Sap Invoice Management by Opentext (Vim) : Carlos de Los Santos - Director Ecm Entelgy Latam Abril, 2020

SAP Invoice Management by OpenText (VIM)
Carlos de los Santos | Director ECM Entelgy Latam

Abril , 2020
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Agenda
Entelgy
Problemática de Cuentas por Pagar
SAP Invoice Management
Conclusiones y Beneficios
Preguntas

ARGENTINA
BRASIL
Visión CHILE
Global. COLOMBIA
Con una presencia global queremos
aportar a nuestros clientes sinergias,
inspiración y equipos multidisciplinares
ESPAÑA
para afrontar cualquier reto, en cualquier
lugar. MÉXICO
PERÚ
USA
+1800 +80 M€ +400
Profesionales Facturación Clientes que han
cualificados 2019 confiado en nosotros

Nuestras Divisiones.
CONSULTINGTECH DIGITAL OUTSOURCING CYBERSECURITY

Entelgy ConsultingTech para Entelgy Digital para responder al Entelgy Outsourcing para Entelgy Innotec Cybersecurity
responder a la innovación, cambio y ser un acelerador de la responder a las necesidades de para dar respuesta a las amenazas
consultoría y la tecnología como transformación para aquellos clientes servicios de alta calidad y del mundo cibernético y proteger
facilitador del negocio. que necesiten seguir siendo compromiso. los negocios de nuestros clientes.
competitivos en un mundo tan
cambiante.

Calidad Desde sus comienzos, Entelgy ha apostado por incluir en sus modelos y marcos
metodológicos estándares de reconocimiento internacional. Somos uno de los líderes de
Probada. ámbito nacional que dispone de este conjunto de certificaciones de forma simultánea.
ISO ISO ISO ISO ISO ISO ISO

9001 9001 14001 27001 20000 22301 15504 SCRUM
Servicios Técnicos Desarrollo y Mto. de

Medio Ambiente Gestión de
Profesionales Software
Aplicación de las Servicios
Como garantía de la También conocido como
mejores prácticas Fundamental para
calidad en los SPICE, es equivalente al
de sostenibilidad y la aportación de las
procesos de selección, modelo CMMi y fija el
respeto por el mejores prácticas
asignación, formación marco para la mejora
medio ambiente. del modelo ITIL e
e inclusión en los continua en desarrollo y
planes de carrera. ISO 20.000 en la mantenimiento de
gestión de servicios. ISO 22301
ISO 9001 ISO 27001 software. European
AENOR
AENOR AENOR Scrum Org
Como base para la
Continuidad de mejora de la
Desarrollo y Seguridad y Negocio productividad en
Mantenimiento Riesgos Garantía que se aplican la construcción de
Software Tecnológicos medidas teniendo en aplicaciones en
Como base para la ISO 14001 Certificación de alta cuenta la gestión de los base al modelo
mejora continua de EQA-ENAC criticidad dado el riesgos globales y el
ISO 9001 Agile Scrum.
nuestros servicios y continuo incremento análisis de impacto en el
EQA-ENAC garantía de de amenazas en el negocio de los procesos
aplicación de best sector de los sistemas críticos ISO / IEC 15504
practices. de información. ISO 20000 OCACERT
AENOR
Entelgy: Área de Especialización ECM (SAP/OpenText)
+15 años
+60 +120
Proyectos de
+190 Upgrade de
plataforma
Exitosos
desarrollando
Proyectos de opentext
Proyectos en en España y Latam
Proyectos de
OpenText ECM
Cuentas a pagar
+20 años
con OpenText
(VIM) desarrollando
Soluciones de
+12
Implementaciones
en xECM 16.x en
curso
+40 optimizacion de
procesos con
Proyectos de
Proyectos de Data
Archiving y
+15 opentext
+10 UPGRADE a
versión 16.X en
Legacy
Decommissioning
Proyectos ON
GOING en Latam
productivo
+250 Clientes en 17 países

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Referencias - SAP IM by OpenText
● ALEMANIA: Triumph, Spar, Bunge, Deutsche Telecom, ● FRANCIA: Roche Pharma, CEMEX, Goldcar
TGT ● GRECIA: Goldcar
● ARGENTINA: Papelera del Plata, TGT, Direct TV, Arauco, ● GUATEMALA: TGT
Metrogas, Sancor Seguros ● HOLANDA: Gallina Blanca
● BOLIVIA: Yanbal ● INDIA: Roche Pharma
● BRASIL: Direct TV/Sky, Votorantim, Banco Original, TIM. ● ITALIA: Gallina Blanca, Roche Pharma, Goldcar
● BULGARIA: Roche Pharma ● MEXICO: Lamosa, CEMEX, TGT
● CANADA: Arauco ● NICARAGUA: TGT
● CHILE: CMPC, Unimarc, Mall Plaza, Concha y Toro, ● NUEVA ZELANDA: Goldcar
Carozzi, TGT, Arauco, Universidad Católica, Direct TV. ● PANAMÁ: TGT
● COLOMBIA: Postobón, Mall Plaza, TGT, Bancolombia, ● PERÚ: Mall Aventura Plaza, Yanbal, TGT
Direct TV, Grupo Exito ● PORTUGAL: Roche Diagnostics, Goldcar
● COSTA RICA: TGT ● REINO UNIDO: Lindt & Sprüngli, Goldcar
● CROACIA: Roche Pharma, Goldcar ● RUSIA: Roche Pharma, Bunge
● DINAMARCA: Glud & Marstrand ● SERBIA: Roche Pharma
● ECUADOR: TGT, Yanbal, Direct TV ● SUDÁFRICA: Roche Pharma
● EGIPTO: Unión Fenosa ● SUECIA: Glud & Marstrand
● EL SALVADOR: TGT ● SUIZA: Triumph, ODG, Bacardi Martini, Sulzer, Roche
● ESLOVAQUIA: Roche Pharma Pharma, Touring Club Suisse(TCS), Ville de Neuchatel,
● ESLOVENIA: Roche Pharma Spar, Repubblica e Cantone Ticino, Energie Service
● ESPAÑA: Grupo Ferrer, Gallina Blanca, Cepsa, Roche Biel (ESB).
Diagnostics, Unión Fenosa, Damm, Abengoa, Goldcar, ● TURQUÍA: Goldcar
Balearia, Mutua Universal, Agbar, Flamagas, TGT, SAMCA ● URUGUAY: CMPC, TGT
● USA: Arauco, Yanbal
Agenda
Entelgy
Preguntas

La gestión de facturas involucra a
casi todos los roles dentro de su organización
Finanzas y Compras Estrategia y Operaciones

Profesional de Cuentas por pagar Director ejecutivo
Profesional fiscal Gerente de Servicios Compartidos
Analista de datos maestros Gerente de Cuentas por pagar
Profesional de Tesorería Auditor interno
Comprador Administrador de flujo de trabajo
Gerentes de categorías Administrador del sistema
…
Líneas de negocio Socios de negocio

Recepción Proveedor
Empleado de almacén Proveedor de flete
Aprobador Banco
Responsable de Centro de costos Auditor externo
Gerente/Responsable de proyecto Experto legal

Principales prioridades del Depto. Financiero en los próximos 12 a
24 meses.
Invoice Management
Reducir los procesos manuales, mediante 43%

automatización .
Mejorar la capacidad de administrar / ver los gastos en 38%

todos los departamentos
Mejorar la visibilidad del gasto actual y esperado en 35%

comparación con el presupuesto del departamento
Implementar y / o mejorar las herramientas móviles y 40%

basadas en la nube (para usuarios y administradores)
Reducir el uso por parte de los empleados de 28%

proveedores de viajes no aprobados
Fuente: Getting Better Mileage Out Of Your Travel, Expense, And Invoice Solutions. A commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of SAP Concur, September
2017, Base: 378 IT and financial decision makes across the globe

Motivación de negocio para la automatización de la facturación
Optimizar el procesamiento de facturas y liberar recursos
1 Reducir costos con la transmisión de documentos electrónicos
Colaboración optimizada con socios y proveedores para

2 Mejorar las comunicaciones eliminar las excepciones y acelerar los tiempos
Resolver problemas de flujo de caja y mejorar del programa

3 Optimizar el flujo de caja de descuentos con una mejor colaboración interna
Utilizar de modo eficiente el capital circulante con descuentos

4 Mejorar el tiempo de procesamiento
por pago anticipado gracias a un menor tiempo de
procesamiento

Desafíos para lograr procesos de Cuentas por pagar óptimos
Recibo y Captura Consultas y Excepciones Cotejo y Aprobaciones Descuentos y Pagos
Alto costo de Demasiadas Falta de Falta de

facturas de papel excepciones cumplimiento control
“
Casi el 80 % de las facturas
“
El 15 % de las facturas
“
Promedio de USD 4,6
“
80 % de oportunidades de
entrantes siguen siendo en tienen excepciones millones en pérdidas descuentos por pago
papel TAPN contractuales por millardo de anticipado perdidas
gastos
The Hackett Group
” ” The Hackett Group ” Ariba ”
. . . .
Excepciones – Origen del Problema
Invoice
Manual
Work
Problem
SAP Invoice
Transacti Post to = FAIL
SAP
Wait
on for e-
mail
SAP ?
Posted Research
Status
Document
Successfully ?
Creation
?
Follow up
Invoice in
SAP ERP

Como SAP aborda este proceso?
1 2 4 Como gestiono el proceso critico

De dónde provienen Necesitamos realizar un
de la aprobación/contabilización
sus facturas de proceso de
de tales facturas de una manera
proveedores? Digitalización y OCR?
‘estándar,’ eficiente, flexible e integrada con ?
- Pedidos
En formato papel Solución - Contratos
y/o fax
SAP MM - Solicitudes
OCR --Verif. Facturas
En formato XML
Contabilidad
SAP FI Financiera
EBPP - Estructura Organizativa

En formato EBPP - Roles y Autorizaciones
- Workflow
ERP
Solución de Archivado seguro y a largo plazo

Ya digitalizadas por un empresa (Archive Link Compatible)
externa
+ 3
+
Donde vamos a almacenar las imagenes
+ de manera segura y que me permita
+ acceder a ellos fácilmente desde SAP?

Invoice processing overview
VIM
Process monitoring (VIM Analytics and Reporting)
VIM VIM
100+ Exception workflows
EDI/network
Automatic processing / business
rules OK? Duplicate
check
IE (OCR) No
E-Invoice
Automatic
recognition of Tax issues
Scan invoice data
Yes manual Matching

Document Data Automatic
Archiving extraction Posting autom. Price/Qty/Date
discrepancy
Coding
Invoice
Approval

Agenda
Entelgy
Preguntas

SAP Invoice Management: cómo funciona
Insight & Control

Your Invoice Invoice Collaboration Invoice Payment
Supplier Recepcion
Recognition Verification & Monitoring Completion
€$
Y
< /> Verify and Exception

Receive Transform Approve Pay
IDoc
XML Complete Handling
Electronic Data mapping Validate data Comment Post invoices
Scanning Trigger workflows Return to vendor Archive audit trail
Inquiry Archiving OCR

Automated reconciliation and posting
Information
Supplier SAP Document Extrator
Self-Service Access (OCR/ICC) SAP Invoice Management
SAP Business Suite
* or another SAP ArchiveLink-certified repository

Procesamiento de facturas digital, integrado y automatizado
Insight & Control

Supplier Recepcion
€$
Y

IDoc

Information
SAP Business Suite

< /> Recibir
Reciba facturas electronicas XML

Formato electrónico
Archivar
XML es el estándar para la facturación electrónica
< />
XML
No se pierden facturas Reenvío simple
en buzones de correo privados a Cuentas por pagar
Sin procesos complejos Solución simple

de incorporación de proveedores para cualquier proveedor
Colaboración simple
Sin necesidad de imprimir
con proveedores

Recibir
Elimine el papel lo antes posible Escanear

Archivar
Conectado directamente a
un escáner
Separación y agrupación de
Acceso inmediato desde documentos sofisticadas
No se pierden facturas
cualquier lugar
Potente procesamiento de
Sin copias imágenes
ni correos electrónicos Colaboración simple
internos Archivado y activación de
proceso con un clic
Sin retrasos Fuente de verdad
ni descuentos perdidos única y segura

El OCR permite la captura de cualquier formato Transformar
OCR
no electrónico
Separación:
división de una imagen en
factura y adjunto
“Factura”
Clasificación: “Nota de crédito”
Identificación del tipo de “Nota Debito”
documento Otros
Fecha: 21 ene, 2016

Extracción: Monto: $332,29
Búsqueda de información Nro. de pedido: X-44277
básica en el documento Proveedor:Mueller & Friends
Interpretación: Fecha: 21 ene 2016 21012016

Monto: 332,29 $ 332,29 USD
Mejora de los datos extraídos Nro. de pedido: X-44277 X-44277
con información de contexto Proveedor:Mueller & Friends K441258-3

Usuarios dedicados pueden validar facturas Transformar
OCR
en una aplicación especializada

Procesamiento de facturas digital, integrado y automatizado
Insight & Control

Supplier Recepción
€$
Y

IDoc

Information
SAP Business Suite

SAP Invoice Management incluye una libreria de Exception Handling
Validate data
reglas preconfiguradas
Process Non-PO Invoice (NPO) Invalid Tax Info (NPO) Tax Audit Required (NPO)
Invalid Vendor (NPO) Invalid Recipient VAT Number (NPO) Invalid/Missing Vendor ABN Number (NPO)
Invalid Currency (NPO) Missing Date of Supply (NPO) Invalid/Missing Recipients ABN Number
Invalid Requester ID (NPO) Invalid Siret Number (NPO) Missing Vendor Name(NPO)
Suspected Duplicate (NPO) Invalid Company Address (NPO) Missing Recipients Name(NPO)
Non-PO Credit Memo Processing Vendor Invoice Reference Missing (NPO) Validate Bank Details (NPO)
Process Non-PO Invoice (NPO) OCR Payment Method Mismatch (NPO) Validate Accounting Data (NPO)
Derivation Rule – Non PO – Expense Type Missing/Invalid Tax exempt Text (NPO) Invalid Payment Reference (NPO)
Missing invoice code (NPO) Missing Import Special Text (NPO) Missing Vendor PAN Number(NPO)
Invalid invoice code format (NPO) Missing Item description (NPO) Mismatch Vendor PAN Number(NPO)
Invalid characters in Secret code (NPO) Missing Mandatory Information (NPO) Missing Vendor STC Number(NPO)
Invoice older than allowed (NPO) Missing/Invalid Triangulation Text (NPO) Diferentes casuisticas
Mismatch Vendor de Proceso
STC Number(NPO)
Invalid vendor invoice number (NPO) Invalid Sales Tax For the Region (NPO) Missing Vendor CST Number(NPO)
Invalid common ordinary invoice (VAT Exists) (NPO) Verification required (NPO) Mismatch Vendor CST Number(NPO)
Nacionales / Importaciones / Financieras
Check hand written invoice (NPO) Check Data After Restart Missing Vendor TIN/TOT Number(NPO)
Invalid Vendor VAT Number (NPO) Invalid Tax Description (NPO) Mismatch Vendor TIN/TOT Number(NPO)
Incomplete Credit Memo (NPO) Posted Approval Required (NPO) Se pueden
Missing crear
Vendor nuevas Reglas
LST Number(NPO)
Vendor Address Mismatch (NPO) Non PO Approval Required (NPO) Mismatch Vendor LST Number(NPO)
Missing Invoice Date (NPO) Vendor Audit Required (NPO) Missing VAT Date (NPO)

Exception Handling
Verify & Complete
SAP Invoice Management incluye un amplio conjunto de reglas Validate data
preconfiguradas para Facturas con Pedido

Invalid PO Number (PO) Payment Method Mismatch (PO) Invalid Vendor Invoice Number (PO) Service Entry Required (PO) - Enhanced Check
Invalid Vendor (PO) Missing/Invalid Tax Exempt Text (PO) Invalid Common Ordinary Invoice (VAT Exists) Brazil - Missing NF Data (PO)
Invalid UOM (PO) Missing Import Special Text (PO) Check Hand Written (PO) Brazil - Missing NF Customizing (PO)
Invalid Currency (PO) Missing Item Description (PO) Verification Required (PO) Brazil - NF Validation Check Failed (PO)
Suspected Duplicate (PO) Missing Mandatory Information (PO) Validate Bank Details (PO) Brazil - Wait for GR - Simple Check (PO)
PO Not Released or Incomplete Missing/Invalid Triangulation Text (PO) Invalid/Missing Vendor ABN Number (PO) Brazil - Wait for GR - Enhanced Check
Unable to Match PO Lines (PO) Invalid Sales Tax for the Region (PO) Invalid/Missing Recipient ABN Number Russia - Wait for TORG-12/ACT - Simple Check
Manual Check Needed / Missing Data for Russia - Wait for TORG-12/ACT - Enhanced
Vendor Audit Required (PO) Missing Vendor Name (PO)
Indexing Lines (PO) Check (PO)
Unable to Determine PO Line Number (PO) Vendor Maintenance (PO) Missing Recipient Name (PO) Russia - Original Invoice Mismatch (PO)
Manual Check Needed for Indexing Lines (PO) Vendor Mismatch (PO) Invalid Tax Description (PO) Invalid Withholding Tax Code / Type (PO)
Withholding Tax Base Amount Bigger than Total
Invalid PO Item Number (PO) Service Entry Required (PO) GR Not Done - Simple Check
Net Amount (PO)
Invalid Vendor VAT Number (PO) Currency Mismatch (PO) Missing Vendor ECC Number (PO) Check BPF Added Data (PO)
Incomplete Credit Memo (PO) Unit of Measure Mismatch (PO) Mismatch Vendor ECC Number (PO) Tolerance Exceeded (PO)
Vendor Address Mismatch (PO) Approval Required (PO) Missing Vendor CST Number (PO) Missing VAT Date (PO)
Missing Item Quantity (PO) Freight on Invoice (PO) Mismatch Vendor CST Number (PO) Check Withholding Tax Data (PO)
Missing Item Unit Price (PO) Tax Audit Required (PO)
Las reglas cubren
Missing Vendor TIN/TOT Number (PO)
los detalles del país.
Down Payment Clearing (PO)
Missing Invoice Date (PO) Invalid Requisitioner (PO) Mismatch Vendor TIN/TOT Number (PO) Missing/Invalid GST Partner (PO)
Invalid Tax Info (PO) PO Credit Memo Processing (PO) Missing Vendor LST Number (PO) Missing/Invalid Vendor GST Reg. No (PO)
Missing Date of Supply (PO) Company Code Mismatch (PO) Mismatch Vendor LST Number (PO) Selecciona las reglas
Missing/Invalid decode
HSN/SAC negocio
(PO)
ISR Number Mismatch (PO) Confirmation Required from SRM (PO) Missing Vendor PAN Number (PO) relevantes.
Cannot Verify Quantity/Price Exceptions (PO)
Invalid Recipient VAT Number (PO) Invalid Payment Reference (PO) Mismatch Vendor PAN Number (PO) Quantity/Price Mismatch (PO)
Payment Terms Mismatch (PO) Missing Invoice Code (PO) Missing Vendor STC Number (PO) Quantity/Price Confirmation Required (PO)
Invalid Siret Number (PO) (France) Invalid Invoice Code Format (PO) Mismatch Vendor STC Number (PO)
Es simpleMissing Company Code (PO)
agregar reglas propias
Invalid Company Address (PO) Invalid Characters in Secret Code (PO) Wait for GR - Simple Check (PO) Missing Gross Amount (PO)
Vendor Invoice Reference Missing (PO) Invoice Older than Allowed (PO) Wait for GR - Enhanced Check (PO) Check Vendor/Company Address (PO/NPO)

Manejo de
Colaboración eficiente: excepciones
Comentario
Bandeja de entrada personal, de equipo y global Devolución al proveedor
Las excepciones de facturas se priorizan

automáticamente
Aplicación de la misma acción a varios artículos
Acceso a detalles sin abrir
Espacio de trabajo personal y bandeja de entrada

de equipo
Control avanzado de procesos:

Retiro de aprobaciones, reinicio de procesamiento
Escaneo y seguimiento de facturas desde una

pantalla

Sospechosa de Duplicado

Manejo de
Procesos fáciles de entender que se ejecutan automáticamente Verify & Complete
excepciones
Trigger workflows
según sea necesario
SAP IM 16.3 PO Invoice Exception: Blocked Invoice for Quantity Discrepancies (IE2) Page 2
q Post Goods Receipt (B2007)

1) Last Person to Receive Goods for PO q Reverse Goods Receipt (B2008)
2) Default User q Authorize AP to Cancel Invoice (T2800)
q Authorize AP to Short Pay Invoice (T2801)
Receiver
VIM Line Item q Authorize AP to Pay-as-is (T2802)

B
Dashboard q Refer to Requisitioner (R2719) àC
q Refer to Buyer (R2716) àA
q Refer to AP Processor (R2715) àE
q Refer to Receiver (R2718) àB
q Refer for Information (R2701)
q Create New Requisition (B2005) Los usuarios son guiados a las acciones correctas en
q Change Requisition (B2006)
1) P.Req. user on first PO Line q Authorize AP to Cancel Invoice (T2800)
el momento adecuado
2) Default User q Authorize AP to Short Pay Invoice (T2801)
q Authorize AP to Pay-as-is (T2802) D
q Authorize AP to Cancel and re-enter as PO invoice (T2803)
Requisitioner
VIM Line Item

C q Authorize AP to Cancel and re-enter as non PO invoice (T2804)
Dashboard
q Refer to AP Processor (R2715) à E
Las excepciones se resuelven con mínimas acciones
q Refer to Buyer (R2716) à A
q Refer to Receiver (R2718) à B
q Refer to Requisitioners (R2719) à C
q Refer for Information (R2701)

ScreenCam Discrepancia de Cantidad

Exception Handling
Conflictos de resolución simple: Rechazo de Facturas Comment

Return-to-vendor

Manejo de
Reclamos: devuelva facturas y excepciones
Comentario
adjunte todos los documentos Devolución al proveedor

ScreenCam Devolución a Proveedor

Simplifique y automatice Aprobar
Comentar
la codificación y la aprobación de facturas FI Contabilizar/desbloquear
Determinación automática Aprobación paralela de partidas

Codificación: manual o
individuales con vista completa
de envío inicial automática basada en plantilla
de historial e imagen de factura
Cadena de aprobación basada en reglas y escalado automático
Una lógica: muchas interfaces específicas

de usuario

Una lógica de aprobación: Aprobar
Comentar
siempre la interfaz de usuario correcta Contabilizar/desbloquear

Codificación y Aprobación Facturas FI

Aprobar
SAP Fiori en un teléfono celular Comentar

Contabilizar/desbloquear
Adjuntos e imagen
Lista de facturas
de factura
Detalles de factura Aprobar y confirmar
Historial de aprobación
de facturas

Sin retrasos: los usuarios siempre Aprobar
Comentar
reciben notificación de las aprobaciones pendientes Contabilizar/desbloquear
Escalar al gerente al
cabo de x días

Digital, integrated, automated invoice processing
Insight & Control

Supplier Ingestion
€$
Y

IDoc

Information
SAP Business Suite

VIM Analytics permite conocer el estado de la factura en tiempo real
80+ campos de seleccion
Escenarios simples
Variantes de usuarios
definibles

VIM Analytics muestra todo el detalle
100+ columnas de
visualización Acceso inmediato al
historial, la imagen, el
estado, los comentarios
y la información de
contexto con xECM

VIM Analytics

Una lista complete de informes Out of the box
Informe de envejecimiento
Informe de automatización y OCR

Informe de responsabilidad actual
Informe de análisis de excepciones
Proceso analítico clave
Panel de control web KPI
Informe de productividad
SAP BW extractores y cubos de información
Informe resumido

Análisis de Excepciones

Dashboard de KPI de informes
Vendor Invoice Management™ p a ra s o l u c o
i n es SAP
Da s h b o a rd d e KPI
Vol um en y m ont os Excepci ones Tiem po de pr ocesam ient o y apr obación
Mos tra r filtro Toda s la s c la s es de e xc e pc iones
Todas l as cl ases de excepci ones Excepci ón t asa l i br e

Nr o. de ocur r enci as Por cent aj e
Fi n de pr ocesam i ent o
Vendor Invoice Management™ para soluciones SAP De
Dashboard de KPI Par a
Exportar a Excel Ayuda Información O t r os

G r upo de códi go de em pr esa I ncongr uencia de aut .
Volumen y montos Excepciones Tiempo de procesamiento y aprobación Todo

Pr oblem a de insuf iciencia
I ncongr uencia en pedido de com pr a
Pr oblem a de cum plim ient o
Todas las facturas por canal

Canal
Mostrar filtro Todo
Facturas por canal Montos de factura por canal Aplicar f ilt r o
Nr o. de factur as EUR Año 2012 Año 2012
M ost r ar cat egor í a Fact ur as con pedido de com pr a/ sin pedido
Pr obl em a de cum pl i m i ent o Por cent aj e de excepci ón de t asa l i br e por f act ur as

Nr o. de ocur r enci as con pedi do de com pr a/ si n pedi do
Fact ur a con pedido de com pr a

Fact ur as sin pedido
Fact ur as no clasif icadas
En tra d a d e d o c. e n ICC En tra d a d e d o c. e n ICC
En tra d a d e d o c. d es de OAWD En tra d a d e d o c. d es de OAWD

Fin de pr ocesam iento
En tra d a d e d o c. p ara EDI En tra d a d e d o c. p ara EDI
De
Año 2012 Año 2012
Para
Co p y ri g ht 1 99 5 – 20 12 by Op en Text Cor
Gr upo de código de em pr esa

Vendor Invoice Management™ p a ra s o l u c o
i n es SAP
Todo Da s h b o a rd d e KPI
Año 2012 Año 2012
Vol um en y m ont os Excepciones Ti em po de pr ocesam i ent o y apr obación
Canal Mostrar categoría Facturas con pedido de compra/sin pedido

Mos tra r filtro Tie m po de proc e s am ie nto y aproba ción de toda s la s fa ctura s
Todo Di st r i buci ón de t i em po de pr ocesam i ent o Di st r i buci ón de t i em po de apr obaci ón

Fi n de pr ocesam i ent o Nr o. de f act ur as Nr o. de f act ur as
Facturas con pedido de compra/sin pedido Montos de facturas con pedido de compra/sin pedido
Nr o. de factur as EUR De
Par a
Aplicar filtro
G r upo de códi go de em pr esa Ret r asado: ent r e 16 y 999 dí as
Acept able: ent r e 6 y 15 dí as
Todo
Punt ual: ent r e 0 y 5 dí as
Canal
Todo
Aplicar f ilt r o
Fa c tu ra c o n pe d d
i o d e c o mp ra Fa c tu ra c o n pe d d
i o d e c o mp ra
Año 2012 Año 2012
Fa c tu ra s s i n p ed i do Fa c tu ra s s i n p ed i do
M ost r ar cat egor í a Fact ur as con pedido de com pr a/ sin pedido
Fa c tu ra s n o cl as i if c ad as Fa c tu ra s n o cl as i if c ad as
Pr ocesam i ent o r et r asado Apr obaci ón r et r asada
KPI: resumen y análisis de tendencias

Nr o. de f act ur as Nr o. de f act ur as
Fact ur a con pedido de com pr a
Simple y significativo
Fact ur as sin pedido
Fact ur as no clasif icadas
Varias dimensiones
Año 2012 Año 2012
Acceso a través de navegador web

Año 2012 Año 2012
Copyright 1995 – 2012 by Open Text Corporation. Todos los derechos reservados
Co p y ri g ht 1 99 5 – 20 12 by Op en Text

Mapeo de Version de SAP con Version de IM
• Hoy: Fin de mantenimiento abril 2021

SAP ERP • Futuro: Nueva versión de VIM para SAP EPR en
and SAP S/4HANA VIM 7.5 2019 y / o extensión de 7.5 Fin de mantenimiento
1511 para cubrir el soporte hasta 2025
• Liberado en octubre de 2017

SAP S/4HANA • Modo clásico - Compatible con VIM 7.5
1610, 1709, … VIM 16.3 • Modo simple - procesamiento de facturas
simplificado
• Co-desarrollo con SAP

SAP S/4HANA
S4Cip • Incluido en SAP S / 4HANA public loud 1705
SAP S/4HANA Cloud for invoice • Lanzado en julio de 2017
cloud processing by OpenText • Actualizaciones trimestrales después del
ciclo de lanzamiento de SAP

Agenda
Entelgy
Preguntas

Funcionalidades y beneficios
Funcionalidades Beneficios
La visibilidad de datos de factura de Envía automáticamente las facturas a la

extremo a extremo persona adecuada para la resolución, la
ayuda a optimizar el cumplimiento aprobación y el pago
normativo
Las partes interesadas pueden acceder
La gestión de facturas automatizado rápidamente a la información adecuada de
ayuda a reemplazar procesos la factura
manuales proclives al error
Se integra con la red de Ariba para la
Ayuda a la organización a gestionar comunicación con proveedores
actividades de gran volumen y
reduce el costo por factura Transforma la gestión de facturas en un
negocio impulsado por las personas
Habilita una programación de pagos
óptima
20-50 % menos de costos por factura conciliada*

*SAP Benchmarking

Beneficios
Implementación rápida
Totalmente integrado, fácil de aprender
Una única fuente de soporte
Conjunto enorme de reglas, roles y acciones de negocio
integrados
Procesos de excepción predefinidos aseguran la división de
tareas
Trazabilidad para la auditoría completa de extremo a
extremo
Cuentas por pagar a cargo para lograr la excelencia de
proceso
El estándar de SAP: evolución y simplificación continuas
Menos riesgo de obsolescencia de proveedor

SAP Invoice Management by OpenText puntos clave
Está totalmente alineado con la estrategia de SAP: SAP Ariba, SAP S / 4HANA Finance, SAP S / 4HANA,
móvil, nube, tickets de soporte y correcciones ABAP a través del mercado de SAP
Está estrechamente integrado con SAP ERP: SAP Screens, SAP Fiori Screens, SAP Workflow, BAPIs,
informes, SAP BW, ABAP BADIs, SAP Shared Services Framework, ...
Se adapta muy bien a las implementaciones globales y centros de servicios compartidos:

personalización flexible, tipos de documentos globales versus locales, soporte para el Marco de Servicios
Compartidos de SAP, soporte multisistema, soporte para ciertos aspectos de tipos de facturas locales como
NFE, ZUGFeRD y otros, ...
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Sap Invoice Management by Opentext (Vim) : Carlos de Los Santos - Director Ecm Entelgy Latam Abril, 2020

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SAP Invoice Management by OpenText (VIM)

Carlos de los Santos | Director ECM Entelgy Latam

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+250 Clientes en 17 países

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Finanzas y Compras Estrategia y Operaciones

Líneas de negocio Socios de negocio

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Reducir los procesos manuales, mediante 43%

Mejorar la capacidad de administrar / ver los gastos en 38%

Mejorar la visibilidad del gasto actual y esperado en 35%

Implementar y / o mejorar las herramientas móviles y 40%

Reducir el uso por parte de los empleados de 28%

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Optimizar el procesamiento de facturas y liberar recursos

1 Reducir costos con la transmisión de documentos electrónicos

Colaboración optimizada con socios y proveedores para

Resolver problemas de flujo de caja y mejorar del programa

Utilizar de modo eficiente el capital circulante con descuentos

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Recibo y Captura Consultas y Excepciones Cotejo y Aprobaciones Descuentos y Pagos

Alto costo de Demasiadas Falta de Falta de

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1 2 4 Como gestiono el proceso critico

EBPP - Estructura Organizativa

Solución de Archivado seguro y a largo plazo

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Yes manual Matching

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Insight & Control

< /> Verify and Exception

Electronic Data mapping Validate data Comment Post invoices

Scanning Trigger workflows Return to vendor Archive audit trail

Inquiry Archiving OCR

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Insight & Control

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Electronic Data mapping Validate data Comment Post invoices

Scanning Trigger workflows Return to vendor Archive audit trail

Inquiry Archiving OCR

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Reciba facturas electronicas XML

XML es el estándar para la facturación electrónica

Sin procesos complejos Solución simple

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Elimine el papel lo antes posible Escanear

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Fecha: 21 ene, 2016

Interpretación: Fecha: 21 ene 2016 21012016

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Insight & Control

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Electronic Data mapping Validate data Comment Post invoices

Scanning Trigger workflows Return to vendor Archive audit trail

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