PROTOCOLO STOCK MiNIMO| DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS DE UNIDADES CRITICAS. HOSPITAL DE LINARES Cédigo: FAR- 07 Caracteristics Versior Fecha version: Septiembre 2014 Vigencia: Septiembre 2019 PROTOCOLO STOCK MiNIMO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLiNICOS DE UNIDADES CRITICAS HOSPITAL DE LINARES Jefe Farmacia Unidad 0 Seccién: FARMACIA FARMACIA Revisado por: ‘Aprobado por: ] Nombre: Nombri Dra. QF. Ana Cecilia EU. Catherine Rojas Dr. Francisco Martinez Caceres Grandén Cavalla Cargo: Cargo: Cargo: Encargada Of. Calidad y Seguridad del Pacte. Unidad o Seccién: Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente Director Hospital Linares Unidad o Seccién: Direccién Firma: Fecha: Fecha: 1 xt eS To SSeS TH aa Sarina Doma Pagina I de 15. Codigo: FAR= 07 et PROTOCOLO stock Minimo! Caracteristica: APF 1.3 DEMEDICAMENTOSE = Versignsd. INSUMOS cLinicos pe -Zeesion:d.O__| UNIDADES cRiTIcas | Fecha versi6n: Septiembre 2014 Vigencia: Septiembre 2019 HOSPITAL DE LINARES INDICE fieintrod econ sata page| 2. Objetivos. Pag. 3 | 3. Aleance. 3 4, Documentacidn de referencia. | PAQ. 3 5. Responsables. emmasnnnanne | PAG. 4 6. Definiciones. Ea ei Pag. 7] 7. Desarrollo... a 8 8. Distribucién... 9 9. Anexos... 10) 10. Revisionés.... 15] Pagina 2 de 15Codigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO| Caracteristic: ee MEDrcanemrere a Reumesetntes Ee [Versiénsa.0 UNIDADES cRiTicas | Fecha version: Septiembre 2014 HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: ee Septiembre 2019 INTRODUCCION EI Stock minimo de medicamentos e insumos clinicos definidos por las Unidades Criticas del Hospital Linares debe cubrir los requerimientos de farmacoterapia necesaria para asegurar el otorgamiento oportuno de tratamientos médicos impostergables en cada unidad clinica critica. OBJETIVOS Mantener en las Unidades Clinicas Criticas del Hospital Linares, un stock minimo de Férmacos e Insumos acorde a las necesidades de cada una de estas unidades. Normar el sistema de reposicién, revisién y retiro de farmacos e insumos clinicos del listado definido por las Unidades Clinicas Criticas como “stock minimo” para disponer oportunamente de la farmacoterapia necesaria para tratamientos médicos impostergables. ALCANCE Es aplicable a los funcionarios que se desempefian en las unidades Clinicas criticas y en Farmacia del Hospital Linares. DOCUMENTACION DE REFERENCIA Normas de almacenamiento y mantencién de los depésitos para medicamentos e insumos clinicos en servicios y unidades clinicas del Hospital de Linares. Stock critico de Farmacos de las Unidades Criticas del Instituto Nacional del Cancer. Compendio de Circulares Interpretativas Sobre Normas del Sistema de Acreditacién para Prestadores: Institucionales de Salud. Superintendencia de Salud. Version N° 1 aprobada por Res. Ex. IP89, 22 febrero 2012. Glosario de Términos Manual de los Esténdares Generales de acreditacién. Pagina 3 de 15| : Cédigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO| Caracteristica: APF DEMEDICAMENTOSE [VerigndQ INSUMOS CLiNIcos DE -VeFstOni4.0__ UNIDADES cRiticas Fecha versién: Septiembre 2014 _ HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: Septiembre 2019 5. RESPONSABLES 5.1 Ejecucién: Es de aplicacién general y obligatoria para todos los profesionales médicos, no médicos y técnicos que se desempefian en Unidades Criticas y en Farmacia del Establecimiento. 5.1.1 Profesional Responsable o Encargado Unidades Clinicas Criticas: Designado por resolucién. Asegurar la oportuna reposicién del stock minimo de medicamentos e insumos clinicos contenido en depésitos de stock minimo de su unidad de su unidad. Mantener el stock minimo conforme a las Normas de almacenamiento y mantencién de medicamentos en servicios y unidades clinicas del Hospital de Linares garantizando que los medicamentos e insumos clinicos se encuentran en condiciones de almacenamiento y conservacién apropiadas para ser utilizado en los pacientes en el momento que se requiera, Garantizar y vigilar el correcto funcionamiento stock minimo de medicamentos e insumos clinicos contenidos en depésitos de stock minimo de su unidad conforme a las Normas de almacenamiento y mantencién de depésitos para medicamentos en servicios y unidades clinicas del Hospital de Linares, considerando facilidad de acceso, resguardo, conservacién y almacenamiento adecuado. Velar por la mantencién de registro de vencimientos cercanos y su revisién periédica de tal forma de evitar pérdidas por caducidad de fos medicamentos 0 insumos clinicos. Revisar periédicamente el stock minimo de medicamentos e insumos clinicos contenidos en depésitos de stock minimo de su unidad, para verificar si hubiese medicamentos vencidos, mal rotulados, deteriorados, excedentes 0 no autorizados, y en esos casos utilizar para registrerlo el formulario “REVISION BOTIQUIN / CARRO DE PARO” anexo 2 de las Normas de almacenamiento y mantencién de depésitos para medicamentos en servicios y Pagina 4 de 15,é ‘CBdigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO| Caracteristica: APF 1.3 DE MEDICAMENTOSE | Vorcign4.0 INSUMOS CLINICOS DE s UNIDADES cRiTICAS | Fecha versién Septiembre 2014 | HOSPITAL DE LINARES | Vigencia Septiembre 2019 unidades clinicas del Hospital de Linares, Anexo 1 en este Protocolo. + Devolver (y/o canjear) formalmente en Farmacia los medicamentos del stock minimo préximos a vencer, vencidos, mal rotulados, deteriorados, a través de formulario de devolucién que indica fecha, detalle de medicamentos a devalver, causa de la devolucién, cantidad a devolver, nombre y firma del profesional responsable. + Consultar formalmente a Farmacia cualquier duda sobre almacenamiento, conservacién, condiciones y estabilidad de los medicamentos ubicados en stock minimo. + Informar a su superior jerérquico cualquier alteracién que impida el correcto funcionamiento del stock minimo, * Reportar al encargado de farmacia, a través de memo, cuando durante un mes calendario no se haya requerido uso de! stock minimo. 5.1.2 Profesional Responsable 0 Encargado en la Unidad de Farmacia + Designado por resolucién = Asegurar la oportuna reposicién de medicamentos e insumos contenidos en stock minimo * Realizar minimo una supervisién semestral al stock minimo de medicamentos e insumos clinicos contenidos en depdsitos de stock minimo de las unidades clinicas criticas. . Entregar informacién solicitada formalmente por Unidad critica respecto del almacenamiento, conservacién, estabilidad condiciones de uso de medicamentos e insumos clinicos del stock minimo de las unidades criticas, * Recibir las devoluciones formales de medicamentos de la Unidad Clinica critica. Pagina 5 de 15SSS Codigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MINIMO! Caracteristica: APF 1,3 DEMEDICAMENTOSE Veregncd. Qe INSUMOS CLINICos DE |“! 3 UNIDADES CRiTICAS Fecha version Septiembre 2014 Hosprrat DE Linares | Vigencia Septiembre 2019 __ * Informar devoluciones al Comité Farmacia, Oficina de Calidad y autoridades correspondientes, . Supervisar y controlar la dispensacién de recetas correctamente extendidas de depésitos de stock minimo de su unidad que se Presenten en Farmacia junto al Formulario de Reposicién de Stock minimo para su reposicién oportuna en un periodo maximo de 4 horas en horario de funcionamiento de Farmacia y de 8 horas en horario que Farmacia esté cerrada, * Informar a Comité de Farmacia, Oficina de Calidad y autoridades correspondientes, las supervisiones realizadas. . Proponer al Comité de Farmacia, Oficina de Calidad y autoridades correspondientes, las modificaciones al stock minimo de medicamentos e insumos clinicos contenidos en depésitos de stock minimo de las unidades criticas, fundados en la experiencia e informacién obtenida de la supervision y dispensacién. 5.1.3 Responsabilidad del técnico paramédico de los servicios clinicos: + Debe llevar a farmacia la receta correctamente extendida junto al formulario de solicitud de reposicién correctamente completado segin protocolo. 5.2 Monitoreo: Jefe de Farmacia, Integrante del Comité de Calidad de la Unidad de Farmacia y Encargado de la Unidad de Calidad y Seguridad del Paciente. 5.3 Aplicacién: Es responsabilidad del Jefe y Supervisoras de la Unidad Critica velar por el cumplimiento este protocolo. Pagina 6 de 15Cédigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO! Caracteristica: APF 1.3 | DE MEDICAMENTOS E § INSUMos cLinicos pe {¥ersion:4.0 | UNIDADES CRiTIcAs | Fecha version: | | Septiembre 2014 HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: Septiembre 2019 DEFINICIONES Unidades Clinicas Criticas del Hospital UTI Pediatrica Neonatologia Partos UTI Adultos UCT Adultos Pabellén Quirdrgico Emergencia Stock minimo Unidades Clinicas Criticas: + Listado que define cuali y cuantitativamente la “existencia o reserva minima de medicamentos e insumos clinicos que se debe mantener en Ia unidad clinica critica para asegurar el etorgamiento oportuno de un tratamiento médico impostergable”. En el Hospital de Linares el stock minimo de medicamentos estara contenido en depdsito de stock minimo de la unidad clinica critica. + Reserva minima de medicamentos e insumos clinicos necesarios para otorgamiento oportuno de tratamientos — médicos impostergables. Ubicado en las unidades criticas del hospital. Almacén de Insumos Clinicos: + Depésito de insumos clinicos ubicado en la unidad clinica critica que contiene las cantidades aproximadas para un mes de funcionamiento. Corresponde al sitio en la unidad clinica critica donde se almacena el pedido mensual de insumos clinicos provisto por Bodega de Adquisiciones Clinicas Pagina 7 de 15‘Cédigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO) Caracteristica: APF 1.3 DE MEDICAMENTOS E 3 INSUMOS CLINICos De -Version:4.0- UNIDADES cRiTicas | Fecha version: Septiembre 2014 HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: Septiembre 2019 __4 4-2 DESARROLLO uA Reposicién del stock minimo de medicamento: Repos Cada vez que se utilice los medicamentos del stock minimo, y con el fin de mantenerio en las cantidades definidas, es repuesto por Farmacia con la presentacién de receta correctamente extendida junto al Formulario de Reposicién de Stock minimo (anexo 2). Posteriormente seguird el procedimiento normal para el despacho de recetas por parte de Farmacia. La reposicién solicitada durante el horario de funcionamiento de Farmacia, con la presentacién de receta correctamente extendida més Formulario de Reposicién de Stock minimo, se realiza dentro de las siguientes 4 horas _y dentro de las siguientes 8 hrs en caso de que Farmacia esté cerrada; siempre y cuando los medicamentos © insumos solicitados se encuentren disponible en el establecimiento. Farmacia solicita a la unidad que presenta receta, que firme la recepcién conforme en el Formulario de Reposicién de Stock minimo, sefialando fecha y hora que permita comprobar la reposicién oportuna de los medicamentos de! stock minimo. Archiva Formulario reposicién més copia receta como constancia de reposicién. En caso que los medicamentos 0 insumos solicitados no se encuentren disponibles en el establecimiento se registra dicha situacién en Formulario de reposicién mas la informacién que respalde esta situacién y cémo se resolvié jon del stock minimo de insumos clinicos: Cada vez que se utilice los insumos clinicos del stock minimo, y con el fin de mantenerlo en las cantidades definidas, es repuesto en primera instancia, del almacén general de insumos que disponga la unidad. En la Unidad clinica se mantiene un cuaderno para registrar la reposicién de insumos del stock minimo, en este cuaderno se debe registrar la fecha y hora de solicitud y de Pagina 8 de 15| ‘Cédigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO| Caracteristica: APF 1.3 DEMEDICAMENTOSE — -Vercign:a.q) INSUMOS CLINICOS DE | ¥e“SI0n:4. UNIDADES CRiTicAs | Fecha version Scene EE Septiembre 2014 HosPrTAL DE LINARES | Vigencia: Septiembre 2019 reposicién, el detalle de los insumos (nombre del insumo cantidad solicitada y cantidad repuesta) nombre y firma de quien solicita y quien repone. + De no haber existencias suficientes para esta reposicion en el almacén general de insumos que disponga la unidad, se solicita en segunda instancia, a Farmacia presentando Formulario de Reposicién de Stock Minimo de Insumos clinicos (anexo2). * La reposicién se realiza en un periodo maximo de 4 horas en dias habiles y de 8 horas en horario que Farmacia esté cerrada. * Cada vez que durante 1 mes calendario el stock minimo no haya sido _utilizado, se debe generar un reporte a Farmacia como respaldo del requerimiento de reposicion. DISTRIBUCION UTI Pediétrica Neonatologia Partos UTI Aduitos UCI Adultos Pabellén Quirdrgico Emergencia Farmacia Direccién Subdireccién Medica Subdireccién Administrativa Subdireccién del Cuidado Unidad de Calidad y Seg. De Pac Pagina 9 de 15Sa Cédigo: FAR- 07 _ | PROTOCOLO STOCK MiNIMO| Caracteristica: APF'LS i DE MEDICAMENTOSE Varcgnetg INSUMOS CLINICOS DE UNIDADES CRITICAS Fecha version: Septiembre 2014 | eee HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: 9. ANEXOS ANEXO 1 HOSPITAL DE LINARES . NORMAS ALMACENAMIENTO Y MANTENCION DEPOSITOS MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS Septiembre 2019 | REVISION BOTIQUIN / CARRO DE PARO/DEPOSITO STOCK MINIMO UNIDAD CLINICA: FECHA: FUNCIONARIO: een Et DEPOSITO REVISADO: Motive Canje MEDICAMENTO INSUMOS Cantidad | 4 (¥eNCHO | Devolucion a | (Farmacia, + i leteriorado, otra Observaciones CLINICOS Unidad imi Farmaci d RETIRADOS vencimiento, Unidas cercano) Clinica) Revision de: areca estructura del depésito rotulos niveles de existenclas (cantidad de productos existentes y existencias minimas est fecha de caducidad |deterioro de medicamnentos y/o insumos clinicos jalteracion de caracteristicas fisicas de medicamentos y/o insumos Clinicos Pagina 10 de 15ao PROTOCOLO STOCK MiNIMO| DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS DE Cédigo: FAR- 07 Caracteristica: APF 1.3 Version:4.0 Fecha versién: UNIDADES CRITICAS. serait: Septiembre 2014 HOSPITAL DELINARES Vigencia: Septiembre 2019 4 ANEXO N° 2 FORMULARIO DE REPOSICION STOCK MINIMO. UNIDAO CLINICA cRITICA: —_ SOLICITADO EN FARLIACIA: FECHA: _ FUNCIONARIO LL CLINECA CRITIC REPOSICION: FECHA: FUNCIONARIO FARLLACTA: Motives de Reposicién: Cambio por deteviona del envase y/o rotwlo C1 Cambio por Vencimente pidxima Camino de productos veneidos [] Cambio por falla de calilad y/o olerta retwo CJ Hedicamento 7” ‘Cantidad —] Cantidad] folio Insumo elinico vo solictads | repuesta | receta/libro pediao Fema Rec conform: Funcenaue U, Chica Cea, Pagina 11 de 15PRorocoto stock mintmol Caracteristicay APF i INSUMOS CLiNIcos pe | VETsion:4.O UNIDADES CRiTICAS Fecha versién: ee eee | Septiembre 2014 Hee | HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: [Septiembre 2019 ANEXO N° 3 Pauta de Supervisién de almacenamiento y conservacién de lades clinicas del hospital de PAUTA SUPERVISION DE ALMACENAMIENTO CONSERVACION MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS EN UNIDADES CLiNICAS DEL HOSPITAL LINARES. (ism de Supervision: Unidad clinica: FUNCIONARIO UNIDAD CLINICA: FUNCIONARIO FARMACIA: Unidad Clinica cuenta con tos siguientes depdsitos de medicamentos e instumos elinicos: Botiquin S1_NO_7/ Carro de Paro SI_NO_Cudntos_ ‘Dep. Stock Minimo SI_NO- Dep. Tratamiento diario Sl_NO_/ Custodia SI_NO_/ Alm. Insurnos SI_NOW Deposito supervisado: He (Wien une pava por sata Jepsito supersede CRITERIOS sst| NNO| NA L.Los depésitos de medicamentos cuentan con una ubicacion diferenclada, Separada unos de otros, (que No estén mezclados los medicamentos de uno | Ly otro tipo de depésito) Hee 2.* Deposito cumple condiciones adecuadas de higiene, temperatura, luz, humedad, ventilacién, aislamiento y resquardo i 3.* Los medicamentos termolabiles se guardan refrigerados entre 2° y 8 en | refrigerador EEE 4.* El refrigerador cuenta con registro de temperatura fi 5.£1 refrigerador es exclusivo para almacenamiento de medicamnentos_ {6.* Los medicamentos fotosensibies se almacenan protegido de la luz ?.*Los cajetines donde se almacena los medicamentos cuentan con identificacion que incluya al menos nombre principio activo, dosificacién y forma farmacéutica, ea eee 8.* El rétulo de tos medicamentos aimacenados incluye: nombre principio active, dosificacién, forma farmacéutica y fecha de vencimiento 9. *Existe medicamentos deteriorados no aptos para su uso, como 1 Medicamentos sin rotulacién completa, sucios, con alteracién ‘visible, Pagina 12 de 15Cédigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS CLINICOS DE UNIDADES CRETICAS Septiembre 2014 HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: Septiembre 2019 etc. (no considerar ven: 10. * Existe medicamentos vencidos 11. Dispone en el depésito un ejemplar del Protocolo Almacenamiento Medicamentos 12. *Dispone en él depésito un ejemplar del Protocolo Stock Minimo de |” Unidades Criticas (Solo aplica para Unidades Clinicas Criticas y sus Carros de Paro y depdsitos de Stock minimo) 13. *Dispone de resolucién que designa profesional responsable (aplica sélo para STOCK MINIMO Y CARRO PARO) 14. El Deposito de medicamentos cuenta con un registro de uso, revisién y supervision de la unidad clinica 15.E! inventario de medicamentos y/o insumos clinicos revisados concuerda cualiy cuantitativamente con listado autorizado (aplica para Carros Paro, Stock Minimo y Botiquin) Detallar revisidn en tabla siguiente de REVISION DE INVENTARIO con las variaciones encontradas Té.*Existe un lugar exclusivo para el almacenamiento de estupefacientes y | Psicotrépico que permita conservarlos permanentemente bajo llave y | con las demas medidas necesarias para prevenir su hurto, robo, |__sustraccién o extravio. /17-*€! inventario de estupefacientes y Psicotrépico revisados concuerda cuali y cuantitativamente con listado autorizado (aplica para Carros Paro, | Stock Minimo y Botiquin) Detallar revisién en tabla siguiente de CONTROL de ESTUPEFACIENTES Y PSICOTROPICO con las variaciones encontradas El rétulo de los insumos clinicos incluye nombre , método de esterilizacién y fecha de vencimiento (aplica solo a Almacén Insumos) 18. 19. Existe insumos clinicos deteriorados no aptos para su uso (sin rotulacion completa, sucios, con alteracién visible, vencidos, etc.)(Aplica solo a ___Almacén Insumos) 20. Se retira medicamentos y/o insumos clinicos. Detallar en Tabla siguiente RETIROS * CRITERIOS DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO Pagina 13 de 1ST 1 Cédigo: FAR- 07 | prorocoLo stock MintMo! Caracteristica, APF 1,3 DEMEDICAMENTOS E Vargreg too APE LS | INSUMOS CLINICOS DE 28.0 UNIDADES CRITICAS. Fecha versién | oon Septiembre 2014 oo HOSPITAL DE LINARES | Vigencia: aoe Septiembre 2019 | PAUTA SUPERVISION ALMACENAMIENTO - TABLA REVISION INVENTARIO BOTIQUIN___/ CARRO DE PARO__/STOCK MINIMO___ (Marcar con x depésite revisado) Medicamento / insumo Clinico| aldo | cant. revisado fisico | tistado| dferenc! Obs. Pagina 14 de 15DE MEDICAMENTOS € INSUMOS CLINICOS DE UNIDADES CRiTICAS HOSPITAL DE LINARES | Vigen: 7 ‘Codigo: FAR- 07 PROTOCOLO STOCK MiNIMO! Caracteristica: APF 1.3 | | Septiembre 2014 | Septiembre 2019 10,REVISIONES: Correccin] Fecha | Descripcién de la Modificacién | Publicado | NO _No ieee ea en Version 2 Septiembre] Se modifica: objetivo, aicance,| Resolucién | 2 2012 | responsables, desarrollo, pauta| exenta |__ | de cotejo__ 3 Enero [Se modifica formato y se| Resolucion 3 2014 | actualiza procedimiento en} exenta relacion [4 |Septiembre| Se actualiza documento segin| Resolucién 4 2014 | nuevo sistema de rotacién de! exenta Jos funcionarios, Se separa en otra resolucién la némina de fos medicamentos e| insumos minimos de las) unidades criticas. Pagina 15 de 15