Bogota Para: De: Fecha: Asunto: CIRCULAR CONJUNTA No. 001 de 2019 MERCADEO. D.C., Abril de 2019. Empleados, trabajadores en misién, contratistas (Distribuidores y transportadores), y propietarios de Puntos de venta de CHILCO DISTRIBUIDORA DE GAS Y ENERGIA SAS. ESP. Area de Mercadeo Enero de 2019 ; —--CAPACITACION ENTREGA DEL SUBSIDIO DE GLP A CONSUMIDOR FINAL OTORGADO POR EL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA ANO 2019. OBJETIVO, La presente Circular se emite para: 1, 4 Realizar la capacitacion anual a empleados, trebejadores en misién, contratstas y propietarios. de punio de venta sobre el adecuado procedimiento para entregar los subsidios otorgados por el Ministerio de Minas y Energia (en adelante MinMines) a los usuarios del servicio pibico domicliatio de GLP en clindros. Divulgar el contenido de la Resolucion 40720 de 2016 del MinMinas, “Porla cual se establecen los lineamientos para el otorgamiento de subsidios al consumo de GLP distribuido en cilindros’, modificada en su articulo primero por la Resolucion 40005 de 2017. Reiterar lo mencionado en las Circulares Conjuntas 003 de julio de 2016 y 006 de septiembre de 2017, por medio de las cuales se dio a conocer el proceso establecido por la compattia para la entrega de subsidios a través del apicativo mévil del MinMinas, el cual es obligaiorio y de escrito cumpiimiento Informar acerca de la nueva versién del aplicativo y sus nuevas funcionalidades. 41. Resolucién 40005 de 2017 (Aajunta): Por medio de la citada Resolucién, el MinMinas informé que en razén a la reduccién en el rubro presupuestal para subsidios de GLP en cilindros, se hizo necesario priorizar este beneficlo para las, comunidades mas vulnerables, por tal motivo establecid que 2 partir del 1° de febrero de 2017 los nicos beneficiarios del subsidio de GLP en cilindros son: 1, Los usuarios de les comunidades indigenas de los Departamentos del Caqueté, Narifo y Putumayo. 2. Los usuarios de estratos 1 y 2 del Departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina. 3. Los usuarios de estratos 1 y 2 y comunidades indigenes de las zones rurales de los municipios del Departamento del Cauca que hacen parte de las Areas Protegidas del Sistema de Parques Nacionales Naturales con jurisdiccion.en el Macizo Colombiano. 4. Los usuarios de estraios 1 y 2 de las zonas rurales de los departamentos de Caqueté, Natio y Putumayo, Pégina 1Al respecto, la Gerencia General y la Direcci6n de Mercadeo establecen que si un usuario final de la marca GASPAIS presenta alguna inconformidad sobre el otorgamiento del subsidio en los términos de la Resolucion 40720 de 2016 (modificada por la Resolucién 40005 de 2017), se le debe informar sobre su posibilidad de comunicarse con el MinMinas a través de los siguientes medios: Teléfonos: 57(1) 220 03 00 desde Bogota 01 8000 910 180 linea Nacional Correo electrénico menergia@minminas.gov.co Debe recalcarsele que la empresa CHILCO, propietaria de la marca GASPAIS, es un intermediario en la entrega del subsidio al GLP, y es directamente el MinMinas quien aprueba cada subsidio entregado, através de su aplicativ, Si el aplicativo no genera subsidio al consumidor, CHILCO no asume el valor del subsicio. 2. “FORMATO RECIBO DE VENTA CON SUBSIDIOS GLP” 41. El formato que aplica para la venta con subsidio para GLP es el Unico disefiado y aprobado por la Direccién de Mercadeo y la Jefatura de Procesos. (ver anexo 1) 2. Dicho formato debe ser firmado por el cliente beneficiado, dejando una copia para CHILCO. 3. Todos los campos a diigenciar son obligatorios: Distribuidor, placa, nombre ciente, nimero de documento, direccién, teléfono, forma de pago, referencia de cilindro, cantidad, valor del cilinro, valor del subsidio valor a pagar, NIF del clindro y debe ser firmado por el cliente. 3. CEDULA ORIGINAL DEL COMPRADOR: Solo se podré otorgar el subsidio al usuario comprador de los clindros GASPAIS, luego de que: ~ Se valide que el usuario es beneficiario del subsidio. ~ El usuario presente su cédula o contrasefia en original = Se corrobore la identidad de! usuario comprador usando la informacién (edad, estatura, sexo) y fotografia que obra en el documento de identidad Esta prohibido conceder subsidios sin estas verificaciones previas y en caso de hacerlo la persona {que otorgo el subsidio respondera por dicho valor. Asi mismo, el vendedor que registre subsidios con un medio diferente a la odula original Primera vez: Bloqueo de clave hasta que cancel el valor de los subsidios registrados * Segunda vez: Bloqueo de clave durante 15 dias calendario, ademas de cancelar la totaidad de los subsidios, ‘© Tercera vez: Cancelacién definitiva de la clave, el vendedor no puede registrar mas ventas con subsidios. ‘Al mismo tiempo, e! Ministerio de Minas y Energia esta trabajando en una mejora del aplicativo, dénde Identifique la cédula original, en caso de usar otro medio diferente a este, el aplicativo no permitiré el registro del subsicio. Pagina 24, ESTA PROHIBIDO: 1. Registrar en el aplicativo de subsidios el nimero de cédula de un cliente sin su solicitud directa y personal. Solo se registra en el aplicatvo el nimero de cedula de usuarios que compren GLP de nuestra marca GASPAIS, que exhiban su cédula original y en ningun caso podré registrarse por solicitud de un terceo asi manifieste pertenecer a su grupo familar. 2, Entregar cilindros de GLP sin el "FORMATO RECIBO DE VENTA CON SUBSIDIOS GLP": este formato debe estar debidamente firmado por e! cliente y debe informar el precio del cilindro. Diligenciar y entregar los documentos es de caracter obiigatorio, pues son el soporte de la entrega del subsidio y sin ello el MinMinas no reconoserd dicho valor a la compaiiia. El original es para el cliente y la copia para CHILCO. 3. Elregisto de subsidios mediante un aplcativo dstinto al suministrado por el MinMInas desde octubre de 2017 4, El porte de cedulas o fotocopias de usuarios beneficiarios del subsidio ast como el registro del mismo sin autorizacion de [os ttuleres, 5, APLICATIVO PARA LA ENTREGA DE SUBSIDIOS. E! aplicativo del MinMinas entregado desde octubre de 2017 con sus respectivos ajustes debe ser administrado conforme al procedimiento de entrega de subsidios a usuarios finales, esto es: 1. Solicitar a fa persona ala cual se le va a otorgar el Subsidio enseffar su cedula de ciudadania en original (no fotocopias), de manera que se pueda veriicar el nimero y a foto del documento del portador. 2._ Ingresar al aplcativo con su clave asignada, la cual es entregada por el Jefe de Distrito, Dicha clave es personal e intransferble. La pantalla del aplicativo presenta los siguientes campos: © Captura No. Documento Beneficiario: Es el ntimero de la cedula de ciucadania del beneficiario identificado mediante la lectura del cédigo de barras del documento. + Verficacién del grupo familar: El aplcativo arroja un lstado de nombres los cuales deben ser identiicados por el beneficiario los pertenecientes a su hogar. (Si se selecciona los incorreotos el eplicatvo bloqueara la cedula durante tres minutos) © NIF del cilindro: &s el nimero de identiticacién del ciindro que se esté entregando el cual debe ser ingresado de manera manual y completa, una vez ingresado el aplicatvo arroja la capacidad del clindro. © No. De Factura: Es el consecutivo de! documento bajo el cual se registra la venta el cual debe ser ingresado de manera manual y completa Pagina 3* Valor Cllindro: Es el valor en pesos del clindro vendido, Los datos registrados en esta variable corresponden al valor del cilindro de GLP. en condiciones normales (sin subsidio). © Célculo y confirmacién. 3. Diligenciar en su totalidad, con letra clara y con datos verifcables el Recibo de venta con Subsidios GLP 4, Entregar en todos los casos al usuario el original del recibo de venta ylo factura (es obligatorio), el cual debe hacerse firmar por el cliente beneficiado (no por una tercera persona), y dejar una copia para Chileo SEXTO. CONSULTA USUARIOS. EI MinMlinas a través de su pagina web, dispuso un espacio llamado "CONSULTA DE COMPRAS CON SUBSIDIO Y ESTADO EN EL PROGRAMA" para que los usuarios comprueben si son beneficiarios y veriiquen las compres realizadas por los hogeres benefciarios del programa, cigitando su cedula de ciudadania. El enlace para la consulta en mencién es httow//alp. minminas. gov.co/SubsidiosGLP/consultaCompras.aspx Si el usuario encuentra que no figura como beneficirio del programa de subsidios, habré que indicérsele que tiene la posibiidad de acercarse al MinMinas para exponer su caso y solcitar su inlusin 0 la de su niicieo familar dentro listado de beneficirios. 6. SANCIONES. El incumpimiento de estas instrucciones, tendré las sanciones 2 que haya lugar conforme lo esteblecido en el Reglamento interno de Trabajo (para quienes son empleados) y las sanciones contractuales respectivas para quienes son contratistas, pudiendo la empresa incluso repeti contra aquellos las sumas a que haya luger, Comuniquese y cimplase. Expedida alos _ dias del mes de Abril de 2019, Fredy Castillo Director de Mercadeo Declaro comprender y aceptar lo explicado en el texto. Firma_fagze AvG=s%o Gaaew (Firma de empleado, contratista, trabajador en mision o transportador,) yest ix Pagina 4NombreFavico A geste Gaye (oceinimero cedula 19122665 Distrito Newa Firma Jefe de Distrito. Nombre Jefe de Distrito GouO esceranta GOwas, ANEXO 1. Perea (a ee Eenetan DOCURENTOSUSTTUTHO N205- rrecoxn, ¢ (Scam eS esenen wae ee} [omc le = ssi iE § Gonzo. I: 3 Sarre. ie & (esoroem iE | i i ees 1 aR CT ae Ae Pagina S