del libro de trabajo. bsertarho rramartas tutus de = vows det Menger ro Terminologias de Excel Cuando aprende algo nuevo, lo mejor es aprender su terminologia. A continuacién, se presentan una serie de términos para que usted sea cémo trabaja Excel. Libro de trabajo Un Libro de trabajo (0 simplemente Libro) es un archivo en el cual usted almacena sus datos. Piense en un libro como un cuaderno de anillado. Cada libro contiene al menos una hoja, y un nuevo libro posee tres hojas, nombradas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las personas ultlizan los libros para organizar, gestionar y consolidar datos. Usted puede tener muchas hojas en un libro como su memoria RAM se lo permita. Hoja de trabajo Una Hoja de trabajo (0 simplemente Hoja) es una cuadricula de columnas y filas. Cada Libro de Excel contiene 1,048576 filas y 16,384 cclumnas. Cada columna esia eliquetada usando una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la columna AA, seguida por AB y asi sucesivamente. La ultima columna en una hoja es XFD. Cada fila esié eliquetaca usando un niimero, comenzando con la fila 1 y terminendo con la fila 1,048576. Celda Una celda es Ia interseccion de una fila y una columna. Cada celda en una hoja tiene un Unico nombre llamado una direccién de celda. Una direccién de celda es la designacién formada combinando los nombres de la columna y fila en el orden ColumnafFila. Porejemplo, la celda en la interseccion de la columna A y la fila 8 es llamado celda AB, y AB €s su direccién ce celda. Puntero de celda El puntero de ceida aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja. *? Celda Seleccionada Actualmente Usted hace clic en una celda para seleccionarlo. Excel identifica la celda seleccionada actual, tambien llamada la Celda Activa, rodeandola con una caja negra que contiene un pequafio cuadrado negro en la esquina inferior derecha. Ese pequefio cuadrado negro es llamado Controlador de Relleno. Rango El teimino rango reiiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Para identificar un rango, usted utiliza una combinacion de dos direcciones de celdas: las direcciones de la celda en la esquina superior izquierda del rango. Y la direccién de la celda en la esquina inferior derecha del rango. Un signo dos puntos (:) separa las dos direcciones de celdas. Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4. Barra de formulas La Barra de formulas esta formado de tres partes. En el extremo izquierdo de la Barra de férmula, el Cuadro Nombre muestra la ubicacién de la celda activa. El area Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de formula y muestra la informacién almacenada en la celda activa. SI una celda contiene una formula aparece en el area Contenido de Celda, mientras que el resultado de la formula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy grance, puede usar =~ en el extremo derecho del area Contenido de celda para expandir el tamario del Area Contenido de Celda vericalmente. Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdes, aparecen botones que ayudan a ingresar informacion. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece el botén Insertar Funcién. Una vez que comience a escribir, dos botones mas aparecen; clic en para aceptar la entrada que aparece en el drea Contenido de Celdas, o clic en * para abortar cualquier escritura y regresar a los contenidos de la celda.Trabajar con la Cinta de opciones La cinta de opciones se ha disefiado para ayudarle a encontrar facilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos logicos, que ‘se reunen en fichas. Cada ficha esta relacionada con un tipo de actividad (como escribir 0 disefiar una pagina). Para reducir la confusién, algunas fichas solo se muestran cuando es necesario, Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sélo se muestra cuando se selecciona una imagen. La siguiente imagen muestra las partes de la Cinta de opciones de Excel. Bota Mostaveutar Feta Ati Penis ‘Cala deopceres 2058 ja ® ah Nombxe do grupo Invader de onerosce ‘ctpo ‘logs En el siguiente ejercicio conocera cada ficha de la Cinta de opciones, asi como sus grupos y los comandos que se alojen en ellos. Nota: No se utilizaran archivos para esta practica, 1° Inicie Excel 2010. Note que la ficha activa es I 2° Haga clic en Insertar. Note como ahora Insertar es la ficha activa, puede notarlo porque aparece un marco especial para la ficha. ai era fio ant in A: 3° Haga clic nuevamente en la ficha Inicio. Dentro de la ficha Inicio podra encontrar los grupos: Jae BS Jee) sen gern|pereeca nce eee A ee ed Settertecem \fomato= 2 yma wna+ Portapapales + Fuenie + Alineacién «Numero © Estilos © Celdas * Modificar 4° Haga clic nuevamente en la ficha Insertar. En esta ficha podra encontrar los grupos: * Tablas + llustraciones + Graficos «Mini graficos ‘+ Segmentacién de datos + Vineulos « Texto Simbolos 5° Haga clic en la ficha Disefio de pagina. En esta ficha podré encontrar los grupos: Footer | take Wm = + Temas + Configurar pagina + Alustar rea de impresién Opciones dela hoja © Organizar 6° Haga clic en la ficha Férmulas. En esta ficha podré encontrar los grupos: a ale IE nanamn= Beoernen AB “SIRE cecrannasennen a! SA ‘+ Biblioteca de funciones ‘+ Nombres definidos © Auditoriade formulas© Calculo + Soluciones 7° Haga clic en la ficha Dates. En esta ficha podré encontrar los grupos: (ide Tenens Die eplgine—Fimsies Oster | Rovsar Viste rlenertos 2@cea) |B 2 EL Yl Sor] | eee oes imeras | Gilsueas | + Obtener datos externos + Conexiones + Ordenar y filtear + Herramientas de datos + Esquema. ‘+ Solver (Si ha sido instaledo) 8° Haga clic en la ficha Revisar. EN esta ficha podra encontrar los grupos: oF yruceer ec capate |? ¢@ wo & @ 2 spec Pm onic seta ema te a ae” Soc Sore nom = Revision © Idioma + Comentarios = Cambios 9° Haga clic en la ficha Vista. Dentro de la ficha Vista podré encontrar los grupos: Beamon (1) QO | Sooo S| ae th men onpen See A | Simonet 2) ee || © Vistas de Libro ‘© Mostrar * Zoom © Ventana + Macros Nota: Las fichas Complementos y Programadar son fichas especiales. Complementos se activa cuando existe soltware adicional que se agregue como plug-ins a algun programa de Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF.Programador puede ser activado por usted cuando necesite realizar algunas tareas sobre formularios y programacién para VEA. El Iniciador de Cuadros de dialogo Dentro de la Cinta de opciones puede encontrar casi todas las herramientas que necesita para trabajar con sus libros de trabajo. Excel posee una serie de herramientas que de seguro no encontrar en los grupos de la Cinta de opciones, ya que estos comandos llegan dentro de un cuadro de didlogo. Un cuadro de didlogo no es mas que una ventana dentro de Excel con una serie de opciones basicas o adicionales Para acceder a los cuadros de didlogo, debe hacer clic en el boi6n Iniciacor de cuadros de didlogo. Este botén se encuentra al lado derecho de algunos nombres de grupo. Cuando un grupo tiene un Iniciador de cuadro de didlogo, indica que existen opciones adicionales dentro del grupo que no se muestran. Un triciador de cuadro de didlogo no necesariamente abre un cuadro de didilogo, también puede abrir un Panel de tareas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles posee un Iniciador de cuadro de didlogo, pero no abre un cuacro de dialogo, al contrario, abre un Panel de tareas. Gener | a S~ % 0m | “ob 28) Formato Darformato Estlos de condicional como tabla _celda_| a a Grupo con Iniciador de Grupo sin Iniciador cuadros de didlogo de cuadros de Vamos a conocer un poco sobre los iniciadores de cuadros de dialogo. 1° Inicie Excel si atin nolo ha hecho. Nota: También puede ingresar a Excel desde su ejecutable: Excel.exe. 2° Haga clic en la ficha Inicio y note que los grupos Portapapeles, Fuente, Alineacién y Numero poseen iniciadores de cuadros de didlogo. x aunetene ‘senor Blcombnerrentear Bo % o |-8 9 OF ta man Za bwieoon @)____t‘3° Haga clic en el Iniciador de cuadros de cialogo del grupo Numero. Note como aparece el iniciador de cuadros de dialogo Formato de cel 4° Pulse la tecla ESC. El cuadro de didlogo desaparece. 5° Ahora pulse clic en el Iniciador de cuadros de didlogo de Portapapeles. Note como se abre un Panel de tareas. av eveee ee 6° Haga clic en la X del Panel de tareas para cerrar el panel.Guardar los libros de Excel Cuando termina de trabajar en un archivo lo mas razonable es que lo guarde, esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo para austarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Excel son llamados Libros. Por defecio, un Libro de Excel lleva la extensién XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo. Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, aparece al cuadro de didlogo Guardar como. Con el cuacro de didlogo Guardar como podra agregar un nombre y una ruta de amacenamiento de su Libro. La préxima vez que quiera guardar, con el mismo nombre y la misma ruta (actualizar), facilmente puede utilizar el comando Guarder, si desea cambiar de nombre 0 ruta, utilice el comando Guardar como. Nota: Puedes guardar un archivo de Excel directamente a Windows SharePoint Services 0. Excel Services en Office SharePoint Server 2007 0 2010 para tenerio en linea cuanto trabaje en equipo con un archive. Cuando trabaja con Excel 2010, se utiiza el BackStage de Office 2010, es en ese lugar donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Excel 2010 ya posee la opcién de guardar automdticamente en PDF 0 XPS. Ademas puede guardar en ol servicio de SkyDrive para Office apps. a Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos: 1° Pulse clic en la ficha Archivo. Aparece el BackStage de Oifice 2010.id 2° Haga clic en Guardar =. Aparece el cuadro do diélogo Guardar como. 3° En el cuadro de didlogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, esoriba un nombre para su Libro. 4° En el cuadro Tipo, verifique que se encuentra activa la opcién Libro de Excel. Panelde Carpe ara ae arecaon Cundeo de Basqueda sae Decuments library ee ; iow | ee ._ Ih two w: Wace et, ieee A pas = = os “Contenido hier il... Meat weg re te eet _ vat ‘apes. 5° Pulse clic en Guardar. Cuando guarda un Libro, el nuevo nombre se muestra en la Barrade titulo. Nota: Si se encuentra activo la opcion de Mostrar las extensiones en Windows, entonces en el cuadro Tipo aparecerd Libro de Excel (*.x'sx). Para guardar los cambios realizados en un archivo existente, siga estos pasos: 1° Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios. 2° Pulse clic en la ficha Archivo. 3° Pulse clic en Guardar.Nota: Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso rapido. Para guardar un libro existente con otro nombre y en oira ruta siga estos pasos: 1° Pulse clic en la ficha Archivo. 2° Pulse clic en Guardar como. 3° Agregue un nombre diferente o elige una nueva ubicacién. 4° Haga clic en el bot6n Guardar. Abrir Libros de trabajo Puedes continuar tlenando datos en los libros de trabajo que hayes guardado anteriorments. Para abrir esos archivos, sigue estos pasos: 1° Abre Excel 2010 con la ruta Inicio/todos los programas/Microsoft Office/Microsott Office Excel 2010. 2° Oprime clic en la ficha Archivo y elige Abrir . Aparecerd el cuadro de dilogo Abrir. 1) ere IGE tore» Oconee » Psewsonmes 2] Docume ban can ams | % i. 2 ot et moa — a Nomi denchve Tunconesaingi: ~ (daar etiam es ‘3° Busque y seleccione un archivo de Excel 4° Para salir de Excel oprime clic en el botén Cerrar de la barra de titulo. 5° Abre nuevamente Excel 2010, pulsaC TRL + A y se abrird el cuadro de didlogo Abrir.6° Siel libro que intentas abrir esta danado, puedes tratar de repararlo. Verifica la ruta de acceso, selecciona el archivo, oprime clic en la flecha del bot6n Abrir y elige la opcién Abriry Reparar. perae see ltr mse ter orton reno Sen angen erat (indarraetcdioe enka gen enc ti ga pie ce Mi gentiew aut wicunncresttmcarsat dios En el nuevo cuadro de didlogo Reparaciones en el archivo oprime clic en el botén Cerrar. ‘epuoronesen Vaidocen Ones Erautp ar eeaverewerd oavinis dentists epee [etna asain yams enn de adn And anseboanranabedirie donee sere = age esas rca oan anlais erage ines Use Oat ea 8° Para cerrar el libro sin salir de Excel, oprime clic en el bot6n Cerrar ventana, que se encuentra al lado izquierdo del botén de ayuda de Excel.9° Si aparece un mensafe indicandote que guardes los cambics, elige No. Oprime ALT + F4 para salir de Excel. Insertar Hojas Las Hojas 0 también llamadas Hojas de céloulo, es el area donde realizaré todo tipo de operaciones y acciones. Generalmente Excel 2010 y versiones anteriores, han presentado solo tres hojas de cdlculo; suponiendo que deben ser suficientes para trabajar, aunque para algunos usuarios no fo es. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irén agregando cronclégicamente, pero quizé en desorden si utlizan métodos antiguos de agregacién de hojas de célculo. Nota: Tenga en cuenta que las hojas de calculo son ilimitadas, puedes crear tantas como desees, el Unico limitante es la menoria del equipo; mientras mas hojas haya en un libro de Excel, més recursos de memoria consumen. 1° Abrir un archivo de Excel 2° En la pare inferior de la ventana encontraras 4 pestafias: la Hojat y demas (hoja2 y hoja3).y una etiqueta al final que posee un dibujo. ARM _Hojat_ HEU ANGEIEATT use 3° Oprime clic en la pestaria que pose un dibujo llamado Insertar Hoja de célculo. Se agregard la Hoja4. [=oaera SAGES ARGALARGES] Hoyas ae ——s Insertar hoja de calculo (Mayus+ Fil) 4° Oprime Mayus + F11 y se agregar la Hoja, la cual no aparecerd cronolégicamente. 5° Oprime clic derecho en Hojas y elige Insertar.B 1s Inset uw summa 18 . 8 38 Mover 0 cop 2 @ veccéane 2 iy Prteserboia guitar Hija SHOES OHGAS Nope Aparecerd el cuadro de didlogo Insertar. 6° Elige el icono Hoja de Célculo y Iuego clic en Aceptar. Apareceré la Hoja6, pero tampoco cronolégicamente. \eterere racine, Renombrar hojas Los nombres predeterminados de las hojas de célculo son hojat,, hoja2, etc. Pero puedes cambiar los nombres para identificar mas tdcimente el contenido de cada hoja, Puedes hacerlo con alguno de los siguientes métodos: + Oprime clic derecho en la hoja y elige la opcién Cambiar Nombre ‘+ Oprime doble clic en ia hoja y escribe el nuevo nombre, + Clic a la fcha Inicio y en el grupo Celdas oprime clic en el botén Formato y elige la opcién Cambiar el nombre de la hoja.Practica siguiendo esta secuencia: 1 Oprime clic derecho en Hojat y elige la opcién Cambiar Nombre. Verds que el nombre Hoja esté seleccionado. 2° Escribe: “Tasa de interés” y oprime Enter. 3° Oprime doble clic en Hoja2, escribe ‘Proyectos” y oprime Enter. 26 Tass de interés “prOYeRDE]_Hoja3 “Ta Reorganizar hojas Al insertar una hoja esta aparece al lado izquierdo de las demas. Si deseas reorganizarlas, oprime clic sin soltar sobre la hoja y arrastrala hacia el lado donde deseas moverla. Hace unos instantes agregaste hojas, pero algunas de ellas no aparecieron cronclégicamente. Para reorganizarlas, haz lo siguiente: 1° Oprime clic darecho an Hoja y elige la opcién Mover 0 copiar. Aparecerd el cuadro de didlogo Mover 0 copiar. soa uo J J el ta CR TSO MTG Nos 2° Selecciona la opcién (Mover al final) y luego clic en Aceptar. Hoja5 se moverd al final de todas las hojes.‘3° Para mover Hoja, oprime clic scbre ella sin soltar y realiza un arrastre hasta él final de les hojas. Agrupar y Desagrupar hojas ‘Al agrupar hojas podrds introducir cualquier tipo de texto en todas las hojas agrupadas, ahorrando tiempo. Realizalo dela forma siguiente: oprime CTRL + Clic en las hojas cue desees y podré observa’ en la barra de titulo la palabra Grupo. Aplicar colores a etiquetas Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de calculo, para poder reconocerlas y ordenarlas. 1° Oprime clic derecho en la hoja Tasa de Interés, dirigete a la opcién Color de Etiqueta y eige el color Purpura. Ahora la etiqueta tiene una linea purpura. Fi = ip ee 2° Oprime clic derecho en la hoja Proyectos, elige Color de etiqueta, y aplica el color Verde Claro. La hoja Tasa de Interés ahora estar sombreada completamenteEliminar Hojas Si agregaste hojas que ya no necesitas, puedes eliminarlas de la siguiente manera: 1° Oprime clic derecho en Hoja6 y luego clic en Eliminar. Desaparecera Hojas. 2° Oprime clic derecho en Hoja Proyectos y elige Eliminar. Si la Hoja Proyectos contiene datos, apareceré un mensaje pidiéndote que confitmes que deseas eliminarla, Oprime clic en Cancelar. 3° Oprime clic en Hoja5 y en Ja ficha Inicio, grupo Geldas, oprime clic en la flecha del botén Eliminar y elige la opcién Eliminar Hoja. remain a De Seas coescle a eawa ee A (ec v i 4° Elimina las Hoja4 y Hoja3.Introducir Datos en Excel Excel 2010 permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los nimeros, puede insertar texto, formulas, fechas y horas y otros tipos de datos més. Los valores numéricos A\ utilizar Excel 0 reviser algunos trabajos hechos en Excel encontrar& gran variedad de datos numéricos, como pueden ser edades, sueldes, descuentos, bonificaciones, etc. Excel trata a los nimeros con total flexibilidad ya que permiten realizar diferentes operaciones y cAloulos numéricos, cuanco introduce un nGmero, Excel lo alinea a la derecha de la celda, de esta manera usted detectard que valores son nuimeros. ca > z nN 8 Horas Trabjodas 20 2 3 30 4 as 5 u 5 Los textos Al disefiar una plantilia, recibos 0 cuadros estadisticos, siempre necesitard de los textos para brindar una mejor presentacién y que esta sea entendibie. Los textos nos ayudan a que sepamos donde ingresar el dato 0 porque lo ponemos en ese lugar, asi que puede ingresar texto en cualquier celda.Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de texto, cada texto que inserte en una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la izquieda. Si el texto es demasiado largo aparentard sobrepasar la celda de lado, pero solo es una vista, pues todo lo escrito esta en la celda donde comenz6 a insertar el texto. Insertar formulas Excel se le llama hoja de calculo gracias a las formulas que pose, ya que son muy potentes. Incluso estas formulas pueden utilizar textos para realizar diferentes acciones. Las formulas pueden ser simples expresiones metematicas, 0 pueden ser formulas muy potentes llegando a utiizar las diversas funciones que posee Excel 2010. Una formula debe comenzar por e! simbolo igual "=" seguidamente de la expresion por ejemplo: =20+50 que es una expresién que permite sumar el namero 20 con el nimero 50, por ejemplo esta otra: =20-(542) que resta el nimero 20 a la muttiplicacién de 5 por 2 Las formulas pueden utilizar valores 0 némeros fijos como los ejemplos anteriores, pero incluso pueden utilizar los valores de las celdas, de esta manera las operaciones serén mas flexibles. Cuando utiliza formulas, solo lo podré ver en la barra de formulas, porque en la celda aparece el resultado, ahora mostraré algunos ejemplos de formulas. Eo Pre 19 Esta multiplicacion que pratende obtener el IGV es buena pero no cumple las expeciativas, pues siempre devolverel mismo valor, no es flexible. =AT+A2 Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado también cambiara. =ingresos-Egresos Resta la celda Ingresos con Egresos. ‘Suma los valores del rango Al hasta A10. Compara el valor de Ai y A2, si son iguales devusive Verdadero caso contrario devuelve Falso. Modificar el contenido de una celda Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y que pueden aceptar numeros, textos y formulas. Cuando necesite cambiar el valor de la celda, entonces pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de pulsar Enter. Cuando desea aumentar, pulse la tecla F2 y el punto de insercién estara al final del valor introducido y puede aumentar el valor. Excel orinda todas estas facilidades para cue el usuario no tenga problemas a la hora de rediseAar el trabsjo. Aplicar formatos a las celdas Como ya sabré, Excel muestra una gran variedad de herramientas para poder aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicacién de formato a un trabajo hecho en Excel, hablara muy tien de usted y hard saber que su trabajo es impecable y que tomo mucho esmero en crearlo. En la siguiente tabla se muestran los diferentes botones que puede utilizar para aplicar formatos a las celdas € incluso a los valores dentro de las celdas. Eee eer rE EES are 7 Fuente. Inicio/Fuente Cambia la fuente. ra Tamafo de fuente __Inicio/Fuente Gambia el tamanio de fuente. Iw Negrita inicio/Fuente __Aplica el formato de negrita al texto seleccionado e Cursiva Inicio/Fuente _Aplica el formato Ge cursiva al texto seleccionado = Subrayado iniclo/Fuente Aplica el formato de subrayado al texto seleccionado oe Color de fuente inicio/Fuente _ Cambia el color del texto.[ae Color de relien Tnicio/Fuente __ Colorea el fondo do las coldas seleccionadas. = Bordes Inicio/Fuente ——Aplica bordes a = las celdas. seleccionadas. Fechas y Horas Excel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un tipo especial de valores numéricos. Generalmente a estos valores se Ie aplica un formato para, que aparezcan como fechas y horas ya que de esa manera al usuario se le hace mas entendiible entender fechas y horas, en lugar de solo nimeros. Introducir fechas Las fechas ingresadas en las celdas de Excel, son series de ntimero empezando por el numero 1 que en fecha equivale al 01 de Enero de 1900, el numero 2 equivale a 02 de Enero de 1900. Quizé le parezca complicado ingresar una serie de nimeros, pero puede ingresar fechas utilizando un simple formato como por ejemplo: 01/01/2008. Introducir horas Cuando se esta trabajando con horas, simplemente se debe eumentar los decimales alos niimeros de serie que utiliza para las fechas. Por ejemplo el niimero de serie del 01 de Junio de 2010 es 39234. Si ingresa el nlimero 39234.5, estard en el 01 de Junio de 2010 al mediodia. Pero simplemente puede ingresar un valor de hora con un formato permitido como por ejemplo: 13:05. Aplicar formatos a los ntimerosExcel puede aplicar diferentes formatos a los numeros introducidos en las celdas. Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, grupo Numero 0 utilizando el cuadro de didlogo Formato de Celda Dentro del cuadro de dialog Formato de celda, puede encontrar la ficha Numero activa, es ahi donde observara los diferentes formatos que posee un nlimero y como puede aplicarlos. ‘par [ore Ejercicio 1 Abrir el archivo 01_Miscalaneat. A S € D E F 1 2 Producto Precio Compra Incremento Precio Vesta Caridad Total Ventas 3. Paralen 70 15 @ Camsa rs 15 5 Vestido 20 10 8 Falda 8 20 7 Camiseta a 2 Shot a 25 2 15 Ahora caicule las celdas en blanco. ee Incremento 10% del precio de compra Precio Venta Precio compra + Incremento Total Ventas Precio venta * CantidadTotal Compras Precio compra * Cantidad Total Soles Total Ventas ~ Total Compras 1° Calcule la primera fila (Pantaién) y uiilice cualquiera de las opciones de copiar para el resto de las celdas. 2? Inserte la columna Total compras entre la columna Cantidad y Total ventas y calcule. 3° Agregue la columna Total Soles después de la columna Total ventas y calcule.. 4° Utilice la funcién SUMA para calcular los totales de las columnas Total compras, Total Ventas y Total Soles. 5° Aplique formato de tabla, + Primera fila y columna en negrita, color de fondo Azul oscuro, texto 2, claro 40% y color de texto Blanco, Fondo 1. + Celdas de los numeros, excepto las sumas, fondo Azul oscuro, texto, claro 80%. © Celdas de sumas, fondo blanco, fondo 1, oscuro 25%. ‘+ Bordes contorno de la tabla, excepto los totales y otro contorno para las sumas. En la primera fila, borde inferior con doble linea. + Columna de totales, formato numérico, con decimales. Se Ejercicio 2 Abrir el archivo 01_Miscelanea2. A c D E F 6 1 [ivan ___Jana José Anton Maria Total 2 Ventas 3000.00 3500.00 2500.00 3000.00 4000.00 3% Comisiones 4 Total Comisiones 5 Fio 4950.00 1250.00 900.00 1000.00 1050.00, 8 Anticipos 7 Ganarcies 8Ens % Comisiones 15% Total Comisiones Ventas * 15% “Anticipos We del fo Ganancias Fijo + Total de comisiones - Antcipos Total Suma de cada file. Aplique formato a la tabla ‘* Titulos de la primera fila, alineados a la derecha y en Negrita. + Fuente de la primera columna, Calib |, tamafio 12. ‘+ Borde inferior ala primera y ultima fila. + Borde derecho en todas las columnas excepto on la ultima, * Formato numérico porcentual en la fila de comisiones. + Formato numérico con separador de miles e fila de ganancias. ‘+ Color de fondo para toda la tabla Blanco, Fondot, oscuro 5%. + En lacelda G3, cambie la funcién SUMA por la funcion PROMEDIO. ® 5 € D E F 6 1 Juan Ana José Antonio Marfa Total 2 Tame “o00.00] 3600.00] 2500.60] 9009,00] 4000.03] 900.00 3.8 Comisiones 15%] 15%] 15% 15% 15%) 0.15, ‘4 (Tota: Comsones | 450.00) 525.00] 375.00] 480.00] ¢00.00| 2400.00 5 Flo 1250.00] 1250.00] 900.0] 1000.00) 1050.00) 5150.00, 6 Aatcipos x5] 379 a 30] 31.5] 163.50 7 |Ganarcias 682,50) 1757.80] 1240.00] 1429.00, 1610.50| 76.50 8Capitulo 2: Formulas y FuncionesOperadores en las formulas Excel 2010 permite el uso de operadores tanto aritméticos, de texto y de comparacién, de esta manera puede idearse para crear formulas complejas que ayuden al buen funcionamiento de sus datos. Operadores Aritméticos En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritméticos que mas se utilizan. erry EIETrn Grn + ‘Suma ~ Resta Negative Multiplicacién t Division x Exponente % Porcentaje Operadores de texto y comparaci6n Los operadores de texto y comparacién pueden ayudarle a resolver algunos problemas con sus tablas. & Union = igual que > Mayor qué < Menor que’ Mayor 0 igual que ‘Menor o igual que Diferente que Utilizar funciones en las férmulas Las funciones son muy itiles ala hora de crear formulas complejas, por ejemplo, si usted utiliza una formula ordinaria como: =AL+aztA3+Ad+AS+A6, el resultado serd el correcto pero tuvo que emplear algiin tiempo para crear la férmula, ahora imaginese que tenga 100 celdas a la cual usted tiere que sumar, epiensa crear la misma formula? Las funciones le ayudaran a simplificar el trabajo, come por ejemplo: =SUNA(A1 :A100) . De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Excel posee diferentes funciones entre ellas furciones de texto, de fecha y hora, lgicas, dereferencias, matematicas y trigonométricas, etc. En este libro usted aprendera a utilizar diferentes funciones, también aprenderé a utilizer las funciones para armar sus hojas contables. Entre las funciones basicas tenemos: * SUMA * PROMEDIO «MAX - MN « CONTAR Errores De Formulas Cuando usted ingresa una formula o modifica algun valor de ella, quiza Excel 2010 muestre un error de formula: #{DIV/0! Este error aparece cuando se intenta realizar alguna division entre cero 0 quizé una celda vacia, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente operacién: =10/0. Enionces ol resultado ser #;D1v/0! Pues no existe una civision entre 0. Si tuviese una lista de valores en e! cual tiene que realizer una division con una celda en blanco momentaneamente, pues después aiiadira algin valor, entonces el resultado seria error, puede utilizar la funcién S| para resolver esta duda, vea el siguiente ejemplo.1 Frutas _Cantidades XXilo Precio XKilo Total en Soles por fruta [Bilrera 2s). 4.005. 80.00) [Brrese 100 [4 Narania 140 sf, 3.00)S/ 420.00] [5 Mango 35.5). 3.50]5/ 122.50] [eva 2 7 Se ha ulilizado ‘a funcién: =sz(c2=0,” “,B2*c2) , indica que si la celda C2 es una celda en blanco o igual a cero, entonces aparezea la celda con un espacio en blanco, caso contrario que se realice la mutiplicacién. #N/A Este error es muy comin, nos indica que no esta disponible el valor deseado y que la fermula no podré mostrar el resultado correcto. Algunos usuarios utiizan la funcién ND a propésito para indicar que feltan datos, #NOMBRE? Este error también es muy comin dentio de una hoja de Excel, indica que esta mal escrito el nombre de una formula, 0 quiz porque ha incluido el nombre de un rango sin ser todavia creado, Generaimente este error es un error de sintaxis, para poder resclverlo, deber revisar la férmula detenidamente. #{NULO! Este error puede aparecer cuando no existe 0 no se utiliza correctamente los separadores de lista (,) 0 (;) de una funcion. Vea este ejempio:valor ® A) =SUMAlazAin 82.610) elon valor En la funcion: =SuMA(a2:A6 B2:B6), no aparece ninglin simbolo de separacion de amgumentos 0 listas y el resultado sera #,NuLo!, la funcién correcta seria: =SUMA (22 :A6 ;B2:36) NUM! Este error en Excel, nos indica que existe un error en algtin ntimero que funciona como argumento en nuestra férmula, vea este ejemplo: vat» RvB) ssuvaeaionng . c ° E En lacelda B4 el resultado es el error # Nm! , pues la funcién reiz no puede operat ante un nimero negative, para solucionarlo puede utilizar la siguiente funcién: ““RAIZ (ABS (B4) ) #iREF! Este error nos indica que la formula que se esté utilizando, presenta una referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1 *B1 Devuelve el error # ;REF! side casualidad se eliminara lacolumna Ao lacolumna B.#{VALORE Este error aparece cuando no se ha utilizado un argumento correctamente, esto suele suceder cuando introducimes un texto cuando la funcién nos pide un numero. =RCUAD(“Helen”) Esta funcién devuelve el error #\VALOR!, pues la funcién RCUAD nos pide como argumento un nimero, sin embargo en este ejempio se ha introducido un texto. En el siguiente ejercicio aprendera a introducir texto, nimeros y formulas a una hoja en Excel. 1° Abrir el archivo 01_Proyectos. Observe como esté estructurado los datos. 2° En la colda A18 haga un clic. Lacelda se selecciona, por ello es la celda Activa. 3° Escriba lo siguiente: Octubre. Mientras escribe, observe que el area de Contsnidos de la Barra de férmulas, aparece al ese mismo texto. 4° En la Barra de f6rmulas, haga clic en el bot6n Introducir.Cancelar itroducir Insert Funcién ——==—— dH. ait TKS Ocue x € a Proyecto Handstssacip 3 tnero 4 Febrero 5 | Mane 6 Total Tomeste 8) aba 1 etal remaste 13) lo 14) Agosto 1S, setiembre ‘cub s 21 etl Tenet 5° Haga clic sin soltar en el controlador de relleno de la celda A18 (cuadrado negro en la esquina inferior derecha) y arrastre hacia abajo. Observe que aparece un Puntero del relleno que indica hacia donde se van a rellenar los datos. También existe la Etiqueta de los datos a rellenar en las celdas. 16 otal mest D a Conratior de 8 = | ice 20 Punteto del relleno 3 Total Timestte Dcenbre }—__tiqueta de los datos a 2 rellanar 6° Suelte el boton del mouse cuando llegue a la ceida A20. De esta manera se ha rellenado Novienbre y Diciembre sin necesidad de escribir; a ello también se le llama relleno de listas. 7° Haga clic en B3 y escribe el siguiente valor: 356. 8° Pulse la tecla Enter. Cuando pulsa la tecla Enter, el dato se introduce por completo en la Celda B3 y la celda de abajo se vuelve la celda activa. 9° En la celda Bé escriba el siguiente valor: 356.10° Pulse Ctrl + Enter. Cuando pulsa Cir! + Enter, el dato se introduce por completo en la Celda 84, pero la celda activa sigue siendo B4, 11° Haga clic en la celda BS e ingrese el siguiente valor: 400. 13° Pulse Ctrl + Enter para obtener el resultado. VAOR ve Xv A -BHetES A 8 Proyecto Megabyte 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Observe que todos los nimeres agregadas a las celdas se alinean a la derecha de la celda, pero Total Tiimestre no lo hace. Esto es porque la celda del resultado de Total Trimestre tiene un formeto de alineacion izquierda. 14° Guarde su archivo con el nombre: Presupuesto por mes. Funciones Basicas Las funciones bésicas de Excel son las que se utilizan mas a menudo, enire ellos SUMA CONTAR, MIN, MAX y PROMEDIO. Funcién SUMA SUMA(ndmerot;ntimero2; Nimerot;nimero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones+ Se tienen en cuenta los numeros, valores logicos y representaciones textuales de numeros que se escriban directamente en la lista de argumentos. Vea los dos primeros ejemplos. + Siunargumento es una matriz 0 una referencia, sélo se consideraran los nimeros de esa mairiz o referencia. Se pasaran por alto las celdas vacias, los valores l6gicos 0 e! texto contenidos en la matriz o en la referencia + Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nlimeros provocan errores. Ejemplo Copiar los siguientes datos: | A 8 1_Datos 2 5 3 45 4 30 5 |5 6 VERDADERO ed SUMAG;2) Puke) Suma 3 y 2(5) =SUMA("5";15;VERDADERO) ‘Suma 5, 15y 1, ya que los valores de texto se traducen como numeros y el valor légico VERDADERO se traduce como 1 (21). =SUMA(A2:A4) ‘Suma los tres primeros nimeros de la columna anterior (40) =SUMA(A2:A4;15) ‘Suma los tres primeros nimeros de la columna anterior y 15 (55) =SUMA(AS;A6:2) ‘Suma los valores do las dos ultimas filas anteriores y 2. Puesio que los valores no numéricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna anterior (2). Funcion Promedio Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene némeros, la formula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de diches numeros.Sintaxis =Promecio(ntimerot;ntimero2...) La sintayis de la funcién PROMEDIO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona informacién a una accién, un evento, un método, una propiedad, una funcién o un procedimiento.): niimerot Obligatorio. &I primer niimero, referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de calcul. Por ejemplo, ta referencia de la celda que aparece en la interseccién de la columna B y la fila es B3.) 0 rango para el que desea el promedio. numerod, ... Opcional. Numeros, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un méximo de 255. Observaciones Los argumentos pueden ser numeros 0 nombres, rangos 0 referencias de celda que contengan nameros. Ss tienen en cuenta los valores l6gicos y las representaciones textuales de nlimeros escritos directamente en le lista de argumentos. Si el argumento de un range o celda de referencia contiene texto, valores l6gicos o celdas vacias, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluiran las celdas con el valor cero, Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nlimeros provocan errores. Si desea incluir valores I6gicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia como parte del célculo, utlice la funcién PROMEDIOA. Si desea calcular el promedio de sélo los valores que cumplen ciertos criterios, use la funcién PROMEDIO.SI 0 la funcién PROMEDIO.SICONJUNTO. Ejemplo Copiar el siguiente ejemplo Ounle wie A B c Datos 10 15 32 27a eee) =PROMEDIO(A2:A6) _Promedio de los nuimeros en las celdas A2 a A6. (11) =PROMEDIO(A2:A6;5) — Promedio de los numeros en las celdas A2 a A6 yel numero (10) =PROMEDIO(A2:C2) —_Promedio de los nuimeros en las celdas A2 a C2. (19) Funcién Contar (COUNT) La funcién CONTAR cuenta la cantided de celdas que contienen nlimeros y cuenta los nimeros dentro de Ia lista de argumentos. Use la funcién CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de numero de un rango 0 matriz de nimeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente formula para contar los nimeros en el rango A1:A20: Sintaxis CONTAR(valor! ; [valor2]....) La sintaxis de la funcion CONTAR tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona informacién a una accién, un evento, un método, una propiedad, una funcién oun procedimiento.): valor! Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar nimeros. valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar numeros. Nota Los argumentos pueden contener o haver referencia @ una variedad de diferentes tipos de datos, pero sélo se cuentan los nimeros. Observaciones Se cuentan argumentos que son nimeros, fechas o una representacién de texto de los numeros (oor ejemplo, un nimero entre comillas, como "1"). + Se tienen en cuenta los valores légicos y las representaciones textuales de niimeros escritos directamente en la lista de argumentos. * Nose cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a numeros. + Siunargumento es una mairiz 0 una referencia, sdlo se consideraran los numeros de esa matriz 0 referencia. No se cuentan celdas vacias, valores légicos, texto 0 valores de error de la matriz o de la referencia. « Si deseacontar valores logicos, texto o valores de error, use la funcion CONTARA.+ Si desea contar s6lo nimeros que cumpian con determinados criterios, use la funcin CONTAR.SI 0 la funcién CONTAR.SI.CONJUNTO. Fjemplo Copiar los siguientes datos: 1 Datos 2 Ventas 08/12/2009 19 22.24 [VERDADERO a#iDIV/o! PErrere Férmula Deseripcién (resultado) =CONTAR(A2:A8) ——_(A2:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen numeros en las celdas de A2 a A8. (3) =CONTAR(AS:A8) Cuenta la cantidad de celdas que contienen numeros en las celdas de A5 a AB. (2) ONTAR(A2:A8;2) Cuenta la cantidad de celdas que contienen numeros en las celdas de AZ a ABy el valor 2. (4) Funcion Max Devuelve el valor maximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX{némerot ;nimero2; ..) Namero1, nimero2... son de 1 a 255 nimeros de los que desea encontrar el valor maximo. Observaciones Los argumentos pueden ser numeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nlimeros.Se tienen en cuenta los valores logicos y las representaciones textuales de numeros escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz 0 una referencia, sélo se utilizarn los némeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasaran por alto las celdas vacias, los valores logicos o @l texto contenidos en la matriz 0 en la referencia, Si el argumento no contiene numeros, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nimeros provocan errores. Si desea incluir valores légicos y representaciones textuales de nimeros en una referencia como parte del calculo, utilice la funcion MAXA. Ejemplo Copiar los siguientes datos A 1 Datos 2 10 3 7 [4 | 9 5 27 6 2 Perko) MAX(A2:A5) El mayor de los numeros anteriores (27) MAX(A2:A5;30) El mayor de los nlimeros anteriores y 30 (30) Funcién Min Devuelve el valor minimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(némerot ;némero2; Numerot, nimero2.. son de 1 a 255 néimeros de los que se desea encontrar el valor minimo.Observaciones ‘+ Los argumentos pueden ser nimeros, 0 nombres, matrices o referencias que contengan numeros. Se tienen en cuenta los valores logicos y las representaciones textuales de nlimeros escritos directamente en la lista de arguments. Si el argumento es una matriz 0 una referencia, slo se utiizaran los nimeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasardn por alto las celdas vacias, los valores l6gicos 0 el texto contenidos en la matriz 0 en la referencia ‘Silos argumentos no contienen numeros, MIN devuelve 0. + Los argumentos que sean valores de error 0 texto que no se pueda traducir a nlimeros provocan errores. ‘Si desea incluir valores l6gicos y representaciones textuales de niimeros en una referencia como parte del célculo, utilice la tuncién MINA. Ejemplo Copiar los siguientes datos: A 1 Datos 2 10 3 a 5 27 6 ey Preah) =MIN(A2:A6) El menor de los numeros anteriores (2) MIN(A2:A6;0) _ El menor de los numeros anteriores y 0 (0) La siguiente imagen muestra un Libro de un presupuesto personal donde debera utilizar diversas funciones sencillas para conseguir los resultados deseados.1° En la celda D4 se debe obtener la Diferencia del Presupuesto de diversos ingresos con e! Real, para obtener el resultado podemos utilizar una formula de resia sencilla: =B4-C4. 2° Utilice el controlador de relleno desde la cela D4 hasta D7 para obtener les diferencias de los diversos ingresos. Note el formato con el que aparecen los resultados. 3° Por ejemplo, seleccione la celda DS y pulse clic derecho y elige Formato de celdas. Note que la categoria Personalizada esta activa y muestra un formato de celda. "22 YI@_) 0 (cero) Este marcador de posicién de digitos muestra los ceros no significativos si un numero tiene menos digitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si esoribe 8,9 y desea que se muestre como 8,90, use el formato #,00. [PaO] (FAHD) # Este marcador de posicién de digitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel no muestra ceros adicionales cuando el nimero que escribe tiene menos digitos a ambos lados de la coma decimal que el nimero de simbolos # especificados en el formato, Por ejemplo, si el formato personalizado es #,tHt y escribe 8,9 en la celda, se muestra el nimero 8,9. 2 Este marcador de posicién de digitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel agrega un espacio para los ceros no icativos a ambos lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato personalizedo 0,0? alinea las posiciones decimales de los nimeros 8,9 y 88,99 en una columna. , (coma) Este marcador de posicién de digitos muestra la coma decimal en un numero, Agregar espacios Pera crear un espacio que tenga el ancho de un cardcter en un formato de nimero, incluya un carécter de subrayado (_), seguido del caracter que desea utilizar. Por ejemplo, si coloca un paréntesis de cierre detras de un caracter de subrayado,como _), los numeros positivos se alinearan correctamente con los numeros negatives que se inoluyan entre paréniesis. Repetir caracteres Para repetir el siguiente cardcter del formato hasta rellenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de numero. Por ejemplo, escriba 0- para incluir los guiones que hagan falta detrés de un nimero para relienar la celda, 0 escriba *0 delante del formato para incluir ceros iniciales. se) [ome 4° Obtenga las diferencias del rango D10:D15. 5° Obtenga las diferencias del rango D17:21. 6° Obtenga las diferencias del rango D23:028. 7° Obtenga las diferencias del rango D30:033,8° Seleccione la celda 87 y escriba la siguiente tuncion: UMA (B4:B6) 9° Utlice el controlador de relleno para C7. Note que también ya obtuvo et resultado de 07. 10° Obtenga el total de la celda D15, 11° Obtenga el total de la celda D2. 12° Obtenga el total de la celda 028. 13° Obtenga el total de la celda D33. 14° Seleccione E10 y escribe la siguiente funcién: =10/$8$7 15° Utilice el controlador de relleno hasia E15. 16° Aplique a E10:E15 el formato de porcentaje. Utilice formulas y funciones para completar los resultados de las diversas celdas en bianco. Ejercicio 3 Abrir el archivo 01_Miscelanea3. A 8 c D 1 Marlboro Ducal Hamilton 2 Precio cajetilla 46 37 44 3. Precio Unidad 4 NP Cigarnillos Consumidos 12 18 20 5 Total 6 Nicotina 1 4 1 7 Alquitran 14 15 14 8 Total Nicotina 9 Total Alquitran Cains Precio Unidad Precio Paquete / 20 Total Precio Unidad * N® Cigarrllos consumidos Total Nicotina N° Gigarillos consumidos * Nicotina Total Alquitran N° Cigarillos consumidos * Alquitran Formate de tabla* Aplicar algun formate como tabla desde la ficha Inicio/Estilos/Dar formato como tebla. Cc Hanilton 2. Precio cajetila 3. Precio Unidad 0.23 0.185 0.205 4_N® Cigariilos Consumidos 12 18 20 5 Total 276 333 44 6 Nicol 1 14 1 7 Aguiran 14 15 14] 8 Total Nicotina 12 19.8 20 9 TotalAla 108 270 280 10 Ejercicio 4 En este ejercicio, utiizard algunas funciones trigonométricas. + RADIANES: Convierte grados en radianes. + SENO: Devuelve el Seno de un Angulo determinado * COS: Devuelve el coseno de un numero «TAN: Devuelve la tangente de un nimero, Abrir el archivo 01_Miscelanead. A 5 c D E 1 GRADOS — RADIANES SENO COSENO — TANGENTE 2 ° 3 6 4 90 5 135 6 190 7 225 8 270 9 80 Cire Radianes Funcion para pasar de grados 4 radianes. ‘Sono ‘Seno del Angulo en radianes. Coseno Coseno del angulo en radianes Tangente Tangente del angulo en radanesA 5B c oD E BIGRADOS —RADIANES —SENO. CSS 2 0| ol o| 4 | 3 45| o79| 0.85| 053 162] 4 90] 157 0.69 70.45] 2.00] 5 135] 2.3 0.09] 1.00] 0.09] 6 180] 3.14 70.20] 0.60] 1.34] r 225 3.93] 0.95] 07 2.53] 8 270| 471 20.18| 0.98] =0.19) 9 360] 6.28] 06 0.28] 3.38] Ejercicio 5 Abrir el archivo 01_Miscelaneas. Este ejercicio trata de calcula el tiempo que tardaré en llegar un cuerpo situado en la parte superior de un piano a grados de inclinacién y X metros de longitud. Las formulas para caloular la aceleracién y tiempo son: A 5 e D = 1 ANGULOS RADIANES ACELERACION DISTANCIA TIEMPO 2 10 100 3 18 100 4 20 100 6 25 100 6 30 100 7 35 100 8 40 100 8 45 100 a= 9.8 * Seno(angulo) VK Radian Funcién radianes Aceleracion 9.8 * Seno(Celda radianes). 9.8 es aceleracién de la gravedad Tiempo Funcién RCUAD (Distancia‘2)/Aceleracion =RCUAD(2"D2)C2[—-* 8 c D E 4 2 MO 0174852005. 1701752161 0063103581 3 45 0.251790008 2536426642 1008755138 & 20” 0 34800865 5351787205 oc az T92682 5 25 0436352513 4 141850868 ot_—314s0ee 8 300.523698775 a oc 26861501 ; SE OSTOSSEES3 — BSPTOABETS Tod Sete 8 40 _0.698131701 6299318575 100__2.2450263) 8 45-0 795306168 6920606456 Tot 20403163 Ejercicio 6 En este ejercicio se utilizaran las referencias Absolutas. Una referencia absoluta indica izar una tinica celda o rango que no cambie de lugar, para operar con otras celdas 0 rangos que cambian sus lugares. Debe indicar una referencia absoluta ingresando delante de una fila y columna el simbolo de délar §. Abrir el archivo 01_Miscelaneas. ® a € D E E 6 a Jeno Petre Marzo And ayo Tol 2 Taal Verias Moo 304200 105000 3. Taal Comisiones ‘Teta inpuesios 5. Gastos Fes 5 Tata to i 8% Comarca 50% 9. 9% Impuostos 159% (0 Gastos Fos 500 n ‘+ Total comisiones (83) = Total Ventas (B2) * %Comorcial ($88) ‘+ Esoriba el simbolo $ delante de B y delante de 8 ($3$8), porque al copiar esta formula en las celdas adyacentes, no queremos que incremente la referencia a C8, DB, etc. ‘+ Total Impuestos (84) = Total Ventas (2) * Yelmpuestos ($89) +Gastos Fijos (85) = Gastos Fijos ($810) ‘+ Total Neto = (Total Comisiones + Total Impuestos + Gastes Fijos) — Total Ventas ‘+ Total = Suma de todos los meses.etal Vertas Ta Teta Neo Comarca 'eimpuestos Gast Ejercicio 7 Aorir el archivo 01_Miscelanea7. a a D = F esr Volumen Vert. Ingrosce Vereat rs Calculos ‘Volumen Ventas ‘Volumen Ventas mes anterior * Incromanta de ventas + Volumen ventas mes anterior. | Ingresos Ventas Volumen Ventas * Precio Coste Variable Celda de costo fjo Boneficios Ingresos Ventas — (Cosie variable = Coste fio). En este ejercicio, como las copias se hacen por files, tendra que poner el $ delante de la fila. Por ejemplo, para calcular el voumen de ventas de febrero y copiarla al resto de meses, la formula sera: =B 13°8$2+{B13). Estamos usando una referencia mixta.inde as co Cane 75 2 0 nee een Ejercicio 8 Abrir el archivo 01_Miscelanea8. Sete Volumen Ventas Total Ventas Desc. Ventas [Neto Ventas [Volumen Compras Volumen Ventas mes anterior * Incremanto Ge ventas + Volumen ventas mes anterior. ‘Volumen ventas * precio Total Ventas * %Descuento Ventas: Total Ventas — Desc Ventas. Volumen compras mes anterior™ineremento compras + Volumen compras mos anterior. Total Compras Volumen compras * Precio compra. Desc. Compras Total Compras * %Descuento compras Neto Gompras Total Compras - Desc. Compras Salario (Fila 24) Celda del valor del salatio (86) Total Salario Salario * Trabajadores Alquileres Alquileres de la tabla de gastos fijos Publicidad Publicidad oe la tabla Gastos Fos Total Fijos Alquileres + Publicidad Ganancias Neto Ventas Perdidas Neto Compras + Toial Salarios + Total Fijos Beneficio Ganancias — Perdidas ‘%Beneficio (Beneficio * 100)/Ganancias Funciones Matematicas ABS Devuelve el valor absoluto de un numero. El valor absoluto de un numero es el mismo nimero pero sin su signo, por lo que siempre seré un valor positivo. Sintaxis: =ABs (numero) Ejemplo:A B 1 Ndmeros Valor Absoluto 2 30 30 3 50 50 4 -15| 15) 5 En la celda 82 se utiliza la funcién =ans (a2) que devuelve el valor absoluto de 30, es decir 30, lo mismo con el valor de la celda A3. En la celda B4 se cbtiene el mismo resultado, pues el valor de -15 serd también 15. Moda.Uno Devuelve el valor que se repite con mas frecuencia en un rango de celdas. Sintaxis: =MoDA.Uno(némerol ;nimero2; . - Ejemplo: an eR avon NOTaTEIO) A [ell D 1 ns 2 § 3 7 4 8 5 a 6 6 7 9 8 ‘ 0 5 10 2 {f] Modano [3] En la celda B11 se utiliza la funcién =MopA.uNo(B2:B9) y el resultado es 6, pues se repite 4 veces, a diferencia de los demas nimeros que se repiten un menor numero de veces que el 6. Si hubiera un nimero menor que se repitiera |a misma cantidad de veces que el resultado, este no cambiaria, pero si existiese uno mayor al resultado que se repitiera el mismo numero de veces, el resultado variaria al mayor ntimero. PL Devuelve el ntimero 3,14159265358979, 0 la constante matematica pi, con una exactitud de 15 dicitos.Sintaxis: =PI( ) Ejemplo: Si oseribes la funcién =Px() obtondras ol numero 3,14159265358979, ol cual puede sor redondeado. Puedes obtener el area de un circulo en base ala formula: A = mr? 84 . fe =01()"82"2 A B Ratio 6.75 Area de un circulo 143.14] En lacelda B4 se utiliza resultado esta redondeado. T () * (B22) , que se basa en la formula dada lineas arriba El RCUAD Devuelve la raiz cuadrada de un nimero. Sintaxis: =RCUAD (ntimero} Observacién: Si el nimero es negative, RCUAD cevuelve el valor de error #/NUM!. Ejemplo: ea , fe =RCUAD{ABS(A4}) c . L_ Numero Reiz Fe 5 97 winunt 3 a En la celda B2 se utiliza la furcid cual es 5. RCUAD(2) para obtener la raiz cuadrada de 25 la En la celda B3 el resultado es un ertor pues se usé Ia funcién =RCUAD(A3) para un nlimero negativo (-9)En la celta 84 se obtiene un resultado correcto, aunque en la celda A4 sea un numero negative, pues se utilizé la funcién =RcUAD(ABS (A4)), la cual primero convierte el nlimero en positivo a través de ABS y luego obtiens laraiz Numero romano Convierte un numero arabigo a un ntimero romano con formato de texto. Sintaxi NUMERO .ROMANO (niimaro ; forma) Observaciones: Si el argumento nimero es negativo, la funcion devuelve el valor de error #iVALORI. Si el argumento nimero es mayor que 3999, Ia funcion devuelve el valor de error #VALOR! Ejemplo: 2 * fe =NUMERO.ROMANOIAD} A 8 c D 1 |Numero Romanos 2 20 [xx 3 soft 4 s0lx 5 s|v En el rengo A2:AS se encuentran los nimeros naturales y en el rango B2:B5 se encuentran los mismo niimeros en romanos, convertidos al utilizar la funcién NUMERO. ROMANO (A2) , NUMERO. ROMANO (A3) y asi sucesivamente por cada celda. Contara Cuenta el niimero de celdas que no estan vacias y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el numero de celdas que contienen datos en un rango Sintaxi ONTARA (valor1;valor2;. Ejemplo:85 e fe =CONTARA(BI:64) A 8 a. Henny 2 50 3 a7 4 Raul 5) iCudntas celdas contend:an datos? 6 Usando =conTARA(B1:84) , la celda B5 muestra como resultado 4, pues esta funcién reconoce textos, némeros y cualquier dato intreducido en una celda Contar blanco Cuenta el nimero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis: CONTAR. BLANCO(rango) Ejemplo: 35 : ‘Fi =CONTAR.BLANCO(E1:65) A pam 1 20 2 50 3 4 10 5 Karen @7Hlecusrtes cetdosvecios bubrén? 7 Usando =CONTAR.BLANCO(B1:B5) , la celda B6 muestra como resultado, pues en al rango evisten dos celdas que estan vacias. Si de casudlidad presionaste la Barra Espaciacora, esta se contaré como celda con datos. Contar.si Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estan en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis: =coNTAR.SI (rango; criterio) Donde rango es la celda 0 las celdas que se van a contar y deben contener numeros, nombres, matrices 0 referencias que contengan nimeros. Los valores en blanco y los de texto no se tomaran en cuenta.Donde criterio son ias expresiones que deseamos contar, por ejemplo un criterio puede ser conter Manzanas, contar numero mayores a 92, etc. Observacién: En los criterios se puede utiizar los caracteres signo de interrogacién (2) y asterisco (*). El signo de intertogacién corresponde a un solo cardcter cualquiera y el asterisco equivale @ cualquier secuencia de caracteres. Si deseas buscar un signo de interrogacién 0 un asterisco reeles, escribe una tilde (~) delante del carécter que deseas buscar. Ejemplo: 5 5 1 : mee a En la celda B14 el resultado es 3 usando =coNTAR.SI(B2:B13;"Manzana"). El resultado indica que en el rngo B2:B13 hay 3 veces la pelabra manzana En la celda B15 el resultado es 7 usando =CoNTAR.SI (C2:C13;">55") . El resultado indica que en el rango C2:C13 existen 7 numeros mayores a $5. En la celda 816 el resultado es 5 usando -conTAR.ST (B2:B13;"2a4") . El resultado indica que en el rango 82:B13 existen 5 palabras cuya segunda letra es “a” (manzanas y naranjas). ‘Suma las celdas en el range que coinciden con el argumento criterio. Sintaxi -SUMAR.. SI (rango;criterio;rango_suma) Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar segin los criterios especificados. Las celdas de cada cango deben ser niimeros, 0 bien nombres, matrices 0referencias que contengan numeros. Los valores en blanco y los de texto no se tendrén en cuenta, Donde ciiterio es el criterio en forma de ntimero, exoresién o texto, que cetermina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32" 0 "manzanas". Donde rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los otiterios. Si se omite el argumento rango_suma, les caldas del rango se evaluardn sagiin les criterios y se sumaran si cumplen los criterios Ejemplo: a5 : fe) SUMAR SUCRE "=55") A 8 4 ruta 2 Fresa 3 Pera 4 Manzana nD 5 Pera 2” 6 Narania 45 7 Manzana 2 8 Pera 4 ° Naranja 15 10 Manzena 2 a Pera w 2 Narania 95 13 Fresa 102 14 {Cudntas cantidades posee la fruta Manzana? 107 15) Cudi es la suma de las cantidades, mayores #55? 489 16 Dentro de la celda B14 el resultado es 48 pues esté utilizando =SUMAR. ST (B2:B13; "manzana";C2:C13). La formula solicita que se sumen las cantidades del rango C2:C13 sien las celdas 62:813 esta la palabra "Manzana” En la celda B15 el resultado es 75 usando =suUMAR.S1(C2:C13,">5° indica que del rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 55 ). La formula, Funciones légicas Las funciones lgicas permiten obtener resultados generalmente en base a una prueba légica y devolverd los resultados Verdadero 0 Falso.Funcion SI Devuelve un valor si la condicién especificada es VERDADERA y otto valor si dicho aigumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicicnales en valores y formulas. Sintaxis: si (prueba_légica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Donde Prueba_légica es cualauier valor 0 expresion que pueda evaluarse como VERDADERO 0 FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresi6n légica; si el valor de la calda A10 es igual a 100, la expresion se evalia como VERDADERO. De lo contrario, se evaluaré como FALSO. Esie argumento puede ulllizar cualquier operador de comparacién. Donde Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_logica es VERDADERO. Donde Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_ldgica es FALSO. Ejemplo: — c D 1 Promedio _Condicién 2 18[Aprobado_ = 10 Desaprobado 4 15 Aprobado: é rango B2:B4 muestra. una serie de resultados usando =8T(A2>10, "Aprobado" ,"Desaprebade"). La funcién indica que si el valor de la calda A2 es mayor 2 10 entonces aparecera la palabra “Aprobado” y si no es mayor a 10, aparecera la palabra “Desaprobado’. La celda A2 es mayor que 10, por lo que aparece “Aprobado’, al igual que en la Ad. En cambio, en la celda A3 el numero es igual a 10, por lo. que aparece la palabra “Desaprobado’. Obtener simbolos basados al porcentaje Una forma muy sencilla de trabajar con la funcién Si, es utilizar simbolos para representar valores. Observen la siguiente tabla.z a é 1 Nombre Producto Unidedes Vendidas (3) 2 Lethe Biazorads ats Tee ete faporata Cap 158 anpooenan 4 esheen Pode 20 >> 5. Memele esa 11104 >>> 5 Mermaid Nrenis SALMO cececcnsene 7 mermetidsDsraona ARGON ccc 9 Mantel 10% ccceaacce o Puede uilizar simbolos para representar una mini gréficas en sus tablas. Aunque esta tabla es un poco confusa ya que quizé distrae de su objetivo, puede aplicar solo un modo de simbolos, como por ejemplo utilizando la siguiente formula. =S1(82<0,REPETIR("<",B2"-100)) En esta f6rmula se dice que si los valores de 82 son menores a 0, entonces aparezca el simbolo menor. 82*-100 es necesario para obtener un resultado no porcentual y que sea positivo, ya que Repetir no reconoce negalivos. Si quiere complicar mas la vista, utiice la siguiente formula, =$1(B2<0,REPETIR('<",82*-100), REPETIR('>",B2'100)) Funcién Y Devuelve la palabra "Verdadero” si todos los argumentos son verdaderos y "Falsa” si uno omés argumentos son falsos. Sintaxis: ¥ (valor_légicol ;valor_légico2 Donde Valor_légico1, Valor_légico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso. Ejemplo: @ : a 8 1 Datot —_Dato2 a 20 3 15 4 10 En la celda C2 el resultado es Verdadero utilizando =¥ (A2>19;B2<31) , pues la funcion indica que la celda A2 debe ser mayor a 19 y la B2 menor a 31.En los otros 2 casos no se ‘cumple la funci6n.Sumar el total si todos son mayores que 0 SI tuviésemos un informe de los Gastos realizados en el period 2009 y 2010, de seguro que queremos obtener un total. Lamentablemente atin no se ha hecho la proyeccién de los Salarios del afio 2010, entonces atin no se puede sumar, por ello vamos a ullizar una férmula matricial para resolver este caso. Vea la siguiente tabla. A mc 1 2 GASTOS 2009 3 Publicidad sj 4,500.09 4 Rents Sf. 5,430.00 5 Suministros Sf. 3,245.00 salarios ——_S/. 10,500.00 7 Uiilidades Sf. $00.09 8 TOTAL 9 19 GASTOS 2010 11 Publicidad §/- 4,500.00 12 Rents Sf. 5,830.00 13 Suministros S/. 3,245.00 14 |Selarios 15 (Wtiidades _S/. 500.00 16 TOTAL 7 I En lacelda B8 vamos a utilizar la siguiente formula: > Pero si pulsas Enter, aparecerd un error de formula, y es porque estés utilizando resultadcs de rango en la formula, y solo las matrices pueden aceptarla, por ello, debes pulsar Ctrl + Mayus + Enter. =31(¥(BS:B7>0),SUMA(B3:B7) Es necesario utilizar Y para obligar a que se cumplan todas las conciciones del SI. Si no hubieras puesto él Y, la formula Jo tomaria como la funcién O y esta es relativa. La siguiente formula en B16 devuelve una celda en blanco porque no se cumple al menos. una concici6én. =SI(V(B11:815>0),SUMA(B11:B15)," ") Funcién 0 Devolvera la palabra ‘Verdadero” si alguno de los argumentos son verdaderos y la palabra “Falso" si todos los argumentos son falsos.Sintaxis: 0(valor_légicol;valor_légico2; ...) Donde Valor_légicot, Valor_légico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean ‘comprobar y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso. Ejemplo: a : fe =O(Ad13, 8301) A a a D 1 |Dato1 Dato2 Condicién 2 | 20 30_VERDADERO. 3 15 45[__FAISO 4 10 12, VERDADERO 5 En lacelda C2 el resultado es Verdadero utilizando =o (A2>19 ;B2<31) , pues la funcién indica que la celda A2 es mayor que 19 0 que la celda B2 sea menor que 31. Si se cumple alguna de las dos condiciones el resultado sed Verdadero. En el caso de C3 no se cumple ninguna de las condiciones. Funciones Légicas Anidadas Las funciones légicas son muy utilizadas cuando se trabajan con tablas en Excel, este tema, aplicaremos la funcién SI, Y y O, anidandolos y obteniendo provecho de ello. Sl anidado En el siguiente ejercicio, se ulllizara la funcin $1 para obtener varios eriterios Ejercicio 9 Del siguiente cuadro, obtener el valor 500 si la categoria es A, si la categoria es B obtener el valor de 200, si la categoria es C obtener el valor de 100 y si es cualquier atro valor, obtener 50.sees 1° Seleccione la colda C9. 2° Escribe: (B9=" 500,S1(B 100,SI(B9="C",100,50))) y pulse Enter. 3° Vea el resultado. Observe la férmula realizada, puede darse cuenta que es muy parecida al planteamiento del problema del ejercicio 5. Funciones ¥/0 En este ejercicio solo se utilizara la funcion Y. Ejercicio 10 Del siguiente cuadro obtener los siguientes valores: A 3 c DPROMEDIO FINAL CONDICION 0-10 Malo 11-14 Regular 15-17 Bueno 18-20 Excelente Otros En blanco 1° Seleccione la celda C2. 2° escribe: -=SI(Y(B250,82<=10),"Malo" SKY(B2>10,B2<=14),"requtar” SIV (B2>14,82<=17),"Bueno" SHY(B2>17,B2<=20),"Excele nie",")) Pulse Enter. 3° Vea el resultado. eee} - En este ejercicio ahora utilizare la funcion O. Ejercicio 11 Del siguiente cuadro obtener los siguientes valores: ghee velessIs)-CATEGORIA Ee AoB 700 CoD 500 EoF 300 Otros En blanco 1° Seleccione la celda 82. 2° Escribe: =si0l pulse Enter. A: 700, SO(A2=" "500, SHO(A2: 3° Vea el resultado. Funciones de Texto Excel posee gran variedad de funciones de texto, con estas funciones, usted podra manipulsr los diferentes textos ingresados en las coldas. Funcién Minuse Convierte todas las mayiisculas de una cadena de texto en minusoulas. Sintaxis: mrnusc (texto) Donde Texto es el texto que se desea convertir a minisculas. Minusc no cambia los, caracteres de texto que no sean letras. Ejemplo: A [em 1 [Nombres Maylisculas | Nomares Mindsculas | 2 wanoz | 3 JOHAN (A LEINER En el ejemplo tedos los nombres del rango A2:A5 estan en mayusculas. Utilizando la funcion =mmusc (az) y arrastrando hacia abajo puedes convertir todos los nombres a minusculas. Funcién MayuseConvierte todas las minusculas de una cadena de texto a mayusculas. Sintaxis: MaYUsc (texto) Donde Toxte es el texto que se desea pasar a maytisculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. Ejemplo: [8 C 1_Nombres Minusculas Nombres Mayusculas 2 handz HANDZ 3 johan JOHAN @ einer LEINER En el ejemplo todos los nombres del rango B2:B5 estén en mindsculas. Utilizando la funcion =marusc (B2) y arrastrando hacia abajo puedes convertir todos los nombres a maydsculas. Funcién Largo LARGO devuelve el nimera de caracteres de una cadena de texto. Sintaxis: LARGO (texto) Donde Texto es el texto cuya longitud se desea averiguar. Los espacios en blanco al presionar la barra espaciadora también se cuentan como caracteres. -Ejemplo: A 8 1_Nombres Caracteres BY) Handz valentin 1a] 3 Helen Garcia 12 @ Henry | 5 Usando =LARGO(A2) y artastrando hacia abajo, el rango B2:B4 muestra el nimero de caracteres ingresados en las celdas A2, A3 y Ad. Funcién IzquierdaIZQUIERDA devuelve el primer caracter 0 caracteres de una cadena de texto, segun el nlimero de caracteres que especifique el usuario. Sintaxis: TZQUTERDA (texto;nim_de_caracteres) Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Donde Nam_de_caracteres especifica el nimero de caracteres que se desea extraer con la funcién IZQUIERDA, Ejemplo: | e - fe) seaunena(23.3) A mmc 1 Nombres Caracteres 2 Handz oH fjuelon fat 4 En la celda B2 el resultado es “H" usando =12qUTERDA (AZ), pues cuando no se utiliza el argumento num_de_caracteres, siempre se obtendré la primera letra 0 caracter del texto. En lacelda BS el resultado es "Hel’ usando =rzQUZERDA(A3;3) - La funcién indica que la celda B3 debe obtener las 3 primeras letras 0 caracteres 0 de la celda A3. Funcién Derecha DERECHA devuelve el ultimo caracter 0 caracteres de una cadena de texto, seguin el nimero de caracteres que especifique el usuario. Sintaxis: DERECHA (texto;ntm_de_caracteres) Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Donde Num_de_caracteres especifica el nimero de caracteres que se desea extraer con la funcion DERECHA. Ejemplo:8 = Fe) =DERECHALAS.3) A B c 1 \Nombres — Caracteres 2 Handz z (Bo teten fen 4 En la celda B2 el resultado es ‘2” usando =DERECHA(A2) , pues cuando no se utiiza el argumento num_de_caracteres siempre se obtendra la ultima letra o caracter del texto. En la celda B3 el resultado es ‘len’ usando =peRecHa (a3;3) . La funcién indica que la celda B3 debe obtener las 3 Ultimas letras o caracteres de la celda Aa. Funcién Concatenar Concatena dos o mas cadenas en una sola cadena de texto. Sintaxis: CONCATENAR(textol ;texto2; ...) Donde Textot, texto2 son de 2 a 255 elementos de texto que se urirén en un elemento de texto tinico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nimeros 0 referencias a celdas Unicas. Ejemplo: 3 : Bi | =DERECHAIAS.3) a (em ic 1 Nombres — Caracteres 2 Handz z (3 Heten lien “4 La celda C2 muestra el resultado de utllizar =cONCATENAR (A2;"";B2) . Si se hubiera ulilizado la formula =coNCATENAR(A2;B2), el nombre y apelido hubieran aparecido juntos, sin espacios de separacién entre uno y otro. Para evitarlo se agregan las comillas, separadas. Funcién MEDEXTRAE devuelve un numero especitico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicién que especifique y en funcién del namero de caracteres que se especifique. Sintaxis: MED (texto ;posicién_inicial;nim_de_caracteres) Donde Texto es la cadena de texto que contiene les caracteres que se desean extraer. Donde Posicién_inicial es la posicién del primer carécter que se desea extraer del texto. La posicién_inicial del primer cardcter de texto es 1, y asi sucesivamente. Donde Nim_de_caracteres especifica el nimero de caracteres que se desea extrac Ejemplo: E! resultado de la celda B2 es “gr” con la funcién =mED (a2 ,1,2). La funcién indica extraer de lacelda A2, empezando de la primera letra, 2 caracteres. El resultado de la celda B3 es “al” con la funcién =MED (a2,3,2). La funcién indica extraer de lacelda A2, empezando de la tercera letra, 2 caracteres. Funcién Hallar HALLAR permite especificar la posicién de la letra que desees buscar. Sintaxis: HALLAR (texto buscado;dentro del_texto;nim inicial) Donde Texto_buscado es el texto que deseas encontrar. Donde Dentro_del_texto es el texto en el que deseas encontrar el texto_buscado. jal es la posicion del caracter donde desea iriciar la busqueda. 1 Texto La celda B2 muestra 9 utilizando =HALLAR("e",A2,1). La funci6n indica que se tiene que encontrar la posicién en la que ese encuentra la primera letra “e’, dentro del texto de la.celda A2, iniciando la cuenta en la primera letra. La posicion de la primera letra “e" es 9. La celda B3 muestra 12 utilizando =HALLAR("e" ,A2,10). La funcién indica que se tiene que encontrar la posicién en la que se encuentra la primera letra "e" dentro del textode la celda A2, iniciando desde Ia letra 10. La posicién de la primera letra cesde la letra 10es 12. Funcién Repetir Repite el texio un némero determinado de veces. Use REPETIR para lienar una celda con una cadena de texto repetida un numero determinado de veces. Sintaxis: FEPT(tex, number_times)La sintaxis de la funcién REPETIR tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona informacién a una accién, un evento, un método, una propiedad, una funcién 0 un procedimiento.): * Texto Obligatorio. El texto que se desea repetir. = Nim_de_veces Obligatorio. Un numero positive que especifica el nimero de veces que debe repetirse el texto, Observaciones + Sintim_de_veces es 0 (cero), REPETIR devuelve (texto vacio), + Siel argumento num_de_veces no es un niimero entero, se trunca. + Elresultado de la funcién REPETIR no puede contener mas de 92.767 ceracteres; de lo contrario, la funcién devolverd el valor de error #iVALORI Crear una mini grafica con Repetir En Excel 2010 existen las opciones de mini graficas, asi que ahora tenemos formas sencilas de hacer graficos en las celdas, aunque un poco limitadas a nuestra imaginacién. Pero si quiere seguir haciéndolo a su estilo, con formulas y todo eso, podemos usar la funcién Repetir. En [a siguiente imagen, tenemos una tabla de enouesta sobre que Windows ullizan las diversas personas, ya seen Jévenes, Profesores o Profesionales TI. En la tabla se encuestan por Windows XP, Windows Vista y Windows 7.a 3 € o £ 2 {aad Windows wt 2 Jévenes Porcentsje_Grifco 3 Windows XP SS 3 Windows Vita :0% 5 Windows 7 \ © Total 200% 7 Professies” Parente réfica 8 Windows x? i 9 Windows Vita 20%, 10]| Windows 7 10% 11 Total 100% i Profesonalee TH Porcentaje Grafco 12 | Windows xP i LA Windows Vista 10% 15 Windows 7 ‘\ 16. Total 10086 =REPETIR("I"B3*100) Esta formula permite obtener un barra que se repite basado a la celda B3. 83 es multiplicado por 100 para obtener un numero entero y no un porcentale. =REPETIR("g’,B3” 100/6) Esta otra férmula utiliza ‘g” como texto, pero utilzando la fuente Webdings para convertirlo en un cuadro negro que al repetir, da la vista de un grafico de barras horizontal. También se divide entre 5 para acortar las barras. Funciones De Texto Anidadas Las funciones de texto se pueden utilizar para obtener algunas caracteres de una cadena de texto, incluso anidar cada una de ellas. Ejercicio 12 Del siguiente cuadro, obtener 21 codigo cel tabajador con las dos primeras letras del apellido patemo, las dos ultimas letras del apellido materno y la edad.8 € D E Apellido |Apellido |Nombres _ Edad Valentin Hira Kandz Johan 2 Cardenas Fernandet Leiner Alfredo 28 Garda Olortegui__Helen Janet 20 Huisa Vila Angel Gabriel 38 1° Seleccione la celda A2 2° Esoribe: =IZQUIERDA(B2,2)&DERECHA(C2,2)&E2 y pulse Enter. 3° Vea el resultado. a = | ~Zavienoa{e2,2)80enecwa(cz.2)842 a 8 ¢ D E Codigo Apellido |Apellido |Nombres Edad lvaze2t valentin Huiza Hand: Johan 2 Icardenas Fernandez Leiner Alfredo 28 JGercia ——Olortegui_ Helen Janet 20 Kuisa la ‘Angel Gabriel 18 a ale ely ” En lugar de utilizar fa funcién concatenar podemos usar el simbolo ampersand (8) para anidar las funciones y celdas. Ejercicio13 Del cuadro anterior, obtener el cédigo del trabajador con las dos primeras letras dal apellido patemo, las dos ultimas letras del apellido matermo y la edad, todo en maytiscula. 1° Seleccione lacelda A2. 2° Escribe: -MAYUSC(IZQUIERD A(B2,2)&8DERECHA(C2,2)&E2) y pulse Enter. 3° Vea el resultado a = F [sense naurenoA 622) 001RECHAC 8 5 c 0 € F Apellide |Apellido |Nombres Edad [ValeatinNuiza Handa Johan 2 lcardenas Fernandez Leiner Afredo 28 Jcaicia —Olortegui Helen Janet 20 piven vl Angel Gabriel 18Ejercicio 14 Del siguiente cuadro, obtener los dos primeros caracteres del apellido y los dos primeros caracteres del nombre y los dos ultimos caracteres de la Fecha de nacimiento. A 8 ¢ D 1 Cédigo Apellidos _Nombres Fec_Nac 2 Valentin Huiza Handz Johan 09/10/1986 3 Garcia Olortegui Helen Janet 08/01/1987 4 Chileho Delgado Ricardo Omar 17/05/3986 7 1° Seleccione la celda A2. 2° Escrba: =IZQUIERDA(B2,2)&IZQUIERDA(C2,2)&DERECHA(ANO(D2),2) y pulse Enter. 3° Vea el resultado. La funcion ANO devuelve el afte de una fecha, utilizamos esta funcion dentro de fa funcion DERECHA, para que primero obtenga al afio de la fecha y luego obtenga los dos tiltimos caracteres. 2 - Fe) =ZQUERDA(E2.2}&I2QUIERDA(CD,2]RDERECHA(ANO(O2).2) loa 8 c D E F Apellidos Nombres Fec_Nac Valentin Huizas Handi Johan 09/10/2086 Garcia Olortegui Helen Janet os/o1/i987 icho Delgado Ricardo Omar «17/05/1988 Ejercicio 15 Del siguiente cuadro, obtener los dos primeros caracteres del apellido matemno, los des primeros caracteres del apelido materno, los dos primeros caracteres del primer nombre y le edad A B ¢ D Cédigo Apellidos | Nombres Edad Valentin Huiza Handz Johan aw x 2 3 Garcia Olortegui Helen Janet 20 4 Chilcho Delgado Ricardo Omar a 51° Seleccione la celda A2. IZQUIERDA(B2,2)8MED(B2HALLAR(" *,82,1)+1,2)8IZQUIERDA(C2,2)4D2 y pulse 2° Escribe: Enter. 3° Vea el resultado. ALAR "2, 1)¢1.2)BITOUIERDAIC2, 21802 F S SIZQUIEROAE2, 2) MED: A 5 ¢ ° E Apellidos _Nombres Edad in WuleaHandz Johan Garcia Olortegui Helen Janet [chicho Delgade Ricardo Omar @ 2 20 2Capitulo 3: Funciones de fecha y horaEstas funciones permiten manipuler las fechas y horas dentro de una celda o rango de celdas, ademas permite realizar operaciones con nimeros. Excel utiliza una serie de nimetos para poder representar las fechas, tenemos desde el 1 de Enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de 9999. 366 31 de diciembre de 1900 16229 6 de junio de 1944 38352 31 de diciembre de 2004 Cuando Excel manipula horas, lo hace fraccionariamente, el inicio es ta medianoche representada por 0 y si deseamos el medio diaes representado por 0.5. 0.25 6:00:00 AM 0.375 9:00:00 AM 0.99999 11:59:59 PM Si lo desea puede ingresar el niimero 38352.5 y cambiarlo por Hora, obtendré el 31 de diciembre de 2004 con las 12:00:00 PM. Formatos personalizados de Fecha y Hora CEE aia2010 d-mmm-yy_ 4-dic-07 d-mmm 4-dic (Excel asume que es el aio actual) mmm-yy. Dic-07 (Excel asume que és el primer dia) H:mm:ss AM/PM 12:00:00 a.m. H:mm AM/PM 12:00 a.m. dim/y h:mm 4/12/07 0:00 Funcién HOY Devuelve el numero de serie de la fecha actual. El numero de serie es el cédigo de facha- hora que Microsoft Excel usa para los calculos de fecha y hora. Si el formato de celca era General antes de escribir la funcién, el resultado tendra formato de fecha.Sintaxis: HOY( | Ejemplo: Puede escribir en cualquier celda la funcién: =HOY() y devolverd la fecha actual. Al fe | =HOY() B Cc Funcién AHORA Devuelve el numero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcién, el resultado tendra formato de fecha. Sintaxis: AHORA( ) Ejemplo: Pues escribir la funcién: =AHORA() en cualquier celda y obtendré la fecha y hora actual. Fe | =AHORA() B c Funcion FECHA Devuslve of ntimero de serie secuencial que representa una fecha detorminada, Si ol formato de celda era General antes de escribir la funcién. el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis: FECHA(afio;mes;dia) Ejemplo:a3 : fe) =FECHA(A2,62,C2) A 8 c D 2010 1 15 _3 [15/01/2010] ple El ejemplo de la imagen es muy claro, pero esta ‘uncién también se ajusta a los valores erroneos de dias y meses. Por ejemplo si introduce la siguiente funcién: =FECHA(O7,12,4), deberia mostrar 04/12/2010 pero muestra 04/12/1907, si no desea obtener este ertor, seria mejor utilizar la siguiente expresion: =FECHA(2010,12,4) SI introduce a siguiente funcién: =FECHA(2010,12,32) el resultado sera la fecha indicando el primer dia del primer mes del afio 2008,pues no existe el dia 32. Truco EXPERTO Puede calcular la edad real de una persona usando una combinacién de varias funciones, por ejemplo utilice la siguiente expresién: =enreno(FRac.aNoqHovoet.1) Vea la imagen, 82 Md fe =ENTERO(FRAC.ANO(HOY(),81,1)) A ey ic 1 |Fechade Nacimiento 09/10/1986 2 |Edad 23] 3 Funcién MES Devuelve el mes de una fecha representada por un nimero de serie. El mes se expresa ‘como numero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis: MES(niim_de_serie) Donde Num_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducitse mediante la funcin FECHA 0 como resultado de otras férmulas o funciones.Por gjemplo, utllice FEGHA(2008;5;23) para el dia 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto. Ejemplo: 83 = | =mes(ea) A hina 1 Fecha de Nacimiento 09/10/1986 2_ Edad 23 3] es 10 4 La expresion: =MES(B1) devuelve 10 que es Octubre. Funcién DIA Devuelve el dia de una fecha, representada por un numero de serie. El dia se expresa como un niimero entero comprendido entre 1 y 31. Sintaxis: DIA(nim_de_serie) Donde Num_de_serie es la fecha del dia que intenta buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la funcién FECHA 0 como resultado de oiras formulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto. Ejemplo: a - Se =DIA\B1) A B 1 Fecha de Nacimiento 09/10/1986 2 Edad 2B 3 Mes 10 4 |Dia of 5 La expresiOn: =DIA(B1) devuelve 9, pues es el dia de la fecha de la celda A2.Funcién ANO Devuelve el afio correspondiente @ una fecha El afio se devuelve como numero entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintaxis: ANO(nim_de_serie) Donde Nim_de serie es la fecha del afio que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la funcisn FECHA 0 como resultado de otras formulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si as fechas se escriben como texto. Ejemplo: BS 7 fe) =aN0(B1} A 8 1_ Fecha de Nacimiento 09/10/1986 2. Edad 2 3. Mes 10 _4 (Dia 9 [5 Afio 1986] ANO(B1) devuelve 1986, pues es el afio de la fecha de lacelda A2. Funcién DIASEM Devuelve el dia de la semana correspondiente al argumento nim_de_serie. El dia se devuelve como un nimero entero entre 1 (domingo) y 7 (sabado). Sintaxis: DIASEM(nim_de_serestipo) Donde Nim_de serie es un numero secuencial que representa la fecha del dia que intenta buscar. Las fechas deben especifica’se mediante la funcién FECHA 0 como resultado de otras férmulas 0 funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5:23) para al dia 23 de mayo de 2008. Pueden producise problemas si las fechas se escriben como texto. * Donde Tipo es un nimero que cetermina el tipo de valor que debe devolverse.* Si indica como argumento TIPO el numero 1, entonces sera el numero 1 para el Domingo, 2 paral Lunes y asi sucesivamente. «i indica como argumento TIPO el numero 2, entonces sera el ntimero 1 para al Lunes, 2 para el Martes y asi sucesivamente. «indica como argumento TIPO el numero 3, entonces sera el numero 0 para el Lunes, 1 para el Mattes y asi sucesivamente, Ejemplo: 86 : ‘fe | =DIASEM(B2.1) A B 1 Fecha de Nacimiento 09/10/1986 2_ Edad 23 3 Mes 10 4 Dia 5 _5_ Afio 1986 _6 [Dia de la Semana s| 7 EL resultado es 3 usando: =DIASEM(A1,1), pues 1 para el Domingo, 2 para el Lunes y 3 para el Martes, el 04/12/2010 cae Martes. Funcién DIAS.LAB Devuslve el nimero de dias laborables entre fecha inicial y fecha final. Los dias leborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivo. Utlice DIAS.LAB pava calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basandose en el nimero de dias trabajados durante un periodo especifico. Sintaxis: DIAS.LAB |fecha_inicial;fecha_final;festivos) Donde Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Donde Fecha_final es una fecha que representa la fecha final. Donde Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben exciuirse del calendario laboral, como les dias festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas 0 una constante matricial (matiz: utiizada para crear férmulas sencillas que producen varios resultados o que funcicnan en un grupo de aigumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte unaformula comin; una constante de matriz es un grupo de constantes utilzadas como un argumento de los numeros de serie que representen las fechas. Ejemplo: = = Tos AS(s3 829208) a 2 ¢ D aaa 1 Fecha Inical Ficha Final Dias Dias Festivor Dias Laborables [ED sspovewo oxo. ie eaT eS cS 2 Discelancepencencis| 2/07/2010 ‘ Novidod 2s/rzjzei0 2 Afonelo ainujacie 5 En este ejemplo se utiliza una fecha inicial desde el 15 de Enero de 2010 hasta el 15 de Enero de 2008, también podemos observer los dias festivos con sus respectivas fechas, al final no da como resultado 259 dias que vamos a trabajar. =DIAS.LAB(A2,B2,D2:D5)Capitulo 4: Funciones de Busqueda y ReferenciaLas funciones de busqueda y referencia son utilizadas cundo se necesita saver 0 buscar algun valor dentro de una tabla extensa. En este capitulo utilizaras la funcién CONSULTAV y CONSULTAH. Funcion CONSULTAY Busca un valor especifico en la primera columna de una mattiz de tabla y devuelve, en la misma fila, un velor de otra columna de dicha matriz de tabla. La Vde CONSULTAV significa vertical. Utlice CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparacién se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar. Sintaxis: CONSULTAV{valor_buscado;matriz_buscar_enjindicador_columnas;ordenado} Donde Valor_buscado es valor que se va a buscar en la primera colurna de la matriz (matriz: utiizada para crear férmulas sencillas que producen varios resultados 0 que funcionan en un grupo de argumentos que se orgenizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una formula comun; una constante de matriz es un grupo de constantes utifizadas como un argumento.) De tabla. Valor buscado puede ser un valor 0 una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, CONSULTAY devuelve al valor de error #N/A. Donde Matriz_buscar_en son dos o mas columnas de datos. Use una referencia a un Tango 0 un nombre de rango. Los valores de laprimera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, niimeros 9 valores légicos. Las mayisculas y mindsculas del texto son equivelentes. Donde Indicador_columnas es un némero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a1, la funcion devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y asi sucesivamente. Si indicador_columnas es: Ejercicio 16 En el siguiente ejercicio, aprendera a utlizer la funcion CONSULTAV. 1° Abrir el archivo Referencias. xlsx. 2° Seleccione ol rango A1:G6 y observe ol cuadro de nombres, nusstra tabla tiene por nombre TABLA.3° Seleccione la celda B10 y escribe: =CONSULTAV($B89,TABLA1,2) y pulse Enter, indica que nuestro valor tuscado seri todo lo que escribamas en la celda B9, que pertenece a TABLA, y que la informacién que queremos que aparezca sea el apellido y el apellido se encuentra en la columna 2. 4° Seleccione la celda B11 y escribe: =CONSULTAV(SB$9,TABLA1,3) y pulse Enter, en esta ocasién buscamos el nombre y este se encuentra en la columna 3. 5° Seleccione la celda B12 y escribe: =CONSULTAV($B$9,TABLA1,4) y pulse Enter. 6° Seleccione la celda B13 y escribe: =CONSULTAV($B$9,T ABLA1,5) y pulse Enter. 7° Seleccione la celda B14 y escribe: =CONSULTAV($B$9,T ABLA1,6) y pulse Enter. 8° Seleccione la celda B15 y escribe: =CONSULTAV($B$9,TABLA1,7) y pulse Enter. 9° Seleccione la celda B9 y escriba 1 y pulse Enter. Vea como aparece una informacién 10° Seleccione la celda B9 y escribe 5 y pulse Enter, vea cémo cambia la informacion. 1 (Citgo Apetidos omnes ite Ged Suelo i 2 Engle dit Vaientatisia——onar aE BO oas0RDES 3 Flea Gavia dlowepsh een St roo con1838 {enple 073 Hulsama Gabvet ATE 38800 se0sas7e2 Freple.005 lea Rodeiguer Erber SURCO 21900 897612299 11° Guarde y cierre Excel Funcién CONSULTAH Busca un valor en la fila supe de una tabla. Use CONSULTAH cuando los valores do ‘comparacién se enouentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacién que se encuentre dentro de un numero especificado de filas. Use CONSULTAY cuando los valores de comparacién se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. LaH de CONSULTAH significa "Horizontal’. Sintaxis: CONSULTAH (valor_buscado:matriz_buscar_en;indicador_filas: ordenado)Donde Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Donde Matriz_buscar_en es una tabla de informacién en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango 0 el nombre de un rango. Donde Indicador_filas es el numero de fla en matiz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y asi sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, CONSULTAH devuelve el valor de error #VALORI; si indcador_filas es mayor que el nimero de filas en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #REF! Ejercicio 17 En el siguiente ejercicio aprenderé a utilizar la funcién CONSULTAH. 1° Utilice el mismo archivo del ejercicio 16. 2° Seleccione la celda B7 y escribe: =CONSULTAH(SBS$6,$AS1:$E$4,2,FALSO) y pulse Enter, indica que se va a buscar el conterido de la celda 86, del rango A1:£4, iniciando del mes de Enero y el mes de Enero se encuentra en la segunda fila. 8° seleccione la celda B8 y escribe: =CONSULTAH(SB$6,SAS1:SE$4,3,FALSO) y pulse Enter. 4° Seleccione la celda B9 y escribe: =CONSULTAH($B$6,$AS$1:$E$4,4,FALSO) y pulse Enter. 6° Seleccione la celda D6 y escribe: proyectot y pulse Enter. podra ver los valores de todos los meses. eno acc 3376 2077 1578 3685, 3941 3069 1240 3455, waza 1860 1369 2852 7° Quarde y cierre Excel.Capitulo 5: TablasQué es una Tabla? Una tabla en Excel es simplemente un rango rectangular con datos estructurados. Si ha utilizado Access alguna vez, imagine el mismo funcionamiento en Excel, en las columnas se agregan los nombres de los campos como por ejemplo Nombres, Apellides y en las filas se agregan los registros, como por ojemplo los datos que corresponden a los campos. Aparentemente usted se dira y se preguniara, Pero, yo siempre he creado este tipo de tabla en Excel, ZQué es lo importante?, pues lo importante es que para crear una tabla en Excel debe seguir una serie de pass, pulsando clic en la ficha Inserter, grupo Tablas yolic en Tabla. Cuando Excel identifica que un rango de datos es una tabla, Excel respond de manera ms inteligente a las diferentes acciones que se quiera realizar con ese tango, por ejemplo, si desea crea un grafico en base a la tabla creada, entonces este grafico aumentara en algo si decide agregar alguna otra colurnnao fila. Ventajas de una tabla con un rango normal Al activar cualquier celda, se agregaré una nueva ficha contextual llamado Herramientas de Tabla con su ficha Disefio. + Las celdas contianen un formato de color de fondo y de texte, aunque puede ser variable. + Los encabezados de columna poseen una lista desplegable para eplicar fitros * Si la tabla es demasiado extensa y decide bajar para ver mas registros, los encabezados de tabla reemplazaran a los encabezados de columna. + Al ingresar una férmula en una columna, estas se transmiten automaticamente a todas las demas celdas. Las tablas trabajan con nombres de tablas y encabezados de columnas. Excel puede eiminar alguna fila si esta duplicada. Crear una tabla Generalmente usted crearé una tabla a partir de un rango existente, aunque si lo desea puede crear una tabla a partir de un rango vacio, pero lo recomendable es tener diseriado lo que se quiere convertir en tabla. Para crear una tabla a partir de un rango, siga estos pasos: 1? Asegurese que el rango no contenga alguna celda vacia. 22 Seleccione cualquier celda dentro del rango3 Pulse clic en Insertar, grupo Tablas, y clic en Tabla. Aparece un mensaje que indica el rango seleccionado y si la tabla poses encabezados. Nota: Si usted desactiva la casilla La tabla tiene encabezados, entonces Excel aumentaré una columna con encabezados predeterminados. Cambiar la apariencia de la tabla Al crear una tabia Exce! apiica un estilo y disenio predeterminado de tabla. Usted puede moditicar el disefio de la tabla, recuerde que un buen disefio hace més atractivo su trabaio. ‘Cuando crea una tabla se afiade Ia ficha contextual Herramientas de tabla con la ficha Disofio. En el grupo Estilos de tabla, pulse clic en el botén Mas, de esta manera se despliega la galeria Estilos de tabla en la cual puede elegir el estilo que crea conveniente.Agregar mas filas o columnas Las tables trabajan muy bien y mucho més si necesita agregar una nueva fila de datos 0 una nueva columna de campos. Por ejemplo si usted decide agregar una nueva columna, Excel automaticamente aplica el formato necesario a la nueva columna, = i ———— — 2 —— & Convertir en Rango Si ya no desea trabajar con una tabla en Excel 2010, puede convertir esta en un rango comun y corriente y seguir trabajando normal. Cuando convierte una tabla en un rango, los datos no se pierden, lo unico que se conserva es el formato que se aplicé cuando ain era una tabla Tablas Dinamicas Imagine una hoja de caiculo de Excel con dates de ventas con cientes o miles de filas de datos. El disefio de la hoja de célculo recoge todos los datos sobre los comerciales de dos paises y cuanto han vendido en dias concretos. Pero todo eso es demasiado. (Enumerado en fila tras fila y dividido en miltiples columnas). ,Cémo puede obtener informacion sobre la hoja de calcul? {Como puede lograr entender todos estos datos? 4 Quién es el que mas ha vendido? { Quién ha vendido més por trimestre o por afio? 2 Qué pais ha vencido mas? Podra responder a todas esas preguntas con los informes de tabla dindmica (es como encontrar una aguja en un pajar). Un informe de tabla dinamicaconvierte todos los datos en informes breves y concisos que le dicen exactamente lo que necesita saber. Revisar los datos de origen Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dindmica, eche un vistazo a su hoja de céloulo Excel para comprobar que esta bien preparada para el informe. Cuando crea un informe de tabla dinamica, cada columna de sus datos de origen se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los campos resumen mtitiples filas de informacion de los datos de origen. 14/200 208 7 ia. ca/a/2007 2007 1. 5290 ima 5/2007 — 207 x 3 wires 555) inn uv? — 2007 r 1 Jove sais iw 5/4/2007 2007 F S Were: mare Sa cofa/soer 2007 2: ¢ sbedo er iba onyaa0T 2007 2 oan 00) Los nombres de los campos para el informe proceden de los titulos de las columnas de sus datos de origen. Compruebe que tiene nombres para cada columna de la primera fila de la hoja de cdlculo de los datos de origen. Informacién basica del informe de tabla dinamica Esto es lo que ve en la nueva hoja de calculo tras cerrar el cuadro de dialogo Crear tabla dinamica. Aun lado esta la zona de disefio, lista para el informe de tabla dindmica y, al otro lado se encuentra la lista de campos de tabla dinamica Esta lista muestra los titulos de las columnas de los datos de origen. Como deciamos antes, cada titulo es un campo: Pais, Comercial, etc.Para crear un informe de tabla dinémica, desplace cualquiera de los campos a la zona de disefio para el informe de tabla dinamica. Puede hacerlo activando la casilla de verificacion junto al nombre del campo, 0 haciendo clic con el botén secundario del ratén en el nombre de un campo y seleccionando un lugar al que mover el campo. Si ha trabajado con informes de tabla dinamica antes, es normal que se pregunte si todavia puede arrastrar campos para elaborar un informe. Pues si lo puede hacer. Sugerencia Si hace clic fuera del area de disefio (de un informe de tabla dindmica), la lista de campos de la tabla dindmica desaparece. Para recuperar la lista de campos, haga clic dentro del drea de disefio de la tabla dindmica o en el informe. Elaborar un informe de tabla dinamica Ahora ya puede elaborar el informe de tabla dinamica. Los campos que seleccione para el informe dependen de lo que desee hacer. Empecemos averiguando cuanto ha vendido cada comercial. Para obtener la respuesta, necesita datos sobre los comerciales. Asi pues, seleccione la casilla de veriicacion Lista de campos de la tabla dinamica junto al campo Vendedor. También necesita datos sobre cuainio han ventido, asi que seleccione la casilla de verificacién junto al campo Cantidad de los pedidos. Tenga en cuenta que no tiene que utilzar todos los campos de la lista de campos para elaborar un informe.Cuando selecciona un campo, Excel lo coloca en un area predeterminada del disefo. Puede desplazar ol campo a otra area si lo desea. Los datos como el campo Centro (nombres de los departamentos), que no contienen nmeros, se muestran automalicamente como filas a la izquierda del informe. Segmentacion de datos Los slicers son una novedad para Excel 2010, que son controles visuales que permiten al usuatio rapida y facilmente filtrar sus datos de forma interactiva. "Flotan” sobre la hoja, ‘come las gréficas y autoformas. Este es un ejemplo del mismo slicer en tres situaciones distintas. El usuario puede seleccionar uno, todos, 0 algunos de los paises. Un slicer actiza como un filtro de report, asi que se puede vincular a una tabla dindmica, una grafica dindmica 0 a un cubo de datos para crear un reporte interactivo.@Por qué los slicers? En esta primera versi6n, el equipo Excel quiso permitir al usuario: © Ver lo que esta haciendo en todo momento ‘+ Interactuar fécilmente con los datos + Filtrar miltiples tablas 0 gréficos dinamicos 0 consultas juntos + Crear mejores tableros de datos Detallomos un poco mas cada uno de estos objetivos: ) Sommde Volumen que de colin = 4 gta ea 206 2007 Total oneCapitulo 6: Personalizar ExcelPersonalizar la Cinta de opciones Excel 2010 presenta una nueva caracteristica a comparacién de su predecesor Excel 2007; la personalizacion de la Cinta de opciones. Con Excel 2007 y otras aplicaciones de Office 2007, no se podia personalizar la Ginta de opciones, a menos no de manera sencilla, pues la tnica manera era utllizando RibborX. En Excel 2010 se puede personalizar la Cinta de opciones ya sea agregando fichas, grupos y comandos. No necesita de RibbonX para hacerlo, al igual que en versiones 2003, XP y 2000, en donde les Barras de herramientas se personalizaban, el trabajo con la Cinta de opciones es casi el mismo. En el siguiente ejercicio aprender a perscnalizar la Cinta de opciones creando una ficha para sus comandos preferidos. 1° Inicie Excel 2010 si aiin no lo ha hecho. 2° Pulse clic on la ficha Archivo y en el BackStage pulse clic en Opciones. 3° Pulse clic en Personalizar Cinta en el Mend de opciones. Pe) Lp rena steocnn vndecomanaon Camere 9A ets gms 4° En el Area de fichas, pulse clic en Inicio.5° Pulse clic en el boton Nueva pestaha. Note como aparece una nueva pestana con el nombre Nueva pestafia (personalizada) y debajo con Nuevo grupo (personalizada). Fichas principales 6 [Zinio FZ) Nueva pestatia (personalizada) Nuevo grupo (personalizads) (Zinsertar [| Disefo de pigins 2 [J] Formulas 1 [y] Datos IV) Revisar fe W) Vista ' [Programadior [Zi Complementos 1 [J Eliminacén del fondo 7° Pulse clic en Nueva pestafa (Personalizada) y haga clic en el botén Cambar nombre. 8° En el cuadro de diélogo Cambiar nombre, en el cuadro Nombre para mostrar, escribe un nombre especial para la nueva ficha 9° Haga clic en Aceptar. Note como cambia el nombre de la pestafia personalizada. Nombre para mostar: Preferidos (pezot_) [caret 10° Haga clic en Nuevo grupo (personaiizada) y luego clic en Cambiar nombre. 11° Note como el cuadio de diélogo para cambiar el nombre de grupo cambia de estilo. Escribe Archivo. 12° Elige un simbolo a mostrar y Iuego clic en Aceptar. Note como cambia el nombre del grupo. 13° Haga clic en Aceptar de la ventana Opciones de Excel. Note ahora como aparece después de |a ficha Inicio, la ficha personalizada Preferidos. Al pulsar clic sobre la ficha Preferidos, notara el grupo Archivo.\Cerbiarnombe (2 ja sina: &OO0A! 9OdRRala - Sos AASewe avo © a2 4BQvrvugoZgrn oopooee0oocoo0e8 ORO Bod bee 20% e430 a Gr. KYMCO MAAS g IavdVvaes54eeeR ||4@> OD OSG7 25032 - Nonbre sare octar: (Ai cept —s 14° Ingrese nuevamente a Opciones de Excel y clic en Personalizar cinta. Recuerde seguir los pasos 2 y 3 de este ejercicio. Nota: También puede pulser clic derecho en alguna ficha de la cinta de opciones y hacer clic en Personalizar cinta. 15° Agregue dos grupos més a la ficha Preferidos. 16° En et Area de comandos, arrastre el comando Abrir por debajo del grupo Archivo. Note como el comando Abrir se agrega al grupo. 17° Agregue los siguientes comandbos. © Nuevo « Guardar Guardar como Impresién répida Vista preliminar Configurar pagina 18° Pulse clic en Aceptar. Note los comandos agregados en el grupo Archivo de la ficha Preferidos.3 waeute ent en 19° Agregue mas comandos. Note en la siguiente imagen los diversos comandos agregades alos grupos. Fe eee Se tae al ae Ose gee Bo @ @ 68 6too.. se a ae at, eed Importar y Exportar la Cinta de opciones En esta version de Office 2010, usted puede agregar una serie de personalizaciones a la Cinta de opciones, ya sea creando fichas, grupos y agregando comands. Si deseamos: tener todas nuestras personalizaciones en cualquier otro equipo que tenga Office 2010, podemos exportar nuestra cinta de opciones y luego importarlo al otro equipo. En la ventana Opciones de Excel, dentro de Personalizar Cinta se encuentra el comando desplegable Importar o Exportar. Elige Exportar archivo de personalizacién cuando est6s trabajando en tu propio equipo con las personalizaciones que le has dado a la cinta y lo desees llevar « otro equipo o simplemente tenerlo guardado cuando formatees tu equipo y no quieras pasar algunos minutos volviendo a personalizar la cinta, Ullice Importar archivo de personalizacién cuando estés trabejando en un equipo que tenga Office 2010, pero este no tenga las personalizaciones deseadas.‘Cuando realiza ta Imporacion 0 Exportacion de la personalizacion de la cinta, se utiliza la extensién exportedUl y solo es compatible con Office 2010. Biblioteca Documertos page seers Copyrighted materialCapitulo 7: Insertar GraficosCrear un Grafico Con Excel 2010 tardara unos 10 segundos en crear un grafico. Después de crear un grafico, puede agregarle nuevos elementos facilmente, Por ejemplo, puede agregarie titulos para ofrecer mas informacion o cambiar la disposicion de los elementos. Para crearlo, seleccione los datos que desea representar, incluidos los titulos de las columnas, por ejemplo (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las fias (los nombres 2 los verdediores) A continuacién, haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Graficos, haga clic en el botén Columna. Podria seleccionar otto tipo de grafico, pera lo mas normal es usar gréficos de columnas para comparar elementos, ya que comunicaran mejor su idea. Después de hacer clic en Columna, aparecerdn varios tipos de gréficos de columnas donde elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer grafico de columnas de Ia lista Columna en 2-D. Alcolocar el puntero encima de un tipo de grafico, el nombre del tipo de grdfico aparecerd en la informacién en pantalla. También vera una deseripcién del tipo de grafico y cuando se utiliza.Eso es, ha creado un gréfico en 10 segundos aproximadamente. Ejercicio 18 Abrir el archivo Graficos con Excel. Este archivo presenta una lista de alumnos con sus cuatro notas y su promedio final. La siguiente imagen muestra la estructura de la tabla. ee oa n z 1 Alumnes Ler Ciclo - Puente Piedra mo tae aides — Scone boo oenrmme — ae oo eam 6 oP ov soy te coe 2 of om os a — Tacos Geno Semay Ms _ Same cnn tmnt — red ber meme —_ Hac = cme rr —_ aon = ie bob 6 s-) naa foe muon — sma tee ay Doo —_ saan finn pelos rr ne) _— En esta tabla se pretende crear un grafico que represente el promedio final de los alumnos. Como todo alumno sabe su cécigo, es més facil mostrar un grafico con esos datos. Vamos a seleccionar el rango A3:A15 y pulsando la tecla Control, seleccionamos el rango 315.1 Alumnos ter Ciclo - Puente Piedra [Eater senior ous adorns i — Este nm hen oman — Bates jus! ore josemartn Bo» f &o BACs} |cevees meets mere Boob was —_ ral anal no chy Moy vr bt cer oem ae Doo ik — BEAcm meno ween SSS _ Baia omc des move Moar — GE AL seners fore tty Boo oe —_ BEAL ences! inne sles hoo ee —_ En laficha Insertar, en el grupo Graficos, haga clic en Columna y elige Columna agrupada en la seccién de Columnas 2D. Observe el gréfico creado. Alumnos ler Ciclo - Puente Piedra ‘fecets- anos — 5 ma02 Boreas Final — Smiaos chao! ae —_—_ 7 m308 —cenanes mote 360 a Sma: couloir 30 —_ P absee decor res 120 —_ WD abo0? dey ope | Ho —_ mtooa Mowe at | 10 stad —_ Daa reno mew _—_— Sa10 paaces done “2 — aces nesta tes | 22 — : PL KP LHL LL OL S Ejercicio 19 El grafico que acaba de crear presenta la lista de alumnos con graficos de columnas que representan las nolas. Si un alumno ve este grafico, répidamente puede saber su tendimiento y compararlos con lo de sus compafieros. Pero si una persona cualquiera ve este grafico, encontrar un detalle, solo se muestra el cddigo dal aumno, y no es facil saber quién es ese alumno, lo mejor es tener un gréfico por Apellidos. Para ello, no es necesario que borre el grafico, simplemente, es cuestiin de cambiar los datos seleccionados. Cuando el grafico est4 seleccionado, Excel muestra tres nuevas fichas (Disefto, Presentacion y Formato), estas fichas se encuentran en la ficha contextual Herramientas de gratico.Vamos a dirigimos a la ticha Diseno y en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos. Aparece el cuadro de didlogo Seleccionar origen de datos. Dentro del cuadro de didlogo, en la secci6n Etiquetas del eje horizontal (categoria) haga clic en Editar. Lea Ae: TTT (Phebe tocar ears ee hora (ater) 2 En el cuadro Rotulos del eje, seleccione el rango B4:815. Observe como rapidamente los datos del gréfico cambian. Haga clic en Aceptar y nuevamante clic en Aceptar. El grafico ahora es mucho mas claro para todos. 1 Alumnos 1er Ciclo - Puente Piedra Ba cero er i ok has! ae a Laer coe 7 ean ion Final —— tee oe i — nes mo — fee sant a — Biaee tas ner —_ By en ors o— Gee fn —_ BAA meno —_ Face Simo tore —_ Ge xas ‘re — Baca joeol — Ejercicio 20 Para que un grafico se vea alin mejor, puedes apiicarle tu propio estilo, entre ellos agregarle un color al grafico y ademés cambiarle el estilo en el cual se muestran los datos. En el grupo Estilos ce disefio, encontrara la galeria de los estilos para aplicar colores a los grdficos, pero en realidad no es solo color, sino también una serie de efectos. Haga clic en el bolén Mas y podra ver alguno de los estilos, elige el que més le agrade.Ahora, vamos a elegir un Diseno de grafico, y esto lo encontrara en el grupo que lleva el mismo Nombre (Disefio de grafico). Haga clic en el botén Mas y podré ver los diversos Disefios; en este caso, vamos a elegir el Disefo 5. Alumnos 1. Note que el Disefio 5 presenta una tabla con los apellidos de los alumnos y debajo presenta los promedios de cada uno de ellos. Es una manera atin mas sencilla de mostrar los datos, Ejercicio 21Ahora que el grafico esta concluido con los datos a mostrar, podemos tomaros un tiempo para aplicar ciertos detalles. Por ejemplo, la tabla de datos que se muestra, no tiene el espacio suficiente como para mostrar bien todos los apellidos. Lo bueno de Excel, es que muchas partes del gréfico pueden ser modificadas como si fueran textos o imagenes ‘comunes que de seguro ya manejamos desde Word. En la ficha Presentacién, en el grupo Seleccién actual, haga clic en la flecha desplegable Elementos de grafico y seleccione la opcién Tabla de Datos. Observe que en el grafico encontrard que la tabla de datos esta seleccionada Pulse clic derecho en esa seleccién y en lamini barra de herramientas, reduzca el tanafio de la Fuente, de esta manera podré ver mejor los apeliidos, y listos para una impresién Pero como que el Area de trazado se ve muy sélido, vamos a poner nuestra imaginacién y le agregaremos un fondo, por ejemplo, en el CD-Rom, existe una imagen llamado Mar_Tiberia. En el grupo Seleccién actual, seleccione Area de trazado y haga clic en el botén Aplicar formato a la seleccién.En el cuadro de dialogo Formato de linea de trazado, haga clic en Relleno con imagen 0 textura y luego haga clic en Archivo...Seleccione la imagen y haga clic en Cerrar. ‘Alumnos ter Cielo Puen) ==> Observe como va quedando el grafico, tiene un ambiente muy player. Si siente que las lineas de trazado estorban el grafico, puede quitarlas desde el grupo Eies, clic en Lineas horizontales de la cuadricula primarias y seleccione Ninguna. Puente Pieda SBD OOO OOo Ee saestear™: Pero atin vamos a darle més imaginacion. E! curso de verano ha terminado con todos los alunos aprobados, y podemos agregar unos arboles al grdfico para hacerlo més ameno. Tenga en cuenta que estamos poriendo nuestra creatividad al orafico, si usted tiene un grafico con datos diferentes, puede colocar imagenes que vayan con sus datos para que el grafico sea atin mas interesante.En la hoja donde esta el gratico podemos agregar la imagen de un arbolito, lo que debemos hacer es copiar el arbolito 0 cortarlo si lo deseas y luego seleccionar Ia serie final, es decir, las barras del gréfico y pulsar Ctrl + V que para pegar los atbolitos y tends un gréfico como este. Nota: La imagen del arbolito lo puede encontrar en las imagenes predisefiadas de Office 2010. Final meet ie eh T he tt hs Como bien sabemos, los graficos deben ser de un tamajio regular y por lo tanto, tener un grafico en la misma hoja de donde se encuentran nuestros datos, es una mala idea, por ello podemos mover el grafico a una nueva hoja o una existente. En la ficha Disefo, en el grupo Ubicacién, haga clic en Mover gratico, y en el cuadro de didlogo Mover grafico, seleccione Objeto en y seleccione alguna hoja, y si no tuviese una hoja, puede seleccionar Hoja nueva y agregar un nombre. Para finalizar, haga clic en Acepiar. . —— ‘Alumnos Ler Cielo - Puente PiediaNota: Estas practicas son solo ejemplos en base a los escenarios que usted pueda tener en la empresa donde trabaja. No se guie de los colores e imagenes utilizadas, puede elegitlas usted mismo. Pronto se publicara el libro “Como disefiar buenos graficos con Excel’ donde se muestran una serie de ejemplos de excelentes gréficos. Ejercicio 22 Ahora vamos a crear un grafico de comparacion. En la estructura de tabla se tienen las cuatro notas que pesee cada alumno, se puede comparar las notas de la unidad 1 y la unidad 4 para ver cuanto han avanzado. Para ello se necesita un grafico de Barras. Para comenzar, vamos a seleccionar los apellides y las columnas de las Notas 1 y 4. 7 © Alumnos ter Ciclo- Puente Piedra Basico: tere hearer tstons Pa ae — Bic: eal mm os — a Se: ee ne oe — a. inl = ey — Si ees ce le —_ ics EE a va as —_ a a fo: os —_ Peet = | — Bec: Been So Boo on — Bi: Ee ee — En la ficha Insertar, en el grupo Graficos, haga clic en Barras y seleccione Barras agrupadas. Ahora aplique Disefiot al grafico. SS cL (eo t ee, |, ' 0 ee a | cts eh _ | te one ees SS a nc ° 5 10 a5 20 Cambie el titulo por Comparacién de Notas y pulse Enter. Continue escribiendo 1 y 4. Vea la imagen para tener una ideaComparacién de Notas i 1y4 Se <_—_—— oS —— os — ———— ne ————————— ie eC —————— lt _———————— ———— ——————— ¢ 5 " 1s 7” Haga clic en las barras de la primera Nota, y en la ficha Formato, grupo Estlios de forma, haga clic en Rellono de forma y oligo ol color Nogro. Seleccione las barras de lanota 1 y aplique relleno de blanco y contorno de negro. Si es posible, agregue un fondo al Area de trazado para que pueda contrastar con las Barras. 58 En el gréfice puede notar que todos los alumnos en el pariodo cuatro tienen mejor noia que en ol poriodo 1. Ejercicio 23, En ocasiones se necesita tener un grdfico no muy inmenso para mostrar como va el avance de les ventas de este afio, si hemos aumentado las ganencias o si algun mes esdemasiado bajo, etc. Muchas veces no necesitamos de un grafico completo, simplemente tener un pequefio mini gréfico de tendencia, puede ayudar, y que mejor con la nueva herramienta de mini graficas de Excel. ‘Alumnos ler Ciclo - Puente Piedra uo AT {© /ALOO1—asencostiquiedo. sa arina B % % 1% pues Barons causal ert osetia 1% ” u 8 Pana T Avon cavanes moreno met mi n now 1 no B/ALO9s — ceroquloanaulo noe Rexkey « yoo vous 2 ALo0 — deineratamoe—Witamiros 5 8 150 2 ALO09 merino nie ssica judith B & % 16 i ss ¢ mLorn —savedrnfores Sey B a boo Seleccione el rango 14:115. En la ficha Insertar, en el grupo Mini grafico, haga clic en Linea. En el cuadro de didloge Crear grupo Minigréfico, en el cuadro Rango de datos, seleccione E4:H15 y luego haga clic en Aceptar. Ahora puede ver una linea de tendencia. Alumnos ler Ciclo - Puente Piedra S AL0o2 —blawas leon annvanth =a 2 | al ns 6 aLm2 Gael one asomate sal Je ics. FAL cornuilo Banuilo roeRodcy 1 | ly aes. S) ALs0? ery feoez mario ara [| gyussnsnarrmanenncneanoin sal fas HAcoos fixes, © dar etemio {|| tae oman i 130 1 AL09 miro nutes wa Lass BALI sawedea tres tty 154 149 5 AL012 —saxdoval ipmanw —_jasejeus ssl fas En laticha Disefo, en e grupo Mostrar, active Punto Alto y Punto bajo. Note como en las minigréficas aparecen unos puntos en los pices del grafico. En el grupo Estilo, pulse clic en Color de marcador, seleccione los colores para los puntos altos y los puntos bajos.Copyrighted materialCapitulo 8: Validacién de DatosLa validacion de datos es una funcién de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacién de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no validos. Si fo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no validos en una celda y advertirles cuando interten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tpo de entradas se esperan en una calda, asi como instrucciones para ayudar a los, usuarios a corrogir los orrores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir Gnicamente numeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente: 3. Costos por emplesdo 3-0 Némina 5120 IRS/FICA/Wk como/stado/SO1 & 140 Plan de jubllacion 5 [comisiones/Banificaciones w ites del | Servicio sue de event ques venta en it 2 ance\ documents en ta Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no validos en la celda, como un nimero de dos o de cinco digits, puede mostrarles un mensaje de error especitico. En un escenario un poco més avanzaco, podria usar la validacién de datos para caloular el valor maximo permitico en una celda sequin un valor que se encuentra en otra parte dal libro. En ol siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 délares en la colda E7, lo cual supera el limite maximo especificado para comisiones y benificaciones. aL_s c D Tz E 1 Entrada de presupuesto ~ Marketing ' 2 cuenta Real _ Provectad 2 Eastas por emptied ‘ 110 Nera 8323 sam 5 HORSAICAK compEIa/SO 15.997 25.000 3 20 Pane can o2e__so0 a ee | 5 [Pemmcioeedee ei Lae contsnes yond ne eden enced ce 53500 (6% Genoa) 1 | Ae ccencoin B eee aSi se aumentara 0 redujera el presupuesto de nomina, el maximo permitido en E7 tambien aumentaria 0 se reduciria automaticamente. Las opciones de validacién de datos se encuentran en el grupo Data Tools (Herramientas de datos). 4 [Bil Data Validation ~ EBs Consouisate Teato Remove Columns Duplicates [9 What- Analysis + Data Tools La validacién de datos se configura en al cuadro de didlogo Data Validation (Validacién de datos). ‘Valdacion de datos Configurscén | Mensaje de entra | Mensa de ern Crtere valdactén Cualaser valor iCudndo es util la validacion de datos? La validacién de datos es sumamente util cuando desea compartir un libro con otros miembros de la orgenizacién y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validacion de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: ‘+ Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacion y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lisia de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del bro. + Restringit los numetos que se encuentren fuera de un intervalo especitico Por ejemplo, puede especiticar un limite minimo de deducciones de dos veces el niimero de hijos en una celda especifica‘+ Restringir las fechas que se encuentren fuera de un periodo de tiempo especifico Por ejemplo, puede especificar un periodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 dias siguientes. ‘+ Restringir las horas que se encuentren fuera de un periodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede especificar un periado de tempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después. + Limitar la cantidad de caracteres de lexto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especifica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1}, mas 10 caracteres. + Validar datos segiin férmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para establecer un limite maximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 délares, seguin el valor de némina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor ce mas de 3.600 dolares en la celda, aparecera un mensaje de validacion. Mensajes de Validacién de datos Lo que los usuatios verdn al escribir datos no validos en una celda depende de cémo se haya configurado la vaiidacién de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejaise visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC. | | Monsajedeentrada Expecifique un rimers de entre y 3 enestacelda Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar alos usuarics acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda. “También puede elegir mostrar un mensaje de error que sélo aparecera cuando el usuario escriba datos no validos.C4 Nene de verona a SES eee coe terete mm cceneennese ) Get) (Scents) [metre Puede elagir entre tres tipos de mensajes ce error: rn a) EEnreY re) Detener Eviter que los usuarios escriban datos no vélidos en cx) una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos - opciones: Reintentar o Cancelar. ‘Advertencia Advertir a los usuarios que los dais que han escrito aK no son validos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hace’ clic en SI para aceptar la entrada no valida, en No para editarla o en Cancelar para quitarta. Informacion Informar a los usuarios que los datos que han escrito no eon validos, pero no les impide sscribirios. Este tipo de mensaje de error es el mas flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacién, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valorno valido o en Cancelar para rechazarlo. Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuerios verén un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sélo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos: + Elusuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. «Una formula en la celda calcula un resultado que no es valido. « Una macro (macro: accién 0 conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacién de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no validos en la celda. Ejercicio 24 Imagina que eres el encargado de disefiar las plantillas de los registros para que los profesores agreguen las notas de los alumnos. Sabemos que las notas van de 0 a 20, yExcel no deberia aceptar otras nctas. Vamos a crear una validacion que solo permita ingresar notas de 0 a 20. ‘Alumnos ler Ciclo - Puente Piedra Saves ew one ——_remanin 8 ” 9 a + es Tacos eoaaile angule toomoacy a vss Seleccionamos las celdas desde E4 hasta E15. En la ficha Dates, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacién de datos. En el cuadro de didlogo Validacién de datos, en la ficha Cenfiguracién, en Permitir, seleccién Numero entero. En el cuadro Datos, seleccione Entre y en minimo y maximo, agreque los valores 0 y 20. ‘Validation de datos confgeocén [nase de ered |News de ero Creve de vadacn ferme ninco ous [e] Dome Hecas y es] = a Aplcarexlos carbiora ote cele cone nema configuracin fore Para darles un aviso a los usuarios que de casualidad han ingresado datos fuera del rango establecido, haga clic en la fcha Mensaje de error. En el cuadro Estilo, seleccione Grave. En el cuadro Titulo escriba una palabra o frase que indique lo que el usuario esta provocando por ingresar esos valores y luego un mensaje de error. Haga.clic en Aceptar.Validacien de datos | | .confiwecin, | Mensoe de enteda,|| Meraaye de ever] | | (Whmtostrer mensaje de errar si se introducen datos no véltos Nostra este mensaje de arta s el usuane mtracuce dates no vidos: ete: Grave Soloingrese notes deO.a 2 par fever. Intente ingresar un valor que no sea de 0 a 20 y cuando pulse Enter, aparecerd el mensaje de error. ‘Alumnos Ler Ciclo - Puente Piedra ms otek ~o Ejercicio 25, La valideoién de detos también permite crear una lista de datos que aparecen en un cuadro desplegable. En la hoja Lista de alunos encontrara una tabla estructurada.A | a Jc 1 Alumnos 1er Ciclo - Puente Piedra 2 Tuo: ir oe (4 |Cod_Alum 5. Apellide N/A 6 Apellido M ANIA 7. Nombres aN/A 8 Promedio Ansa 3 Seleccione la celda B4 y en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacién de datos. En Configuracién, seleccione Lista en el cuadro Permitir. En el cuadro Origen, escriba: =cédigo Nota: Cédigo es el nombre de un rango de celdas dentro de Ia estructura de tabla en la hoja Alumnos de verano. Ahora en la celda 84 encontrara un cuadro desplegable y al hacer clic en la tlecha, podra ver la lista de los cédigos de los alumnos.A 2 Joc 2 Alumnos 1er Ciclo - Puente Piedra 4 |Cod_Alum 5 Apellido P 5 Apellidom 7 Nombres 2 Promedio 3 Ejercicio 26 En Ia hoja Alumnos de verano, en la columna cédigo, todos tienen alge en comun, solo pueden ingresar hasta seis caracteres en la calda, y nadie debe ingresar menes o ma pues perderia la estructura de la tabla y los datos, La validacién de datos también permite restringir cuantos caracteres puedes ingresar en la celda, ouede utilizar la Longitud de texto, o mejor una formula sencilla. Seleccione el rango A4:A15 y active el cuadro de didlogo Validacién de datos. Seleccione Personalizada en Permitir y en el cuadro formula, escriba lo siguiente: =LARGO(B4)=8 Siempre se debe utilizar como ergumento la primera celda seleccionada. 1 Alumnos ter Ciclo - Puente Piedra. i “TH |Ato08 — fiores S 15) 8 i 150 I ice em eonvmrenrmreeem re 1 BAL OID feindowad saci antec |S asi 6 ! 143,Capitulo 9: Formato CondicionalEl Formato Condicional Entre los numerosos detalles en una hoja de célculo, usted puede querer abanderer, marear o resaltar valores especificos que deberian sobresalir por alguna razon. El formato condicional le permite a usted hacer esto acorde a reglas particulares que usted crea por si mismo. Usted es el maestro de sus hojas. Observe la siguiente tabla de datos. Esta tabla de notas esta muy sencilla, pero podemos agregarle un par de formatos para que se vean mejor y a su vez, indiquen a otros como es que los datos estan caracterizados por colores. El formato condicional ayuda a aplicar formato basandose a diferentes caracteristicas 0 reglas. Desde la versién 2007, Excel presenta un formato condicional renovado y en el 2010, mantiene la misma perspectiva. En la ficha Inicio, grupo Estilos, podra ver el comando Formato condicional. Cuando hace clic aeste comando, encontrara diversas opciones, entre ellas:Wi pee nce nn 3 (EE) cesar “| FI commences > BF toew rea (ota regue » (Gl Aeterna ‘© Resattar reglas de celdas ‘+ Reglas superiores e inferiores * Barras de datos * Escalas de color * Conjuntos de iconos ‘También encontrard opciones para crear nuevas reglas, borrarlas y administrarlas. Generalmente las demés opciones ya poseen una serie de reglas, y simplemente puede elegir la que mejor le agrade. E| formato condicional posee el Live preview, es decir, Vista en vivo para observar cémo va quedando los formatos en sus respectivas celdas. ‘Alumnos er Ciclo - Puente Piedra ae ha) tee ten oa ‘Got covey meee et nl 2 N03 canst orm jenny RS A ¢ a ’ PA Gee os Nn eS ae cy ee ee | ss —_ Rage fee dr coon Es as —_ Batam nei ie i a se — Takao pace te =_— a Bao Some es se Es i Had ies owe ole a: te —_Por ejemplo, las Barras de datos presentan un formato de barra seguin los valores; algo muy parecido a los gréficos de barras hechas con formulas. Aigo similar a las Barras de datos, son las Escalas de color, cada color puede representar agin valor, por ejemplo, el rojo representa los colores més bajos y el azul el més alto (es lo mas comin), pero puede cambiar los colores a su gusto. Notal Nota2 Notas Nota4 3B 16 15 15 15) 15 14 4 \ 15 15, 16 15 15) a 15 45) \ 15 15 16 16 1 4 13 16 16 1B 14 14 15 13, 1B 15 16 SI no desea colorear las celdas, puede agregar iconos que representen cada valor en la celda Notal Nota2 Nota3 Nota4 ° 16 A isa 15 > Ra 15> 12 5@ 7@ 17@ 18 2n® RA 4a 14 4@ 7@ 17@ 18 4a ba 15@ 16 Ba ba 19@ 18 Ra ba 1I@ 18 DA b@ 16@ 16 u@ Be 16@ 16 Ba na 4a 15) BD BA 5@ 16Ejercicio 27 En este ¢jercicio podrd crear un formato condicional de iconos para las nctas. * Condicién 1: color verde. + Condicién 2: Si las noias van de 11 a 15, entonces aparecerd un signo de admiracién de color amarillo. * Condicién 3:i las notas van de 0 a 10, entonces aparecerd una X de color rojo. las notas van de 16 a 20, entonces aparecerd un visto bueno de 1° Abrir el archivo Formato condicional. 2° Seleccione el rango E4:H15. 3° Haga clic en Formato Condicional y clic en Nueva regla. Este comando se encuentra en la ficha Inicio, grupo Estilos. 4° En el cuatro de didlogo Editar regia de formato, seleccione Aplicar formato a todas las celdas seguin sus valores. 5° En la seccién Editar una desoripcién de regla, en Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos. Ta real de erate Saleen od rca > sola formas incamens se as que nteraan > soca formats dncamene abs vers conrangoinfoxr ouseer > foc feat incamens aot vacres queestengo arama oper ceo dl proved Acca femeto kamen alot vos Ons © dpkace D> Usice fra gu determine cle ara ker eats a urs desr nin rege Dar formato todss las celdas seqin ss valores: fssooeturasr |Camnn ecaee (| (anette demise are) Evie deco: Ge Tg Ta) EE) tertrereorineamente reer cada ane sgn eras eae: or 00 & \Nimero. a) emcsy >> Rl a vuneo [a] 2) aad = ie) 6° En Estilo de icone, seleccione los iconos mostrados en la imagen anterior.7° En el cuadro Tipo, seleccione Numero. Haga lo mismo para el siguiente vaior. 8° En el cuadro valor, escriba 16. Observe que el signo >= atin permenece tal y como esta. 9° En el siguiente cuadro agreque 11. 10° Haga clic en Aceptar. A 8 c D E Alumnos 1er Ciclo - Puente Piedra Tummo: 1 2 3 |cod_alum 4 ALO01 5 AL002 6 AL003 7 [AL-o0a 8 AL00S 9 AL-006 10 AL-007 11 AL-008, 12 Al-009 15 AL10 14 ALON 15 AL-O12 Ejercicio 28 Apellice P blancas cajusal cervantes coraquilla delacur edery tores pacheco saavedra sandoval Axalido iaquierdo leon ortiz blanquilo ramos lopez diaz ddextre flores Ipanaque u sadid karina Danny Anthe jose martin medalit: miv noe Rockey ‘witiam shoe! mario angel i i Jessica judith betty josejesus {| at By Be wi ae 14 3 2 16 | 2! wd at we 15 1st 1st 64 Be wu! a3! En este ejercicio creard un formato condicional para sombrear los cédigos de productos de una tabla de ventas de productos. Observe la siguiente tabla,| En la celda F2 y F3, se encuentra una lista de los cédigos de los Productos y los Vendedores respectivamente. En este ejercicio veremos donde se encuentra cada Vendedor. Si sombreamos los vendedores, es mas facil reconocer las fechas de pedidos. 1° Activar la hoja TablaVentas. 2° Seleccione todo el rango de la columna Cod goVendedor. 3° Ingrese a Formato Condicional y haga clic en Nueva regla. 4° En la seccion Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato. 5° En el cuadro Dar formato a los valores donde esta formula sea verdadera, escribe: =C6=$F$3 Nota: Al igual que la Validacién, cumdo se utiizan formulas, es necesario utilizar ia primera celda seleccionada.Nes regis de emai isa) | sstessoner un to de rei Boles Feralas as cade sag ss vanes > toc formato incanare ala cote ae contercan > soc ferme eames ace vale cen range nferaro nose soca amit canes a es Vales gut ete por enc pr dea de et | > soir ferns Creare ales ares Uns 0 cpcedos > Usice no Firm que cetera eda sara cea orale, ql it una desc ce: | Dar ormatoa los valores donde esta férmula sea verdader ‘Vista previa: Sin forméto establ do ee 6° Haga clic en Formato, ae a] ini vt ce es: ceo sae | aUmmmnene mane 5 P| 7 Sete) [Heer] 2 | ers) (cee | 7° Haga clic en la ficha Relleno. 8° Seleccione un color de relleno y haga clic en Acepter. 9° Acepte el formato condicional también, 10° Ahora desde la celda F3, seleccione un cédigo y observe el formato.aE Ejercicio 29 Ahora vamos a modificar este modo de trabajo, por ejemplo, seria mas factible que se seleccionara toda la tila. Pero esta vez vamos a trabajar con el codigo del producto. Antes de ello, tenemos que eliminar el formato condicional hecho hace unos instantes en el Elercicio 28. 1° Seleccione el rango anterior, y haga clic en Formato Condicional, y haga clic en Administrar regia, serene) [esereen) ( henenuews) |= tet aie dodee) rena rinse 8 2° Seleccione A6:G26, ingrese a formato condicional y haga clic en Nueva regia. 3° En la seocién Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato. 4° En el cuadro Dar formato a los valores donde esta formula sea verdadera, escribe:=$AG=$F$2 5° Haga clic en Formato. 6° Haga clic en la ficha Relleno. 7° Seleccione un color de relleno y haga clic en Aceptar. 8° Acepte el formato condicional también. 9° Ahora desde la celda F2, seleccione un cédigo y observe el formato.Capitulo 10: Administrar escenariosEl administrador de escenarios Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Office Excel _guarda y puede sustituir autométicamente en la hoja de célculo. Puedo utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de caculo y, a continuacion, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distinto resultado. Ejercicio 30 Supongamos que desea crear los mejores, peores y los mas probables_escenerios para les ventas de un auto, variando el valor de las ventas del afiot, el crecimiento de ventas y el precio de ventas del afiot. [cera CMe ek wee Mejor caso ‘S/. 20000 20% S/.10 Caso mas SJ. 10000 10% S175 probable Peor caso Si 5000 2h S.5 Para resolver este problema se necesita el archivo Escenarios.xisx 1° abyir el archivo Escenarios.xlsx z a c a E c “Tasa de impuesio Ventas afo4 CCrecimlento de ventas Precie ano crecimiento de coste Crecimianto do precie a 4 5 Unidades vencidas 1200 yond f38018 14506075 600 a2 s,m S78 8751645 Si 964869 Si, 108376.79 (SL AP79135 3 1790026 51 1074020 7,200.0 "St 740054 °SL G94810"S, 6600.5 3 é 8 5 to 0 7 2°Active la ficha Datos |grupo herramientas de datos| Andlis escenarios. is Y silAdministrador dei —— 8°Pulse clic en Agregar y aparece el cuadro de dialogo Agregar Escenario. ‘ifinistrador de excenatios Esceios 4° En el cuadrado Nombre de escenario escribe: mejor. 5° En el cuadrado Celdes cambiantes selecciones C2:C46° Pulse clic en aceptar. 7° En el cuadrade de dialogo Valores de escenarios, agregar los datos que se necesita(Tabla xx) Valores del excenatio @ @ | Intyoduzca un valor pare cada celda camblente. Ventas a0 200 “2 Crema ventas [0.2 3 Preco_so_t 10 (eedoregaren] ephceptars) {iCaneelars] 7°Pulse clic en agregar y afiada los datos de Probable y Peor. 8°Pulse clic en aceptar del cuadrado de dialogo Valores de! escenarios .Y luego clic en el botén Resumen. 9° En le cuadrads de dialogo Resumen del escenario, seleccione el rango:B 17,81910°Pulse olic en Aceptar y eparecer una nueva hoja de Excel .con los datos de probabilidad de los escenarios.CAPITULO 11: Buscar ObjetivoBus F Objetivo Generaimente hemes de tomar decisiones, Cuando decidimos a que polleria ir a comer 0 que refrigeradora comprar , elegimos una posibilidad entre varias, confiando en que nuestra eleccion sea la mas acertada posible .En estas ocasiones, determinar la eleccion acertada ,puede ser un poco dificil, nadie nos gerantiza que vaya bien .En la empresa existente situaciones en las que es posible definir y cuantificar la opciones optima, A veces una decisién implica definir un solo valor :por ejemplo, cuando tenemos que determinar un solo valor; por ejemplo ,cuando tenemos que determinar el precio de un producto 0 el nimero de empleados que necesitamos para realizar un determinado trabajo. En casos en los que se maneja una sola variable, la herramienta Busca Otjetivo ,6| cual permite determinar un valor que nos va.a proporcicnar un resultado deseado. jercicio 31 Necesito s/.100,000. La mala noticia es que solo tengo s/.65,000.la buena noticia es que no necesito s/100,000hasta dentro de 60 meses .Por lo tanto ingresare los s'65,000 en el banco a un tipo de interés del 3.5%,y cada mes efectuare un ingreso a la cuenta que me permita obtener un beneficio s/.100,000 al cabo de 60 meses. |Qué cantidad de dinero debo ingresar mensuelmente al banco ?,para ello disefiaremos el siguiente cuadro. A B vee) 0.035 We Nate S/, -65,000.00 cer) s/. - Ire Rs otters 60 NE elma Le) 4°En la celda BS se obtendrfa el Valor Futuro con la siguiente funcién Gawine =VF (B1/12, B4, B3, B2) Debo dividir el interés entre los meses del afio, por ello 12.Luego ingresar el valor de los meses el primer pago y el valor actual .£1 valor actual es negativo porque hasta ahora solo eh ingresado dinero. 2°Active la ficha Datos / grupos Herramientas de datos / Analisis Y si/buscar objetivo.Aparece el cuadro de dialogo Buscar Objetivo. 3° Ingresar los siguientes valores sus respectivos cuadros arama a 8 c D E 0.035 S/. -85,000.00 ae g 60 5/.77,411.28] Definir la celda: Seleccionar la celda del Valor Futuro. Con el valor: Ingresar el objetivo, es decir, a cuanto quiero llegar. Para cambiar la celda: Seleccién 83, porque el problema me indica obtener los pagos mensualmente a banco , y en 83 tengo un valor 0 4°Pusse clic en aceptar S°Aparece en un cuadrado de dialogo el resultado del problema, si pulso clic en acepter, los nuevos resultados reemplazaran a los primeros valores, si puiso clic en Cancelar entonces todo regresara a la normaiidad .Pulse clic en aceptar.e 0.035, 5/.-65,000.00 sf. 345.08 60 5/, 100,000.00] El resultado es s/.-345.04, es decir debo ingresar s/.845.04mesuales al banco a tenor /100,000. Ejercicio 32 Utilizando basicamente el Problema 1, que sucederia si no puedo ingresar 3./345,04mensualmente,sino que puedo ingresar s./275 al mes 4Cudntos mese serén necesarios para llegar a mi objetivo s/. 100,000 1 Disefiar el siguiente cuadro y obtener el Valor Futuro, A B Talk} 0.035 NEN lol a Nein T-]) S/. -65,000.00 Le-T-x0) S/. -275.00 60 $/. 95,414.46 Numero de pagos Valor Futuro G)R wily ip 2eActive la ficha Datos /grupo herramientas de dalos /Analisis Y si/Buscar Objetivo. Aparece el cuadro de dialogo Buscar Objetivo. 3"Ingrese los valores correspondientes y pulse clic en aceptar.A a a e 0.035 2 A S/. -65,000.00 3 ee Sf.__-275.00 4 cet 60 sf s/.95,414.46 6 7 R 4° Lasigulente figura muestva el resultado del problema 2. A B 0.035 3/. 65,000.00 S/. -275.00 RR co Valor Futuro 68,20108231 $/. 100,000.00] worolala enn as Segin los resultados, necesité un promedio de 69 meses para lograr mi objetivo.Capitulo 12: SolverIntroduccién a Solver Solver forma parte de una setie de comandos @ veces denominados herramientas de analisis Y si (andlisis de hipotesis: proceso de cambio de los valores de celdas para ver como afectan esos cambios al resultado de formulas de la hoja de calculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utliza en una tabla de amortizacién para determinar el importe de los pagos.). Con Solver, puede encontrar un valor éptimo (minimo o maximo) para una férmula (formula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) en una celda, denominada la celda objetivo, cujeta a restricciones 0 limitaciones en los valores de otras celdas de férmula en una hoja de célculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decision, o smplemente celdas de variables, que participan en el cmputo de formulas en les celdas objetivo y de restriccién. Solver ajusia los valores en las celdas de variables de decision para cumplir con los limites en las celdas de restriccién y producir el resultaco daseado para la celda objetivo. Nota En las versiones anteriores de Solver, la celda objetivo se denominaba "celda de destino", y las celdas de variables de decisién, “celdas cambientes" o “celdas ajustabies" Cuando usar Solver? Utilice Solver para determinar el valor maximo 0 minimo de una celda cambiando otras celdas. Por ejemplo, puede cambiar el importe del presupuesto previsto para publicidad y ver el efecto sobre el margen de beneficio. Ejemplo de una evaluacién de Solver En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al numero de unidades vendidas, determinando indirectanente el monto de los ingresos por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver puede modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas variables de decisi6n 85:C5), con una resiriccién total maxima de $20.00 (celda F5), hasta que el valor total de beneficios (celda objetivo F7) alcance el monto maximo posiole. Los valores en las celdas variables se usan para caloular los beneficios para cada trimestre, por tanto, estén relacionados con la formula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:02 Beneficios).Trimi__Trim2 Crna ec Ingresos por ventas eon ea oC Publicidad 10,000 10,000" 20,000 Coo Cre carey Eonsiees 103,662 Gla uialw|yis Al usar Solver el resultado seria el sigulente. A tn ae ieereeeae rs Ingresos por ventas eee ae Eee) 7,273 12,346" 19,619 Coreen Peed 105,447 Agregar Solver Don alwlr ie Solver se encuentra en la Ficha Datos dentro del grupo Cuando se van a utilizar la herramienta Solver. 1°Pulse clic en la ficha Archivo y clic en Opeiones si utiliza Excel 2010. 2° Pulse clic en la opcién Complementes.EES we vine or empamine dnen ome 3En el cuadrade Acministrar, pulsé clic en el boton Ir. 4°Active las casilla de verificacién Solver y luego clic en aceptar. Copyrighted materialEjercicio 33 Supongamos que con s/.2.75 puedo comprar tres manzenas y dos naranjas .Y que con 5/2.50 puedo comprar una manzana y cuatro naranjas. ,Cual es el precio de las manzanes y de las naranjas por unidad? 1° Disefiamos el siguiente cuadro, = B) =Suwainas(o+ (ee aS1iH es BGa)) ABAD (eS BASS) ® Peeriveneiy pereeen iene: Rar NOTA: En la celdaB7 se debe ingresar la siguiente formula: =SUMA(ABS(D6-((E6"B$3)+(F6"B$4))) ABS(D7-((E7°B$3)+(F7°B$4)))) 2Active la ficha Datos |grupo analisis|Solver. =a a temenniee — actower cl ==3° En el cuadro Establecer Objetivo ingresar lacelda B7 4° En el cuadrado Cambiando las celdas, seleccione el rango B1:B2 5° Pulse clic en la Opcién Minimo, 6° Pulse clic en resover. cere =) ori (a a a 5°Aparece un cuadrado de dialogo, donde muestra los resultados de Solver. 6*Pulse clic en aceptar. Ahora puedes odservar que el precio unitario los per manzanas es S/.0.60 y de las naranjas es $/.0.48.Capitulo 13: MacroszQué es una macro? Las macros son conjuntos de instrucciones que ayudan a automatizer procesos. Por ejemplo, cuando hablamos de Excel, de seguro en nuestro trabajo debemos escribir el nombre de la empresa y luego un formato predeterminado para la misma. Podemos crear una macro que guarda el nombre ce la empresa con su respective formato, esto ayuda a automatizar tareas pues ya no tendremos que pasdmosla escribiendo y aplicando formatos. Conocer los botones para macros Para comenzar a utilizar macros, debera grabar un procedimiento. Los procedimientos son una serie de pasos que Excel recuerda muy bien y lo almacena en un médulo en VBA (Visual Basic for application} en modo de codificacién. Para grabar los procedimientos con la grabadora de macros, puede acceder a la ficha Vista, y ver las opciones de! grupo Maero. En el grupo Masros pedra encontrar los comandos mas usades para trabajar con las macros. A continuacién explicaré brevemente las tres opciones disponibles. Ver macros: Permite acceder a las macros que han sido grabadas en el libro. Desde esta opcién, también puede ejecutar las macros Grabar macro: Inicia la grabadora de macros para capturar los procedimientos y enviarlas a un médulo en VBA. Usar referencias relativas: Est opcién s2 puede activar o desactivar antes de grabar la macro. Cuando no esta activa y se graba una macro que de la celda A se desplace a la celda AG y luego la ejecuta en la celda J3, la macio ejecutada regresard a la celda A6. Si la Usar referencias relativas esta activa, si ejecuta la macro en J3, lo enviard a J6. 2 Grabar macro. F macros } GB usar reterenciasrelativas Si necesita una serie de herramientas para trabajar con macros, puede activar la ficha Programador. La ficha Programador le proporciona herramientas basadas ala creacién deCuando trabaja con Excel 2010, el procedimiento es casi idéntico, primero debe hacer clic en la ficha Archivo y en el BackStage hacer clic en Opciones. Dentro del cuadro de didlogo Opciones de Excel, debe haver clic en Personalizar cinta y luego en la lista derecha de las fichas de la Cinta de opciones, debe activar Programador. A diferencia de trabajar con la ficha Programador en Excel 2007, Excel 2010 presenta el grupo Gomplementes. Dentro del grupo Complementos podra activar los complementos do andlisis do Excel, entre ellos las herramientas para andiisis VBA y Solver. oat toe @cea] Beene # z 3 Grabar una macro Realizar automatizaciones en nuestras aplicaciones de Otfice, hace que nuestro trabajo sea mas productive y efciente. Para grabar macros no es necesario saber codificacion en VBA. Cuando se graba un procedimiento con las macros, se graba un cédigo dentro de un médulo VBAie i as fee Para comenzar a grabar una macro, basta con hacer olic en el boton Grabar macro. Cuando lo haga, debe escribir el nombre de su macro y si es necesario asignarle un método abreviado para ejecutar la macro con las combinaciones de teclas. También deberd elegir en donde guardar la macio; esta seccién le permite guardare de tres formas diferentes que explicaré a continuacion: Libro de macros personal: Utilce esta opcion cuando necesite que su macro se encuentra disponible siempre que abra Excel. Cuando hace esto, Excel crea un lito oculto llamado Personal.xiso, cuando ya existe uno, simplemente guarda la informacién en ese libro. En Windows 7 se encuentra en la siguiente ubicaci6n: C\Users\Handsofthelp\AppData\Roaming\Mictosoft\ExcellXLSTART Libro nuevo: Uilizendo esta opcién, se creara un nuevo libro y se guardaré la macro en él. Esta macro solo estara disponible mientras el libro este abierto. Utlice esta opcién cuando quiere probar macros rapidas sin necesidad de guardarlo en el libro de macros personal ni en su libro activo; cuando cierra el nuevo libro con la nueva macro, puede no Quardar el libro y la macro se pierde. Este libro: Guarda la macro en el libro actual. Para que pueda conocer mejor su macro, es recomendable escribir una desoripcion de io que hace la macro.Grabar macro Cuando va grabando una macro el botén Grabar macro cambia por Detener macro. Cuando haya terminado de realizar las acciones, haga clic en Detener macro y esta se almacena en el lugar donde ha guardado la macro (Libro personal, Libro nuevo, Este libro). jecutar una macro Cuando haya terminado de grabar una macro y necesita ejecutarla, debera ingresar al ‘cuadro de didlogo Macro que se accede desde el botéa Ver macro en la ficha Vista/Macro 9.en Macro en Ia ficha ProgramadorCédigo, Si tiene grabada varias macros, estas aparecerdn en lista. Seleccione alguna macro y luego haga clic en el botin Ejecutar. ‘También puede ejecutar una macro sin necesidad de abrir el cuadro de didlogo Macro; Ullizande las combinaciones de teslas que se agregan cuando comienza a grabar una macro.wom: EES Desciocin Modificar y Eliminar Macros Cuando desea agregar acciones especiales a una macro grabada, puede usar el ‘comando Modificar. Al pulsar clic scbre Modificar en el cuadiro de didlogo Macro, accederd al entomo de VBA y a su codificacién de la macro donde podra personalizarlo. Cuando no desee mas alguna macro, puede eliminarla desde el comando Eliminar en el cuadro de diélogo Macro. SI intenta eliminar una macro del libro Personal.xisb (el libro oculto de macros en libro personal) primero debe activar el libro Personal. Para hacerlo, haga clic en la ficha Vista y en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar. Asignar una macro aun objeto Es posible que para ejecutar macros, no utilice combinaciones de tecla, ya que resulta un poco dificil acordarse de tantas combinaciones, al menos para mi gusto. Por ello, yo Prefiero crear objetos, por ejemplo, una forma que sirva como lanzador de la macro. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un betén de comando que lanza la macro donde se inserta el nombre de la empresay su formato.Ms = be iE B c D E E 6 Handsofthelp creaciones insertar Nombre de Empresa Si esta utilizando una forma para sus libros, simplemente haga clic derecho en la formao cualquier objeto y haga clic en Asignar macro, luego elige la macro que serd lanzada cuando el usuario haga clic en el objeto. fae [a x BB o| wee Guardar un libro de trabajo que contenga macros En la versién 2003 de Excel, usted podia guardar un libro que contuviera macros en un nico archivo XLS, en la versidn 2010, esto ha cambiado para brinder mayor seguridad a los archivos que contenga macros y evitar los riesgos de infiltraciones de virus en VBA. Excel 2010 tiene un nuevo formato parra guardar libros que contengan macros, la extension XLSM llamado Libro habilitado para macros. Si intenta guardar un libro con el formato esténder XLSX epareceré. un mensaje indicando que no pedré guarder las macros creadas en el Libro.‘Ween Ofer Deel = Les epuees tater wept gre Bross na srroyes cele OD wir eiessnoseisrers crt nvr y sett in ted nd Se Ts wr rrssept garters dattoocaroleom mares ce i Cuando quiera guardar como plantilla de Excel habiitado para macros, este tendra la extension XLTM. Niveles de seguridad de macros Cuando se basan a macros y VBA, es posible que existan personas que envien libros con codificacion mal intencionado que pueda poner en peligro tu informacién y el rendimiento del equipo. Como las macros y VBA son herramientas sencilas de utilizar, muchos programadores los utilizan como almacenamiento de cédigo malicioso, es por ello que se debe aplicar una serie de seguridades para no correr riesgos. Configuracién de macros Cuando utiliza macros, puede configurar Ia forma en que seran abiertas si no pertenecen aun sitio de confianza. Para ingresar alas configuraciones de macros, debe hacer clic en Seguridad de macro, en el grupo Codigo dentro de la ficha Programador.Deshabilitar todas las macros sin notificacién: Haga clic en esta opcién si no confia en las macros. Todas las macros y alertas de seguridad de los documentos se deshabilitan. Si hay documentos con macros sin firmar en las que si confie, puede poner estos documentos en una ubicacién de confianze. Los documentos de ubicaciones de confanza se pueden ejecutar sin la comprobacién dal sistema de seguridad del Centro de confianza. Deshabilitar todas las macros con notificacién: Esta es la configuracién predeterminada. Haga clic en esta opsién si desea deshabiltar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad s| hay maoros presentes. De este modo, ouede elegir cuando habilitar esas macros caso por caso. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente: Esta configuracién es igual que Deshabilitar todas las macros con notificacién excepto en que si la macto esta firmada digitalmente por un editor de confianza, puede ejecutarse si ya se ha confiado en el editor. De lo contrario, se le notifica. De este modo, puede decidir habilitar esas macros firmadas 0 confiar en el editor. Todas las macros sin fimar se deshabilitan sin notificacion Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse cédigo posiblemente peligroso): Haga clic en esta opcién para permitir que se ejecuten todas las macros. Esta configuracién hace que el equipo sea vulnerable a codigo posiblemente malintencionado y no se recomienda. Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA: Esta configuracion es solo para programacores.Ubicaciones de confianza Una ubicacién de confianza suele ser una carpeta del disco 0 un recurso compartido de red. Cuaiquier archivo que coloque en una ubicacién de confianza puede abrirse sin que la caracteristica de seguridad del Centro de confianza lo compruebe. iCuando usar una ubicacién de confianza? Se recomienda usar una ubicacién de confanza para almacenar un archivo cuando no se desee que la caracteristica de seguridad del Centro de confianza lo compruebe al abrirlo. Por ejemplo, quiza desee abrir un documento que contiene una macro que el Centro de confianza deshabilita porque considera que no es segura. Si piensa que el documento y la macro del documento proceden de una fuente de confianza, es mejor mover el docurnento a.una ubicacién de confianza, en lugar de cambiar la canfiguracién predeterminaca del Centro de confianza a un valor de seguridad de macros menos seguro. Cuando abra el archivo desde la ubicacién de confianza, la caracteristica de seguridad del Centro de contianza ne lo comprebara, no se reoibira ninguna alerta de seguridad y la macro se habilitaré. ¢Cual es la ubicacién de confianza mas segura? Una ubicacién de confianza puede ser una carpeta en el disco duro 0 en un recurso compartido de red. Es mas seguro usar una carpeta local, como una subcarpeta de la carpeta Documentos e1 Windows Vista, o ia carpeta Mis decumentos en Microsoft Windows XP, siempre que se use una conirasefia de inicio de sesin de Microsoft Windows para proteger el equipo. La contrasefia debe ser segura. Gualquier ubicacion que no esté en el equipo, como recurso compartido de red, es menos segura. No se recomienda cesignar ninguna carpeta pibblica de un recurso compartido de red como ubicaci6n de confianza para los archivos. Nota: Se recomienda no designar la carpeta Documentos 0 Mis documentos completa como ubicacién de confianza. Si lo hace, se crea un objetivo que los piratas informaticos pueden posiblemente aprovechar y aumentan los riesgos de seguridad. Cree una subcarpeta en Documentos o Mis documentos y convierta sélo esa carpeta en una ubicacion de confianza.Abrir un libro que contenga macros Cuando abre un libro de macros con la configuracién predeterminada para los riveles de seguridad de las macros, encontraré una notficacién que le indica que el libro abierto contiene una macro. awa _ = D ed 5 oer Br | Saiorartero g NES [af Combiner yeentie +) rotepep. * se |) Adveteciade seguridad Us mar iehan debit a - fe Megabyte A & © D E F 6 Cuando hace clic en el botén Opciones, podré acceder a un cuadro de didlogo donde podré deshabilitar las macros para que estas puedan ser ejecutadas.Capitulo 14: Visual Basic for ApplicationIntroduccién a BASIC A principios de la década de 1960, las computadoras eran maquinas sumamente caras que se ultilizaban tnicamente para propésitos especiales, ejecutando "una sola tarea” ala vez. Sin embargo, durante esa década, los precios comenzaron a bajar al punto que incluso las pequefias empresas podian costearlas. La velocidad de las méouinas se increment6 al grado que a menudo quedaban ociosas porque no habia suficientes tareas para ellas. Todo esio fue debido a la répida evolucion del hardware. Los lenguajes de programacién de aquellos tiempos estaban cisefados con orientacién para propdsitos especificos, como las maquines en las que corrian; por ejemplo para el desarrollo de programas de céloulo o procesamiento de formulas se disefio FORTRAN y para los de gestion 0 administracién de informacion se desarrallé COBOL. A fin de incrementar el rendimiento y amortizar mejor los costes (por reduccién del tiempo de ocio del procesador), y siendo que ya la velocidad de las maquinas comenz6 a permitirlo, se propuso la idea de ejecutar mas de una tarea "simultaneamente’, fue asi que surgié el concepto de sistema de tiempo compartido, el que comenzé a popularizarse. En sistemas de ese tipo, el tiempo ce procesamiento de la computadora principal se dividia, y a cada usuario se le ctorgaba secuencial y ciclicamente una pequefia porcién 0 “cuota" de tiempo de proceso. Las maquinas eran lo suficientemente rapidas como para engafiar a la mayoria de los usuarios, dandoles a ilusién de que disponian de la funcionalidad de la maquina todo el tiempo para ellos ("seudo-simultaneidad” de procesos). sa distribucion del tiempo ce computo entre los usuarios redujo considerablemente el costo de la computaciin, ya que una sola méquina podia ser compartida entre numerosos usuarios. BASIC fue disefiado para permit a los estudiantes escribir programas usando terminales de un computador en tiempo compartide. Estaba pensado para reducir notablemente la complejidad de los ctros lenguzjes del momento, con uno disefiado especificamente para la clase de usuarios que los sistemas de tiempo compartide permitian: un usuario mas sencillo, fuera del Area de las ciencias de la computacién, a quien no le interesaba tanto la velocidad, sélo el hecho de ser capaz de programar y usar la maquina sin demasiadas complicaciones. Los disefiadores del lenguaje también querian que permaneciera en al dominio pibico, lo cual contribuy6 a que se diseminara répidamente. Los echo principios que rigioron ol disefio de BASIC fueron: + Ser facil de usar para los principiantes. ‘* Ser un lenguaje de proposito general (no orientado}. + Permitir a los expertos afiadir carecteristicas avanzadas, conservando simple el lenguaje para los principiantes. * Ser interactivo. + Proveer mensajes de error claros y amigables. Responder répido en los programas pequefios.No requesir un conocimiento de! hardware de la computadora, + Proteger al usuatio del sistema operativo, BASIC es el acrénimo de Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code; por correspondencia con Thomas E. Kurtz. (Traducido al espaol: “codigo de instrucciones simbélicas multipropésito para principiantes") Acerca de VBA Excel en su versi6n 5, fue la primera aplicacién del mercado que ofrecié Visual Basic para Aplicaciones. Es mejor imaginarse VBA como un lenguaje de secuencias de comandos para aplicaciones de Microsoft y que ahora se incluye en todas las aplicaciones de Orfice 2010 € incluso en aplicaciones de otras compaitias de software, por ejemplo Core!Draw. Por lo tanto, si domina VBA con Excel, también podra escribir macros para otros productos de Microsott. Modelo de Objetos El secreto para usar VBA con otras aplicaciones se encuentra en comprender el Modelo de Objeto para cada apicacién. VBA, después de todo, simplemente manipula los objelos y cada producto (Excel, Word, Access, PowerPoint, y otros) tiene su propio nico modelo de objeto. Puede programar una apicacién usando los objetos que la aplicacién presenta, Los modelos de objetos de Excel, por ejemplo, presenta varios potentes objetos para analisis de datos, tales como hojas, graficos, tablas dinémicas y nimeros matematicos, financieros, ingenieria y funciones para negocios en general. Con VBA, puede trabajar con estos objetos y desarrollar procedimientos automatizados. Mientras trabaja con VBA en Excel, usted construye gradualmente una comprensién del modelo de objeto. Tenga cuidado, pues puede ser confuso al principio. Evertualmonte, sin embargo, las piozas van juntas y todo de improviso, usted se dara cuenta que es un méster en ello. ZEsta VBA voly dose obsoleto? Estos ultimes afos, se ha ofdo rumores de que Microsoit va a quitar VBA de las aplicaciones de Office y reemplazarias con .NET. A mi parecer, €5 que esos rumores son completamente infundedos. De seguro, Microsoft ha desarrollado otra forma para automatizar aplicaciones Office, pero VBA estard por bastante rato, al menos en Excel para Windows. Como s2 sabe, Microsoft anuncié que no existira VBA para Excel 2008, por lo que he visto, lo ha cumplido. 4Por qué VBA sobrevive? Debito a que millones de soluciones se basan en VEA y VBA es mucho més fécil de aprender y usar.Lo Basico de VBA ‘Antes de conseguir entrar en lo mas importante, sugiero que aprenda los conceptos basicos para trabajar con las aplicaciones que se crearan en VBA. Cédigo: Realiza acciones en VBA ejecutando cédigo VBA. Se escribe (0 graba) codigo VBA, que se almacena en un médulo VBA. Médulos: Los médulos VBA estén almacenados en un libro de Excel, pero vemos 0 editamos médulos utiizando el editor de Visual Basic (VBE). Un médulo VBA consiste en procedimientos. Procedimientos: Un procedimiento es basicamente una unidad de cédigo informatico que realiza alguna accién. VBA admite dos tipos de procedimientos: Sub y Function. ‘Sub: Un procedimiento Sub consiste en una serie de sentencias que pueden ejecutarse de varias maneras. Aqui tiene un ejemplo de un sencillo procedimiento Sub llamado Prueba, este procedimiento reaiza una sencilla suma y después muestra el resultado en un cuadro de mensaje. Sub Prueba( | Sum-141 MsgBox “La respuesta es “ 4 Sum Bnd Sub Function: Ademas de los procedimiento Sub, un modulo VBA también pusde tener un procedimiento Function. Un procedimiento Function devuelve un solo valor (0 posiblemente una matriz). Se puede invocar un Function desde otro procedimiento de VBA 0 podemos usarlo en una formula de hoja. A continuacién se muestra un ejemplo de una funcién llamada AgreDos: Function AgreDos(argl, arg?) AgreDos=argl + arg? nd Function Comprender objetos, propiedades y métodos Un objeto representa un elemento de una aplicacién, como una hoja de calculo, una celda, un diagrama, un formulario o un informe. En cédigo de Visual Basic, un objeto debe identiicarse antes de se pueda aplicar uno de los métodos cel cbjeto o cambiar el valor de una de sus propiedades.Una coleccién: Es un objeto que contiene varios objetos que normelmente, pero no siempre, son del mismo tipo. En Microsoft Excel, por ejemplo, el objeto Workbooks contiene todos los objetos Workbook abiertos. En Visual Basic, la coleccién Forms contiene todos los abjetos Form existentes en una aplicacion. Los elementos de una coleccién se pueden identificar mediante su numero o su nombre. Por ejemplo, en el siguiente procedimiento, Libro(t) identifica al primer objeto Workbook abierto, sub ClerraPrimero() Libro(1).Close End Sub E] siguiente procedimiento utliza un nombre especificado como cadena para identificar un objeto Form. Sub CierraForm() Forms ("MiForm.frn") .Close End Sub También es posible operar al mismo tiempo sobre toda una coleccion de objetos siempre que los objetos compartan métodos comunes. Por ejemplo, el siguiente procedimiento cierra todos los formularios abiertos. Sub Clerratodos(} Forms Close End Sub Método: Es toda accién que puede realizar un objeto. Por ejemplo, Add es un método del objeto ComboBox ya que sitve para afiadir un nuevo elemento a un cuadro combinado. EI siguiente procedimiento utiliza el método Add para afadir un nuevo elemento a un ComboBox. Sub AfladeElenen(nuevoElemento as String) Add nuevozlenentoPropiedad: Es un atributo de un objeto que define una de les caracteristicas de! objeto, tal como su tamevio, color 0 localizacién en la pantalla, 0 un aspecto de su comportamiento, por ejemplo si esté visible 0 activado. Para cambiar las caracteristicas de un objeto, se cambia el valor de sus propiedades Para dar valor ¢ una propiedad, hay que colocar un punto detras de Ia referencia a un objeto, después el nombre de la propiedad y finalmente el signo igual y el nuevo valor de la propiedad. Por ejemplo, e! siguiente procedimiento cambia el titulo de un formulario de Visual Basic dando un velor a la propiedad Caption. Sub CanbiaNomt (mueveTitulo} mifozm.Caption — nueveTitule End Sub Hay propiedades a las que no se puede dar valor. El tema de ayuda de cada propiedad indica si es posible leer y dar valores a la propiedad (lecturaiescritura), leer sdlo el valor 2 la propiedad (solo lectura) 0 solo dar valor ala propiedad (sOlo escritura).. Se puede obtener informacién sobre un objeto devolviendo el valor de una de sus propiedades. El siguiente procedimiento utiliza un cuadro de didlogo para presentar el titulo que aparece en la parte superior del formulario active en ese momento, Sub NonbreFormEs () formNonmbre = Screen. ActiveForn.Caption MsgBox fornionbre End sub Evento: Es toda accién que puede ser reconocida por un objeto, como puede ser el clic del mouse « Ia pulsacién de una tecla y para la que es posible escribir cédigo como respuesta. Los eventos pueden oourrir como resultado de una accién del usuario o del cédigo de | programa, también pueden ser originados por el sistema. Devolver objetos Cada aplicacién tiene una forma de devolver los objetos que contiene. Sin embargo estos procedimientos no son siempre iguales, por ello debe consultar el tema de ayuda correspondiente al objeto o coleccion que esta usando en la aplicacion para determinar la forma de devolver el objeto. Activar el Editor de Visual BasicCuando queremos utilizar codigo VBA en Excel, es necesario ingresar al editor de Visual Basic. Si ha utilzado Visual Basic 6, notaré que la interfaz es muy parecida a VBS. Lo bueno 0 quizé lo malo, es que la interfaz del Editor de Visual Basic es idéntico al del 2003. Para acceder al editor de Visual Basic, puede seguir estos dos procedimientos: © Pulser las teclas Alt + F114 + Haciendo clic en la ficha Programador, grupo Cédigo, Visual Basic. « Hagaclic derecho en una hgja y luego clic en Ver céaigo. Haga clic derecho en la Barra de titulo de la ventana de Excel y clic en Ver ot igo. rm 16 Incerar i ‘ieenae 28. amine nombre 8 20 a sents = Gy, Protege bis a calor ae evquet > B 26 Seeeonas toss as Ries fcr Hojat sto Cuando utilice cualquiera de los métodos, podra ver el Editor de Visual Basic. La siguiente imagen muestra el editor de Visual Basic con una codificacién VBA definida.Conocer el Editor de Visual Basic El Ecitor de Visual Basic tiene diversas partes que es necesavio conocer. A continuacién, explicaré brevemente las partes del Editor de Visual Basic Rarra de ments La Barra de mends en Visual Basic funciona exactamente igual que cualquier otra Barra de mentis de otros programas. Cuando hace clic en un ment, se despliega una serie de opciones. Barras de herramientas Las barras de herramientas presentan una serie de botones para trabajar con la ventana de VBE (Visual Basic Editor). Existen seis barras de herramientas, pero la Barra de herramientas estandar es la predeterminada y la Unica que se muestra. Barra de herramientas esténdar: Contiene botones que tienen accesos drecios a algunos elementos de ment utilizados con frecuencia, Puede hacer clic una sola vez en un boton de la barra de herramientas para realizar la accién representada por el botén. Puede seleccionar la opcién Informacién sobre herramientas de la ficha General del cuadro de didlogo Opciones si desea mostrar informacion sobre los botones de la barra de herramientas.Nombre del comando Deseripeién a. Altera entre la aplicacion principal y el documento 8 Mericfesent Excet de Visual Basic activo. _| ‘Abre un meni para que se pueda inserlar uno de les, e- a objetos siguientes en el proyecto activo. El icono ‘cambia al dilimo objeto agregado. El objeto Predeterminado es el tormulario. ‘Guarda el documento principal, incluidos el proyecto a Suarder todos sus componentes: formulerios y médulos y Cortar uita e! control o texto seleccionado y le coloca en af & Portapapeles. Copia el control o texto seleccionado en el Copter Portapapeles. Inserta el contenido del Portapapeles en la ubicacién & Pegar actual del cursor. Abre el cuadro de didlogo Buscar y busca él texto x” Buscar especificado en el cuadro Buscar. Deshaser Deshace la titima aecién de edicién Restaura ias illimas acciones descartadas de Rehacer edicion de texto si no se han realizado otras accionos desde la iltima operacién de Deshacer. Ejecutar Sub/UserForm Ejecuta el procedimiento actual si el cursor esta en un procedimiento, ejecuta el UserForm si un UserForm esta activo actualmente o ejecuta una macro si no est activa la ventana Cédigo ni un UserForm, Detiene fa ejecucién de un programa y cambia al : {nterumelr ‘modo de intecrupeién . Restablecer Borra las vaiiables de nivel de médulo de Ta pila de Modo de dise’i0 ejecuci6n y restablece al proyecto. Activa y desactiva el modo de disefio. Abre el Explorador de proyectos que muestra una &{ | Explorado: de proyectos | lista jerdrquica de los proyectos abiertos actualmente y su contenido. = Propiedades Abre la ventana de Propiedades para que puedan verse las propiedades del control seleccionado. Examinador de objetos Muesira el Examinador de objetos, que presenta una lista de bibliotecas de abjetos, biblioteca de tipos, clases, métodos, propiedades, eventos y constantes. que se puaden utilizar en cédigo, asi como los. médulos y procedimientos definidos para el proyecto.Muestra u oculta el cuadro de herramientas que contiene todos los controles y 10s objetos insertables Cuadro de herramientas | (Como un grafico de Microsoft Excel) disponibles para ia aplicacion. Sélo esta disponible cuando esta activo un UserForm. ” ‘Ayuda Abre la ventana de ayuda del programador de Excel El Explorador de proyectos La ventana del explorador de proyectos muestra un organigrama que incluye todos los libros que estén abiertos en Excel en ese momento (incluyendo los complementes y libros ocultos). Cada libro se considera un proyecto. Si no ve la ventana del explorador de proyectos, pulse Ctl + R. Para ocultarla, haga cic en el botén Cerrar (xX) en la barra de titulo 0 haga clic derecho en cualquier parte de la ventana del explorador de proyectos y seleccione Ocultar en el menti emergente). Proyecto - VBAProject =| B =} ‘VaaPraject (Libro3) GS Microsoft Excel Obetos WB) Hojai Hoja) HB) Hoj22 oj22) HB) Hoja3 Hoj93) IB) Hojas (Hoje) Thsviorkbook 3 Médos A 3.&F voaProject (macrosxtsm) i Mxosof Excel Ob;t0s HB} Hojat Hoja) BB) Hoje? Goja2) Hoja3 Hoja3) BB) Hoj24 Goj34) (HB) Hojas Gioia) $B) Hoja6 Haia8) BB) +0327 Goi27) MH) 40338 Goja8) 4 La ventana de Cédigo Ulilice la ventana Codigo para escribir, mostrar y editar codigo de Visual Basic. Puede abrir tantas ventanas de Cédigo como médulos tenga, por lo que puede ver faciimente al cédigo en diferentes formularios o médulos y copiarlo y pegarlo entre ellos.Puede abrir una ventana Codigo desde: + La ventana Proyecto, seleccionando un formularic 0 médulo y eligiendo el botén Ver cédigo. « Una ventana UserForm , haciendo doble clic sobre un control o formulario, elgiondo Cédigo desde el mend Ver o presionando F7. ins nec ES asus ae ar fais Cuadro Objeto: Muesira el nombre del objeto seleccionado. Haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro de lista para mostrar una lista de todos los objetos asociados con el formulario. Cuadro Procedimiento/Evento: Presenta una relacién de todos los eventos reconocides por Visual Basic pera un iormulatio o control mostrado en el cuadro Objeto. Cuando seleccione un evento, el procedimiento de evento asociado con ese nombre de evento se muestra en la ventana Cédigo. Si aparece (General) en el cuadro Objeto, el cuadro Procedimiento presenta una relacién de todas las declaraciones y todos los procedimientos generales que se han creado para el formulario. Si esta editando cédigo del médulo, el cuadro Procedimiento enumera todos: los procedimientos generales del médulo. En cualquier caso, a procedimiento seleccionado en el cuadro Frocedimiento se muestra en la ventana Codigo. Todos los procedimientos de un médulo aparecen en una sola lista por la que se puede desplazar y que esté ordenada alfabéticamente por nombre. Si se selecciona un procedimiento utilizando los cuadros de lista desplegables de la parte superior de la ventana Codigo, se musve el cursor a la primera linea del codigo en al procedimiento seleccionade.Barra de division: Si se arrastra esta barra hacia abajo, se divide la ventana Codigo en dos paneles horizontales, cada uno de los cuales tienen sus propias barras de desplazamiento. Puede ver diferentes partes del cédigo a la vez. La informacién que aparece en los cuadros Objeto y Procedimientos'Eventos se aplica al cédigo del panel que tiene el enfoque. Si se arrastra la barra ala parte superior o inferior de la ventana 0 se hace doble clic sobre ella, se clerra un panel. Barra indicadora de margen: Se trata de un 4rea gris situada a la izquierda de la ventana Cédigo, en la que se muesiran los indicadores de los margenes. + Icono Ver procedimiento =| Muestra el procedimiento seleccionado. Sélo se muesira un procedimiento cada vez en la ventana Codigo. * Ieono Ver médulo completo = Muestra toda el cédigo del médulo, La ventana Propiedades Enumera las propiedades de tiempo de disefio correspondientes a los objetos seleccionades y sus valores actuales. Puede cambiar estas propiedades en tiempo de Gisefio. Cuando selecciona multiples controles, la ventana Propiedades contiene una lisa do las propiedades comunes a todos los controles seleccicnados. Barra de Tilo epics erm Fiche _Meetoms ueran =P Quadro Objeto Ate ag — Ati [re earn Ficha Por caiegoras Cuadro Objeto: Presenta el objeto seleccionado actuaimente. Sélo estén visibles los objetos del formulario activo. Si selecciona miitiples cbjetos, las propiedades comunes alos objetos y su valor, en funcion del primer objeto seleccionado, aparecen en las fichas de Lista de propiedades. Fichas de Lista de Propiedades : Ficha Alfabética: relaciona alfabéticamente todas las propiedades del objeto seleccionade que se pueden cambiar en tiempo de disefio, asi como sus valores actuales. Puede cambiar el valor de la propiedad seleccionando el nombre de la propiedad y escribiendo 0 seleccionando el nuevo valor. Ficha Por categorias: enumera todas las propiedades del objeto seleccionado por categoria. Por ejemplo, Backcolor, Caption y Forecolor estén en la categoria Apariencia. Puede contraer la lista para que pueda ver las caiegorias o expandir una categoria para ver las propiedades. Cuando expande o contrae la lista. veré un icono con al signa mas (+) 0 menos (-) situado a la izquierda del nombre de la categoria. La ventana Inmediato Le permite escribir o pegar una linea de codigo y presionar Entrar para ejecutarlo. Puede Copiar y pegar el cédigo de la ventana Inmediato en la ventana Cédigo pero no le permite Guardar el cédigo en la ventana Inmediato. Puede acceder a el pu'sando Ctrl + G La ventana Inmediato se puede arrastrar y situar en cualquier parte de la pantalla a menos que la haya convertido en una ventana acoplable en la ficha Acoplar del cuacro de didlogo Opciones. Puede cerrar la ventana haciendo doble clic en el cuadro Cerrar. Si el cuacro Cerrar no estuviera visible, haga doble clic en la barra de titulos para que aparezca el cuacro Cerrar y después haga clic sobre él. Nota: En el modo de interrupcién, se sjecuta una insiruccién on la ventana inmadicto en el contexto o alcance que se muestra en el cuadro Procecimiento. Por ejemplo, si escribe Print nombre_variable, el resultado es el valor de un variable local. Es lo mismo que si el método Print hubiera tenido lugar en el procedimiente que se estaba ejecutando cuando se interrumpié el programa. Introducir codificacién VBALa manera tradicional de introducir codigo VBA es esoribienco en el editor de codigo. El cédigo VBA debe estar dentro de un procedimiento. Un procedimiento esta formado por declaraciones VBA. Por ahora, utilizaremos un Médulo como editor de cédigo VBA. Cuando comenzamos a introducir cédigo en el editor de VBA, puede aplicar sangrado a algunas lineas de comand, como por ejemplo el If y un End If (Si, Si final}, esto no es imprescindible, pero ayuda a que su cédigo se vea més ordenado. AL escribir el cédigo, puede hacerlo tan largo como quiera, pero resulta dificil ver el cédigo de manera correcta, asi que puede agregar un subrayado al final de una instruccién, pulsar Enter y continuar con el mismo cédigo. Vamos a comenzar a crear cédigo sencillo dentro de un médulo VBA. Para ello deberd abrir Excel, ingresar al Editor de VBA y luego crear un médulo desde el bot6n Insertar de la Barra de herramientas estandar. 2] Microsoft Visual Basic - PERSONALXLSB) Archivo Edicion Ver Insertar Formato Bi@izld | 4 239 > Proyel (] UserForm 1S Médulo G Médutd-te cise Dentro del modulo vamos a escribir un procedimiento Sub, por ejemplo escriba io siguiente: Sub AdivinaAdivinador Pulse la tecla Enter y notaré como automaticamente se agrega el final del procedimiento. Sub AdivinaAdivinador ( ) End Sub Dentro de los dos cédigos creados, complete Io siguiente. Msg = "zUsted es " & Application.UserName « "2" Ans = NsgBox(Msg, vbYestio) If Ans = vbNo ThenMsgBox "Vaaa, no importa" Else MsgBox "Debo de ser adivino" Bnd It Su ventana de médulo debe verse igual a la siguiente imagen, ‘AB care oa 2090) [reese [iano on Puede darse cuenta, que si en alguna ocasién escribe algo mal, 0 con doble espacio 0 algo asi, el editor tratard de corregir esos pequerios imprevistos. Puede ejecutar su cédigo pulsando la tecla FS 0 clic en Ejecutar Sub/User Form. Cuando ejecula el cédigo, le aparecerd un cuadro de didlogo preguntandoles si usted es el usuario que esta utilizando el equipo. Microsoft Excel Usted es Handsofthelp? NoPuedes responder Yes o NO y automaticamente aparecera una respuesta. El objeto Application.UserName, indica que muestre el nombre de usuario de la aplicacién actual, en este caso es Excel. a eee in ROPE Ejercicio 34 En este préximo ejemplo, se plantea sumer los 100 primeros nuimeros. Pero no se fije en el resultado o la operacién, sino en todos los elementos usados en el procedimiento. sab VpA_Demo() ‘Bete es un sencillo ejemplo de VBA Dim Total As Integer, i As Integer Total = 0 For i= 1 To 100 Total = Total + i Next i MsgBox Total End Sub* Puede observar que este cédigo posee un comentario, nos damos cuenta por el apéstrote inciuido al inicio del texto. «© Podemos ver una instruccién que declara las variables, Ia linea donde comienza por Dim «Dentro de la instruccién Dim se encuentran dos variables, Total ¢ i + También encuentra dos instrucciones de asignacién; Total=0 y Total=Total + i + Encontraré un bucle For-Next + Yuna instruecién VBA; Msg8ox. Comentarios en VBA Los comentarios pueden explicar un procedimiento o una instruccién en particular a cualquier persona que tenga que leer el cédigo. Visual Basic ignora los comentarios cuando ejecuta Ios procedimientos. Las lineas de comentario comienzan por un apéstrote (| 0 con la palabra clave Rem seguida por un espacio y puede colocarse en cualquier lugar del procedimiento. Para afiadir un comentario a la misma linea que ocupa una instruccién, debe insertarse un apéstrofe después de esta, seguido por el comentario. Los comentarios apavecen e1 pantalla en color verde, color predetinido. Las Variables Una variable es simplemente una ubicacién de almacenamiento con un nombre en la memoria del ordenador. Las variables pueden albergar una gran variedad de tipos de datos, desde simple valores booleanos (Verdadero 0 Falso) a grandes valores de dobie precisién. Los valores se asignan a una variable usando el signo igual Todo es mas sencillo si nos acostumbramos a nombrar a nuestras variables con algo descriptivo. Pero tenga en cuenta que VBA tiene algunas exepciones. Una regla que muchos de nosotros utiizamos, es agregar un nombre de variable con la primera letra en Mayuscula, ya que VBA no distingue entre mayisculas y mindsoulas (algunas veces es una ventaja}. Un ejemplo es el nombre GraficoEspecial, en lugar de Graficoespecial. Tenga en cuenta que puede asignar 254 caracteres para su nombre de variable. Pero no estamos tan locos para agregar tantos caracteres. A menos que te guste percer el tiempo. VBA incluye varias palabras reservadas, que son palabras que no se pueden usar como variables © nombres de procedimienios. Si Intentamos usar una de estas palabras, recibiremos un mensaje de error. Por ejemplo, aunque la palebra reservada Next podria ser un nombre de variable muy descriptivo, la siguiente instruccién generara un error de sintaxis.