‫يسرى علي المحيريق‬

3156022

DATA ANALYSIS
Library management system
 ‫تحليل للنظام اإلداري لمكتبة جامعية‬

‫• مقدمة‪:‬‬
‫يهدف هذا المشروع لتحليل كامل لنظام مكتبة جامعي قديم‪ ،‬من حيث‬
‫تحديد وظائف النظام ومستوياته الرئيسية والفرعية‪ ،‬كذلك تحديد‬
‫المصادر الخارجية المرتبطة بهذا النظام وعالقتها مع وظائفه‪ ،‬وأيضا‬
‫تحديد العالقات المختلفة لهذه الوظائف من خالل الخرائط‬
‫والمخططات التوضيحية‪.‬‬
‫وأخيرا تحديد عيوب هذا النظام وتحديثه‪.‬‬

‫• توصيف النظام‪:‬‬
‫يقوم النظام اإلداري في المكتبة بعملية فرز واختيار كمية ونوعية‬
‫الكتب المطلوبة حسب احصائيات قائمة على الطالب‪ .‬كما يشرف على‬
‫عملية تسجيل الطالب وتفعيل حساباتهم المكتبية وتسليمهم بطاقات‬
‫التصريح الخاصة بهم‪ ،‬وأخيرا يشرف على عملية التواصل مع إدارة‬
‫الجامعة إلرسال واستالم التقارير المتعلقة بتحديد الميزانية المتاحة‬
‫وأسعار الكتب وفترات اإلستعارة واإلعادة واألرباح‪.‬‬

‫• مخطط وظائف النظام‪:‬‬

‫‪ -1‬قائمة الوظائف‪:‬‬
‫‪ -‬استالم طلبات العضوية ‪ ----------‬من الطالب‪.‬‬
‫للطالب‪.‬‬ ‫‪----------‬‬ ‫‪ -‬توفير بطاقات لألعضاء‬
‫‪ -‬تحديد المدة الزمنية إلستعارة وإعادة الكتب ‪ ----------‬للطالب‪.‬‬
‫للطالب‪.‬‬ ‫‪----------‬‬ ‫‪ -‬فرض غرامات التأخر‬

‫‪1‬‬
 ‫‪ -‬تحديد أنواع وأعداد الكتب المطلوبة‪.‬‬
‫‪ -‬فرز وترتيب الكتب في السجل‪.‬‬
‫‪ -‬استالم شحنات الكتب ‪ ----------‬من الموزعين ودور‬
‫النشر‪.‬‬
‫‪ -‬دفع قيمة المشتريات ‪ ----------‬للموزعين ودور النشر‪.‬‬
‫‪ -‬استالم الميزانية المعدة للمكتبة ‪ ----------‬من قسم الشؤون‬
‫اإلدارية والمالية بالجامعة‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد قيمة غرامة تأخير اإلعادة وأسعار بيع الكتب للطالب ‪--‬‬
‫‪ --------‬من قسم الشؤون اإلدارية والمالية بالجامعة‪.‬‬
‫‪ -‬إرسال التقارير ‪ ----------‬إلى قسم الشؤون اإلدارية‬
‫والمالية بالجامعة‪.‬‬

‫‪ -2‬الوظائف األساسية‪:‬‬
‫من قائمة الوظائف من الممكن تحديد ثالث وظائف أساسية‪:‬‬
‫‪ -‬متابعة شؤون األعضاء ‪:‬‬
‫‪ -1‬استالم طلبات عضوية من الطالب‪.‬‬
‫‪ -2‬توفير بطاقات مكتبية لألعضاء‬
‫‪ -3‬تحديد صالحية العضوية‪.‬‬
‫‪ -4‬متابعة طلبات اإلستعارة وصالحيتها‪.‬‬
‫‪ -5‬استالم طلبات توفير كتب‪.‬‬
‫‪2‬‬
 ‫‪ -‬متابعة الشؤون المالية واإلدارية‪:‬‬
‫‪ -1‬إرسال التقارير إلى إدارة الجامعة‪.‬‬
‫‪ -2‬استالم الميزانية‪.‬‬
‫‪ -3‬التوظيف والفصل‪.‬‬

‫‪ -‬متابعة المشتريات(الكتب)‪:‬‬
‫‪ -1‬اختيار الموزعين ودور النشر‪.‬‬
‫‪ -2‬إعداد قوائم بأنواع وأعداد الكتب المطلوبة‪.‬‬

‫‪ -1 Figure‬مخطط الوظائف‬

‫‪3‬‬
 ‫• مخططات تدفق البيانات‪:‬‬
‫أوال‪ :‬المستوى البيئي (مخطط السياق)‪:‬‬
‫سيعكس هذا المخطط عالقة المكتبة بالمصادر الخارجية لها‪:‬‬

‫‪ -2 Figure‬مخطط السياق‬

‫ثانيا‪ :‬المخطط العام (المستوى الصفري)‪:‬‬

‫يفصل العالقات بين كل من المصادر الخارجية التي تتعامل مع‬
‫المكتبة والوظائف المختلفة بها‪.‬‬
‫كما يعرف عن مخازن البيانات األساسية‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫‪ -Figure 3‬المخطط العام(المستو الصفري)‬

‫ثالثا‪ :‬المخططات التفصيلية (المستوى األول) المخطط التفصيلي‬

‫للوظيفة رقم ‪:1‬‬

‫‪Figure 4‬‬
‫‪5‬‬
 ‫ثالثا‪ :‬المخططات التفصيلية (المستوى األول) المخطط التفصيلي‬
‫للوظيفة رقم ‪:2‬‬

‫ثالثا‪:‬‬

‫‪Figure 5‬‬

‫المخططات التفصيلية (المستوى األول) المخطط التفصيلي للوظيفة‬

‫رقم ‪:3‬‬

‫‪Figure6‬‬

‫‪6‬‬
 ‫• عيوب النظام‪:‬‬
‫‪ -1‬النظام يدوي‪.‬‬
‫‪ -2‬ال يحتوي على نماذج لبيانات النظام مما يصعب عملية الفرز‪.‬‬
‫‪ -3‬تحديث سجل بيانات الشراء واالستعارة والصرف يستهلك الوقت‪.‬‬
‫‪ -4‬البحث في القوائم (الكتب والطالب) يستهلك الوقت‪.‬‬
‫‪ -5‬عدم الدقة في الحسابات المجرية‪.‬‬
‫‪ -6‬الطريقة الوحيدة لمعرفة تواجد سلعة ما هو بالبحث عنها يدويا‪.‬‬

‫• ما يمكن تحديثه في النظام‪:‬‬

‫أوال‪:‬‬
‫من المهم إعداد نماذج لبيانات النظام واحد لكل من الطالب والكتب‪.‬‬

‫أمثلة على ذلك‪:‬‬

‫‪ -1‬الطالب ‪:‬‬
‫صالحية التخصص اإلستعارات المخالفات مالحظات‬ ‫رقم‬ ‫اسم‬
‫الطالب الطالب العضوية‬
‫الجامعي‬

‫يتم تدوين البيانات األساسية للطالب كاألسمات وأرقام القيد‬

‫والتخصصات‪ ،‬باإلضافة إلى المعلومات الديناميكية المتعلقة بهم‬
‫(القابلة للتغير) كصالحية العضوية‪ ،‬عدد المخالفات (من تأخر في‬
‫التسليم وما إلى ذلك) والكتب التي سبق وقام الطالب باستعارتها‬
‫باإلضافة لإلستعارات الحالية له‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫‪ -2‬الكتب‪:‬‬

‫مالحظات‬ ‫تصنيف حالة‬ ‫اسم‬ ‫رمز عدد‬ ‫اسم‬

‫الكاتب الكتاب الكتاب‬ ‫الكتاب الكتاب النسخ‬
‫المتوفر‬

‫ثانيا‪:‬‬
‫من المهم تحويل النظام اليدوي القديم لنظام حاسوبي يسهل العملية‬
‫المكتبية على كل من الطالب والمكتبة‪.‬‬
‫فلذلك من المهم تكوين حسابات خاصة بمنظومية مكتبية متكاملة‬
‫تتعامل مع كيانين أساسين وهما الطالب والموظفين‪.‬‬
‫وفيها يتم تخزين كل البيانات المتعلقة بالشراء واالستعارة والفواتير‬
‫وتسهل على كل من الكيانات المختلفة عملية الفرز والبحث‬
‫والتصنيف‪.‬‬

‫والصورة )‪ ( figure 7‬توضح بعض التعديالت األخرى المتعلقة‬

‫بالمخازن والمكتبة والمصادر الخارجي‪ ،‬حيث من الواضح أن‬
‫العالقات بين كل األطراف أصبحت أوضح وأسهل‪.‬‬

‫‪8‬‬
Figure 7
.‫ انتهى‬-