a. oe RESOLUCION RECTORAL No. 1482 Veintitrés (23) de agosto de 2018 POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA Y PROMULGA EL MANUAL PARA LA (CELEBRACION DE CONTRATOS, CONVENIOS Y DEMAS NEGOCIOS JURIDICOS EN LA CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO El Rector General de la Corporacién Universitaria Minuto de Dios - UNIMINUTO, en uso de sus atribuciones estatutarias y reglamentarias, y en especial las establecidas en los. literales a), b), y q) del articulo 39 de los Estatutos, y CONSIDERANDO Que el literal a) del articulo 39 de los Estatutos de la Corporacién Universitaria Minuto de Dios - UNIMINUTO, establece que es funcién del Rector General “Velar porque la Corporacién Universitaria cumpla sus principios y alcance sus objetivos ejecutando las politicas y directrices emanadas del Consejo de Fundadores ¥y del Consejo de Gobierno”. Que los literales b) y q) del citado articulo sefiala como funciones del Rector General “Cumplir y hacer cumplir las normas legales, los Estatutos, y los Reglamentos Internos de la Corporacién”, y “Sancionar con su firma todas las normas de la Institucin y velar por si cumplimiento”, respectivamente. Que mediante Acuerdo No. 267 de 29 de junio de 2018, el Consejo de Fundadores, establedé el régimen general de atribuciones y delegaciones de la Corporacién Universitaria Minuto de Dios - UNIMINUTO. Que la Direccién Juridica de la Secretarfa General, en virtud de la aprobacién del nuevo régimen general de atribuciones y delegaciones, preparé un manual para la celebracién de contratos, convenios y demés negocios juridicos, el cual fue socializado con los Secretarios de Sede, y posteriormente aprobado por unanimidad en sesién del nueve (9) de agosto del 2018, por el Comité de Secretarios de la Corporacién Universitaria Minuto de Dios UNIMINUTO. Que en razén de lo anterior, se hace necesario promulgar un manual para la celebracién de contratos, convenios y demés negocios jurfdicos, que oriente la actividad contractual al interior de la Institucién y asi responder con dinamismo a las exigencias y necesidades de la Instituci6n. www.uniminuto.eduMp —_. um, Que, en virtud de lo anterior, el Rector General de la Corporacién Universitaria Minutode Dios - UNIMINUTO, RESUELVE ART{CULO PRIMERO: Aprobar y promulgar el manual para la celebracién de Contratos, Convenios y demas Negocios Juridicos de la Corporacién Universitaria Minuto de Dios - UNIMINUTO, contentivo en el anexo que hace parte integral de la presente resolucién, ART{CULO SEGUNDO: La presente resolucién rige a partir de la fecha de su expedicién. Comuniquese y Crimplase. Dada en Bogotd D.C. el. veintitrés (23) de agosto de 2018. El Rector General, Vo.Bo Secretarta General. Vo.Bo, Direc ric, www.uniminuto.edung Sy Manual de Contratacién- Direccién Jurtdica. V. 1- agosto 2018 MANUAL PARA LA CELEBRACION DE CONTRATOS, CONVENIOS Y DEMAS. NEGOCIOS JURIDICOS EN LA CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO ‘Tabla de Contenido INTRODUCCION. I, OBJETIVO Y AMBITO DE APLICACION. Il. NATURALEZA JUR{DICA DE UNIMINUTO. IV. ASPECTOS TRIBUTARIOS DE UNIMINUTO. ‘V. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACION. VI. CLASES DE NEGOCIOS JURIDICOS QUE SUSCRIBE UNIMINUTO. ‘VII. GARANTIAS EXIGIBLES POR PARTE DE UNIMINUTO., ‘VIII. CONTRATACION CON ENTIDADES ESTATALES, 35 IX. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA CONTRATACION EN UNIMINUTO.. X. VINCULACION DE PERSONAL EXTRANJERO. 8 XI. CONTENIDO Y CLAUSULAS COMUNES A LOS CONTRATOS Y CONVENIOS. 1 XII. DISOLUCION Y LIQUIDACION DE CONTRATOS Y CONVENIOS, 57 XIII. DIRECTRICES SOBRE EL PROCESO DE CONTRATACION AL INTERIOR DE UNIMINUTO..... 7 .. BIBLIOGRAFIA.. Wwww.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 L INTRODUCCION UNIMINUTO es una Institucién de educacién superior, con el cardcter académico de Institucién universitaria, legalmente representada por su Rector General, que funciona como un sistema compuesto por las diferentes sedes y el conjunto de unidades administrativas que se denominan “Servicios Integrados”. Los procesos de contrataciin adelantados por UNIMINUTO estarén a cargo, segtin las competencias establecidas en los Estatutos de la Institucién, en el Reglamento Orgénico y en las demas disposiciones internas, en las rectorias, vicerrectorias regionales y en las unidades de Servicios Integrados, segin sea el caso, aclarando que el tinico Representante Legal de UNIMINUTO es el Rector General y en su ausencia, el Representante Legal Suplente. II. OBJETIVO Y AMBITO DE APLICACION. El presente manual tiene por objeto establecer los principios, lineamientos y directrices generales que regirén la actividad contractual dentro de UNIMINUTO, como uno de los medios para cumplir con la misién de la Institucién y la prestacidn eficiente del servicio puiblico de la educacién superior. Por ese motivo, el presente manual aplica a cualquier modalidad de contratacién de bienes y servicios que adelante UNIMINUTO a nivel sistema y de sede, en desarrollo de su objeto. II NATURALEZA JURIDICA DE UNIMINUTO. Segtin lo establecido en la Ley 30 de 1992 y los estatutos de la misma Institucién, UNIMINUTO es una persona juridica sin 4nimo de lucro, de utilidad comin; de cardcter privado, constituida como una corporacién; cuyo objeto es la prestacién del servicio piiblico de la educacién superior en sus diferentes niveles: técnico profesional, tecnolégico, profesional universitario, tanto a nivel de pregrado como de posgrado; que se encuentra regulada por las disposiciones del Cédigo Civil Colombiano y aquellas que regulan el servicio educativo. En raz6n de lo anterior, y aunado al principio constitucional de la autonoméa universitaria, desarrollado en la Ley 30 de 1992 y demés normas concordantes, la actividad contractual que adelanta UNIMINUTO se rige por el derecho privado y sus efectos estarn sujetos a la normativa de cardcter civil y comercial, salvo aquellos contratos que se celebren con entidades estatales que se encuentren sometidas al régimen de contratacién estatal. IV. ASPECTOS TRIBUTARIOS DE UNIMINUTO. Por tratarse UNIMINUTO de una persona juridica sin nimo de lucro (ESAL), encargada de prestar el servicio puiblico de la educacién superior, la misma tiene la condicién de www.uniminuto.edurp =_ ete Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 contribuyente del Impuesto sobre la Renta y Complementarios en el régimen ordinario, conforme a las normas aplicables a las sociedades nacionales. Sin embargo, la ley previé la posibilidad de solicitar, de manera excepcional, la permanencia en el Régimen Tributario Especial (RTE), previo cumplimiento de los requisites seftalados para tal fin. Durante el afio 2017, la permanencia de UNIMINUTO en el RTE operé de manera automatica, por mandato de la ley. En el afio 2018 se adelanté ante la Direccién de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) el proceso de solicitud de permanencia en el RTE; a partir de los afios siguientes se debe realizar el proceso de actualizacién ante la misma autoridad tributaria, Lapermanencia en el RTE implica para UNIMINUTO que todos sus excedentes netos estén exentos del Impuesto sobre la Renta y Complementarios siempre y cuando se inviertan de manera directa o indirecta a programas que desarrollen el objeto social de la Institucién, el cual se encuentra calificado como una actividad meritoria, de conformidad con lo sefialado en el Estatuto Tributario. Por eso la importancia de que las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados garanticen que todos los contratos que gestionen para UNIMINUTO contribuyan al cumplimiento de las funciones de docencia, investigacion y extensién que, en el marco de la educacién superior, tiene asignada la Instituci6n. De otra parte, y dentro de los procesos contractuales que adelanten las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos tributarios: i) UNIMINUTO es agente de retencién y responsable por el recaudo y cancelacién del impuesto de renta, a través del mecanismo de retencién en la fuente; ii) de conformidad con lo sefialado en la Ley 30 de 1992y el articulo 476 del Estatuto Tributario, UNIMINUTO no es responsable del IVA y iii) respecto del impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros (ICA), la Institucién es responsable directo del pago del tributo en los municipios donde oferta y presta sus servicios educativos, dependiendo de la normatividad de cada una de estas entidades territoriales. De igual forma, es agente de retencién del ICA en los municipios que asi lo establecen. V. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACION. A continuacién, se presentan los principios que orientan los procesos de contratacién que se adelantan al interior de UNIMINUTO, motivo por el cual, son de estricta observancia por parte de las rectorfas, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados: 1, Autonomfa de la voluntad: surge de los postulados de los articulos 1602 del Cédigo Civil y 4 del Cédigo de Comercio, segiin los cuales, las personas tienen una facultad reconocida por el ordenamiento positivo que les permite disponer de sus intereses con efecto vinculante y, por tanto, mediante un acto o contrato pueden adquirir derechos y Wwww.uniminuto.edu3. Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 asumir obligaciones, siempre y cuando, tengan un objeto y una causa licita (Cfr. sentencias C-341 de 2003 y C-934 de 2013). Asi, gracias a la autonomfa, las personas tienen la facultad para decidir si contratan 0 no, escoger con quién lo hacen, y definir el tipo de contrato, asi como su contenido, especificamente sus cléusulas, términos y condiciones. Adicionalmente, por el reconocimiento que le da el ordenamiento juridico a la autonomia de la voluntad, las estipulaciones que realicen las partes, si bien deben respetar las normas que sean imperativas, el orden piblico y las buenas costumbres, prevalecerén sobre aquellas normas legales supletivas y la costumbre mercanti En virtud de dicho principio, las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados, durante la etapa precontractual, deberén analizar cuales son las necesidades que pretenden satisfacer y los objetives que aspiran alcanzar con los contratos, y reflejarlo en las clausulas negociadas, las cuales en todo caso deben respetar el ordenamiento juridico, el orden piiblico y las buenas costumbres. Consensualismo: por regla general, en el derecho privado, los contratos se perfeccionan Y, por lo tanto, nacen a la vida juridica, a partir del momento en que su contenido sea definido de comtin acuerdo por las partes, a través de los medios que ellos elijan libremente. De lo anterior se exceptiian los contratos que la ley les exija alguna formalidad para poder ser perfeccionados o aquellos respecto de los cuales, las partes, hayan acordado someterlos a algtin tipo de solemnidad. Para el caso de UNIMINUTO, la consensualidad seré la excepcion. La regla general es que todos los contratos que celebren las rectorias, vicerrectorias y unidades de servicios integrados deberdn constar por escrito, sin perjuicio de las demas formalidades exigidas ora ley en cada caso concreto. Relatividad de los contratos: Tiene su fundamento en el articulo 1602 del Codigo Civil y consiste en que, por regla general, los contratos solo generan derechos y obligaciones a las partes que han intervenido en su celebracién. Por lo mismo, los terceros -que son todas las demés personas que no intervienen en la celebraci6n del contrato- en principio, no se ven beneficiados ni afectados por los efectos jurfdicos que ocasione el contrato y, en consecuencia, su patrimonio no se compromete para asegurar el cumplimiento de las obligaciones que asuman las partes. Es importante que, durante la etapa precontractual, las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados tengan certeza sobre la persona (natural o juridica) con quien se quiere celebrar el negocio juridico y, en ese orden de ideas, verifiquen su moralidad y buen nombre; capacidad juridica; y su capacidad www.uniminuto,eduUNIMINUTO Manual de Contratacién. Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 financiera y patrimonio (particularmente en contratos de mayor cuantfa), pues una vez perfeccionado el contrato, es a este al Ginico a quien en principio serén exigibles las obligaciones contraidas. Buena fe: es un principio cuyo fundamento se encuentra en el articulo 83 de la Constitucién Politica el cual rige en todas las relaciones juridicas que se presenten entre los particulares y aquellas que surjan entre ellos y el Estado. La buena fe se clasifica en subjetiva y objetiva, la primera hace referencia al convencimiento que tiene la persona de actuar conforme a derecho. Por su parte, la buena fe objetiva supone no s6lo el convencimiento de actuar conforme a derecho, sino que exige efectivamente hacerlo con honradez, probidad, honorabilidad, transparencia, diligencia, responsabilidad y sin dobleces. A continuacién, se presentan algunos ejemplos que permiten ilustrar a las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados la manera como tiene aplicacién el principio de buena fe dentro del giro ordinario de sus actividades en materia contractual. a) Elarticulo 863 del Cédigo de Comercio establece: “Las partes debertn proceder de buena fue exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.” Fso significa que en la etapa de negociacién y estructuracién del contrato los intervinientes deben, por ejemplo, brindar toda la informacién requerida, tener un comportamiento que no induzca a error a la contraparte y cumplir con todos los deberes que exige la etapa preparatoria de un contrato, so pena de tener que pagar algiin tipo de indemnizacién. b) Elarticulo 1603 del Cédigo Civil sefala: “Los contratos deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan no solo a Jo que en ellos se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de la obligacién, o que por ley pertenecen a ella”. Asi las cosas, segiin este articulo, las partes ~no solo deben tener el énimo de cumplir con las obligaciones contractuales-, sino que realmente deben esforzarse por realizar todas las actuaciones necesarias para cumplir las prestaciones a las cuales se han comprometido y las demds que se deriven del respectivo negocio juridico. En conclusién, en materia contractual, por regla general no basta tener una creencia sobre que se esté actuando conformea derecho, sino que, con fundamento en el principio www.uniminuto.eduwk er "4 YNIMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 de buena fe objetiva, es necesario adelantar todas aquellas acciones que permitan confirmar un alto grado de diligencia a la hora de celebrar y ejecutar los contratos requeridos por la Institucién. 5. Equivalencia de las prestaciones: tiene su sustento en otros principios como son la buena fe y la justicia contractual, y su propésito es que las obligaciones a las que se comprometen cada una de las partes, en virtud de un contrato, sean simétricas 0 proporcionales. Este principio supone que las partes, al momento de negociar el contenido de los contratos, deben propender porque estos satisfagan los intereses legitimos de cada una ellas y no afecten de manera inequitativa sus respectivos patrimonios. Por eso, si durante el surgimiento o ejecucién de los contratos se presentan situaciones gue afectan la proporcionalidad de las prestaciones debidas -esto es que las hagan excesivamente onerosas- los contratos deben ser ajustados con el fin de que atiendan a Jos intereses legitimos de las partes, y en caso de que esto no sea posible, habria la posibilidad de considerar la terminacién de los respectivos contratos. Con fundamento en este principio, las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados deben asegurar que las obligaciones que surjan de los contratos. que celebre la Institucién sean proporcionales y no generen una ventaja econémica injustificada a favor de alguna de las partes contractuales. Asi mismo, es importante adelantar en la etapa precontractual los estudios necesarios, desde el punto de vista técnico y econémico, y asf evitar situaciones apremiantes que conduzean a la celebracién de contratos que tengan un impacto econémico desproporcionado o negativo para la Institucién. Finalmente, durante la ejecucién de los contratos, deberd hacerse el respectivo seguimiento para estar atentos a situaciones que ocasionen mayores sobrecostos y que dificulten el cumplimiento de las obligaciones. debidas, con miras a adelantar las acciones que resulten pertinentes. 6. Principio de las cargas: hace referencia a las cargas que deben asumir las personas cuando celebran un contrato. En sentido estricto, no son obligaciones propiamente dichas por cuanto su inobservancia no se constituye en un incumplimiento del contrato; sin desconocer que, en determinados casos, puede generar consecuencias adversas para quien las omite. Asi, para la gestidn contractual en UNIMINUTO, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de servicios integrados -a través de sus respectivas éreas juridicas y financieras- deberdn atender las siguientes cargas: Wwww.uniminuto.edump wnagunure Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 a) De legalidad: implica analizar el tipo de contrato que se requiere celebrar, los requisites que exige el ordenamiento juridico para su perfeccionamiento y los principales efectos que este generaria. No cumplir con esta carga puede: i) ocasionar dificultades en la ejecucién de los contratos o ii) obtener resultados juridicos no deseados. b) Declaridad: aplica al momento de redactar los contratos, y esté orientada a que debe procurarse el empleo de una terminologia que sea clara -no solo para UNIMINUTO- sino para terceras personas. Se debe tener presente que de conformidad con lo establecido en el articulo 1624 del Cédigo Civil, las clausulas ambiguas se entenderén contra quien las redact6; y si no se sabe quién lo hizo, se interpretardn a favor del deudor. ©) De conocimiento: consiste en tener claridad del contexto en el cual se celebran y ejecutan los contratos de UNIMINUTO. 7. De preservaci6n: consiste en que los contratos se celebran con el objetivo de ser cumplides y, por lo tanto, salvo que la ley consagre lo contrario, las dificultades que se generen deben ser resueltas de tal forma que permitan que los contratos puedan producir los efectos juridicos esperados, y no por el contrario, que estos pierdan validez, oeficacia. 8. Eficiencia: este principio implica que las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados seleccionen y utilicen de manera racional los recursos para cumplir con los objetivos que se persiguen con los procesos contractuales. Por eso, en la celebracién de los contratos, siempre debe tenerse presente la relacién costo — beneficio, de tal forma que se propenda por maximizar el rendimiento o los resultados, con los menores costos posibles, lo que exige una planeacién adecuada del gasto. 9. Eficacia: implica que los procesos contractuales necesariamente deben conducir a la obtencién de un resultado, esto es, servir como instrumento para que la Institucion cumpla sus funciones de docencia, investigacién y extensién que son las que definen su raz6n de ser. 10. Celeridad: este principio exige que las rectorias, vicerrectorias regionales ylas unidades de Servicios Integrados adelanten sus actuaciones precontractuales, contractuales y post contractuales de manera gil sin ocasionar retardos injustificados, evitando tramites innecesarios, pero en todo caso, ajustandose plenamente a los procedimientos fijados al interior de la Institucién ‘11. Imparcialidad: tiene aplicacién a la hora en que UNIMINUTO selecciona a las personas con quien celebraré los contratos, en ejercicio de su autonomia de la voluntad. Wwww.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 La imparcialidad como principio conlleva a que las rectorfas, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados deban: i) garantizar que la escogencia del contratista esté desprovista de todo tipo de consideracién subjetiva, afecto o interés. De ahi la importancia de acatar las disposiciones contenidas sobre este aspecto en el Codigo de Buen Gobierno y Etica de la Institucién; ii) asegurar que los procesos de seleccién se rijan por factores objetivos de escogencia definidos previamente, teniendo en consideracién la capacidad juridica y financiera, idoneidad y experiencia del contratista, asi como la condiciones técnicas y econémicas de las propuestas. Por eso, es responsabilidad de las autoridades de gobierno y de los érganos colegiados que participen en los procesos de seleccién garantizar que el contratista seleccionado se elija cumpliendo las disposiciones internas de la Instituci6n y corresponda a la mejor opcin en servicio, precio, oportunidad y calidad; iii) del mismo modo, asegurar que dichos factores se encuentre previamente definidos al momento de iniciar el proceso precontractual en aras de garantizar la transparencia y seleccién objetiva y; iv) adelantar previamente a la celebracién del contrato, un trabajo de andlisis y planeacién que permita concluir que el mismo tiene como tinico propésito apoyar a la Institucién en el cumplimiento de sus funciones de docencia, investigacién y extensién. 12. Responsabilidad demostrada: UNIMINUTO, a través de sus rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados, tiene la obligacién de: i) adoptar las medidas apropiadas para cumplir sus obligaciones legales sobre tratamiento de datos personales; y ii) estar en capacidad de evidenciar el correcto cumplimiento de sus deberes ante las autoridades y los titulares de los datos cuando se requiera. Para el efecto, se debe contar con herramientas idéneas que garanticen el cumplimiento a la politica de tratamiento de datos personales de la Instituci6n; igualmente, se deberén fijar ‘mecanismos que establezcan la rendicién de cuentas de los responsables del tratamiento de la informaci 13, Comunidad, inclusién y equidad educativa: todos los actos y contratos celebrados por UNIMINUTO deben estar orientados a generar beneficios que propendan porque los estudiantes puedan recibir un 6ptimo servicio educative 0 que los colaboradores administrativos y profesores puedan cumplir de mejor forma sus tareas y compromisos asumidos con la Institucién. 14, Sostenibilidad: las rectorfas, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deben precaver y verificar que la celebracién de contratos y convenios se haga en el marco de la sostenibilidad financiera de la Instituci6n, con el fin de que los compromisos que se asuman puedan ser respaldados con el patrimonio dela Institucién, sin que se ponga el riesgo su normal funcionamiento. Wwww.uniminuto.eduHp pruners, Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 AdemAs de los principios anteriormente mencionados, la actividad contractual de la Instituci6n deberé estar acorde con los postulados y principios generales de “EL MINUTO DE DIOS", cuyo mensaje y filosofia es el mensaje de Cristo en el evangelio, el pensamiento social de la igiesia y la espiritualidad Eudista. Resulta fundamental que la actividad y gestién contractual tengan en cuenta los valores éticos de la Institucién y el espiritu de servicio a la comunidad, de conformidad con lo estipulado en el presente manual, en el Cédigo de Buen Gobierno y Btica de UNIMINUTO y en las demés normas internas concordantes. VI. CLASES DE NEGOCIOS JURIDICOS QUE SUSCRIBE UNIMINUTO. UNIMINUTO puede celebrar cualquier tipo de contrato, convenio o acuerdo necesario para el cumplimiento de sus funciones sustantivas, con personas naturales, juridicas, de naturaleza privada o publica, del orden nacional o internacional. A continuaci6n, se relacionan de manera enunciativa, los negocios juridicos que generalmente celebra la Institucién como medio para cumplir sus funciones: 1. Convenios: son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales cada una de las partes intervinientes se compromete a realizar determinadas actividades en aras de conseguir un fin comtin, Se diferencian de los contratos en la medida en que, en estos iiltimos, los intereses de las partes son contrapuestos y porque generalmente solo atienden a intereses econémicos; diferente de lo que ocurre con los convenios, los cuales pueden tener finalidades de naturaleza social, cultural o de colaboracién estratégica. Los convenios a su vez se pueden subdividir en: i) convenios marco; ii) convenios derivados y ii) convenios especificos. En los primeros, las partes tinicamente establecen compromisos e intenciones generales de cooperacién; en los segundos y terceros, las partes definen exactamente los deberes de conducta y actividades concretas alas que se comprometen, sin embargo, se diferencian en que los convenios derivados desarrollan y concretan los pardmetros generales que fueron definidos previamente en un convenio ‘marco, en cambio, los convenios especificos se celebran en ausencia de estos. Ahora bien, es de aclarar que nuestros convenios pueden versar sobre diferentes asuntos y celebrarse con diversos tipos de personas, instituciones 0 entidades (ya sean de derecho ptiblico o privado, nacionales o extranjeras), a pesar de ello, en cualquier caso, UNIMINUTO no celebra “convenios interestatales”, en raz6n a que no somos una entidad piiblica. Asi mismo, hay algunos convenios que, por la calidad de alguna de las partes, se encuentran sometidos a un régimen especial, tal como se procede a explicar: www.uniminuto.eduWw “p GNIAINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 a) Convenios especiales de cooperacién para adelantar actividades cientificas y tecnolégicas, proyectos de investigacién y creaciones tecnolégicas: Tienen su fundamento en la Ley 29 de 1990, en el Decreto Ley 391 de 1991 y en el Decreto 591 de 1991. De acuerdo con esta normativa, UNIMINUTO puede asociarse con la Nacién © entidades descentralizadas de cualquier orden (nacional, departamental, distrital 0 municipal) para fomentar actividades cientificas y tecnol6gicas que son de interés para ambas partes y para el resto de la sociedad. Para la celebracién de estos convenios, es importante que las rectorfas, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados verifiquen que en el mismo se encuentren consagrados los aspectos que ordena el articulo 7 del Decreto Ley 391 de 1991, esto es: i) la definicién de “la propiedad de todos los resultados que se obtengan y los derechos de las partes sobre los mismos” y “las obligaciones contractuales, especialmente de orden Iaboral, que asumen cada una de las partes”. Estos convenios deben quedar consignados por escrito y ser publicados en el diario oficial; requieren de apropiacién y registro presupuestal en caso de que demanden la erogaci6n de recursos puiblicos (articulo 8 del Decreto Ley 391 de 1991) y contienen una condicién resolutoria técita que se activa al finalizar el convenio, con lo cual, se deberin devolver al Tesoro Pablico los recursos girados por las correspondientes entidades oficiales que no hayan sido ejecutados en el desarrollo de las respectivas actividades cientificas 0 tecnol6gicas. b) Convenios de colaboracién con entidades ptiblicas: Tiene su fundamento en el articulo 355 de la Constitucién Politica y en el Decreto Ley 092 de 2017. Segiin las referidas disposiciones, UNIMINUTO puede asociarse con la Nacidn 0 entidades descentralizadas de cualquier orden (nacional, departamental, distrital o municipal) para que mediante la destinacién de recursos puiblicos se impulsen programas y actividades de interés ptiblico contenidos en los respectivos planes de desarrollo. Para que UNIMINUTO pueda celebrar este tipo de convenios, se debe recordar que, como etapa precontractual, existe un proceso competitive que deben adelantar las entidades del Estado cuando constaten que existe mas de una entidad sin énimo de lucro que esté desarrollando el programa o actividad que se pretende impulsar, el cual debe cumplir con las fases previstas en el articulo 4 del Decreto Ley 092 de 2017. No habré necesidad de adelantar el proceso competitive cuando se trate de “actividades artisticas, culturales, deportioas y de promocién de la diversidad étnica colombiana, que solo . 0 Wwww.uniminuto.edua saat Manual de Contratacién- Direccién Jurtdica. V. 1- agosto 2018 pueden desarrollar determinadas personas naturales o juridicas, condicién que debe justificarse en los estudios y documentos previos” (articulo 4 ibidem). Ahora bien, sin perjuicio de los requisitos legales que deben cumplir las entidades estatales para la celebracién de este tipo de convenios, es importante que las rectorias, vicerrectorfas regionales y las unidades de Servicios Integrados tengan en cuenta algunos aspectos sobre su procedencia: i) los programas y actividades que se pretendan impulsar a través del convenio deben tener conexidad con las metas previstas en el Plan Nacional de Desarrollo definido por el Gobierno nacional, o en los planes de desarrollo que expidan las entidades territoriales, y atender a una finalidad estrictamente altruista y benéfica de interés piblico ii) dichos programas y actividades deben corresponder a los que ordinariamente desarrolla la entidad sin animo de lucro, y frente a las cuales, es que tiene experiencia y reconocida idoneidad; iii) asimismo, la respectiva entidad estatal debe tener competencia para asignar partidas presupuestales destinadas a financiar o cofinanciar los correspondientes programas y actividades; iv) las entidades sin énimo de lucro deben estar inscritas en el SECOP. Ademés, todos los documentos contractuales deben quedar publicados en dicho sistema, al igual que la informacién relativa a los subcontratos que se suscriban para cumplir con los programas y actividades; v) las entidades sin énimo de lucro no requieren inscribirse en el Registro Unico de Proponentes (RUP); vi) el convenio, antes de su suscripcién, debe contar con la autorizacién expresa del representante legal de la entidad estatal. Dicha competencia de autorizacién no puede ser delegada en otro funcionario de la respectiva entidad y vii) el convenio no puede tener como objeto la simple adquisicién de bienes y servicios a favor de la entidad estatal, pues en estos casos habré que sujetarse al régimen previsto en la Ley 80 de 1993 y demas normas concordantes. Por consiguiente, estos convenios tinicamente pueden consistir en el impulso de programas y actividades de interés ‘comuin sin que pueda haber una contraprestacién directa a favor de la entidad estatal. ©) Convenios de asociacién: Tiene su fundamento en el articulo 96 de la Ley 489 de 1998 y en el articulo 5 del Decreto Ley 092 de 2017. Segtin este marco normative, UNIMINUTO puede celebrar este tipode convenios con entidades centralizadas o descentralizadas de cualquier orden (nacional, departamental, distrital 0 municipal), con el fin de desarrollar actividades que estén orientadas al cumplimiento de las funciones que la ley le haya asignado a la respectiva entidad estatal. Por mandato del articulo 5 del Decreto Ley 092 de 2017, la entidad estatal debe adelantar ‘un proceso competitive para poder celebrar este tipo de convenios, en el cual, las entidades sin énimo de lucro deben presentar sus respectivas ofertas y acreditar las pruebas que acrediten su experiencia ¢ idoneidad para la ejecucién del objeto del convenio. " Wwww.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 La citada norma establece que no habré necesidad del proceso competitivo, cuando la entidad sin énimo de hucro comprometa recursos en dinero para la ejecucién de las actividades que estén a cargo de la entidad estatal, en una proporcién no inferior al 30% del valor total del convenio. proyecto. Si hay més de una entidad sin énimo de lucro interesada en hacer el aporte en igual proporcién, la entidad estatal deberé hacer una evaluacién objetiva y seleccionar la entidad sin animo de lucro que por su capacidad y condiciones sea la més idénea para la ejecucién de las actividades encomendadas. Los recursos que compromete la entidad sin énimo de lucro pueden ser propios o de cooperacién internacional Es de aclarar que, en el marco de estos convenios de asociacién, se puede acordar que las entidades sin énimo de lucro realicen sus aportes en especie, sin embargo, en este caso, la entidad estatal no estaré eximida de realizar el proceso competitive. De otra parte, segiin el Decreto Ley 092 de 2017: i) las entidades sin dnimo de lucro deben estar inscritas en el SECOP. Ademés, todos los documentos contractuales deben quedar publicados en dicho sistema, al igual que la informacién relativa a los subcontratos que se suscriban para cumplir con los programas y actividades y ii) las entidades sin énimo de lucro no requieren inscribirse en el RUP. 4) Convenios para el desarrollo de programas académicos: Tiene su sustento en la Subsecci6n 7, Seccién 2, Capitulo 2, Titulo 3, Parte 5, Libro 2 del Decreto 1075 de 2015 y su propésito es que las instituciones de educaci6n superior atinen esfuerzos para el desarrollo de programas académicos. Con base en lo anterior, tenemos que dichos convenios pueden celebrarse antes de dar inicio a los programas, caso en el cual, en la solicitud de registro calificado se debera dar cuenta de la celebracién del convenio; o también, el convenio puede celebrarse durante el desarrollo de los programas lo que implicara la necesidad de hacer una modificacién al registro calificado que deberé ser autorizada por parte del Ministerio de Educacién Nacional. En cualquier caso, las rectorfas, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deben precaver que este tipo de convenios que celebre UNIMINUTO regule los elementos esenciales de que trata el articulo 25.3.2.2.7.3 del Decreto 1075 de 2015: i) identificacién del programa, metodologia y su lugar de desarrollo; ii) Institucién 0 instituciones que serén titulares del registro calificado y la Instituci6n o instituciones que serén responsables de otorgar el titulo académico a los estudiantes; iii) responsabilidades de las instituciones en el funcionamiento, seguimiento y evaluacién del programa académico, y sobre las condiciones calidad; iv) régimen de autoridades de 2 www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 gobierno, profesores y estudiantes y efectos de la terminacién del convenio o vencimiento del registro calificado; v) normas internas a las cuales estaran sometidos los estudiantes; vi) vigencia del convenio. Por ultimo, es viable que UNIMINUTO celebre convenios para el desarrollo de programas académicos con instituciones de educacién superior extranjeras. Sin embargo, en estos casos, seré UNIMINUTO la tinica titular del correspondiente registro calificado y responsable de graduar a los estudiantes, sin perjuicio de que en el titulo académico se mencione la participacién de la Institucién extranjera. e) Convenios docencia ~ servicio: Tiene su sustento en el artfculo 13 de la Ley 1164 de 2007 y el Capitulo 1, Titulo 1, Parte 7, Libro 2 del Decreto 780 de 2016, y tiene como finalidad garantizar que en los programas académicos del rea de la salud la Institucién de educacién superior cuente con escenarios de practica para sus estudiantes en instituciones prestadoras 0 aseguradoras de servicios de salud, instituciones de servicios de investigacién o esp: comunitarios que intervienen en la atencién integral en salud de la poblacin. Vale la pena anotar que la relacién docencia —servicio es un requisito adicional que debe ser demostrado para el otorgamiento y la renovacién del registro calificado de programas académicos del area de la salud, el cual es valorado por el Ministerio de Educaci6n Nacional y por la Comisién Intersectorial para el Talento Humano en Salud. Por tiltimo, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deben precaver que este tipo de convenios que celebre UNIMINUTO regule los elementos esenciales de que trata el articulo 2.7.1.1.10 del Decreto 780 de 2016, a saber: i) objeto del convenio; ii) vigencia del convenio, la cual no podra ser inferior a 10 afios; iii) deberes y responsabilidades de forma clara y precisa de las partes en las areas académica, cientifica, de servicios, financiera y administrativa; iv) instancias, mecanismos y procesos de coordinacién, control y solucién de diferencias; v) garantias para usuarios, estudiantes y docentes y responsabilidades de las partes intervinientes, frente a las mismas; vi) causales de terminacién de la relacién docencia-servicio; vii) constitucién de las pélizas de que trata el mismo decreto; viii) mecanismos de supervisién, as{ como los criterios y procedimientos de evaluacién de las obligaciones. adquiridas por las partes; y ix) formas de compensacién o contraprestacién que se deriven de la relacién docencia-servicio, en caso de pactarse. Contratos de compraventa: acuerdo de voluntades en el que una de las partes -cl vendedor- se obliga a dar un bien mueble o inmueble a la otra parte, -el comprador- a cambio del pago de un precio. En consecuencia, solo en la medida en que se defina el bien y el precio, es posible que se configure un contrato de compraventa. . ® www.uniminuto.eduvNIMINUTO Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Por regla general, cuando el contrato recaiga sobre bienes muebles, surgiré a la vida juridica a partir del acuerdo de voluntades de las partes respecto del bien y el precio a pagar. Entre tanto, cuando verse sobre bienes inmuebles, el contrato es de naturaleza formal y, por lo tanto, solo surgiré a la vida jurfdica cuando conste en escritura publica {articulo 1857 del Cédigo Cin La principal caracterfstica del contrato de compraventa es que esté orientado a que se transfiera al comprador el derecho de propiedad del bien; obligacién que solo se cumple cuando ocurre la tradicién. Asf las cosas, cuando esté de por medio bienes muebles, la tradici6n se realiza, por regla general, con su entrega material, sin perjuicio de las demas formas que establece el articulo 754 del Cédigo Civil. Por su parte, la tradicién de aquellos de naturaleza inmueble exige la inscripcién del contrato en la correspondiente oficina de registro de instrumentos publicos, de conformidad con lo establecido en el articulo 756 ibfdem. En cualquier caso, realizada la tradicién, el vendedor transfiere el derecho de propiedad sin que se liberen ni saneen las cargas o gravamenes que pesen sobre el bien. Por ese motivo, cuando el vendedor no es el verdadero duefio de la cosa, o cuando sobre el bien recaen gravamenes o limitaciones a la propiedad, con la tradicion no se transferiré al comprador, derechos diferentes a los que él tenia. Como corolario de lo anterior, se puede sefalar que la principal obligacién que tiene el vendedor es transferir el derecho de propiedad y con ello, asegurar la tenencia pacifica y legal del bien. Aunado a esto, el vendedor deberd responder por los defectos ocultos que llegare a tener el bien al momento de la celebracién del contrato (tratandose de cosas ciertas) o al momento de su singularizaci6n y entrega (tratandose de cosas genéricas) cuando dichos defectos impidan el uso natural del bien, o hagan que este solo sirva imperfectamente “de manera que sea de presumir que conociéndolos el comprador no la hubiera comprado o la hubiera comprado a mucho menos precio” (articulo 1915 del Cédigo Civil, en concordancia con el articulo 934 del Cédigo de Comercio). Este régimen de responsabilidad se complementa con lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor, que consagra la llamada garantia legal, segtin la cual, todo productor 0 proveedor deberé responder por la calidad, la idoneidad y la seguridad de la totalidad de los bienes o servicios que ofrece al piiblico, lo que significa que estos deben: i) reunir las caracterfsticas con las cuales fueron ofrecidos 0 que correspondan con su naturaleza; ii) funcionar para lo que fueron producidos y iii) no representar riesgos irrazonables para la salud o integridad de los consumidores. Atendiendo lo anterior, es necesario que las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados, en virtud al Principio de Ia Cargas explicado en el www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 capitulo anterior, adelanten todas las diligencias pertinentes para verificar durante la etapa precontractual la situaci6n real y jurfdica del bien que pretenda ser adquirido, con el in de constatar entre otros aspectos: i) su titularidad, if) la Inexistencia de gravamenes © limitaciones a la propiedad, iii) que el vendedor se encuentre a paz y salvo de las obligaciones tributarias que puedan recaer sobre este iv) la adecuada conservacién y funcionamiento del bien, v) el valor pactado corresponda a un precio comercial. Comodato: contrato mediante el cual, una de las partes comodante- le entrega a la otra -comodatario- un bien mueble o inmueble, a titulo gratuito, para su uso y goce, debiendo el comodatario restituir el mismo bien, a la terminacién del contrato. Este contrato se caracteriza por ser de naturaleza real, por lo tanto, solo surge una vez el bien haya sido entregado. Es ademés un contrato intuito personae, lo que significa que se celebra en atencién a las calidades que retine el comodatario, de ah que la restitucién del bien pueda exigirse anticipadamente por la muerte del comodatario (persona natural), y que los herederos no tengan derecho “a continuar en el uso de la cosa prestada” ‘También se caracteriza este contrato porque no implica la transferencia de la propiedad, por lo cual, el comodatario no puede disponer libremente del bien ya que solo puede darle el uso ordinario. En ese mismo sentido, es de sefialar que como se trata de un contrato que en principio solo es de utilidad para el comodatario, a este se le exige el mayor cuidado posible en la custodia y empleo del bien. Sin embargo, es posible que el contrato también represente alguna utilidad para el comodante, por lo tanto, ante esta eventualidad, se le reduce al comodatario, la responsabilidad por el cuidado del bien. Igualmente, debe tenerse presente que el comodato no puede ser suscrito por un término indefinido. En consecuencia, “El comodatario es obligado a restituir Ia cosa prestada en el tiempo convenido, o a falta de convencién, después del uso para que ha sido prestada”. Lo anterior, sin perjuicio de que sea procedente la entrega anticipada del bien por las causales tipificadas en el articulo 2205 del Cédigo Civil. Asimismo, tratindose de entidades piiblicas que actiien como comodantes, el comodato solo puede celebrarse por un término maximo de cinco (5) afios, renovables, segtin lo establecido en el articulo 38 de la Ley 9 de 1989. En cuanto a las obligaciones que asume el comodatario, se resalta de forma general las siguientes, las cuales son importantes que se precisen al momento en que se celebre el respectivo contrato: darle al bien el uso convenido; conservarlo con la mayor diligencia posible y restituirlo al finalizar el contrato, o de manera anticipada, cuando al comodante le sobreviene una necesidad imprevista y urgente de usar el bien, o cuando haya terminado el servicio para el cual se ha prestado la cosa. 6 www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Finalmente, un punto importante en este contrato es el tema de las expensas, pues aquellas que sean necesarias para la conservacisn y el debido uso del bien estarin a cargo del comodatario, en razén a la utilidad que representa el referido contrato para él. Por su parte, las expensas extraordinarias estaran a cargo del comodante, y si las hace el comodatario, solo serén reembolsables: i) si fueron autorizadas previamente por el comodante o ii) cuando por su urgencia y necesidad no pudieron ser consultadas con él y se pueda presumir fundadamente que las hubiera realizado sila cosa estuviera en su poder (articulo 2216 del Cédigo Civil). Contrato de arrendamiento: acuerdo de voluntades mediante el cual, una de las partes -arrendador- permite ala otra ~arrendatario- el uso y goce de un bien, a cambio del pago de un precio conocido como canon. Este contrato es de naturaleza consensual y por lo tanto se perfecciona con el acuerdo de las partes. No obstante, se recuerda que en virtud al principio de Consensualismo explicado en el capitulo anterior, los contratos de arrendamiento que suscriba UNIMINUTO deben quedar consignados por escrito. La principal caracteristica del arrendamiento es la posibilidad que tiene el arrendatario de utilizar el bien, y por esa raz6n, ademas de la obligacién que tiene de pagar el respectivo canon, debe cuidarlo y asumir las reparaciones locativas, esto es, realizar las obras necesarias para atender 0 corregir pequefios dafios presentados en la cosa arrendada, con el fin de mantener el estado en el que fue recibida. Este tipo de reparaciones responden al deterioro del bien por el transcurso del tiempo 0 por su uso natural. Por su parte, el arrendador tiene como principales obligaciones, entregar el bien, permitir su uso y mantenerlo adecuadamente. De ahi que al arrendador le corresponde asumir el pago de las reparaciones no locativas, es decir aquellos trabajos que han de realizarse necesariamente en el bien para evitar que este se destruya parcial o totalmente. Otro punto a tener en cuenta son las mejoras que realice el arrendatario sobre el bien. En ese sentido, el arrendatario tendra derecho que se le reembolsen las mejoras necesarias, es decir, aquellas inversiones que se hacen sobre la cosa para su adecuada conservaci6n © para que se mantenga en estado idéneo de utilizacién de acuerdo con su destino, siempre cuando se cumplan con las condiciones definidas en el articulo 1994 del Codigo Ci Entre tanto, el reconocimiento al arrendatario de las mejoras iitiles -las cuales aumentan el valor del bien- o las suntuosas -consistentes en lujos innecesarios- dependera de lo que se acuerde con el respectivo arrendador. www.uniminuto.edu| SS = UNIMINUTO. Gzciroecmmcgacmee seas Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Visto lo anterior, es indispensables que las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados, al momento en que decidan arrendar bienes inmuebies realicen una visita y levanten un inventario del mismo, con el fin de determinar las condiciones del predio, su estado y dar a conocer al propietariolas inconsistencias que se evidencien, Jo que su vez permitiré tener certeza de las reparaciones y mejoras que deban ser realizadas para el mantenimiento y adecuado uso del bien; asi mismo, serd necesario concertar aquellas mejoras que se vayan a efectuar por parte de UNIMINUTO, determinando a cargo de quien estarén. Por otro lado, es importante hacer referencia de manera particular a uno de los contratos de arrendamiento que por lo general celebra UNIMINUTO, como es el que versa sobre un local comercial. Asi, este negocio juridico se encuentra sometido a un régimen particular consagrado en el Cédigo de Comercio y cuyo propésito es proteger la actividad econmica organizada que se realiza en este tipo de locales, orientada a la transformacién, comercializacién o distribucién de bienes o servicios. Asf las cosas, el arrendatario que tenga el local comercial por més de dos afos, tiene una serie de derechos especiales, a saber: i) a la renovacién del contrato al vencimiento del mismo, salvo que se presente alguna de las causales consagradas expresamente en el articulo 518 del referido Cédigo, ii) a que el propietario le informe con no menos de seis meses de antelaci6n a la terminaci6n del contrato, la configuracién de alguna de las causales establecidas en los numerales 2° y 3° del precitado articulo 518, con el fin de que sea procedente la restitucién del local, iii) a una indemnizacién en caso de que el propietario no dé al local el destino indicado 0 no inicie las obras que justificaron la restitucién del local, dentro de los tres meses siguientes a la fecha de la restitucién, y iv) a “que se le prefiera, en igualdad de circunstancias, a cualquier otra persona en el arrendamiento de los locales reparados, reconstruidos 0 de nueva edificacién, sin obligacién de pagar primas o valores especiales, distintos del canon de arrendamiento” (articulos 520 y 521 ibidem). Igualmente, el arrendatario que haya enajenado el establecimiento de comercio que funciona en el respectivo local, tiene la facultad de ceder el contrato de arrendamiento a favor del adquiriente. Asimismo, puede en cualquier momento subarrendar hasta la mitad del local; en ambos casos, sin la necesidad de autorizaci6n del arrendador. En cuanto al valor del canon de arrendamiento, se debe tener en cuenta que independientemente el tipo de bien, este se fija libremente de comtin acuerdo entre las. partes, al igual que los respectivos incrementos, recordando ademés que, en cualquier caso, estos pueden pactarse para que se hagan efectivos por periodos superiores 0 inferiores a un afio (de lo anterior se excepttia el contrato de arrendamiento de vivienda urbana, sujeto a una regulacién especial en este punto, segtin la Ley 820 de 2003). Es importante que a la hora de acordar el canon y sus ajustes, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados tengan en consideracién el estado del bien, los servicios con los que cuenta, lugar y entorno en donde esta ubicado (tratindose . ” www.uniminuto.edu—_ YRUMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 de bienes inmuebles), el indice de precios al consumidor certificado por el DANE, asi como los demés elementos de juicio que se consideren aplicables. Por tiltimo, teniendo en consideracién que UNIMINUTO celebra contratos de arrendamiento para el uso de espacios con fines educativos, es importante que las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados recuerden que la infraestructura es una condicién de calidad prevista por la Ley 1088 de 2008 y el Decreto 1075 de 2015, necesaria para el desarrollo de programas académicos. En ese orden de ideas, para la celebracién de este tipo de contratos, ademés de tener en cuenta la regulacién civil o comercial aplicable, también se debe asegurar el cumplimiento de las normas que rigen la educacién superior, lo que conlleva a que se deberd verificar, entre otros aspectos, que dicha infraestructura: i) tenga la capacidad de atender, en condiciones adecuadas (de calidad) y seguras, la poblacién estudiantil matriculada en los respectivos programas que pretenden ser all{ desarrollados, de acuerdo con lo seftalado por el Ministerio de Educacién Nacional; ii) cuente con medios educativos id6neos, espacios suficientes y acordes con la metodologia de los programas; ii) cumpla con las normas relativas al uso del suelo y iv) tenga definido un horario de uso a favor de UNIMINUTO, de tal forma que haya seguridad de que la Institucién podra desarrollar todas las actividades académicas programadas sin que puedan verse afectadas o interferidas por aquellas que ejecute el arrendador. Contrato de obra: acuerdo de voluntades mediante el cual, una de las partes se compromete a realizar una obra material determinada, bajo una remuneracién y sin mediar subordinacién ni representacién. Este contrato presenta dos rasgos distintivos: i) la obligacién de resultado que asume el contratista consistente en realizar una obra que retina las cualidades pactadas, y ii) la autonomfa de este para efectos de organizar y emplear los medios necesarios para cumplir con esta labor. Se caracteriza por ser un contrato oneroso, lo que significa que se debe pactar un precio determinado o determinable. Segiin el Cédigo Civil, dicho precio puede ser un valor tinico, estimado, unitario o corresponder a los gastos rembolsables. De otra parte, es pertinente indicar que los contratos de obra son de ejecucién sucesiva, y en ocasiones de larga duracién, lo que supone el riesgo de que ocurran variaciones a as condiciones técnicas y econémicas que fueron valoradas al momento de la celebracién del respectivo contrato y que dificultan el cumplimiento de las obligaciones pactadas. De ahf que, en aplicacién del principio de “Equivalencia de las Prestaciones”, las partes deben propender por un acercamiento para negociar nuevamente el valor de las www.uniminuto.eduguests Manual de Contratacién- Direccién Jurtdica. V. 1- agosto 2018 prestaciones, en caso de que dicho valor se haya incrementado considerablemente por circunstancias extraordinarias e imprevisibles. De no lograrse lo anterior, se podré acudir al articulo 868 del Cédigo de Comercio que otorga la posibilidad de solicitar judicialmente la revisién del contrato con el fin de lograr el reajuste del contrato, o en su defecto, la terminacién del mismo. En ese mismo orden de ideas, en los contratos de obra civil que celebre UNIMINUTO, es indispensable que se discrimine el valor asociado a los conceptos de “administraci6n”, “imprevistos” y “utilidades’, teniendo como referencia los valores y cantidades de obra que pretendan ser ejecutadas. Por tiltimo, debe prestarse especial atencién a lo establecido en el Decreto Ley 2375 de 11974 mediante el cual se cre6 una contribucién que debe ser cancelada por las personas que ocasional 0 permanentemente, por su cuenta o la de un tercero, erijan, levanten, mantengan o reparen estructuras inmuebles (articulo 55 del Decreto 2053 de 1974), y cuyo recursos son administrados en el Fondo Nacional de Formacién Profesional de la Industria de la Construccién (FIC) por parte del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). ‘Asif las cosas, dado que UNIMINUTO con frecuencia celebra contratos de obra cuyo objeto puede coincidir con alguno de los hechos generadores de la contribucién parafiscal de que trata el Decreto Ley 2375 de 1974, debe tenerse en cuenta, en estos ‘casos, que el obligado a realizar el pago seré la persona que acttie como empleadora de Jos trabajadores que estén realizando las obras en el bien inmueble, aspecto que debera expresamente consagrado en el contrato. Por consiguiente, si dichos trabajadores hacen parte de la ndmina del contratista, UNIMINUTO tinicamente deberd velar porque aque! liquide y pague la contribucién al FIC, de conformidad con las reglas previstas en los articulos 7 y 8 de la Resolucién 1449 de 2012. Contrato de administracién delegada: acuerdo de voluntades mediante el cual, una de las partes por su cuenta contrata a la otra para que construya, mantenga, instale o realice cualquier obra material sobre un bien. Este es un negocio juridico que no esté regulado por la ley y, por lo tanto, se regiré por Jas normas que regulen contratos similares, como por ejemplo el de confeccién de obra material y el de mandato. También se caracteriza porque es un contrato intuito personae lo que significa que se celebra teniendo en consideracién las cualidades profesionales que tiene el contratista para la realizaciGn de este tipo de labores profesionales. a 1° www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Ademés, de acuerdo con la definicién del contrato, se puede decir que el contratante serd el duefo de la obra, el responsable de su financiacién y quien contzola el desarrollo del proyecto; por su parte, el contratista se encargaré de ejecutarla directa 0 indirectamente para lo cual, seré el responsable de contratar y de realizar todas las actividades necesarias para lograr su culminacién, lo que significa que sera él y no el contratante quien asumir4, tanto las responsabilidades que puedan generarse de estas contrataciones y actuaciones, como también, todos los riesgos que con ocasién a la obra puedan presentarse. Asimismo, el contratista actia con independencia y, en consecuencia, responde por los aspectos técnicos de la obra, concernientes al campo de la ingeniera y la arquitectura, y especialmente por lo previsto en el articulo 2060 del Cédigo Civil segtin la cual, debera asumir el riesgo de ruina de la obra durante los diez aftos siguientes a su entrega, por los problemas que haya podido tener el suelo o por los vicios de los materiales que haya adquirido y utilizado. En este punto, es de advertir que el articulo 34 del Cédigo Sustantivo del Trabajo establece una responsabilidad solidaria entre el contratante y contratista independiente por las obligaciones laborales que este incumpla en el marco de la ejecucién de las labores contratadas. No obstante, es de aclarar que dicha solidaridad esta condicionada a que la labor que ha sido encomendada al contratista tenga una relacién directa con el objeto social del contratante. Lo anterior significa que a la luz del precitado articulo 34, en principio, no puede haber solidaridad por el incumplimiento de las obligaciones laborales que surjan como consecuencia 0 con ocasién de los contratos de administracién delegada que suscriba UNIMINUTO en calidad de contratante, ya que la construccién, mantenimiento o instalacién de obras no hacen parte del objeto misional de nuestra Institucién. Por tiltimo, en los contratos de administracién delegada suele ocurrir que el precio total sea variable dependiendo de la cantidad y las caracteristicas de los servicios contratados. Enese orden de ideas, este precio puede tazarse de diferentes formas: i) a precio unitario; ii) costos reembolsables y porcentaje adicional; ii) costos reembolsables con beneficios limitado, 0 iv) costos reembolsables con beneficios limitados e incentivos. En cualquier caso, al igual que los contratos de obra, es indispensable que se discrimine el valor asociado a los conceptos de “administracién”, “imprevistos” y “utilidades”, teniendo como referencia los valores y cantidades de obra que pretendan ser ejecutadas. . Contrato de suministro: acuerdo de voluntades mediante el cual, una de las partes se compromete a entregar bienes 0 prestar servicios de manera periédica o continua a favor de la otra, a cambio de una remuneracién. www.uniminuto.eduap ynuminuto ne Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 De acuerdo con esta definicién, se puede sefialar que la periodicidad del suministro implica prestaciones que deben cumplirse en fechas determinadas; la continuidad, por su parte, hace relacién a que el suministro se hace de manera ininterrumpida. En cualquier caso, gracias al suministro se logra obtener un abastecimiento constante de bienes o servicios, evitandose la necesidad de celebrar sucesivos contratos de compraventa Es, ademés, un contrato consensual lo que implica que se perfecciona con el acuerdo de voluntades, sin olvidar en todo caso, la formalidad del documento que exige UNIMINUTO para sus contratos. Alla hora de celebrar este negocio jurfdico es importante que las rectorias, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados procuren acordar el término de duraci6n del suministro. De lo contrario, hay la posibilidad de que cualquiera de las partes lo dé por terminado en cualquier momento, siempre y cuando haga el preaviso dentro del término pactado, o en su defecto, segtin lo que se determine de acuerdo con la costumbre mercantil o la naturaleza del suministro (articulo 977 del Cédigo de Comercio). Igualmente, se debe definir la cuantia del suministro y el precio a pagar. Otra caracteristica de este contrato es que existe la habilitacién legal para que cualquiera de las partes pueda darlo por terminado sin acudir ante la justicia ordinaria cuando la otra haya incumplido sus obligaciones. En todo caso, debe ser un incumplimiento que genere graves consecuencias, suficientes para disminuir de manera ostensible, a la parte afectada, su confianza en el negocio juridico. Ademés, el que efectia el suministro no podré poner fin al mismo, sin dar aviso al consumidor (artfculo 973 del. Codigo de Comercio). 8. Contrato de transporte: negocio juridico que celebran el remitente (ya sea que obre por cuenta propia 0 ajena) y el transportador, por virtud del cual este, a cambio de un precio, se obliga a conducir de un lugar a otro, por determinado medio (aéreo, terrestre 0 fluvial) y en el plazo fijado, personas o cosas y a entregarlas al destinatario en el estado ‘en que las reciba, las cuales se presumen en buen estado, salvo constancia en contrario (articulos 981, 982 y 1008 del Cédigo de Comercio). Se caracteriza por ser un contrato consensual lo que implica que se perfecciona con el acuerdo de voluntades, sin perjuicio de que para determinados tipos de transporte la ley exija que el transportador deba expedir la correspondiente carta de porte, conocimiento péliza de embarque o remesa terrestre de carga’. * Segin a antculo 767 del Cédigo de Comercio: “La carta de porte y el conocimiento de embarque tendrén | carictor de tues represontatves do las mercaneias objeto dol transporte Por's tant, esto documento ademas de sor como proba {del contratocelebrado, es un titulo de crédito representativo de mercaderias que puede ser negociado en los termines Que define ia ley para los los valores. at Wwww.uniminuto.eduly ip negara: Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 En cuanto a las prestaciones que surgen del contrato, se destaca que, para el caso del transportador, su principal obligacién es de resultado en la medida en que debe recibir, conducir y entregar las personas 0 bienes objeto del negocio, en los términos, medios y tiempos que hayan sido acordados, y a falta de estipulacién, conforme a los horarios, itinerarios y demés normas contenidas en los reglamentos oficiales, en un término prudencial y por una via razonablemente directa. Del mismo modo, y en relacién con el transporte de cosas, el transportador debe responder por la pérdida total o parcial de la cosa, de su averia y del retardo en la entrega, desde el momento en que la recibe o ha debido hacerse cargo de ella. Esta responsabilidad solo cesaré cuando la cosa sea entregada al destinatario o a la persona designada para recibirla, en el sitio convenido. Por lo anterior, el transportador solo quedaré eximido de responsabilidad cuando el deterioro o pérdida haya sido por un caso fortuito o fuerza mayor, o por vicios propios de la cosa. Ein todo caso, se exige que el transportador haya actuado de manera diligente y de manera profesional en el cuidado de la cosa. Algo similar ocurre con el trasporte de pasajeros, respecto de quienes, el transportador asume el deber de cuidar su integridad desde el momento es que estén a su cargo, debiendo responder por los dafios que sufran, a menos que sean causados por un hecho externo, por culpa de la propia victima o de una tercera persona, debiendo en todo caso, demostrar su diligencia y profesionalismo. En cualquiera de los casos, es de tener en cuenta que conforme al articulo 992 del Codigo de Comercio “Las cldusulas del contrato que impliquen la exoneracion total o parcial por parte del transportador de sus obligaciones o responsabilidades, no produciriin efectos.” Por su parte, entre las principales obligaciones del remitente se destacan: i) entregar oportunamente y en el lugar acordado, los bienes objeto del transporte, ii) entregar toda Ia documentacién e informacién que exija la ley y la demas que resulte necesaria para el cuidado y debido transporte de la cosa, y iii) pagar el precio acordado. Con base en lo anterior, se puede observar que en el marco de este contrato surgen obligaciones especiales de cuidado y seguridad, a cargo del transportador. Por esa raz6n, los contratistas que presten este servicio en UNIMINUTO deben ser sujetos cualificados que cumplan con las exigencias que establece la ley colombiana en materia de transporte. En este aspecto, se trae a colacién el Decreto 1079 de 2015, a través del cual se regula el contrato de servicio piiblico de transporte terrestre automotor especial. De acuerdo con la citada norma, este tipo de contratos solamente puede ser celebrado con empresas legalmente constituidas, que se encuentren habilitadas para prestar esta www.uniminuto.eduvruMInuTS ‘SiiUenaccmametauae ot Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 modalidad de transporte, que cuenten con pélizas de seguros de responsabilidad civil contractual y extracontractual que ampare los riesgos inherentes a la actividad transportadora y que cumplan con los demés requisitos relacionados con la capacidad transportadora, la propiedad del parque automotor y las tarjetas de operaciGn de los vehiculos. Similar situacién ocurre con el servicio piiblico de transporte terrestre automotor de carga, el cual solo puede ser contratado con empresas legalmente constituidas, que se encuentren habilitadas para prestar esta modalidad de transporte, que adquieran un seguro que cubra a las cosas transportadas contra los riesgos inherentes al servicio contratado y lo hagan en vehiculos debidamente registrados. En definitiva, se insta a las rectorias, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados a tener en cuenta la regulacién vigente en materia de transporte, con el fin de que los contratos de transportes cumplan con todas las exigencias establecidas en la ley y sean ejecutados por contratistas habilitados que garanticen la seguridad de las personas o bienes, y la oportunidad del transporte contratado. Contrato de prestacién de servicios: se define como aquel negocio juridico mediante el cual, una de las partes se compromete a la ejecucién de una o varias obras o la prestacién de servicios en beneficios de terceros, por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos inherentes a la prestacién, disponiendo de sus propios medios, y con libertad y autonomfa técnica y directiva. En UNIMINUTO, los contratos civiles de prestacién de servicios con personas naturales deben constar por escrito, y se celebran por el término estrictamente necesario. Estos contratos se caracterizan por la independencia y autonomia que tiene el contratista, desde el punto de vista técnico para cumplir con las prestaciones a las cuales se ha comprometido; aspecto que es importante que las rectorfas, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados recuerden, pues con ese contrat, UNIMINUTO, en su. calidad de contratante, si bien puede definir los parémetros bajos los cuales las obras 0 servicios deben ser ejecutados, asi como establecer unos cronogramas de entrega, no se puede llegar al punto de impartir érdenes al contratista propias de una subordinacion laboral. En ese mismo sentido, si bien se admite que entre las partes se acuerden horarios en los cuales se deban ejecutar las obligaciones derivadas del contrato de prestacién de servicios, teniendo en consideracién, por ejemplo, las necesidades e intereses que pueda tener UNIMINUTO, dichos horarios deben ser razonables. Aunado a ello, no es procedente exigirle al contratista la presentacién de permisos o de autorizaciones para que pueda ausentarse de las instalaciones de la Institucién, con el fin de evitar que se configure una verdadera relacién laboral que conlleve a UNIMINUTO al ae 2 Wwww.uniminuto,eduUNIMINUTO Manual de Contratacién- Direccién Jurtdica. V. 1- agosto 2018 reconocimiento y pago de las obligaciones que surgen a cargo del empleador. Esto en la medida en que, en virtud del principio de primacia de la realidad, si un contrato genera una continua subordinacién se entenderé como de naturaleza _laboral, independientemente de la denominacién que le hayan dado las partes. Otro punto importante es su carécter oneroso, de ahi que el contratista tiene el derecho al pago de unos honorarios que deben ser acordados y serén cancelados, segin la periodicidad pactada, o de conformidad con la entrega de los productos a los cuales se haya comprometido el contratista. Ahora bien, para la celebracién de contratos de prestacién de servicios con personas naturales al interior de UNIMINUTO se deben, adicionalmente, tener en cuenta las siguientes directrices: a) La suscripcién del contrato debe realizarse de manera previa a la prestacién del servicio y su objeto no podré corresponder a actividades que deban ser desarrolladas por los colaboradores vinculados por contrato de trabajo, asi como tampoco actividades que, por disposiciones legales, deban ser contratadas laboralmente. b) De conformidad con lo sefialado en el articulo 34 del Cédigo Sustantivo del Trabajo, el contratista debe ejecutar el objeto contractual con sus propios medios y con libertad y autonomia técnica y directiva, asumiendo los riesgos de la ejecuci6n. ©) La formalizacién del contrato estaré sujeta a la verificacién, por parte de UNIMINUTO en su calidad de contratante, de la afiliacién y pago de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social (SGSS) en salud, pensién y ARL, en los términos de ley. Ademés, debe recordarse que el Decreto 1273 de 2018 modificé el Decreto 780 de 2016 con el propésito de establecer nuevas reglas sobre el pago y retencién de aportes al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes. Asi, entre los cambios efectuados, se destacan los siguientes: i) a partir del 1 de octubre de 2018, los contratistas independientes hacen sus cotizaciones mes vencido, teniendo en cuenta los ingresos percibidos en el periodo de cotizacién, esto es, el mes anterior (articulo 2.2.1.1.1.7 del Decreto 780 de 2016); ii) cuando por inicio o terminacién del contrato de prestacién de servicios resulte un periodo inferior a un mes, el pago de la cotizaci6n al Sistema de Seguridad Social Integral se realizar4 por el mimero de dias que corresponda, es decir, seré proporcional. En estos casos, el Ingreso Base de Cotizacién (IBC), no podra ser inferior a la proporcién del salario minimo mensual legal vigente (articulo 3.2.7.1 ibidem); ii) a partir de junio de 2019, los contratantes (como por ejemplo UNIMINUTO) deberén efectuar la retencién y giro de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de sus trabajadores independientes, a través de la Planilla Integral de Liquidacién de Aportes (PILA) (articulo 3.2.7.2 ibfdem); y iv) al . 2 www.uniminuto.eduep yuMinuto a) 8) h) i) Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 celebrarse 0 modificarse los contratos de prestacién de servicios, los contratistas deberén suministrar al contratante la informacién que se detalla en el articulo 3.2.7.5, ibidem, Hasta antes de junio de 2019, para la realizacién de los pagos establecidos en el marco del contrato, el contratista deberd presentar a UNIMINUTO copia de la planilla de afiliacién y pago de aportes al SGSS, correspondiente al mes de ejecucién del contrato y por el valor de los honorarios estipulados. En todo caso, se reitera que, a partir del 1 de octubre de 2018, los contratistas haran sus cotizaciones por mes vencido. En los contratos cuya duracién sea superior a un mes (30 dias), UNIMINUTO debera efectuar la afiliacién a la ARL, de conformidad con la normatividad vigente. La afiliacién debe realizarse como minimo un dia antes del inicio de la ejecucién del contrato, con el fin de asegurar la oportuna cobertura del contratista al Sistema de Riesgos Laborales. El pago de la cotizacién a este sistema esté a cargo del contratista cuando la afiliacién sea por riesgos I, II, o III; tratandose de riesgos IV, 0 V, dl pago del valor de la cotizacién le corresponderé a UNIMINUTO. Cuando el contrato supere los 30 dfas, el contratista deberd presentar al inicio de la ejecucién del contrato un certificado de examen pre ocupacional, el cual debera haber sido expedido dentro de los 3 afios anteriores a la suscripcién del contrato. En todo caso, un mismo certificado podrd ser vélido para todos los contratos que suscriba el contratista con la Institucién. Los contratos finalizaran por vencimiento del plazo pactado, incumplimiento por parte del contratista del objeto contratado, terminacién del contrato por caso fortuito © fuerza mayor y por mutuo acuerdo. En caso de terminacién anticipada del contrato, las partes deberén proceder a suscribir la correspondiente acta de y terminacién, en la cual se detallardn las actividades ejecutadas a én, los valores cancelados, para asi poder declararse a paz y salvo. En los contratos civiles de prestacién de servicios que tengan como objeto la realizacién, por parte del contratista, de obras, invenciones y/o productos susceptibles de proteccién por el régimen de propiedad intelectual, se deber4 incluir la respectiva cléusula de propiedad intelectual, a través de la cual se transfieran los derechos patrimoniales sobre los resultados, a favor de la Instituci6n, en la medida necesaria para el ejercicio de sus actividades habituales, salvo pacto en contrario entre las partes, Finalmente, es importante que la rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados revisen y apliquen la Resoluci6n 1457 de 2018 “Por la cual se ijan oe cy Wwww.uniminuto.eduie *~ PRUMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 las directrices para la movilidad entrante internacional y nacional de profesores visitantes e invitados en la Corporacién Universitaria Minuto de Dios - UNIMINUTO” que determina los parémetros bajo los cuales es procedente la vinculacién mediante contrato de prestacién de servicios, de expertos nacionales e internacionales en las diferentes actividades de naturaleza académica o administrativa que desarrolla la Institucién, de acuerdo con sus politicas de articulacién e internacionalizacién. 10. Contrato de financiamiento para las actividades de ciencia y tecnologia: tiene su fundamento en el articulo 8 del Decreto 591 de 1991. A través de esta figura, la Nacién © entidades descentralizadas de cualquier orden (nacional, departamental, distrital 0 municipal) invierten recursos ptiblicos para que el contratista desarrolle actividades cientificas 0 tecnol6gicas. Se trata de un tipo contractual especial, en el sentido de que el contratante es una entidad piiblica y, por ende, se rige por lo dispuesto en el Decreto 591 de 1991 y en lono previsto, por lo establecido en la Ley 80 de 1993 y demds normas concordantes. Por esa raz6n, con fundamento en la citada normativa, es importante seftalar que este contrato puede celebrarse bajo la modalidad de la contratacién directa y requiere para su perfeccionamiento que quede consignado por escrito. Ahora bien, de acuerdo con lo previsto en Decreto 591 de 1991, en este tipo de contrato las partes pueden estipular si habré o no un reembolso de los recursos publicos invertidos, y en caso afirmativo, igualmente pueden definir bajo qué condiciones resultaré ello procedente. Por ejemplo, se puede pactar que la entidad contratante eximiré parcial 0 totalmente la obligaci6n de pago de capital o intereses cuando, a su juicio, la actividad realizada por el contratista haya tenido éxito (reembolso condicional). ‘Sin embargo, en cualquier caso, los recursos ptiblicos entregados tienen una destinacién especifica lo que significa que solo podrén ser invertidos en la actividad cientifica 0 tecnolégica expresamente prevista en el contrato. As{ las cosas, en caso de incumplir con Jo anterior, se activaré la condicién resolutoria implicita en este tipo de contratos y, en consecuencia, procederé la devolucién de estos recursos. 11, Contrato de concesién mercantil: en virtud de este negocio jurfdico, el empresario que actia como concedente, autoriza a otro, denominado concesionario, la comercializacién de sus productos o la prestacién de sus servicios, por un periodo y en un territorio determinado, a cambio de una retribucién pecuniaria. La concesién mercantil se caracteriza porque el concesionario esta sujeto a la organizaci6n, coordinacién, asf como a los controles que imponga el concedente. Ademés, cuando el concesionario comercialice los bienes o servicios frente a los clientes, www.uniminuto.edu— vnuminuto: See Manual de Contratactén- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 actuaré a nombre propio y bajo su propio riesgo, sin que se vea comprometida la responsabilidad del concedente. . Contrato de licencia: tiene como objeto la explotacién de un bien inmaterial, como es una patente de invencién, un modelo de utilidad, una invencién no patentada, secretos ‘empresariales, marcas, obras literarias, software, entre otros. Este contrato se caracteriza porque: i) el licenciante mantiene la titularidad sobre el bien inmaterial objeto del contrato, ii) se puede licenciar de forma total o parcial los derechos derivados del bien, iii) es en principio oneroso y, en consecuencia, el licenciatario tiene que asumir una contraprestacién a favor del licenciante. El contrato debe definir con exactitud el Ambito territorial, término de duracién, usos autorizados y demés condiciones de tiempo, modo y lugar bajo las cuales sera concedida la autorizacién de uso, por eso, para efectos probatorios y para su perfeccionamiento, el contrato de licencia siempre debe quedar consignado por escrito, La licencia puede ser no exclusiva, y con ello, el titular del bien inmaterial conserva el derecho de conceder otras licencias a terceros; 0 con pacto de exclusividad, caso en el cual, el titular renuncia a su derecho de conceder otras licencias sobre el mismo bien. Por su parte, como se sefial6, el licenciatario por regla general se compromete a pagar por la explotacién del bien inmaterial. Sin embargo, la remuneracién es un elemento accidental del contrato, lo que significa que, si no hay una estipulacién en ese sentido 0 se hace la licencia a titulo gratuito, el contrato aun ast seré valido. Cabe destacar que el pago se puede hacer en dinero (de acuerdo con los términos y condiciones que se pacte) o también en especie (por ejemplo, cuando se acuerda que la titularidad de toda mejora o transformacin que se haga al bien inmaterial seré transferida, por parte del licenciatario al licenciante). De otra parte, de conformidad con el articulo 162 de la Decisién 486 de la Comunidad Andina, el contrato de licencia debe ser registrado ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pues de lo contrario no sera oponible a terceros, lo que implica, por ejemplo, que el licenciatario no pueda hacer uso del bien inmaterial en el mercado en donde ha sido autorizado por parte del licenciante. Finalmente, teniendo en cuenta que el contrato de licencia es considerado como un mecanismo mediante el cual se protege los bienes inmateriales amparados bajo el régimen de la Propiedad Intelectual, es importante que las rectorfas, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados celebren este tipo de contratos, Wwww.uniminuto.edu13, 14. Hp uruminuTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 observando las indicaciones sefialadas en este manual, antes de hacer cualquier uso 0 explotacién de los mismos, cuando estos no sean de titularidad de UNIMINUTO. Acuerdo de confidencialidad: el acuerdo puede estar contenido en otro negocio juridico, o en su defecto, puede ser un contrato en si mismo, En términos generales, consiste en que una de las partes -titular de la informacién o parte reveladora- se compromete a darla a conocer a la otra que acttia como parte receptora, quien deber4 custodiarla, de tal forma que no pueda ser conocida por terceras personas no autorizadas por su titular. Con base en lo anterior, es importante que las rectorias, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados definan en primera medida con absoluta claridad, la persona natural o juridica que actuaré como receptora, y en este tiltimo caso, también es importante precisar las personas naturales que actuando a nombre del receptor podran conocer y usar la informacion. Ese mismo sentido, se debe evaluar la necesidad de definir los medios que serén empleados para hacer la transmisién de la informacién (previendo su idoneidad y la confidencialidad que deberé mantenerse de los datos), asi como el uso que podré dar el receptor a la misma. Finalmente, también es importante evaluar el término que duraré al deber de confidencialidad, lo cual estar directamente relacionado con el tipo e importancia de la informaci6n sobre la cual verse el acuerdo. En caso que UNIMINUTO actué como parte receptora, las rectorias, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados deberdn establecer ¢ implementar las acciones respectivas que aseguren la reserva y confidencialidad de la informacion que Iegue a conocer en el marco de sus relaciones juridicas. Contrato de edicién: es una forma de licencia por medio de la cual el autor, 0 sus ‘causahabientes 0 derechohabiente, autorizan a una persona llamada editor, el derecho de reproducir, publicar o difundir su obra artistica, cientifica o literaria, a cambio de una remuneracién determinada, y este se obliga a producirla, publicarla y difundirla por su cuenta y riesgo. De la anterior definicién se desprende que este contrato versa exclusivamente sobre los. derechos patrimoniales que tiene el autor sobre su obra artistica, cientifica o literaria (articulo 12 de la Ley 32 de 1982), y no sobre los derechos morales los cuales se caracterizan por ser inalienables, imprescriptibles e irrenunciables. Por consiguiente, el autor conserva la facultad: i) de exigir la inclusién de su nombre en las publicaciones www.uniminuto.eduee yeiminuto Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 que se hagan de la obra con ocasién al contrato de edicién, ii) de impedir cualquier modificacién que se pretenda realizar sin su autorizacién, entre otros, segiin lo dispuesto enel articulo 30 ibfdem. Asimismo, se debe tener en cuenta que, de acuerdo con la Ley 23 de 1982, en concordancia con la Decisién 351 de 1993 de la Comunidad Andina de Naciones, los. derechos patrimoniales que se derivan del derecho de autor se reconocen durante la vida del autor y ochenta (80) afios més después de su muerte ~traténdose de personas naturales; cincuenta (50) afios, contados a partir de la realizacién, divulgacién 0 ublicacién de la obra, cuando el autor sea una persona juridica. Lo anterior deberé ser verificado por las rectorfas, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados, con el fin de determinar, en cada caso concreto, si el autor o sus causahabientes ain conservan derechos patrimoniales respecto de la obra sobre la cual versa el contrato de edici6n, 0 si, por el contrario, se trata de una obra de dominio puiblico. Otro punto importante, es que la edicién es un contrato esencialmente oneroso hasta tal punto que, sino se estipula una remuneracién a favor del autor, se presumiré que a él le correspondera “un 20% del precio de venta al puiblico de los ejemplares editados” (articulo 106 de la Ley 23 de 1982). Igualmente, para la celebracién de cualquier contrato de edicién, UNIMINUTO deberé constatar que el mismo regule todos los asuntos que ordena el articulo 107 de la precitada Ley 23. Por ultimo, se reitera que la edicién supone las obligaciones de difusién y comercializacién de la obra por parte del editor. Sin embargo, para el caso de las obras. impresas hay una particularidad, pues en caso de que el editor incumpla sus obligaciones, el autor podra activar la cléusula de recisién que lleva inmersa el contrato, con lo cual, lo podra dar por terminado unilateralmente, segtin la autorizacion que le da elarticulo 138 de la Ley 23 de 1982 15, Contrato de obra por encargo: negocio jurfdico mediante el cual, a cambio de una remuneracién, el autor se compromete a crear una obra, la cual ser4 utilizada en la forma ¥y con los alcances que se estipulen. Como elementos esenciales del contrato, tenemos que en el mismo se debe definir: i) la remuneracién del autor, if) el plan que contenga las acciones y etapas que debe seguir el autor y iii) la plena identificacién de la obra que se pretende crear. Debe tenerse en cuenta que seré nula toda estipulaci6n en virtud de la cual, el autor se comprometa de modo general o indeterminado a la produccién futura de obras (articulo 129 de Ley 23 de 1982). Este es un contrato formal que requiere de la solemnidad del documento para su perfeccionamiento. Wwww.uniminuto.eduES * yNuMINuTo ‘ealaainae coun naeace oma Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 De otra parte, es un contrato que tiene un elemento particular, pues el articulo 20 de la Ley 23 de 1982, modificado por el articulo 28 de la Ley 1450 de 2011, establece que, al pactarse el encargo de una obra, se presume que se hace la transferencia de todos los derechos patrimoniales derivados del derecho autor. Sin embargo, para que opere dicha presuncién, necesariamente debe quedar pactado en el contrato, el plan de accién del autor y la identificacién de la obra a crear, segtin lo explicado en el parrafo anterior. En todo caso, se aclara a las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados que se puede acordar expresamente la transferencia general de los derechos patrimoniales, sin que sea necesario precisar las modalidades de explotacién que se puedan hacer de la obra. Sin embargo, si ese no es el deseo de quien hace el encargo 0 del autor, necesariamente se deberé indicar en el contrato las modalidades 0 los derechos de explotacién autorizados. 16. Contrato de cesién de derechos patrimoniales: negocio juridico mediante el cual, el titular de un bien inmaterial transfiere total o parcialmente los derechos patrimoniales que tiene sobre el mismo. Puede sera titulo gratuito u oneroso. Se diferencia del contrato de licencia, porque aqui el cesionario adquiere 1a titularidad de los derechos patrimoniales sobre el bien inmaterial. Ademés, por virtud del articulo 183 de la Ley 23 de 1982, modificado por el articulo 30 de la Ley 1450 de 2011, los contratos de cesién de derechos patrimoniales que se derivan del derecho de autor son solemnes. De ahi que para su perfeccionamiento y validez deben constar en documento piblico o privado. Ademés, solo serén oponible a terceros a partir de su inscripcion en el Registro Nacional de Derecho de Autor. Se diferencia del contrato de obra por encargo porque en el contrato de cesi6n se parte de la base de que el bien inmaterial existe al momento de celebrar el negocio juridico. Sin embargo, también guardan similitudes, por ejemplo, en el contrato de cesién se puede acordar una transferencia genérica de los derechos patrimoniales, sin que sea necesario precisar estos derechos 0 los modos de explotaci6n del bien inmaterial. En caso de que ello no sea la intencién de las partes, necesariamente tendran que especificar los términos de la transferencia objeto del contrato. Igualmente, en virtud del articulo 129 de la Ley 23 de 1982, serén nulos los contratos de cesi6n que versen sobre los derechos patrimoniales de creaciones futuras indeterminadas. Entre las principales obligaciones a cargo del cedente, se destaca la de garantizar i) que ¢s el titular de los derechos transferidos y no solo un licenciatario, ii) que la obra 0 los derechos patrimoniales que versan sobre esta no se encuentren sometidos a una medida Wwww.uniminuto.edu17. Manual de Contratactén- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 cautelar (articulos 244 a 247 de la Ley 23 de 1982), y iii) que el ejercicio legitimo de los derechos transferidos no afectaré derechos de terceras personas. Por su parte, la principal obligacién del cesionario es pagar el precio acordado, en caso de haberse pactado. Contrato de trabajo: tiene su fundamento en los articulos 22 y 23 del Cédigo Sustantivo del Trabajo (CST), y se define como aquel negocio jurfdico mediante el cual, una persona natural se compromete frente a otra (ya sea natural 0 juridica) a prestar un servicio personal, bajo la continuada dependencia o subordinacién, y a cambio de una remuneracién. Son tres los elementos que se deben respetar en todo contrato de trabajo: la prestacién personal del servicio, la continua subordinacién y la remuneracién. Por lo tanto, una vez configurados, se entiende que existe una relacién laboral, sin importar la denominacion que las partes le hayan dado al respectivo negocio jurfdico. La prestacién personal del servicio supone el deber que tiene el trabajador de cumplir directamente las tareas encomendadas, en razén a que el contrato se ha celebrado con 41, en virtud de sus cualidades personales y profesionales que han sido previamente valoradas por el empleador y que lo hacen idéneo para la ejecucién del contrato de trabajo. Por su parte, la continua subordinacién es quizés el elemento més caracterfstico de este tipo de contractual que lo distingue de otras figuras que puede celebrar UNIMINUTO. Su significado consiste en la facultad que tiene el empleador de dar érdenes e instrucciones al trabajador para que este cumpla las tareas encomendadas de una forma que contribuya al logro de los objetivos trazados por aquel, as{ como de imponerle los. respectivos reglamentos intemnos de trabajo. Asi, cominmente se ha entendido que se configura la continua subordinacién cuando: i) se exigen horarios de trabajo, ii) se imponen sanciones al trabajador por el incumplimiento de los reglamentos que ha expedido el empleador y iii) cuando este suministra elementos o herramientas de trabajo. Y el tiltimo elemento es el salario que se define como la contraprestacién que recibe el trabajador como consecuencia del cumplimiento de las tareas encomendadas; sirve de base para la liquidacién de las prestaciones sociales alas que tenga derecho el trabajador; y siempre se causa cuando se realiza un trabajo bajo la subordinacién de otra persona, sin importar de que no haya habido una estipulacién sobre este elemento entre las partes (articulo 27 del CST). . a www.uniminuto.eduyrRUMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 El salario por lo general se cancela en dinero. No obstante, el CST admite el salario en especie siempre y cuando se valore expresamente en el contrato de trabajo, pero en ningiin caso puede superar el cincuenta por ciento (50%) de la totalidad del salario (articulo 129). En lo que tiene que ver con UNIMINUTO, las rectorias, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados deben recordar: i) que todos los contratos de trabajo deben quedar consignados por escrito; ii) en principio, la duracién de dichos contratos dependerd de que subsistan las causas que lo originaron; y iii) que la vinculacién de nuevos colaboradores depende de que se analice, tanto la disponibilidad presupuestal para asumir el pago del salario y de las demés obligaciones laborales que surjan en virtud de lo establecido en la ley y de lo estipulado entre las partes, como el perfil del aspirante, el cual debe coincidir con los requisitos que internamente haya previsto la Institucién para el respectivo puesto de trabajo, entre otros aspectos. Resta por sefialar que todo contrato de trabajo tiene una etapa inicial que es el “periodo de prueba” durante el cual, el empleador analiza si est4 conforme 0 no con la forma como el trabajador cumple con las tareas asignadas, mientras que el trabajador tiene la posibilidad de comprobar si han sido cumplidas todas las condiciones que habian sido acordadas y definidas para que pudiera ejecutar sus obligaciones. Se recuerda igualmente, que la principal caracteristica de este periodo es que las partes pueden dar por terminado el contrato de forma unilateral sin que deban cancelar ningiin tipo de indemnizacién. Sin embargo, para el caso de UNIMINUTO en su calidad de empleador, es necesario que el ejercicio de esta prerrogativa esté sustentado en evidencias que permitan demostrar que el trabajador carecia de las competencias necesarias para el desarrollo de las tareas encomendadas Nota: es importante que las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados tengan en cuenta los convenios y contratos citados én el presente manual, y utilicen su denominacién cuando las prestaciones de los negocios juridicos que se pretendan celebrar coincidan con las que aqu{ se han enunciado para cada uno de los tipos contractuales. ‘VII. GARANTIAS EXIGIBLES POR PARTE DE UNIMINUTO. En los contratos cuya cuantia sea igual o superior a 10 SMLMV, o aquellos que por su naturaleza, la especialidad de su objeto o las condiciones de pago pactadas impliquen un riesgo mayor para la institucién, segtin concepto del area juridica, las rectorias, vicerrectorias regionales y las unidades de Servicios Integrados, solicitarén la constitucién de pélizas a favor de la Institucién, las cuales deberan ser expedidas por una compaiiia aseguradora legalmente establecida en el pafs, que se encuentre sometida a vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y demas entidades de control. . 2 www.uniminuto.edua Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 En las pélizas se incluirdn los siguientes amparos, segiin la naturaleza del negocio juridico, y contard con las siguientes vigencias: inversin del anticipo 0 pago anticipado del anticipo; y la apropiaci6n indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo; y iv) la no devoluci6n total o parcial del dinero entregado a titulo de ago anticipado. (ste amparo —_ deberd solicitarse en__todos _los contratos en los que se haya pactado la entrega de_un anticipo_o de un _pago anticipado, por_parte_de INIMINUTO). Tipo de péliza | Riesgo amparado Monto de la] Vigencia de la péliza péliza Correcto i) La no inversién del] Fl 100% del valor [La vigencia del manejo y buena | anticipo; ii) el uso indebido | del anticipo | contrato y tres ago anticipado. meses més. ‘Cumplimiento del contrato EI incumplimiento total o parcial del contrato. EI 25% del valor del contrato. Ta vigencia del contrato y seis (6) meses més. De pago de salarios y prestaciones laborales del personal del EI incumplimiento en el pago de _—_salarios, prestaciones, reclamaciones e indemnizaciones del personal que el contratista EL 10% del valor del contrato. La vigencia del contrato y treinta y seis (36) meses més. contrato. contratista. emplee para la ejecucién del contrato. De Dafios que puedan sufrir|Se tazaré por un|La vigencia del responsabilidad | UNIMINUTO 0 terceras | porcentaje del | contrato y seis (6) civil personas, con ocasién a la | valor del contrato | meses més. extracontractual | ejecucién del respectivo|o en salarios minimos _legales mensuales vigentes, teniendo www.uniminuto.eduwranainste: Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 en cuenta, entre otros factores, el alcance y la probabilidad del riesgo que pretenda ser cubierto. De estabilidad | Ta calidad delos trabajos yla | El 25 % del valor | Doce (12) meses dela obra reparaci6n 0 reemplazo de | del contrato. contados a partir los trabajos cuyos defectos de la fecha de aparezcan después de la firma del acta de aceptaci6n final. recibo de los trabajos. De calidad de |i) La mala calidad o las | El 25% del valor | Doce (12) meses, los bienes 0 | deficiencias técnicas de los | del contrato. contados a partir servicios dienes 0 equipos de la fecha de suministrados y | suministrados por el firma del acta de de su | contratista, de acuerdo con entrega e instalacién en | las especificaciones técnicas instalacién sy sitio establecidas en el contrato y recibo, a sus anexos; y iii) el satisfaccién, de incumplimiento “de — los los bienes 0 pardmetros 0 —normas servicios técnicas establecidas para el suministrados. respectivo bien o equipo. Es de anotar, que en la actualidad es posible que los contratistas tomen una tinica péliza que tenga como objeto el amparo de varios de los riesgos anteriormente descritos, por lo cual, seré deber de las respectivas rectorfas, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados que, en estos casos, verifiquen que efectivamente estén cubiertos todos los riesgos que correspondan. Adicionalmente, para el caso de la péliza de responsabilidad civil extracontractual, se podra no exigir la constitucién de dicha garantfa cuando el contratista extienda a favor de UNIMINUTO, la péliza que tenga constituida previamente para asegurar los riegos que puedan ocurrir con ocasién o como consecuencia del giro ordinario de sus actividades. En lo relacionado con los contratos cuya cuantia no supere los 10 SMLMY, las rectorias, vicerrectorias regionales, las unidades de Servicios Integrados y la correspondiente rea juridica deberén analizar en cada caso concreto, si por la naturaleza del objeto de contrato y de las obligaciones que de este se derivan, se pueden generar riesgos importantes que ameriten ser cubiertos por alguna péliza. www.uniminuto.edule Hp Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Por tiltimo, las rectorfas, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados deberén exigir al contratista que aporte el original de las pélizas que sean aplicables en el caso en conereto, con el respectivo soporte de pago de la prima o recibo de caja, con el fin de hacer las validaciones respectivas. Bs responsabilidad de las unidades solicitantes de los contratos, verificar las pélizas y asegurar que las mismas se mantengan vigentes, de acuerdo alos plazos aqui sefialados. VIII. CONTRATACION CON ENTIDADES ESTATALES. El presente capitulo tiene como objetivo brindar algunas orientaciones sobre la contratacién estatal, teniendo en cuenta que UNIMINUTO frecuentemente participa en este tipo de contratacién. 1, Importancia de la contratacién estatal: La contratacién estatal resulta ser uno de los instrumentos con los cuales cuentan las entidades estatales para cumplir con sus competencias, ejecutar los recursos asignados y en general, ayudar a la realizacién de los fines del Estado consagrados en la Constitucién Politica. Por eso, en atencién a la importancia que reviste la contratacién estatal y el cuidado de los recursos ptiblicos que estén de por medio, la Constitucién ordena que exista un marco regulatorio especial al cual estén sometidos, por regla general, las entidades estatales, y que hoy en dia esté conformado por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1882 de 2018 y el Decreto 1082 de 2015, Unico Reglamentario del Sector de Planeacién Nacional. 2. Ambito de aplicacién del régimen de contratacién estatal: El articulo 2 de la Ley 80 de 1993 establece cudles son las entidades que se reconocen como “estatales”. Lo anterior es importante, porque si se consulta dicha norma, se podré observar que son objeto de la contratacién estatal, no solo las entidades que gozan de personeria juridica, sino también aquellas que no son sujeto de derecho pero que igualmente la ley les ha otorgado capacidad para contratar (ministerios, asf como las unidades administrativas especiales y superintendencias sin personeria juridica).. Con base en lo anterior, se est en presencia de un contrato estatal cuando una de las partes la conforme alguna de las entidades mencionadas en el precitado articulo 2 de la Ley 80, y la regla general consistiré en que dicho negocio se sujetaré al Estatuto de Contratacién Estatal. www.uniminuto.eduHp a rsinineuto Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Ahora bien, son varias las excepciones a esta tltima regla, una de ellas la encontramos en aquellas entidades estatales que desarrollan actividades econdmicas. Por esa raz6n, los articulos 14, 15 y 16 de la Ley 1150 de 2007 excluyen del Estatuto de Contratacién Estatal a: i) las empresas industriales y comerciales del Estado, a las sociedades de economia mixta, sus filiales y empresas con participacién mayoritaria del Estado “que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados monopolisticos 0 mercados regulados", ii) los establecimientos de crédito, las compaitias de seguros y las demds entidades financieras de cardcter estatal y iii) algunas entidades pertenecientes al sector administrativo de Defensa. Otra excepcién a la aplicacién del Estatuto de Contratacién Estatal es aquella que atiende, noa lanaturaleza de la actividad que desarrolla la entidad, sino a su naturaleza juridica. De ahi, las universidades oficiales, que son reconocidas como entes auténomos, tienen la posibilidad de fijar sus propios reglamentos en los cuales regularén, entre otros aspectos, todo lo relacionado con su actividad contractual y, asimismo, sus negocios juridicos se regirdn por las normas del Derecho Privado. Existen otras leyes que igualmente excluyen a las entidades puiblicas del Estatuto de Contratacién Estatal, a saber: Ley 100 de 1993 para las empresas sociales del Estado, encargadas de la prestacién de servicios de salud y las leyes 142 de 1994 y 689 de 2001 para las empresas de servicios puiblicos domiciliarios. ‘Todas estas entidades de régimen especial, si bien celebran contratos estatales, los mismos estaran sujetos a las normas del Derecho Privado (en todo lo relativo a su celebracién, ejecucién y liquidacién), sin perjuicio del deber que tienen de cumplir con los principios que tigen la funcién administrativa y la gestién fiscal; ademés, estardn sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratacién estatal (articulo 13 de la Ley 1150 de 2007). Por tiltimo, estas entidades estatales excluidas del Estatuto de Contratacién Estatal, por regla general y en ejercicio de su autonomia, establecen manuales de contratacién en los cuales consagran los procedimientos que surten para la eleccién de sus contratistas y la suscripcién y liquidacién de los respectivos contratos que celebran dentro del giro ordinario de sus negocios, por eso, es importante que las rectorfas, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados tengan presente y consulten dichos manuales cuando tengan la intencién de suscribir algiin negocio juridico con las referidas entidades. 3. Contratistas: Elarticulo 6 de la Ley 80 de 1993 establece quiénes pueden actuar como contratistas, a saber: a) Personas naturales, ya sean nacionales o extranjeras, con o sin domicilio en Colombia. www.uniminuto.edu- eniguerte Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 ‘b) Las personas jurfdicas nacionales o extranjeras con o sin sucursal en qd pats, consideradas legalmente capaces, incluyendo las sociedades de objeto tinico. Con base en los anterior, y teniendo presente que UNIMINUTO es una persona juridica sin 4nimo de lucro, constituida como corporacién, es dable afirmar que nuestra Institucién puede participar en procesos de seleccién de contratistas que adelanten las entidades estatales. En todo caso, se debe recodar que por ser persona jurfdica, su capacidad juridica es limitada en tanto que solo puede realizar actos y contratos que se relacionen con su objeto misional, esto es el cumplimiento de sus funciones de docencia, investigaci6n y extensién, en el marco de la educaci6n superior. ©) Los consorcios y uniones temporales: se trata de dos o més personas que de forma conjunta, y con él énimo de aunar esfuerzos y experiencia, presentan una sola propuesta para la adjudicacién, celebracién y ejecucién de un contrato estatal, sin que se pierda la individualidad juridica de cada uno de sus integrantes. Por consiguiente, los consorcios y uniones temporales no son personerfa juridica, pero a pesar de ello, ademés de que tienen la posibilidad de participar en la celebracién, ejecucién y liquidacién de contratos estatales; pueden ser parte en los procesos judiciales que se relacionen con los contratos que hayan suscrito. En cualquier caso, debe tenerse en cuenta que estas figuras actiian ante el Estado como frente a terceros, a través de la persona natural que sea designada por los respectivos integrantes. Otro rasgo comtin de las figuras en comento es que los respectivos integrantes responden solidariamente por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, lo que significa que la entidad estatal contratante podré exigir la totalidad del ago de la prestacién debida a cualquiera de los integrantes de la asociacién (consorcio ‘© unién temporal). ‘Sin embargo, en la unién temporal, las sanciones que se generen por incumplimiento serdn impuestas por la entidad estatal contratante, de acuerdo con la participacién que tenga cada uno de los miembros en la ejecucién de dichas obligaciones (articulo 7 de la Ley 80 de 1993). Asf las cosas, las consecuencias patrimoniales y personales que genera el incumplimiento (por ejemplo, la imposicién de multa, la efectividad de la cléusula penal pecuniaria y la inhabilidad para contratar) solo serén atribuibles al integrante que haya incumplido con las tareas que tenia asignadas dentro de la unin temporal. wo ar www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 En cuanto a su constitucién, los consorcios y uniones temporales nacen del acuerdo de voluntades de sus integrantes. No obstante, para efectos probatorios, es importante suscribir un documento de constitucién el cual contenga la siguiente informacién: © Elobjeto del consorcio o de la unién temporal. ‘* Identificacién de las partes y los porcentajes de participacién. * Asignacién de tareas para cada uno de los integrantes (en el caso de las uniones temporales). Tipos de mayorias en la toma de decisiones. Designacién del representante principal y suplente Fijacién de las facultades y limitaciones del representante. Definicién de érganos de administracién y decisién. Estipulacién sobre decisiones y forma de pago de las utilidades. Toma de decisiones financieras. Las relativas a los aportes de los miembros del consorcio o la unién temporal. Vale anotar que los consorcios y uniones temporales se distinguen de las personas juridicas porque no tienen un énimo de permanencia. De ahf que dichas figuras se extingan cuando no se adjudique el contrato o en su defecto, cuando se logre la liquidacién del mismo y no queden asuntos por resolver, pues en caso contrario, los consorcios y uniones temporales podrén acudir ante un juez en los términos que defina laley. Por tiltimo, teniendo en cuenta que en el documento de constitucién se manifiesta un interés de asociacién y se puede asumir el compromiso de realizar determinados aportes, para el caso puntual de UNIMINUTO, la suscripcién de dicho documento estaré a cargo del Rector General, cuando el consorcio 0 unién temporal pretenda participar en un proceso de seleccién adelantado por una entidad publica; por el contrario, si se trata de procesos adelantados por particulares, la suscripcin del documento de constitucién de consorcio 0 unién temporal estaré a cargo del Rector General 0 del rector de sede, vicerrector regional, o vicerrector general siempre que sus competencias y atribuciones se lo permitan, en estos casos se deberé contar con la respectiva autorizaci6n del Rector General. Por su parte, el Rector deberd contar con el aval previo del Consejo de Fundadores cuando el consorcio o la unién temporal que se pretende constituir tiene como fin la suscripcién de un contrato estatal cuyo valor sobrepase la cuantia maxima que tiene autorizada para contratar, independientemente de los aportes a los que se pueda llegar a comprometer a realizar la Instituci6n. En cualquier caso, el Consejo de Fundadores, cuando le corresponda, y el Rector General solo autorizaran la participacién de UNIMINUTO en consorcios y uniones www.uniminuto.eduUNIMINUTO. Manual de Contratacién- Direccién Jurfdica. V. 1- agosto 2018 temporales, previo concepto técnico, financiero y juridico de la sede o de las unidades de servicios integrados. 4, Registro Unico de Proponentes (RUP): a) Introduccién: El RUP tiene como propésito facilitarles a las entidades estatales informacién sobre la experiencia y capacidad juridica, financiera y organizacional de los particulares que aspiran a celebrar contratos con el Estado, También da informacién sobre las multas, declaratorias de incumplimiento, sanciones e inhabilidades en firme de quienes han sido 0 son contratistas del Estado. En resumen, el RUP suministra todos aquellos aspectos que se consideren indispensables para el cabal conocimiento por parte de las entidades estatales de sus eventuales contratistas. El RUP es administrado por las c4maras de comercio a quienes les compete registrar y clasificar a los proponentes de acuerdo con la naturaleza de los bienes 0 servicios que ofrezcan, y certificar las inscripciones realizadas. A través de este registro, se garantiza la publicidad y transparencia de la informacién de quienes actian como proponentes y contratistas del Estado. 1b) Sujetos obligados a tener el RUP e informacién que se consigna: De conformidad con el articulo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el articulo 221 del Decreto 019 de 2012, las personas naturales y juridicas domiciliadas 0 con sucursal en Colombia que deseen participar en procesos de seleccién y celebrar contratos con las, entidades piiblicas sometidas al Estatuto de Contratacién Estatal tienen que inscribirse en el RUP ante la cémara de comercio de su domicilio principal para lo cual, deberén suministrar la informacién relacionada en el artfculo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015. Es de anotar que el certificado del RUP se constituye en plena prueba dela informacién que contenga, en la medida en que las cémaras de comercio tienen el deber de verificar los datos, suministrados y de dar fe de su veracidad. Por esa raz6n, en los procesos de contratacién, Jos proponentes no podrén radicar ante la respectiva entidad estatal documentos que debiendo ser aportados ante la respectiva cémara de comercio para la expedicion o renovacién de su RUP, no fueron entregados. Ademés, de conformidad con el articulo 2.21.1.1.5.7 del Decreto 1082 de 2015, en el RUP deberan consignarse el ntimero de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales se hayan impuesto multas y sanciones, y de las inhabilidades resultantes de los contratos que hayan suscrito la persona. Agrega la citada disposicién que “El registro de las sanciones e inhabilidades debe permanecer en el certificado del RUP por el término de la sancién o de . cy www.uniminuto.edu“p Manual de Contratacin- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 a inhabilidad. La informaci6n relation a multas debe permanecer en el certificado del RUP por un afio, contado a partir de la publicaci6n de la misma”. En resumen, en el RUP se reporta la siguiente informacién: i) bienes, obras y servicios para los cuales esta inscrito el proponente de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicio, ii) requisitos e indicadores a los que se refiere el articulo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015; iii) informacién relativa a contratos, multas, sanciones e inhabilidades, y iv) informacion hist6rica de experiencia que la persona haya inscrito en el RUP. Las excepciones al deber de tener el RUP se encuentran consagradas en el mismo articulo 6 de la Ley 1150 de 2007, a saber: "(...) en los casos de contratacién directa; contratos para la prestacién de servicios de salud; contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantia de la respectiva entidad; enajenacién de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adguisicién de productos de origen o destinacién agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economfa mixta y los contratos de concesién de cualquier indole. En los casos anteriormente seftalados, corresponderd a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificacién. de las condiciones de los proponentes” A lo anterior se suman los convenios de colaboracién y asociacién (articulo 355 de la Constitucién Politica, en concordancia con la Ley 489 de 1998 y el Decreto Ley 092 de 2017), para los cuales, las entidades sin énimo de lucro tampoco necesitan estar inscritas en el RUP. c) Renovacién, actualizaci6n y modificacién del RUP: Por mandato del articulo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, el RUP debe renovarse a més tardar el quinto dia habil del mes de abril de cada ao, de lo contrario, cesaran los efectos del RUP. Igualmente, la citada disposicién autoriza aos interesados a actualizar, modificar osuprimir la informacién consignada en el RUP en cualquier momento, paralo cual deberin anexar los documentos a que haya lugar. 4) Impugnacién del RUP: Efectuada la inscripcién o actualizacién del RUP, dicho acto deberé ser publicado por parte de la cdmara de comercio respectiva. A partir de ese momento, cualquier persona puede impugnar mediante recurso de reposici6n, la inscripcién dentro de los treinta (30) dias siguientes. Sin embargo, si se trata de un tercero, deberd prestar caucién bancaria o de compaiifa de seguros para garantizar el pago de los perjuicios que se puedan causar al inscrito. ‘Una vez sea resuelta la impugnacién, cualquier persona puede demandar el RUP ante la Jurisdiccién de lo Contencioso Administrativo, sin que la sola demanda suspenda los efectos www.uniminuto.edu- UNIMINUTS. Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 del registro, ni sea causal de suspensi6n de los procesos de seleccién en los que participe el respectivo proponente (articulo 6 de la Ley 1150 de 2007). 5. Régimen de inhabilidades e incompatibilidades: Tiene como propésito asegurar que en los procesos de contratacién estatal se logre seleccionar a los contratistas mas idéneos que presenten las propuestas més beneficiosas para la entidad contratante, por eso, la Constitucién y la ley han establecido una serie de circunstancias en las que se evidencian intereses subjetivos que pueden afectar la imparcialidad de estos procesos de seleccién, o que denotan la falta de moralidad y transparencia de quienes aspiran a ser contratistas del Estado. Segiin la Corte Constitucional, la incompatibilidad es una “prohibici6n dirigida al titular de tuna funcién publica a quien, por ese hecho, se le impide ocuparse de ciertas actividades o ejercer, simulténeamente, las competencias propias de la funcién que desempetia y las correspondientes a otros cargos 0 empleos, en guarda del interés superior que puede verse afectado por una indebida acumulacién de funciones o por la confluencia de intereses poco conciliables y capaces, en todo caso, de afectar la imparcialidad y la independencia que deben guiar las actuaciones de quien ejerce la autoridad en nombre del Estado” (sentencias C-181 de 1997 y C - 353 de 2009) Por su parte, las inhabilidades pueden ser el resultado de una condena penal o de una sancién disciplinaria que impida que la persona pueda celebrar indefinidamente 0 por un periodo determinado, contratos con el Estado. Igualmente, puede ser la consecuencia de la situacién familiar o laboral que tenga la persona, la cual puede tener una indebida incidencia en el proceso de seleccién del contratista; finalmente, las inhabilidades también pueden provenir de otro tipo de circunstancias que para la ley signifiquen la imposibilidad de celebrar un contrato estatal. Asf las cosas, es importante que las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados que pretendan participar en procesos de seleccién de contratistas que adelanten las entidades estatales tengan en cuenta las casuales de inhabilidades e incompatibilidades establecidas en nuestro ordenamiento juridico, pues su inobservancia acarrea la nulidad del contrato estatal, la generacién de consecuencias penales, entre otros efectos juridicos. Para ello, se deberd consultar, especialmente, las siguientes disposiciones normativas: a) Constitucién Politica: artfculos 122 (incisos 5° y 6°) y 127. b) Ley 80 de 1993; articulos 8 (modificado y adicionado por las leyes 1150 de 2007, 1474 de 2011 y 1778 de 2016), 58 (numeral 3°), ©) Ley 734 de 2002: articulo 38, pardgrafo 1 4“ www.uniminuto.eduHp youminute Manual de Contratacién- Direccién Jurtdica. V. 1- agosto 2018 d) Ley 828 de 2003: articulo 5. €) Ley 1150 de 2007: articulo 6 (numeral 6.3). f) Ley 1474 de 2011: articulo 90. 6. Procesos de seleccién de contratistas: Los contratos que celebren las entidades ptiblicas sometidas al Estatuto de Contratacién Estatal siempre son el resultado de un proceso de seleccién reglado que contiene unas etapas ycon el cual se busca garantizar la objetividad e imparcialidad en la seleccién del contratista. Asflas cosas, dependiendo del objeto del contrato o desu cuantfa, la Ley 80 de 1993 establece unos procesos de seleccién cuyo desarrollo son de obligatorio cumplimiento, a saber: i) licitacién publica, ii) seleccién abreviada, iii) concurso de méritos, iv) contratacién directa y v) contrataci6n por minima cuantia. Se aclara que, si bien cada uno de estos procesos tiene sus particularidades y causales de procedencia, comparten algunos elementos que siempre deben ser observados por las entidades estatales. Asi, por ejemplo: a) Los procesos siempre estén precedidos de unos estudios previos en donde se debe analizar, entre otros factores, la necesidad que se pretende satisfacer y el tipo de contrato que se requiere para tal fin. b) Siempre existe ofertas de los interesados en las cuales se deben indicar todos los elementos esenciales del contrato que se pretende celebrar (en todo caso, las condiciones y término para presentar dichas ofertas dependeré de lo que defina la ley para cada tipo de proceso de selecci6n). ©) Las entidades estatales deben contar con un certificado de disponibilidad presupuestal que garantice la existencia de los recursos suficientes para atender el compromiso que se pretende adquirir. d) Las entidades estatales evaliian solo aquellas ofertas que provengan de proponentes que cumplan con los requisitos habilitantes (relacionados con la capacidad juridica, organizacional y financiera, y con la experiencia del proponente, respecto de los cuales solo se verifica si se cumplen 0 no - de ahf la importancia del RUP), y en ese sentido, solo otorgarén puntaje aquellos aspectos que puedan ser comparables (generalmente, lo que se valora son los aspectos técnicos o financieros de las ofertas). e) Los procesos de seleccién son de ptiblico conocimiento y, por lo tanto, toda su documentacién puede ser consultada en el Sistema Electrénico para la Contratacién Publica (SECOP). £) Los procesos de seleccién culminan con un acto de adjudicacién, en el cual se exponen las razones técnicas y juridicas por las cuales se eligié a un determinado proponente, y www.uniminuto.edu~ UNIMINUTS ‘Soar cecataeas Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. I- agosto 2018 es vinculante porque obliga a las partes a celebrar el contrato estatal. Las tinicas excepciones son cuando se revoque el acto, ya sea porque haya sido expedido de forma ilegal o porque sobrevenga alguna inhabilidad. Son instrumentos con los que deben contar los proponentes y contratistas para efectos de cubrir los riesgos que pueden presentarse durante las etapas precontractual, contractual 0 post - contractual. Segiin el Decreto 1082 de 2015, dichas garantfas pueden ser adquiridas a través de un contrato de seguro, patrimonio aut6nomo o una garantia bancaria. Enese sentido, se destaca la “garantfa de la seriedad de Ia oferta” cuyo valor debe ser de por lo ‘menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta y que cubre los siguientes riesgos: i) el retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentacién de las ofertas; ii) Jano suscripcién del contrato sin justa causa y ii) no presentar la garantia de cumplimiento del contrato, una vez este es adjudicado. También estan las garantias del “buen manejo y correcta inversién del anticipo” y de “Devolucién del pago anticipado” que cubren la no inversi6n del anticipo; el uso indebido del anticipo; la apropiacién indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo; o la no devolucién total o parcial del dinero entregado al contratista a titulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar, respectivamente, y cuyo valor ser del cien por ciento (100%) del valor del correspondiente anticipo o pago anticipado. Otra garantia importante es la del “cumplimiento del contrato” cuyo valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato, a menos que este valor sea superior a un millén (1.000.000) de SMMLV, caso en el cual, se aplicarén las reglas previstas en el artfculo 2.2.1.2.3.1.12 Decreto 1082 de 2015. Lo anterior se complementa con otras garantias que se deben prestar durante la ejecucién del negocio jurfdico, las cuales estan previstas en la Subseccién 1 de la Secci6n 3, Capitulo 2, Titulo 1, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1082 ge 2015 ("Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales” y “Responsabilidad extracontractual de la administracién”). Resta por sefialar que, para la fase post - contractual, se tienen las garantias de “Estabilidad xy calidad de la obra”, “Calidad del servicio” y “Calidad y correcto funcionamiento de los bienes” cuya procedencia y plazo de amparo dependeré del objeto del contrato, asi como de lo que determine la ley y la entidad estatal contratante. www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Finalmente, se debe tener en cuenta que en virtud del articulo 7 de la Ley 1150 de 2007, las garantias no serén obligatorias en algunos contratos entre ellos, los que tengan un valor “inferior al 10% de la menor cuantiaa que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderé a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y ala forma de ago, asi como en los demids que serile el reglamento”. IX. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA CONTRATACION EN UNIMINUTO. 1. Generalidades: UNIMINUTO goza de personeria juridica, de tal forma que a la luz de lo dispuesto en el ordenamiento civil, se considera como “una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente””. En todo caso, precisamente por ser una persona ficta, para que los actos y contratos de la Institucién puedan producir los efectos jurfdicos esperados, es necesario que UNIMINUTO, actie a través de las personas naturales que tengan poder de representacién, quienes deberdn respetar las directrices y limitaciones que se les haya confiado, pues solo asf, sus actuaciones generarén derechos y obligaciones en cabeza 0 a cargo de la Institucién. De lo contrario, de excederse el poder de representacién, los actos y contratos celebrados podrén ser vélidos en principio, pero solo vincularén personal y patrimonialmente al mandatario y oa UNIMINUTO, salvo que esta proceda a su ratificacién. Ahora bien, de acuerdo con el articulo 37 de los Estatutos de UNIMINUTO, el Rector General es el Representante Legal y por eso, es el primero en estar llamado a actuar frentea terceros a nombre de la Institucién. Sin embargo, basados en los principios de eficiencia y celeridad enunciados en materia contractual, se han otorgado atribuciones y delegaciones en materia de contratacién a los siguientes directivos: i) tectores seccionales y de sedes, ii) vicerrectores regionales, iii) vicerrectores generales, iv) Secretario General, y v) Gerente de Gestion Humana. Las atribuciones para contratar estén dadas en raz6n a las cuantias y a la naturaleza de la contratacién. En la matriz de atribuciones anexa a este manual se podrén consultar las, cuantias, as{ como las autorizaciones requeridas, previas a la firma del respectivo negocio juridico, De esta manera -dependiendo del objeto de los contratos y de su cuantia- las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deberén tener en cuenta que los contratos de UNIMINUTO deberén ~cuando corresponda- ser aprobados previamente por las instancias definidas al interior de la Institucién (Comité Nacional de Compras y www.uniminuto.edua wnusunure Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Servicios 0 Comité de Compras y Servicios de la respectiva sede/seccional o vicerrectoria regional), y ser suscritos por aquel directivo que cuente con las debidas atribuciones, segtin Jo sefialado en la matriz de atribuciones de UNIMINUTO y demés normas internas. Es de anotar que los directivos que cuenten con poder especiales otorgados por el Rector General deberén seguir las disposiciones del Cédigo Civil (articulos 2142 y siguientes) y del Cédigo de Comercio (1262 y siguientes), segtin correspondan, las cuales reguian el contrato de mandato. Asf, la citada normativa consagra ciertos deberes a cargo del mandatario, los cuales vale la pena sefialar: i) debe abstenerse de delegar la gestién encomendada cuando ello haya sido prohibido expresamente, ii) debe informar con claridad y precisién que actiia a nombre del mandante, de lo contrario, deberd responder personalmente por las obligaciones que asuma frente a terceros iii) también responderd personalmente cuando su gestién sobrepase las, instrucciones o facultades que le ha dado el mandante. Lo anterior es plenamente aplicable a los directivos de UNIMINUTO, pues como se vio en. precedencia, las actuaciones de estos apoderados deberfn darse dentro del marco de las, atribuciones y delegaciones otorgadas. La extralimitacién en el ejercicio de sus competencias, asf como la desatencién de la normativa interna, podré generar responsabilidad personal y patrimonial del apoderado por los dafios y perjuicios que pueda causar a la Institucién y a terceros por su actuacién. Por otro lado, debe seftalarse que, de conformidad con los Estatutos, UNIMINUTO cuenta con un Representante Legal Suplente, el cual adquiere competencia sélo en ausencia temporal del Representante Legal Principal, es decir, del Rector General. Por consiguiente, a capacidad para actuar y contratar, en cabeza del Representante Legal Suplente solo surge en el momento en que el Rector General se encuentra ausente. Si no existe una ausencia del Rector debidamente informada desde la Secretaria General, el suplente careceré de competencia para asumir la representaciGn legal y actuar a nombre de UNIMINUTO. 2. Contratacién con entidades vinculadas, donantes y vinculados. Aplicacién del Régimen Tributario Especial: En concordancia con la explicacién dada en el Capitulo IV del presente manual, se reitera que, por disposicién del Estatuto Tributario, UNIMINUTO hace parte del Régimen Tributario Especial, siempre y cuando cumpla con los requisitos previstos legalmente para permanecer en este régimen. En este sentido, se resalta de manera particular uno de estos requisitos seftalado en la norma tributaria, el cual establece que los pagos que efectie UNIMINUTO, en cumplimiento de sus obligaciones contractuales, a favor de fundadores, aportantes, donantes, vinculados, 45 www.uniminuto.eduvuminuto prmnetS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 representantes legales y administradores, sus cnyuges 0 compafieros o sus familiares parientes hasta cuarto grado de consanguinidad 0 afinidad o tinico civil o entidades juridicas donde estas personas posean més de un 30% de la entidad en conjunto u otras, entidades donde se tenga control, deberin “corresponder a precios comerciales promedio de acuerdo con la naturaleza de os servicios 0 productos objeto de Ia transaccién” Se recuerda a las rectorias, vicerrectorias regionales ya las unidades de Servicios Integrados que el incumplimiento de lo anterior puede ser considerado como una distribucién indirecta de utilidades y puede llevar consigo la exclusién de UNIMINUTO del Régimen Tributario Especial por el término de 3 afios. 3. Seleccién de Contratistas: A continuacién, se presentan los lineamientos que deben seguir las rectorias, vicerrectorias, regionales y unidades de Servicios Integrados en los procesos que al interior de UNIMINUTO se adelanten para la seleccién de los contratistas. De igual forma se deberén observar las disposiciones contenidas sobre este aspecto en el Cédigo de Buen Gobierno y Etica de la Institucién2 a). Cuantias de los contratos: Dependiendo de su valor, los contratos que celebre UNIMINUTO se clasificarén en alguna de las siguientes cuantias: © Minima cuantia: de 0a 10 SMLMV. * Menor cuantfa: de més de 10 SMLMV hasta 350 SMLMV. © Mayor cuantfa: Mas de 350 SMLMV. b). Procesos de seleccién de contratistas: La clasificaci6n de los contratos, de acuerdo con su cuantia, es relevante porque tiene incidencia en el proceso que deberén adelantar las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados para la seleccién de sus contratistas: * Proceso de seleccién en contratos de minima cuantfa: Para la contratacién de bienes o servicios de minima cuantia, el area administrativa correspondiente deberé contar con al menos una cotizacién de un oferente, debiéndose asegurar que dicha cotizacin esté acorde con las condiciones y precios que haya en el mercado y que la misma se ajuste a las necesidades y requerimientos de la Institucién. *Cédigo de Buen Gobiemo y Eiea. Aniculo 47. Pégina 38 www.uniminuto.edueee Ve mp yminuto Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 + Proceso de seleccién en contratos de menor cuantia: Para la contratacién de bienes servicios de menor cuantfa, el 4rea administrativa correspondiente deberd contar con al menos tres (3) cotizaciones que incluyan todos los aspectos técnicos y econémicos que permitan su comparaci6n y evaluacion respectiva, como son: calidad, precio y oportunidad. Con base en lo anterior, el Director Administrativo a nivel nacional, de sede o quien haga sus veces dentro de las vicerrectorias regionales garantizaré que siempre haya como minimo tres (3) cotizaciones con estas caracteristicas, a efectos de asegurar la transparencia y objetividad en el proceso de seleccién. Atendiendo la cuantia de la contratacién, procederé la seleccién en la rectoria, vicerrectoria regional o unidad de Servicios Integrados, segtin lo sefialado en la Matriz de Atribuciones. * Procesos de selecci6n en contratos de mayor cuantia: El rea administrativa de la correspondiente rectoria, vicerrectoria regional o de las unidades de Servicios Integrados deberd adelantar una invitacién publica garantizando la pluralidad de oferentes, para lo cual se deberd elaborar el respectivo pliego de condiciones eneel que se definiran: + Los requisitos para presentar las ofertas. + Las etapas que se surtirén dentro del proceso de seleccién y sus respectivos plazos (cronograma del proceso). + Los criterios de evaluacién y seleccién + Los factores que otorgaran puntaje. ~ Lahora legal colombiana en la que deben ser presentadas las ofertas. ~ Las causales de inhabilidad o rechazo de la oferta ~ Las condiciones para la celebracién de la negociacién, o la suscripcién y ejecucién del contrato, cuando corresponda. Las ofertas presentadas se deberdn evaluar desde el componente juridico (4rea juridica), técnico (érea responsable del proceso) y financiero (4rea financiera). Excepcionalmente, se podré prescindir de la invitacién publica en los siguientes casos: - Porrazones de conveniencia y oportunidad, debidamente soportadas y avaladas por el Rector General. - Cuando en el mercado solo exista un proveedor exclusivo para la contratacién del bien 0 servicio, previa comprobacién de la situacién. - En los contratos de prestacién de servicios profesionales que solo puedan encomendarse a ciertas personas en raz6n a su perfil y calidades. ~ Cuando surtido un proceso de seleccién, el mismo se declare desierto. . ” www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Estas situaciones excepcionales deberdn estar soportadas. ©). Lineamientos comunes para los procesos de seleccién: Enlos procesos de seleccién previstos para los contratos de minima, menor y mayor cuantia, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deberdn tener presente, como mfnimo, los siguientes aspectos: © Debe haber una justificacién clara y expresa sobre la necesidad de celebrar el respectivo contrato. * Cuando haya pluralidad de oferentes se debe seleccionar aquel que presente la oferta mis favorable para la Institucin. Por ese motivo, se deberd evaluar la calidad del bien o servicio que esta ofreciendo, el precio, las garantfas que brinda y las demés condiciones del mercado que deban ser tenidas en cuenta. «Se deberd verificar la experiencia de los proponentes, asf como su capacidad juridica y técnica necesaria para poder celebrar y ejecutar el respectivo contrato. Se reitera que las ofertas presentadas deberén ser evaluadas desde el componente juridico, técnico, y financiero, por parte de las areas responsables. * Nose podré seleccionar a ningtin proponente ni celebrar un contrato cuando con ellose configure alguna de las causales de incompatibilidades 0 conflictos de intereses, segan Jo establecido en el Cédigo de Buen Gobierno y de Btica de la Institucién’. «Las rectorias y vicerrectorias regionales no podran adelantar procesos de contrataci6n de bienes o servicios en aquellas materias que, por razones de eficiencia y oportunidad, se gestionan a nivel nacional, como: tecnologia, material laboratorio especializado, televisores, video beam, papeleria, dotacién a colaboradores, diplomas, pupitres, material bibliografico y pedagégico, tiquetes aéreos, servicios de seguridad y aseo, y las demas que llegaren a centralizarse. + Enos procesos de menor cuantia, es indispensable que, al momento de la elaboracién y suscripcién del contrato, se suministre al drea juridica correspondiente, el documento mediante el cual, conste la eleccién de la cotizacién mas favorable para los intereses de la Institucién. X. VINCULACION DE PERSONAL EXTRANJERO. La vinculacién de extranjeros por parte de UNIMINUTO esta sujeta al cumplimiento de las, normas migratorias vigentes en el Estado colombiano. . Visas: De acuerdo con la Resolucién 6045 de 2017 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en Colombia existen tres (3) tipos de visas: "V”, M”, y “R’. ® Céciga de Buen Gobiemo y Etica. Aricuo 49. Pagina 40. ry www.uniminuto.edu“P yNMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 La visa tipo “V" (visitante) se otorga a los extranjeros que descen visitar una o varias veces el pais 0 permanecer temporalmente en él sin énimo de establecerse, para desarrollar las, actividades consagradas en el articulo 10 de la referida resolucién, entre las que vale destacar para el caso de UNIMINUTO, las siguientes: ‘Actividad Vigencia Caracteristicas Participar en evento en | Maximo 180 dias continuos | Tiene permiso de trabajo calidad de conferencista, | 0 discontinuos | que lo habilita para el expositor, artista, jurado | improrrogables en cada 365 | respectivo evento. dias de uso de la visa Realizar practica o pasantia | Duracién dela pasantia | Tiene permiso de trabajo que lo habilita para la respectiva prdctica 0 pasantia. Prestar servicios temporales | Duracién del servicio Tiene permiso de trabajo a persona natural o juridica que lo habilita para prestar en Colombia el respectivo servicio. La visa tipo “M” (migrante) se otorga a los extranjeros que deseen ingresar o permanecer en el territorio nacional con la intencién de establecerse, siempre y cuando se cumplan con alguna de las condiciones establecidas en el artfculo 17 de la Resoluci6n 6045 de 2017, entre la que se destaca para el caso de UNIMINUTO, la siguiente: Condicién Vigencia Caracteristicas Contar con empleo fijo en | Tres (3) afios. Sin embargo, | Tiene permiso de trabajo Colombia o de larga|dicha vigencia puede | que lo habilita duracién, en virtud de una | reducirse en caso de que el | exclusivamente para el vinculacién _laboral__ | contrato sea inferior a los | cargo, entidad 0 profesién contratacién de prestacién | tres (3) afios por la cual se otorgé la visa. de servicios con persona natural 0 —_juridica domiciliada en Colombia. Lavisa tipo “R” (residente) se otorga a los extranjeros que deseen ingresar o permanecer en el territorio nacional con la intencién de establecerse permanentemente y fijar su domicilio en el pafs, siempre y cuando se cumplan con alguna de las condiciones establecidas en el articulo 21 de la Resolucién 6045 de 2017, entre la que se destaca para el caso de UNIMINUTO, la siguiente: www.uniminuto.eduWw HD ynuaunute Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 Condicion’ Vigencia Caracteristicas Haber permanecido en l | Indefinida Tiene permiso de trabajo territorio nacional de forma abierto que lo habilita para continua e ininterrumpida gjercer cualquier oficio 0 por cinco (5) afios, como profesién de manera licita. titular principal de visa tipo "Mi", por haber contado con un contrato laboral o de prestacién de servicios celebrado con una persona natural ojuridica domiciliada en Colombia Adicional a lo anterior, se exige que el extranjero no se haya ausentado del territorio nacional por més de 180 dias continuos; que haya prorrogado su permanencia en el pais tramitando su salvoconducto 0 visa, segtin corresponda, antes del vencimiento de la anterior 0 dentro del periodo de regularidad que establece el articulo 65 de la Resolucién (6045 de 2017. 2, Permiso de Ingreso y Permanenci La normativa migratoria contempla la figura del Permiso de Ingreso y Permanencia, entendida como una autorizacién administrativa otorgada por Migracién Colombia a aquellos extranjeros que, atendiendo su nacionalidads, no requieren visa y que pretenden ingresar al pafs sin el énimo de establecerse o domiciliarse en él. El permiso se otorga por un plazo maximo de 90 dias, prorrogables por una tinica vez por el mismo tiempo. ‘ Los nacionales de los siguientes paises siempre requesrin visa para ingresar al pals: Albania, Argola, Armenia, Babrsin, Bangladesh, Bonin, Belomusia, Bosnia y Herzegovina, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cabo Verse, Camarin, Chad, Comoras, Congo, Costa de Mari, Egpto, Eritrea, EVopia, Gabén, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea Bissau, Guinea Ecustorl, Halt india, Kenya, Kirgulstn, Kifoat, Kosovo, Kuwait, Lesotho, Macedonia, Madagascar, Malaw, Maldvas, Mal Marrvacos, Mauicio, Maurtania, Moldavia, Mongola, Mortonagro, Montenegro, Namibia, Nauru, Nepal, Noaragua, Niger, Oman, Qatar, opciblica Centroaicana, Rwanda, Santo Tomé y Principe, Senegal, Serbia, Seychelles, Swazianda, Talandia, Tanzania, Tapkatn, Tenor Orel, Togo, orgs, Tunez, Tukmenistn, Tuvalu, Urania, UbekstEr, Varuats, Voran, Zam imoabwe. Wwww.uniminuto.eduHp UNIMINUTS Manual de Contratacidn- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 De acuerdo con la norma migratoria, los extranjeros podrén ingresar al pafs con un permiso de ingreso y permanencia 6 0 5 (si provienen de la Unién Europea), en virtud de una invitacién efectuada por la Institucién para participar en eventos o actividades académicas, cientificas, culturales; Sin embargo, en estos casos, los extranjeros no podrén obtener ningiin tipo de retribucién, lucro o contraprestacién econémica. Conforme a lo anterior, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados que decidan vincular extranjeros reconociéndole el pago de una contribucién (honorarios 0 salario), deberén solicitar la correspondiente visa. Por el contrario, si no hay reconocimiento de honorarios, retribucién o contraprestacién econdmica, el extranjero podré ingresar al pafs y desarrollar las actividades académicas, con la exhibicién de un Permiso de Ingreso y Permanencia. Sobre estos aspectos, ademas de la normativa migratoria, debe tenerse en cuenta las directrices contenidas en la Resolucién Rectoral 1457 de 2018, a efectos de asegurar que la permanencia de este personal se ajuste a la regulacién migratoria del Estado colombiano. XI. CONTENIDO Y CLAUSULAS COMUNES A LOS CONTRATOS Y CONVENIOS. El presente capftulo tiene como objetivo definir el contenido y cléusulas comunes que deberdn tener los contratos y convenios que suscriba UNIMINUTO, en calidad de contratante. En este sentido, las respectivas 4reas juridicas del Sistema serdn las responsables de verificar los siguientes aspectos: 1. Designacién de las partes: se debe individualizar cada una de las partes del negocio juridico, para lo cual es indispensable consignar la siguiente informacién: i) nombre completo de la parte; ii) domicilio; ii) mimero de identificacién (en tratandose de personas naturales) 0 NIT (traténdose de personas juridicas); y iv) nombre del representante legal, cuando corresponda, junto con su respectivo niimero de identificacién. 2. Parte considerativa: es la parte del contrato 0 convenio en donde se exponen las necesidades que pretenden ser satisfechas con su celebraci6n, advirtiendo en todo caso, que las razones que exponga nuestra Institucién deben estar orientadas a exponer por qué esa relacién contractual propende por el cumplimiento de las funciones de docencia, investigacién o extensi6n propias de la educaci6n superior. Asimismo, en esta parte se podrén detallar los antecedentes que originaron la celebracién del respectivo negocio juridico. st www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 3. Objeto a contratar: es la prestacién principal por la cual se celebra un contrato y que puede consistir en dar, hacer 0 no hacer. Las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados son las responsables de definir dicho objeto previendo que el mismo sea posible (tanto real, como juridicamente), determinado o determinable y que pueda valorarse econémicamente, a pesar de que se traten negocios juridicos que no tengan fijada una cuantia. 4, Valor del objeto a contratar: se deberé especificar el valor total del negocio, especificando su forma de pago. Plazo 0 duraci6n: es importante tener en cuenta que los contratos y convenios surgen a partir del momento de su perfeccionamiento, y por regla general, deberé estar determinada o ser determinable la fecha de su vencimiento. Obligaciones de las partes: son los deberes especificos de conducta que se comprometen a cumplir las partes (dar, hacer o no hacer) que serén exigibles durante la ejecucién del contrato o convenio. De la misma forma que ocurre con el objeto del contrato, las rectorfas, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados son las responsables de definir dichas obligaciones previendo que las mismas sean posibles (tanto real, como jurfdicamente), determinadas o determinables y que puedan valorarse econémicamente. 7. Garantfas: se deben estipular las garantias respectivas a favor de UNIMINUTO, de acuerdo con las directrices impartidas en el Capitulo VII del presente manual. Solucién de controversias: por regla general, se debe estipular que la solucién de las controversias que se originen con ocasién al desarrollo del contrato se solucionaran a través de los mecanismos alternativos de solucién de conflictos, como son el arreglo directo, la transaccién o la conciliacién. De manera particular, para los contratos cuya cuantia supere los 600 SMLMV, se podré estipular que dichas controversias sean sometidas ante un tribunal de arbitramento. Privacidad y proteccién de datos: se debe incluir la cldusuila de proteccién de Habeas Data y tratamiento de datos personales que se encuentre acorde con la Politica de Tratamiento de Informacién, la cual puede ser consultada en la pagina Web de UNIMINUTO. Como referente, se insta a las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados tener en cuenta la siguiente redaccién, la cual podra tener ajustes en casos concretos, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato: oo 52 www.uniminuto.eduep ganar Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 “Las partes se comprometen a dar estricto cumplimiento a los principios legales que protegen el tratamiento de datos personales, en especial, cuando los datos que se entreguen o se den acceso para su custodia y tratamiento, se traten de aquellos sefialados por la Ley 1581 de 2012 xy el Capitulo 25, Titulo 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 -Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo- como personales, privados, semiprivados 0 sensible. Las partes se comprometen a que deberdn contar con las respectivas autorizaciones para acceder a los datos personales que requieran, los cuales deberiin ser almacenados y tratados de acuerdo con las finalidades del contrato. Las partes deberin adoptar medidas de seguridad de tipo administrativo, informitico, fisico y juridico, acorde a la clasificacién de la informacién personal que se estd entregando 0 accediendo para asi garantizar que esta no sea accedida por personal no autorizado, cedida, transferida 0 sometida a cualquier tratamiento por fuera de la finalidad comprendida en el objeto de este contrato. Es obligaci6n de cada una de las partes informar a la otra, cualquier sospecha de pérdida, fuga o violacién a los cbdigos de seguridad que pueda afectar Ia informacién personal que se tenga en custodia en virtud de este contrato. Este aviso se deberd dar a mds tardar dentro de los tres (3) dias siguientes a que tenga conocimiento de tales eventualidades. La violacién a los cédigos de seguridad implica, necesariamente, la obligacién de realizar la notificacin sefalada en los articulos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, previa evaluacion conjunta de las partes. El incumplimiento sin justa causa de las disposiciones sefaladas en esta cléusula, es considerado de forma inmediata falta grave a las obligaciones sefialadas en este contrato y, en consecuencia, Serd justa causa para terminacién del mismo. Una vez terminado el contrato o convenio, la parte que ha recibo las bases de datos se obliga aentregar copia del acta de destruccién de las copias de las bases de datos que padrian tener bajo su custodia”. 10. Confidencialidad: deberdn quedar claros los deberes de proteccién y confidencialidad dela informacién a la que tengan acceso las partes en desarrollo del contrato o convenio, para lo cual, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados pueden observar la siguiente redacci6n, la cual podra tener ajustes en casos concretos, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato: “Las partes se obligan a mantener estricta y absoluta confidencialidad respecto de la totalidad de la informaci6n a la que tengan acceso en virtud o con ocasién del presente contrato, para Tocual, deberiin conservarla de la manera més diligente. Asimismo, se obligan a no publicarla, www.uniminuto.edurio I UNIMINUTO ‘Salones came ators ott Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 compartirla, cederla 0 entregarla a cualquier persona natural ojuridica a ningsin titulo sin la autorizacién previa de la contraparte. Las partes se comprometen a mantener y a hacer que sus empleados mantengan la confidencialidad sobre documentos, operaciones, procesos, software, o cualquier informacion 4 la que hayan accedido con ocasién o como consecuencia del contrato. La informacién y documentos suministrados estén destinados exclusioamente al desarrollo del contrato, y se encuentran protegidos por las normas que rigen el secreto profesional y empresarial, por tanto, solo podré ser usados para los fines inherentes a la ejecucién del presente contrato. En consecuencia, las partes se comprometen a guardar absoluta reseroa de la informaciém y documentos a los que acceden, sin que puedan divulgarlos, entregarlos o copiarlos total 0 pparcialmentea persona alguna, sin que medie consentimiento previo y escrito de la otra parte. De igual manera, se obligan a proteger esta informacién y documentacién con el mismo grado de cuidado que tendrian para cuidar su propia informacion confidencial. Las obligaciones de confidencialidad que se contraen por medio de este contrato, sobrevivindn a la terminacién del mismo. El incumplimiento de estas obligaciones hard responsable a la parte incumplida por los perjuicios que se legaren a causar, en forma directa o indirecta”. 11. Propiedad intelectual: ser indispensable esta cldusula en los contratos y convenios cuyo objeto contemple la realizacién de obras, productos o resultados susceptibles de proteccién bajo el régimen de la Propiedad Intelectual. Para tal efecto, es importante atender la siguiente redaccién que podré tener ajustes en casos concretos, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato: “Los derechos de propiedad intelectual sobre las obras, creaciones y dems resultados que se generen con ocasiin del desarrollo del presente contrato, pertenecerin asi: los derechos ‘morales que resultaren serén reconacidos y correspondent a todos los autores, obtentores 0 inventores, en los términos del articulo 30 de la ley 23 de 1982, por lo tanto, los mencionados derechos seguirin radicados en cabeza de todos y cada uno de los integrantes de los equipos de trabajo de cada una de las instituciones participantes; sus nombres, ast como el de las instituciones con las cuales estén vinculados, deberin mencionarse en lugar visible siempre que se haga cualquier tipo de utilizacién de los trabajos resultantes. Por su parte, los derechos ppatrimoniales de propiedad intelectual corresponderin a las partes en la proporcién que entre ellos se establezca, o en su defecto, en proporcién a sus aportes econdmicos o en especie en la ejecucién de los proyectos, y para los autores, obtentores e inventores se aplicaré lo dispuesto en los articulos 28, 29, y 30 de la ley 1450 de 2011 (Contratos de trabajo y de prestacion de servicios) PARAGRAFO: La informacién, resultados, obras que hayan sido creadas o desarrolladas previo a la celebracién del presente contrato, continuariin siendo de propiedad intelectual de la parte desarrolladora o titular de los derechos sobre la obra. Como consecuencia de lo anterior, el presente contrato no generar derechos en cabeza de la parte no desarrolladora sobre obras previamente existentes y protegidas”. www.uniminuto.eduUNUIMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. I- agosto 2018 12, Procedencia de recursos/SARLAFT: tiene como finalidad proteger patrimonialmente a cada una de las partes, con lo cual se comprometen a certificar el origen de los recursos y bienes que invertirén para la ejecucién del contrato. Para tal fin, las rectorias, Vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados pueden observar la siguiente redaccién, la cual podra tener ajustes en casos concretos, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato: “Las partes manifiestan bajo la gravedad del juramento, que mi el patrimonio ni los bienes 0 elementos de la entidades que representan son fruto o tienen como destino actividades ilicitas de lavado de activos, ni estén destinados para ta financiacién al terrorismo, entre otras, razin por la cual, aceptan que en el evento que las sociedades, alguno de sus socios 0 accionistas y/o representantes legales, hagan parte de las lista OFAC (Office Of Foreign Assents Control) 0 lista Clinton, w otra de igual o similar naturaleza de carécter nacional o internacional, 0 hayan sido sentenciados judicialmente por cualquier delito relacionado con lavado de activos xy financiacin al terrorismo, serén responsables por los daftos y perjuicios que dicho reporte 0 sentencia le ocasione a la otra Parte, sin perjuicio de la responsabilidad penal que le asista”, 13, Cesién del contrato: se deriva principalmente del hecho de que los contratos que celebra UNIMINUTO son intuito personae lo que significa que se valoran las condiciones personales y profesionales del contratista. De ahi la necesidad de que este no tenga la posibilidad de ceder el contrato,a menos de que medie la autorizacién de UNIMINUTO. Por eso, es importante tener en cuenta la siguiente redaccién para esta cldusula: “Ninguna de las partes podré ceder el presente contrato total o parcialmente a persona juridica o natural alguna, salvo autorizacién previa, expresa y escrita de la otra parte." 14, Relacién de las partes y exclusion de solidaridad: tiene como finalidad dejar en claro que ninguna de las partes tiene poder de representacién frente a la otra y, por lo tanto, deberdn asumir a titulo personal las obligaciones que contraigan frente a terceros para ccumplir el respectivo contrato 0 como consecuencia del mismo. En tal sentido, se sugiere Ja siguiente redacci6n: “Como consecuencia del presente convenio no surge autorizacién para ninguna de las partes deactuar en representaci6n dela otra a ningtin titulo. Las obligaciones que las partes asuman con terceros serdn cumplidas por cuenta y riesgo exclusivo de la parte respectioa y no habré solidaridad entre ellas”. 15, Uso de las identidades corporativas: tiene como finalidad, establecer directrices sobre los documentos que produzcan las partes como consecuencia de la ejecucién del respectivo contrato o convenio. En ese orden de ideas, se plantea la siguiente redaccién que podré variar de acuerdo con las circunstancias particulares de cada caso: . ss www.uniminuto.edurp YUNIMINUTO Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 “Las comunicaciones y documentos que resulten en ejecucién del presente contrato, informarén los nombres de las partes utilizando su imagen corporatioa, pero este hecho no implicard la asuncién de obligaciones solidarias entre ellas con relacién a terceros.” 16. Indemnidad: tiene como finalidad exonerar de cualquier tipo de responsabilidad a UNIMINUTO, como consecuencia de los dafios y perjuicios que pueda ocasionar el contratista a terceras como consecuencia 0 con ocasién del contrato. Igualmente, se sugiere atender la siguiente redaccién: “EI contratista se obliga a defender y mantener indemne a UNIMINUTO, por cualquier reclamo o demanda judicial, de cualquier responsabilidad, reclamacién, pérdida,pleito, accién legal, embargo, pago, gasto (incluyendo pero sin limitarse a honorarios de abogados y demas costas legales), sin importar de quién provenga la reclamacién ni el sujeto pasivo del dafio y cualquiera que sea su naturaleza, su origen, su forma u oportunidad, derioados de cualquier aacci6n u omisién relacionada con Ia ejecuci6n del presente contrato UNIMINUTO podré designar al profesional que ejercerd su propia defensa en estos eventos, el contratista se obliga a asumir con sus propios recursos los costos y gastos derioados de dicha designacién y de la defensa que se deberd hacer en cumplimiento de la obligacion prevista en la presente cldusula.” 17. Supervisién: por regla general, en los contratos en los que UNIMINUTO actiie como parte contratante, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deberén prever la designaci6n de un colaborador responsable de ejercer las funciones de supervisi6n. El supervisor designado seré el responsable de realizar una vigilancia permanente a la ejecuci6n y liquidacién del contrato, sin perjuicio del apoyo que deberd recibir de las dependencias internas de la Institucién para hacer el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y juridico que corresponda. El supervisor designado tendré entre otras las siguientes obligaciones: © Verificar el cumpli juridico. © Exigir la gjecucién idénea y oportuna del objeto del negocio juridico, y el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en este. * Comprobar que la calidad de los bienes y servicios objeto del negocio juridico se ajuste a lo establecido en el contrato y sus anexos. © Informar a la unidad responsable y al area juridica, cualquier situacién o irregularidad sobre la ejecucién o el cumplimiento del negocio juridico, a efectos de que se adelanten las acciones correctivas. ‘+ Realizar el seguimiento de la ejecucién del negocio juridico hasta su terminacién. jento del cronograma de ejecucién pactado en el negocio www.uniminuto.edu~ UNIMINUTO: Sere teatinwe tenes Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 © Solicitar informes, explicaciones y hacer la respectiva gestién ante el contratista cuando detecte circunstancias que puedan poner en riesgo el cumplimiento del negocio. © Manifestar a la unidad responsable y a la respectiva Direccién Financiera cualquier situacién que altere el equilibrio econémico o financiero del negocio juridico, a efecto de que se adopten las medidas respectivas. * Llevar un control de los pagos efectuados. * Las demés que por la naturaleza del negocio juridico respectivo sean necesarias, XIL DISOLUCION Y LIQUIDACION DE CONTRATOS, CONVENIOS Y OTROS NEGOCIOS JURIDICOS La disolucién de los contratos y convenios hace alusién al momento en el que el negocio juridico se extingue y, por lo tanto, deja de ser fuente de derechos y obligaciones. Entre tanto, la liquidaci6n supone un trabajo de ajuste de cuentas definitivo sobre el estado de las, obligaciones que surgieron del respectivo negocio juridico, con el fin de determinar si quedan pendientes ciertas prestaciones o en su defecto, pueden las partes declararse a paz y salvo. sf pues, para el caso de UNIMINUTO, las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deben proceder a la liquidacién de los respectivos contratos y convenios durante los cuales 4 meses siguientes a su terminaci6n, dada la necesidad quese tiene de poder determinar lo antes posible si los contratistas cumplieron 0 no con sus obligaciones, para efectos de que la Institucién proceda a realizar los pagos que correspondan 0 adelantar las gestiones legales a que haya lugar, en caso de evidenciatse algain incumplimiento. Ahora bien, el trabajo de liquidacién que adelanten las rectorias, vicerrectorias regionales y unidades de Servicios Integrados deberén basarse en los informes que haya presentado el supervisor designado al interior de UNIMINUTO, pues como se indicé en el numeral 17 del capitulo anterior, este colaborador es el primero que esté llamado a verificar durante la etapa de ejecucién que el contratista esté cumpliendo con el objeto del contrato, con las demas obligaciones que de este se derive, con el cronograma de actividades definido, y con la calidad de los bienes o servicios que suministre. Por tiltimo, en lo relacionado con la liquidaci6n de contratos estatales que llegue a celebrar UNIMINUTO, habra que remitirse al articulo 11 de la Ley 1150 de 2007, segiin el cual, la liquidacién debe hacerse dentro del periodo que haya sido fijado en el pliego de condiciones, oenel mismo contrato. De no haberse previsto dicho periodo, la liquidacién debe realizarse dentro de los 4 meses “siguientes a la expiracién del término previsto para la ejecucién del contrato 7 www.uniminuto.edurp UNIMINUTS Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 oa Ia expedicién del acto administrativo que ordene Ia terminacién, o a la fecha del acuerdo que la disponga” Vencido cualquiera de los anteriores periodos sin que las partes logren realizar una liquidacién de comin acuerdo, la entidad estatal contratante podré hacerlo de manera unilateral dentro de los 2 meses siguientes. En caso de que no se haga, se podra hacer la liquidacién de forma unilateral o de comin acuerdo dentro de los 2 aftos siguientes. Debe anotarse que UNIMINUTO podré hacer una liquidacién parcial de comiin acuerdo con la entidad estatal contratante, caso en el cual, esta conserva la facultad para hacer una liquidacién unilateral sobre los puntos no acordados, siempre y cuando lo haga en la oportunidad y respetando los términos indicados en precedencia. XIII. DIRECTRICES SOBRE EL PROCESO DE CONTRATACION AL INTERIOR DE UNIMINUTO. EL presente capitulo tiene como finalidad indicar las principales actuaciones que deberan adelantar las rectorias, vicerrectorfas regionales y unidades de Servicios Integrados durante las etapas precontractual, contractual y de liquidacién de los contratos y convenios que suscriba UNIMINUTO: 1, Etapa precontractual: durante esta etapa, es indispensable adelantar las siguientes actuaciones: a) El colaborador de la respectiva unidad de alguna de las rectorias, vicerrectorfas regionales 0 de Servicios Integrados que pretenda satisfacer alguna de las necesidades de UNIMINUTO, a través de un contrato debe identificar cual es el procedimiento de seleccién de contratista que deberd adelantarse, segiin lo explicado en el Capitulo IX, numeral 3 de este manual, lo cual dependerd del objeto del contrato y de su cuantia. b) Identificado lo anterior, el colaborador de la respectiva unidad deberd presentar ante su superior jerérquico, la iniciativa de que la Institucién celebre un determinado contrato, con el fin de obtener autorizacién y poder gestionar ante el area administrativa de la correspondiente rectoria, vicerrectoria regional o de las unidades de Servicios Integrados el inicio del proceso de seleccién. Asimismo, dependiendo de la cuantia y del objeto del contrato, debe tenerse en cuenta que algunas iniciativas contractuales deberén ser aprobadas previamente por wo 8 www.uniminuto.edua) e) Ie Nin, Hip TO. Manual de Contratacién- Direccién Juridica. V. 1- agosto 2018 el Comité Nacional de Compras y Servicios o por el Comité de Compras y Servicios de la respectiva sede/seccional o vicerrectorfa regional. El rea administrativa correspondiente ser la responsable de obtener las cotizaciones de los bienes o servicios que se requiera - traténdose de los procesos de seleccién de minima y menor cuantia- asi como de realizar la invitacién publica 0 privada en los procesos de mayor cuantia. Culminado el proceso de seleccién, la unidad interesada en el contrato deberd verificar que el proveedor del respectivo bien o servicio se halle en el Registro de Proveedores (SAP), pues de no estar incluido, deberd tramitar la creacién del proveedor en el sistema. Una vez se verifique el registro en el SAP, la unidad debe proceder a hacer la apropiacién presupuestal (afectar en SAP), con el fin de asegurar que se cuentan con los recursos suficientes para respaldar las obligaciones que surjan para UNIMINUTO como consecuencia de la suscripcién del contrato. Sin esta apropiacién, no es posible continuar con la tramitacién del respectivo contrato. Cumplido lo anterior, el jefe de la unidad debe solicitar la realizacién del contrato, la cual debe contener como ménimo, la siguiente informaci6n: i) tipo de contrato, ii) identificacién del contratista (nombre completo, ntimero de identificacién o NIT, domicilio principal, nombre del presentante legal -cuando aplique- y mimero de contacto), iii) objeto, iv) cuantia y forma de pago, v) obligaciones de las partes vi) pilizas aplicables vii) plazo o vigencia y viii) indicaci6n del colaborador que ejercera Jas funciones de supervisor. La unidad responsable deberé anexar los documentos que sustenten la solicitud, segtin procedimiento definido por la Direccién Juridica, y asegurar que el nombre del contratista, el objeto del contrato y su cuantia coincida con la fuente de SAP. La solicitud del contrato deberd ser remitida a la Direccién Juridica, a la secretaria de sede 0 a la coordinacién juridica, segtin corresponda, lo cual dependera de la cuantia y de la naturaleza del contrato, de acuerdo con lo sefialado en la matriz. de atribuciones de UNIMINUTO y demés normas internas. La elaboracién, revisién y formalizacién del contrato se adelantaré en los tiempos sefialados, segiin procedimiento de gestién contractual. 5 www.uniminuto.eduManual de Contratacién- Direccién Juridica, V. I- agosto 2018 2. Etapa contractual: Segiin lo explicado en el numeral 17 del Capitulo XI de este manual, el supervisor del contrato es aquel colaborador que est llamado en primer lugar a verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato, con las demas obligaciones que de este se derive, con el cronograma de actividades definido y con la calidad de los bienes o servicios que sean suministrados. Por ese motivo, durante esta etapa, el supervisor es el responsable de subir al respectivo sistema de informacién que disponga UNIMINUTO los informes periédicos que deba rendir sobre la marcha del contrato y dar los avales respectivos para efectuar los pagos al contratista. En caso de que algtin documento sea confidencial, el supervisor deberé cargar una constancia, con su visto bueno, acreditando el cumplimiento y entrega del documento respectivo. 3. Etapa de liquidacién: En consonancia con lo explicado en el capitulo anterior de este manual, la etapa de liquidacién conlleva a verificar el estado del cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, teniendo como principal insumo, los informes que haya presentado el supervisor. Por consiguiente, esta etapa estard a cargo de la unidad que solicits la suscripeién del contrato y del respectivo supervisor, y concluye con la suscripcién del acta de liquidacién que dé cuenta de la forma como las partes cumplieron 0 no con las obligaciones del contrato y asi determinar si existe o no algin saldo a favor de alguna de ellas. Ademiés de lo anterior, la unidad que solicité la suscripcién del contrato y el supervisor deberan proceder al archivo del expediente del contrato y a hacer la respectiva finalizacién en el sistema de informacién que disponga UNIMINUTO, asi como en SAP. No se podré archivar y finalizar el proceso sin el visto bueno del supervisor. Por diltimo, se deberé comunicar lo actuado al érea juridica correspondiente para que adelante las gestiones que estime pertinente. www.uniminuto.edu10. 1. 12, 13. 4, 15. 16. hy “p LnanainarTS Manual de Contratacién- Direccién Jurtdica. V. 1- agosto 2018 BIBLIOGRAFIA, Alcaldia Mayor de Bogoté, Secretaria General, concepto 63 de 2008, suscrito por Martha Yaneth Velefio Quintero, Directora Juridica Distrital y Amparo del Pilar Leén Salcedo, Subdirectora de Conceptos. Arce Rojas, David, “El contrato de obra, razones de las érdenes de cambio o reclamaciones de los contratistas”. En: Revista Universitas, 2003. 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Manual de Contratacién- Direccién Juridica, V. 1- agosto 2018 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 25 de septiembre de 2008, radicacién niimero: 11001-03-06-000-2008-00049-00(1911), C.P. Enrique Jose Arboleda Perdomo. Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 8 de marzo de 2017, radicacién ntimero: 11001-03-06-000-2016-00102-00(2298), C.P. Edgar Gonzalez Lépez. Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 13 de junio de 2017, radicaci6n ntimero: 11001-03-06-000-2017-00028-00(2330), C-P. Edgar Gonzalez Lépez. |. Corte Constitucional, Sentencia C-934 de 2004. Corte Constitucional, Sentencia T-903 de 2010. Corte Suprema de Justicia, Sala de Casacién Penal, sentencia del 13 de julio de 2005, No. del proceso 19695. M.P. Sigifredo Espinosa Pérez. . Corte Suprema de Justicia, Sala de Casacién Civil, sentencia del 16 de diciembre de 2010, referencia 05001-3103-010-2000-00012-01. M.P. Arturo Solarte Rodriguez. . 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