(
Municipatidad Distrital de La Punta
Gerencia Municipal
1A MUNICIPAL N2MW/ 201:
DLPIGM
LaPunta, 31 O8: 1%
visto:
EI Informe N° 431-2017-MDLP/ULBP de fecha 28 de junio de 2017 de la Unidad de Logistica y
Bienes Patrimoniales, el Memorando N° 430-2017-MDLP/OPP de fecha 18 de julio de 2017 y el
Memorando N° 111-2017-MDLP/OGA de fecha 24 de julio de 2017 emitido por la Oficina General de
‘Administracion, remitiendo el Proyecto de Directiva N° 006-2017-MDLP/OGA, “Lineamientos y
Procedimientos para la Administracién de los Almacenes de la Municipalidad Distrital de La
Punta”.
CONSIDERANDO:
Que, segin el Articulo 194° de la Constitucién Politica, modificada por la Ley de Reforma
Constitucional Capitulo XIV del Titulo sobre Descentralizacion - Ley N° 27680, y posteriormente
modificada por la Ley N° 28607, las Municipalidades Provinciales y Distrtales son drganos de
Gobierno Local que tienen autonomia Politica, Econémica y Administrativa en los asuntos de su
competencia. en concordancia con este se pronuncia el Articulo II del Titulo preliminar de la Ley
Organica de municipalidades, Ley N° 27972, que agrega que dicha autonomia radica en ejercer
actos de gobierno, administrativos y de administracion, con sujecién al ordenamiento juridico, por lo
que estan sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad a la
Constitucion Politica del Peri, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Publico, asi como
a las normas técnicas referidas a los sistemas administrativos del Estado que, por su naturaleza son
de observancia y cumplimiento obligatorios;
Que, Ia Ley de Modernizacion de la Gestion del Estado, Ley N° 27658, en su articulo 4” declara que
el proceso de modemizacién de la gestin del Estado tiene como finalidad fundamental la obtencion
de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atencién a la
ciudadania, priorizando y optimizando el uso de los recursos publicos;
‘Que, el Decreto Ley N° 22056, Ley que instituye el Sistema de Abastecimiento, dispone que
‘corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de
los procesos de Abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administracion Publica, a
través de procesos técnicos, entre otros de almacenamiento y distribucién;
Que, mediante la Resolucion Jefatural N° 118-80-INAP/DNA se aprobé las Normas Generales del
Sistema Abastecimiento, entre la que se encuentra la SA 05 “Unidad de Ingreso Fisico y custodia
temporal de bienes, la cual establece que el organo de abastecimiento de la respectiva Entidad,
formularé normas especificas de almacenamiento que tendran aplicacién en toda area destinada a la,
custodia temporal de bienes; asimismo, e! Manual de Administracion de Almacenes para el Sector
Publico Nacional, aprobado por Resolucién Jefatural N° 335-90-INAP-DNA, sefiala que en cada
organismo, @ nivel central o desconcentrado, el Srgano de abastecimiento tendra a su cargo la
organizacion e implementacion de uno o mas almacenes para la custodia temporal de los bienes que
‘suministra: oo Mi
Bb.
5 ag
a
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PAG. 2 DE LARES. N°/// -2047-MDLP/GM
Que, a razon de lo expuesto, mediante el Memorando N° 111-2017-MDLP/OGA, se remite el
Proyecto de Directiva "Lineamientos y Procedimientos para la Administracién de los Almacenes de la
Municipalidad Distrital de La Punta’; el cual ha sido elaborado en coordinacién con la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto, en ejercicio de las funciones atribuidas a esas unidades organicas;
Estando lo expuesto, contando con el Memorandum N° 141-2017/MDLP/OAJ y con el visto de la
Oficina General de Administracién, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y la Oficina de
Asesoria Juridica; y en uso de las funciones previstas en el Articulo 19°, numeral 14 del TUO
Reglamento de Organizacion y Funciones (ROF) de la Municipalidad Distrital de La Punta, aprobado
por la Ordenanza N° 001-2015-MDLP/AL y modificatorias;
SE RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.- APROBAR Ja Directiva N° 006-2017-MDLP/OGA, “Lineamientos y
Procedimientos para la Administracién de los Almacenes de la Municipalidad Distrital de La
Punta”, adjunta, que forma parte integrante de la presente Resolucién.
ARTICULO SEGUNDO.- ENCARGAR a la Oficina General de Administracion y a las demas
unidades organicas de la Municipalidad involucradas en el tema, el estricto cumplimiento de la
presente Resolucién
ARTICULO TERCERO.- ENCARGAR a la Oficina de Secretaria General, Archivo y Comunicaciones
la publicacién de la presente Resolucion en el portal web institucional: www. munilapunta.qob.pe
Registres
Comuniquese y Cumplase.
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Li
“CBE jan Rav avers Velaockga
‘Gorerte Municipal (2)
1 a | Oficina General de
DIRECTIVA N° 006-2017-MDLP-OGA weine Gonetel
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
‘ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
‘DELAPUNTA
DIRECTIVA N2 006-2017-MDLP/OGA
“LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
ADMINISTRACION DE LOS ALMACENES DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA”
LA PUNTA, 2017 Oficina General de
‘Administracion
DIRECTIVA N° 006-2017-MDLP-OGA
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
[MUNCIPALIDAD DISTRITAL ‘ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
CONTENIDO
PRESENTAGION
A Ll OBJETIVO 3
u FINALIDAD 3
m. ALCANCE 3
Nw. BASE LEGAL 3
v. DISPOSICIONES GENERALES 3
vi DISPOSICIONES ESPECIFICAS 4
vil. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 18
vu. GLOSARIO DE TERMINOS 19
x ANEXOS: 20 DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA oon
‘Administracion
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
[MUMIPAUDAD OISTRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
(DELAPUNTA,
| OBJETIVO
Establecer las normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la
administracion de los almacenes de la Municipalidad Distrital de La Punta.
i, FINALIDAD
Contar con un instrumento normative de gestion que permita llevar una mejor
administracién, supervision y distribucién fisica de los bienes y materiales, para
beneficio de todas las unidades orgénicas de la Municipalidad, garantizando un
mayor control sobre el uso adecuado de los mismos, y mejorando la eficiencia en
el servicio administrative correspondiente.
~ MI, ALCANCE
La presente directiva es de aplicacién obligatoria de todas las unidades organicas,
de la Municipalidad.
IV. BASE LEGAL
¥ Constitucién Politica del Pert
¥ Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizacién de la Gestidn del Estado.
¥ Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades y Modificatorias.
¥ Ley N° 28112, Ley Marco de Administracién Financiera del Sector Publico.
V Ley N° 28716, Ley de Control Intero de las Entidades Publicas,
¥ Resolucién de Contraloria N° 320-2006-CG Normas Generales de Control
Interno.
Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento de la
Ley N° 29151
Decreto Ley N° 22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento.
Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado. ,
Ordenanza N° 001-2015-MDLPIAL, que aprueba el Texto Unico Ordenado del
Reglamento de Organizacién y Funciones, y modificatorias,
Decreto Supremo N° 350-2015-EF, aprueba Reglamento de la Ley de
contrataciones y modificatorias.
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SNK N
¥ Resolucién Jefatural N° 118-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales
A de Abastecimiento.
{I ¥ Resolucién Jefatural N° 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
y Administracién de Almacenes del Sector Publico,
al V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 La administracion del almacén comprende el almacenamiento, distribucién y
verificacién de los bienes que posea la Municipalidad, cuya custodia se
encuentra a cargo del almacén central. | Oficina General de
DIRECTIVA N 006-2017-MDLP-OGA ‘Administracién
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
[MUNIIPALIDAD OSTRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
5.2 El almacén de la Municipalidad esta destinado a la custodia, conservacion y
distribuoién de los bienes que van hacer utlizados en el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
EI Aimacén Central se encuentra ubicado en Av. Malecén Pardo N° 372 La
Punta - Callao, el cual esté a cargo de un Encargado yo Responsable de
Almacén, quien depende de la Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales.
Los almacenes y otros depésitos existentes deberén cumplir de manera
obligatoria con las especificaciones sefialadas en el Numeral 6.1
Especificaciones de los Almacenes para ser considerados Almacenes
Periféricos: caso contrario deberén ser absorbidos © integrados al Almacén
Central para su correcta custodia y conservacién temporal de los bienes.
5.3 La Oficina General de Administracién, a través de la Unidad de Logistica y
Bienes Patrimoniales, velaré por la adecuada y eficiente utilizacion de los
bienes y materiales, cautelando su uso racional para optimizar su
administracién y atencién observando las normas del Sistema de
Abastecimiento y Control Interno respectivamente y tomando en cuenta las
medidas de austeridad sefialadas en las disposiciones de racionalidad en el
gasto publico, establecidas en la ley de Presupuesto del Sector Publico para el
ajio fiscal correspondiente y normas complementarias.
54 La Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales, tendré a su cargo la
organizacién implementacién del almacén para la custodia temporal de los
bienes que suministra, para lo cual las areas fisicas destinadas a servir de
almacén, deben ser dotadas de los medios de seguridad adecuadas para
favorecer un ambiente de control y proteger a las personas, material,
productos, articulos, etc., almacenados en las mismas instalaciones para
reducir los riesgos intemos y externos, y evitar robos, sustracciones, sabotaje,
incendios, ruidos, contaminacién con téxicos, y otros.
55 El registro y control de los bienes se realizaran a través de los sistemas
informaticos que provea la Unidad de Tecnologia de la Informacién, el mismo
que debera ser actualizado semanaimente por el personal de la Unidad de
Logistica y Bienes Patrimoniales que tenga a su cargo dicha funcién.
56 La seguridad del local del almacén, debe reunir condiciones que eviten el
deterioro y merma ocasionado por agentes atmosféricos.
5.7 En cada almacén se estableceré areas fisicas de uso especfico para oficina,
recepcién y despacho, zona de almacenaje, y zona para ampliaciones.
Asimismo, contara con muebles y equipos necesarios para efectuar la
conservacién, manipulacién, proteccién y control de los bienes en custodia.
4 VI. DISPOSIGIONES ESPEGIFICAS
6.1 ESPECIFICACIONES DE LOS ALMACENES ‘MuMcPAUDAD OISTRITAL |
DE LAPUNTA,
DIRECTIVA N° 006-2017-MDLP-OGA |
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
6.1.1 El almacén es un area fisica seleccionada bajo criterios y técnicas
adecuadas; destinadas a la custodia y conservacion de ios bienes
que van a emplearse para la produccién de servicios y bienes. Las
actividades que en él se realizan esencialmente son las
que corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y Distribucién. Todos los bienes que
adquiera la Municipalidad deben ingresar a través de Almacén, salvo
lo sefialado en el numeral 6.1.11 de la presente Directiva
6.1.2 La Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales tendré a su cargo la
organizacién e implementacion de uno 0 mas almacenes para la
custodia temporal de los bienes que suministra
6.1.3 Son factores a considerar en la seleccién y organizacién del local de
almacén los siguientes:
a. Area requerida: deben permitir que las operaciones que en ella se
realicen se efectUen en un area fisica adecuada, sin que ocasione
inconvenientes por falta de espacio. Se determina en base a la
cantidad, calidad y volumen de los bienes previstos para adquirir,
incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones.
Seguridad: el lugar geogréfico y el local deben reunir condiciones
que eviten el deterioro 0 merma ocasionados por agentes
almostéricos, as! como preservar la integridad humana y fisica
ante acciones de terceros 0 de desastres naturales.
Facilidad de recepcién: contemplar la no interferencia con otras
actividades que ejecuta la institucién; deben existir vias de acceso
ara personas y vehicules a fin de que los proveedores entreguen
sin dificultades sus articulos.
Caracteristicas de los materiales: segin la naturaleza de los
bienes, se debe tener en consideracién el peligro que puedan o no
ocasionar al personal que labora en el almacén, asi como a la
comunidad; ejemplo: explosivos, productos quimicos téxicos,
radioactivos, ete.
Facilidad de utiizacién por los usuarios: considerar la cercania y
fluidez de transito para que el abastecimiento a las unidades
usuarias sea en forma econémica, répida y segura.
Tiempo de suministro: considerar la distancia en que se
encuentran las unidades usuarias y sus necesidades de
reposicion; ejemplo: cuando la atencién de pedidos se tuviera que
efectuar el mismo dia, el almacén estaria ubicado en la misma
localidad; si estos tuvieran que atenderse al dia siguiente o al
tercer dia, la localizacion puede hacerse fuera del perimetro del
lugar en que se encuentran las dependencias usuarias.
Oficina General de
‘Administracion
i , | Oficina General de
DIRECTIVA N° 006-2017-MOLP-OGA ae
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
MUMCIPAUIDAD OITRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
DDELAPUNTA,
9g. Centros de abastecimiento: tiene que ver con las fuentes de
suministros y el tamafio del local del almacén cuanto mas alejado
este el almacén de las fuentes de suministro, mayor ser su
tamafo.
fh. Vias de comunicacién: se localizara el almacén en lugares en que
haya fluido servicio de transportes para el acarreo de los bienes y
materiales.
i. Infraestructura disponible: considerar areas o edificaciones que
por sus caracteristicas resulten apropiadas y que ademas el costo
de acondicionamiento resulte econémico.
i. Capacidad econémica de la entidad: a efecto de planear el
equipamiento del almacén.
6.1.4 De acuerdo a las posibilidades econémicas en cada almacén, se
establecerd areas fisicas de uso especifico para:
Oficina
Recepcién y despacho
Corredores y pasadizos
Zona de almacenaje
Vestuarios del personal
Servicios higiénicos
Zonas para ampliaciones
Areas de estacionamiento exterior
Casilla de vigilancia para el control de ingreso y salida de bienes
vvVYYYVvY
6.1.5 El almacén contara con muebles y equipos necesarios para efectuar la
conservacién, manipulacién, proteccién y control de los bienes en
custodia. En Ia seleccién del mobiliario y equipo se tomara en cuenta:
a. Caracteristicas de los bienes: a fin de rodearios de las
condiciones que necesitan para su conservacién, de acuerdo con
las instrucciones de los fabricantes o técnicos especializados.
b. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de
seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro
equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:
> Disefo de protectores y casoos de seguridad
> Eleccién de extintores apropiados para combatir el tipo de
ft incendios e instalacion adecuada.
} > Ubicacién de sistemas de rociadores en zonas donde el agua
1 no cause mayor dafio, y de acuerdo a las. posibilidades
| econémicas de la Municipalidad
¢. Equipo apropiado para el trabajo.
d. Costos de operacién de los equipos: en lo que respecta a Oficina General de
DIRECTIVA N* 006-2017-mDLP.0Ga aera
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
[MUNICPALAD OISTRIAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
[DELAPUNTA.
@. mantenimiento, costos de suministro de combustible o
electricidad, ete.
6.1.6 La distribucién y clasificacion de los espacios en las zonas de
almacenaje deben ser cuidadosamente estudiadas, poniendo especial
atencién en dar a los bienes una clasificacién adecuada que agrupe en
secciones 6 anaqueles correlativos aquellos que guarden cierta
semejanza, Son aspectos a considerar:
Espacio disponible
Cantidad prevista de bienes por almacenar
. Cantidad de cada clase de bienes
Manipulacién que necesitan
». Caracteristicas que presentan
Condiciones ambientales que requioren
|. Caracteristicas del mobiliario y equipo necesarios para su
conservacién:
|. Seguridad que hay que proporcionarles
‘Control que necesitan
Frecuencia de demanda de cada tipo de articulos
Apliamiento de acuerdo a las caracteristioas de los bienes
Rrrs @>eaccp
6.1.7 En almacenes cuyo tamafio no permite una facil ubicacion del lugar en
que se encuentran los bienes, se colocard, en una parte visible del
mismo, el plano de la distribucion de espacios de la zona de
almacenaje. Cada seccién o ambiente tendra un numero o simbolo
que identifique su ubicacién y el material que en ellos se encuentra
almacenado.
6.1.8 Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con
muebles y equipos especificamente para los materiales que en ellos
‘se van a depositar, rodeandolos de las caracteristicas especiales quo
dichos materiales necesitan para su conservacién, de acuerdo con las
instrucciones del fabricante o de técnicos especializados.
6.1.9 De acuerdo a las posibilidades se cuidard de contratar una cobertura
de seguro que comprenda a la infraestructura del almacén y a los
bienes almacenados,
6.1.10 Solo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a
‘sus instalaciones, y distribuir los bienes segin requerimiento
‘8.1.11 Hay bienes que por sus caracteristicas especiales tienen que ser
{ almacenados en otras instalaciones 0 enviados directamente a los
| encargados de su utilzacién. En estos casos, el encargado de
almacen tendra que efectuar la verificacién directa y la tramitaci6n de
“Z la documentacién correspondiente, i
MUNICPALIDAD OISTRITAL
‘DELAPUNTA
DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA
Oficina General de
‘Administracion,
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
|
|
6.2 DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El proceso de almacenamiento comprende:
6.2.1 Recepcién
a. El encargado del almacén efectuara la recepcién teniendo a la vista
los documentos de recibo (Orden de Compra, Guia de Remisi6n,
Factura, Cargo de Recepcién de la Orden de Compra u otros
documentos considerados por la legislacién tributaria como
comprobante de pago), debiendo ejecutar las siguientes acciones:
* Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega
Los registros, sellos, envolturas, embalajes, fecha de vencimiento
y otras caracteristicas del embalaje, a fin de informar sobre
cualquier anormalidad en la recepcién
* Contar y pesar los paquetes, bultos ylo el equipo recepcionado,
anotando las discrepancias encontradas en los documentos
considerados comprobantes de pago y en el exterior de los bultos.
* El pesaje puede omitirse cuando el nuimero y caracteristicas de los,
bienes recibidos permitan efectuar una verificacién cuantitativa sin
problema alguno,
‘+ Anotar en la documentacién de recibo lo siguiente:
¥ Nombre de la persona que recibe la mercancia.
¥ Numero de placa del vehiculo utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente).
¥ Fecha y hora de recepcion
b. Para realizar las acciones descritas en el literal precedente, la Unidad
de Logistica y Bienes Patrimoniales debe proporcionar al Encargado
de Almacén todas las herramientas, insumos y materiales necesarios
(winchas, balanzas, escalera, vestimenta, guantes, tapabocas, otros)
Para cumplir con las labores encomendadas.
. El encargado del almacén no recepcionara bienes en cantidad que
sea menor al consignado en la Orden de Compra, guia de remision,
entre otros; ni los que pretendan ser entregados con documentos que
No sean comprobantes de pago reconocidos por la Superintendencia
de Administracién Tributaria - SUNAT. Asimismo, tiene la
responsabilidad de:
* Presenciar, verificar, recepcionar y suscribir la conformidad sobre
‘el ingreso de bienes a la entidad municipal.
* Proteger y controlar las existencias en custodia
+ Efectuar la distribucién de bienes conforme a lo establecido en la
presente directiva.
* Coordinar la oportuna reposicién de stock
* Emiltlos reportes de movimiento de bienes del almacén. Oficina General de
DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA ‘Administracion
| s DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
‘MUMIPALIOND DISTRTAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
OELAPUNTA
‘* Elaborar y procesar el formato PECOSA.
6.2.2 Verificacion y Control de Calidad
Estas actividades deben efectuarse en un lugar predeterminado,
independientemente de la zona de almacenaje y comprende las
siguientes acciones:
a, Retirar los bienes del embalaje para revisar y verificar su contenido
en forma cuantitativa y cualitativa,
b. La verificacion cuantitativa se efectuaré para comprobar que las
cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la
documentacién de recibo, incluye comprobantes tales como: longitud,
capacidad, volumen, peso, gravedad, presién, temperatura, etc. Para
lo cual se deberé contar con los instrumentos y herramientas
necesarios para tal fin.
c. La verificacién cualitativa, denominada control de calidad se realizara
para verificar que las caracteristicas y propiedades de los bienes
recepcionados estén de acuerdo con las especificaciones técnicas
solicitadas.
d. La verificacién y control de calidad se efectia en presencia de la
Persona que hace la entrega cuando la cantidad y caracteristicas de
los bienes permitan realizar la verificacion cuantitativa y cualitativa en
el momento de la recepcién.
e. Si por el numero y caracteristicas de los bienes recepcionados fuera
necesario mayor tiempo para efectuar ia verificacién y control de
calidad, el responsable de Almacén suscribird la Guia respectiva,
dando conformidad solo por la cantidad de bienes recibidos.
f. Traténdose de bienes que por sus caracteristicas ameritan ser
sometidos a pruebas de conformidad (bienes informdticos, entre
otfos), las pruebas o examenes seran encargados por la Unidad de
Logistica y Bienes Patrimoniales 0 por las Unidades Organicas quo
conocen la naturaleza del bien a recibir, debiendo dar el visto bueno
© emitir un informe favorable de las pruebas de conformidad, el
mismo que debera ser adjuntado a la Orden de Compra
correspondiente como prueba de la conformidad de recepcion.
@. La conformidad de la recepcién de los bienes sera suscrita por el
encargado del almacén en el rubro respectivo de la Orden de
Compra y Guia de Remisién correspondiente.
h, Se deberé tener culdado en la fecha de vencimiento de los bienes
perecibies.
6.2.3 Del internamiento
4 Comprende las actividades orientadas a la ubicacién de los bienes en
j los lugares previamente asignados en base a las siguientes acciones:
4 a. Agrupar los bienes segiin su tipo, periodo de vencimiento, dimensién,
entre otras propiedades. MuMALIDRD DisrRITAL
DELAPUNTA,
DIRECTIVA N* 006-2017-MDLPOGA
Oficina General de
‘Administracién
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en
la zona de almacenaje, de tal manera que su identificacion sea agll y
oportuna.
c. Se evitara dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de
almacenaje distintas,
d. En casos que los espacios disponibles resulten reducidos, se
procedera a intemar el integro del grupo en zonas previstas para las
ampliaciones.
e. Si el almacén no cuenta con los equipos 0 ambientes especiales,
para la conservacién de determinados bienes, el encargado del
‘almacén coordinaré con los responsables de determinadas dreas
Usuarias, a fin que se disponga el internamiento correspondiente en
espacios fisicos més apropiados. El responsable del almacén
efectuara la constatacién del ingreso y de conformidad al mismo,
siendo el Unico responsable del internamiento de los blenes.
1. Aquelios bienes que no pueden ingresar fisicamente por ningun
almacén de la Municipalidad, 0 las operaciones de ingreso resulten
antieconémicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones
diversas, equipos instalados, naves, etc.), 0 urge uliizarlos de
inmediato, por ejemplo: medicamentos, viveres, ropa en casos de
emergencia, se asignarén directamente a los encargados de su
utilizaci6n quienes se encargaran del ingreso fisico de los bienes. Sin
embargo, el encargado de almacén de la Unidad de Logistica y
Bienes Patrimoniales constata el ingreso de dichos bienes y tramita
los documentos pertinentes (Gua de Remisién u otros).
g. Los bienes con caracteristicas especiales (caso semovientes,
alimentos frescos, productos lécteos 0 cAmicos, equipos
voluminosos, combustibles, productos inflamables, radioactivos,
reactivos quimicos, valores, granos, etc.) cuya custodia demanda
acondicionamiento especial y no lo tuviera el Almacén Central
(aisiamiento, temperatura, humedad, iluminacién, — seguridad,
amplitud. desplazamiento, etc.) ingresaran:
>
icamente por el area de custodia que retina las condiciones
adecuadas aunque estuvieran a cargo de otra area usuaria 0
unidad orgénica, el mismo que asume la responsabilidad. El
encargado de Almacén de la Unidad de Logistica y Bienes
Patrimoniales verificaré el ingreso y tramitara los documentos
pertinentes.
> Fisicamente a lugares de custodia contratados especialmente. El
encargado de almacén de la Unidad de Logistica y Bienes
Patrimoniales realiza 0 constata la entrega en custodia y tramita
los documentos pertinentes.
) 6.2.4 Registro y Control
‘a. Comprende acciones para el registro y control de los ingresos de los
bienes a los almacenes asignados. Oficina General de
{ DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA aoe
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
MUNICIPALIDAD OISTRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
DELAPUNTA,
b. Se adjunta a la copia de la orden de compra, fotocopia de la factura,
guia de remision que seran sellados por el encargado del almacén,
para efectos del ingreso a la tarjeta Bincard y tarjeta valorizada.
c. El encargado del almacén registrard los bienes en el sistema
utllizado para el almacenamiento.
d. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se procederé a
registrar su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que sera
colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes
que proceden de donaciones, transferencias u otros conceplos
distintos a la compra se procedera previamente a formular la
correspondiente Nota de Entrada a Almacén y/o Nota de Ajuste
(NEA).
e, Se debe evitar borrones y adulteraciones en la tarjeta de control
Visible.
£. Los bienes que se incorporan al patrimonio Mobiliario institucional se
codificaran conforme al procedimiento de control patrimonial
correspondiente.
6.2.5 De la Custodia
Las acciones concent
tes a la custodia son las siguientes:
a. Proteccion_a_los_materiales; esta referida a los tratamientos
especificos que son necesarios a cada articulo almacenado, a fin de
protegerlos de elementos naturales como a humedad, luz, lluvia,
temperatura, etc. Las técnicas por aplicar serdn las estipuladas en
normas técnicas, manual del fabricante u otros textos especializados.
b. Protecci6n del Local del Almacén; a las areas fisicas destinados a
servir de almacén se las debe rodear de medios necesarios para
proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos
y las instalaciones mismas de rlesgos internos y externos.
Para el efecto se tomaran medidas a fin de evitar: robos 0
sustracciones, acciones de sabotaje, incendios, inundaciones, etc.
c. Proteccién al personal de almacén; se deben contemplar todos los
‘aspects de proteccién al personal por los dafios que puedan causar
@ Su integridad fisica; para tal fin se les dotaré de los equipos ©
implementos necesarios para la adecuada manipulacion de
materiales. As{ mismo se disefiaran planes de seguridad que
contemplaran programas de evacuacién para casos de siniestros
(incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el
Manejo de equipos de manipulacién de materiales y de seguridad,
6.2.6 Reporte de Consumo
Es funcién de! encargado del almacén de la Municipalidad, tener a su
cargo una estadistica de consumo de los bienes de uso comin, que
ermita determinar la atencién a una real necesidad; y sirva como
|| documento de trabajo de referencia para realizar una adecuada
programacién del abastecimiento de los bienes, | munication OisTRTAL
DE LAPUNTA,
DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA
Oficina General de
‘Administracion
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
‘ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
6.3 DEL PROCESO DE DISTRIBUCION
El proceso de Distribucién consta de las siguientes fases:
6.3.1 Formulacién del Pedido
a.
La solicitud de bienes se inicia con el requerimiento y/o pedido
escrito por el funcionario de la unidad organica solicitante, dirigida a
la Oficina General de Administracién, la que derivara a la Unidad de
Logistica y Bienes Patrimoniales, para luego ser remitido al
encargado del almacén central para su atencién, segun
disponibilidad de bienes en el almacén.
El responsable del Almacén evaluara el Formato de Requerimiento,
para luego elaborar y procesar el respectivo Pedido Comprobante de
Salida (PECOSA).
Una vez impresa la PECOSA por el Responsable de Almacén, se
procederd al tramite de la firma de la dependencia solicitante.
|. La PECOSA se formula en base a los respectivos Cuadros de
Necesidades debidamente conciliados con las _posibilidades
financieras de la Municipalidad y disponibilidad de bienes en
almacén.
La Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales establecera un
calendario para la presentacién de pedidos de aquellas
dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.
Los requerimientos no programados serén remitidos a la Unidad de
Logistica y Bienes Patrimoniales a fin de ser evaluados y
reprogramados de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria
6.3.2 Autorizacién de Despacho
a
Una vez autorizado el despacho de los bienes se procederd a hacer
la entrega de los mismos a las unidades organicas solicitante,
debiendo el funcionario firmar la PECOSA de recepcién y de
conformidad.
La autorizacién se otorga para aquellos bienes que figuran en el
respectivo Cuadro de Necesidades.
Se autorizara pedidos no programados solo en los casos derivados
de situaciones de emergencia, los que deberan ser calificados por la
Oficina General de Administracién a través de la Unidad de Logistica
y Bienes Patrimoniales, siendo atendidos con cargo al stock de
seguridad.
Esta fase comprende lo siguiente:
© Registro del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
* Aprobacién del Responsable de Almacén
+ Valorizacién del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
'* Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacén. Oficina General de
DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA eee
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
[MUNICIPALIDAD OISTRITAL ALIMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
__DELAPUNTA_
e. Estd prohibido que el responsable de almacén haga entreaa de
|
64
bienes de la Municipalidad sin contar con el respectivo Pedido
Comprobante_de Salida (PECOSA) debidamente firmado por
todos los participantes.
6.3.3 Acondicionamiento de Materiales
a. El responsable de almacén recibira el formulario PECOSA aprobado,
y dispondra el acondicionamiento de los bienes para su entrega,
colacandolos en el lugar destinado para el despacho.
b. El acondicionamiento o embalaje de los articulos por distribuir debe
realizarse en forma tal que se evite:
Despostillados, roturas 0 aplastamiento.
Dafios por manchas con grasa u otro agente nocivo,
Deterioro en el acabado.
Daiios por causas climatolégicas; y
Pérdida parcial, total o extravio.
6.3.4 Control de Mat
a. En cada almacén se establecerd un control de salida de materiales,
@1 que sera encargado al personal de seguridad o vigilancia o una
Persona que para tal funcién se asigne.
b. El encargado del transporte o trasiado de los bienes presentaré al
salir del almacén el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) a la
Persona encargada del control de salida de materiales, quien
verificard si el contenido de los bienes concuerda con el documento y
relendré una copia del mismo lo que sera entregado al Area
responsable del control de stock.
6.3.5 Entrega de Materiales
a. Al momento de efectuarse la entrega de materiales, o! responsable
de almacén debe cuidar que la persona que los reciba verifique las
caracteristicas del producto detallados en el formulario PECOSA,
previa autorizacién del funcionario de la unidad organica solicitante.
b. El encargado del almacén, debera verificar que la dependencia de
destino haya suscrito el formulario PECOSA con la conformidad
respectiva,
INVENTARIO FISICO
El inventario permitiré contrastar los resultados obtenidos valorizados con los
registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las
diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. l
T | Oficina General de
L DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA |“ administractén
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
MUNIGPALIDAD OISTRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
EI personal que interviene en la toma de inventarios fisicos, debe ser
independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los
activos, salvo para efectos de identificacién. Las diferencias que se obtengan
durante el proceso de inventario de bienes y conciliacién con la informacion
contable, deben investigarse y Iuego practicar los ajustes correspondientes,
previa autorizacion del funcionario responsable.
‘Asimismo, cuando la Municipalidad contrae los servicios de una empresa
privada para llevar a cabo la toma de inventarios fisicos, el producto final
presentado, asi como la base de datos, debe tener la conformidad del area
contable, en forma previa a la cancelacién de dicho servicio.
6.4.1 Tipos de Inventarios
a. Inventario_Masivo~ Incluye a todos los bienes almacenados,
comprende la verificacién fisica de bienes en uso y de almacén. La
Municipalidad efectuara la toma de inventarios fisicos generales de
Sus almacenes, antes del 31 de diciembre de cada elercicio fiscal
para tal efecto la Oficina General de Administracion o quien haga sus
veces, propondré a Alcaldia la constitucién de una Comision de
Inventario (integrada por lo menos por un representante de Almacén,
un representante de contabilidad y un representante de la OGA) que
estaré encargada de realizar el inventario fisico indicando el
Cronograma, equips y personal necesario, Se debera tomar en
cuenta’
* El inventario se efectuara cerrando las operaciones del almacén,
or lo que se requeriré de un apropiado programa y servira de
Sustento de los estados financieros de la entidad municipal
Asimismo, la verificacién fisica de los bienes a Inventariarse
incidira princlpalmente en los siguientes aspectos:
¥ Comprobacién de la presencia fisica del bien y su ubicacién.
¥ Estado de conservacién.
Y Condiciones de seguridad.
* Concluida ta verificacién fisica, la Comision de Inventario deberd
remitir el inventario Fisico a la Oficina General de Administracion
con el informe final del inventario.
b, Inventario Selective. ~ Comprende a un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza periddicamente o cada vez que sea
necesario veriicar que los registros del stock se mantienen al dia,
completos y exactos; y comprobar que las existencias fisicas
concuerden con los registros del Bincard y Kardex, correspondientes.
Se realiza sin paralizar las actividades de almacén, solo se efectia e!
bloqueo temporal de la documentacién y el despacho del grupo de
bienes objeto del inventario, por el plazo que se estime dure el
mismo.
“4 DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA
Oficina General de
‘Administracion
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
‘DELAPUNTA,
ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
6.4.2 Preparacién del inventario
Corresponde a la Oficina General de Administracién, a través de la
Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales impartir las instrucciones,
fijar plazos, establecer mecanismos e instrumentos y determinar
responsabllidades, a efectos de realizar la verificacién de bienes de los,
almacenes.
Son condiciones previas al inventario:
a del Almacén: el principio del buen ordenamiento debe
mantenerse en los almacenes en todo momento, sin embargo, se
hace mas necesario cuando se trata de realizar inventarios.
b. Documentacién: es imprescindible preparar la documentacién para la
toma de inventario, para la cual es necesario considerar lo siguiente:
* Las Tarjetas de Existencia Valorada (Kardex) y las de Control
Visible de Almacén (Bincard) deberan estar al dia.
* Bloqueo del internamiento de los bienes recepcionados durante el
eriodo de inventario. Estos quedarén temporaimente en la zona
de recepcion y serdn internados una vez conciuido el inventario.
* Despacho de materiales y equipos corespondientes a los
formularios PECOSA, quedan pendientes de atencidn. Los bienes
de pedidos no reclamados permanecen en la zona de despacho.
+ Suspender la recepcién de pedidos por un periodo prudencial
antes del inicio del inventario,
c. Medios e Instrumentos: El equipo de verificaciones sera dotado se
medios adecuados, tales como: Catalogos, winchas, calibradores,
metros, balanzas, entre otros; que les permitira’certificar las
medidas, denominaciones, pesos, cédigos, etc., de cada uno de los
bienes que se esté verificando.
6.4.3 Formas de efectuar el Inventario
a. Al Barrer
El inventario es realizado por un Equipo de Verificadores,
empezando por un punto determinado del almacén; continuando el
control de todos los bienes almacenados, sin excepcién alguna.
Esta modalidad se utlizaré para efectuar el Inventario Masivo del
Almacén.
b. Por Seleccién
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de
bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicacién.
Esta forma se utiliza para realizar el Inventario Tipo Selectivo. Oficina General de
DIRECTIVA N° 006-2017-MDLP-OGA iaeekaeede
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-MuNIcPatTDgD OISTRAL ‘AUMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
6.4.4 Sobrantes del Inventario
Si en el proceso de inventario se establece la establece la existencia de
bienes sobrantes, se llevaran a cabo las siguientes acciones:
a. Determinar su origen, es como resultado de los siguientes casos:
* Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias
Valoradas,
* Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
respectivo Comprobante de Salida.
+ Entrega de un bien similar en lugar de! que figura como sobrante.
b. Cuando los sobrantes del aimacén se deban a los dos primeros,
casos indicados en el literal anterior, estas se incorporan en los
registros de existencias formulado la respectiva Nota de Entrada al
‘Almacén ylo Nota de Ajuste (NEA)
¢. Cuando los sobrantes tengan su origen en el ultimo caso, implica que
la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en
bien similar entregado. En este caso se procedera a realizar el ajuste
en la respectiva Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén
(Kardex), anulando la salida del bien sobrante, la misma que sera
sustentada con el informe de la Comision de Verificacion
6.4.5 Faltantes de Almacén
En el caso que, como consecuencia de Ia conciliacién realizada, entre
los registros de existencias y el inventario fisico, se establezca un
registro de bienes faltantes, la Comisién de Verificacion actuara de la
siguiente manera:
a. Ealtante por robo o sustraccién.- Se organizaré un expediente de las
acciones realizadas acompafiadas de la denuncia policial
correspondiente.
». Faltante por merma.~ tratandose de bienes sdlidos o liquidos, que
or su naturaleza se volatilizan, sera aceptada siempre y cuando
este dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica
respectiva. Cuando la merma ocurra por accion de animales
depredadores, la Comision de Verificacion evaluara e informara
sobre si la merma se debid estrictamente a esta causa.
6.5 BAJA DE BIENES
Son objeto de baja:
a. Dafio y/o deterioro; desgaste 0 afectacién de los bienes debido al uso
1 continu.
©. Perdida, robo y/o sustracci6n; inexistente del bien por la vulnerabilidad
de los controles, y/o circunstancias fortuitas. | Oficina General de
- ‘Administracién
DIRECTIVA LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
(MUMICPALDAD OisrRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
DDELAPUNTA,
©. Destruccién; afectacién de los
institucional.
4d. Excedencia; bienes operativos que no se utlizan y se presume que
permaneceran en la misma situaoién por tiempo indeterminado.
e.Mantenimiento y/o reparacién onerosa; cuando el costo de
mantenimiento yio reparacion de un bien es significativo, en relacion a su
valor real.
f. Reembolso ylo reposicién; opera para los bienes asegurados, cuando
los documentos contractuales correspondientes asi lo determinan.
g. Vencimiento o Expirado; se aplica cuando los bienes han vencido 0 su
estado de descomposicién no son recomendables para consumo.
h. Cualquier otra causa justificable; la causa justificable debe sustentarse
ante la Superintendencia de Bienes Nacionales.
Ne por causas ajenas al manejo
Las causales antes sefialadas y otras que priven a la Entidad del uso de
los bienes, requieren una respuesta oportuna de la administracion, la
misma que, previa calificacién y justificacién documentada e Investigacion
de ser el caso, debe proceder a dar de baja tales bienes, conforme a las
disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales.
La baja de estos seré mediante Resolucién de Alcaldia, posteriormente se
elaborara un Acta de los Bienes dados de Baja.
Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la Resolucion
respectiva.
REPOSICION DEL STOCK
Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico ~ administrativa,
inherentes a la funcién del encargado del almacén, que tiene por finalidad e!
mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias
distribuidas, a fin que se encuentren disponibles en cualquier momento y
asegurar asi, que lleguen a los usuarios en forma oportuna.
6.6.1 INFORMES SOBRE EL STOCK
El responsable de almacén elaborara informes trimestrales sobre el
stock de bienes en el almacén teniendo en consideracién las siguientes
variables:
a. Nivel Maximo de Stock Cantidad de cada tipo de bien que se
estima es suficiente para atender en condiciones normales y por un
periodo determinade, las necesidades de la entidad.
b. Stock Minimo 0 de Sequridad.- Cantidad de cada tipo de bien que se
requiere para garantizar el abastecimiento, durante el tiempo que
demore el tramite de reposicion de stock,
c. Punto de Pedido.- Inicio de las acciones conducentes a la reposicion
de existencias a fin de evitar el consumo total del stock minimo. Oficina General de
DIRECTIVA N* 006-2017-MDLP-OGA Haske,
DIRECTIVA LINEAMIENTOS ¥ PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS
MUNCIPALIDAD DISTRITAL ALMACENES DE LA MUNICIPALIDAD DE LA PUNTA
DELAPUNTA |
6.6.2 Formulacion del requerimiento de Reposicién del Stock
EI tramite de reposicién de stock se inicia cuando las existencias
desciendan al nivel en que se empieza a consumir el stock minimo o de
Seguridad, para tal efecto el responsable de almacén procederd a:
@. Formular el Cuadro de Necesidades por los bienes que a la fecha
debe iniciarse el tramite de reposicién de stock.
b. Remitir el Cuadro de Necesidades a la Unidad de Logistica y Bienes
Patrimoniales a fin que se proceda a la adquisicién inmediata.
6.7 REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se considera datos
sobre ingresos y salidas de bienes de los almacenes y cantidades disponibles
para distribuir.
Los registros y reportes se elaboran en forma manual y computarizada; en el
primer caso se utlizan tarjetas y formularios, y en el segundo caso, se emplea
@l disefio de los mismos mediante sistemas de cémputo.
El registro y control de existencias se realiza en los siguientes documentos:
a, Documentos de Control
‘* Tarjetas de Control Visible de Almacén — Bincard,
* Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén — Kardex.
* Resumen de Movimiento de Almacén,
b. Documentos de Registro
* Orden de Compra ~ Guia de Internamiento,
‘+ Nota de Entrada a Almacén ylo Nota de Ajuste (NEA).
‘* Pedido Comprobante de Salida (PECOSA),
6.8 RESPONSABILIDADES
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se considera datos
sobre ingresos y salidas de bienes de los almacenes y cantidades disponibles
; wy para distribuir.
§
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