Locistica pp LA A A LA Z Documentacién sin problemas Es el porcentaje de documentos cuyos datos coinciden totalmente con los requerimientos en la primera vez que estos fueron elaborados. Los docu- mentos pueden ser: guias de remisidn, érdenes de compra, facturas, etcétera. Daiios y deterioros Se calcula dividiendo la cantidad de productos dafiados entre el total de productos entregados. Indicadores del rea de compras La informacién necesaria para formular indicadores de compras abarca: Informacién con respecto a los pedidos Es importante tener los registros de los pedidos que Ilegan al 4rea de com- pras, los que pueden ser clasificados segtin su origen —las diferentes dreas funcionales de la empresa—; segtin su apremio —los que tienen cardcter de urgencia y los que no—; segtin su tramite de atencién —los que siguen el proceso previsto completamente y los que no—; segtin su cumplimiento —los que llegan al almacén a tiempo y los que no—; etcétera. Llevar un registro de los pedidos con cardcter de urgencia y clasificarlos de acuerdo al 4rea solicitante puede ser una tarea util, pues nos indicara qué reas de la empresa no planifican con la debida atencién sus requerimientos. Este tipo de requerimientos generan costos adicionales en su atencién. Una manera de combatirlos es cargar estos sobrecostos al drea que genera los pedidos urgentes. Informaci6n con respecto a los proveedores Los montos comprados a cada proveedor y una clasificacién ABC de provee- dores en base a estos montos es el paso inicial para el andlisis de proveedores. Con aquellos proveedores de la categoria A —los mas representativos—, se pueden establecer visitas periédicas, inspecciones a sus procesos producti- vos, mediciones de su desempefio logistico en cuanto al cumplimiento de plazos de entrega, la exactitud en sus despachos, la calidad de sus productos, etcétera. Posteriormente, estas actividades se pueden extender a los demas proveedores de la empresa, siempre y cuando las posibilidades de ahorros y/o mejoras sean mayores que los costos asociados a dichas actividades. Informacién con respecto a las compras Los productos comprados y una clasificacin ABC de los productos en fun- cién a los montos comprados es la informacién basica a recolectar. Buscar 384Carfruto VIII. MoDELO DE CONTROL DE LA GESTION LOGISTICA Y OPERADORES LOGiSTICOS una base pequefia de proveedores para aquellos productos en los que la ero puede representar posibi empresa invierte las mayores cantidades de lidades de ahorro importantes. También es importante tener un registro de los montos totales comprados, de los ahorros comprobados, la cantidad de érdenes de compra emitidas, el nimero total de compradores de la empresa, los costos del drea de compras, etcétera, pues nos permitiran establecer indi- cadores apropiados que midan la gestidn del drea de compras. Algunos indicadores que se pueden establecer en funcién de la informacién reco- lectada son los siguientes: + Ahorros comprobados partidos por las compras torales Un ahorro comprobado se puede obtener restando el precio obtenido por la empresa del precio referencial del producto. Este indicador se obtiene diendo los ahorros comprobados entre el monto total comprado. Es importante realizar un seguimiento a los ahorros obtenidos por compras, pero no debe realizarse de manera aislada, pues se pueden obtener impor- tantes ahorros a costa de grandes voltimenes comprados con la consiguiente necesidad de mayor capital de trabajo, mayores costos de inventarios, mayor riesgo de obsolescencia, entre otros. + Costo de emisién de drdenes de compra Este indicador se halla al dividir los costos totales del érea de compras entre la cantidad de érdenes de compra emitidas. Es un indicador importante tanto para el érea de compras como para los célculos de la cantidad cconémica a comprar. + Ordenes de compra emitidas por comprador Nos indica la productividad por comprador. Se halla dividiendo el rotal de érdenes de compras emitidas entre el niimero total de compradores. Este indicador esté limitado por los procesos administrativos de cada empresa en particular, ya que dichos procesos pueden aligerar 0 ser un obstéculo en la gestién de la compra. Adicionalmente, si la empresa esta embarcada en un proceso de asociacién con sus proveedores o buisqueda de proveedores iini- , pero aumentaré el os, el ntimero de drdenes de compra emitidas disminui trabajo con los proveedores: visitas, inspecciones, reuniones, etcétera Otros indicadores titiles son: * Valor comprado por orden de compra. * Porcentaje de érdenes de compra que llegan fuera del plazo estipulado. 385Locfstica DE LA AA LA Z ¢ Valor comprado por empleado del area de compras. * Cantidad de visitas o inspecciones por proveedor. Indicadores del rea de distribucién fisica Los indicadores del drea de distribucién estén muy relacionados con el desempefio logistico de la empresa desde el punto de vista del cliente. Algunos indicadores rela- cionados con la distribucién son: * Duracién del ciclo del pedido j Es el tiempo que transcurre desde que el cliente hizo su pedido hasta que lo recibe en su almacén. © On Time Mide el porcentaje de pedidos entregados a tiempo entre el total de pedidos entregados. ° In Full Mide el porcentaje de pedidos entregados completos entre el total de pedidos entregados. © On Time In Full Mide el porcentaje de pedidos entregados completos y a tiempo entre el total de pedidos entregados. * Disponibilidad Mide el total de unidades atendidas con el stock de la empresa entre el total de unidades pedidas. * — Costos de la distribucién Mide el costo de la distribucién total, que incluye los costos de almacenes y medios de transporte usados en la distribucién. Se calcula como porcentaje sobre las ventas 0 como costo por unidad vendida. Informes cualitativos 7 Los indicadores representan la actividad logistica de manera parcial —pues esta tiene aspectos que no pueden ser representados—, pero se centran en aspectos que influyen decisivamente en su realizacién. Un informe que contenga estos aspectos cualitativos complementa adecuadamente el uso de indicadores. Sugerimos la siguiente lista de aspectos cualitativos a considerar en un informe: - 386