HERO

Käyttöohje laivanselvitysosastolle
Sisällysluettelo

1. Yleistä .............................................................................................................................................. 1

2. Asiakkasrekisteri .............................................................................................................................. 1

3. Laivarekisteri ................................................................................................................................... 3

4. Satamakoodit .................................................................................................................................... 4

5. Matkojen hallinta ............................................................................................................................. 5

5.1. Uuden matkan perustaminen ..................................................................................................... 6

5.2. PortNet päivitykset .................................................................................................................... 9

5.3. Viestien tallentaminen HEROon ............................................................................................. 10

5.4. Dokumenttien luonti HEROssa ............................................................................................... 12

5.4.1. Käteiskuitti (Cash to Master) ........................................................................................... 14

5.4.2. Jäteöljyn noutotilaus ........................................................................................................ 15

5.4.3. Hinausavustuskuitti .......................................................................................................... 15

5.5. Laivalista ................................................................................................................................. 16

6. Bookkaukset ja AREX ilmoitukset ................................................................................................ 17

6.1. Tavaraerän bookkaus, irtotavaratuonti .................................................................................... 17

6.2. Tuontilastien AREX saapumisilmoituksien lähettäminen ...................................................... 20

6.3 Vientilastien AREX poistumisilmoituksien lähettäminen ....................................................... 22

6.4 Kappaletavaralastien lastausohjeiden ja lastiasiakirjojen muokkaus ....................................... 23

6.5 Vienti bulklastien laivatun määrän lisääminen ........................................................................ 27

7. Lastausohjeet .................................................................................................................................. 28

7.1 Bulk-lastien lastausohjeet ja lastidokumenttien tulostus ......................................................... 28

1. Yleistä

HEROssa pidetään rekisteri jokaisesta laivakäynnistä. Joka laivalle avataan erillinen matka ja
laivakäyntiin liittyvä kirjeenvaihto tallennetaan HEROon kyseiseen matkan alle.

Matkan avaus aloitetaan syöttämällä asiakas, meidän tapauksessa varustamo. Sen jälkeen syötetään
laivan tiedot, mikäli laiva ei löydy rekisteristä. Kolmanneksi varmistetaan, että tarvittavat
satamakkoodit löytyy tietokannasta, jos eivät löydy nekin lisätään. Kun kaikki tarvittava taustatieto
on olemassa, perustetaan matka. Kuvassa 1 HEROn avausikkuna.

Kuva 1. HEROn avausikkuna

2. Asiakkasrekisteri
Asiakkakksi syötetään varustamo, pääsääntöisesti asiakastiedot (myös asiakasnumero) otetaan e-
Transista. DA-laskutusosapuoli voi olla eri kuin varustamo (esim DA-Desk), mutta HEROssa
asiakas on kuitenkin aina varustamo (toimeksiantaja). Uuden asiakkaan syöttäminen aloitetaan
avaamalla ”Asiakkaat ja hinnastot”, kts. kuva 2.
 Kuva 2. HEROn Asiakasrekisteri

Klikkaamalla ”Lisää uusi” pääsee syöttämään uuden asiakkaan (varustamon) tiedot (Kuva 3).
Asiakasnumero otetaan e-Transista. Perustietoihin syötetään asiakasnumero sekä yrityksen nimi.
Yhteystiedot täydennetään soveltuvin osin. Muihin tietoihin tulee valita yrityksen rooli sekä syöttää
EORI-numero. HUOM! Joillakin varustamoilla (esim. MTL) on oma EORI-numero joka laivalle,
siinä tapauksessa oikea EORI numero on
tallennettava asiakastietoihin erikseen joka kerta,
jotta oikea EORI numero välittyy tullille AREX
ilmoitusta lähettäessä.
Kun kaikki tiedot on syötetty, painetaan
”Tallenna” ja ikkuna sulkeutuu automaattisesti.

Kuva 3. Asiakastietojen syöttö rekisteriin

2
3. Laivarekisteri

Laivarekisteriin on siirretty dataa PortNet:in tietokannasta. Suuri osa laivoista löytyy rekisteristä,
mutta uudet laivat sekä mahdolliset päivitykset on tehtävä HEROn rekisteriin erikseen. Mikäli laiva
ei löydy rekisteristä, laiva on perustettava rekisteriin ennen kuin uutta matkaa voidaan avata.
Rekisteriin pääsee klikkaamalla ”Matkojen hallinta” sekä ”Laivojen hallinta”, katso kuva 4.

Kuva 4. Laivarekisterin avausikkuna

Uuden laivan tiedot pääsee syöttämään valitsemalla ”Lisää”, katso kuva 5. Ohjelma luo laivalle
automaattisesti oma numero. Varustamo valitaan alasvetovalikosta, muut kentät täydennetään niin
pitkälle kuin mahdollista. Jääluokkaa valitaan PortNetissä ilmoitetun jääluokaan mukaisesti.
Huomautuksia voi lisätä tarpeen mukaan. Laivan tiedostot – osioon on mahdollista lisätä laivaan
liittyviä tiedostoja, kuvia ym. valitsemalla ”Lisää”. Tallennettava tiedosto voidaan sitten siirtää
avattuun ikkunaan ja halutessa valita tiedostolle sopiva otsikko.

3
 Kuva 5. Laivan lisäys HEROn rekisteriin

4. Satamakoodit
Laivan rotaatiota varten tarvittavat satamat (edellinen/seuraava satama) on oltava HEROn
satamakoodirekisterissä ennen kuin matkaa avataan. Rekisteriin pääsee klikkaamalla ”Matkojen
hallinta” sekä ”Satamien hallinta”, katso kuva 6.

Kuva 6. HEROn satamarekisteri. 4

Uuden sataman tiedot syötetään valitsemalla ”Lisää satama”, katso kuva 7. Ensimmäinen rivi,
satama, on pakollinen tieto. Satamanosa ja laituri syötetöön jos ovat tiedossa, mutta kentät eivät ole
pakollisia. Ainoastaan ”omien” satamien (Kokkola ja Kalajoki) osalta satamanosa ja laituri ovat
pakollisia, koska laivan laituripaikka välittyy myös PortNettiin. Mikäli uuden sataman koodi ei ole
tiedossa, se tarkistetaan PortNetistä. Koodi on oltava sama HEROssa ja PortNetissä, muuten
sanomaliikenne ei toimi. Suomen satamien osalta voidaan myös syöttää tullitoimipaikka.

Kuva 7. Sataman tallentaminen HEROn satamarekisteriin.

5. Matkojen hallinta

Matkojen halinta-ikkuna avataan klikkaamalla ”Matkojen hallinta”, katso kuva 8. Avatussa

ikkunassa näkyy kaikki syötetyt matkat päivämäärärajoitusten sisällä. Satamassa olevat alukset
näkyvät tummennettuina. Joka laivan kohdalla näkyy arvioitu tai lopullinen saapumis- ja lähtöaika,
laituripaikka, edellinen ja seuraava satama, tietoa lasteista sekä kommenttikenttä johon yleensä
lisätään laivaaja.

5
 Kuva 8. Matkojen hallinta – ikkuna.

Matkoja voi hakea päivämäärärien lisäksi myös matkanumeron, varustamon, laivan nimen,
lastityypin tai saapumislaiturin mukaan, osa alasvetovalikoista. Lisäksi on mahdollista hakea
matkoja kommentti-kenttiin syötettyjen tietojen perusteella vapaalla sanahaulla. Esim. ”Boliden”
haku tuo esiin kaikki sinkkirikaste- ja sinkkilaivat päivämäärärajoitusten sisällä. Satamassa olevat
laivat voi jättää pois hausta poistamalla ruksi ”Näytä myös satamassa olevat” kohdasta.

5.1. Uuden matkan perustaminen

Uusi matka perustetaan silloin, kun laivasta tai matkasta saadaan ensimmäinen ilmoitus, esimerkiksi
nominoinnin yhteydessä tai aikataulutietojen perusteella. Valisemalla ”Luo uusi” avautuu matkan
syöttöikkuna, katso kuva 9.

Ohjelma antaa automaattisesti matkalle juoksevan numeron. e-Trans numero lisätään kun
satamakäynnille on avattu keikka myös e-Transissa, samalla ohjelma ehdottaa laivanumeron
edellisen numeron perusteella. Laivanumero on kuitenkin muokattavissa. Laiva valitaan
alasvetovalikosta. Kirjoittamalla laivan nimen ensimmäiset kirjaimet ohjelma hakee automaattisesti
kaikki vaihtoehdot tietokannasta. Laivan tiedot voi tarkistaa ja tarvittaessa korjata tai täydentää ”i”
nappia painamalla. Ohjelma hakee laivalle valittu varustamo automaattisesti. HUOM! PortNetistä
siirrettyjen laivojen varustamoksi tulee automaattisesti ”1 Leanware”, tieto korjataan valitsemalla
oikea varustamo alasvetovalikosta. Jos varustamo vaihdetaan ”Matkan tiedot” ikkunassa, se vaihtuu

6
vain kyseiselle matkalle. Jos laivan varustamoa halutaan muuttaa pysyvästi, se on tallennettava
laivan tietoihin. Arvioitu saapumisaika ja lähtöaika syötetään, ja kun ajat ovat lopulliset, vastaavat
kohdat täydennetään myös.

Kuva 9. Uuden matkan syöttäminen HEROon.

Saapumistietoihin on mahdollista lisätä varustamon oma matkanumero, jos sellaista käytetä (esim.
kontti- ja tankkilaivat). Päällikön nimi lisätään kun on tiedossa, samoin määritään
luotsinkäyttötarvetta, liikennetyyppiä, lastitiedot sekä lastityyppi. Jos alus saapuu tyhjänä,
saapumistietoihin valitaan ”Painolastissa”. ”Kommentti”-kenttään syötetään yleensä laivaaja,
kentän tiedot tulostuu myös laivalistaan. Lähtötiedot täydennetään samalla tavalla kuin
saapumistiedot. Huom., ohjelman oletusarvo on, että laivaa lähtee lastattuna. Kun kaikki tiedot on
syötetty matka tallennetaan. ”Julkaistaan WWW:ssä” ja ”PortNettiin” kohdat ovat oletuksena
ruksattu, jolloin laivakäynnin tiedot siirtyvät heti www-laivalistalle sekä PortNettiin kun tiedot
tallennetaan.

7
Rotaatio-välilehteen syötetään laivan edellinen/edelliset satama(t), ”oma” satama sekä laituripaikka
ja seuraava(t) satama(t). Matkan tiedot pitää olla tallennettuja ennen kuin rotaatiota voidaan syöttää.
Ensin lisätään edellinen satama, sitten saapumissatama ja -laituri ja lopuksi seuraava satama.
Ensimmäinen laituripaikka valitaan saapumissatamaksi. Jos laiva lähtee samasta laituripaikasta se
on myös lähtösatama, mutta jos laiva vaihtaa laituripaikkaa vasta viimeinen laituri merkitään
lähtösatamaksi. Mikäli edellinen tai seuraava satama ei ole vielä tiedossa kun matka avataan,
valitaan satamaksi ”ZZUKN” (unknown). Oikea satamakoodi lisätään kun on tiedossa. Kuvassa 10
on esimerkki, jossa laiva on saapunut Corkista ja purkanut laiturissa SS 9 (saapumissatama). Laiva
on sitten siirtynyt laituriin SS 8 (lähtösatama) missä laiva on lastannut ja sitten jatkanut Rostockiin
ja Amsterdamiin. ETA/ETS tiedot siirtyvät automaattisesti matkan perustiedoista. Jos rotaatio

Kuva 10. Rotaation syöttö, esimerkki Cork – Kokkola – Rostock – Amsterdam sekä laituripaikan
vaihto.
muuttuu, satamaa voidaan siirtää ylös/alas oikealla olevilla nuolinäppäimillä, korjata valitsemalla
”Muokkaa” tai poistaa kokonaan.

8
5.2. PortNet päivitykset

Kun matkan tiedot sekä rotaatio on syötetty, laivakäynnin tiedot voi siirtää PortNetiin ruksaamalla
”Matka” välilehdessä kohta ”PortNetiin” jonka jälkeen matka tallennetaan uudestaan, katso kuva
11. Tiedot siirtyvät PortNetiin muutaman minuutin viiveellä.

Kuva 11. Laivakäynnin tietojen siirtäminen PortNetiin

Kun laivakäynnin tiedot on lähetetty PortNetiin ”Matka” välilehdelle ilmestyy PortNetin luoma
tullinumero. PortNettiin pitää vielä manuaalisesti täyttää IMO-yleisselvitys kohdat, laivaväen
lukumäärä, valita edustajan ja mahdollisesti varustamon maksamat laskut sekä ilmoittaa mikäli
väylä- ja lästimaksua maksetaan ja myös millä perusteella haetaan väylämaksualennusta, jos on
tarpeen. Turvatoimi-ilmoitus on myös vahvistettava erikseen PortNettiin. Lastitiedot voi lähettää
PortNettiin manifestisanomina, kunhan bookkaus/lastausohje on tehty, katso kappale 6
Tuonti/vienti manifesti sekä VA-ilmoitukset lähetetään ”matkan tiedot” ikkunan alareunassa olevia
nappeja painamalla, katso kuva 9. IMO-FAL lomakkeet on tallennettava manuaaliseesti PortNettiin.

ETA päivitykset välittyvät PortNettiin HEROn kautta aina kun ilmoitus tallennetaan. Kun laiva on
saapunut, HEROon ruksataan kohta ”Aika on lopullinen” saapumisajan alapuolella. PortNettiin
pitää sen jälkeen vielä manuaalisesti ilmoittaa liiteasiakirjat sekä vahvistaa alusilmoituksen ja
mahdollisesti manifestin tiedot saapumisessa.

Kun laiva on lähtenyt, ruksataan taas kohta ”Aika on lopullinen” lähtöajan alapuolella. PortNettiin
vahvistetaan manuaalisesti alusilmoituksen tiedot sekä mahdollisesti manifestin tiedot lähdössä.

9
5.3. Viestien tallentaminen HEROon

Vastaanotettuja ja lähetettyjä sähköposteja ja/tai tiedostoja voidaan siirtää HEROon ”drag and
drop” menetelmällä. Joka laivakäynnille muodostuu oma viestiarkisto. Viestit siirretään HEROon
joko pudottamalla suoraan ”Matkojen hallinta”-ikkunassa vastaavan laivan riville, tai avaamalla
”Matkan tiedot”-ikkuna ja ”Viestit: Laivanselvitys” välilehti ja valitsemalla ”Lisää”. Molemmissa
tapauksissa avautuu ”Dokumenttien muokkaus”-ikkuna, katso kuva 12.

Kuva 12. Sähköpostien ja tiedostojen siirtäminen HEROn viestiarkistoon.

Viesteille valitaan ryhmä jolle viesti tulee näkyviin, laivanselvitys, operatiiviset tai molemmat.
Viesteille tulee myös valita luokka, johon se kuuluu. Vastaanotetuille ja lähetetyille viesteille on
omat luokkavaihtoentonsa, kuvassa 12 esimerkkinä vastaanotettujen viestien luokat. Huomautus-
kenttään on mahdollista lisätä kommentteja jotka helpottavat viestien löytäminen jälkikäteen.
Kuvaus-kenttään tulee automaattisesti sähköpostin otsikko. Sähköpostiviestien lisäksi arkistoon on
myös mahdollista siirtää tiedostoja, menetelmä on sama. HEROon siirretyt viestit näkyy ”Viestit:
Laivanselvitys” välilehden alta, katso kuva 13. Viestintäkentässä on mahdollisuus valita
näytetäänkö kaikki viestit vai pelkästään vastaanotetut tai lähetetyt. Otsikkoriviä klikkaamalla
viestejä voidaan järjestää ko. otsikon mukaan. Ikkunan yläosassa on kommenttikenttä, johon on
mahdollista lisätä yleisiä kommentteja sekä laskutukseen liittyviä kommenttejä erikseen. Esim.

10
miehistönvaihtoihin liittyvistä järjestelyistä, tilatuista palveluista ym. kannattaa kirjoittaa lyhyt
kommentti, erityisesti jos asiaan liittyy laskutettavia kuluja. Kommentit on tallennettava ennen kuin
ikkuna suljetaan.

Arkistoon siirretyt viestit avataan valitsemalla oikea rivi ja klikkaamalla ”Avaa”. Viestin asetukset
on mahdollista muokata ja viestejä voidaan tarvittaessa poistaa arkistosta.

Kuva 13. Laivakäynnin viestintäarkisto sekä kommenttikentät.

11
5.4. Dokumenttien luonti HEROssa

HERO:n kautta voi tulostaa yleisimmät laivakäynteihin liittyvät dokumentit kuten matkan
kuluraportti, SOF, NOR ja laivailmoitus joka on lyhyt yhteenveto laivakäynnistä. Kaikki
vaihtoehdot löytyvät ”Dokumentti: tuonti” ja ”–vienti” välilehtien alta, tuonti tai vientipuoli valitaan
laivan lastin mukaan. Kuvassa 14 on esimerkki tuontimatkasta. Tapahtuma-ajat välilehteen lisätään
laivakäyntiin liittyvät ajat sekä lastitiedot. Ikkunan alareunassa on myös kenttä yleisiä
huomautuksia varten, syöttyt tiedot eivät kuitenkaan tulostu mihinkään dokumenttipohjaan.

Kuva 14. Laivakäyntiin liittyvien aikojen tallentaminen HEROon sekä tarvittavien

dokumenttien luonti, esimerkkinä tuontimatka.

Työskentelyajat-välilehdelle syötetään lastinkäsittelyyn liittyvät asiat, kuten jengien määrä, tehdyt

vuorot, lastattu/purettu määrä/vuoro sekä mahdolliset huomautukset, katso kuva 15. Aikatyyppi-
valinnalla määrätään, onko kyseessä normaalia työaikaa vai seisokki. Seisokit kirjataan samalla

12
tavalla kuin työajatkin, mutta ajat tulostuvat SOF:ille eri kohtaan. Lopuksi syötetyt tiedot
tallennetaan painamalla ”Tallenna” nappi ”Tapahtuma-ajat” välilehdellä.

Kuva 15. Työskentelytietojen syöttäminen HEROon.

Haluttu dokumentti luodaan HEROssa valitsemalla oikea dokumentti alasvetovalikosta ja

painamalla ”Luo”, katso kuva 16. Samat vaihtoehdot löytyvät sekä tuonti- että vientivälilehdeltä.
Jäteöljyn noutotilauslomake (Sludge) löytyy kuitenkin vain tuontipuolella, ja vastaavasti
hinausavustuskuitti löytyy vain vientipuolelta.

Kuva 16. Dokumenttipohjavaihtoehdot, esimerkkinä vientimatka.

13
Kaikki dokumentit avautuvat erilliseen ikkunaan, jossa niitä voi tulostaa, tallentaa tai muokata,
katso kuva 17 jossa tärkeimmät toiminnot ovat merkattu. Dokumentteja voi muokata HEROssa, tai
tallentaa Word- tai Excel-dokumentteina muokkausta varten. Dokumenttiä voi myös lähettää
sähköpostitse halutussa formaatissa (Word, Excel, Pdf ym.)

Kuva 17. HEROssa luotu SOF. Tärkeimmät toimenpidevaihtoehdot ovat merkattu, tulosta,
tallenna, lähetä sekä muokkaa.

5.4.1. Käteiskuitti (Cash to Master)

Toimitettava rahamäärä syötetään ensin ”Viestit:laivanselvitys” välilehdelle, siihen tarkoitetuun
kenttään. Kenttään syötetty teksti tulostuu sellaisenaan kuitille. Kentän yläpuolella valitaan
toimituspäivän päivämäärä, katso kuva 18.

Kuva 18. Käteiskuitin tekstin ja rahamäärän syöttäminen.

Käteiskuitti luodaan ”Dokumentit: tuonti” tai -”vienti” välilehdistä kuten kuvattu edellisessä
kappaleessa.

14
5.4.2. Jäteöljyn noutotilaus
Laivan ilmoittama määrä separointijätettä, pilssivettä ja käytettyä voiteluöljyä syötetään vastaaviin
kohtiin ”Viestit: laivanselvitys” välilehdelle, katso kuva 19. Tallennuksen jälkeen tilauslomaketta
voi lähettää sähköpostitse suoraan HEROsta ”Dokumentit: tuonti” välilehdeltä, katso kuva 20.
Ensin valitaan oikea sähköpostiryhmä (SLUDGE), ja tilaus lähtee sähköpostilla vastaanottajille
”Lähetä” nappia painamalla. Jos tilauslomaketta halutaan avata ennen lähettämistä, se löytyy
dokumenttipohjien alasvetovalikosta tuontipuolella.

Kuva 19. Laivan jättämä separointijäten, pilssiveden ja käytetyn voiteluöljyn määrien

tallentaminen.

Kuva 20. Sludge- tilauslomakkeen lähettäminen HEROsta.

5.4.3. Hinausavustuskuitti
Hinausavustuskuitti tulostataan HEROsta kuten selitetty kappaleessa 5.4. Kuitti löytyy ainoastaan
vientipuolen dokumenteista. ”Tapahtuma-ajat” välilehdelle syötetään avustavien hinaajien nimet,
oletuksena ”Aries” ja ”Orion” mutta nimet ovat muokattavissa, katso kuva 21. Kuitti avataan
valitsemalla alasvetovalikosta ”Assistance Order” ja painamalla ”Luo”, jonka jälkeen kuittia voi
tulostaa.

15
 Kuva 21. Hinausavustuskuitin tulostaminen HEROsta.

5.5. Laivalista

HEROsta vio lähettää laivalistaa sähköpostitse suoraan valituille vastaanottajille. ”Matkojen

hallinta” ikkunasta määritään päivämäärärajoilla minkälaisen listan haluaa lähettää. ”Näytä myös
satamassa olevat” kohta pitää olla ruksattu. Listaa voi tarkistaa painamalla ”Laivalista” nappi
oikealla. Listaa lähetetään painamalla ”lähetä laivalista”, jolloin avautuu erillinen lähetysikkuna,
katso kuva 22. Ikkunasta valitaan säjköpostilista, jolle laivalistaa halutaan lähettää. On myös
mahdollista valita, lähetetäänkö listaa PDF vai Excel muodossa. Viestille on myös oma otsikko ja
viestikenttä. Sähköpostilistoja voi tarpeen
mukaan lisätä ja/tai muokata valitsemalla
HEROn ylävalikosta ”Asetukset” sekä
”Sähköpostilistat”.

Kuva 22. Laivalistan lähettäminen HEROsta.

16
6. Bookkaukset ja AREX ilmoitukset

Kaikki AREX ilmoitukset tehdään HERO ohjelman kautta. Laivanselvitysosasto hoitaa kaikki
AREX ilmoitukset paitsi konttilaivojen osalta, niiden AREX ilmoitukset tekee konttiosasto.
Tuontilastien osalta bukkaukset tekee laivanselvitysosasto kun lastidokumentit ovat saapuneet.
Vientilastien osalta vientisihteeri tai transitoosasto tekee bookkaukset ja laivanselvitysosasto
lähettää ilmoitukset kun laiva on lähtenyt.

Kun lastissa oleva laiva saapuu EU satamasta, Yleisilmoitus on annettava viimeistään 2 h ennen
laivan saapumista. Esittämisilmoitus annetaan heti kun laiva on saapunut. Jos laiva saapuu EU:n
ulkopuolelta, saapumisen esittämisilmoitus on annettava viimeistään 4 h ennen laivan saapumista
tai jos on kyse kontista, viimeistään 24 h ennen kontin lastaamista vientisatamassa.
Esittämisilmoitus annetaan heti kun laiva on saapunut. HERO lähettää automaattisesti oikea
ilmoitus valitun lastaussataman perusteella.

Poistumisilmoitus on annettava jos laiva vie lastia EU:n ulkopuolelle. Jos on kyse transitolastista,
poistumisilmoitus on annettava purkusatamasta riippumatta. Poistumisen esittämisilmoitus voidaan
antaa heti kun saapuminen poistumispaikalle ilmoitus tai meidän tekemä tullaus on hyväksytty
(MRN numero syntynyt), ja on annettava viimeistään kuljetusvälineen lähtöä seuraavan kolmannen
arkipäivän aikana. Poistumisilmoituksen voi antaa heti kun laiva on lähtenyt, jaTulli on hyväksynyt
poistumisen esittämisilmoituksen.

6.1. Tavaraerän bookkaus, irtotavaratuonti

Lastitiedot syötetään ”Rotaatio” välilehden kautta. Valitse oikea lastaussatama rotaattiosta ja

klikkaa ”Syötä lastitieto, kts. kuva 23, esimerkki sinkkirikastelaiva Otterbäcken - Kokkola.

Kuva 23. Lastitiedon syöttäminen rotaation kautta.

17
Tämän jälkeen avautuu ikkuna johon lastitietoja voi syöttää, kts. kuva 24. Perustiedot- välilehdellä
näkyy matkan tiedot, ja siihen syötetään ainoastaan lastin tullistatus.

Kuva 24. Bookkauksen tiedot, perustiedot

Tämän jälkeen siirrytään seuraavalle välilehdelle ”Dokumentointi”. Siihen tulee tietoa

kuljetusasiakirjoista sekä tavaran lähettäjästä ja vastaanottajasta, kts. kuva 25. Kuljetusasiakirjan
tyyppi sekä –nro kentät ovat pakollisia, käytetään joko Konossementtia (N705) tai Rahtimanifestia
(N785). Mikäli on kyse yhteisötavarasta (C-status), liiteasiakirjaa on myös annettava. Kun
yhteisöstatus on osoitettu manifestilla, liiteasiakirjan koodi on 2YMM. Jos manifestiin on merkintä
”C”, liiteasiakirjan numero on SovA324d, ja jos manfesti on tekijän toimesta leimattuna T2L-
leimalla liiteasiakirjan numero on SovA324c. Silloin kun on olemasssa erillinen T2L-lomake,
liiteasiakirjan koodi on N285 ja numero T2L-lomakkeen numero. Liiteasiakirjan tyyppi –
alasvetolaatikossa on vain nämä kaksi vaihtoehtoa. Jos tavara ei ole yhteisötavaraa, liiteasiakirjaa ei
anneta. Lähettäjä/vastaanottaja löytyvät yleensä HERON asiakasrekisteristä. Jos toimijat ei löydy,

18
ne lisätään kohdan 2. Asiakasrekisteri mukaan. HUOM! AREX ilmoituksessa pakolliset tiedot ovat
vastaanottajan/lähettäjän nimi, katuosoite, postiosoite sekä maa. Lopuksi palataan takaisin
perustiedot-välilehdelle ja tallennetaan.

Kuva 25. Bookkauksen tiedot, dokumentointi.

Kun tiedot ovat tallennettu, ”Lisää irtotavaraerä” nappi aktivoituu, kts. kuva 24, siniset ympyrät.
Kun painetaan lisää irtotavaraerä-nappia, ”Sisältörivin tiedot” ikkuna avautuu, kts. kuva 26.
Tähdellä merkatut kentät ovat pakollisia. Tilauksen asiakas on sama kuin vastaanottaja. Tilaus/rivi
kenttään syötetään toistaiseksi aina ykkönen (1). Ryhmä (tavaralaji) valitaan alasvetolaatikosta,
samoin Tyyppi/laatu ja kollityyppi (aina bulk kun on kyse irtotavatasta). Kollien lukumäärä on 1
irtotavaralle, yhteispaino annetan tonneina. Tullistatus on syötettävä myös tähän ikkunaan. Sen
sijaan tullinimike sekä pakkauslaji tulevat automaattisesti kun ovat tallennetu tavaralajille. Paina

19
lopuksi tallenna ja sulje ikkuna. Saapuvalle irtotavaraerälle on nyt muodostunut bookkaus, jonka
perusteella AEX ilmoitus voidaan lähettää.

HEROssa on oma rekisteri tavaralajille ja –tyypeille. Rekisteri löytyy HEROn ylävalikosta,

avaamalla ”Aserukset” ja ”Tavararyhmien hallinta”. Kaikki yleisimmät tavaralajit- ja ryhmät
löytyvät rekisteristä, ja mahdolliset muutokset on tehtävä yhteistyössä huolintapäällikön kanssa
ottaen huomioon mahdolliset vaikutukset varastokortteihin.

Kuva 26. Irtotavaraerän lisäys

6.2. Tuontilastien AREX saapumisilmoituksien lähettäminen

Yleisilmoitus tai saapumisen yleisilmoitus voi lähettää heti kun lastista on tehty bookkaus kohdan
6.1 mukaisesti. Matkan tiedot- ikkunassa valitaan ”Siirry tulliilmoituksiin” jolloin ”Tulli-

20
ilmoitukset” ikkuna aukeaa, kts. kuva 27. Valitse ”Tuonnin ilnoitukset” välilehti. Matkalle tehty
bookkaus tulee silloin näkyviin ja ”Lähetä yleisilmoitus” nappi aktivoituu. Kun yleisilmoitus on
lähetetty, vastaavaan sarakkeeseen ilmestyy aikaleima ja ”yleisilmoituksen tila” sarakkeeseen tulee
tietoa ilmotuksen vaiheesta. Kun ilmoitus on hyväksytty, sarakkeessa lukee ”Tulli hyväksynyt” ja
ilmoitukselle muodostuu MRN- sekä viitenumero, kts. kuva 28. Mikäli ilmoitus ei mene läpi,
virheilmoitus näkyy samassa sarakkeessa. Kun yleisilmoitus on hyväksytty, ”Lähetä saap.
esittämisilmoitus” nappi aktivoituu, ja esittämisilmoitus on valmiina lähettäväksi heti kun laiva on
saapunut. Myös esittämisilmoituksen tila näkyy samassa ikkunassa.

Kuva 27. Yleisilmoituksen lähettäminen

Kuva 28. Yleisilmoitus hyväksytty, saap. esittämisilmoituksen lähettäminen

21
AREX ilmoitusten tila näkyy myös värikoodeilla ”Matkojen hallinta” ikkunassa. Kyseisen matkan
tuontilastisarake muuttuu vihreäksi jos AREX ilmoitus on ok, ja punaiseksi jos ilmoitus on
virhetilassa.

Kun ”Autom. AREX ilmoitukset” kohta matkan tiedoissa on ruksattu, saapumisen estiiämisilmoitus
lähtee automaattisesti kun laivan lopullinen tuloaika on vahvistettu, ja mikäli
yleisilmoitus/saapumisen yleisilmoitus on hyväksytty.

6.3 Vientilastien AREX poistumisilmoituksien lähettäminen

Vientilastien osalta vientisihteeri tai transitoosasto tekee bookkaukset ja laivanselvitysosasto

lähettää ilmoitukset kun laiva on lähtenyt. Matkan tiedot- ikkunassa valitaan ”Siirry
tulliilmoituksiin” jolloin ”Tulli-ilmoitukset” ikkuna aukeaa, kts. kuva 28.

Kuva 28. Poistumisen esittämisilmoituksen sekä poistumisilmoituksen lähettäminen.

Valitse ”Viennin ilmoitukset” välilehti. Matkalle tehty bookkaus tulee silloin näkyviin ja ”Lähetä
poist. esittämisilmoitus” nappi aktivoituu. Kun poistumisen esittämisilmoitus on lähetetty,
vastaavaan sarakkeeseen ilmestyy aikaleima ja ilmoituksen tila näkyy vastaavaassa sarakkeessa.
Kun ilmoitus on hyväksytty, sarakkeessa lukee ”Tulli hyväksynyt”. Mikäli ilmoitus ei mene läpi,
virheilmoitus näkyy samassa sarakkeessa. Kun poistumisen esittämisilmoitus on hyväksytty,

22
”Lähetä poistumisilmoitus” nappi aktivoituu, ja poistumisilmoitus on valmiina lähettäväksi heti kun
laiva on lähtenyt. Myös poistumisilmoituksen tila näkyy samassa ikkunassa.

Myös poistumisilmoitusten tila näkyy värikoodeilla ”Matkojen hallinta” ikkunassa. Kyseisen

matkan vientilastisarake muuttuu vihreäksi jos AREX ilmoitus on ok, ja punaiseksi jos ilmoitus on
virhetilassa.

Kun ”Autom. AREX ilmoitukset” kohta matkan tiedoissa on ruksattu, poistumisen

esittämisilmoitus lähtee automaattisesti kun laivan lopullinen lähtöaika on vahvistettu, ja mikäli
lastille on syötetty MRN numero. Poistumisilmoitus lähtee sekin automaattisesti heti kun
poistumisen esittämisilmoitus on hyväksytty.

6.4 Kappaletavaralastien lastausohjeiden ja lastiasiakirjojen muokkaus

Mikäli laivattu määrä muuttuu bookatusta määrästä, laivattu määrä on lisättävä HEROon, että
varastokortit päivittyvät oikein. Bulkkilaivojen osalta laivattu määrä lisää ensisijaisesti
transitoosasto tai laivaussihteeri. Kun on kyse kappaletavaroista kuten esim. kalsiumkloriidi,
laivaussihteeri tulostaa lastipaperit bookatulle määrälle. Jos jostain syystä laivaan lastataan
enemmän tai vähemmän kuin bookattu määrä, lastiasiakirjat on korjattava. Jos laiva valmistuu
toimistoajan ulkopuolella, laivanselvittäjän on korjattava laivattu määrä HEROon ja tulostettava
uudet lastiasiakirjat. Alla esimerkkinä kalsiumkloriidilaivan laivatun määärän muuttaminen.

Ensin korjataan lastausohje, avaamalla ”Varastointi” ja ”lastausohjeet (irtotavara)” HEROn

ylävalikosta. Tehty lasstausohje avataan valitsemalla oikea matka ja painamalla ”Hae”, katso kuva

Kuva 29. Lastausohje 23

29. Lastausohjetta saa myös avattua ”rotaatio” välilehden kautta valitsemalla ko. satama ja
painamalla ”syötä lastitieto”

Lastausohjetta avataan valitsemalla oikea rivi ja ”Muokkaa”, katso kuva 30.

Kuva 30. Lastausohjeiden hallinta.

Jokaiselle bookkaukselle on kaksi riviä, alempi on bookattu määrä (tilausrivi) ja ylempi laivattu
määrä (lastausohjerivi). Esimerkkitapauksessa kalsiumkoriidilaivan Tech BB määrä muuttui
lastauksen yhteydessä. Ensin avataan ko. laadun tilausrivi (alempi) valitsemalla rivi sekä
”Muokkaa”. Tilausrivin tiedot ikkuna aukeaa, katso kuva 31. Bookattu kpl kohtaan syötetään
laivattu lukumäärä, tonnit korjautuvat automaattisesti. Tämän jälkeen tiedot tallennetaan.

24
 Kuva 31. Tilausrivin muokkaus

Seuraavaksi valitaan ko. laadun lastausohjerivi (ylempi rivi) sekä ”Muokkaa”. Lastausohjerivin
muokkausikkuna aukeaa, katso kuva 32. Tässä ikkunassa painetaan vain ”Hae määrät” ja
tallennetaan. Ohjelma hakee laivattu määrä tilausriviltä.

Kuva 32. Lastausohjerivin muokkaus

25
Kun laivattu määrä on korjattu, määrä päivitetään myös lastidokumenteille ja uudet dokumentit
voidaan tulostaa. Sulje lastausohjeikkunat ja avaa ”Bookkaukset” ja ”Vientidokumentit” HEROn
ylävalikosta ja hae oikea matka ”Vientidokumentit”- ikkunan alasvetovalikosta. Kun ”Laivaus-
BL:t” kohdasta syötetty rivi on valittu, syötetyt lastirivit (merkit) tulevat näkyviin, katso kuva 33.

Kuva 33. Vientidokumenttien muokkaus

Seuraavaksi valitaan muutettava rivi ja valitaan ”Muokkaa”. Avatussa ”Muokkaa merkkiä”

ikkunassa painetaan ”Siirrä kaikki” nappia, jolloin bookkauksen tiedot siirtyvät automaattisesti,
katso kuva 34. Tämän jälkeen tiedot tallennetaan.

Kuva 34. Laivatun määrän päivitys lastiasiakirjoille

26
Kun laivattu määrä on päivitetty lastiasiakirjoille, uudet lastiasiakirkat voi tulostaa.
Vientidokumentit ikkunassa (kts. kuva 33) voi valita haluttu laivausasiakirja ”Dokumentin tyyppi”
alasvetovalikosta, vaihtoehtoina manifesti tai perämieskuitti. Manifestin ja/tai perämieskuitin
loppuhuomautukset voi tarpeen mukaan muokata oikealla ylhäällä olevissa ikkunoissa.

Konossementit tulostetaan valitsemalla ”Luo konommementti/LWB” nappia painamalla, katso kuva

33. Avatussa ”BL:n luonti”-ikkunassa, katso kuva 35, saa valita tulostetaanko Original BL, Copy tai
Draft. Tässä ikkunassa on myös mahdollista muokata kipparin nimeä ja konossementin päiväystä.

Kuva 35. BL:n luonti

6.5 Vienti bulklastien laivatun määrän lisääminen

Kun on kyse bulkkilaivoista ja lopullinen lastimäärä leimataan laivassa tyhjille lastiasiakirjoille,

lastiasiakirjoja ei tarvitse päivittää HEROssa jälkikäteen. Laivattu määrä on kuitenkin lisättävä, että

27
varastotilanne päivittyy oikein. Oikea ikkuna avautuu helpoiten valitsemalla ”rotaatio” välilehdestä
purkusatama ja klikkaamalla ”syötä lastitieto” Matkan lastausohjeikkuna avautuu, vrt. kuva 30. Kun
on kyse bulk-lasteista, ikkunassa on yleensä vain kaksi riviä. Valitse ylempi rivi ja klikkaa
”muokkaa”, niin avautuu lastausohjeen muokkausikkuna, vrt. kuva 32. Syötä lastattu määrä kohtaan
”laivattu brutto tn” ja tallenna lastausohje. Laivattu määrä siirtyy nyt myös PortNettiin
manifestisanomalla.

7. Lastausohjeet

Lastaavalle laivalle tehdään lastausohje. Lastausohje on perusta AREX ilmoituksille, lastipapereille

ja liittyy myös varastointikirjanpitoon. Alla on kuvattu miten lastausohjeet tehdään bulkki- ja
kappaletavaralasteille. Konttilaivojen lastausohjeet tehdään eri tavalla.

7.1 Bulk-lastien lastausohjeet ja lastidokumenttien tulostus

Lastausohje avataan matkojen hallinnan kautta, valitsemalla rotaatio-välilehdeltä purkusatama ja

klikkaamalla ”Syötä lastitieto”, vrt. kuva 23. Lastausohjeiden hallinta – Muokkaa lastausohjetta
(irtotavara)-ikkuna avautuu, katso kuva 36.

Kuva 36. Lastausohjeiden syöttäminen 28

Konossementtinumero syötetään ikkunan yläosassa olevaan kenttään. Tämän jälkeen avataan
seuraava välilehti, ”Dokumentointi”, johon valitaan alasvetovalikoista lähettäjän, vastaanottajan
sekä notify tiedot, katso kuva 37. Lopuksi palataan ”perustiedot” välilehdelle ja tallennetaan.

Kuva 37. Lähettäjä, vastaanottaja ja notify tietojen syöttäminen.

Kun tiedot on tallennettu painetaan ”Uusi tilaus”, katso kuva 36, kun on kyse bulk-tavarasta. Kun
uusi tilaus on painettu, avautuu lastausohjerivin muokkausikkuna, katso kuva 38. Lastausohjerivin
muokkausikkunassa syötetään tavaratyyppiryhmä, asiakas, laatu/tavaratyyppi, vastaanottaja sekä
bookattu määrä (brutto tn kun on kyse bulkista).

29
Kuva 38. Lastausohjerivin syöttäminen

Kun tiedot on syötetty, tallennetaan ja ikkunaa voi sulkea. Lastausohjeikkunaan on nyt ilmestynyt
kaksi riviä, ylempi on lastausohjerivi ja alempi tilausrivi. Jos lasti on vientiselvitetty, MRN numero
syötetään valitsemalla tilausrivi ja klikkaamalla ”Syötä MRN”, katso kuva 39. Kun MRN on
syötetty, painetaan ok ja ikkuna sulkeutuu.

30
 Kuva 39. MRN numeron syöttäminen

Laivattu määrä syötetään lastausohjerivin muokkausikkunaan kun lopullinen määrä on tiedossa,

katso kuva 38.

Lastidokumentit voi tulostaa kun lastausohje on syötetty. Valitse ensin Bookkaukset –

Vientidokumentit ylärivistä, ”vientidokumentit” -ikkuna avautuu, katso kuva 40. Paina ”Luo BL:t ja
merkit lastausohjeesta”, ohjelma hakee silloin perustiedot lastausohjeesta.

31
 Kuva 40. Lastiasiakirjojen tulostus

Ikkunan yläosassa oleviin kenttiin kirjoitetaan manifestiin ja perämieskuittiin halutut

loppuhuomautukset, katso kuva 41. Kun taustatiedot on haettu, ”Laivaus-BL:t” kenttään ilmestyy
rivi. Kun rivi on valittu, ”Merkit” kenttään ilmestyy toinenkin rivi. Valitse ”Merkki”-kentän rivi ja
paina muokkaa.

Kuva 41. Lastiasiakirjojen muokkaus

32
Avatussa ikkunassa voi syöttää manifestille ja perämieskuitille halutut tiedot, katso kuva 42. Merkit
ja numerot kenttään tulee yleensä konossementtinumero. Ohjelma ehdottaa tavaratyypille
tallennettu tavarakuvaus, mutta se on muokattavissa. Kun on kyse bulklasteista, määrää ei yleensä
syötetä, mutta jos lastattu määrä on tiedossa, se syötetään ”Brutto tn” kenttään. Lopuksi tiedot
tallennetaan ja ikkunaa voidaan sulkea.

Kuva 42. Manifestin/perämieskuitin tietojen muokkaus

Lopuksi muokataan vielä konossementtien tiedot, valitsemalla ”Muokkaa” Laivaus-BL:t kentän

kohdalla ”vientidokumentit” – ikkunassa, katso kuva 40. Muokkaa Laivaus-BL:ää – ikkuna
avautuu, katso kuva 43. Ainakin kuvassa 43 merkatut kentät täydennetään,
laivaaja/vastaanottaja/notify tiedot voidaan hakea asiakasrekisteristä alasvetovalikon kautta.
Lopuksi tiedot tallennetaan ja ikkunaa suljetaan.

33
 Kuva 43. Konossementtitietojen muokkaus.

Kun kaikki tiedot on syötetty, lastidokumentit voidaan tulostaa. Manifesti ja perämieskuitti

tulostetaan vientidokumentit ikkunasta valitsemalla haluttu dokumenttityyppi alasvetovalikosta ja
painamalla ”Luo dokumentti”, katso kuva 44.

34
 Kuva 44. Manifestin ja perämieskuitin luonti

Konossementit tulostetaan valitsemalla ”Luo konossementti/LWB” vientidokumentit ikkunassa.

BL:n luonti-ikkuna avautuu, katso kuva 45.

Kuva 45. BL:n luonti

Kuvassa 45 on merkattu ne kohdat jotka aina täytetään, muokkausikkunan muut kentät täytetään
tarpeen mukaan. Lopuksi painetaan ”Luo”, ja dokumentti avautuu omassa ikkunassaan.

35