-G) Bank YQ Muamalat Memorandum Nomor (001/S/CHO-OPD-MEMO/vi2020 Kepada Seluruh Karyawan Bank Muamalat Indonesia Tembusan : BOC dan BOD Dari Incident Management Team Tanggal 27 Mei 2020/27 Ramadhan 1441 H Perihal Ketentuan Pelaksanaan Transisi menuju Operasional “The New Normal” dalam masa Pandemi Covid-19 di BMI Lampiran Ketentuan Pelaksanaan Transisi Operasional di BMI Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua dalam menjalankan aktivitas sehari-hari, Aamiin, Sesuai dengan hasil keputusan BOD meeting tanggal 19 Mei 2020 terkait masa tanggap darurat di ‘BMI yang berakhir pada tanggal 29 Mei 2020 dimana telah ditetapkan adanya masa Transisi menuju ‘operasional “The New Normal’, maka melalui memorandum ini disampaikan beberapa hal terkait dengan pengaturan Operasional di Bank Muamalat sebagai berikut. 1 Masa Transisi operasional di BMI menuju operasional "The New Norma?’ berlaku mulai pada tanggal 2 Juni 2020 dan akan dilakukan secara bertahap* yaitu: a. Tahap 1, mulai tanggal 2~ 30 Juni 2020 b. Tahap 2, mulai tanggal 1-31 Juli 2020 c._ Tahap 3, mulai tanggal 1 Agustus 2020 *disesuatkan mengikuti kondisi dan ketentuan dari pemerintah pusat dan daerah Ketentuan pada masa Transisi opera: sebagai berikut Pelaksanaan Protokol Kesehatan Pelaksanaan Protokol Karyawan Work form Office (WFO) dan Work from Home (WFH) Ketentuan Khusus Karyawan Work from Home (WFH) Ketentuan Pelaksanaan Split Operation dan bekerja di Lokasi Alternate Site Ketentuan Operasional terhadap Kantor Cabang Tutup Sementara Ketentuan Jam Kerja dan Jam Layanan Operasional Kantor Cabang Ketentuan Umum Lainnya ial “The New Normal” mengatur hal-hal yang ditetapkan, emmonsp Dengan diterbitkannya memorandum ini, maka pengaturan ketentuan/ kebijakan yang telah diterbitkan sebelumnya mengacu pada ketentuan terbaru pada memorandum ini, Demikian ketentuan ini disampaikan untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapakan terimakasih. Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. PT BANK MUAMALAT INDONESIA, Tbk LZ. Ra awalai “ J nda pratose Prakoso Operation Director Chief Huan Capital Officer slami | Modern | Professional Dipindai dengan CamScanner-G) Bank YQ Muamalat Lampiran — Ketentuan Pelaksanaan Transisi menuju Operasional “The New Normal’ di BMI A. Pelaksanaan Protokol Kesehatan Al Terhadap Karyawan & Nasabah Protokol Kesehatan wajib dilakukan oleh seluruh karyawan dan Nasabah selama berada di lingkungan kerja dan kantor bank. 2. Karyawan dan Nasabah wajib menggunakan masker dan secara rutin mencuct tangan dengan sabun dan air mengalir atau. hand sanitizer serta wajtb dilakukan pengukuran suhU tubuh, Jika hasil pengukuran suhu tubuh di atas 37.5°C maka tidak diperkenankan memasuki area kantor. 3. Karyawan dan Nasabah wajib menerapkan physical distancing dan tidak melakukan kerumunan selama melakukan aktivitas di area kantor Bank Muamalat. 4. Karyawan wajib menerapkan Perilaku Hidup Bersih dan Sehat (PHBS) dan selalu menjaga kondisi kesehatan dan imunitas dirt 5. Karyawan dianjurkan untuk membawa makanan sendiri dari rumah dan keperluan pribadi masing-masing serta menghindari penggunaan alat pribadi secara bersama seperti alat makan, minum dan alat sholat. 6. Karyawan yang sedang sakit dan/atau sedang kurang sehat tidak diperkenankan untuk bekerja dikantor. 7. Khusus di Muamalat Tower maka setiap Karyawan dan Nasabah yang akan memasuki gedung Muamalat Tower wajib melalui disinfektan chamber yang telah disediakan di lobby Muamalat Tower. 8. Petugas security dan tellerjuga diwajibkan menggunakan sarung tangan selama bekerja termasuk petugas kliring dan staf operation yang menangani dokumen dari luar/vendor. 9. Support medis dan Konsultasi dokter di It7 untuk karyawan di Muamalat Tower (MT) beroperasional normal selama jam kerja dan untuk karyawan di luar MT dapat menggunakan konsultasi_ melalui telemedicine, seperti. menghubungi halodoc, sehatpedia, gooddoctor, Call Center Covid-19 setempat dan saluran layanan kesehatan lainnya, AIL Tethadap Lingkungan Kerja 1. Seluruh karyawan atau petugas kebersihan diminta untuk selalu melakukan penerapan higiene dan sanitasi di ingkungan kerja 2. Penyemprotan disinfeksitisida dilakukan di Kantor Pusat dan Kantor Cabang secara teratur dan minimal 1 kali setiap minggu 3. Karyawan secara mandiri wajtb membersihkan meja kerja, PC/ Laptop, telepon secara rutin menggunakan cairan pembersih atau disinfectan. 4. Petugas kebersihan memastikan area yang sering disentuh banyak orang untuk dibersihkan secara rutin menggunakan pembersih atau disinfectan seperti area handle pintu, tombol lift, tombol mesin ATM, peralatan kantor, pantry dan di area banking hall 5. Menjaga sinar matahari masuk ruangan kerja secara optimal. Pemantauan_pelaksanaan protokol kesehatan wajib dilakukan oleh seluruh pimpinan unit kerja baik di Kantor Pusat dan Kantor Cabang (Head of L1, RH/ROSM dan BM/BOSM) dan melaporkan ke Tim BCM/HCBP jika terdapat karyawan yang memiliki gejala Covid-19. islami | Modern | Professional g Dipindai dengan CamScanner-G) Bank YQ Muamalat B. Pelaksanaan Protokol Karyawan Work form Office (WFO) dan Work from Home (WFH) 1. Pengaturan jumlah WFO dan WFH untuk karyawan di Kantor Pusat dilakukan oleh setiap pejabat L1 dan untuk karyawan di Kantor Cabang dikoordinasikan dengan Region Head. (RH) dan Regional Operasional Service Manager (ROSM) setempat. 2. Efektif mulai tanggal 2 Juni 2020 secara bertahap sampai 3 bulan kedepan karyawan mulai bekerja kembali di kantor dengan acuan maksimal jumlah karyawan WFO mengikuti ketentuan sebagai berikut: Jumlah Prosentase (%) Maksimal Fungst Kerja Karyawan WFO Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Kantor Critical Unit 60% 65% 70% Pusat _[Noncriticatunit | 25% 30% 50% Kantor Cabang/ Area 65% 70% 75% 3. Pengaturan terkait fungsi kerja Critical Unit mengacu pada ketetapan memorandum nomor 003/B/CHO-MEMO/II1/2020 perihal Keputusan BOD terkait Pencegahan Penyebaran Virus Covid-19, 4. Diupayakan adanya pergantian karyawan WFO dan WHF pada setiap unit kerja dan pengaturan jadwal atau periode bekerja minimal selama 1 (satu) minggu. 5. Seluruh karyawan wajib melakukan Seif Assessment Risiko Covid-19 sehari sebelum melakukan WFO melalui media yang disediakan oleh tim BCM dan HC. Hasil self assessment digunakan sebagai salah satu pertimbangan untuk menentukan karyawan tersebut bekerja secara WFO atau WFHL 6. Karyawan WFO diprioritaskan dengan kriteria sebagai berikut a. Kondisé karyawan dalam kedaan sehat (tidak sedang sakit flu, dernam atau batuk) dan tidak memiliki riwayat penyakit bawaan (seperti pneunomia, diabetes, ISPA) ». Akses karyawan menuju kantor tidak menggunakan kendaraan umum ¢. Pekerjaan yang memerlukan koordinasi dan penyelesaian di lokasi kantor 4. Hasil self assessment Risiko Covid-19 dengan hasil score Kategori Risiko Kecil atau Risiko Sedang 7. Khusus karyawan WFO yang berada di wilayah yang masih memberlakukan PSBB maka wajid untuk melengkapi Surat Tugas dan membawa ID Card serta membawa Kartu identitas dir 8. Surat tugas untuk karyawan di Kantor Pusat dibuat dan ditandatangani oleh pejabat Li nit kerja terkait dan untuk karyawan di Kantor Cabang dibuat dan ditandatangani oleh BOSM/ROSM atau BM/RH 9. Karyawan WFO wajib melakukan absensi pada MHP Desktop. 10. Pemberian fasilitas dan subsidi untuk karyawan WFO (seperti_makan siang, suplement/vitamin C, bantuan bagi karyawan/Keluarga yang tetkena Covid-19, subsidi parkir dan voucher grab) dihapuskan. 11, Karyawan pada fungsi kerja Critical Unit yang telah ditetapkan sebelumnya dapat melanjutkan bekerja (WFO) di alternate site yang telah ada sesuai arahan dari Head of L1 unit terkait 12. Seluruh karyawan WFO wajib menjalankan protokol kesehatan dan physical distancing secara ketat sesuai dengan pengaturan pada poin A slami | Modern | Professional Dipindai dengan CamScanner-G) Bank YQ Muamalat ¢. Ketentuan Khusus Karyawan Work from Home (WFH) 1. Karyawan WFH diprioritaskan dengan kriteria sebagai berikut: ‘a. Karyawati yang sedang hamil atau menyusut b. Karyawan memiliki akses terhadap sistem pendukung pekerjaan dan/atau device mmilik kantor dan pekerjaan dapat dilakukan secara remote ©. Dapat dipertimbangkan bagi karyawan dengan usia >50 Tahun dengan riwayat kondisi kesehatan yang kurang baik. 2. Karyawan WFH yang memerlukan pembukaan akses terhadap Office365 atau akses tethadap sistem perusahaan sebagai penunjang pekerjaan maka karyawan dapat mengajukan kepada tim IT dan wajib disetujui oleh Head of L1 unit terkait. 3. Karyawan WFH wajib melakukan absen dan disetujui oleh atasan melalui MHP Mobile. Karyawan WFH wajib memberikan respon setiap hal terkait pekerjaan maksimal 30 (tiga puluh) menit, apabita lebih dari respon lebih dari 30 (tiga puluh) menit maka karyawan tersebut wajib masuk kantor pada hari berikutnya, 5. Kewajiban atasan/pimpinan unit kerja terhadap karyawan WFH sebagai berikut: a. Memberikan tugas, target dan KPI secara jelas b. Memastikan produktifitas karyawan c, Melakukan monitoring atas pencapaian dan penyelesaian tugas yang diberikan secara tepat waktu. d. Memastikan bahwa dengan karyawan menjalankan WFH tidak mengganggu aktivitas dan operasional unitnya ataupun customer yang di supportayani. 6. Setiap Head of L1 bertanggung jawab melaporkan kepada Direktur Bidang terkait atas tim yang melakukan penugasan WFH secara berkala. D. Ketentuan Pelaksanaan Split Operation dan bekerja di Lokasi Alternate Site 1. Pelaksanaan split operation bagi critial unit dan penempatan karyawan bekerja di lokasi alternate site masih tetap dijalankan sesuai kondisi saat ini, 2. Kantor Cabang saat ini yang digunakan sebagai lokasi alternate site adalah sebagai berikut KCU Kalimalang KCU BSD KCU Bintaro KCU Bogor KCU Depok KCUBuaran 3. Lokasi alternate site akan diperluas secara bertahap dengan penambahan lokasi aiternate site lainnya dan kapasitas work station. 4, Penempatan terhadap lokast alternate site diprioritaskan bagi karyawan dengan lokasi tinggal terdekat ke lokasi alternate site yang akan ditentukan oleh Head of L1 di unit kerja terkait. 5. Pengaturan lebih lanjut terkait WFO di lokasi alternate site akan ditentukan kemudian pada memorandum terpisah seaese E. Ketentuan Operasional terhadap Kantor Cabang Tutup Sementara 1. Penutupan terhadap operasional Kantor Cabang yang tutup sementara pada saat ini tetap dilanjutkan, a slami | Modern | Professional Dipindai dengan CamScanner2 Bank Muamalat Operasional kantor yang sebelumnya tutup sementara dapat dilakukan pembukaan. operasional kembali secara bertahap nantinya berdasarkan kriteria, parameter dan pertimbangan yang disetujui oleh Board of Director (80D), Pengaturan terhadap pembukaan kembali operasional kantor dan kantor yang tetap ‘melanjutkan penutupan operasional sementara akan dilakukan oleh DNM dan OSC yang disampaikan kernudian melalui memorandum terpisah. F. Ketentuan Jam Kerja dan Layanan Operasional i. 2. Perubahan jam kerja diatur secara bertahap dengan ketentuan sebagai berikut: a, _Jam Kerja Karyawan WFO di kantor pusat dan cabang Tahap 1 Tahap 2 | Tgl. 2-30 Juni 2020 Mulai 1 Juli 2020 Pukul 09.00- 16.00 waktu setempat | Pukul 09.00- 17.00 waktu setempat atau sesuai dengan flexible working hour yang dipilih sebelumnya (khusus karyawan di kantor pusat). b. Karyawan WFH mulai pukul 08.00 ~ 17.00 waktu setempat atau sesuai flexible working hour yang dipilih sebelumnya. Jam layanan/ operasional kantor, yaitu pukul 09.00 ~ 15.00 waktu setempat, efektif berlaku sejak tanggal 2 Juni 2020. G. Ketentuan Umum Lainnya 1 Dress Down atau Pakaian Kerja a. Setiap hari Senin—Jumat pakaian kerja karyawan WFO menggunakan pakaian smart casual. Ketentuan dan jenis pakaian smart casual mengikut ketentuan yang berlaku saat ini dart HC. b. Pakaian smart casual dikecualikan bagi karyawan yang diwajibkan menggunakan seragam selama bekerja. ¢. Dalam hal karyawan perlu menghadiri rapat/pertemuan/perjamuan/bertemu klien secara formal dan/atau regulator wajib menggunakan batik lengan panjang Penerimaan Tamu a. Penerimaan tamu di Kantor Pusat dan Kantor Cabang dapat dilakukan kembalt efektif tanggal 1 Juli 2020. b. Dalam hal penerimaan tamu wajib menerapkan protokol Kesehatan secara ketat sesuai pengatuan pada poin A. Training, Meeting, Gathering dan Homebase a. Kegiatan training, meeting dan gathering sampai akhir tahun 2020 diprioritaskan dilakukan secara virtual. b. Dalam hal pelaksanaan meeting dan gathering perlu dilakukan secara tatap muka langsung atau pelaksanaan di dalam ruangan maka kegiatan mulat tanggal 1 Juli 2020 diatur ketentuan sebagai berikut: i. Jumlah peserta dibatasi sebanyak 50% dari jumlah kapasitas orang di ruangan dengan maksimal sebanyak 15 orang. ii, Penerapan protokol kesehatan dan physical distancing di dalam ruangan wajib dilakukan dengan penerapan selang 1 kursi wajib dikosongkan atau minimal jarak antar peserta adalah 1 meter c. Benefit fasilitas kembali ke Homebase mengikuti ketentuan dart HC. g slami | Modern | Professional Dipindai dengan CamScannerQ Bank =f Muamalat 4. Perjalanan Dinas (Perdin) a. _Kegiatan perjalanan dinas, termasuk kunjungan BoD ke Cabang sampai dengan akhir tahun 2020 ditiadakan dan aktivitas dilakukan secara virtual. b. Dikecualikan untuk fungsi/ hal sebagai berikut: i. Unit kerja dengan fungsi Audit/ Kontrol. Bad Bank, Appraisal dan fungsi Bisnis, ii, Panggilan oleh pihak pengadilan atau litigasi iii, Tethadap fungsi kerja yang dikecualikan sedapat mungkin tidak melakukan perjalanan Dinas ¢. Seluruh perjalanan dinas wajib disetujui oleh Direktur Bidang terkait, 5. Persetujuan Dokumen dan Korespondensi a. Persetujuan dokumen pada masa transisi menuju operasional "The New Normal diatur sebagai berikut: i. Mekanisme persetujuan masih mengacu pada ketentuan memorandum 187/S/0SQ-MEMONV/2020, ii, Persetujuan dokumen dapat dilakukan melalui media email corporate (@bankmuamalat co.id) iii, Krriteria dokumen yang dapat disetujui melalui media email adalah sebagai berikut: 1) Dokumen transaksi operasional diluar transaksi cabang, yaitu ~ Transaksi pada centralized operation seperti financing operation, payment, treasury operation dan trade operation - Permohonan persetujuan transaksi yang diajukan oleh cabang/ regional ke unit kerja di Region/ Kantor Pusat 2) Memorandum Internal iv. Setiap bukti persetujuan melalui email wajib difilling secara paperless oleh masing-masing unit kerja b._Korespondensi i. Korespondensi untuk lingkup internal BMI wajib dilakukan secara paperless. ii, Korespondensi ke Bank lain dilakukan melalui email, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Head of L1 menetapkan karyawan yang bertugas sebagai PIC dan alternate PIC korespondensi ke Bank lain 2) Korespondensi dilakukan melalut email corporate karyawan yang terdaftar (@bankmuamalat.co.id) 3) Email korespondensi ke Bank Lain wajib dikirimkan oleh karyawan yang ‘menjadi PIC dan ditembuskan kepada pejabat minimal setingkat Head of L1, 6. Kegiatan Ibadah dan Sarana Olahraga Ketentuan kegiatan ibadah (sholat berjamaah, tausyah dan sholat Jumat) dan sarana kegiatan olahraga sebagai berikut: a. Pembukaan kegiatan ibadah (sholat berjamaah, tausyah dan sholat Jumat) dan sarana olahraga mulai dilakukan pada tanggal 1 Juli 2020 atau menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di daerahwilayah masing-masing. b. Jumlah kapasitas orang dalam ruang ibadah (mushola/masjid lantai 20 Muamalat Tower) atau sarana olahraga dibatast sebanyak 50% dari jurnlah kapasitas maksimal ‘orang dalam ruangan. ¢._ Setiap pelaksanaan kegiatan ibadah/ penggunaan sarana olahraga selurunkaryawan wajib menjalankan protokol Kesehatan secara ketat sesuai poin A (menerapkan HBS, wajib menggunakan masker dan physical distancing) 7. Hal lainnya atau jika ada perubahan terkait dengan ketentuan Pelaksanaan menuju Operasional “The New Norma?’ dalam masa pandemi Covid-19 di BMI i diatur dan disampatkan terpisah. slami | Modern | Professional Dipindai dengan CamScanner