MINISTERIO!DE DEFENSA NACIONAL MINISTERIO DE DEFENSA, POLICIA NAC|ONAL, POLICA NACIONAL Ki ‘TODOS PORUN REA DE CONTROL INTERNO NUEVOPAIS. | Unita: 290. Rereime tccost | Ragleade Ne No. $-2018- 0031 1 8 /ARCOI—GRAUD—29.3 oe Bogota 0.0, 29 ACO‘ 2018 Mayor General JOSE ANGEL MENDOZA GUZMAN Subdirector General Policia Nacional Carrera 59 26-21 CAN, 4% piso Bogoté D.C. Je Hora: £0233 ‘Asunto: informe ejecutivo de auditorfa Respetuosamente me permito enviar a mi General, e informe ejecutivo de la auditorfa intema especitica a las dependencias encargadas de la asignacién y distribucién de las granadas de fabricacién nacional, realizada en el periodo comprendido del 16/07/2018 al 20/07/2018, donde se evidencié un (01) hallazgo de nivet operacional, OPORTUNIDADES DE MEJORA Unidades | Total Visitadas | Auditoros it Audltoria |_HALLAZGOS CONCLUSIONES | RECOMENDACIONES 280 ofa 28 CONCLUSIONES JBIRESCION ADMNSTRATIVAY FINANCIERA + La unidad est aplicando los lineamientos establecidos en el Modelo de Administracién de Recursos Logisticos y Financieros; para el desarrollo de las actividades relacionadas con el despliegue de! proceso de logistica y abastecimiento en lo retacionado con el control y distribuci6n de granadas por parte del grupo de armamento de la DIRAF. +#1Se observé que la Direccién Administrativa y Financiera modiante el instructivo 017 DIPON-DIRAF de fecha.21-05-2018, da a conocer una serie de pardmetros que se deben tener en cuenta para el saimacenamiento, dotacién, uso y control del material de explosivo de la Policia Nacional, mediante la ‘oual-estable que las unidades bajo’ la coordinacién con los técnicos en explosives debe realizar ia verificacion fisica, dando Importancia a las granadas de fragmentacién IM26 constatando ndmeros de lotes, afio-de fabricacién, estado de conservacién y cantidades relacionadas en los inventarios SAP SILOG, con el fin de evaluar si son aptos 0 no para su uso en instruccién o serviclo: y de acuerdo alo anteriot se adopten las medidas necesarias y se apliquen los procedimientos correspondientes {garantizando la integridad de los funcionarios al contar én sus unidades con aste tipo de componente dé armamento; de igual manera, se observé orden de servicios No. 035 PLANE DIRAF de fecha 16-07- 2018, en donde se dan jinstrucciones para la verificacién, clasificacién, destruccién y control de las granadas fragmentacién IM26 y el material de expiosivo en servicio, situaclén que refleja el trabajo que ‘se’ viene adelantando en las unidades policiales, por las debilidades identificadas con este tipo de material, disponiendo una serie de acciones enfocadas a disminuir los riesgos inherentes que se ;puedan’preseitar por la naturaleza de| material explosivo. Pagha 1 do2 ‘Aprobacién: 27/05/2017 ith ic retina+ Evaluados los controles para la administracién del componente de armiamento ertel: grupo de armamento de la DIRAF, a través de los sistema de informacién pera la gestlén de elemefiigs del ‘Servicio policial SIGES y sistema de informacién adoptado por el sector defensa *SILOG" se’ pudo evidenclar mediante la revista fisica el 100% de las granadas en bodega que ‘corresponde ‘a la informacién que se registra en los aplicativos en cantidades y descripcién de los,jotes, asi G8 granadas 60MM (ote 19/2009); 1148 granadas 40MM (lote IMC 030-15, 031-15, 092-18) y'69 granadas de Fragmentactén (lote 0282014) para un total de 1255. + Se verified de forma selectva y aleatoria la dlatribucién de las granaidas a las unidades dol pais on la ejecucién del contrato Interadministraive -MND-CGFM-EJC-ARC-PONAL de 09/10/2016; donde se evidencia un adecuado control y coherencia de cantidades asignadas y distibuides, oruzando la informacién del aplicativo SAP SILOP, asf: Lote IMC-029-15: 271 granadas (66-en METIB, 68 en ECSAN, 117 en ESINC, 03 reemplazaron por INDUMIL; 01 en ESSUM y.18.s¢ entregarch al Brea logistica de DIRAF ARLOG para pruebas de funcionamiento). Lote IMC-030-18: 193 granadas (10 on ESCER, 102 en ESSUM, 47 en MEMAZ y 34 en DIRAF ARLOG), observandose a través del sistema las salidas al gasto por consumo en practicas y las cantidades de saldos existentes en los inventarios de los almacenes de cada centro de costo asighado. : sites i + La bodega de armamento del grupo de la DIRAF cumple de forma adecuada las medidas de seguridad en el almacenamiento del material de armamento (granadas); asi mismo, su sistema de séguridad deja, prever los’ controles y-su funcionamiento que se disponen a través del sistema integrado de video cémaras y controles de acceso bioméiricos. DIRECCION ANTINARCOTICOS + Se evalué el control y cumplimiento de los procedimientos, manuales e instructivos asociados con él proceso de Logistica y Abastecimiento, realizados in situ; Almacén de Armamento de la Direccién de Antinaresticos, las Companias de Operaciones *Nelva y Villavicencio” y Compafiia JUNGLA de Facatativa, observando que se vienen cumpliendo las politicas de administracién de armamento (granadas), lo que permite astablecer que existe una supervisin,y buen uso de elementos que son asignados para el servicio en las Compaiias de Antinarcéticos. + Evaluada la efectividad de las actividades realizadas por el responsable del almacén de armamento, err relacién a la recepcién, control cuantitativo y cualitativo, almacenamiento, transporte, sistematizacién y distribucién del componente de armamento (granadas),. se. observé que. se. vienen gestionando de acuerdo a las normas establecidas para e| debido control en la administracién y uso de fos elementos que son asignados para el servicio. Send * ‘De acuerdo a Jo, obseryado en el comité de armamento de fecha. 26 de junio de 2018; se pudo establecer que fueron generados compromisos en relacién a la rotacién, seleccién, evaluacién y destruccién del material de explosivos con el fin de dar cumplimiento al instructivo nero 017 DIPON- DIRAF del 21 de mayo de 2018 “Instrucciones para el almacenamiento, dotacién, uso.y.control del material explosivo en la Policia Nacional’. Asimismo, la unidad.cuenta con un plan-de-trabajo de actualizacién del consumo de granadas, en los sistemas de informacién SAP y.SIGES, lo que per Identifiear controles para la gestién y administracién del components de armamento.. be += Verificado el cumplimiento y aplicacién de los controles de Identificacién y. seguimiento :en:los lotes, clases de valoracién, fabricacién, estado y funcionamiento, se observS.que san tenidos,en.cuenta las directrices y procedimientos establecidos por la Institucion, Sin embargo, y come beneficio deyauditoria, el administrador del sistema SAP realiz6 correccién frente a la determinacién del nimero detlote de las granadas 40 mm de fabricacién nacional, con el fin de asegurar que la identificacién del lote sea fa que ‘se encuentra fisicamente en los elementos. + Se observé que ol aimacenista de armamento ejerce control tisico, administrative y contable sobre el material de armamento, apoyado de los sistemas de informacién “SIGES y.SAP". Asimismo, en los comités de armamento del primer semestre de la vigencla 2018, se dio cumplimiento a la.divuigacién y 1D8—0F- 0001 Pigina 2005 ‘Aprobactée: 2710/2017 Versacomunicacién de las medidas de seguridad en el almacenamiento y transporte de material de armament en todas las unidades operativas, La infraestructura con la que cuenta la Direcclin de Antinarcéticos para el almacenamiento de larmamento, granadas y municiones son adecuadds, teniendo en cuenla la ubicacién, seguridad y ‘espacio, permitiendo la administracién, fiscalizacién y'conservacién, Esta infraestructura se encuentra en la Compafifa vungla de Facatativ + Evaluados los riesgos identificados para la custodia y control de la municién y granadas de la Direccién de Antinarcéticos, se observé que se vienen gestionando de acuerdo a los controles establecidos en os manuales e instructivas, lo que permite mitigar los riesgos identificados, y que se puedan establecer las actividades preventivas para la custodia y control de los elementos, ‘Se vienen aplicando de manera adecuada y acorde [as normas que establece el “Sistema de Gestién de Seguridad de la Informacién para la Policia Nacional’, lo que permite que dia a dia mejore en sus ‘condiciones de seguridad de informacién e infraestructura del Sistema. POLICIA METROPOLITANA DE CARTAGENA * Evaluada la ejecucién, control, gestién de la asignacién y distribucién de las granadas de fabricacién nacional en fa Policfa’ Metropolitana de Cartagena, son conformes a los requisitos establecidos por Parte de la Direcoién Administrativa y Financiera; no obstante, es necesario continuar realizando las acciones de verificacién del estado de este material de Guerra, + Las acclones correctivas,:preventivas y de mejora vigentes en la unidad se encuentran en un estado de avance, se viene desarrollando Planes de Trabajé con el fin de garantizar la mejora centinua para la unidad y estos se encuentran debidamente soportados para evidenciar su cumplimiento, + Verificada a administracién de los blenes y servicios de! componente de armamento en ta Policfa Metropolitana de Cartagena, es conforme al procedimiento de almacenamiento, salida definitva y supervisiin del buen uso. ‘+ Revisada Ia informacién de las actividades de control cuantitativo, esta se halla debidamente actualizada y soportada en fos sistemas de informacién, teniendo en cuenta que a la fecha quien administra este tipo de material de guerra es ol DEBOL y se halla centralizada la informacién por parte de la MECAR, a través de ia administracién de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestién SAP SILOG, + La unidad viene cumpliendo con los controles asociados a los lotes, unidad de distribucién, estado y funcionamiento, teniendo en cuenta que a la fecha reposan un total de (729) granadas de 40mm en SILOG, y después do la valoracién por el experto en explosives (504) granadas de 40mm fueron ‘ecopiladas por parte del almacén de armamento de la Metropolitana de Cartagena para iniciar su proceso de baja (Destructién por obsolescencfa). ++ Las instalaciones destinadas para el almacenamiento de armamento.y municiones, estén ubicadas de mariera estratégica y permiten optimizar ia administracién, fiscalizacién y conservacion del material. Se Glimple con la administracién de los riesgos identificados, pero en algunos casos no se mide adecuadamente la efectividad de la gestién y aspectos por mejorar trimestral y anualmente. DEPARTAMENTO DE POLICIA CAUCA ++ Las actividades de los procedimientos, manuales e instructivos asociados con el proceso dé logistico y abastecimiento, enfocados al componente de armamento (granadas) se cumplen y se controlan debidamente. 308-0F- 0901 Pagina 8 ces ‘Aprobacién: 27/09/2017 veR3+ La administracién de los bienes y servicios, desde su ingreso, pasando por el procedimiento de ‘almacenamiento, salida definitiva y supervisién del buen uso al componente de afmamento (granadas) es razonable. ; + La administyacién de! componente de armamento a través de los diferentes aplicativos ullizadd's como lo son Sistema de linformacién para la Gostién de Elementos del Servicio Polical SIGES y’sistema de informacién adoptado por el sector defensa para la administracién de fos recursos disponibles en el desarrollo de su gestién “SILOG" SAP SILOG no es razonable, de’ acuerdo a la falta de actualizacién de estos aplicativos. * Los ‘controles de identificacién y ‘seguimiento (lotes, clases de valoracién, fabricacién,” estado, funcionamiento, entre otros), teniendo en cuentd las directrices y procedimientos establecidds por la Institucién; al igual, que las expedidas por el Ministerio de Deferisa Nacional, se cumpleny se. aplican adecuadamente. + El almacenistas de armamento ejerce control fisico, administrative y contable, sobre el total det material a Su cargo; asimismo, el comité de armamento esté verificando el cumplimlento de'ias medidas de seguridad en el almacenamiento y transporte de material de armamento. 3. + Las instalaciones destinadas para of almacenamiento de armamento y muni manera estratégica para opti jones, estén ubicadas de ar la administracién, fiscalizacién y conservacién del material: + Los rlesgos Identificados y las acciones implementadas para mitigarlos permiten una‘adecuada gestién de los procedimientos. + La Resolucién 08310 de 28 dic 2016 “Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestién de Seguridad. de la Informacién para la Policia Nacional" se aplica déndole cumplimiento a los lineamientos establecidos. RECOMENDACIONES DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. *\Veriicar ef cumplimiento efectivo tanto-de la orden de servicios No 035 PLANE DIRAF-de fecha 16/07/2018 como del instructivo No 017: DIPON DIRAF de fecha 21/08/2018, a fin de-hacer una depuracién de las granadas y material explosive que no.cuentan con un sistema de’ identiicacion idénea (lotes y fechas), que carezcan de las condiciones técnicas adgouadas y que el peritaje por parte dol experto técnico, permitan realizar el trémite administrativo para las bajas corespondientes, garantizando su estado.real y la trazabilidad de los lotes (en sistemas de informacién y fisico), +A través del grupo de armamento DIRAF se debe liderar para que las unidades efection una revision el eédigo del lote que registra en el, SAP para cada elemento explosivo, a fin.de identiicar cuales tionen un némero generado por el sistema SAP que no corresponde. al o6digo del lote de las granadas ylo explosivos que se asignaron en cada remesa por parte del grupo de armamento de la DIRAF (Nota: Para realizar la entrada al almacén.de un elemento de consumo en el aplicativo SAP el almacerista 0 el usuario del sistema debe veriicarfisicamente el documento.e ingresar manualmente-el nmero de lote del elemento, para seguir con la trazabilidad del mismo, de no realizar este procedimiento el sistema autométicamente le asigna. un nimero de forma alcatoria. Para corregir esta. novedad el almacenista debe ubicar la remesa de salida de bienes de la unidad con que realizé la entcega de los elementos y al realizar la salida a mano se puede corregrellte camblado por ero; afin de que se registren con el cédigo de fote que corrasponde. 308-0F ~ 0001 Pagina 4 des 5 ‘Aprobacttn: 27/08/2017 VERSDIRECCION ANTINARCOTICOS + Fortalecer los controles en las instalaciones del Almacén de Armamento y las diferentes Compafias de Operaciones de la Direceién de Antinarcéticos, frente a la comunicacién, custodia y seguridad de los elementos de armamento (granadas y municién) que alli se encuentran, que permita asegurar que el personal que transita y tiene acceso a las instalaciones, conozea el plan de emergencia, rutas de evacuacién y trénsito por las vias del complejo, asi como los riesgos a los cuales se encuentran expuestos una vez Ingrasan a las instalaciones. Es importante contar con la totalidad de sefializacién y demarcacién de los lugares donde se encuentran almacenados ios elementos de arhamento, POLICIA METROPOLITANA DE CARTAGENA + Asegurar que total de las (504) granadas de 40mm as cuales fueron recopilacas’por parte del almacén de armamento de la Metropolitana de Cartagena para iniciar su proceso de baja (Destruccién por obsolescencia), se realice acorde a los lineamientos establecidos para tal fin, dejando los respectivos registros, DEPARTAMENTO DE POLICIA CAUCA + Es necesario mantener:‘los protocolos de seguridad para la manipulacién de explosivos en el Departamento de Policia del Cauca y asi continuar mitigando riesgos de cualquier indole en la salud humana y el ambiente. Asimismo, fos expertos en manipulacién de explosives deben socializar la ‘manera de utlizar elementos de proteccién personal conforme a la actividad que se esté efectuando. + Es recomendable que en las nuevas instalaciones del Departamento de Poliofa Cauca cuenten con un espacio adecuado para el almacenamiento de explosives y permita optimizar la conservacién y seguridad del material cumpliendo con las caracteristicas y parametros establecidos en la Resolucién No. 04935 de 12/12/2013 "Por la cual se expide el Manual Logistico de la Policia Nacional. ‘Atentamente, a Coronel JOSE MIGUEL CORREA HERNANDEZ Jefe Area de Control Internio ite, Garrera 59 No. 25:21 GAN Bogots, “oléfonos: 5159138 ‘areo.sopri@potla.gov.co Worm poicia.gov.co AL. 408-0F- 0001 Pagina 5 dos Aprobaclén: 2710372017 ver