. IPSE-PI-M01 MANUAL DE SISTEMA DE GESTION INTEGRADO IPSE-PI-M01 FECHA: 25 DE SEPTIEMBRE DE 2006 Version 2015, REPUBLICADE COLOMBIA y NNN WINISTERIO DE INAS YENERGIA ~~fa OBJETIVO Y ALCANCE Convencidos de la importancia de contar con el Sistema de Gestion Integral y de ios beneficios y valor agregado que esto offece a una organizacion, el Instituto de Planificacion y Promocién de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas -IPSE- se ha comprometido con la operacion y mejora continua de sus procesos. EI Sistema de Gestion Integral sigue las directrices proporcionadas por las Normas NTC-ISO 9001:2008 y la NTC GP 1000:2009, la NTC ISO 14001:2004 y NTC ©4,, OHSAS 18001:2007, asi como el Modelo Estandar de Control Intemo - MEC! 1000:2014 y PDA Plan de Desarfollo Administrative a través de la identificacion de los procesos y sus interacciones, con la cual busca garantizar una adecuada prestacién del servicio, contar con la provision de recursos necesarios para su desarrollo y realizar las acciones de retroalimentacién que permitan mantener y mejorar la efectividad de cada proceso y por ende de! Instituto Ei alcance del Sistema Integrado de Gestién, Evaluacién técnica y gestién de recursos financieros para la construccién de proyectos para energizacién rural, basados en tecnologias convencionales y ‘no convencionales de generacién de energia eléctrica, asesoria administrativa y técnica a los entes prestadores del servicio en las zonas no interconectadas. EI Sistema de Gestién es conforme con los requisitos de la norma |SO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, MECI 1000:2014 y PDA (Pian de Desarrollo Administrative). El alcance del Sistema Integrado de Gestion incluye las Sedes ubicadas en la Carrera 12 No. 84-12. Piso 6 -7 y Calle 99 N. 9-54 Pisos 13-14-15 Bogota. REPUBLICA DE COLOMBIA NN MINISTERIO DE MINAS ENERGIA ~~ a(2) ESTRUCTURA Y CONTROL DEL MANUAL ESTRUCTURA DEL MANUAL EI presente manual ha sido estructurado siguiendo el orden previsto por los lideres de proceso. creado en Word. El cuerpo principal del documento se encuentra en el mend sistema que esta constituido por cada una de las caracterizaciones de los procesos teniendo en cuenta la estructura definida en el Mapa de Procesos. Cada caracterizacin presenta el enfoque y caracteristicas del proceso haciendo énfasis en la secuencia de actividades que siguen el ciclo de gestion PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar). DISPOSICIONES RELATIVAS AL CONTROL DEL MANUAL Si bien el manual es un documento controlado, cada una de las caracterizaciones de proceso asociadas en las caracterizaciones del ment Sistema, son documentos independientes y controlados, elaborades y revisados por el responsable de cada proceso y aprobados por el mismo. La elaboracién del manual es competencia del Administrador Documental, la revision del Representante por la Direccién y la aprobacién del Director General. Su consulta en medio digital puede realizarse en el Listado Maestro de Documentos en Ia herramienta de ITS Gestion y en la Intranet institucional, EI Representante por la Direccién autoriza las copias magnéticas controladas 0 no controladas del Manual. El control de los cambios se hace teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Procedimiento para el control de documentos, EN MINISTER! DE MINAS Y ENERGIA ~BI VOCABULARIO El vocabulario empleado en este manual corresponde al establecido en las Normas NTC-ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007. A continuacién se relacionan los términos de mayor relevancia para el Sistema Integrado de Gestion: Accién Correctiva: Accién tomada para eliminar la causa de una no conformidad, Accién Preventiva: Accién tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situaci6n potencialmente indeseable Aspecto Ambiental: Elementos de las actividades, productos y servicios de una Organizacién que pueden interactuar con el medio ambiente Auditoria Interna: Proceso sistemético, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensién en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna, Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Condiciones de Trabajo Seguro: Caracteristicas significativas en la disminucién de los factores de riesgo, presentes en las actividades, que permitan mejorar la seguridad y la salud de los funcionarios. Correccién: Accién tomada para eliminar una no conformidad detectada Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una politica, programa, n de un proceso o sistema, Disefto y Desarroll Proyecto o cliente en caracteristicas especificadas 0 en la especifica producto y 0 servicio Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados, Eficiencia: Relacién entre el resultado aleanzado y los recursos utilizados. Efectividad: Medida del impacto de la gestion tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Equipo de Medicién: Instrumento de medicién, software, patron de medicién, material de referencia © equipos auxiliares, 0 combinacién de ellos, necesarios para lievar a cabo un proceso de medicién. Gestion: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organizacién. REPUBLICA DE COLOMBIA NN MINISTERIODE NINASY ENERGIA ~~fa) IPSE: Instituto de Planificacién y Promocién de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas. 1SO: Organizacién Internacional de Normalizacion. Mejora continua: Accién permanente realizada con el fin de aumentar \a capacidad para cumplir con {os requisites y optimizar el desempefio. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Parte interesada: Organizacion persona 0 grupo que tenga un interés en el desempefio o éxito de una entidad. Soluciones Energéticas Estructurales: Satisfaccién de la necesidad de energizacion rural, con caracteristicas de sostenibilidad, en armonia con la naturaleza, en condiciones de trabajo seguro que mejore las condiciones de vida de una comunidad. Gestién de Seguridad Salud en el Trabajo y Bienestar Social: Seguridad y Salud Ocupacional. Responsabilidad ambiental: Compromiso de! iPSE para respetar los derechos de las comunidades y el ambiente, consagrados en la Constituci6n Politica y normas aplicables y para garantizar que en todos los procesos se incorporen los principios de sostenibilidad, orientados al control de los aspectos ambientales significativos, la prevencion y reduccién de la contaminacién, asi como la mejora continua en el desempefio ambiental de la entidad. Requisito: Necesidad 0 expectativa establecida generalmente implicita u obligatoria. Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacién que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el !ogro de sus objetivos. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactian con el fin de lograr un propésito, Tratamiento de No Conformidad: Realizacién de una accién, basado en el origen de la no conformidad para lograr el cumplimiento de un requisito. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacién o la localizacién de todo aquello que esta bajo consideracion de actividades mutuamente relacionadas 0 que interactan con las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Validacién: Confirmacion mediante suministro de evidencia objetiva que se han cumplido los requisitos para una utiizacién o aplicacién especifica prevista Verificacién: Confirmacion, mediante la aportacién de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. ‘Aclaracién: En el Manual y en toda la documentacién del Sistema de Gestion de! Instituto, aparecen las siglas SIG y SGI, las cuales se utilizan indistintamente. Estas siglas se refieren ai Sistema de REPUBLICA DE COLOMBIA MN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA ~*~(3) Gestion Integrado SIG, SGI Sistema de Gestién Integral y Sistema Integrado de Gestion, como el ‘Sistema de Gestion del instituto que armoniza los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 en uno solo. INTRODUCCION El IPSE (Instituto de Planificacién y Promocién de Soluciones Energéticas para las Zonas No Interconectadas) es un establecimiento piblico det Orden Nacional, adscrito al Ministerio de Minas y Energia, con personeria_—_juridica, autonomia administrativa patrimonio propio e independiente, constituido por fondos publicos. El instituto fue creado el 30 de junio de 1999, con base en el decreto 1140 que transformé al ICEL (Instituto Colombiana de Energia Eléctica creado en 1968) en el Instituto de Planificacién y Promocién de Soluciones Energéticas. Posteriormente, se reestructuré en el Instituto de Planificacion y Promocion de Soluciones Energéticas para las Zonas No Interconectadas - IPSE, por medio del Decreto 257 del 24 enero de 2004, el cual tiene por objeto identificar, promover, fomentar, desarrollar e implementar soluciones energéticas mediante esquemas empresariales eficientes, viables financieramente y sostenibles en el largo plazo, procurando la satisfaccién de las necesidades energéticas de las Zonas No Interconectadas ~ZNI-, apoyando técnicamente a las entidades definidas por el Ministerio de Minas y Energia, REPUBLICA DE COLOMBIA _ MEN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA | ~~ALGUNOS PROYECTOS QUE ENMARCAN SU GESTION SE RELACION A CONTINUACION * Proyecto en Puerto Leguizamo (Putumayo) inversiones menores para aumentar capacidad de almacenamiento de combustible. + Reposicién de _redes urbanas de 13,2 kV, redes de distribucion de baja tensién, casa de maquinas y plantas de generacién en Cumaribo. © Inversién en infraestructura para la adecuacién ylo construccién de redes de baja, media tension, transformacién y equipo de generacion en ta Macarena (Meta). © Inversion en infraestructura para la adecuacién del parque de generacion y de redes de media y baja tension en Mapiripan (Meta). + Construccién de linea de interconexién San Antonio de Getucha - Tres Esquina- Solano, Longitud de 73 Km a 34,5 KV desde San Antonio de Getucha en doble circuito 34,5/13,2 kV y una subestacion de 2 MVA. Solano (Caqueta) © Renovacién del parque de generacion con equipos para trabajo continuo 24 horas en La Primavera (Vichada). + Construccion de 231 Km de linea 118 KV, 289 Km de linea 34,5 kV, 9 subestaciones y adecuacion de la subestacién San Bernardino, Popayan- Cauca. Este proyecto recoge los municipios de Lopez de Micay, Timbiqui y Guapi en ei Departamento del Cauca y los municipios de Iscuandé, La Tola, el Charco, Olaya Herrera, Francisco Pizarro y Mosquera. © Inversién en infraestructura para la adecuacién y/o construccién de redes de baja, media tension, transformacion y equipo de generacién. Miraflores (Guaviare). repuaticavecocoman = MINISTERIO DE MINAS YENERGIA —"~7] * Interconexién linea de subtransmision a 34,5 kV desde Malaguita, Valle del Cauca a Santa Marta de Genoveva de Docordé, cabecera municipal de! Litoral de San Juan. + Construccién de 72 Km de linea de 13,8 KV, desde Murindé a Vigia del Fuerte y Bojaya. * _Interconexién 34,5 kV Istmina - Paimadé San Miguel (Medio San Juan Choco). * Linea Quibdo - Beté- Bahia Solano a 115 kV en el departamento del Choco. * Linea Cértegui-alto Baudé- Nuqui 115 kV en el departamento del Chocé. * Linea Cupica - Juradé a 34,5 KV en el Departamento del Choco. * Linea el Tigre - Unguia + Acandi a 115 KV en el departamento del Choos. + Adecuacién de redes, infraestructura e instalacion de una solucién fotovoltaica en Taraira. (Vaupés) © Inversion en infraestructura para la adecuacion y/o construccién de redes de baja, media tensién y equipos de generacién para soluci6n solar fotovoltaica NNN INS TERIO OE MINAS Y ENERGIAESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL IPSE eed ei Barocco ‘SEGURIDAD Y Eres TABRIOY eth Cees REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO.DE MINAS Y ENERGIA(9) DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MARCO ESTRATEGICO DEL IPSE RESPETO cowie ‘user ee ‘ovenandara REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA, =LAS ZONAS NO INTERCONECTADAS COBERTURA GEOGRAFICA 32 DEPARTAMENTOS Priorizacién IPSE en 17 departamentos (Criterio cobertura rural), Equivale al 52% del territorio nacional. “ineluye: “ : 89 municipios 20 areas no municipalizadas 1.441 localidades ZNI 38 cabeceras Municipales 5 capitales Departamentales ZONA ZNI nervsticacrcoomn =P NNN, INI STERO DE MINAS ¥ ENERGIAfaa) LAS NECESIDADES DE LAS PARTES INTERESADAS El Sistema Integrado de Gestion se orienta al cumplimiento y la satisfaccion de las necesidades energeticas estructurales de las Zonas No Interconectadas del pais. a REPUBLICA DE COLOMBIA ee ermeeemememmmneneny | MIN|STERIO DE MINAS Y ENERGIAENTES TERRITORIALES COMUNIDADES RURALES Satisteccién Interesadas Ener Tertovises ‘Comsnidses, ‘urtes -. J caberrsen | ‘Contsaesd _Lentsniless | Dipenteae at ‘Saieeeciba Tegal de prewcle "Soliant: Erergheas ‘ctrl Senne Enommonls eon wren Operands J conrasitasedets | nfrmacion ‘Paseraisinegslesata etrutraelin ge pages [Commer] ontaiida a8 Informseisn Se ‘ REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA3) EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIO 1: Asesoria negra fara siracraciin de proyectos 2. Evaluacién téeniea, ambiental, Confiabilidad de ta ‘gestién de seguridad salud en el Informacion trabajo y bienestar social y financtera de proyectos Efectividad ‘Oportunidad y eficacia det SGI Satistaccién Partes interesadas Empresas Prostadoras del 3. Telemetria Servicio SS 4. Superviston'e interventoria de Proyectos energéticos OTRAS PARTES INTERESADAS ~- eee REPUBLICA DE COLOMBIA NNER MINISTERIO DE WINASY ENERGIA | ~~Informacion confiable Cumpfimiento Normative Satisfaccion de Partes Interesadas Condiciones de Trabajo Seguro y Saludable Responsabilidad Ambiental Enildades Gubernamontales Entes de Control ‘Conformidad con el SGI Funcionarios del IPSE Contratistas Visitantes i LOS REQUISITOS APLICABLES Los requisitos legales que son aplicables a la operaci6n del IPSE dentro de la Gestion integral, estan £4 De la misma forma, deben tenerse en cuenta los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC_ GP 4000:2009, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 MECI 10002014 y PDA (Plan de Desarrollo ‘Administrativo) aplicables dentro del Sistema Integrado de Gestion. Adicionalmente, en cada una de las caracterizaciones de procesos estructuradas se relacionan los requisitos especificos que aplican a los procesos. REPUBLICA DE COLOMBIA NR MINISTERIO DE WINAS YENERGIA | ~~(15) FILOSOFIA ORGANIZACIONAL EIIPSE identifica, estructura, implementa y monitorea soluciones energéticas sostenibles con el propésito de contribuir al mejoramiento de las REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS YENERGIA ~~EIIPSE en el 2018 seré reconocido en el sector energético y en el pais como la entidad lider que promueve soluciones energéticas sostenibles en las ZNI con énfasis en el uso de fuentes no convencionales de energia, aplicando las mejores practicas de la administracién publica. POLITICA SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ET IPSE promueve soluciones energéticas sostenibles en las comunidades de las ZNI como factor de equidad con criterios de eficacia, eficiencia y efectividad, mejorando continuamente los procesos, con responsabilidad ambiental y en condiciones de trabajo seguro y saludable para las partes interesadas, asegurando el cumplimiento de la legislacién aplicable a las actividades que desarrolla y otros requisitos que la organizacion suscriba. Para el cumplimiento de esta politica, el IPSE cuenta con un equipo de trabajo comprometido, altamente calificado y en REPUBLICA DE COLOMBIA NN. MINISTERIODE NINAS YENERGIAa7) constante formacién y crecimiento. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION REPUBLICA DE COLOMBIA i MINISTERIC DE MINAS Y ENERGIA, =~1 Estructurar, promover, implementar y hacer seguimiento a los proyectos energéticos sastenibles con el fin de ‘contribuir al acceso y mejoramiento de la calidad y continuidad de la prestacién de servicios energéticos en las ZNI 3 Realizar monitoreo y sequimiento a fa prestacién de servicios energéticos en las ZNI ‘suministrando la informacién técnica correspondiente, 4 Mejorar la percepcién de las partes interesadas del IPSE (clientes, proveedores, contratistas, comunidades, fancionarios y organismos de control) con respecto a los productos y servicios que ofrece el instituto. 5 Mejorar la eficacia, eficiencia y cefectividad de los procesos, previniendo y itigando los impactos ambientales, sociales, previniendo los peligros y controlando los riesgos de seguridad y salud en el trabajo con un equipo humano oltamente calificado. NE WINISTERIO DE NINAS Y ENERGIA 2 Propender por el uso de fuentes no convencionales de energia en las ZNI como solucién energética bajo criterios de gestion eficiente de la energia. 4 Mejorar la percepcidn de las partes interesadas del IPSE (clientes, proveedores, contratistas, comunidades, funcionarios y ‘organismos de control) con respecto a los. productos y servicios que ofrece el institute. ISTEMA INTEGRADO DE GESTION{19} iro Pr ein LSS & So Pes ~~ > B % nes, VY sotudnnes Energéticas \ Estructurales rs iN Wi harmacio i Red ‘Proceras Eatrategicos Proceses do control y seguimlento DIAGRAMA DE PROCESOS | MINIS TERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIASus productos. ston Mejoramiento, y controlan los Gestion de demas procesos: sus jestion Social y productos “Ambjental Gestion de Proyectos Son los royectos SUPERVISION, NTERVENTORIA que impactan SEGUIENTODE PROYECTOS Youaco alas partes interesadas cto Contratacion Gestion Normative Ny Documental Sus Sr Se uctoe S Financiera Gestion de apoyan a los y Reclamaciones procesos PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION -- REPUBLICA DE COLOMBIA NES MINISTERIOOE MINAS YENERGIA ~~(21) PLANEACION ene _ — IDENTIFICACION DE ol raneacién Resoce Yoctenmacen DE LOS CONTROLES REVISION DEL SISTEMA DE ‘GESTION INTEGRADO POR LA DIRECCION CONTROL OPERACIONAL ACCIONES PREVENTIVAS, — ‘GORRECTIVAS ¥ DE f" cestionoe | MEJORA MEJORAMIENTO. "CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME REALIZACION DE AUDITORIAS AUDITORIAS DE GESTION See R GESTION DE tiling AUDITORIAS Peete) REPUBLICA DE COLOMBIA j NN MINSTERIODE MINAS Y ENERGIA(22) PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ‘COMUNIGACION ORGANIZACIONAL, Gestion sociat Y 1 GESTION DE SPOR'S AMBIENTAL i FORMACION COMUNITARIA Y SOCIALIZACION DE PROYECTOS, "AGENDA GIUDADANA Y RENDICION DE CUENTAS [—+>] esti AMBIENTAL CARACTERIZACION SOCIOECONOMICA ‘CULTURAL Y AMBIENTAL DE COMUNIDADES, PROCESOS MISIONALES — [——? TEVALUAGION TEGNICO - FINANCIERA DE GESTIONDE | Proveenes. [?)___ PROYECTOS 'ESTRUCTURACIONY ‘PROMOCION DE PROYECTOS. ENERGETICOS TELEMETRIAY MONITOREO [esion pe} Ls TELEMETRIAY REALIZACION DE MONITOREO | ACTIVIDADES DE ‘SEGUIMIENTO ASE SAL AMAZONAS REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA ="(23) PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ‘SUPERVISION, INTERVENTORIAY ‘SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE ‘CONSTRUCCCION DE INFRAESTRUCTURA ENERGETICA FINANGIADOS CON RECUSOS DEL. PRESUPUESTO DE LA NACION ——— SUPERVISION, PROCESOS' INTERVENTORIA Y MISIONALES = |——>,_ SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ‘SUPERVISION E INTERVENTORIA A LOS CONTRATOS DE AREAS DE SERVICIO EXCLUSIVO ~ ASE DE LAS 2NI ‘GESTION DE ACTIVOS EN EL ZN ‘GESTION DE ACTIVOS EN ELSIN ee een A MiNISTERIO DE MINAS Y ENERGIA ~[24] PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ‘GESTION DE [>| INFRAESTRUCTURA {| of BIENES INMUEBLES BIENES DEVOLUTIVOS: ‘ADMINISTRAGION DE BIENES +} DE CONSUMO 'SELECCION Y VINCULAGION DE PERSONAL PROCESOS DE ‘APOYO >; 7 GESTION | | NORMATIVAY REGULATORIA GESTION JUDICIAL Y { ‘GESTION JUDICIAL Y RECLAMACIONES RECLAMACIONES GESTION DE DESARROLLO DE [> |_ TALENTO HUMANO ‘COMPETENCIAS. DESVINGULACION ASISTIOA ae CONTROL DE DOCUMENTOS f~~Gestion Ls __| DOCUMENTAL L J _—,[ “CONTROL DE REGISTROS »[__LiciTAciON PUBLICA WRODALIDAD SELECCION ny ABREVIADAABREVIADA GESTION DE CONTRATACION ‘CONGURSO DE MERITOS MINIMA CUANTIA |__F*"CONTRATAGION DIRECTA L__CONTRATACION DIRECTA _] ‘GESTION NORMATIVAY REGULATORIA rerusuicanecovovan = mm MINISTERIODE MINAS Y ENERGIA ~~[25] PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION PREPARACION ELABORACION Y ANALISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ane ‘CUENTAS POR COBRA ; sesnovte” |_| arena] — EE] BIENESTAR SOCIAL | TNVESTIGACION DE DE TRABAJODE TRABAJO ‘GESTION DE EMERGENCIAS ¥ CONTINGENCIAS. ‘COMITE DE CONVIVENCIA LABORAL COL, REPUBLICA DE COLOMBIA EE MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA[26] MAPA ESTRATEGICO erence Cea ok Be recur ena) Perera ee ocr aod patron cect en rene rte aplicado 5 ae = REPUBLICA DE COLOMBIA NTT MINISTERIO DE WINAS Y ENERGIA(27) CARACTERIZACIONES PROCESOS ESTRATEGICOS CARACTERIZACION PLANEACION INSTITUCIONAL OBJETIVO Realizar el direccionamiento institucional a partir de fa estructuracién de los planes y fa asignacién de recursos, validados técnicamente bajo criterios de oportunidad y conformidad ALCANCE + Inicia: Formulacién de diagnéstico institucional, establecer el contexto para la identificacién de riesgos administrativos, riesgos de seguridad y salud en el trabajo, aspectos ambientales y programar la revision del sistema + Termina: Evaluacién y estructuracién de Planes de Mejoramiento RESPONSABLES Director General PROVEEDORES No. Proveedores internos. Entradas 1_| Gestion de Proyectos Necesidades de Energizacién 2 _| Gestion de Auditorias Informe sobre la conformidad del sistema 3_| Gestién de Mejoramiento Mejoramiento del Sistema SGI 4 _| Gestién Judicial y Reclamaciones | Actuaciones Judiciales y Extrajudiciales. Caracterizacién comunidades (Aplicacién documento 5 | Gestion Social y Ambiental ‘metodolégico), seguimiento ambiental y social a proyectos estructurados por el IPSE, comunicacién efectiva. Gestidn de Telemeitia y Monitoreo_| Informacion de Telemeiria Talento Humano competent, motivado con alto é 7 | Gestion de Talento Humano a desempefio Gestion Financiera Informacion Contable, Fiscal y Administrative ‘Acta de Revision por la Direccién. Riesgos Administrativos, 9 | Planeacién institucional de seguridad y salud en el trabajo y aspectos ambientales identificados y controlados. No. | Proveedor Externo Entradas 10 | Sontaiaia General 3° T iteme de Gestn 77 DAFP informe de Evaluacion dei Sistema de Control Intemo 12 | Presidencia de la Republica Plan Nacional de Desarrollo 13 | Ministerio de Minas y Energia Plan de Desarrollo Administrativo. Directrices 14 | Entes de Regulacion y Control Normatividad, Politicas, Directrices neruauicroecoowan = OH NNN INS TERI DE MINAS Y ENERGIA(23) RIESGOS\vDETERMINACION DE|LOS|CONTROLES| No Proveedores Internos Entradas 4_| Procesos del SGIIIPSE Riesgos Adminisirativos Talento Humano Competente, Motivado con Alto 2. | Gestion de Talento Humano Desempetio | Pianeacién institucional Revision del Sistema de Gestion Integrado ‘4_| Gestién de Aucitorias tformes sobre la conformidad del sistema 5_| Gestion de Mejoramiento Mejoramiento del SGI 8 | Gestién Judicial y Reclamaciones _| Actuaciones Judiciales y Extrajudiciales 7_| Gestién Social y Ambiental, ‘Comunicacién Efectiva _| Gestion Financiera Informes, Contables, Fiscaies y Administrativos, No. Proveedores Externos Entrada 9 | DAFP Metodologias para la estructuracion del mapa de riesgos, administrativos 70 |aRL Metodologias para la identificacién y control de riesgos ‘ocupacionales. No Proveedores internos. Entradas Proyectos de soluciones energéticas para las 2NI, 4. | Gestién de Proyectos Viatiieaeon de proyectos, Necesidades de recursos para elaborar anleproyecio de 2. | Todos los procesos del SGI IPSE presupuesto Pian de Accién, Objetivos, Programas, Proyectos, Metas. Riesgos Administrativos, de seguridad y salud en 3 | Planeacion institucional al trabajo aspectos amblentales.identfcados.y controlados. 4_| Revision por la Direocion Revision del Sistema Integrado de Gestion 5 _| Gestion de Auditorias Informe sobre la conformidad del sistema 6 _| Gestion de Mejoramiento Mejoramiento del Proceso i Talento Humano Competente, Motivado con alto 7 | Gestion de Talento Humano desompefo _| Gestion Financiera Informes Contables, Fiscales y Administratives. ‘9 | Gestién Judicial y Reclamaciones | Actuaciones Judiciales y Extrajuciciales No. | Proveedor Externo Entradas 10_| Presidencia de la Repiblica Pian Nacional de Desarrollo 74 | Entidades Legislativas y Reguiatorias | Leyes, Decretos y Directrices: 12 | Ministerio de Minas y Energia Directrices Bases para elaboracion anteproyecto presupuesto. 13 | Ministetio de Hacienda Breer ices 74 | DNF, Lineamientos de inversion (Consejo Directivo ROWOPERACI No, Proveedores Internos Entradas ‘Objetivos, directrices, Revisiones por la Direccién al SGI, 4. | Planeacién institucional Matriz de riesgos y peligros, procedimiento de control operacional Tnformes de seguimiento al componente SGSST en los 2. | Gestion de Proyectos proyectos de las Zonas No Interconectadas, Actas de seguimiento para la verificacién de los requerimientos en ENN | MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA[29] SOSST 3_| Gestion Social y Ambiental Gomunieacion Aseriva, Informes de seguimiento : Sequimiento a los informes del desarollo de Tas 4 | Gestion de Aucitorias actividades de SGSST en las ZN 3 | Gestion de Contratacion Lineamientos de contratacién 6 | Gestion Documental Documentacién divulgada y actualizada 7_| Gesiibn Judicial Redlamaciones | Acluaciones judiiales y extrajudiciaies No. Proveedor Externo Entradas, g | Senco Exclusiv de las ASES y|{Informes del cumplimiento del componente SGSST coneesiones, CIT entre otros. Contratistas de la ZNL ‘Asesoria en metodologias para el control y seguimiento 8 | Administradora de Riesgos Laborales. | de las actividades de SGSST en las ZNI y afilacién al Sistema de Seguridad Social. 10 | Ministerio de Proteccion Social Directrices y polticas. EDIMIENTO PARA LA REVISI EMA DE GESTION INTEGRADO PORLA DIRECCION No. Proveedores Internos Entradas Riesgos administrativos, de seguridad y salud en el trabajo y aspectos ambientales identificados y controlados 1 | Planeacién tnstitucional Asignacién de Recursos Revision del Sistema de Gestion integral Planes de accién IPSE 2 Gestion de Auditorias Informes sobre fa conformidad del sistema '3-_| Gestion de Mejoramiento Mejoramiento del SGI 4 | Gestién Judicial y Reclamaciones | Actuaciones Judiciales y Extrajudiciales Caracterizacion comunidades (Apiicacion documento 5 | Gestién Social y Ambiental metodolégico), Seguimiento ambiental y social a proyectos estructurados por el IPSE, Comunicacién efectiva. 6 _| Gestién de infraestructura Infraestructura/ Suministro / Servicio Disponible 7_| Gestion Documental Documentos Disponibles y Actualizados No. Proveedor Externo Entradas 8 | Ente certficador Informe de auditoria externa PHVA Planear Actividades Controles. 1 __| Reaiizar diagndstico interno y externo. 2 | Fotmular estrategias para definicién de objetivos y metas institucionales. Hacer Actividades: Controfes: Elaborar Pian Estratégico Institucional de acuerdo 3 | a Plan Nacional de Desarrotio y Plan Estratégico | Plan estratégico institucional Sectorial 4__|Elaborar Pian de Accion de la entidad Bian de Accién IPSE rem uic De coLoman ENE MINISTERIO DE MINAS YENERGIA.(30) ‘Actividades: Controles 5 | Realizar seguimiento a los planes definidos, Guadro de seguimiento a planes de ‘Actuar ‘Actividades Controles Tmplementar las acciones de mejoramiento 6 | orientadas a garantizar la eficaz ejecucién de los janes formulados. Planear Actividades Controles Establecer el contexto para la identificacion de + | fesoce admmnistatvoe, en gestion ce segutéed, | EVAN" lo facies del nlomo caves salud en el trabajo y bienestar social- y aspectos | P2"@_'@_Identificacion de riesgos ¥ ambientales. aspectos ambientales. Identificar los fesgos_administrativos, en 2 | gestion de seguridad, salud en el trabajo y aspectos ambientales, teniendo en cuenta la situaci6n del entomo definida. Asegurar que se definan los rangos de evaluacién teniendo en cuenta la posibitidad y consecuencias del riesgo y de los aspectos ambientales. Analisis de los riesgos administrativos, riesgos 3 |ocupacionales y aspectos ambientales identiticados. Evaluacion de los riesgos administrativos, en gestion de seguridad, salud en el trabajo, los 4 | aspectos ambientales y priorizar los aspectos rticos. Hacer Relividades Controles, Realzar el Watamiento a los _fiesgos 5 | 2dministratvos. en gestion de seguridad, salud en el trabajo y los aspectos ambientales priorizados o significativos Varificar Controles Conirot_de Tos riesgos administratives, en 6 | gestion de seguridad, salud en el trabajo y los aspectos ambientales, acciones de monitoreo. Realizar seguimiento a los planes de accién y programas formulados. ‘Actuar Actividades Controles. Realizacion de los planes de mejoramiento orientados a eliminar, reducir y mitigar los 7 |riesgos administrativos, gestion de seguridad, salud en el trabajo y aspectos ambientales significativos, _ parumesorcoioma OFPlanear ‘Actividades. Controles. Elaboracién del anteproyecto de presupuesto para una vigencia Solicitar remision de necesidades de recursos a los lideres de proceso, antes de las fechas de presentacién del anteproyecto. Analizar. y ajustar las solicitudes de recursos y proyeccién de los ingresos a las normas formatos establecidos por los entes competentes. Hacer ‘Actividades Controles Incorporacién del presupuesto de la vigencia Sistema de Informacion Financiero -SIIF-Nacion. Verificar que la distribucién de Ta partida asignada a gastos de personal y gastos generales estén acordes con las necesidades presentadas por cada lider de proceso. Ejecucién del Presupuesto de la vigencia. Informar mensualmente @ cada lider de proceso el comportamiento de cada ubro, en los cuales la ejecucién debe ser realizada por cada uno. Para vigencias futuras y expiradas verificar el proceso que las solicite Modificacion de ser necesario del Presupuesio de la vigencia ‘Acuerdo de Consejo Directivo aprobacién del Ministerio de Hacienda Actividades Controles Verificacion de la disponibilidad de recursos para 5 | oped CDP SIIF Nacion Veriticacién del No. del CDP asignado y objeto 5 8 | cet mismo para expedir e! CRP. SIF Nacién Aetuar Actividades: Controfes Impiementacion de las acciones de mejora 7 |orientadas @ garantizar la eficaz ejecucién presupuestal IMIENT.OJCONTROMORERACIONAL Planear ‘Actividades Controles 1 | Disefiar y elaborar el procedimiento control |Revisar la implementacién del operacions | procedimiento contro! operacional Disefiar y elaborar el procedimiento para la | Gestionar y documentar la identificacion 2 | identificacion de peligros, valoracién de riesgos y | de peligros, valoracién de riesgos y determinacién de los controles. determinacién de los controles. 5 Verificar la implementacién del Formato Disetiar y elaborar el formato de evaluacién y | So" CVatuacion y seguimiento al sistema 3 __| sequimiento al sistema de gestion de seguridad y | 4° Scstign de Seguridad y salud en el salud en el trabajo para proyectos trabajo para proyectos ‘ Verificar ia implementacién de. 4 [Diseftar y elaborar el Instructivo de apoyo para | Tetrictivos de apoyo a las acvidades actividades operacionates. de control operacional 1 EeeHacer Retividades Controles Desarrollar el Instructivo (concepto SGSST) 5 | para control y seguimiento a contratistas del IPSE. Cumplimiento de los __requisitos establecidos en el Instructivo para contro! y Seguimiento a contratistas del IPSE y elaboracién de la lista de chequeo como evidencia de los compromisos de SGSST. Tmplementacion del formato evaluacion_y 6 | seguimiento al sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo para proyectos Registro de seguimientos a proyectos seleccionados en las ZNI. 7 | Elaborar actas de compromisos Registro de las acias de compromises elaborados durante los seguimientos a proyectos seleccionados @ | Desarrollo de Tas reuniones” de Tas visitas de campo, Evidencia de las listas de asistencia. 9 _ | Seguimiento a los conceptos SGSST emitidos y a las listas de chequeo. informes de seguimiento para ef cumplimiento de los conceptos SGSST emitidos y los requerimientos de la lista de chequeo, a todos los contratos del IPSE. Verificar ‘Actividades Controles Evaluacion y seguimiento al sistema de gestion 10 |de seguridad y salud en el trabajo para proyectos. Estadisticas del seguimiento al ‘cumplimiento del liderazgo y compromiso gerencial, desarrollo y ejecucién del SGSST, administracién del riesgo, recursos, y seguimiento. 11 | Cumplimiento de los compromisos establecidos en las Actas elaboradas en las visitas de campo Visitas de comisiones de seguimiento a los proyectos en las ZNI 12 | Auditorias internas y externas ‘Seguimiento a los planes de accion para desarrollo de las actividades de las ZNI en ios proyectos seleccionados. ‘Actuar_| Actividades: Controles: 13 | Revision por ia Direccion ‘Seguimiento a los planes de accién y las acciones de mejora, correctivas y preventivas de los proyectos seleccionados en las ZNI. [EROCEDIMIENTO) [oink Ny [DIRECCION) Planear ‘Actividades Controles 1__| Definirlas necesidades del sistema Hacer Actividades ‘Controles Realizar la revision de acuerdo a las necesidades 2 | del sistema, los insumos de auditorias internas y de auditorias externas. Verificar | Actividades. Controles: 3 | Realizar_seguimiento a _los _ compromisos | Acta de revisin por la Direccion(33) ‘adquiridos en la Revision por la Direccion ‘Actuar Actividades Controles 4 |Realizacién “de planes de mejoramiento orientados a mejorar el sistema PRODUCTOS PROCEDI ‘ODE PLANEACION INSTITUCIONAI No Clientes Internos, Salidas Plan de Accién, — Objetivos, 1 | Procesos del IPSE Programas, Proyectos, Metas No [ Clientes Externos. Salidas 2 | Eniidedes de Vigilancia y Control, Ministerio de Minas y Energia Plan de _Accion, Objetivos, Programas, Proyectos, Metas ‘PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION DE PELIGROS, VALORACION DE RIESGOS Y DETERMINACION DE LOS CONTROLES No Clientes internos Salidas 4_| Procesos del PSE Mapas de Riesgos No. Clientes Externos Salidas 2._| Enidades de Vigilancia y Contol iapas de Riesgos TON PRE! AL No] Clientes Internos. Salidas, 1_| Procesos PSE Presupuesto del IPSE No | Clientes Externos Salidas Ministerio de Minas y Energia; Ministerio de Hacienda y Crédito 2 | Publico; Contraloria General de la Republica; Contaduria General | Presupuesto del PSE de la Nacion. EDIMI No Clientes internos. Salidas Gestién de proyectos, Planificacién institucional, SGSST, CEGAS, Gestién de Auditorias y Gestion de Mejoramiento, Verificacion, advertencias, seguimiento, control y_recomendaciones para el componente SGSST en el desarrollo de actividades en tos proyectos seleccionados. . —-—- —_—___, ENE MINISTERIO DE IINAS Y ENERGIA Clientes Internos REPUBLICA DE COLOMBIA(34) 1_| Procesos del IPSE Acta de Revision por la Direccién No. Clientes Externos Salidas 2 | Ente certificador Informe de auditoria externa REQUISITOS APLICABLES 5 1SO 9001:2008-NTC GP ae , 1000:2009. 180 14001:2004 ‘OHSAS 18001:2007 LEGALES ‘ aa Requistos | Ver_matriz requisitos 5.1 Compromiso gerencial 4.1 Requisitos generales Generales legales §.2 Enfoque al cliente 4.2 Politica Ambiental ‘4.2 Politica S&SO 5.3 Politica de Calidad 4.3 Planificacion 4.3 Planificacion 4.441 Recursos, funciones, | #47. Recursos, 5.4 Planificacion responsabilidad y b aoe responsabilidad autoridad. %5 Responsabiidad y 446 Control autoridad 4.4.6 Control Operacional Operacional 45.1 Medion y 5.6 Revision Gerencial iedleibn Seguimiento y ‘seguimiento del desempefio 45.2 Evaluacién del | 4.5.2 Evaluacién del 6.4 Provision de recursos cumplimiento legal cumplimiento legal 46 Revisién por la/4.6 Revisién por la Direccion Direccion INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO. Estructuracion del anteproyecto. Nivel de Ejecucion Presupuestal del PSE ‘Oportuniciad en el sequimiento a la planificacin institucional. Numero de Localidades ZNI con soluciones Energetices PND. fofofoto RECURSOS RECURSOS Recurso humano capacitado y competent. Sistemas de Informacion: Gestion Documental -ORFEO-, Sistema Financiero Integrado del IPSE (Unicamente para consultas), SUF Nacién, Software SGI ———, reruuiencecoioumn =F _—————————————— MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA ~~(35) DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN Procedimiento de Planeacién institucional IPSE-PI-PO1 Procedimiento para la Revision del Sistema de Gestion Integrado por la Direccién IPSE-PI-PO2 Procedimiento Gestion Presupuestal IPSE-PI-PO3 Procedimiento Control Operacional IPSE-PI-PO4 Procedimiento para la Identificacion de peligros, valoracién de riesgos y determinacién de los controles IPSE- PI-PO5 Identificacién y evaluacién de aspectos ambientales IPSE-PI-101 Instructivo para Trabajo Seguro en Alturas IPSE-PI-102 Instructivo para el control de ruido IPSE-PI-I08 Instructivo para trabajos en caliente IPSE-PI-104 Instructivo para trabajos con energias peligrosas IPSE-PI-I05 Instructivo para control y seguimiento a contratistas del IPSE, IPSE-PI-112 Instructivo para desplazamiento por via aérea para los servidores publicos del IPSE, IPSE-PI-113 Instructive para desplazamiento por via fluvial y/o maritima para los servidores publicos del IPSE. |PSE-PI-114 Instructivo para desplazamiento por via terrestre para los servidores publicos de! IPSE. IPSE-PI-115 Instructivo para control de equipos e instrumentos de medicién utlizados en los procesos de IPSE. IPSE-Pl- 116 Instructivo de control a visitantes del IPSE, IPSE-PI-I17 Manual de Sistema de Gestion Integrado IPSE-PI-MO1 Guia Gestién Vigencias Futures IPSE-PI-MO2 Manual Administracién de apropiaciones IPSE-PI-MO3 Matriz de Identificacion de requisites legales y otros aplicables a las gestion ambiental del PSE Matriz de requisitos legales y de otra indole, evaluacion Numeral 4.5.2 OHSAS 18001:2007 Matrices de peligros y riesgos (Sede Calle 99 y Sede Calle 84) Matriz de identificacién de aspectos y evaluacién de impactos ambientales Programa para el manejo integral del riesgo REGISTROS QUE SE CONTROLAN ‘Acta Revision par la Direccién IPSE-PI-FOt Formato Gestion de Riesgos de Calidad IPSE-PI-FO3 Solicitud PAC recursos propios — vigencia y rezago IPSE-PI-FO7 Formato Certificacién de Permanencia IPSE-PI-F10 Formato Control de Visitantes IPSE-PI-F11 see ee REPUBLICADE COLOMBIA rere erm MINISTERIOOE MINAS Y ENERGIA.(36) + Evaluacion y seguimiento del Sistema de Gestion de Seguridad, Salud en el Trabajo para proyectos IPSE- PLFI2 Matriz de identificacion de peligros, valoracién de riesgos y determinacién de los controles IPSE-PI-F13 Lista de chequeo, identificacién y control de equipos e instrumentos usados para medicién IPSE-PI-F14 Lista de Chequeo -Seguridad y Salud en e! Trabajo para Contratistas IPSE-PI-F15 Programa Uso Racional del Agua en las instalaciones del IPSE IPSE-PI-F16 Subprograma de Gestién de Residuos Peligrosos IPSE-PI-F17 Programa Uso Racional de Energia en las instalaciones del IPSE IPSE-PI-F18 Subprograma de gestién de residuos convencionales IPSE-PI-F18 CARACTERIZACION GESTION DE MEJORAMIENTO OBJETIVO Asegurar que se ejecuten las disposiciones necesarias para promover la mejora continua del desempefio del Sistema de Gestion Integral. ALCANCE ‘+ Inicia: Identificacion de necesidades de implementacion de acciones de mejora. + Termina: Evaluacién de la eficacia de las acciones tomadas. RESPONSABLES Coordinadora de Planeaci6n y Gestion Documental PROVEEDORES IEGROCEDIMIENTOPARAIUAIRE ALIZACIONJDEJACCIONESIBREVENTIVASY ECTIVASJDEIMESORA No Proveedores internos Entradas. Resultados de la Revision por la Direccién Planeacién institucional Riesgos adminisiratives, de seguridad y salud ocupacional y aspectos ambientales Identificados y Controlados. Resultados control operacional Necesidades de mejora a partir de POR reiterativas y de la medicion de la satisfaccién de Las partes interesadas; Comunicacién Efectiva Resultados implementacion programas ambientales Procesos IPSE Necesidades de ejecucion de acciones de mejora 4 | Gestién de Auditorias Informes sobre la conformidad del sistema ‘Cumplimiento de requisitos legales 7 |sossr Resultados reportes de Incidentes, gestion de riesgos laborales del Instituto (COPASS No Proveedores internos Entradas 4 | Personal asociado con los procesos misionales 2 | Gestion Social y Ambiental No conformes identificados REPUBLICA DE COLOMBIA NS MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(37) 3 | Gestion de Auditorias Informes sobre la conformidad del sistema ‘Cumplimiento de requisitos legales PHVA PROCEDI PARA LA REALIZAGION DE ACGI NTIVAS, CORRECTIVAS Y.DE MEJORA Planear ‘Actividades Controles 1 | ldeniificar Tas necesidades de _acciones, correctivas, preventivas o de mejora. 2 | Asignar responsables para el tratamiento de las acciones. 3 | Hacer andlisis de causalidad Revision del formato sotctud de AC, AP y 4 | Estructurar tos pianes Ge mejoramiento Revs dat formato solctud da AC, AP y Hacer Aotividades Controtes 5 Verificar fechas de cumplimiento de los 5 _| Implementar acciones propuestas. planes propuestos Verificar ‘Actividades Controles Hacer seguimiento al cumplimiento de los planes 6 |y evaluacion de la eficacia de las acciones | Yoricey Cuacro de seguimiento en Excel tomadas, aan ‘Actuar Actividades Controles: Tomar las acciones correctivas o preveniivas | Realizar seguimiento a las aclividades 7 | necesarias, teniendo en cuenta la frecuencia y el | propuestas en los planes de accion impacto de la no conformidad identificada, formulados ‘Actividades: Controles PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME ] Identificar [as no conformidades presentadas. Registrar las No Conformidades identificadas. Identificar el tipo de tratamiento para dar solucion impacto de la no conformidad identificada, formulados 3 |a la no conformidad registrada, identificando actividades, responsables y fechas de ejecucién. Hacer Actividades Controls 4 | Elecutar Tas acciones propuestas para dar|Verificar las fechas de realzacion y solucién 2 la no conformidad. Fesponsables por su ejecucion. Verificar ‘Actividades ‘Controles 5 _| Hacer seguimiento a las acciones tomadas para| Verificar la eficacia de las acciones dar solucién a las no conformidades existentes. | tomadas. ‘Actuar ‘Actividades Controles Tomar laS acciones correctivas o preventivas | Realizar seguimiento a las actividades 6 | necesarias, teniendo en cuenta la frecuencia y el | propuestas en los planes de accién NNN WINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA 8 REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCTOS PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZA KCCI! CTIA Y DE MEJORA No Clientes Internos 4_|Procesos del IPSE Mejoramiento del SGI PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME No Clientes Internos Salidas_ 1_| Brocesos del PSE. ‘Wejoramiento del SGI REQUISITOS APLICABLES I [Or ISO 9001:2008-NTC GP a . 4000:2009 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 LEGALES Requisios genericos (1, Ver malta ee 25 oa 88) 41 Requisitos generales | 4.1 Requisitos generales | "uisitos legales 8.3 Contol del producto no|4.51 Seguimiento y| Selimiente adh conforme medicién desempefio 45.3 No conformidad,| 45.3 No conformidad, accion correctiva | accién correctiva preventiva preventiva INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO © | % de clerre oportuno de acciones preventivas y correctivas RECURSOS RECURSOS (0 | Profesional especializado 2026 grado 15 (0 | Profesional universitario 2044 grado 10 Conocimientos en_sistemas de gestion documental 8 [Software para la gestién de los registros magnéticos del_ Instituto -ORFEO- Software SGI DOCUMENTOS Y REGISTROS neruaucascoovan OP nn MINISTERIODE MINAS Y ENERGIA[39] DOCUMENTOS QUE SE APLICAN. 9 | Procedimiento para Ia realizacion de acciones preventivas, correctivas y de mejora, IPSE-ME-POt (© | Procedimiento para el control del servicio no conforme. IPSE-ME-PO2 0 | Instructivo técnicas para identificar causa raiz. IPSE-ME-It REGISTROS QUE SE CONTROLAN. ‘0 Formato Solicitud de acciones correctivas, preventivas_y mejora.IPSE-ME-FO7 CARACTERIZACION GESTION DE AUDITORIAS OBJETIVO Presentar informes oportunos y veraces, aplicande Normas de Auditoria generalmente aceptadas y lo establecido en los requisitos y la legislacién vigente, ALCANCE + Inicia: Formulaci6n del programa de auditoria interna del sistema de gestion Integral. * Inicia: Formulacién del programa de auditoria de gestion. * Auditoria interna termina: consolidacién de la informacion de las auditorias realizadas y cierre de no conformidades * Auditoria gestién termina: seguimiento a los planes de mejoramiento elaborados por el auditado. RESPONSABLES fer Proceso Auditoria Interna Lider Auditoria de Gestion No Proveedores Internos Entradas \ideres de proceso Resultados de la Revisién por !a Direcci6n planeacién institucional Riesgos administrativos, de seguridad y salud ocupacional y Direccién General aspectos ambientales Identificados y Controlados. Resultados control operacional Necesidades de mejora a partir de POR reiterativas y de la medicién de la salisfaccion de Las partes interesadas, Comunicacién Efectiva. Resultados implementacién programas ambientales ‘Gestion de Auditorias Necesidades de ejecucién de acciones de mejora Informes sobre la conformidad del sistema ‘Cumplimiento de requisitos legales 2 | Planeacién institucional 4 | Gestion de Riesgos . rerusticaoscovowen NNN INISTERIO DE MINAS Y ENERGIA "={40} 5 | Revision por la Direccién Resultados reportes de Incidentes, gestion de riesgos ‘ocupacionales del Instituto (COPASO) Talento Humano Competente, Motivado con Alto Desemperio y en 6 | Gestion de Talento Human Condiciones Seguras y Saludables 7_| Gestién de Mejoramiento ‘Mejoramiento del proceso 8_| Gestion Judicial y Reciamacionés | Representacién Legal | Gestion Social y Ambiental ‘Comunicacion Efectiva No, Proveedores Extermno. Entradas, 1 [ICONTEC Taforme audiioria enterna PROCEDIMIENTO AUDITORIA TOR No. Proveedores Internos, Entradas 1 | Planeacién institucional, -Direccién General- ‘Necesidades de Auditoria, Planes, Objetivos, Metas, Asignacion de recursos, Riesgos administrativos, de seguridad y salud en el ‘abajo y aspectos ambientales identiicados y Controlados, Informes de revisién por la direccién 2 | Gestion de Audiorias Informes de audiorias previas 'SPOR'S, Comunicacién organizacional, agenda cudadana, 3 | Gesén Soil y Ambiental rendeion de cuentas, goston ambiental en proyecos energblios 1g | Gestion Normative y Reguiatona Identificacién de requistos legales aplicables a todo el sistema ‘Representacion Legal 3 | Gesilén Judeial y Reclamaciones | Informes Contables, Fiscales y Administrativos 6 _| Gestion Financiera informes de aucitorias previas No Proveedores Externo Entradas 1_| Eniddades Estatales y otras entidades _| informes, requermientos PHVA EDIMIEN r TTORTAS INTERNA’ a Planear ‘ati Controles 1__| Elaborar Programa de Audtorias ‘Aprobacin del programa ‘Asegurarse que los Auditores no evalien su 2 | Elaborar Plan detallado de Aucitoria Aseove Hacer ‘Refividades Controies Ejecusion de la sudioria segun las dieposiciones plenificadas, recolectando las evidencias para 3. | determinar el estado de conformidad teniendo en Cuenta disposiciones administrativas y ce ccompetencia del Insiuto. Elaboracion del informe de Audioria, sobre ia base de 4 | los hallazgos detectados por cada uno de los Auditores § | Detinicién de Tas acciones correspondlentes para dar solucién a os hallazgos de no conformidad, Verificar ‘Actividades Controles Realzacion del Seguimiento a la implementaciGn 6 | {ieSdnains ance demeoramono omiadss__ | ReV86n doo Panes de Acrion ‘Actuar ‘Actividades. Controtes neruauicavecooven = Gh ———— i TN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA[43] Realizacién de las acciones de mejora, teniendo en 7 | cuenta la eficacia de los planes de mejoramiento de auditoria formulados Realizar seguimiento a las actividades propuestes en los planes de accién formulados PROCEDI STION Planear Actividades: Controtes ‘1__| Elaborar el Plan detallado de Aucitoria Plan de Auditoria ‘Asegurar que se definan fos objetivos y 2 | Eleborar et Programa de Auditoria alcances para cada una de las auditorias programadas Hacer, Actividades: Controles Ejecucign de fa auditoria segun las disposiciones Blanificadas, recolectando las evidencias para 3 | determinar ¢! estado de conformidad teniendo en Notmas de auditoria generalmente aceptadas ‘cuenta disposiciones administrativas, legales y de competencia del Instituto Elaboracion del informe de auditoria, sobre la base de 4 | los halazgos detectados por cada uno de los. Informe de eucitoria auditores Verificar ‘Actividades Controtes Seguimiento a Ta implementacion y eficacia a los 5 __| planes de mejoramiento elaborados por el ausitado, | Formato Plan de Mejoramiento Aetuar ‘Actividades Controfes @ _| Realzacién de acciones de mejora, feniendo en cuenta la eficacia de las auditorias realizadas ~ SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SG ‘Acciones de mejora propuestas. Planear Actividades Controfes Programar 16s seguimientos a los programas de 1 | Seguridad y Salud en el trabajo y Ambiental Programar fa Revision de Tos Requisitos legales de los 2. | programas de Seguridad y Salud en el trabajo y Ambiental Hacer Actividades Controfes Resizer el seguimiento de los programas Seguridad y 3 | Salud en el trabajo y Ambiental y los Requisitos Legales Actividades: Controles ‘Seguimiento ainivel de cumplimiento de planes, programas y metas; nivel de ccumplimiento de las metas de los programas 4. | Evaluacién del Cumplimiento y deteccién de No URA, URE, Gestién de Residuos y programa Conformidades. de salud ocupacional; No conformidades detectadas a partir de auditorias internas y externas, PR's, revisiones por la direccién, desviaciones de los controles operacionales. ‘Actuar ‘Actividades: Controles Establecer un plan de medidas correctivas sobre las 6 _| actividades que presenten desviaciones con relacion 2 ls controles establecidos en las operaciones y actividades asociadas con los aspectos embientales y REPUBLICA DE COLOMBIA LN MINISTER DE MINAS Y ENERGIA(42) Tiesgos signiicalivos y demas desviaciones detectadas. PRODUCTOS PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE AUDI NAS DEL. No. Clientes Internos_ Salidas 1_| Procesos del IPSE Direccion General Informes de Auditoria ‘Servicio no Conforme No Clientes Externos Salidas 1_| Enlidades Gubemamentales, ente certificador extemo Taformes de Auditoria Mf UI i No Clientes Internos Saldas 1_| Procesos del PSE. 2__| Comité de Coordinacién de Control interno Informes de Auditoria 3_| Direccién General ‘Servicio no Conforme No Clientes Externos Salidas 1_| Enlidades Esiatales y otras entidades, Informes y requerimientos REQUISITOS APLICABLES. 180 9007:2008-NTC GP 4000:2009 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 LEGALES Requisitos genericos 1, 4 4 42,8.1,8.2.3, 8.4, 8.5) a Requisitos generales | 4.1 Requisitos generales Ver matriz requisites legales 8.3 Controt del producto no| 4.8.1 Seguimiento Seotimient 2 conforme mesicion seamen ZNO conformidad, | 4.5.3 No — conformidad, accién cortectiva | accién correctiva preventva, preventiva INDICADORES INDIGADORES DEL PROCESO © | Eficacia en la ejecucion de auditorias intemas. ‘0 | Conformidad en el proceso de Auditoria ——————————————_, ee REPUBLICA DE COLOMBIA ISTERIO DE MINAS YENERGIA =~(43) RECURSOS RECURSOS ‘uditores Internos (GP 1000, SO 9001, 1SO 14001, OHSAS 1800T)régimen en contratacion administrativa y presupuesto y norma complementarias io Conocimientos en técnicas y normas de auditoria, y rendicion de informes (0 | Sistema de Gestion Documental -ORFEO- Software SGI DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN TPSE-AU-PO1 Procedimiento para la realizacién de Auditorias Internas del SGI IPSE-AU-PO2 Procedimiento Audilorias de Gestion ° ° (0 | IPSE-AU-PO3 Procedimiento Seguimiento y Control del SGI ‘© | IPSE-AU-I02 Instructivo para la evaluacion del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos, REGISTROS QUE SE CONTROLAN TPSE-AU-FO4 Lista Ge Chequeo IPSE-AU-FOS Formato Evaluacion de Habiidades del Auditor IPSE-AU-F06 Formato Aceptacién de Hallazaos de Auditoria IPSE-AU-FO8 Plan de Mejoramiento Auditorias de Gestion ° ° ° bo | 1PSE-AU-FO7 Formato Arqueo de Caja Menor ° ° IPSE-AU-F09 Formato Programa de Auditoria Administrative: eS | MINIS TER!O DE MINAS Y ENERGIA ~(44) CARACTERIZACIONES PROCESOS MISIONALES CARACTERIZACION GESTION SOCIAL Y AMBIENTAL OBJETIVO Promover la informacién, la participacién comunitaria, la consolidacién del conocimiento sobre las comunidades rurales y la insercién de los componentes ambiental y social bajo criterios de oportunidad, confiabilidad y disponibilidad. ALCANCE + Inicia: Identificacion de las necesidades energéticas. + Termina: Retroalimentacién con la comunidad RESPONSABLES Coordinador de CEGAS PROVEEDORES PR iMIENTO CTERT: rs INOMICA, CULTURAL NENTAI DE COMUNIDADES No Proveedor interno Entrada 1_| PLANEACION INSTITUCIONAL Necesidades energéticas 2 | GESTION DE MEJORAMIENTO __| Mejoramiento del Proceso. 3_| GESTION DE AUDITORIAS, Resultados de Auditorias 4 | GESTION DE PROYECTOS Identificacién, factibilidad y disefio de proyectos. 5 _| PROCESOS DE APOYO. Logistica, soporte técnico, juridico, presupuestal 6 | GESTION DE LAINFORMACION | Informacién de Prestacion del Servicio de Energia e + REPUBLICA DE COLOMBIA i TE _INISTERIO DE MINAS Y ENERGIA =~(45) infraestructura Energética No Proveedor Externo Entrada 1 [AGENDA CLUOADANA Necesidades eeratias 3 | ENTES TERRITORIALES 4 ENTES GUBERNAMENTALES ENTIDADES DE lnformacién base 5 | INVESTIGACION E INFORMACION. PHVA CEDM (CTERIZACION vol AL Y AMBIENTAL COMUNIDADES. Pianear ‘Actividades Controles| 1 | Identificacién de las comunidades 2 | Establecimiento de cronograma de visitas: ‘Cronograma ‘Ajusie del insirumento para recoleccién de 3 | informacion primaria y secundaria, de ser | Formato de Encuestas necesario. Hacer ‘Actividades Controles ‘Apliicacion de instrumentos de informacion) 4 | primaria y secundaria Informes tecnicos Establecer las variables para la tabulacion de la 5 informacion recolectada y definicion de método | Documento de caracterizacion de anaiisis. Alimentacion de variables definidas en base de § | datos, archivo plano o sistema de informacion _| B@8e de datos Verificar Actividades Controfes 7___[ Analisis de datos y presentacion de resultados. informe técnico ‘Actuar ‘Actividades Controles Establecimiento de acciones de mejora 8 posteriores a la evaluacién de todas las Acciones de mejora actividades PRODUCTOS Cliente Externo. ‘Salida Gestion de proyectos Entidades del sector energético Documento caracterizacién Entidades qubernamentales comunidades Entidades del sector energatico Cliente Interno Planeacién institucional ——— NESS WINISTERIOOE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA s(46) PROVEEDORES RROCEDIMIENTOIGES TIONJDEISRORS) No Proveedor Externo Entrada 4_| Ciudadanos, comunidad 2 | Empresas prestadoras del servicio de energia Solcitudes, pet \ 3 Empreses dal sector icitudes, peticiones, quejas y reclames 4_| Entidades territoriales 5 _| Autoridades ambientales No Proveedor interno. Entrada 1 GESTION DE AUDITORIAS. Resultados de Auditorias PROCESOS MISIONALES Y DE 2 APOYO. Informacién para respuesta 2 SPOR: PHVA EOSEDIMTENTSISESTONDESEOETY Planear Actividades Controles. 4 [EStablecimiento base de datos y Tempo z| Base de datos respuesta 2 | Recibir y regisiar en el sistema de Gestion | Oficio recibido y/o correo electronico Documental -ORFEO- las SPQR recibido y registrado en Orfeo 3 Recibir las SPQR manifestadas por medio de la | Formato de solicitudes registrado en linea gratuita 018000 y de manera verbal Orfeo. Hacer, Actividades I Controles Enviar af usuario ORFEO - Centro de Atencién al 3 Ciudadano. Registro en Orfeo Reasignar 1a SPOR a Waves de Orfeo al area 5 4 Tesponsable de dar respuesta Registro en Orfeo Ingresar la SPOR en la base de datos 5 | clasificéndota por tipo de solicitud Base de datos Verificar ‘Actividades | Gontrales 6 | Seguimiento a SPOR asignadas | Gariéds Outlook Dar respuesta a la SPQR recibida cumpliendo 7 |con ta normatividad vigente y validando su| Registro en Orfeo efectividad. Registrar en Ta base de datos ol radicads dal 8 | oficio de respuesta a SPOR. Base de datos Verificar el envio por correspondencia al § | destinatario. Registro en Orfeo 10 informe Comité de Diréccion Informe SPOR Actuar, Actividades. Controles Estructurar plan de mejoramiento en la atencin 1 | oportuna de las SPOR. Acciones de mejora PRODUCTOS REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA ~~(47) Di Cliente interno Ww No Salida Pianeacién institucional 2 | Interventoria, supervision y seguimiento io Cliente Externo Salida Ciudadanos, comunidad Empresas prestadores de!_servicio de energia Respuestas emiidas_ a Gestion de proyectos requerimientos. Entidades del_sector Informe SPAR. Necesidades Entidades territoriales energéticas derivadas de SPOR || a | co) n0| [2 [Entes de contro! IENTO AGENDA CIUDA PROVEEDORES RENDI NTAL Proveedor interno Entrada 1_| Gestion de mejoramiento Mejoramiento del proceso Gestion_de auditorias Resultados de auditorias 3 | Procesos misionales y de apoyo | Con lign ‘Apoyo tecnol6gico y logistico, informes tcnicos, Gestion social y ambiental - comunicaciones Encuesta de satisfaccion de las partes interesadas. Proveedor Externo Entrada 1_| Comunidad Empresas prestadoras del servicio de energia Entidades del sector, gobierno nacional Entidades territoriales Entidades de control Gestion de SPQR Actas. Compromisos adquiridos. PHVA 1D) Planear Actividades ‘Controles. Recopilar informacion de compromisos: 1 | adquiridos durante comisiones de funcionarios del IPSE en comunidades o eventos. Base de datos Estructurar ta encuesta de satisfaccion de las partes interesadas. Formato de encuesta Elaborar plan anual de rendicion social de cuentas y de agenda ciudadana. Planes Hacer Actividades: Controls Estructurar una base de datos de compromisos 4 | adquiridos por el IPSE con partes interesadas externas. Base de datos REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(48) Actas 5 Realizacién de Audiencia Publica de Rendicién | Listados de asistencia. de Cuentas. Encuestas de evaluacién. Formatos de preguntas. @ | Aplicar fas encuestas a la muestra seleccionada | _Registros de liamadas encuestas via telefonica 0 personalmente, diigenciadas Elaborar informe de resultados de niveles de 7 _| satistaccion de las partes interesadas. Informe de resultados @ | Realizer sequimiento y actuaizacion permanente | Base de datos a la base de datos de compromisos adquiridos. Correos electronics. Verificar Actividades Controles 9 Informar al comité de direccién sobre el avance y Correos electrénicos cumplimiento de los compromisos adquiridos. To [Medien de as encveslas de sasiaceonFeI° | ame ge eautodos Actuar, Actividades Controles 44 Elaboracién de planes de mejora Acciones de mejora PRODUCTOS No nore Interno Salida 1 | PROCESOS MISIONALES t No Cliente Externo Salida 6 | Comunidad 7 | Empresas prestadoras del servicio de energia Agenda de compromisos. Informe de cumplimiento de | Entidades del sector, gobiemo nacional compromisos. ‘9 | Entidades territoriales Informe de nivel de satisfaccién de partes interesadas, 40 | Entes de control PROVEEDORES ERO Proveedor Interno DIMIENTO, OMUNICACIONTORGANIZACIONALY Entrada, 1. | Planeacion institucionat Direcirices 0 parameiros para la realizacion de estrategias de comunicacion internas_y extemas. Medios de comunicacién 2_| Procesos misionales y de apoyo | Necesidades de comunicacion. Apoyo tecnologico y logistico. No Proveedor Externo Entrada 14 | Empresas de comunicacién Medios de Comunicacion. Publicas y privadas Asesoria. 2 | Comunidades Informacion 3_| Entidades gubernamentales Informacion 4 Solicitudes de informacion NNN MINSTERIO DE MINAS Y ENERGIA PHVA REPUBLICA DE COLOMBIA[-__ ——— PROGEDINIENTo COMUNIGACIGN ORGANIZAGTONAL ——} lanear ‘Actividades: Controies: Establecimiento de la necesidad de 5 1 | ee nlcacion Documento necesidades de comunicacién 2 | Elaboracion_del pian de comunicaciones Plan de comunicaciones, Planes de accion Hacer Actividades: Controls 4 | Ejecucion de tas estrategias de comunicaciones. | Regstros auciovisuales. actas de reunién, Verificar Actividades Controles ‘Seguimiento, medicion y evaluacion dela inal 5 | sestin indicadores ‘Actuar Actividades Controfes 6 Evaluaci6n de los resultados de la aplicacion | acciones de mejora del plan de comunicaciones. PRODUCTOS PROCEDIMIENTO INT ANIZACTONAL No Cliente interno ‘Salida 1 [TODOS LOS PROCESOS DEL IPSE. ‘Comunicacion Efectiva No Cliente Externo Salida 1_| Comunidades, medios de comunicacién 2_| Partes interesadas 3 | Comunidades, entidades gobierno, partes interesadas 4 Informe técnico sobre la Supervision e Interventoria en Areas de Servicio Medios de comunicacién Exclusive PROVEEDORES PROCEDIMIENTO FORMACION COMUNITARIA V SOCIALIZACION DE PROVECTOS, Wo Proveedor Interno Entrada + | PROCESOS MISIONALES | Necesidades socialization de proyectos: 2 PROCESOS DE APOYO | Apoyo tecnolbgico y logistico, Informes técnicos, EPP No Proveedor Externo Entrada 1 [Comunidad 2 | Empresas prestadoras del servicio de energia Solicitudes de Informacién, divulgacién y capacitacién 3 | Empresas prestadoras del servicio de energia @ [Entidades terrtoriales PHVA IMIENTO FORT "ARIA Y SOCIALIZACI EC Planear ‘Actividades Controles. Dy emcnrcconm GE NN WINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA{so} | Ientiicacion de las comunidades: ‘Acta, oficio, memorando 0 correo electronico Establecimiento de cronograma de visiias dé para capacitaciones y/o socializaciones 2 | capacitacion ylo socializacion Cronograma Hacer Actividades Controle 4 | Elaboradion de material cidactico © ped8960 | wasorai labored Desarrollo de talleres de capacitacion y/o socializacién en comunidades sefialadas ‘Actas, registros fotograficos, informes de comisién Actividades. Controles ‘Seguimiento, medicién y evaluacion de la gestion | Indicador Actividades: Controles Elaboracién de Planes de Mejora ‘Reciones de mejora PRODUCTOS. PROCEDIMIENTO COMUNICACION ORGANIZACIONAL No nte Externo Salida | 1_| Comunidad 2_| Empresas prestadoras del servicio de energia Capacitaciones realizadas. Proyectos 3_| Entidades del_sector, gobiemo nacional socializados 4_{ entidades territoriales PROVEEDORES Ri i TON AMBI No. Proveedor Externo Entrada Gestion de supervision, + | iterventoria y seguimiento Contratos 0 proyectos en ejecucién u operacion Ministerio de ambiente y desarrollo | 5, 2 | sostenbie, ministro de minasy _ | Bolton, Desretes, Resolucones, Protocolos, Cnwenias, Glas, energia Progr ‘Autoridades ambientales i 3 | tegionaies Resoluciones, guias, manuales de Gestion Ambiental. 4_| Comunidades y partes interesadas_| Informacion. '5_| Entes de control ‘Auditorias Extemas. Formacion comunitaria y 6 | Cociaizacion de proyectos Capacitaciones a comunidades, proyectos socializados, 7 | Caracterizacion de comunidades | Linea base ambiental y social, comunidades caracterizadas. No Proveedor interno Entrada 4_| Planeacion institucional Politicas directrices, presupuesto, programas, planes, proyectos. 2 | Gestién de proyectos Proyectos identificados y esiructurados. '3_| Gestién de auditorias Resultados de Auditorias, Seguimiento y Control “4 | Gestién de mejoramiento ‘Mejoramiento de proceso. 5 _| Procesos de apoyo ‘Apoyo tecnolégico y logistico, Informes técnicos, EPP. —O_, rs MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA g(53) ‘Gestion de infraestructura ‘Obtencién de datos primarios, dligenciamiento y presentacion de 6 indicadores, inspeccién técnica y gestion de recursos de soporte para la ejecucién de programas ambientales. PHVA PRO ENTO. NAT C Planear ‘Actividades (Controles: Definicién de Planes de Accién y Programas de Control Operacional. Planes de accién y programas ambientales en oficinas de IPSE y en proyectos energéticos 2. | Planeacion ambiental asociada a la gestién de | Planes de Manejo Ambiental, conceptos proyectos ambientales Hacer Actividades Controles: Implementacién de programas ambientales para | Disposiciones legales y requerimientos 3 | ef control de aspectos e impactos significativos | autoridades ambientales ‘Saneamiento de compromisos ambientales en Normatividad Ambiental aplicable 4 | proyectos o infraestructura energética a cargo del IPSE. 5 _| Realizaci6n de proceso de consulta previa con | Normas sobre parlicipacion cludadanay comunidades étnicas nacionales de las ZNI consultas previes Verificar Actividades Controfes Programa de control operacional y seguimiento, . 6 _| supervision o interventoria a procesos y Informes, proyectos ‘Actuar ‘Actividades Controles 7 Elaboracién de Planes de Mejora ‘Aeciones de mejora PRODUCTOS [ __ ~—___ PROCEDIMIENTO GESTION AMBIENTAL No Cliente Externo Salida 1_| AUTORIDADES AMBIENTALES Y SOCIALES: Informes de seguimiento a programas 2 _| ENTIDADES GUBERNAMENTALES Y DE CONTROL ambientales. Documentos técnicos 3_| COMUNIDADES Y PARTES INTERESADAS| ambientales No Cliente interno’ Salida 5 _| Procesos misiondles, procesos de apoyo Informes de seguimiento a programas 6 _| Gestion de infraestructura ambientales. Documentos técnicos 7 | Gestion de proyectos ambientales: REQUISITOS APLICABLES REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA, “=(521 1S0 900%:2008-NTG GP 180 14001:2004 ‘OHSAS 18001:2007 LEGALES Requisilos genéricos (41, | 7.2.3 Comunicacién con | 4.1 Requisitos Ver mairiz de Requisitos 4.2, el cliente. generales legales 8,1, 8.2.3, 8.4, 8.5) 4.2 Politica Ambiental, 4.4.3 Comunicacion 7.2.3 Comunicacion con el 4.3.3 Objetivos, metas y 4.4.6 Control cliente. programas. Operacional 4.4.3 Comunicacién. 4.4.6 Control Operacional. INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO: ‘Atencién oportuna a SPOR ‘Atencién oportuna a las solicitudes de comunicacion Nivel de satisfaccién de la audiencia puiblica de rendici6n de cuentas Nivel de obtencién de conceptos ambientales y sociales en proyectos energéticos RECURSOS RECURSOS, + Tecnico Administrative 3124-G16, Profesional especializado 2028 G13, Profesional especializado 2028 G15, Profesional especializado 2018 G 14; Profesionales Especializados 2028 G19 Intranet, pagina WEB Recursos financieros para contrataciones especializadas, gastos de viajes, logistica de actividades. Documentacién divuigada y actualizada Recursos de sistemas (base de datos), camaras fotograficas, cémaras de video, grabadoras de sonido, Equipos Ofimaticas Software ORFEO - Software SGI Dotacién de elementos de proteccién personal para salidas a comision. DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN Procedimiento Comunicacién Organizacional - IPSE-GS-P01 Procedimiento Gestion de SPOR'S - IPSE-GS-P02 Procedimiento formacion comunitatia y socializacién de proyectos. IPSE-GS-P03 Procedimiento Agenda Ciudadana y rendicién de cuentas - IPSE-GS-P04 Procedimiento Caracterizacién sociceconémica, cultural y ambiental de comunidades - IPSE-GS-POS Procedimiento Gestion Ambiental IPSE-GS-PO6. Instructivo Tramite para la obtencién de licencias, permisos, concesiones 0 autorizaciones ambientales. IPSE-GS-101 Instructivo identificacién requisites legales ambientales. IPSE GS-02 [ REGISTROS QUE SE CONTROLAN REPUBLICA DE COLOMBIA TN WINSTERIO DE INAS Y ENERGIA(53) Informes de Comisiones Formato de control a comision Encuesta de satisfaccion del cliente Actas con comunidades Plan de comunicaciones Registros audiovisuales Matriz de identificacién y evaluacién de Aspectos e impactos Ambientales Matriz de identificacién de requisitos legales y otros aplicables a la gestin ambiental de! IPSE Encuesta sociceconémica, cultural y ambiental por vivienda IPSE-GS-FO1 Base de datos POR IPSE-GS-FO3 Formato plantila de presentacién IPSE-GS-F04 CARACTERIZACION GESTION DE PROYECTOS OBJETIVO Realizar e! acompariamiento técnico a los proyectos estructurados y/o viabilizados por el IPSE, para la consecucién de recursos de implementacién. ALCANCE * Inicia: En estructuracién: Identificacion de la necesidad energética en las Zonas No Interconectadas. En evaluacién: Radicacion del proyecto para evaluacion, + Termina: En Estructuracion: Estructuracién y/o implementacion de las soluciones energéticas. En evaluacién: Emisién del concepto técnico y financiero. RESPONSABLES ‘Subdirector de Planificacin Energética PROVEEDORES = rs REPUBLICA DE COLOMBIA NEES | MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIAProveedor interno Entrada 1_| Gestién de Infraestructura Infraesiructura/Suministro/Servicio Disponible. 2 | Gestién de Talento Humano Talento Humano Competente, Motivado con alfo desempenio y en condiciones seguras y saludables. ‘Comunidades, caracterizadas, seguimiento a programas 2 | Gestion Social y Ambiental ambientales. Documentos tecnicos Gestion de Auditorias Tnformes de audiorias Gestion Monitoreo de Telemetria.y Informacion de prestacion dei servicio de energia e infraestructura energética. Sistemas de telemetria Planeacién institucional Objetivos, Programas, Proyectos, Metas. Plan de Energizacion de las ZNI 6_| Gestion de Contratacion Contratos de Bienes y Servicios Proveedor Externo Entrada UPME, Ministerios, 1 | Universidades, Centros y Grupos de Investigacion Estudios Solicitudes e informacion Z | Entes terrtoriales 3__| Comunidades de las ZNI Solicitudes e informacion ‘Autoridades competentes y de regulacién Normatividad, aspectos por mejorar Planear ‘Actividades Controies 41 | Levanlamiento y validacion de Ta informacion | Base de daios de caracterizacién de las energética primaria y secundaria de las ZNI 2NI 2 | ldentiicacién de Tas alternalivas de SoWUCION| store qe pre factiblidad, plan de calidad energética, Hacer Actividades Controls - 3. | Estructuradién de proyectos energaticos Documento de estructuracion 4 [Promocién del proyecio para consecucion de| Proyectos esiructurados con recursos recursos, asignados Implementar el proyecto (En caso que sean 5 _| asignados recursos IPSE Contratos perfeccionados: , Reunién con el _contratista, informe Dar seguimiento a a ejecucién contractual (En i & | caso que sean asignados recursos IPSE) mensual de seguimiento @ informes de comision) Veriicar et complimiento de los requisitos del 7 | proyecto de solucién energética implementado | Acta de liquidacion por el IPSE Verificar Retividades Controles, Verificacién de los resultados de 1a 8 _| implementacién del proyecto estructurado Informe de resultado de implementacion 9 | Elaboracion de planes para réplica del proyecto estructurado —— neuaticroecoomen = OH er erereereereerm | MINISTERIODE MINAS Y ENERGIA{55} ‘Actuar ‘Actividades Controls: Estructurar e implementar acciones de mejora, Preventivas y/o correctivas de acuerdo @ los 10 | informes de auditorla y/o conceptos de los | Plan de mejoramiento y mapa de nesges, fondos de financiacion PRODUCTOS Cliente Interno Salida Proyectos estructurades para su 1 | Gestion de Proyectos (Evaluacion Financiera de Proyectos) promocién 2 | Gestion de Auditorias 3_| Gestion de Monitoreo y Telemetria 4 | Planeacién Institucional | Gestion de Contratacién No Cliente Externe Salida 1_| Entidades Territoriales Ministerio de Minas y Energia, UPME y Ministero de Hacienda 2 | (CAFAZNI) 6 Consejo Aseso de Regalias (Sistema General de | Proyectos Estructurados para su Regalias) Promocién 3 | Comunidades de las ZNI 4 | Autoridades competentes y de regulacién, PROVEEDORES No Proveedor Interno Entrada 1_[ Gestin de Infraesiructura Tnfraestructura/Suminisio/Servicio Disponible Talento Humano Competente, Motivado con allo desempero 2 | Talento Humano yen condiciones seguras y saludables. "on Souk Comunidades, caracterzadas, seguimienfo a programas Gestion Social y Ambiental ambientales, Documentos técnicos GesliGn de Auditorias Informes de auditorias , ‘informacién de prestacion del servicio de energia e 5 | Gestién de Telemetria y Monitoreo | infraestructura energética, Sistemas de telemetria Objetivos, Programas, Proyectos, Metas. Plan de 6 | Planeaci6n institucional Energizacion de las ZNI 7 | Gestion de Contratacion [[Gontratos de Bienes y Senicios No Proveedor Externo I Entrada UPME, Ministerios, Universidades, " 1 | centres y Grupos de investigacion_| Estudios 2_| Entes territoriales { Solicitudes e informacion 3 [Comunidades de fas ZNI [ Solcitudes e informacion: ‘Autoridades competentes y de = 4 | Arordege Normatividad, aspectos por mejorar a nee REPUBLICA DE COLOMBIA G NN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(56) PHVA Planear ‘Actividades. Controles Recepcién del proyecto, registro en el banco de| Registro de — gestién ~~ documental 4 proyectos de la subdireccién y asignacién de un | (Orfeo).Registro en el banco de proyectos profesional para la evaluacién técnica de cada fondo. Hacer ‘Actividades: Controies 2 | Revision “preliminar de fos documentos | O55 9 memorandos al estructurador. presentados, 3 [Revision de andlisis “de precios unitarios, presupuesto MGA, ficha EBL Concepto Técnico 4 —[Realizar visitas de campo Tnformes de comision g | Evaluacién financiera del proyecto Concepto de viabilidad financiera Verificar ‘Actividades Controles: 9 | Coroborar que se subsanaron las. falencias evidenciadas en el concepto técnico y financiero. Concepio de viabilidad tecnico financiero favorabie Actuar Actividades: ‘Controles. 10___| Envio del proyecto al fondo de financiacién Gficio de envio 11 | Estructurar acciones de mejora al proceso Orfeo PRODUCTOS PROCEDIMIENTO GESTION DE ACTIVOS EN EL SIN No Cliente interno. Salida | 1_| Gestion de Auditorias 2_| Gestién de Monitoreo y Telemettia Proyectos Evaluados Técnica y 3_| Planeacién Institucional Financieramente ‘4 | Gestion de Contratacion No. Cliente Externo Salida 1_| Entes territoriales: 2 UPME, iste Universidades, Centos y Grupos 4° provectos Evaluados Técnica y 3 | Comunidades de Tas ZNI Financieramente REQUISITOS APLICABLES iS NORMATIVO: TSO 9001:2008-NTC GP 1000:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 LEGALES —— SS ! MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA[7] Requisitos _genéricos (41, | 41 Requisitos | 4.1 Reequisitos | Ver matriz de requisitos 4.2,8.1,82.3, 84, 8.5) generales generales legales. 7.2 Process relacionados | 4.6.1 Seguimiento y| 4S Medicion con el cliente medicion Seguimiento ae desemperio 751 Convol dee produccién y prestacion del | 4.4.6 Control Operacional | 64.8 Contol servicio Per 75.2 Valéadon de los procesos de produccién y prestacién del servicio 7.5.3 Identiieacion trazabilidad 7,5 Propiedad del cliente 785 Preservacion del producto 76 Control de los diepostives de seguimiento y medicién INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO: + Proyectos evaluados para consecucién de recursos. Estructuracion de proyectos de las ZN! RECURSOS RECURSOS 7 Asesores 1020-14, Profesionaies especializedoe 2028-14, 2026-16, 2028-18, 2026-20, 2006-21 * Foimacién en formulacién y evalvacién de proyectos, normas técnica, regulatoras y fanciers para la evaluacion y aprebacion de proyectos energeticos en les ZNI_ conocimientos especalizados en fuentes allernas de energia Sistema de Gestion Documental -ORFEO ~ Software SGI Documentacién dvulgada y actuaizads Recursos téenicos y tecnoldsicos DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN Procedimiento estructuracién y promacién de proyectos energéticos IPSE-GP-POS Procedimiento Evaluacién Técnico-Financiera de Proyectos. IPSE-GP-PO3 Instructivo para la revision documental de proyectos IPSE-GP-103 Instructivo para el registro de proyectos IPSE-GP-102 REPUBLICA DE COLONIA NNN. M)NISTERIO DE WINAS Y ENERGIA153) REGISTROS GUE SE CONTROLAN | | * Formato concepto Técnico IPSE-GP-F01 i | © Formato viabilidad técnica financiera IPSE-GP-FOS CARACTERIZACION GESTION DE TELEMETRIA Y MONITOREO OBJETIVO Generar informacién oportuna, validada y confiable de prestacion del servicio de energia en las ZNI, a través de ta disponibilidad de la infraestructura de telemetria y aplicando metodologias documentadas. ALCANCE + Inicia: Elaborar planes y programas para proyectos de telemetria y monitoreo. + Termina: Realizar acciones de mejora al Proceso. RESPONSABLES reruaticavecocomen = NN MIN) STERIO DE MINAS Y ENERGIA{59} Asesor de Direccién General PROVEEDORES Proveedor Interno Entrada Propietario del Sistema de Telemetria | Datos de telemetria Pst) | 2 | Gestidn de Auditorias informes sobre la conformidad del sistema 2. | Gestién de Mejoramiento Mejoramiento dei SGI 3 | Gestidn Social y Ambiental Peticiones, Quejas y Reclamos respecto a la operacion del Servicio 4 6 Planeacién institucional Politicas, directrices, presupuesto, programas, planes Gestién de TiC’s Riesgos administrativos, de seguridad y salud ocupacional y aspectos ambientales Identificados y Controlados Tecnologias de informacién y Comunicacién Disponibles Supervision, Interventoria y Seguimiento de Proyectos 8 _| Gestién de Infraestructura 9 | Gestidn de Talento Humano Informes de Supervisién, Interventoria o Seguimiento Infraestructura/ Suministro/Servicio Disponible 40 | Gestion de Contratacion Talento Humano Competente, Motivado con Alto Desempefioy en. Condiciones Seguras y Safudabies 44_| Gestion Documental Bienes y Servicios 42 | Gestién Financiera Documentos Disponibles y Actualizados | 13 | Gestién de Proyectos Informes contables, fiscales y administrativos No Proveedor Externo I Entrada | 1 | Propietario del sistema de Telemetria | Datos de telemetra. (Ministerio de Minas u Otro). 2 | Entes prestadores del Servicio Solicitud de Informacién de telemetria, Informacion de infraestructura 3 | Entes de Regulacién y Control Normatividad, Politicas, Directrices y Solictudes de Informacion de Infraestructura «| Suberintendencia de servicios Solicitud de Informacion de teleme publicos domiciliarios. 6 | Ministerio de Hacienda yCrédito | Presupuesto aprobado Publico gg | Unidad de Planeacién Minero Solicitud de Informacién de telemetria y de prestacion del servicio Energética PHVA Planear ‘Actividades Controles: 1 [Elaboracién de planes y programas para|Realizar seguimiento a os planes y | proyectos de telemetria y monitoreo. programas formulados. 2 | Solicitud de recursos para la implementacion de | eriicar la asignacion de recursos. proyectos de telemetria Hacer Actividades: Controfes 3__| Estructurar ¢ implementar proyectos de ‘Seguimiento @ la ejecucién presupuestal —_--- TS REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIATelemetriay monitoreo (PSE, DNP, Ministerio de Minas, entre otros) 4 _ | Configuracion de los sistemas de informacion de | gestién de telemetria del CNM. Pruebas de transmision y descargue de datos e Informes. | Configurar los medidores para la correcta Registro de configuracién de los medidores ‘obtencion de datos [Descargar la informaci6n de telemetria Reportes diarios de seguimiento 7 |Validar ta informacién descargada por 18 | apiicacién de metodologia de validacién telemetria Generar informes de la operacion de las 8 | Bet es von telemetria, ‘Cumplimiento de indicadores de gestion Verificar Actividades Controies, 9 | Seguimiento 2 los proyectos de telemetria implementados y en produccién Verificar la calidad y operatividad del sistema, Garantizar_la operacién de los Sistemas de 10 | Medida y Telemetria en tas Localidades de las Registros de mantenimiento y calibracion. NI i nformes de comisién, sistema de gestion " vatacen de la informacion de infraestructura | ga\informacion (SIIETE) y llamado telefénico {2 _ | Garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Informacion ‘Mantenimiento de Bases de datos y soporte de aplicativos ‘Actuar Actividades: Controles Realizar seguimiento a las actividades 10 | Implementacén de assones de mejora al Poovestas Yen los plan’ de. accién m formulados, PRODUCTOS No Cliente interno Salida 1_| Gestién de Proyectos 2_| Planeaci6n institucional Informacion oportuna, validada y 3_| Gestion Social y Ambiental confiable de prestacién de! 4 | Supervision, interventoria y Seguimiento de Proyectos servicio de energia en las ZNI No Cliente Externo, Salida Entes prestadores del servicio Ministerio de Minas y Energia 1 2 '3_| Superintendencia de Servicios Publicos Domiciliarios 4 | Entes de Regulacion y Control Informacion oportuna, validada y confiable de prestacién del 5 | Usuarios y comunidad en genera servicio de energia en las ZNI 6 | Unidad de Planeacién Minero Energetica REQUISITOS APLICABLES SI RI ISO 9001:2008-NTC GP 1SO 14001:2004 ‘OHSAS 18001:2007 LEGALES seruacaoecoown = OF MINISTERIO DE MINAS ¥ ENERGIA(6) 1000:2008, Requisitos genéricos (4.1, | 4.1 Reauisitos | 4.1 Requisitos | Ver matriz de requisites 42, 8,1,8.2.3, 8.4, 8.5) generales generales legales. 71 Pranificacion dela ‘ealizacién del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 75.2 Validacién de los procesos de produccién y prestacién del_servicio 7.5.3 Identificacion —y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del_cliente INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO: Disponibiidad de fos Sistemas de Telemetria Confiabilidad de la Informacion Oportunidad en la entrega de informes solicitados Oportunidad entrega de informe de seguimiento ASE Amazonas Oportunidad entrega de informe de seguimiento ASE - SAI ‘Atencién a requerimientos SIGIPSE Impiementacion proyectos de Telemetria Seguimiento a Localidades sin Telemetria Tipo | y I RECURSOS RECURSOS + Equipo de trabajo CNM, equipos de medicion, Sistema de comunicaciones para telemetria, Aplicativos de Lectura y de Procedimiento de datos, Bases de Datos, Equipos de Comput. + Servicio de Internet, servicio de transferencia de datos, servicios puiblicos (energia, agua, telefénica). DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN weg ee —-— REPUBLICA DE COLOMBIA | MINISTERIO DE MINAS YENERGIA ~~(62) Procedimiento de telemetria y monitoreo. IPSE-GI-PO1 Procedimiento para realizar la actividad de seguimiento - ASE SAl- AMAZONAS. IPSE-GI-P02 Instructivo Basico de Manejo de Prime Read. IPSE-GI101 Instructivo para Monitoreo de alarmas. IPSE-GI-104 Instructivo para realizacion de llamadas telefénicas a las localidades de las ZNI, IPSE-GI-I03 Actividad de seguimiento -ASE SA! Centro Nacional de Monitoreo IPSE-GI-I11 Metodologia para validacion de infraestructura energética CNM. IPSE-GI-108 Metodologia para creacién de perfiles histéricos y validacién de telemetria CNM, IPSE-GI-109 Instructivo para inspeccion y/o mantenimiento de equipos de telemetria en campo. IPSE-GI-10 Metodologia para el seguimiento telefonico Contact center IPSE-GI-112 Metodologia para mantenimientos en Sistemas de Medida. IPSE-GI-MO1_ REGISTROS QUE SE CONTROLAN. Pian de Accién Documentacién proyectos de telemetria. - Software ORFEO Oficio Solicitud de recursos ~ Software ORFEO Actas de seguimiento a la implementacién del proyecto. - Software ORFEO Base de Datos CNM - Sistema de Informacién de Infraestructura Energética y Telemetria - SIETE Base de Datos Prime Read Formato solicitud de Ajustes a Base de Datos CNM IPSE-GI-FO1 Boletines (Informes) CNM (Publicacién CNM) Reporte de llamadas telefonicas a las localidades Formato reporte de alarmas IPSE-GI-F04 Formato para la presentacién de Proyectos de Telemetria Archivos de datos - Sistema CNM CD con backup - Sistema CNM Plan de Mejora Hoja de vida de los equipos de medida IPSE-GI-F11 Formato solicitud de ajustes a base de datos de telemetria IPSE-GI-FO3 Formato registro de vaiidaciones en prime utilizando médulo valid IPSE-GI-FOS Formato informe por demanda IPSE-GI-FO7 Formato de informe de Telemetria Mensual IPSE-GI-FOS Formato de control de respaldo IPSE-GI-FO2 Acta de Inspeccién y/o Instalacién de equipas de Telemetria IPSE-GI-F12 CARACTERIZACION SUPERVISION, INTERVENTORIA Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS OBJETIVO Fe ase Merc scommanaecapire mooasttenee pemcerna REPUBLICA DE COLOMBIA Ee MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(63) Realizar supervisi6n, interventoria 0 seguimiento a los proyectos relacionados con infraestructura energética 0 de prestacién del servicio de energia eléctrica verificando que las obligaciones contractuales se cumplan. ALCANCE Inicia: Con la celebracién del contrato y/o comunicacién enviada a ta Subdireccién de Contratos y Seguimiento designando la supervision, interventoria 0 seguimiento a los responsables a efectuarla Termina: Acta de liquidacién del Contrato. (ingreso de bienes al almacén si aplica) RESPONSABLES Subdirector de Contratos y Seguimiento PROVEEDORES Pi ITO DE SUPERVISION, Tl EGUIMIEN o DE CONSTRUCCION DE INFRAESTRUCTURA ENERGETICA FINANCIADOS CON RECURSOS DEL PGN No Proveedor interno Entrada 1_| Direedion General ‘Retos administralivos 5 Proyectos, Metas, Administracion de Riesgos Administratives: 2_ | Planeacién institucional Proyectos, Matar. A" 7 | Gaslén de Telerseiia—y [Informacion oportuna, valdada y confiable de presiacon del Monitoreo servicio de energia en las 2NI informacion Comunidades Caracleraadas, Seguimiento a 3. | Gestion Social y Ambiental programas ambientales y Documentos Técnicos. Proyectos socializados. 5 Talento Humano competenle_molvado con allo 4 | Gestién de Talento Humano desempefto. Plan anual de Capacitaciones. 3 | Gestion de Infraesiructura Informacion bienes de consumo e inmucbles 6_| Gestién de Contratacion informacion contractual Recurso humano en condiciones seguras y saludables, 7 | Gestién SGSST Capacitado y entrenado en prevenci6n de riesgos laborales @_[Gesign de TICS Recursos Tecnol6gicos. Documentacion divuigada y aclualizada, Regisiros controlados 9. | Gestién Documental Decumentge 70_| Gestion de Mejoramiento ‘Mejoramiento dal SGI 11 | Gestion Financiera Informes Contabies, Fissales y Administratives. , Proyectos estructurados. Proyectos evaluados Técnica y 12 | Gestion de Proyectos Financieramente Viablizados. Requisites legales proyectos, Conceptos y/o propuestas 413 | Gestion Normativa y Regutatoia | Reauistes, fio, Proveedor Exierno Entrada 1 [winter de Minas y Energia, _| DISS: los adrisavos, Noras Técrices RETE, NR | WINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA(64) PROCEDIMIENTO DE SUPERVISION, INTERVENTORIA Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE CONSTRUGCION DE INFRAESTRUCTURA ENERGETICA FINANCIADOS CON Comision de Regulacion de i 2 | Energia y Gas CREG Normatividad y metodologia regulatoria, 5 Tineamientos, politicas y directrices de energizacion para las 3 | Presidencia de la Republica Zonas no interconectadas. Plan Nacional de Desarrollo PND. Contraioria General de la 4 | Republica. Informe de auditoria Solicitudes, proyectos, informacién de la caracterizacion de las, & | Entes territoriales, comunidades, ‘Superintendencia de servicios | Acuerdos de mejoramiento prestadores del servicio, Normas y 6 | piblicos y prestadores del | directrices, necesidades de Supervisién, Interventoria o servicio. Seguimiento. PHVA RECURSOS DEL PGN Planear ‘Actividades Controles Elaborar cronograma interno con recursos, 1 actividades y responsables para la realizacién de | Revision del cronograma por la la Supervision Interventoria 0 seguimiento segun | Subdireccién de Contratos y Seguimientos, sea el caso. Hacer Actividades Controles. Verificar éf cumplimiento de! contrato desde ls oicscion deh nts, te punto de vista: -Legal - Técnico - Financiero - | APlicacion de herramientas, técnicas y 2 | Administrative -Ambiental “Social Sistema de | Procedimientos de acuerdo a los requisites Gestidn de Salud y Seguridad en el Trabajo. y obligaciones contractvales, 3 | Elaborar informe de Interventoria, Supervision 0 Informe t8cnico de supervision, ‘Seguimiento. interventoria o seguimiento periddico Verificar ‘Actividades Controles Realizar los informes de supervision, Verificar la conformidad y oportunidad de los | interventoria y seguimiento segin 4 |informes de supervision, interventoria 0 | periodicidades que se hayan definido, 0 seguimiento aprobar los informes mediante actos administrativos. Actuar Actividades. Controles Realizar retroalimentacién de la Supervisién, | Revision de! cumplimiento a lo programado 5 interventoria 0 seguimiento en la Subdireccién de | en ia Supervision, _interventoria. 0 Contratos y seguimiento. Mejorar el proceso. __| seguimiento. | Desarroliar Planes de mejoramiento de acuerdo | Seguimiento a fos planes de mejoramiento a los resultados del proceso. demas actividades programadas. PRODUCTOS DIMI Ee ', 1A I DE CONSTRUCCION DE INFRAESTRUCTURA ENERGETICA FINANCIADOS CON RECURSOS DEL PGN . - reruauicapecowoman OF NE | MINIS TER!O DE MINAS Y ENERGIA “165] No Cliente interno Salida 1_| Direccion General 2 | Planeacién institucional 3_| Gestion de Telemeiria y Monitoreo 4_| Gestion Social y Ambiental 5__| Gestion de Talento Humano Informes de cardcter tecnico 6_| Gestin de Infraestructura relacionado con la Supervision, 7_ | Gestion de Contratacion Interventoria o Seguimiento de @_| Gestion SGSST los proyectos, 9 | Gestion de TICs 40 | Gestion Financiera 11 | Gaslion de Proyectos No Cliente Externo Salida 1_| Ministerio de Minas y Energia, 2 | Comisién de Regulacion de Energla y Gas CREG Informes de cardeter teonico ! ; 5 relacionado con la Supervision, [3 | Conttalara General de la Repibica.______| \nterventria 0 Seguimiento de 3 | Superintendencia de servicios piblcos y prestadores del servicio {os proyectos. 6_| Unidad de Planeacién Minero Energética UPME PROVEEDORES No Proveedor interno Entrada 1_| Direccién General ‘Retos Administratives Informe de activos eléciricos, directrices que se tomen para manejo de los activos. 3 Informacion bienes inmuebles. Directrices que se tomen para el manejo de los activos. 4 | Gestion de Contratacion Informacién contractual. Adquisicion de Bienes y Servicios 5_| Gestion Financiera Informes Contables, Fiscales y Administrativos. 6 | Gestion Social y Ambiental ‘Seguimiento a programas ambientales y Documentos 7 No 1 2 | Comite de actives Gestion de Infraestructura Técnicos. Proyectos socializados. Conceptos ambientales. Gestin Normativa y Regulatoria__ | Conceptos juridicos. Proveedor Externo Entrada. Directrices, actos administrativos, Normas Técnicas RETIE, Ministerio de minas y energia RETILAP. Comision de Regulacién de i i 2 | Energia y Gas CRE. Normatividad y metodologia regulatoria, Uinearientos, politicas y directrices de energizacion para las zonas no interconectadas. Plan Nacional de Desarrollo PND. 3. | Presidencia de la Republica. 4 | Contraloria General dela Republica. 5_| Entes terrtonales. Solicitudes e Informacién. 6 | Superintendencia de servicios | Acuerdos de mejoramiento prestadores del servicio, Normas y | Informe de gestion, oa ty REPUBLICA DE COLOMBIA __ NNT MINISTERIO DE MINAS YENERGIA{66} publicos y prestadores del servicio. | directrices. necesidades de Supervision. Interventoria oO ‘Seguimiento, Propiedad de tos activos. PHVA Planear Actividades Controles Elaborar inventario de los activos instalados en el 1 _| Sistema Interconectado Nacional (SIN). Inventario de Actvos Hacer ‘Actividades T Controles 2 | ESiblecer Toe actives son de Proi6dad G25. ments bienes propieded del PSE Verificar Aetividades Controles — Informe con descripcién de la vida util de 3 | Veriicar la vida ttl de los actives {plore co Actuar. Actividades Controles. Realzar ef cilculo del valor presente de los 4 |ingresos esperados por uso de los activos, | Documento con el valor presente de los durante la vida util remanente, de acuerdo con | ingresos esperados. Jas resoluciones de la CREG, correspondientes. Presentar al Comité de Activos el estudio con las posibilidades de gestion de los actives instalados enel SIN asi Documento con tas posibilidades de + Venta de los activos gestion de activos. + Transferencia de los activos + Capitalizaci6n por acciones de los activos. Recomendar a la Direccién del IPSE por parte 6 | del Comité de Activos la gestion que debe darle a Documento firmado por los miembros con voz y voto del Comité de Activos, los activos. PRODUCTOS No, Cliente interno Salida 1_| Direccion General. [efor Técnico sobre el estado 2_| Gestion de Infraestructura. | de los activos, los ingresos 3 | Gestién Normativa y Regulatoria. | esperados por uso del activo y con el Inventario activos SIN de 4 | Gestién Financiera. propiedad del IPSE 5_| Gesiién Social y Ambiental No Cliente Externo Salida 4_| Ministerio de Minas y Energia 2 | Comision de Regulacion de Energia y Gas CREG | informe técnico sobre el estado '3_ | Entes territoriales | de los actives, los ingresos ‘4_| Superintendencia de servicios publicos. J esperados por uso del activo y 5 _| Contraioria General de la Republica J con el Inventario actives SIN de 6_| Prestadores del Servicio | propiedad del IPSE 7_| Unidad de Planeacién Minero Energética UPME, 1 REPUBLICA DE COLOMBIA EEN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(67] PROVEEDORES Proveedor interno Direccién General ‘Actos Administrativos Informe de activos eléciricos, directrices que se tomen para el manejo de los activos. Informacién bienes inmuebles. Directrices que se tomen para el Comité de activos 3 | Gestion de Infraestructura Oe ere 4 | Gestion de Contratacion. Informacién contractual. Adquisicién de Bienes y Servicios. 5 | Gestién Financiera Informes Contables, Fiscales y Administrativos. Seguimiento 2 programas ambientales y Documentos § | Gestion Social y Ambiental “Técnicos, Proyectos socializados. Conceptos ambientales. 7_| Gestion Normativa y Regulatoria | Conceptos juridicos. No Proveedor Externo Entrada 1 | Ministerio de minas y energia. pueciices, ‘actos administrativos, Normas Técnicas RETIE, Comisién de Regulacién de Energia y Gas CREG. 3. | Presidencia de la Republica. Coniraloria. General dela Normatividad y metodologia regulatoria, Tineamientos, pollficas y directrices de energizacién para las zonas no interconectadas. Plan Nacional de Desarrollo PND. 4 | Ropubies, Informe de gestion. 5_| Entes territoriales. Solicitudes e Informacién. Acuerdos de mejoramiento prestadores del servicio, Normas y 6 | Supenntendencia de servicios | yirectrces, necesidades de Supervision, Interventoria 0 publicos y prestadores del servicio. Seguimiento. Propiedad de los activos, Planear ‘Actividades Controles Elaborar inventario de los activos instalados en 1 [tas Zonas No Interconectadas (2NI). Inventario de Actives. Hacer Actividades Controles 2 | Establecer si fos actives son de propiedad del | Documentos bienes propiedad del IPSE 0 IPSE 0 del Ministerio de Minas y Energia. del Ministerio de Minas y Energia. Verificar ‘Actividades Controles 5 Taforme con descripcion de Ta vida atl de 3 | Veriticar la vida util de los activos. log getivos Aetuar, ‘Actividades Controtes, ‘4 | Cuatlificar Tos activos recuperables y andlisis de | Documento con analisis de los actives la posibilidad de reutilizarlos en otras ZN. recuperables. Elaborar propuesta al Comite de Activos sobre 5 |conveniencia técnico- econémico —_gara | Propuesta al Comité de Activos fecuperacién y reutilizacién de activos en las ZN Elaborar propuesta al Comité de Activos sobre 5 | cesti¢n de activos inservibles @ irrecuperables | ProPuesta al Comité de Activos REPUBLICA DE COLOMBIA I INISTERIO OE MINAS Y ENERGIA | ~~(68] en las ZN los activos. Recomendar a la Direccion del IPSE por parte 7 | del comité de activos la forma de enajenacién de Recomendacién del Comité de Activos al Director del IPSE. PR ina Cliente Intemo. PRODUCTOS ZN ‘Said Direccion General, Gestion de Infraestructura. Informe con el Inventario de actives en las ZNI de propiedad 1 2 3_| Gestion Normativa y Regulatoria 4 5 8 _| Entes territoriales Gestion Financiera. Cet IPSE. Gestion Social y Ambiettal No. Cliente Externo T Salida 6_| Ministerio de Minas y Energia 7 | Comision de Regulacion de Energia y Gas CREG el Inventario de | Informe con 9 | Superintendencia de servicios publicos. | activos en las ZNI de propiedad Contraloria General de la Republica del IPSE. Prestadores del Servicio Unidad de Pianeacion Minero Energética UPME. PROVEEDORES Ml UI DE AREA: SERVICIO EXCLUSIVO - ASE DE LAS ZNI Proveedor Interno Entrada Direccién General Actos Administrativos Comité de activos Informe de activos eléctricos. Gestion de Infraestructura Tnventario de bienes eléctricos. Gestion de Contratacion Informacion contractual. Adquisicion de Bienes y Servicios. Gestion Financiera Informes Contables, Fiscales y Administrativos. Gestion de Telemetria y Monitoreo ‘Informacion oportuna, validada y confiable de prestacién del servicio de energia en las ZN 7 | Gestion Social y Ambiental Informacion Comunidades Caracterizadas, Seguimiento a programas ambientales y Documentos Técnicos, 8 | Gestion SGSST Recurso humano en condiciones seguras y Saludables, capacitado y entrenado en prevencién de riesgos laborales. No Proveedor Externo Entrada 1_ | Ministerio de minas y energfa Diredirices, actos administrativos, Normas Técnicas RETIE, RETILAP. 2 [Comision de _Regulacion 2 | normatividad y metodologia regulatoria. Energia y Gas CREG. Presidencia de la Republica. Lineamientos, politicas y directrices de energizacion para las zonas no interconectadas. Plan Nacional de Desarrollo PND. 3 4 | Contraloria General de la Informe de gestion. Si -—, SS e REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA{69} Republica 5 _| Contratistas, informes. 6 _| Entes territorales Solicitudes e Informacion 7 | Superintendencia de servicios | Acuerdos de mejoramiento prestadores del servicio, Normas y piblicos y prestadores del servicio. | directrices, necesidades de Supervisién, Interventoria 0 Seguimiento. B_| Ministerio del Interior ‘Asentamiento de comunidades indigenas, Einicas, Palanqueras. PHVA ENTO SUPE! SERVICIO EXCLUSIVO — ASE DE LAS ZNI Pianear Actividades Controtes 1 Solita socmenios sees esemnes Contratos, disefios, ofertas y referencia. 2 Sen @8 un proyecto de Interventoria © | contratos, Oficios, registros Orfeo g_[Elaborer ef cronograma de ejecicibn del 5 ae reunion, cenograma de ejecuion Hacer ‘Actividades Controles 4 | Realizar un control de riesgos ocupacionales y | Listas de chequeo, Planes de accion, aclas e ambientales. informes de seguimiento. Verificar Aetividades Controles. 5__| Verlicar si se ejecutd el proyecto ‘Kalas Ge reunion y comision, Gficios ‘Aetuar Actividades Controles 6 __ | Realizar informe final de supervision Taforme final supervision. 7___[ Realizar informe final de interventoria Informe final interventoria PRODUCTOS PROCEDIM SERVICIO EXCLUSIVO - ASE DE LAS ZNI No Cliente interno Salida +_| Direccién General 2 | Gestion de Infraestructura 3_| Gestion Normativa y Regulator Informe técnico sobre la Supervision e 4 | Gestion Financiera Interventoria en Areas de Servicio 5 | Gestion de Telemetria y Monitoreo Exclusivo. 6 | Gestion Social y Ambiental 7 | Gestion SGSST. No Gliente Externo Salida + | Ministerio de Minas y Energia 2_| Comision de Regulacién de Energia y Gas CREG 3_| Entes terrtoriales Informe técnico sobre la Supervisién & 4_| Superintendencia de Servicios publicos. Interventoria en Areas de Servicio | Contraloria General de la Repabiica Exclusive 6 | Prestadores del Servicio 7] Unidad de Planeacion Minero Energéica UPME ——______, REPUBLICA DE COLOMBIA NN. MINISTERIOOE MINAS Y ENERGIA = _{70} REQUISITOS APLICABLES 1SO 9001:2008-NTC GP '1000:2009, 180 14001:2004 ‘OHSAS 18001:2007 LEGALES POE aT a me * | 4.4 Requisites Genorales. | 4.1 Requsios Generates, eae” de requistos 5 imion 45.1 Medicion y 1.8 Prodvecinysrestacn det | 48 4 Seguimionoy Seoumiento ge desempefo, de ape delcoan [448 Contiol operacional. | 46 Control operacional 7, 52 Validacién de los procesos de la produccién y de la prestacion del servicio, 7, 5.3 Identficacion y trazabilded. 7.6 Control de 165 equipos. 8.2.4 Satisfaccion dei cliente '8.2.3 Seguimiento y medicion de los procesos. 8.2.4 Seguimiento y medicion del producto ylo servicio. 8.5.1 Mejora continua 8.4 Andiisis de datos. INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO: + Oportunidad en la Respuesta de Solictudes. + Porcentaje de actividades realizadas frente a las actividades programadas en el cronograma. ‘+ Cumplimiento del valor presupuestado en el periado frente al valor programado. + _Desempetio del Proceso de Supervisién, Interventoria y Seguimiento de proyectos. RECURSOS RECURSOS * Grupo de Profesionaies asignados a la subdireccion de contratos y seguimiento. + Intranet, pagina WEB, Internet, sistemas de medicién y control de las variables eléctricas en campo. # Recursos financieros para contrataciones especializadas, gastos de viajes, logistica de actividades. + Sistemas de informacién, Software especializado para la ejecucién de la actividad. Software SGI e . - REPUBLICA DE COLOMBIA S| MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(71) DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN. ] Procedimiento de supervisién, interventoria y seguimiento de proyectos de construccién de infraestructura energetica financiados con recursos del PGN, IPSE-SiS-P01 Procedimiento Gestion de activos en el SIN. IPSE-SIS-P02. Procedimiento Gestion de activos en las ZNI. IPSE-SIS-PO3, Procedimiento supervision e interventoria a los contratos de areas de servicio exclusivo- ASE de las ZNI. IPSE-SIS-P04, Instructivo para Supervision e Interventoria de Proyectos. IPSE-SIS-I01 REGISTROS QUE SE CONTROLAN Formato Registro avance actividades. IPSE-SIS-FO1 Formato Seguimiento a contratos. IPSE-SIS-FO2 Formato Acta de Arribo de Suministros. IPSE-SIS-FO3 Formate Acta Pruebas y Energizacién, IPSE-SIS-F04 Formato Acta de Recibo Definitivo. |PSE-SIS-FOS Formato Acta de Reinicio del Contrato, IPSE-SIS-FOS Formato Acta de Suspensién de! Contrato. IPSE-SIS- FO7 Formato de Replanteo, Avance y Recibo Técnico. IPSE-SIS-FO8 - Ho REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS YENERGIA ~~CARACTERIZACIONES PROCESOS DE APOYO CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL OBJETIVO Asegurar que la documentacion del Sistema de Gestion Integral, cumple con los requisitos establecidos, se mantenga actualizada y de igual forma garantizar que los registros del Sistema de Gestién Integral se conserven. ALCANCE ‘* Inicia: Identificacién de necesidades de documentacién y recepcién de registros para su almacenamiento. + Termina: Documentacién actualizada y divulgada y registros preservados RESPONSABLES Coordinadora de Planeacién y Gestion Documental PROVEEDORES ICEDIMIENTO PARA, oi DOCUMENTOS No. Proveedores Internos Entradas 1 | Procesos del Sistema de Gestién | Necesidades de documentacion Integrado = ~ PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS. No. Proveedores Internos Entradas 4 | Planeacién institucional Politicas, directrices, presupuesto, programas, —_ planes Riesgos Evaluados y controlados, 3_| Gestin de Auditorias informes sobre la conformidad del sistema 4 | Gestion de Mejoramiento Mejoramiento del SGI 5 _| Gestion Social y Ambiental ‘Comunicacién Efectiva 6 _| Gestion de infraestructura TIC's, Infraestructural Suministro / Servicio Disponible 7 _| Gestin de Contratacién Bienes y Servicios 8 | Gestin Financiera Informes, Contables, Fiscales y Administrativos. 9 | Gestiin TIC's ‘Sistemas de Informacién y Comunicaci6n de disponibles PHVA PROCI DE DOCUMENT: Planear_ Actividades Controles 4 Identificar necesidades de documentacion, Hacer, Actividades Controles, REPUBLICA DE COLOMBIA NE MINISTERIODE MINAS YENERGIA(73) 2__|Elaborar Documento ‘3 | Revisar y aprobar documento Formato de solicitud de documento ‘4 | Divulgar documento Verificar Actividades, Controles ‘Asegurar que los cambios de actualizacién de 5 | Controlar Documento documentos se registren oportunamente en el listado maestro de documentos ‘Actuar Actividades: ‘Controles Tmplementar acciones de mejora para 6 | garantizar ta adecuada gestién del proceso. Planear Acti Controles 4 | Aclualizar Ta informacion de los usuarios del IPSE en Orfeo Hacer Actividades Controies 2 | Realizar ef conirot_de los registros magnéticos en | Asegurar los procesos de radicacion de ORFEO los registros recibidos. Verificar Aetividades: Controles 3 | Llevar a cabo Tabores de seguimiento @ (a custodia y preservacion de los registros asociados al sistema ‘Actuar Actividades, Controles Impiementar acciones de mejora orentadas a 4 | garantizar la adecuada manipulacién y custodia de los registros Perfiles de usuario PRODUCTOS PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS No Clientes Internos. I ‘Salidas. 1_ | Procesos del Sistema de Gestion integrado Documentacién Divulgada y Actualizada iSTROS. No Clientes internos Salidas 1_| Procesos del Sistema de Gestion Integrado Registros Controlados y Preservados REQUISITOS APLICABLES TSO 9001:2008-NTC GP 1000:2009 Requisitos genéricos (4.1, 4.2,8,1,8.2.3, 8.4, 6.5) ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 LEGALES Ver matriz requisites legales 4.1 Requisitos generales | 4.1 Requisitos generales 4.4.4 Documentacion 4.4.4 Documentacion 4.4.5 Control documentos _ | 4.4.6 Control documentos: 4.5.4 Control de registros | 4.5.4 Control de registros . om rermiicavecororon = NNN MINISTERIO OE MINAS Y ENERGIA{74} INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO: ‘> Cumplimiento de requisitos de calidad de la Gestién Documental ‘+ _Oportunidad de la gestion documental RECURSOS RECURSOS. Profesional especializado 2028 grado 15 Profesional universitario 2044 grado 10 Conocimientos en sistemas de gestion documental Software para la gestién de los registros magnéticos del Instituto -ORFEO Software SGI DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE APLICAN Procedimiento para el control de documentos IPSE-D0-PO1 Procedimiento Control de registros IPSE-DO-P02 Instructivo para la elaboraci6n de documentos IPSE-DO-I01 Instructivo para la numeracién y fechado de resoluciones en ORFEO IPSE-D0-02 Instructivo para la elaboraci6n de memorandos en ORFEO IPSE-DO-103 Instructivo para la generacién de circulares IPSE-D0-104 Solicitud de documentos IPSE-DO-106 Instructivo para la elaboracién de Oficios en ORFEO IPSE-DO-105 REGISTROS QUE SE CONTROLAN Formato Solicitud de Documentos IPSE-DO-FOS Formato préstamo de documentos IPSE-DO-F06 Formato para Resoluciones IPSE-DO-F14_ Formato unico de inventario documental IPSE-DO-F27 Plantilla Caracterizacion del Proceso IPSE-DO-FO7, Formate Acta de Anulacién de Radicados por ORFEO No. IPSE-DO-F03 Formato para Memorandos Internos IPSE-DO-F25 Formato para Oficios Externos IPSE-DO-F26 Piantila para la elaboracién de documentos IPSE-DO-FO4 Formato Acta institucional IPSE-DO-FO2 Formato para Circulares IPSE-DO-F28 Formato Acta de Consejo Directivo IPSE-D0-F30_ Formato Plantila Acuerdo Consejo Directive IPSE-DO-F31 Plantila relacion de documentos entregados a correspondencia IPSE-DO-F32 - - REPUBLICA DE COLOMBIA NN MINISTERIO DE INAS Y ENERGIA(75) CARACTERIZACION GESTION DE CONTRATACION OBJETIVO, Realizar el proceso de contratacion de manera eficaz, eficiente y efectiva, en armonia con los objetivos Institucionales y las normas legales vigentes para coadyuvar en e! cumplimiento de la misién institucional ALCANCE * Inicia: Suscripcién del estudio previo soporte de la contratacin + Termina: Suscripcién del acta de liquidacion (cuando aplique). RESPONSABLES: Coordinador Gestion de Contratacion z! & Proveedor Interno PROVEEDORES Planeacién institucional Gestidn de Talento Humano Gestion de Mejoramiento Gestidn Documental Gestién Normativa y Regulatoria Gestién Social y Ambiental Gestidn de infraestructura Gestién de TICs 2 |0| 1] o>] en] » [eo] n3) =| SGSST 10 _| Gestién Financiera 41 | Gestién de Telemetria y Monitoreo 42 | Gestion de Proyectos 143 | SUPeNision, Interventoria y Seguimiento de Proyectos 14 | Gestion de Contratacion 15 | Gestién de Auditorias 16 | Gestién Judicial y Reclamaciones Necesidades de contratacién (Planes institucionales de contratacién y Adquisiciones) No. Proveedor Externo Entrada 1_[Entes de control externos Informe de Hallazgos 2_ | Ministerio de Minas y Energia Politicas, directrices, delegaciones y necesidades de contratacion PHVA REPUBLICA DE COLOMBIA NNN MINISTERIO DE INAS Y ENERGIA ~~Planear, ‘Actividades: Controles ‘Acompafiamiento elaboracion Plan i 1 | Anvalde Adguisiiones Publicacién portal Colombia Compra Eficiente 5 Validacion componente legal, verificacién del area 2 ciao acdc dol econo ieee financiera, inclusin del concepto de SGSST y pote contatacion | CEGAS previo a ia firma del Lider del proceso interesado en ta contratacién. Hacer ‘Actividades Controles ‘Analisis de las propuestas y/o hojas de | Cumpiimiento de los requerimientos minimos de 3 | vida y realizar la respectiva| contratacion, Formato control documental / Acta recomendacion. comité evaluador de propuestas Verificar la transcripcién de los elementos 4 | Elaboracién de minuta contractual esenciales del contrato establecidos en el estudio previo. Verificar Actividades Controles ‘Cumpiimiento requisitos de 8 _| perfeccionamiento y legalizaci6n de los | Verificar perfeccionamiento y legalizacion. contratos. 6 | Cumplimiento plazo elaboracion minuta | Indicador del proceso Actuar Actividades: Controles 7 | Asesoriajuridica a as actividades de | Elaboracién de documentos y acompafiamiento al supervision funcionario designado como supervisor Veriicar la firma del funcionario delegado para 8 _| Suserincion del acta de liquidacion liquidar; del supervisor designado y del Contratista PRODUCTOS TON DE COT 1 No Cliente interno, Salida Todos los procesos del sistema de gestion 1 | inegrado Contratos No Gliente Externo Salida 1 | Entidades Gubernamentales informes y reportes REQUISITOS APLICABLES u 7 180 9009:2008-NTG GP 180 14001:2004 ‘OHSAS 18001:2007 LEGALES Requisitos genéricos (47, 71 Requisios Wat de requisitos 4.1 Requisitos generales 447, Recursos, 4.2, 8,1,8.2.3, 84, 85) generales Legales 4.3.3. Objetivos y 6.2. Recurso Humano programas Ley 80 de 1983 autoridad, REPUBLICA DE COLOMBIA Ee MINISTERIO DE MINAS YENERGIA ~~v7 64 Ambiente de Trabajo 4.4.2 Competencia, formacion y toma de responsabilidad, Ley 1150 de 2011 conciencia rendicion de cuentas y autoridad. “@A.7 Preparacion y 4.4.2 Competencia respuesta ante Formacion y Toma de | Decreto 1510 de 2013, emergencias Conciencia 4.4.3.2 Parlicipacion y_| Decretos reglamentarios Consulta estatuto de contratacion “4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Preparacion y respuesta ante emergencias 4.5.1. Medicion y Manuales e instructivos seguimiento del de Colombia Compra desemperio. Eficiente 4.5.3.1 Investigacion de Incidentes 4.5.2 Evaluacion del ‘cumplimiento legal y otros. INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO Eficacia del proceso de contratacion RECURSOS RECURSOS Profesionales especializados, Comité Evaluador de Ofertas, onacimientos en contratacion estat, normas basicas de contabihded, présupueso y requisites de SGSST y jente. ‘Sistema de Gestion Documental — ORFEO- Software SGI Equipos y elementos de oficina DOCUMENTOS Y REGISTROS. DOCUMENTOS QUE SE APLICAN Plan Anual de Adguisiciones Manuales e instructivos Colombia Compra Eficiente. Procedimiento Modalidad Seleccién Abreviada IPSE-CO-PO3 Procedimiento Contratacion Directa (PSE-CO-PO4 Procedimiento Licitacién Publica IPSE-CO-POS Procedimiento Contratacién Modalidad Concurso de Méritos IPSE-CO-PO7, Procedimiento Contratacién de Minima Cuanlia IPSE-CO-POB ‘Manual de Interventoria del instituto de Planificacién y Promocién de Soluciones Energéticas para las Zonas ‘+ No interconectadas - IPSE IPSE-CO-MO1 >" REPUBLICA DE COLOMBIA NN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(781 «Manual de Gestién de Contratacién IPSE-CO-MO3 ~REGISTROS QUE SE CONTROLAN ‘Acta de Reanudacién del Contrato 0 convenio IPSE-CO-FO1 Acta de Suspension del Contrato o convenio |PSE-CO-F02_ Acta de inicio del Contrato o convenio IPSE-CO-FO3 ‘Acta de Liquidacion del Contrato 0 convenio IPSE-CO-F04 Aprobacién de Péliza Oficina Asesora Juridica !PSE-CO-FO7 Formato Estudio Previo para Contratacion de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestion IPSE-CO-F11 Formato de Certificacién de Austeridad en el Gasto |PSE-CO-F37_ ‘Analisis Hoja de Vida- Perfl del contratista IPSE-CO-F38 ‘Justificaci6n de la Contratacion Directa en el IPSEIPSE-COF39_—_ Estudio Previo para suscribir Contratos 0 Convenios Interadministrativos IPSE-CO-F40 ‘Aviso Convocatoria Publica Licitacion Publica |PSE-CO-F41 ‘Estudio Previo Licitacion Publica IPSE-CO-F42 | Formato Pliego de Condiciones Licitacién Publica IPSE-CO-F44 Estudio Previo Seleccion Abreviada IPSE-CO-F45. Borrador de Pliego de Condiciones IPSE-CO-F48 ‘Adenda IPSE-CO-F55 Estudio Previo Para Contratacién Modalidad Concurso De Méritos IPSE-CO-F63_ Estudio Previo para Contrataciones Minima Cuantia IPSE-CO-F67_ Invitacién Publica Minima Cuantia IPSE-CO-F68 Paz y salvo contratistas IPSE IPSE-CO-F70_ Cuadro Contratacién Anual Cuadro Contro! Liquidaciones IPSE Revision requisitos habilitantes juridicos ‘Comunicado procesos de seleccion Control documental proceso licitatorio Control documental proceso concurso de méritos Control documental seleccién abreviada menor cuantia ‘Control documental contratacion minima cuantia Control documental orden de compra ~CCE Control documental contratos interadministrativos Control documenta! contratos prestacién de servicios Control documental contratos prestacién de servicios persona juridica REPUBLICA DE COLOMBIA | HINISTERIO DE INAS Y ENERGIA(79) CARACTERIZACION SGSST OBJETIVO Contribuir al mejoramiento de las condiciones de trabajo seguro, saludable y de bienestar de los servidores piblicos de! IPSE y las partes interesadas, previniendo los peligros, controlando los riesgos de seguridad y salud en el trabajo y favoreciendo el clima laboral. ALCANCE © Inicia: Diagnéstico de necesidades de bienestar e identificacién de peligros y valoracién de los fiesgos de los servidores publicos del IPSE y las partes interesadas. * Termina: Establecer e implementar los controles operacionales que permitan minimizar los peligros y riesgos y satisfaccién del clima laboral, mediante la evaluacién de los planes y programas. RESPONSABLES Coordinadora Gestion de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar Social. Lider SGSST FROCEDIMIENTOJBIENES TAN i No Proveedor Interno_ Entrada 1 | Procesos del SGIdel IPSE Requerimiento de necesidades aplicables al componente de Bienestar Social. 2 | Planeacién institucional Politica Integral, objetivos, directrices, presupuesto, programas, planes. 3, | Gestion de Talento Humano | Apoyo en las actividades de gestidn del cambio en el instituto. 4 | Gestion Social y Ambiental ‘Comunicacion efectiva. 3g | Gestién de Auditorias Informe y seguimiento sobre la conformidad del plan de Bienestar Social. €_| Gestion de Mejoramienio Mejora continua del SGI 7 | Gestin Documental ‘Documentacion, actualizacion y divulgacion . ‘Soporte e infraestructura, medios de 8 | Gestién de TIC’s comunicacion. No Proveedor Externo Entrada rerveuencecoronn ee MINIS TERIO DE MINAS Y ENERGIA =(80) Caja de Compensacion Familiar y Administradora de Riesgos Laborales ARL Recursos financieros, humanos, técnicos, asesoria y apoyo, para la realizacién del plan de bienestar social. CEDIMIENTOISEGURIDAD IVI SAUUDIEN ELST RABAUO, No Proveedor Interno Entrada 1, | Procesos del SGI del IPSE Requerimiento de necesidades aplicables al componente de SST Planeacién Institucional Politica Integral, objetivos, directrices, presupuesto, 2 programas, planes, riesgos administrativos, riesgos laborales, revisién por la direccién al SGI, matriz legal, control operacional. Gestion de Talento Humano | Base de datos ausentismo laboral, afiliacion a seguridad 3 social y apoyo para la ejecucién de las capacitaciones en ef componente de seguridad y salud en el trabajo. 4 | Gestion Social y Ambiental ‘Comunicacién efectiva. Repuesta a solicitudes de SPQR's § | Gestion de Auditorias Informes sobre la conformidad sobre el sistema seguridad y salud en el trabajo. 6 _| Gestion de Mejoramiento Mejora continua del SG. 7_| Gestion de Infraestructura ‘Suministros, Bienes y Servicios disponibles &_| Gestion de Contratacion Contratos de Adquisicion de Bienes y Servicios 9 | Gestion Judicial y | Actuaciones judiciales y extrajudiciales. Reclamaciones 10 | Gestion Documental Documentacién, divulgacion y actualizacion COPASST Recomendaciones para el control de riesgos laborales, " apoyo en la investigacion de accidentes e incidentes de trabajo, realizacion de inspecciones planeadas, apoyo en la actualizacion de la matriz de peligros y riesgos. 12 | Gestién de TIC's ‘Soporte e infraestructura, medios de comunicacién. No. Proveedor Externo Entrada 13 | Caja de Compensacién Familiar | Programas de prevencién y promocion de actividades y entidades prestadoras de | recreativas, deportivas, culturales y de integracién. salud EPS. 14 | Adminisiracién de riesgos | Metodologia para el levantamiento de la matrz de laborales. peligros y riesgos, evaluaciones de riesgos con las fecomendaciones de los controles a seguir y asesoria a NNNNMEES MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA.(ea en riesgos laborales. 15 Ministerio de Trabajo Directrices, pofiticas, marco normativo 16 Entes de Control, ‘Seguimiento al cumplimiento de los programas. No Proveedor interno [RROCEDIMIENTO,GESTIONIDE|EMERGENCIASWY{CONTINGENCIAS] Entrada Pianeacién institucional Politica Integral, _objetivos, directrices, _presupuesto, programas, planes, riesgos administrativos, riesgos laborales, revision por a direccién al SGI, matriz de identificacién de peligros’y riesgos, evaluacién y valoracién de riesgos, matriz egal, control operacional. Brigada de Emergencia PSE Programa de simulacros, manual de emergencias y 2 contingencias, practica de campo en rescate y supervivencia y-riesgo publico, reglamento de la brigada de emergencias. 3 | Gestion de Talento Humano CCapacitacién y entrenamiento para las brigadas de emergencia y servidores publicos del IPSE. | Gestion de Auditorias Informe y seguimiento sobre la conformidad del Sistema de stion de seguridad y salud en el trabajo g | Gestion de Mejoramiento ‘Mejora continua de! Sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo 6_| Gestion Social y Ambiental ‘Manual de emergencias y contingencias Gestion de Infraesiructura Infraestructura segura, mejoras locativas, mantenimiento de 7 eguipos de extincion y emergencias, seffalizacién, demarcacion de areas, servicio disponible @_| Gestion de Contratacion Contratos de Adquisicion de Bienes y Servicios ‘9 | Gestion Judicial y Reclamaciones | Actuaciones judiciales y extrajudiciales 10 | Gestion Documental Documentacién divulgada y socializada 41 | COPASST Recomendaciones para el control de andlisis de vulnerabilidad 72 | Gestion de TI's Soporte e infraestructura, medios de comunicacion. No Proveedor Externo Entrada “Administradora de Riesgos Diagnéstico del andisis de vulnerabilidad, directrices y 43 | Leborales. estructuracion del manual de emergencias y contingencias, entrenamiento a la brigada y acompafiamiento al programa de simulacros. 44 | Ministerio de Trabajo Directrices, politicas y mareo normative. 45 | O'ganismos de apoyo Organisms de control de emergencias (Cruz roja, Bomberos, Defensa Civil, Policia Nacional) 76 | Enies de Control ‘Seguimiento al cumplimiento de los programas. Proveedor interno TACCIDENTESIE] [FRABAUO} Entrada, Procesos de! SGI del IPSE Informacién oportuna de Tos incidentes y accidentes presentados en el proceso, Planeacién institucional Politica Integral, _objetivos, directrices, _presupuesto, programas, planes, riesgos administrativos, riesgos aborales, tevision_por la direccién_al_ SGI, matriz_legal, control ENE WINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA(82) ‘operacional. 3g | Gestion de Talento Humano Base de datos de incapacidades y ausentismo laboral, inducci6n al personal. 4 | Gestion de Audtorias Seguimiento a la investigation de los accidentes @ incidentes de trabajo. 'g | Gestion de Mejoramiento Mejora continua en el procedimiento para la investigacion de los accidentes de trabajo. | Gesiién Social y Ambiental ‘Comunicacion asertiva y divulgacion. 7_ | Gestion de Infraestructura Infraestructura segura, mejoras locativas y servicio disponible. S| Gestion de Contratacion ‘Contratos de Adguisicion de Bienes y Servicios. 9 | Gestién Judicial y Reclamaciones | Actuaciones judiciales y extrajudiciales 10_| Gestién Documental Documentacién, divuigacion y actualizacion COPASST ‘Apoyo en la investigacién de incidentes y accidentes de 1" trabajo, recomendaciones para la prevencién y el control de accidentes de trabajo. 42 | Gestion de TIC's ‘Soporte e infraestructura, medios de comunicacién. No | Proveedor Externo Entrada 13 | Ministerio de Trabajo Vigilancia y control, legislacion vigente en temas laborales. 44 | Administracién de Riesgos Reporte de accidente de trabajo y cubrimiento de incapacidad Laboreles, servicio médico, medicamentos, pensién, indemnizacion cuando sea necesario. 5 tL No Proveedor interno I Entrada 11 | Procesos del SGI del IPSE Requerniento de netesdades de todos os procesos de Ml 2_| Planeacién institucional Politica Integral, objetivos, directrices, presupuesto, programas, planes. 3 | Gestién de Talento Humane ‘Apoyo en las actividades de Convivencia Laboral en el instituto. 4 | Gestién Social y Ambiental Comunicacién efectiva. 5 _| Gestion de Auditorias Informe y sequimiento sobre la conformidad del plan de CCL. 6 | Gestion de Mejoramiento Mejora continua del SGI. 7_| Gestién Documental Documentacién, actualizaci6n y divulgacién. 8 | Gestién_de TIC’s Soporte e infraestructura, medios de comunicacién. 9 | Comité de Convivencia Laboral Actas de las actividades realizadas por el comité No. Proveedor Externo Entrada 40 | Caja de Compensacion Famillary | Recursos financieros, humanos, tecnicos, asesoria y apoyo, Administradora de Riesgos para la realizacién de actividades de mejoramiento del clima Laborales ARL laboral. PHVA [ERI ROCEOIMIENTOBIENES TAR'SOC 1A rn Planear, Actividades Controles 41 Estructuracion del plan de bienestar social Aprobacién del plan de bienestar ey REPUBLICA DE COLOMBIA RN | MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(83) Contratacion para el desarrollo. de las 2 | actividades de bienestar social Hacer Retividades Controle Coordinadi6n y ejecucién de las actividades del | Actividades realizedas/acividades 3 [plan de bienestar social para atender las | programadas. necesidades detectadas. Verificar Retividades Controle Seguimiento al nivel de satisfaccion del plan de | Verificar el cumplimiento_nivel_de 4 | bienestar social institucional. satisfaccion del plan de bienestar social institucional TTomna de acciones correclivas y preventivas de | Alustes al plan o planes de mejoramiento 5 | mejora continua, de acuerdo al resultado de los informes de las actividades desarroliadas ¢ | Audltoras. Segumiento a las sdlvidades por fas auditorias internas y extermas, 4 Acluar Aetividades Controles: 7 __ | Revision porla Direccién General Sequimiento al cumplimiento del indicador de Bienestar Social. Planear Actividades: ‘Controles. Elaboracion de la matriz de ientificacion de | Matiz de identificacién de peligros, 4 | Beligros, evaluacion y valoracion de riesgos en | evaluacién y valoracién de riesgos con la ‘Seguridad y Salud en e! Trabajo. metodologia de la GTC-45 y la Norma ‘OHSAS 18001:2007. 7 | Formular el_sistema de gestion de Seguridad y | Revisién y firma del representante legal. Salud en el Trabajo 3 | Elaboracién de los subprogramas de Seguridad y | Cumplimiento de los controles de los Salud en el Trabajo. planes de accion, Coordinacién con el proceso de Gestion del | Control de asistencia y evaluacién de las 4 | Talento Humano para la induccién y capacitacion | capacitaciones de Seguridad y Salud en en los temas relacionados. el Trabajo. Coordinacién con el proceso de Gestién dei | Registro de conformacion del COPASST 8 | Talento Humano para la induccién y capacitacion | y acta de reuniones y seguimiento, en (os temas relacionados. | Elaborecion del Reglamenio de igiene y | Revision y firma por el representante Seguridad industrial legal y publicacion Hacer ‘Actividades Controfes Ejecucion de las actividades del programa de | Actividades del Sistema de Gestion de 7 | seguridad y Salud en el Trabajo con Seguridad y Salud En el Trabajo acompafiamiento del COPASST. implementadas, Verificar ‘Actividades: Controles a _| Seguimiento'a los indicadores del Proceso dé | Verificacién del cumpiimiento del ‘Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema de Gestion de Seguridad y MINIS TERIO DE INAS Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA[84] ‘Salud En el trabajo ‘Seguimiento ai nivel de satisfaccion de los planes | Verificar el nivel de satisfaccion del 9 | de seguridad y Salud en el Trabajo institucional. | Sistema de Gestion de Seguridad y Salud En el Trabajo ‘Toma de acciones correctivas y preventivas de | Ajustes al Sistema de Gestion de 10 | mejora continua, de acuerdo al resultado de los | Seguridad y Salud En el Trabajo y informes de las actividades desarrolladas. planes de mejoramiento. ‘Seguimiento al Sistema de Gestion de Seguridad | Aucitorias. 41 | y Salud En el Trabajo, por las aucitorias internas externas, ‘Seguimiento a a calibracion de equipos Cerificado de calibracion por él ente 12 | utilizados en actividades de Seguridad y Salud | competente. en el Trabajo Actuar Actividades Controies Revision porla Direccion General Seguimiento al cumplimiento de fos 13, indicadores del sistema de Gestién de seguridad y salud en el trabajo. TIONIDE[EMERGE! Planear Actividades Controles 4 | entificacién el andiisis de Matriz de vuinerabilidad vulnerabilidad. 2 | Formular el manual de emergencias y | Documento y divulgado ccontingencias. 3 | Conformacién de Ta Brigada de Hoja de vida de cada uno de los brigadistas. emergencias del IPSE. Hacer Controles Desarrollo de las actividades del Entrenamiento de la brigada de emergencia, manual de emergencias y inspecciones a los equipos de extincion y contingencias. botiquines, elementos de emergencia, reconocimiento de rutas de evacuacién, cursos de 4 rescate y supervivencia, sefalizacion, demarcacion de 4reas, evidencia de la entrega de elementos a la brigada de emergencia y socializacion y ublicaci6n del organigrama de emergencia y el reglamento de la brigada de emergencias 5 | Ejecucion de simulacros Listas de asistencia y registros fotograficos. 6 | Pianos de evacuacién Socializacion y publicacién Verificar ‘Actividades Controles 7 | Seeuimiento al manual de emergenciasy | Verificacién del cumplimientodel_manual de contingencias emergencias y contingencias Seguimiento en el cumplimiento de las | Auditorias 8 — | actividades desarrolladas en gestidn de lemergencias y contingencias. @ | Aeciones de mejora orientadas a | Nivel de satisfaccion de Tas actividades de gestion de garantizar_condiciones_de_contro!_de | emergencias. — —— REPUBLICA DE COLOMBIA SNS | WINISTERIO DE MINAS YENERGIA >emergencia I ‘RAetuar Actividades I Controles 10 | Revision por la Direccién General Seguimiento al indicador de cumplimiento de tas actividades de gestin de emergencias. PROCEDIMIENT T Ae NTES E INCIDENT! TRABAJO. Planear Actividades: Controies 1 Procedimiento para la investigacion de | Elaboracién del procedimiento de investigacion de accidentes e incidentes de trabajo. accidentes ¢ incidentes de trabajo. 2 Formato de investigacién de accidentes e | Elaboracién de los formatos para el registro de la incidentes de trabajo. investigaciOn de accidentes e incidentes de trabajo Hacer ‘Actividades Controles impierentacién del procedimiento en caso | Investigacion interna del accidente e incidente de 3 | de presentarse un accidente o incidente de | trabajo. trabajo. 4 | Alimentacién de la base de datos de | Herramienta de seguimiento accidentes e incidentes de trabajo. Verifiear ‘Aetividades: Controles ‘Acciones de mejora orientadas @ garantizar | Desarrollo de actividades de mejora, correctivas y 5 _| condiciones de seguridad para la prevencién | preventivas. de accidentes e incidentes de trabajo, de acuerdo a los eventos ocurridos. Andlisis estadistico de tasa__ de | Indicadores, accidentalidad, indices de frecuencia, tasa de 6 | ausentismo, indices. de _—_lesiones incapacitantes y siniestralidad, indice de severidad y tasa de incidencia Andlisisestadistico de tasa__ de | Medidas de control accidentalidad, indices de frecuencia, tasa de 7 | ausentismo, indices de —_lesiones incapacitantes y siniestralidad, indice de severidad y tase de incidencia Seguimiento de las auditorias internas y | Auditorias. 8 | externas al niimero de investigaciones de los identes de trabajo. ‘Actuar Controles (9 __| Revisidm por Direccién General Seguimiento a las actividades de investigacién de accidentes de trabajo e incidentes. TENT im INVIVENCIA LAT Planear Actividades: Controles 1 Procedimiento de Convivencia Laboral Elaboracion del_procedimiento de convivencia laboral NN MINISTERIO DE NINA Y ENERGIA REPUBLICA DE COLOMBIA[86] “Suministrar un correo electrénico de | Correo activo, en continuo monitoreo y revision. 2 contacto entre los servidores piblicos del IPSE y el Comité. Hacer Actividades Controles. Implementacion del procedimiento en caso | Reunién del CCL para resolver los casos que se 3 de presentarse un caso de convivencia | presenten al interior del instituto. laboral Espacios para socializar _informacién | Reuniones periddicas institucional por parte del sefior director general en un méximo de 10 minutos (tomémonos un café). $ Reuniones trimestrales programadas con el comité de convivencia laboral. Elaboracién Acta, ‘Campafia periédica de prevencién con mensajes alusivos al compromiso institucional, a a defensa de la entidad, a la g | ientiieacion con Ia entidad, al cumplimiento de las normas _legales Vigentes, el respeto y buen trato_y el uso adecuado de la informacién institucional, ‘Mensajes de Correo Electronico, publicaciones en. carteleras institucionales e Intranet. entre otros. Verificar Controles: 7 TReciones de mejora orientadas @ prevenir | Desarrollo de actividades de mejora, correctivas ¥ casos de convivencia laboral preventivas. & ‘Seguimiento de los casos de convivencia | Medidas de control laboral que se presente ‘Actuar Actividades Controles ° Revisidn por la Direccidn General Seguimiento a las actividades de convivencia laboral que se presenten PRODUCTOS Todos los procesos del sistema de gestin integrado det PSE Recurso Humano con mejores calidad de vida y clima organizacional. iveles de satisfaccion, Cliente Externo Salida Caja de Compensacién Familiar -ARL Necesidades de salisfaccion laboral y seguidad y salud en el trabajo. REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA(87) No Cliente interno Salida 4, | 1080s 0s procesos del sistema de gestién integrado | Recurso humano en condiciones de trabajo Seguro y del PSE saludable. No. Cliente Externo Salida "AR. Caja de Compensacién Famili Ministerio de Trabaje eniee de ental Informes ~Evaluacion a los planes y programas, mT TION DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS No. Cliente interno Salida Todos los procesos del sistema de gestion integrado | Recurso humano capacitado y entrenado en 1 | del pse procedimientos de preparacién para identificar el otencial y la respuesta de situaciones de emergencia. No Cliente Externo Salida ie Contral - Organism Necesidades de Gestion de emergencies y ARL —Entes de Control - Organismos de Apoyo | Sontngencies. No Cliente Interno ida Todos Tos procesos del sistema de gestion Formuladien y deserllo de acdones coredivas y 4 integrado del IPSE preventivas, mediante actividades de investigacién y andlisis de accidentes e incidentes, para mejorar la seguridad y salud del recurso humano del IPS. No. Cliente Externo Salida TARL™ Ministerio de Trabajo Reporte de Accidentes de Trabajo informe de Indicadores de SGSST. [{——_ BROCEDIMIENTO COMITE DE CONVIVENCIA LABORAL CCE) No Cliente Interno Salida Todos ox procesos del sistema de gestion Formiladn y desarrollo de scciones correctvasy 1 | integrado del PSE Preventivas, mediante actividades de seguimiento a los 230s de convivenca labora presentados. No. Cliente Externo Salida ARL, Entes de Control (Procuraduria General de | Reportes de tos casos de convivencia laboral ta Nacién). 150 9001:2008-NTC GP ISO 14001:2004 ‘OHSAS 18001:2007 LEGALES 1000:2009, _eresucaneccionon | MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA —_(38) 4.1. Requisitos generales | 4. 1. Requisitos Generales _| 4.1. Requisitos Generales 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad “T Ver matriz de | tequisitos legales. 4.2 Gestion documental 4.2. Politica de SST 4.4.2 Competencia, formacion toma de conciencia 4.3, Planificacién | 43.1. Identificacion de 4.3.3, Objetivos, metas y peligros, valoracién de Decreto 1567 de programas riesgos y determinacion de | 1998 los controles._ 6. 2 Talento humano 6.4 Ambiente de trabajo 8.0 Medicion, andlisis y | 4.4.7 Preparacion y _ | 4.3.2. Requisitos legales y Ley 909 de 2004 mejora Respuesta ante emergencia_| otros. 8.2.2 Auditoria interna 4.33, Objetivos y programas | Dectelo 1226 de 18.2.3. Seguimiento y 4.4, Implementacion y Decreto 1227 de medici6n de los procesos _| operacion, 2005 4.4.1, Recursos, funciones, 8.4, Analisis de datos responsabilidad, rendicion de cuentas y autoridad. 4.4.2. Competencia, 8.5 Mejora formacién y toma de conciencia ‘4.4.3. Comunicacién, participacion y consulta 4.4.4. Documentacion 4.4.5. Control de documentos 4.4.6. Control Operacional 4.4.7. Preparacion y respuesta ante emergencias 45.1. Medicién y ‘Seguimiento del desempefio 4.5.2. Evaluacion del ‘cumnplimiento legal y otros 4.5.3. Investigacion de incidentes, No ‘conformidades, acciones correctivas y preventivas. 4.5.4. Control de registros 4.5.5. Auditoria interna “4.6 Revision por la direccién INDICADORES INDICADORES DEL PROCESO TNE MINISTER! DE MINAS Y ENERGIA(89) Tasa de incidencia Tasa de accidentalidad Indices de lesiones incapacitantes y siniestralidad Tasa de Ausentismo Indice de Severidad Indice de frecuencia Cumplimiento de actividades SGSST. bienestar social y gestion del cambio Nivel de Seguimiento y evaluacién del Sistemia de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo Eficacia de las capacitaciones de GSST y Bienestar Social RECURSOS RECURSOS Sistema de Gestion Documental - Orfeo- Herramienta de apoyo a la administracién del SGI, recursos financieros y recurso tecnolégicos. Profesional Especializado 2028 - 13 Profesional especializado Secretaria Ejecutiva Técnico administrativo Profesional especializado - Contratista Profesional - Contratista DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS QUE SE CONTROLAN Plantilla Caracterizacién del Proceso Plantilla Caracterizacion del Proceso IPSE-SGSST-P01 Procedimiento Seguridad y Salud en el trabajo. IPSE-SGSST-P02 Procedimiento Bienestar Social IPSE-SGSST-PO3 Procedimiento para la Investigacion de Accidentes e Incidentes de Trabajo IPSE-SGSST-PO4 Procedimiento Gestion de Emergencias y Contingencias IPSE-SGSST-PO05 Procedimiento Comité de Convivencia Laboral CCL IPSE-SGSST-I01 Instructivo Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo "COPASST" IPSE-SGSST-102 Instructivo Gestion del Cambio como parte de la cultura organizacional IPSE-SGSST-I03 Instructivo para el Desarrollo de Inspecciones planeadas IPSE-SGSST-M01 Manual de Emergencias y contingencias sede Calle 84 IPSE-SGSST-MO2 Manual de Emergencias y contingencias sede Calle 99 IPSE-SGST-MO03 Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo DOCUMENTOS QUE SE APLICAN : REPUBLICA DE COLOMBIA LN MINISTERIODE MINAS Y ENERGIA | ~~[30] Matriz de peligros y riesgos (Sede calle 99) Matriz de peligros y riesgos ( sede calle 84) Matriz de cumplimento Legal Planes de Emergencia y Contingencias (Sede calle 99) Planes de Emergencia y Contingencias (calle 84) Regiamento de Higiene y Seguridad Industrial (Sede calle 99) Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial (calle 84) Reglamento de la Brigada de Emergencias Programa de Elementos de Proteccién Personal REGISTROS QUE SE CON’ + PSE -SGSST-FOT Formato Diagnéstico y evaluacion de mejoramiento-del cima organizacional, seguridad y salud en el trabajo y gestion del cambio « IPSE - SGSST-FO2 Formato de Entrega de elementos de Botiquin de primeros auxilios IPSE -SGSST- F03 Formato de entrega de elementos de seguridad industrial, elementos de proteccion personal y botiquin de primeros auxilios, para los funcionarios que viajan a las ZNI y brigadistas del IPSE IPSE -SGSST- FO4 Formato de Inspecciones planeadas de Extintores | IPSE -SGSST- FOS Formato de Inspecciones planeadas de seguridad IPSE -SGSST-FOS Formato Inspecciones planeadas vehiculos IPSE -SGSST- F07 Formato de Inspecciones planeadas de Botiquin de primeros auxilios IPSE -SGSST- FOB Formato Inspecciones planeadas elementos de proteccién personal IPSE -SGSST- F09 Formato de inspecciones planeadas de Seguridad Orden y Limpieza IPSE -SGSST- F010 Formato para investigacién de Accidente de Trabajo IPSE -SGSST- F011 Formato para investigacién de incidente de Trabajo IPSE -SGSST-F012 Formato hoja de vida para brigadistas- IPSE IPSE -SGSST- F013 Formato Informacién Nacleo Familiar IPSE IPSE -SGSST- F014 Formato de Evaluacién de eficacia de capacitacion y formacion IPSE-SGSST-F 15 Formato de Re- Induccién CARACTERIZACION GESTION DE INFRAESTRUCTURA OBJETIVO Suministrar, mantener y salvaguardar ios recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales, garantizando oportunidad y satisfaccién de las partes interesadas. ALCANCE * Inicia: Administrador de Bienes y Servicios. Solicitud de Bienes y Servicios para la operatividad de los procesos asociados al Sistema de Gestidn Integral ‘= Termina: Entrega de Bienes y Servicios a las partes interesadas. RESPONSABLES Coordinador de Recursos Fisicos oe rervsucacecoowon ener MIN'STERIO DE MINAS Y ENERGIA