rosea al ESE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL it 848001620-0 E3.E. HOSPITAL ‘ROTOCOLO DE ARCHIVO DE GESTION DOCUMENT ALPARA EL WANEIOY TRATAMIENTO GMEWAL AREHSTED DEL ARGHVO CENTRAL DEWAS AREAS ADHBITRATNASY | pgaing: « ge DELAESEHOSATAL SV GABRIEL. ARCANGEL ina: 1 oe 21 OTCSISE ||. PROTOCOLO DE ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTALPARA EL MANEJO Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO DEL ARCHIVO CENTRAL Y DEMAS AREAS ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIAL DE LA E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL “Dooumento contol del Sistema de Gestion de Calidad de a ESE Hospital Sen Gabriel Arcéngel. Su Reproduccién noes vida sn autorzacon,ESE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL FL Nit 846001620-0 ‘Version: 02 | ROTOGOLO DE ARCHVO DE GESTION DOCUMENTALPARA E WANEIO TRATAMIENTO ‘DOGUMENTAL ARCHISTCO DEL ARCHIVO CENTRAL YDEMAS AREAS ADMINSTRATNAS Y | {ASSTENCAL OE LAESEHOSPTAL SAN GABRIEL ARCANGEL Psion 203 1. Objetivo Suministrar una herramienta, que permita un adecuado manejo documental y archivistico en el archivo central y de més areas de la ese san Gabriel arcdngel, a través de la descripcién de procesos y actividades, para brindar un buen servicio publico interno, que sea ‘oportuno, eficaz y eficiente al usuario interno y externo. 3. Ambito Este protocolo esta dirigido a jefes de area, coordinadores de areas, secretarias, auxiliares de 4reasadministrativas y asistencial, responsables y corresponsables en la organizacién de documentos y archivos, en ejercicio de sus competencias previstas, siguiendo los lineamientos de la ley general de archivo 594 del 2000, acuerdos 060 del 30 de octubre de 2001, 042 del 31 de octubre de 2002 y demas normatividad del Archivo General de la Nacién. 4. Glosario Para los efectos de este protocolo, las palabras que se detallan, tendran el alcance siguiente: Usuario interno: Servidor Publico en los términos previstos en el Organismo De la Funcién Publica. [AMIRA CUERO QUINONES: ANY! MAGALY GILON ‘CARLOS JOSE RUBIO RUZ ‘COORDINADOR DE ARCHIVO ‘AUDITORA DE CALIDAD (GERENTE fA (we at “Dooumento controiado dal Sistema de Gestn de Calidad de a E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel. Su Reproducoion no es vida sin autoizacin’‘Cédigo: AC-35-001- ] ESE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL a Nit 846001620-0 'PROTOGOLO DE ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTALPARA EL WANEIOY TRATAMIENTO | pocumentA. ARCHSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL Y DEMAS AREAS ADMINSTRATNAS Y ASITENCL OE LAESEHOSPTAL SAN GABRIEL ARCANGEL Pagina: 4 de 11 | Usuario externo: Ciudadano, natural, que requiere atencién del servicio documental bien sea, administrativo 0 asistencial del hospital san Gabriel arcéngel. Protocolo: Conjunto de procedimientos destinados a estandarizar Tramites. Flujograma: Representacién gréfica de un proceso, utiizado para describir las operaciones dentro de un proceso utilizando simbolos. Expediente: Conjunto de papeles, documentos y otras pruebas o antecedentes, que pertenecen a un asunto, en nuestro caso historia laboral, historias clinicas, cuentas, etc. Archivo: Conjunto organico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personas naturales, o juridicas, publicas y privadas, al servicio de la gestion administrativa. Archivo Central: Es el érea en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentacién generada por la administracion de la E.S.E HospitalSan Gabriel Arcangel, y se le da tratamiento de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos segiin los lineamiento del AGN, que permiten administrar_ toda la documentacién fisica, generados en el ejercicio de sus funciones publicas y privadas. Archivo de Historias Clinicas: Es el area en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentacion generada por la administracion de la E.S.E HospitalSan Gabriel Arcdngel, y se le da tratamiento de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos segtin los lineamiento del AGN, que permiten administrar toda la documentacién fisica, generados en el ejercicio de sus funciones piblicas y privadas, “Document conroiado del Sistema de Gestion de Cada de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcangl. Su Reproduceiin no es vida in auloizac| aera a@rgagsel a ESE nsenememnnrsarersa ‘DOCUMENTAL ARCHIVSTICODEL ARCHIVO CENTRAL YDEMAS AREAS ADMINSTRATNAS Y [ASSTENCAL OELAESE HOSPITAL SAN GABREL ARCANGEL Pagina: S des: ll, DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5. Atencién en informacion 5.1. El jefe del archivo, que atiende en la mesa de informaci6n, al ingreso del archivo central, en su calidad de primer filtro, debera: 5.1.1. Recibir al usuario externo con cortesia y amabilidad. 5.1.2. Solucionar de manera inmediata las inquietudes de los usuarios. 5.1.3. Direccionar al usuario externo segtin las necesidades expuestas e informar el procedimiento a seguir. 5.1.4. Entregar a tiempo y lo mas rapido posible las certificaciones, copia de historia clinicas, contratos, historias laborales cuentas etc.,y demas documentos asistenciales y administrativos 5.1.5. Entregar todo lo requerido por el usuario interno y extemo en los horarios establecidos (7:30 am 12:00 am 2:00 pm y 5:00pm) Recepcién de solicitudes 6.1. El jefe delarchivo y el coordinador de archivo, recibir a los usuarios externos e internos, las solicitudes por escrito donde se debera especificar de manera precisa lo que se requiere, con el fin de dar una _pronta respuesta a tiempo. 6.2 El usuario deberd responsabilizarse de la devolucién del documento al archivo una vez trascurrido las 24 horas del préstamo (este tiempo puede variar depende si se trata de una auditoria o una solicitud judicial). "Dooumento contolad del Sistema de Gestion de Calidad dea E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel. Su Reproducién no es vida sin autrzacn— ‘Céaigo: AC-35-001- | E.SE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL FL | San Gabriel ‘it 646001620-0 al Grease . a [sersinsot | SiSoe eet ae ee SSM ROMMTED OS AEG CNTY WSC AREASAOMNITAATVSY | paige SSTENGA Oe AE SE OSPAL sh aOneL ARSE, [Pagina ce» * Este es un servicio al ciudadano, que debe solventarse inmediatamente. + La persona encargada del area de archivo central, es responsable de que los requerimientos de usuarios externos, sean atendidos oportunamente y que los documentos regresen al archivo. 7. Por ningtin motivo los documentos prestados a usuarios externos pueden salir del rango de custodia de documentacién o fuera de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcdngel 8. Trasferencias Documentales: * El Jefe de Archivo deberd verificar toda la documentacién que remitanias demas dreas productoras de la E.S.E San Gabriel Arcéngel, para su custodia, que tenga todo el proceso técnico Archivistico seguin lineamientos de la ley general de archivos 594 del 2000 y demas disposiciones del AGN. + Requisitos para la transferencia: a) La documentacién debe estar organizada en orden cronolégico dia mes y afio de menor a mayor. b) La documentacién debe estar foliada con lépiz B-N°6 de menor a mayor. ©) La documentacién debe estar libre de ganchos de grapadora o en su defecto protegido por medio de un papel donde se le coloco el gancho de la cosedora. d) La documentacién debe estar en carpetas 4 alas blancas ycajas x -200 de archivo rotuladas tanto carpetas como las cajas. @) La documentacién debe estar relacionada carpeta por carpeta y las cajas en el formato unico documental f) La documentacién debera entregarse con el formato Unico documental tanto en fisico como en CD. 9. Funciones y responsabilidades del Coordinador y Jefe de Archivo de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel con respecto a los documentos y archivos. “Documenta conrolado del Sistema de Gestion de Calidad de aE S.E Hospital San Gabriel Arcéngel. Su Reproducoin noes vida sin autorizaco’ESE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL | it 846001620-0 | PROTOCOL GE ARGHVO DE GESTION DOCUMENTALPARN EL WANEIOY TRATAMIENTO | DDOCUMENTAL ARCHYSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL YDEMAS AREAS ADMINSTRATIVAS ‘ASISTENGIAL DE LAE'SEHOSPTAL SAN GABRIEL ARCANGEL Pagina: 7 ce 11 _ - oe _ 9.1. Area del archivo central de la E.S. E Hospital San Gabriel Arcangel, Es el area en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentacién generada por la E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permiten administrar toda la documentacion. 9.2 Funciones del responsable del Archivo Central: * El responsable del area de archivo central E.S.E Hospital San Gabriel Arcdngel, debera: + Cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en los manuales, instructivos, procedimientos y protocolos para el manejo de documentos y archivos administrativos y asistenciales. + Custodiar, responsabilizarse y mantener en reserva toda la documentacién de propiedad de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel. * Custodiar, responsabilizarse y mantener en reserva toda la documentacion de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel de las diferentes Areas productoras de documentos. * Mantener actualizados los archivos activos y pasivos, inventarios, formularios de control de préstamos y transferencias; * Programar, organizar, dirigir y coordinar las actividades de administracion de documentos y archivos. * Solicitar el respaldo del inventario elaborado en el area de archivo F.U.D.A * Evaluar los procedimientos implementados, para proponer cambios e innovaciones pertinentes que permitan brindar un mejor servicio; * Capacitar al personal que sea designado para el manejo de documentos y archivos; + Supervisar las labores individuales del personal a su cargo; “Documento cntolado del Sistema de Gastin de Calidad dela E.S E Hospital San Gabriel Arcingel. Su Reproduccién na es valida sin. autorizacon’S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL, Nit 846001620-0 ‘PROTOCOLO DE ARCH DE GESTION DOGIMENTALPARK EL WANEIOY TRATANENTS DDOCUMENTAL ARCHVETICO DEL ARCHVO CENTRAL YDEMAS AREAS ADMINSTRATIVAS ‘ASISTENCIAL DE LAE'SE HOSPITAL SAN GABRIEL. ARCANE * Preparar el plan de inventarios y evaluacién de archivos, para su eliminaci6n o conservacién; + Presentar mensualmente, para conocimiento de la E.S.EHospital San Gabriel Arcdngel, informe de todo el proceso mes a mes del Archivo de gestion * Implementar controles relatives a préstamos, ingreso o salida de documentos del area del archivo central. * Organizar todos los fondos acumulados de documentos que reposan en el archivo central siguiendo los lineamientos del AGN. 9.3 Estructura del Archivo Central: AREA DE ARCHIVO CENTRAL Es el area en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentacién generada por la administracién de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permiten administrar las causas 0 expedientes generados en el ejercicio de sus funciones. Se encuentra estructurado de la siguiente manera(matriz de dimensionamiento): “Documento contolado del Sistema de Gestion de Calidad dela E'S E Hospital San Gabriel Arcangel. Su Reproduccién no es via sn aulozacon,caren see || Seeenianaee eee CANO! Nit 8480016200 | Prova be anc DE GESTION DOCUMENTALPARA EL MANE YTRATAWENTO—] | vocumentaL aRcHvisTco DEL ARCHIVO CENTRAL YDEMAS AREAS ADMINISTRATIVAS | ‘ASISTENCIAL OE LAE SEHOSPTAL SAN GABRIEL ARCANGEL eit FASE SEMIACTIVA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y EL ARCHIVO DE CONCENTRACION os 1 NUNGENA i + Depuracién + ARCHIVO DE + Transferencia secundaria CONCENTRACION \ ase = Meuect [CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ESPACIOS FISICOS Y MATERIALES PARA LA CUSTODIA DE LOS. DOCUMENTOS ‘Documento contolado de Sistema de Gestin de Calidad de a ES. Hospital San Gabriel Arcngel, Su Reproduccién noes valida sin aulorzacén,ESE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL, Nit 84800162040 | BROTOCOLG DE ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTALPARA EL WANED TRATAMIENTO] DDOCUMENTAL ARCHISTCO DEL ARCHVO CENTRAL ¥ OEMAS AREAS ADMNIGTRATIAS Y [ASISTENCIAL DE LAE EHOSPTAL SAN GABRIEL ARCANGEL Péigina: 10 de 11 Ubicacién Topografic Toda la E.S.E Hospital San Gabriel Arcdngel tiene solo archivo central que administra todos los documentos en donde se acopian de varios lugares para concentrarlos en un solo sitio y fondo documental en el érea de Archivo central para cumplir con los lineamientos archivisticos. Estanteria metalica, de un metro de ancho x 2.20m de al 2 metro con bandejas de 5 con separacién entre bandejas, estanterias reforzadas pegadas unas contra otras y en la pared, Los corredores queforman las estanterias deben estar debidamente iluminados para ello las lamparas deben estar colocadas sobre el corredor en caso que coincida una estanteria con la iluminacién se debera moverla para no cortar la luz. Se deben colocar las causas en cajas de conservacién tipo R3 reformadas con unas medidas de 18cm de ancho x 30cm de alto x 38 cmde fondo, en cartén corrugado “Documento contolado del Sistema de Gestion de Calidad dela E.S.E Hospital San Gabriel Arcangel. Su Reproducién noes valida sin aulozacoet,ees, Gabriel ESE HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL [owe ere | Nit, 646001620-0 oe ] CONE | sees eee serena = TRATAMIENTO DOCUMENTA. ACHVSTICODEL ARCHIVO CENTRAL Y DEAS stesshommranmoe enim peace tcrma.cmonoe |" FLUJOGRAMA DETRASFERENCIA DOCUMENTAL UNIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO CENTRAL INICIO DE PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASFERENCIA PREPARACION DE LA DOCUMENTACION (Revision Eliminacion de Duplicados, proceso tecnico) ACUERDO DE FECHA APROXIMADAMENTE DEL ENVIO SE COMUNICA EL N" DE Calas Formato tnico documental de entrega de documentos Formato tnico documental de entrega de documentos Comprobacién, correlacién ccon lo enviado y la relacién ARCHIVO CENTRAL “Dozumento conteado dl Sistema de Gestion de Calidad dela ESE Hospital San Gabriel Arcingel. Su Reproducién no 6s Vlida sin autoriacion’ FORMATO UNICO DOCUMENTAL DIFINITIVO7 ESEHOSPITAL SANGABRIELARCANGEL SSS! Nit. 846001620-0 Sant San Gabriel GNCAISE| ES.E, HOSPITAL k PROTOCDLO DE ARCHIVO DE GESTION DOCUNENTALPARKELMANEDOY ‘TRATAMIENTO DOCUMENTAL ARCHVSTICO DEL AACHVO CENTRAL YDEWSS | so. AREAS ADUNSTRATNAS YASISTENGAL DELA ESE HOSPITAL SAN GABRIEL 'ARCANGEL —— | VERSION | FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO DISTRIBUIDO A 0 2106/2017 Todas las Areas Creacién "Documentocontolado del Sistema de Gestion de Calidad dela E S.E Hospital San Gail Arcingel Su Reproducién no es. vida sin autoricacion’