Universidad Central Del

Este
Trabajo De:
Grupos y convenciones
Tema:
Dirección y mercadeo de eventos

Sustentantes Matriculas
Dahiana Jinette Senclaire 85024
América Cambero Zayas 84759
Loraine peña Brown 85051
Katherine Sánchez 84587
Lidia Natacha Lora 84824

Profesor:
Dr. Raymon Anthony Polanco Mejía
 Este trabajo es una síntesis acerca de la dirección y el mercadeo de eventos
en la industria turística, El desarrollo de una actividad artística, de recreación o
de otra índole debe preverse integralmente. Más allá de las motivaciones del
evento, hay una meticulosa logística que debe estar por detrás de cada detalle.
Con una dirección dedicada para logar alcanzar las expectativas del cliente y
los colaboradores y el mercadeo de las actividades es un detalle también muy
importante.
EVENTOS
Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa
acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata
de un suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.

Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en

particular.En tanto los eventos sociales y populares tienen como método la
diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la
negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.

Para que exista un evento es necesario reunir gente en un luger determinado,

con un fin y que exista vinculación entre las partes.

Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares,
gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación,
ambientación, entre otros.

EL MERCADO DE EVENTOS está constituido por PROVEEDORES DE

SERVICIOS PARA EVENTOS (salones, organizadores de eventos,
gastronomía, etc) que conforman la OFERTA y por CLIENTES o
CONTRATANTES DE EVENTOS (particulares, empresas, instituciones,
profesionales,etc) que definen la DEMANDA.

CLASIFICACION

Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro,

medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en
espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o
temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos,
entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.

DIRECCION Y MERCADEO DE EVENTOS Y ESPECTACULOS

 
La gestión y la organización de eventos es una actividad económica singular en
nuestro país, inmersa en una etapa de gran crecimiento cuantitativo y
cualitativo.
El desarrollo de una actividad artística, de recreación o de otra índole debe
preverse integralmente. Más allá de las motivaciones del evento, hay una
meticulosa logística que debe estar por detrás de cada detalle.

La planificación, organización y ejecución de

un evento es el trabajo de muchas
empresas de producción que han decidido
dedicarse a este sector teniendo en cuenta
que resulta ser el negocio más rentable de
todos. Pero es importante destacar el hecho de que detrás de toda esa
planificación, existe un trabajo de dirección y producción de eventos que es
verdaderamente asombroso.

De todas maneras para que podamos entender que significan ambos términos,
es importante que señalemos el hecho de que en el caso de la producción, el
trabajo es mucho más arduo, a pesar de que la dirección y producción de
eventos van siempre de la mano.

En primer lugar debemos decir que la producción está destinada a todos

aquellos trabajos técnicos y de planificación según el tipo de evento del que
estemos hablando. Por ejemplo, si nos referimos a un congreso, entonces el
equipo de personas que trabaje sobre la producción tendrá que estar pendiente
de que todo el lugar sea apto para llevarlo a cabo, que todos los equipos
electrónicos y técnicos que se empleen en el mismo funcionen a la perfección y
que estén ajustados según la necesidad de las personas que participaran de él.

Además de que también se deben preocupar por todos los detalles extra al
evento en sí, es decir, por ejemplo, si se va a ofrecer algún tipo de catering o
entretenimiento para los incitados o bien, si se utilizarán folletos ilustrativos
acerca del contenido que posea dicho evento. La dirección y producción de
eventos suelen ser dos componentes que se complementan entre sí la que una
producción necesita ser dirigida, por eso podemos decir que cuando hablamos
de dirección de eventos nos estamos refiriendo básicamente a la supervizacion
de la organización y la ejecución de un evento.

La dirección está encargada de controlar

que todo lo que se establece en los planes
de organización y todas aquellas áreas de
producción sean correctamente
ejecutadas, señalando los errores que se
deben corregir para que el evento tenga
éxito. De todas maneras es importante
tener en cuenta que más allá de que el
trabajo principal de la dirección de eventos
sea el de supervisar el trabajo de la
producción, de todos modos los directores también pueden participar sobre la
planificación, ya que lógicamente y como dijimos anteriormente la dirección y
producción de eventos deben trabajar en conjunto.
 Por otro lado también debemos decir
que la mayoría de las empresas
productoras de eventos poseen su staff
de empleados divididos en la parte de
la dirección y la producción de eventos
ya de esta manera se puede mantener
un orden mayor, algo que sin lugar a
dudas ayuda mucho a la organización
del evento. Por esto también es que
resulta mucho más conveniente contratar una empresa de este tipo, a contratar
profesionales independientes, ya que si bien no podemos decir que una cosa
es mejor que la otra, si podemos decir que las empresas son mucho más
organizadas en cuanto a la planificación de un evento teniendo en cuenta que
tienen personas que se encargan específicamente en cada área y no que se
trata de dos o tres personas que se encargan se cubrir todo los detalles de un
evento.

La importancia de la dirección y producción de eventos

Como dijimos anteriormente, la dirección y producción de eventos trabajan de

la mano, ya que una depende de la otra para que una empresa productora
pueda lograr el éxito que se espera de un evento, y justamente por ello es
fundamental que se preste especial atención en cada uno de los detalles en la
dirección de un evento y en la producción del mismo. De esta manera podemos
decir que ninguna empresa que se dedique a la organización de eventos puede
prescindir de la dirección y producción de los mismos por la simple razón de
que de estas dos áreas depende enteramente el evento en sí. No obstante
muchas empresas suelen ser bastante desorganizadas, especialmente
aquellas que recién están comenzando a moverse en el ambiente de la
organización, por ellos siempre es mejor averiguar de qué manera trabajan
para que de esta manera podamos informarnos si realmente se trata de una
empresa que nos conviene para nuestro evento.

Mercadeo y Promoción de eventos

Si los clientes no saben que cierta empresa participara en una feria, es difícil
esperar que busquen su stand durante su asistencia. Los pocos días que
permanece abierta una feria representan solo una tercera parte del proceso
total de ventas en las exposición. Las otras dos están constituidas por la
planificación previa y el seguimiento posterior. La publicidad y la promoción son
partes integrales de este proceso y su utilización antes y durante la exposición
suele determinar el éxito o fracaso en la participación.
Como parte del proceso de planificación de la participación de la empresa en la
feria, la publicidad y promoción están íntimamente ligados a los objetivos
previamente definidos. Los esfuerzos promocionales son un factor importante
en lo que respecta a la definición del presupuesto, si se toma en cuenta que
generalmente suman uno de los porcentajes más altos en lo que al rubro de
gastos se refiere.
El papel de la publicidad previa y durante la exposición está relacionado
principalmente al aspecto de la imagen y notoriedad tanto de la empresa como
el producto o servicio que exhibe. Involucra todas las tareas de producción y
procesamiento de elementos gráficos y audiovisuales que formaran parte del
mensaje creativo definido para cumplir con los objetivos de comunicación hacia
el público objetivo: afiches, carteles, correo directo y piezas para radio y
televisión. Esto incluye también los elementos utilizados en el diseño y montaje
del stand y que acompañan y realzan el posicionamiento del producto.
Tomando en cuenta que el stand, además de servir como lugar de exhibición,
constituye el principal punto de venta durante el evento, la promoción de ventas
tiene sus propios medios para lograr sus objetivos y funciones: los elementos
promocionales, y entre los más utilizados están:
-Demostraciones: del producto o servicio, por parte del promotor de ventas.
-Muestras gratuitas
-Regalos: artículos promocionales, lápices, encendedores, calcomanías.
-Concursos y promociones: descuentos, ofertas, premios sujetos a compras o
rifas.
-Cupones: que pueden ser utilizados posteriormente a la feria por el comprador
como compensación por su asistencia.
-Exhibiciones de mostrador y punto de venta.
Siempre que los elementos promocionales y publicitarios utilizados por los
expositores generalmente son similares, su impacto en el público estriba en la
innovación del diseño y presentación de los mismos.

Los eventos como estrategia de mercadeo

Son una estrategia de mercadeo muy efectiva, siempre y cuando se hagan por
lo alto.

Las empresas usualmente utilizan los eventos como estrategia de mercadeo

para lanzar productos nuevos, relanzar productos que no han tenido mucha
acogida o para realizar eventos promocionales, como conciertos, conectando
así emocionalmente a un público con una marca. Pero si no lo hacen bien, el
resultado puede terminar lesionando gravemente la imagen de la marca y de la
compañía.

Los expertos hacen énfasis en que los eventos son únicos e irrepetibles, por lo
que se debe pensar en todos los detalles. "Un evento es una oportunidad única
para generar una experiencia memorable", agencia especializada en
activaciones de marca, promociones, eventos y relaciones públicas. Es por
esto que la preproducción es tan importante porque allí se determina qué se
necesita, para qué se necesita y quién la necesita y de esta manera se pueden
desarrollar aquellas actividades que permitan proyectar un mensaje claro que
la gente se va a llevar a su casa para siempre. 
Un evento le da muy buena imagen a una empresa, da la opción de respirar
marca y ayuda a congregar en un mismo espacio un grupo de interés
específico. Sin embargo, hacerlo bien es muy difícil, por lo que, si no se tienen
los recursos para hacerlo por lo alto, es mejor no acudir a ellos, ya que todo lo
que pase en el evento será el reflejo de lo que es la marca. "Si se pone un
equipo deficiente en iluminación o sonido, la marca se va a presentar como
deficiente. El evento tiene la ventaja de reflejar una marca como poderosa
frente a la competencia o la desventaja de que la marca se vea inferior por no
hacer una buena inversión", señala. 

Los errores 

Es importante no caer en los errores tradicionales a la hora de realizarlos.

Edgar Blanco, coordinador académico de la especialización en organización
integral de eventos de la Universidad Externado de Colombia, explica que la
gente piensa que organizar eventos es solamente la parte logística, cuando lo
primero que se debe pensar es en cómo lograr que se cumplan los objetivos de
un evento, y es en este punto donde las empresas muchas veces fallan. 

En este sentido, las empresas deben entender que se requiere cumplir

objetivos claros y tener un retorno medible, como la satisfacción de sus
asistentes o la proyección de la buena imagen de la marca. Si se cumplen
estos requisitos, el evento será una inversión. Pero si esto no sucede, será un
gasto, porque la gente podría salir hablando mal de la marca, que es lo peor
que podría pasar, explica Blanco.

Conocedores del tema, afirman que para muchas empresas los eventos
consisten en mandar una invitación, hacer un telemercadeo, esperar a que la
gente llegue al evento, darle unos aperitivos, presentar cualquier tipo de acción
lúdica y darle al final un regalo a los asistentes. "Este es un esquema que no
funciona. Hay que romper esquemas y hay que sentarse a generar eventos que
comuniquen marca. No hay que hacer un evento porque sí", señala.
Algunos designan que No se trata de hacer un evento por hacerlo, se trata de
robarle por unas horas el corazón a los asistentes, humanizar la marca, oír de
manera más cercana sus necesidades y conocer mejor los usuarios.

Otro error muy frecuente es que las empresas quieren abarcar demasiado al
organizar una de estas actividades. Se debe tener muy claro qué personas se
quieren invitar.
Entonces, si el evento está dirigido a arquitectos o médicos, no se debe invitar
a personalidades que no tienen nada que ver con el medio, porque el evento
debe generar un lazo entre la marca y los asistentes para que todos se sientan
a gusto.
Medir el impacto 

Es difícil pero se puede. Cuando se realiza un evento hay que tener en cuenta
que siempre se deben definir indicadores de gestión para saber si los objetivos
que se plantearon se cumplieron o no. Pero como muchas empresas
consideran los eventos como un gasto, no caen en cuenta de que tienen que
medir su retorno, indica Blanco, de la Universidad Externado. 
Hay indicadores cuantitativos, como invitados vs. asistentes y el presupuesto
vs. costos reales. Y otros cualitativos que se miden tomando los testimoniales
de cómo les pareció el show, cuál fue el mensaje que recibieron y cuál es su
impresión de la marca antes y después del evento, que se pueden obtener a
través de una cámara de video a la salida o a través de encuestas posteriores
por teléfono. 

El paso final de medir el retorno de los eventos es clave, ya que determinará la

efectividad y en torno a ella qué acciones puede tomar la compañía a favor de
su imagen. 

Por último hay que recordar que no siempre es oportuno hacer un evento. Eso
va a depender del momento por el que esté pasando el producto o servicio y si
los objetivos que se buscan sí se logran con un evento o con otras actividades
como una estrategia de relaciones públicas o una de freepress, o con activar la
marca en un punto específico donde esté el mercado objetivo, como una
universidad o un centro comercial. Todo esto genera ruido, no es tan costoso y,
según el caso, podría ser más efectivo. Para tomar la decisión, hay que tener
muy claros cuáles son los objetivos y cómo se va a medir su cumplimiento

Las ventas por Internet del sector hotelero han crecido enormemente en los

últimos dos años, pasando de representar 121,7 millones de euros en 2003 a
333,8 millones de euros en 2005. En la actualidad, y según el estudio, el 22%
de las empresas de más de 10 empleados encuestadas asegura haber
realizado ventas mediante comercio electrónico, lo que sitúa al sector a gran
distancia de la media nacional, que se sitúa en el 3,5%.
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción
de cualquier actividad dentro del hotel, lo cual necesita de una dirección que es
lo que plantea este trabajo. Esperando poder aportar a nuestros conocimientos
ya adquiridos con esta síntesis sobre la dirección y el mercadeo de eventos.