As checklists auxiliam nas dificuldades do ambiente complexo Atualmente, muitas industrias apresentam um aumento de complexidade, assim como a médica. Grande parte do que os designers, gerentes financeiros, bombeiros, policiais e médicos fazem agora é muito complexo para ser resolvido apenas com a mem6Oria. A solucdo é integrar 0 uso mais sistematico de checklists nas operacdes diarias. Em um ambiente complexo, os especialistas precisam lidar com duas grandes dificuldades:¢ Ameméria humana pode falhar em situagdes muito sérias ou sob pressdo. Quando vocé esta fazendo um bolo, por exemplo, vocé pode se distrair com um telefonema e se esquecer de colocar algum ingrediente importante. Quando vocé tem um paciente vomitando e um membro da familia querendo saber 0 que esta acontecendo, vocé pode se esquecer de checar 0 pulso do paciente. e Etambém facil esquecer alguns passos, porque na maioria das vezes eles nao sero criticos. Vocé pode pensar que para os tltimos 50 pacientes que viu, medir seus sinais vitais nao foi importante. E issofunciona muito bem até que, um dia, um problema poderia ter sido evitado na hora se vocé tivesse feito alguns procedimentos de rotina. As checklists fornecem protec¢ao contra essas duas dificuldades. Fazendo com que os passos minimos necessarios sejam explicitos e verificados, vocé incentiva uma disciplina que pode aumentar seus niveis de desempenho. E elas garantem que as pessoas apliquem seus conhecimentos e especialidades da maneira correta. A maioria das pessoas assume que as checklists s6 funcionam em situagdes repetitivas e de rotina, mas isso nao é verdade. Considere 0 exemplo do queaconteceu quando o Furacao Katrina atingiu New Orleans em 29 de agosto de 2005. Dentro de algumas horas, as linhas de telefone da cidade, as torres de celular e elétricas cafram, tornando a comunicacgaéo muito dificil. Ao mesmo tempo, os diques que protegiam a cidade foram violados. Um agente da FEMA (Agéncia Federal de Gerenciamento de Emergéncia) conseguiu um helicdptero para voar ao redor de New Orleans e reportou uma inundacao. Diversas pessoas estavam presas em telhados e muitos corpos estavam boiando na agua. Ele preencheu um relatério de urgéncia por e-mail porque todos os outros meios de comunicac¢a4o nao funcionavam.O unico problema com isso era que os principais oficiais da FEMA nao utilizavam e-mail e, portanto, a FEMA sequer sabia da emergéncia, até que imagens de TV foram exibidas no dia seguinte. Entao, 80% da cidade estava inundadaa. Por dias, os governos federal, estadual e local debatiam sobre quem deveria reagir, enquanto a situagéo em terra continuava a se deteriorar. Em contraste, o Wal-Mart tinha 126 lojas fechadas na regiao de New Orleans. O CEO Lee Scott disse a todos: “essa empresa vai responder ao nivel desse desastre. Muitos de vocés vao precisar tomar decis6es acima do nivel. Tomem a melhor decisdéo que puderem com a informagao que esta disponivel, esobretudo, fagam a coisa certa.” Dentro de 48 horas, 20 mil funciondrios do Wal-Mart e suas familias foram contabilizados, e a prioridade da empresa era descobrir 0 que poderia ser feito para ajudar as pessoas de New Orleans. Agindo sozinhos, os gerentes do Wal-Mart comegaram a distribuir fraldas, agua, e gelo para os residentes afetados pela inundacao. O Wal-Mart organizou um time de resposta emergencial, que incluia também um membro da Cruz Vermelha. e dentro de dois dias eles levaram caminhées com comida, agua e equipamentos de emergéncia para New Orleans. Os funciondrios montaram farmdcias méveisque torneciam medicamentos gratuitos. No final, o Wal-Mart enviou a New Orleans 2.498 caminhdes com suprimentos de emergéncia, e doou mais de $3.5 milh6es em mercadorias para abrigos e centros de comando. A moral dessa histéria nao é a ideia de que o setor privado é melhor do que o setor ptblico ao lidar com situagdes complexas. Muitos negécios de New Orleans se mostraram despreparados para lidar com a situacao, e a policia local e os bombeiros fizeram um trabalho incrivel servindo as comunidades. A verdadeira licao foi que, sob situagdes de alta complexidade, uma cadeia de decis6es centralizada nao funciona muito bem. Ao invés disso, vocé tem melhoresresultados ao codificar 0 que precisa acontecer em uma simples checklist, e entao dar as pessoas a liberdade de agire de se adaptarem, enquanto seguem expectativas jd especificadas. As checklists funcionam muito bem em situagdes complexas porque alcangam um equilibrio entre virtudes conflitantes. As checklists ajudam as pessoas a alcangar um equilibrio ao fornecer um conjunto de verificag6es para garantir que as coisas basicas e criticas nado foram ignoradas, enquanto também garantem que as pessoas trabalhem para alcangar os objetivos compartilhados. Outra boa caracteristica sobre checklists é que elas podem ser utilizadas para coordenar as atividades de times diferentes, de maneirarapida e concisa. Checklists na medicina As checklists podem parecer um conceito simples em um mundo complexo, mas é evidente que funcionam. Boas checklists tiram as tarefas 6bvias de rotina da sua mente, para que vocé consiga se focar nas coisas dificeis. E possivel que funcionem em todas as industrias — e funcionaréo ainda melhor no futuro, com o aumento da complexidade das coisas. Em 2001, Peter Pronovost, um especialista em cuidados intensivos do Hospital John Hopkins, ficou frustrado com a incidéncia de infeccao de linhas centrais no cuidado intensivo. Ele criou uma simples checklistcom OSs passos que precisavam ser tomados para evitar infec¢des. Por mais simples que parecam os passos, as enfermeiras do CTI observaram que os médicos muitas vezes estavam com tanta pressa que ignoravam um ou dois passos. Com essa informac¢ao, Pronovst convenceu a administracao do hospital a autorizar as enfermeiras a impedir que os médicos colocassem linhas centrais, se ignorassem um passo da checklist. As enfermeiras também foram encorajadas a perguntarem aos médicos todos os dias se as linhas dos pacientes deveriam ser removidas, para que nao ficassem mais tempo que o necessario. Um ano depois, Pronovost e seus colegasanalisaram os resultados do experimento. E eles ficaram impressionados com 0 que descobriram. Dentro do John Hopkins, a taxa de infeccao havia cafdo de 11% para 0. Apenas duas infeccées de linha foram registradas no hospital nos tiltimos 15 meses. Eles calcularam que, no hospital, essa simples checklist havia prevenido 43 infecgdes, 8 mortes e havia economizado 2 milhdes de délares em custos, no periodo de 15 meses. Dr. Pronovost comecou a desenvolver outras checklists para o UTI, com resultados também impressionantes. Uma simples checklist tinha 0 objetivo de garantir que os pacientes fossem observados a cada 4 horas e que recebessem medica¢do para dor quandonecessario. Isso reduziu de 41% para 3% a probabilidade de o paciente ter dores nao tratadas. Pronovost era descrito como um “génio” por seus colegas, porque ele teve a ideia de integrar uma lista de tarefas ou uma checklist na rotina didria de todos que trabalhavam na UTIL. Ainda assim, quando ele comegou a viajar pelo pais para mostrar suas checklists para os médicos, enfermeiras e administradores, poucas pessoas demonstraram interesse em adotar a ideia. Os médicos estavam ofendidos pela ideia de usar uma checklist no trabalho. Ea ideia de preencher mais um documento parecia problematica para eles.Finalmente, em 2003, a administracgdo hospitalar abordou Pronovost para testar as checklists nas UTIs do estado de Michigan. Eles concordaram em dar aos hospitais um pequeno bénus financeiro para participar do programa. Cada hospital tinha um gerente de projetos e um executivo sénior para rodar o programa. Eles também persuadiram a Arrow International, uma das maiores fabricantes de linhas centrais, a produzir um novo kit de linhas centrais com cortinas cirurgias e sabonete antisséptico. Checklists na aviagao e no mercado financeiro Para especialistas que utilizam checklists,a eficiéncia delas pode ser vista na industria da aviagdo comercial. A geragado atual de pilotos comerciais carrega guias de bolso que possuem intimeros checklists. Eles incluem checklists “normais” para operacdes de aviacao didrias, e checklists incomuns, que cobrem todas as situagdes de emergéncia imaginaveis. Existem literalmente centenas de checklists em cada guia de bolso do piloto. Em 17 de janeiro de 2008, enquanto um voo da British Airways se aproximava de Londres depois de 11 horas de viagem, ambos os motores falharam a 200 metros de altura e a cerca de 3 quilémetros de distancia do aeroporto. Enquanto 0 aviao descia ao chao, as rodas desmoronaram epenetrou no compartimento dos passageiros. Isso fez com que mais de 1400 litros de gasolina derramasse, mas felizmente nao houve nenhuma explosao, e os 152 passageiros e a equipe conseguiram desembarcar em seguranca. Investigadores examinaram todo 0 avido para tentar determinar 0 que causou 0 acidente. Eles removeram os motores, 0 sistema de combustivel e desmontaram o avido pedaco a pedaco. Eles nao encontraram defeitos nos motores, nenhuma obstrucao na linha de combustivel, nenhum detrito nos tanques e nenhum problema nas valvulas ou nos sistemas de entrega de combustivel. Os testes no combustivel também nao encontraram anomalias ou problemasobvios. Finalmente, depois de meses observando os dados, eles desenvolveram uma teoria de que o caminho seguido pelo avido poderia ter causado 0 acidente. Embora essa explicacao pareca incerta, oito meses depois do acidente, foi tudo que os investigadores conseguiram concluir. Eles sugeriram que algumas manobras durante 0 voo poderiam ter evitado o problema. Sempre que um motor perde poténcia, o primeiro instinto do piloto é tentar acelerar mais para aumentar 0 impulso. Se existem cristais de gelo na linha de combustivel, acelerar 0 motor s6 vai piorar a situacdo. Os investigadores determinaram que se os pilotos tivessemdeixado 0 motor ocioso por um tempo, 0 fluxo de combustivel seria reduzido e o calor interno do aviao derreteria 0 geloem alguns segundos, permitindo a recuperacao do motor. Em setembro de 2008, a Administracao Federal de Aviacéo emitiu um documento detalhado sobre os novos procedimentos que devem ser seguidos pelos pilotos, para impedir que o gelo se acumule em voos polares e para recuperagdo em caso de falha de motor por congelamento. Eles exigiram que os pilotos aprendessem esse documento e incorporassem 0 ensino em seus procedimentos de voo. Em duas semanas, a Boeing desmembrou esse documento em modificagdes para criagdo de checklists a serem utilizadaspelos pilotos em todo o mundo. Todas as companhias aéreas comecgaram a utilizar o checklist da Boeing. Consequentemente, todas as companhias adotaram os novos procedimentos dentro de 30 dias. Esse feito s6 foi possivel gragas a disponibilidade das checklists, que transformaram o documento em aces e em passos a serem seguidos. Checklists podem parecer interessantes para a aviacdo comercial e para a medicina, mas 0 mundo dos negécios é muito complexo para os checklists, certo? Bem, considere o mundo das finang¢as, em que investidores esto sob pressao para comprar ages.O problema acontece quando vocé esta tentando comprar agdes em uma empresa. E muito facil entrar em um modo mental liberal. Vocé comega a se focar no dinheiro que vai ganhar ao invés de fazer uma andlise sistematica que é muito importante. E muito mais divertido pensar na Ferrari que vocé vai comprar com seus lucros do que pensar nos relat6rios financeiros, ou verificar as andlises de riscos, ou analisar o relatério das perspectivas futuras na industria. Até mesmo o investidor mais bem- sucedido, Warren Buffet, e seu parceiro de investimentos Charles Munger, ainda cometem erros ao investir. No entanto, alguns investidores estéo comecando a melhorar seus desempenhos aodesenvolver checklists de coisas que devem ser verificadas antes de fazer um investimento. Uma checklist pré investimentos é excelente, porque te forga a ser mais sistemdtico e a nao se deixar levar pelo entusiasmo e calor do momento. Que tipo de itens seriam incluidos em uma checklist de investimentos? Um investidor desenvolveu sua checklist analisando cada investimento que Warren Buffet jA fez. Sua checklist incluem itens como: e Vocé analisou as demonstragées financeiras dos ultimos 10 anos da empresa?Vocé investigou todos os riscos e passivos da empresa? Vocé examinou o hist6érico do time de gestores? Vocé conhece os competidores da empresa? Vocé considerou o futuro do mercado no qual esta empresa esta inserida? Vocé observou se os funciondrios estao vendendo suas acgées da empresa? Vocé leu todas as notas de rodapé do demonstrativo financeiro? Vocé analisou se o fluxo de caixa e oscustos batem com os dados informados? Usando essas checklists, investidores experientes descobriram que sdo capazes de abordar suas atividades de investimento de maneira mais eficiente e bem-sucedida. A abordagem da checklist para investir os ajudava a alcancar resultados surpreendentes. Desenvolvendo solugdes com checklists Em janeiro de 2007, a Organizacao Mundial de Satide fez uma reuniao de 2dias em sua sede em Geneva na Sui¢a, para considerar como reduzir as complicagées de mais de 230 milhées de operac6es conduzidas no mundo todo, todos os anos. Ao invés de publicar um WHO oficial com padrées oficiais para o cuidado cirurgico, decidiram pelo desenvolvimento de uma checklist de cirurgia segura. Depois de alguns anos, uma checklist com 19 pontos foi acordado: e Sete checagens antes da anestesia — confirmando a identidade do paciente, o consentimento, marcando 0 local cirtrgico, checando as alergias e a disponibilidade de sangue e do equipamento.© Sete checagens depois da anestesia e antes da incis@o — checando que todos os membros do time conhecem todos, checando que eles possuem o paciente correto e o procedimento correto, checando que os antibiéticos foram dados, que as imagens de radiologia estao disponiveis e que todos sabem 0 que vai acontecer durante a operacao. ¢ Cinco checagens finais antes do paciente sair da sala — se todas as esponjas e instrumentos estao presentes, os planos e preocupagGes para a recuperacao do paciente. Essa checklist de cirurgia segura foi entado utilizada em oito hospitais ao redor domundo, comecando na primavera de 2008. Os resultados desse estudo piloto foram liberados em outubro de 2008: * Grandes complicacées da cirurgia em todos os oito hospitais cairam 36% depois da introducao do checklist. e As mortes cairam 47%. De 435 para apenas 277. e As infeccdes cafram quase pela metade. Quando os resultados do estudo foram publicados em janeiro de 2009, muitas pessoas se interessaram. Mais de 12 paises se comprometeram publicamente em implementar versGes da checklist decirurgia segura em seus hospitais. Ainda assim, no final de 2009, apenas 10% de todos os hospitais americanos adotaram a checklist ou fizeram alguma coisa a respeito. A resisténcia constante em adotar um método que provou salvar vidas, é uma prova de que é dificil para algumas profissGes aceitarem o sentido no uso de checklists. Notas Finais E notavel que nos tiltimos anos os sistemas estao cada vez mais complexos. E é provavel que esse movimento n4o pare. O aumento da complexidade é uma tendéncia atual dos mercados. Com esse aumento de complexidade, é cada vezmais dificil para o ser humano memorizar sem falhas todos os caminhos e possibilidades que precisa seguir em suas tarefas didrias. Por isso, checklists funcionam como uma forma de auxiliar os profissionais de diversas areas, ou até mesmo a vida pessoal das pessoas, ajudando a diminuir os indices de erros. Nao importa em qual mercado vocé atua, checklists funcionam muito bem em tarefas de rotina e até mesmo em tarefas inesperadas. Comece agora mesmo a elaborar checklists e realize suas tarefas com muito mais sucesso!