Apindice 12.1: Administracion de contatos. 381 Proyecto pha Tngeniero de software Ingenioro de hardwaro sill Cameron John Chandra ———————— Tngeniero desoftware —_Ingeniero dehardwere Tngeniero de disono Jake Cesey Mike Jennifer Craig Maria Ingenioro de software Tngeniere de hardware Jack Chuck Johan Cheryl Proyeoto Zeta ae Tngeniero de software Tngeniero de hardware Ingeniero de Jeff Carlos Max Juwoo Chad Maile EEA Administraci6n de contratos ‘Como la mayor parte del trabajo externo es de naturaleza contractual, en este apéndice se analizan los distintos tipos de contratos que se utlizan, sus fortalezas y debilidades y la forma en que los ccontratos dan forma a los motivos y las expectativas de los distintos participantes. La administra- cidn de contratos es tn elemento clave de cualquier sistema de administracion de compras de pro- ‘yectos. La descripcién de este sistema esta fuera del aleance de est texto, Sin embargo, los procesos ‘basicos se listan aqui para poner en perspectiva la administracién de contratos y os temas relacio- nados como REP (vea el apéndice 2.1). Seis pasos principales comprenden la administracion de compras + La planeacién de compras y adguisiciones incluye determinar qué comprar, cudndo y cémo. Esto implica el analisis clsico de construir o comprar, asf como la determinacién del tipo de contra to que se debe utilizar. + La planeacién de la contratacién incluye la descripcién de los requisitos de productos o servicios, >I Bae prc Pr FP FFP Poreensje del costo | | Cua de lncanivo | | incentive do Precio {Pp dt costo do costo pus praca time [re KG ieApindlce 12.1: Admbssracin de contratos 338 puede necesitar que se vuelva a negociar el contrato en vista de un exceso de agua subterrinea o la falta de disponibilidad de materiales especificos. En algunos casos, las fuerzas externas pueden dictar cambios de contrato, tales como la necesidad de cumplir con nuevos estndares de seguridad ‘ordenados por el gobierno federal Debe haber procedimientos formales acordados para iniciar los cambios en el contrato original Los pedidos de cambio de contrato estén sujetos a abuso, En ocasiones, los contratistas se aprove- chan de la jgnorancia de los duefios para inflar los costos de los cambios a fin de reponerse de la pérdida de utitidades de una oferta baja, Por el contrario, se sabe que los duefios “se desquitan” de Jos contratistas al retrasar a aprobacién de los cambios al contrato, lo cual demora el trabajo del proyecto y aumenta los costos para el contratsta Es necesario que las partes acuerden con anticipacién las reglas y procedimientos para iniciar y hhacer cambios en los términos originales del contrato, LA ADMINISTRACION DE CONTRATOS EN PERSPECTIVA La administracién de contratos no es una ciencia exacta. Durante décadas, el gobierno federal ha tratado de desarrollar un sistema de administracion de contratos més eficaz. A pesar de sus mejores esfuerzos, los abusos se exponen de manera repetida en los medios de informacion. La situacién se parece al intento de quitar una arruga de un tapete oriental. Los esfuerzos por eliminar una arruga, en una parte del tapete, invariablemente creardn una arruga en otra parte, De forma andloga, cada nueva revision en los procedimientos del gobierno parece generar una nueva laguna legal que se puede explotar. No hay un sistema de administracién de contratos perfecto. Dada la incertidumbre inherente incluida en la mayor parte del trabajo del proyecto, ningiin contrato puede manejar todos Jos temas que surgen. Los contratos formales no pueden reemplazar o eliminar Ia necesidad de de- sarrollar relaciones de trabajo eficaces entre las partes que se basan en metas mutuas, confianza y cooperacién, Por esta raz6n, es muy importante la discusi6n anticipada de las mejores précticas en Ja contratacién externa y la negociacién eficaz PREGUNTAS DE REVISION DEL APENDICE 1, {Cuéles son las diferencias fundamentales entre los contratos de precio fijo y los de costo plus? 2, {Para qué tipos de proyecto recomendaria que se utilizara un contrato de precio fjo? 3. Para qué tipos de proyectos recomendaria que se utilizara un contrato de costo plus? REFERENCIAS DEL APENDICE Angus, R. B,,N. A. Gundersen y T.P Cullinane, Planning, Performing, and Controlling Projects, Uppet Saddle River, NI, Prentice Hall, 2008, Cavendish, Jy M. Martin, Negotiating and Contracting for Project Management, Upper Darby, PA, Project Management Institute, 1982 Fleming, Q. W, Project Procurement Management: Contracting, Subcontracting, Teaming, Tustin, CA, FMC Press, 2003, Fraser, I, Professional Project Proposals, Aldershot, Reino Unido, Gower/Ashgate, 1995 Lowe, D,, “Contract Management” en The Wiley Guide to Managing Projects, P. WG. Morris y 1 K. Pinto, comps, Nueva York, Wiley, 2004, pp. 678-707, Schwalbe, K., Information Technology Project Management, 4. ed., Boston, Thomson Course Techno- ogy, 2006, Worthington, M.M. y L. P. Goldsman, Contracting with the Federal Government, 4a. e4., Nueva York, Wiley, 1998,