IPSEB ~~ @mnminas TODOS PORUN “stu de PnicactnyPramotin z_ NUEVO PAIS te Sunes Erato pres iat hed Zoos No hertaneconos INFORME FINAL AUDITORIA CONTRATOS 2018 Control interno IPSE 1 Introduccién 41.4 Objetivo general 1.2 Aleance 1.3 Descripcién det proceso a auditar 1.4 Modalidades de seleccién 1.5 Aspectos importantes de corrupcién 1.6 Cuantias de contratacién IPSE-vigencia 2018 1.7 Marco normative I Observaciones y solicitudes de aclaraciones 2.1 Observaciones en SECOP 2.2 El 75% de los supervisores no tiene designacién por escrito. 2.3 Analisis de riesgos 2.4 Planeacién de la contratacién-Plan Anual de Adquisiciones-PAA. 2.5 Solicitudes de aclaraciones-autoridad de la auditoria-Estatuto de auditoria (Resolucién No.20181000000765 de 05/03/2018) 2.6 Elaboracién de estudio previo en dos meses y medio-verificacién ley 80 de 1993 2.7 Expedientes sin la propuesta del contratista-incumplimiento procedimental IPSE-CO-PO4 li,” Resultados encuestas de percepcién de los contratistas 1V. _ Seguimiento presuntos casos de corrupci6n, V. Recomendaciones Principal: Cale 08 No BA-S4ToreS f<~ Piso 14. Edificio 100 Steet (Qc PBX: (57 1) 639 7808 Fax (87 1) 699 7686 Ext 127 Go Ge Ge ‘cz: ‘Bogota D.C. = ColombiaJPSE @minvnas TODOS PORUN Inst dePiniicactn y romecion z_ NUEVO PAIS de Soluciones Energies para as sez eqns soucAcon Zones No llrconectedes 1. INTRODUCCION 1.1 Objetive general: Verificar el grado de cumplimiento de las disposiciones, procedimientos y exigencias legales aplicables al proceso de contratacién adelantado por el Grupo de Gestién de la Contratacién del IPSE, en cada una de las etapas del proceso precontractual contractual y post contractual a través de la escogencia de una muestra selectiva de los contratos suscritos en la vigencia 2018. 1.2. Aleance: La revision adelantada en cada proceso contractual abarcaré cada una de las etapas, actividades, actos de obligatorio cumplimiento, publicidad, funciones de supervisi6n ylo Interventoria, ejecucién presupuestal y contractual, asi como la verificacién de los indicadores y riesgos asociados al proceso, de la muestra aleatoria contratos suscritos en la vigencia 2018, 1.3, Descripcién del proceso a auditar: Dentro de! Sistema de Gestién Integrado del IPSE, se encuentra el proceso de Gestion de la Contratacién IPSE-CO-CO1, es un proceso de apoyo, que tiene como lider el Coordinador de Gestion de la Contratacién, el objetivo es ‘Realizar e! proceso de contrataci6n y las normas legales vigentes para coadyuvar en ef cumplimiento de la misién institucional de manera eficaz, eficiente y efectiva, en armonia con los objetivos institucionales". El proceso esta certificado, en la caracterizacién’ de! proceso registra cinco (5) procedimientos que corresponde a las modalidades contractuales contempladas en la normatividad vigente Decreto 1082 del 26 de Mayo del 2015 * Por medio def cual se expide el Decreto Unico Reglamentario de! Sector ‘Administrativo de Planeacién Nacional’ 1.4, Modalidades de seleccion De conformidad con la Ley 80 de 1993, y 1150 de 2007, las modalidades de seleccién del contratista son las siguientes: Licitacion publica: Procedimiento IPSE-CO-POS Seleccién abreviada: Procedimiento IPSE-CO-P03 Concurso de méritos: Procedimiento IPSE-CO-PO7_ Contratacion directa: Procedimiento IPSE-CO-P04 Invitaci6n de minima cuantia: Procedimiento IPSE-CO-PO8 1.5. Aspectos importantes de corrupcién: El Indice de Transparencia Nacional (ITN) es una herramienta de la sociedad civil para Principal Calle 89 No. BA~54 Torre 3 © Bo Piso 14. Eafe 100 Steet PK (571) 6907808 ‘4 elutes aad Bogotd D.C. = ColombiaIPSE Instituto de Planificacion y Promociin de Soluiones Energéicas para las Zonas No interconeciadas TODOS PORUN NUEVO PAIS @ minminas identificar riesgos de corrupcién en la gestién publica. De esta manera las entidades cuentan con una radiografia que muestra las fisuras institucionales a las que se les debe prestar especial atencién para limitar la accién de los corruptos y los riesgos que en ellas se presentes hechos de corrupcién. ELITN es un aporte importante para el desarrollo de acciones de mitigacién de dichos riesgos, para el fortalecimiento institucional, el mejoramiento de las relaciones con la ciudadania y el incremento de la eficiencia en las entidades publica Dentro de las estrategias para combatir la corrupcién en el sector publico, la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica, incluyo las siguientes estrategias como parte de la cultura de contro! * Apoyar la invitacién para la designacién de jefes de control interno y en la revisién de su fol en las entidades del orden nacional de la rama ejecutiva. * Propuestas de acciones preventivas a implementar en Control Intemo en el marco de los informes presentados por los Jefes de Control interno a la Secretaria. + Elaborar y difundir la metodologia para el disefio y el seguimiento al Plan anticorrupcién de atencién al ciudadano y de rendicién de cuentas, que deberan elaborar todas las entidades estatales. * Establecer los estndares que deben tener las entidades piblicas para la organizacién y operacién de las unidades o dependencias de quejas, sugerencias y reclamos. La misma Secretaria insta a la Oficina de Control interno de las Entidades Publicas a: ‘+ Consolidar y analizar los informes y reportes que presenten los jefes de control interno de la Rama Ejecutiva del orden nacional, o de quienes hagan sus veces, de conformidad con lo seffalado en el articulo 9 de la ley 1474 de 2011 y en el decreto que la reglamente. ‘© Proponer acciones preventivas en esta materia y presentar un informe sobre los mismos a la Comision Nacional para la Moralizacién. Para vencer la corrupcién se requieren acciones de prevencién, de investigacién y de sancién, por lo que es necesario contar con informacién confiable que permita a gobernantes y ciudadanos identificar los riesgos de corrupcién. En el siguiente cuadro podemos observar el nivel de riesgo de corrupcién del IPSE en el periodo 2015-2016 (informacion publicada en ta pagina de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia) Principal: Calo GO No. GA-54 Toros Piso 14. Edifclo 100 Steet PBX. (57 1) 639 7888 fax (87 1) 689 7888 Ext 127 Bogota D.C. = ColombiaJIPSE ~@uiwinas TODOS PORUN Instiuto de Pniicactn y Prmacén NUEVO PAIS db Soliciones Energies par las pa #12 EQUIOAD EOUEACION Zonas No Intreonectaes PES 68 El IPSE se encuentra en Riesgo -Medio al igual que otras 40 entidades piblicas, lo que se traduce segin la Secretaria en "El riesgo de corrupcién se reduce, pero a paso de tortuga’, ha habido avance en el factor de Visibilidad en todas las entidades del Estado evaluadas (75), pasando de 69.6 puntos en la vigencia 2013-2014 a 77.2 puntos en la vigencia 2015-2016, lo anterior se debe a los esfuerzos institucionales que han realizado las entidades para poner en marcha la Ley de Acceso a la Informacion Publica, y a las facilidades que las nuevas tecnologias brindan a la hora de gestionar, publicar y divulgar la informacién atendiendo lo dispuesto en la Ley 1712 del 2014. La invitacion es a trabajar en la implementacién, de canales de denuncia de hechos de corrupcién, unidades de reaccién inmediata ante hechos de corrupcién, politicas contra el soborno, fortalecimiento de los procesos de investigacién de posibles hechos de corrupcién, para el IPSE han sido tres (3) los casos en las vigencia 2017 y 2018. En relacién con la Contratacién manifiesta la Secretaria de Transparencia que la "Contrataci6n directa: una epidemia’ y expresa en la vigencia 2015 la contratacién directa de las entidades del ‘orden nacional alcanz6 cifras alarmantes. Solo 57 % de las entidades tuvieron contratacién directa inferiores a 30 %. Aunque esta es una practica permitida por la ley, al no contar con todas las garantias de seleccién deberia utiizarse de manera excepcional. Pero la realidad dice que se ha convertido en una modalidad de uso comin. De otra parte el Estatuto Anticorrupcién ley 1474 del 2011, incluyé entre las medidas para combatir la corrupcién en la contratacién en Colombia las siguientes: Inhabilidad hasta por 3 afios a los contratistas que hayan sido objeto de imposicién de multas cinco (6) o mas en la misma vigencia 0 haya sido objeto de deciaratorias de incumplimiento tres (3), para los ‘Principal Cale 59Na.SA-54 Tare S Piso 14. Eéifclo 109 Street PBX: (571) 638 7688 Fax (67 1) 899 7888 Ed. 127 ‘Bogota D.C. - ColombiaIPSE Sunanas fee TODOS PORUN u MINMINAS y insitto de Paniicacié yPromcion ® NUEVO PAIS do Soluciones Eneries para las peal 2 EQUIDKD eoueniON ‘Zonas No llrconectadas interventores una responsabilidad solidaria civil, penal y disciplinaria por incumplimiento de obligaciones contractuales, los anticipos que el Estado otorga al contratista solo pueden ser manejados por fiducias, en la contratacién de minima cuantia la entidad puede realizar adquisiciones en grandes almacenes, se exige en los contratos de obra que antes de abrir la licitacion se tengan disefios en una fase anterior, las adendas quedan prohibidas durante los tres (3) dias. anteriores al cierre previsto de un proceso de seleccién 1.6. Cuantias de contratacién IPSE - Vigencia 2018: El pasado 16 de enero del 2018 mediante Circular Interna No. 2018130000064, el IPSE informo las cuantias para la contratacién correspondiente a la vigencia fiscal 2018. MODALIDAD DE CONTRATACION CUANTIA . MAYOR CUANTIA LICITACION PUBLICA Desde $ 218.747.760.00 MENOR CUANTIA SELECCION ABREVIADA Desde $ 21.874.776.00 Hasta $ 218.747.760.00 Minis CUANTIA MINIMA CUANTIA Desde $ 1.00 Hasta § 21.874.776.00 El presupuesto asignado al IPSE para la vigencia 2018 es por la suma de $41.730.936.000.00, de ‘SMLMY para el afto 2018: $ 737,717.00 Conformidad con la Ley 1873 del 20 de Diciembre de 2017 y Decreto de Liquidacién det Presupuesto General de ia Nacién Vigencia 2018 No. 2236 del 27 de Diciembre de 2017 Fushie: ORFES ale GONG, ASA Tones Piso 14 Edifeo 100 Steet PBX: (57 t) 639 7888 Fox (67 1) 638 7886 Ext 127 Bogotd D.C. ~ ColombiaPSE de Solusiones Energéticas para las Zonas No intorconectadas TODOS PORUN NUEVO PAIS 2 EQUIOAD.EOUCACION @ minminas 1.7. Marco normativo: Ley 80 de 1993 - ‘Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacién de la ‘Administracién Publica’, -Ley 590 de 2000 - “Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, Pequefias y medianas empresa.” -Ley 816 de 2003 - “Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratacion publica.” -Ley 905 de 2004 - Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000, sobre promocién de! desarrollo de la micro, pequefia y mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones. -Ley 996 de 2005 : Por medio de la cual se reglamenta Ia eleccién de Presidente de la Republica, de conformidad con el articulo 152 literal f) de la Constitucion Politica de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislative 02 de 2004, y se dictan otra” -Ley 1150 de 2007 ~ "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacién con Recursos Publicos, -Ley 1450 de 2011 ~ “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014" -Ley 1474 de 2011 - “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencién, investigacién y sancién de actos de corrupcién y la efectividad del control de la gestion publica.” -Decreto ley 4170 de 2011 - “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratacién Publica — Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura’. -COMPES 3714 del 01 de diciembre del 2011” De! Riesgo previsible en el Marco de la Contratacién Publica. -Decreto- Ley 019 de 2012 ~"Por el cual se dictan normas para suprimir 0 reformar regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existentes en la Administracién Publica.” -Decreto 1510 de 2013, "Por el cual reglamenta el sistema de compras y contratacién publica’. -Decreto Unico Reglamentario No.1082 del 2015, “Por medio del cual se expide el decreto Unico reglamentario del sector administrativo de Planeacién Nacional” -Ley 1882 del 2018 “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratacién publica en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras, disposiciones’. Fina STS SATS @ 18 io Ea 00 seat cjee ex 71000068 fax oreo a ET aoe & Boge Be ColonaPS Ee cae eg TODOSPORUN +S MINMINAS Insltlo de Plaificaciony Promacién © NUEVO PAIS. de Solicines Energécas para las ped PA? EQuDAD eoUCACiON Zonas No inerconecedas -Resolucién No. 2014130001885 del 31 de julio del 2014 “Por el cual el Instituto de Planificacién y Promocién de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas-IPSE. adopta el Manual de Contratacién’ -Resolucién No. 2013100005805 de fecha 5 de diciembre del 2013. "Por medio de la cual se establecen los deberes y responsabilidades de los supervisores ¢ interventores de contratos en el IPSE* -Resolucién No. 20141300002945 de fecha 7 de noviembre de! 2014, “Por la cual el Instituto de Planificacién y Promocién de Soluciones Energéticas para las Zonas No Interconectadas-IPSE, se crea el Grupo de Gestién de Contratacién, se definen sus funciones y se distribuyen algunos cargos de la Planta de Personal” Il Observaciones y solicitudes de aclaraciones 2.1 Observaci6n No.1: situaciones en SECOP, Se evidenciaron fas siguientes situaciones: -La propuesta del contrato 001-2018 esta publicada en SECOP sin firma y sin radicado. -La propuesta del contrato 018-2018 esté en orfeo sin firma y sin radicado IPSE y no esta publicada en SECOP -La propuesta del contrato 015-2018 se evidencié en SECOP sin radicado IPSE y con firma. -La propuesta del contrato 002-2018 no se evidencié publicado en SECOP. Lo anterior, incumpliendo la normatividad vigente y lo establecido en el numeral 5 del procedimiento IPSE-CO-P04 cuando dice: “Solicitar al futuro contratista la propuesta de prestacién de servicios que incluya el valor de los mismos.” 2.2. Observacién No.2: El 75% de los supervisores no tiene designacién por escrito. De la muestra seleccionada de ocho (8) contratos, se observé que el 75% (6 contratos) no cuenta con designacién por escrito del supervisor. Lo anterior en contravia de lo manifestado en la “Guia para el ejercicio de las funciones de ‘Supervisién e Interventoria de los contratos del Estado-Colombia compra eficiente, cuando dice: La designacién del supervisor del contrato no requiere que el manual de funciones de las Entidad Estatal establezca expresamente la funcién de supervisar contratos, pues la misma es inherente al desempefio de las funciones ordinarias de los servidores publicos. La comunicacién de la designacién de un funcionario como supervisor siempre debe ser escrita, entendiéndose también como tal la que se hace a través de correo electronico y debe reposar en el expediente Principal: Call 95No. OA-54 Tore 3 Piso 14 Edificio 100 Street PBX: 57 1) 639 7868 Fax (57 1) 639 7888 6x 127 Bogoté D.C. ~ Colombiade Planiicaién y Promacion de Soluciones Energéicas para las @ minminas & TODOS PORUN € NUEVOPAIS PAL EQUIOND COUCACION de! contrato por lo que siempre debe enviarse copia de la misma a la dependencia encargada de conservar los expedientes. En caso de que la designacién del supervisor se haga directamente en el contrato, debe enviarse copia del mismo al funcionario designado informando que va a ser el supervisor. Cuando esto sucede, el cambio de supervisor siempre va implicar una modificacién del contrato. La Entidad Estatal debe tener en cuenta que cuando no se haga la designacién del supervisor la responsabilidad de la vigilancia y control de la ejecucién del contrato la tiene el ordenador del gasto.” 2.3 Observacién No.3: Andlisis de RIESGOS: Auditados los mapas de riesgos estructurados en los diferentes estudios previos se observaron 29 riesgos tal y como se muestra en el cuadro adjunto: Contiaio No Total riesgos idenificados | Calficacion despues de Responsabies del —___ controles monitoreo 7 warz01e | Bes sas The BRIO, tro MEDIO ‘Supenisor (002-2016 Cinco (6) esgos Todos BAJOS. Nosy 2 gfupe | contratacién: Nos.3 “y 4 - — supenisory No.5 PSE 3 | as-zore Bos (2) eagos Uns BAIO, tro MEDIO ‘Supervisor 4 [ors.zo18 ‘Noes clare! andisiedelresgo [No es claro el anais dal|/No so eniean riesgo responsables ol renis od Todos BAIOS Nosy 2 grape contrataién: Nos:3 “y 4 supenisery No.5 PSE 6 | ore2018 Tes ( feages Todos BAIOS Not grupo contatacin, N02 supenisor y NOS _ IPSE 7 TORBEN DE] Ties 1) riesgo Uno BAIOy dee MEDIOS | No.1 supervisor, No COMPRA 25825 GCE 23020018) contratistay No.3 Ended @[ORDEN DE COMPRA 26367 06/03/2046) Neve @) resg08 i TOTAL RIESGOS l IDENTIFICADOS ‘Guatia @) MEDIOS, Tes Gy ALTOS y dos (2) BAJOS Wostaay 7 (PSE, Nos.3.56 y 8 proveedar y 10.9 Enidad compradora FUENTE: Estudios Previo Se evidenciaron las siguientes situaciones = _E127.5% denomina como responsable al IPSE, 0 sea, no es un funcionario especifico. - Enel contrato No.013/2018 no es ciaro el andlisis del riesgo ni los responsables. - La orden de compra No.26187 relaciona al proveedor como responsable de cuatro riesgos y a la entidad compradora de uno. - E162% de los riesgos estan calificados como BAJOS, el 28% como MEDIOS y el 10% ALTOS. En ninguno de los expedientes fisicos, Orfeo y SECOP se evidenciaron soportes sobre seguimiento a los riesgos. Eee@e Principal Cal bo No. OA~Ea Toes Piso 14. Edificio 100 Steet PBX: (57 1) 639 7868 Fax (67 1) 639 7888 Ext 127 Bogetd D.C. - ColombiaIPSE Senwas E rooszonn Td Penta y Perec ~_ NUEVO PAIS de Solucianes Enerpéicas para las paz eQuiOAD eDuCACON Zonas No interconectadas| Es de anotar que la “Guia para el ejercicio de las funciones de Supervision e Interventoria de Jos contratos del Estado-Colombia compra eficiente, dice al respecto: Es funcién del supervisor, entre otras: “Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos que se le asignen, en coordinacién con el area responsable de cada riesgo incluido en el mapa correspondiente, asi ‘como la identificacién y tratamiento de los riesgos que puedan surgir durante las diversas ‘etapas del contrato,” 2.4 Observacién No.4 Planeacién de la contratacién- Plan Anual de Adquisiciones-PAA Revisada la planeacién de los objetos contractuales en el Plan Anual de Adquisiciones-PAA Vs los contratos se evidenciaron las siguientes situaciones: ‘CONTRATOS Valor PARE. Valor contrato §_—|-Oerencia $ con PAA) 7 [orzo $31 423 585 "$71,077.090° +510-308.493 2— [002-2018 $5612. 903, $37 500.00 $30,887 057, 3 [003.2018 331,425 585 $21,027 090 #510,306,495 Pe IEECILY ‘Sinvaor§ ——~[___Sinvalor NA 5015-2018, $3,000,000) $35,000 000 “S52, 000000) 6 _| or6-2018. 43,260.000 $43.260.000_ 0 7 | ORDEN DE COMPRA” 25823 CCE | $116 503.000 133.672. 000 TSO 500 (2302/2018) 3 OROEN OE COHIPRA 26187 | $135 000.000 ‘FO2907 854 FRET (0603/2018) TOTALES SSO TROUT oT FUENTE: PAA y contratos En conclusién en solo ocho (8) contrataciones planeadas en el PAA por valor de $250.720.069 se ejecutaron finalmente $394.544.134, lo que significa $143.824,065 mas de lo planeado. Lo anterior podria afectar negativamente la planeacién de la contratacién. ‘Aunque la Secretaria General en_Respuesta Orfeo 20973 de 10/05/2018 sobre el tema manifiesta que: "Cabe precisar que lo consignado en el PAA corresponde a objetos contractuales mas no a conceptos, entre otra, informacién como: valor del contrato, tiempo de ejecucién, etc, informacién que refieja las necesidades de contratacién de la entidad. ‘Ahora bien, en cuanto a los objetos contractuales que se sefialan en este numeral versus lo realmente contratado es importante sefialar que el PAA “es una herramienta dinémica que permite tener visible las diferentes versiones de! mismo para hacer seguimiento a los cambios realizado durante el afio’. En este orden de ideas la funcién del PAA es /a de planificar la josible contratacién de Ia entidad a lo largo de la vigencia mas no Ja de presupuestar. En conclusién fo consignado en el PAA puede ser modificado en cualquier momento por parte de la entidad y no es obligatorio que ios objetos contractuales alli reflejado en ejecucién correspondan exactamente a lo indicamente consignado, siempre y cuando se refleje la modificacién, con lo cual se subsana.” Principal Gall 99No- OA Sa Toros Pico 14. Edilo 100 Steet PBX. (57 1) 638 7868 Fax (57 1) 639 7888 Ext. 127 ‘Bogota D.C. ~ ColombiJPSE _ @® minors Topas on un Zonas No Intorconectadas Sin embargo, aunque en concepto de la Secretaria General del IPSE:" fa funcién del PAA es fa de planificar la posible contratacién de Ja entidad a lo largo de la vigencia mas no la de Bresupuestar”, éste concepto se debe complementar con lo manifestado por Colombia Compra Eficiente cuando dice: “El Plan Anual de Adquisiciones debe incluir todas las contrataciones que planea ejecutar la Enfidad Estatal en el transcurso del afio de bienes, servicios y obras publicas con cargo en los presupuestos de funcionamiento_e_inversién,_sin_importar la_modalidad de seleccién_del proceso.” O sea, el PAA tiene una relacién directa con los presupuestos de funcionamiento € inversién, Es més ante la pregunta: ,Cudl es la diferencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y el plan de compras?, Colombia Compra Eficiente responde: "El Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con el articulo 3 de! Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015, es un instrumento de planeacién contractual de la Entidad Estatal, fqua al plan general de compras al que se refiere el articulo 74 de la Ley 1474 de 2011 y ef plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es decir, es el mismo plan de contratacién, razon por la cual debe manejarse en un Unico documento.” (Subrayado nuestro) 2.5 Observacién No.5 Solicitudes de aclaraciones-autoridad de la auditoria-Estatuto de auditoria (Resolucién No.20181000000765 de 05/03/2018) A\lo largo de la auditoria el drea de control interno ha estado interactuando con las diferentes dependencias solicitando aclaracién de algunos temas, tal y como se ve en el siguiente cuadro: ‘Orf60s Hos, Dirigido a | “Fecha det oreo Observaciones: 7] 26s 1200019883 | Resurios Fisicos 301042018 "R26 de mayo no han respond 2 | 20181200019503 J Subdreccion we | s0oaraTs Respondido con 19753 de 040522078 | contratos 3] BoravaaooTa77s | Hernan iguaran OaETTE Raspandide con 70283 Ge OMOSIOTEY 20293 del 077052018, i 7783700020303 Trios ROS, Respondido 20973 de 1OOSZOTE 2181200020793 090572016) ‘A 28 de mayo no han respondido Las actaraciones solicitadas por control intemno tienen que ver con temas auditados tales como: designaciones de supervisores, planeacién en el Plan Anual de Adquisiciones-PAA, elaboracién de estudios previos en dos meses y medio, entre otros temas. En conclusién el area de control interno, a 11 de mayo 2018, ha recibido respuestas del 60% (tres solicitudes); el 40% (dos solicitudes) estan pendientes de respuestas, situacién que pone en riesgo la idoneidad de los resultados de la auditoria, Adicionalmente algunas de las respuestas obtenidas no aclaran en su totalidad las preguntas de control interno, Por ejemplo, ante las siguientes preguntas de orfeo 2018120019603 del 30/04/2018 dirigido a la subdireccién de contratos: Principal: Cale 59 No. 9A-54 Tore s (SG) Piso 14_Edificio 100 Street Keene Sex cr) 0 1058 Sie I Fax (671) 699 7008 6.127 ‘Bogota D.C. - Colombia/ TODOS PORUN NUEVO PAIS PAZ EQUIOAD FOUCACION SS @ minminas Instituto de Panicactny Pramacion be Soliiones Energies para las Zones No Inrboectadas 1) Favor explicar las razones por las cuales el estudio previo, con radicado 2017150004103 de 05/09/2017 fue entregado, por el Ing. Quintero, en radicacién para digitalizacién el 23/11/2018 (dos meses y medio) 2) No es claro el andlisis de riesgos del estudio previo, por cuanto no se identifican cuantos y cudles riesgos fueron analizados y el tratamiento para minimizarlos Se respondié con Orfeo No.19753 reasignado el 04/05/2018 en los siguientes términos: 1) El estudio previo con radicado No.20171500041003 del 05/09/207, se entrego para digitalizacién el 23 de noviembre de 2017 porque fue el tiempo que duré su elaboracién ajuste. 2) El andlisis de riesgo es tomado directamente del formato que en su momento tenia preestablecido y publicado Colombia Compra Eficiente. Periédicamente esta unidad realiza modificaciones a los formatos predeterminados. 3) Parques Nacionales Naturales devolvié el contrato debidamente diligenciado tan solo 14 de marzo 2018 y atin no ha enviado copia de las pélizas. Sin embargo la designa de supervisién, se realizd el pasado 27 de abril 2018 con el radicado No.20181500019283 y se encuentra en proceso de firma 2.6 Observacién No.6 Elaboracién de estudio previo en dos meses y medio-verificacion de esténdares: En el desarrollo de la auditoria se evidencié que el estudio previo con radicado No.20171500041003 del 05/09/207, se entregd para digitalizacién el 23 de noviembre de 2017 (dos meses y medio aproximadamente) y a esta auditoria no se le explicaron los criterios por los cuales ese fue el tiempo que duré su elaboracién y ajuste, ni si se ajustaba 0 no a algun estandar establecido para tal fin, de forma tal que se garantice la eficacia del proceso de contratacién y optimizacién de los recursos publicos. Lo anterior teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 7 del articulo 30 de la ley 80 de 1993 cuando dice: numeral 7: ‘De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantia del contrato, en los pliegos de condiciones 0 términos de referencia, se sefialara el plazo razonable dentro del cual la entidad deberd elaborar los estudios técnicos, econémicos y juridicos necesarios para la evaluacién de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensabies.” 2.7 Observacién No.7 Expedientes sin la propuesta del contratista-incumplimiento procedimental IPSE-CO-P04 Se _observé que el contrato 002-2018 suscrito con TATIANA ALEJANDRA QUINTERO BARRERA no cuenta con la propuesta de la contratista ni en la carpeta fisica, ni en SECOP ni en ORFEO incumpliendo lo establecido en el numeral § del procedimiento IPSE-CO-PO4 cuando dice: “Solicitar al futuro contratista la propuesta de prestacién de servicios que incluya el valor de los mismos.” TAROT Cae ORE TRATES eS Piso 14 Edificio 100 Street 2 ax (e581 Ww fax (67 1) 639 1000 xt 127 ‘Bogota 0.. ~ Colombia Ees@f Pp 5 E ~~ @MInminas TODOS POR UN ‘Instituto de Pianificacién y Promocién i ae erearal emt x. NUEVO Pals saris eb Ahora bien en relacién con la revision a la contratacién de Minima Cuantia, se evidenciaron las siguientes situaciones que fueron comunicadas al Coordinador de! Grupo del Grupo de Contratacién mediante ORFEO numero 2018120002743 de fecha 21 de mayo del afio en curso y obtuvieron respuesta mediante radicado numero 20181390023123, en los siguientes términos: 2.8 Observacién No. 8 Se evidencia que no todos los procesos en esta modalidad de Minima Cuantia, incluyen en el estudio previo andlisis y verificacién de riesgos, ni forma de mmitigarlos, situacién que se observa en el proceso IMC-007-2008, a lo que responde ‘si bien es cierto que la estimacién, tipificacién y asignacién de los riesgos previsibles establecidos en la matriz de riesgos, es una tarea administrativa de orden precontractual, esta no se desarrolla con rigurosidad por parte de las éreas que presentan la necesidad, lo anterior, demuestra que en muchas ocasiones la matriz de riesgos previsibles no es elaborada para cada proceso contractual, en la cual se debe analizar su objeto, aleance, valor, forma de pago, obligaciones especificas, entre otros, para poder establecer la clase de riesgos que pueden presentarse desde su planeacién hasta el momento final de su ejecucién y realizar un reparto equitativo de cargas entre la entidad y e! contratista. No obstante, en muchas oportunidades se prefiere tomar una matriz de riesgos de un proceso de seleccidn y usaria en otros procesos, sin revisar y analizar si los riesgos alli establecidos corresponden a la realidad de! proceso contractual. En pocas palabras, contar con una matriz de riesaos previsibles detallada de acuerdo a las caracteristicas propias de cada contrato a celebrar no depende de esta Coordinacién si no del 4rea que presente la necesidad’. 2.9 Observacién No. 9 Existen documentos que se encuentran en el expediente virtual y no en el fisico, frente a esta situacién contesta el lider del proceso *.../os documentos electrénicos que conforman el expediente electrénico del SECOP 11 son validos y tienen valor probatorio de conformidad con el Cédigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y con el Cédigo General del Proceso. De conformidad a lo anteriormente transcrito los expedientes virtuales son plenamente vélidos para contener la informacién de Jos procesos adelantados en la plataforma de Secop Il y el proceso incluye los documentos fisicos creados en el sistema Orfeo de conformidad con las normas internas aplicadas de! IPSE, por lo tanto no es posible que haya equivalencia entre el virtual y fisico pero haremos o posible porque as/ sea”. Teniendo de presente la normatividad citada’. 2.10 Observacién No. 10 No todos los formatos de control documental_se encuentran firmados, ni los documentos anexos al expediente fisico. Frente a lo anterior manifiesta el lider del Grupo de Contratacién "Efectivamente se procederd a revisar cada uno de los expedientes y se llevara a cabo el procedimiento de entrega de los mismos”. 2.11 Observacién No. 11 en el estudio previo registra como supervisor al Secretario General, sin embargo en el listado remitido se registra como supervisora a la funcionaria Nohora Pedraza Rozo, sin evidenciarse en el expediente fisico y virtual comunicacién por escrito haciendo esta designacién. En el mismo proceso, al revisar el expediente virtual, la carta de aceptacién de oferta no esta suscrita por la Jefe de la Oficina Asesora Juridica, No se evidencia la péliza en expediente fisico, ni comunicacion de aceptacién de oferta. Se responde con el ORFEO 20181390023123, en los siguientes términos “En referencia a la supervisin se procedié @ revisar el expediente fisico y virtual se hace se constata que el supervisor es el Secretario Principat: Cale SO No, 9A- 54 Tore 3 mT taa wae &) tee ata ‘& a A ‘Bogota D.C. ~ ColombiaJIPSE — £ / TODOSPORUN fv _ MINMINAS gg Tage Pfs Pena ® E_ Nuevo pais de Saluiones Energéticas para las a2 EQUIDAD.£BUCACION Zonas No Inerconectadas General_y por error en el cuadro de control de contratacién se sefialé como supervisora a Nohora Pedraza, esia situacién ya fue corregida. 2.12 Observacién No. 12 Cual es el criterio para incluir garantias en algunos procesos de minima cuantia y en otros no? Se responde asi "Es importante aclarar que para este tipo de contratacion el Decreto 1082 de 2015 en su Articulo 2.2.1.2.1.5.1. Estudios previos para la contratacién de minima cuantia, seftala: “La Entidad Estatal debe elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente: 1. La descripcién sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratacién. 2. La descripci6n del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios. 3. Las condiciones técnicas exigidas. 4. El valor estimado de! contrato y su justificacién. 5. El plazo de ejecucién del contrato. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratacién.” Por lo tanto para este tipo de procesos la ley no exige andlisis de riesgos. Mas sin embargo en el proceso de mejoramiento continuo la Coordinacién de Gestion de Contratacién solicita y revisa que las areas interesadas que realicen la elaboracién de! andiisis de riesgos para las contrataciones de minima cuantia con el fin de incluirlo como anexo en e| estudio previo, para hacerlo exiaible serd incluido en el formato correspondiente. Lo subrayado es nuestro. 2-13 Observacion No. 13 Aunque en el estudio previo y en la base de datos entregada por el Grupo de Contratacién a Control interno se menciona que los contratos de ICONTEC 039-2018 y COMPENSAR 038-2018, no se constituyé garantias-poliza, una vez revisados los expedientes virtuales y fisicos se encuentran las pélizas y el formato diligenciado de aprobacion de las mismas. De igual forma en el contrato 038 del 2018 con COMPENSAR, la propuesta del contratista y el memorando para elaborar la minuta contractual no se encuentran en el expediente virtual ni en el fisico. 3, Resultados encuestas percepcién de los contratistas Con base en lo establecido en la Ley 87 de 29 de noviembre 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de! control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones’, y en cumplimiento de la ejecucién del Programa Anual de auditoria para la vigencia fiscal 2018, la oficina de control interno del IPSE, circularizo una encuesta de percepcién con sus partes interesadas, relacionada con el proceso de contratacion de esta entidad. Para tal efecto se elaboraron los siguientes orfeos: 1. NOVATOURS, 2018120005721 (13 abril 2018) 2. SERVIEFICIENTE — 20181200005731 (13 abril 2018) 3. TAXI YA 2018120005791 (16 abril 2018) 4, REDES SAX 2018120005801 (16 abril 2018) 5. S&S suministros 2018120005781 (16 abril 2018) Principal: Cale 69 No GA-24 Torre 3 Gee 4 Piso 14 Eoico 100 Street bredl=d| Ded es PBX. (57 1) 839 7868 z. Fax: (657 1) 699 7686 Ext 127, Sa Ss oe Bogota D.C. - ColombiaIPSE de Saluionas Enarpéicas para las Zones No intorconectadas| © manmanvas TODOS POR UN 7_NUEVOPAIS PAE EQUIOAD EOUEACION La auditoria solo tuvo respuesta de tres de los contratistas, asi ENCUESTA DE PERCEPCION PROCESO DE CONTRATACION EN EL IPSE Pregunta WOVATOUR 3 | Orfeo 20952 | ” 7 | ations conosimiente Ges] NO en el (PSE existe un codigo de étea para los servidores piblices? ‘SERVIEFICL ENTE: ORFEOZ3¢7 2@) a TARR | oRFEO. 19242 @ ‘DBSERVACIONES oT 2 | ets paticnsdo, en aos | St Snterores, en "procesos ontractusles con el pse?, oT 3/5: = wap ae] SI arierr preginia es Stimatva, fevorresponder Seog prosesos onradaies en’! PSE fan mejoado on al transouso ce! tompo?. En ato eget comerte st espuesta _ cconssea que oe | ST 4 | Srooaecontatuales en Gr iPSE. be realzan oo {oma vaneparnte? a ot 3 B | econsidera que al] ST Supersor del contato | ‘cumplié @ cabalidad con tas obigaciones contenidas en el contato? En caso nogativo comente su respuesta 3 a {Consens aus Toe ST 6 controles establecides en |_| etprocees ce conratacn | | sefteSe Son eneaces” en se notte cao 6 rexpunia a a 7 | etene conccirients 66 [St | cusles son tos viosgos ce | conupein en ta | centataciin "publica, Senclonados por el o86go peral colombiano? a wo os descananeo @ | ePiensa que las medidas | NO fomadas contra la corrupcisn, por parte del Eetado. Colombiang, han sido. efleaces? En’ cas0 reget comente su | respuesta, NO TN To 60m poraue Tas penas son muy bales en repercion oon Tos deltes ometidos. Ademas a los Corruptos no se ls trata como Verdaderes cominalos ‘concediéndoias Denefcios y rebajas de Principal Cale SoNo, @A-S4 Tomes Piso 14 Edificio 100 Street PRX: (57 1) 639 7888 Fax (67 1) 639 7886 Ext 127 Bogota D.C. - ColombiaIPSE ar tS Se @ minminas NUEVO PAIS Inst de Pencacin y Pemecién EVO PAI: de Sclucionas Enaraicas para as BTA? 00ND FOUEACION Zonas No itreonectadas f ‘penas que no deberian | fener | 2 Les medias creadas | to on datos epleabies | ‘las pats, ala mayoca den os sectores invouerados. 3. Claro que si ya que ‘onkeva a la Iaquided y | sesiqualdas [7 ceemo—suaadane es | Sr o x 1 | 9 | sonsciete que te | eorupeién hace. que so | |_| incementen os ines do |_| pobreza en el Pais? J FUENTE: Encuestas recibidas yradicadas an orteo CONCLUSION DE LA ENCUESTA DE PERCEPCION: De los tres contratistas que respondieron se observa uniformidad en las respuestas relacionadas con mejoras en el proceso de contratacién del IPSE, transparencia, cum) de las obligaciones del supervisor y controles establecidos en el proceso. Por su parte no se evidencia total acuerdo en temas como conocimiento del cédigo de ética de la entidad y riesgos, de corrupcién. Observacién No. 3.1 No todos los contratistas del IPSE saben que la entidad cuenta con un Cédigo de ética, puesto que, uno de os tres que respondieron contesto no conocerlo. Observacién No. 3.2 Ante la pregunta: {Tiene conocimiento de cuales son los riesgos de corrupcién en la contratacién publica, sancionados por el cédigo penal colombiano?, uno de los tres que respondieron contesté no conacerios. Observacién No. 3.3 Ante la pregunta: J Piensa que las medidas tomadas contra la corrupcién, por parte del Estado Colombiano, han sido eficaces?, dos de los tres contratistas que respondieron manifiestan no estar de acuerdo con la eficacia de las acciones del Estado para combatir la corrupcién. 4, Seguimiento presuntos casos de corrupcién En el desarrollo de la auditoria se remitieron dos oficios uno a la Procuraduria y otro a la Fiscalia Ver orfeos: FISCALIA 20181200007341 y PROCURADURIA 20181200007361, con el fin de realizar seguimiento a dos casos de presuntos hechos de corrupci6n en el IPSE. Con radicado interno ntimero 20181300026132, del 21 de mayo del afio en curso, respondié la Fiscalia General de la Nacién a la solicitud elevado por Control Interno, en la que se informa que la peticién fue asignada a la fiscalia 128 de la Unidad de Administracién contra la corrupcion. ‘Ala fecha de entrega del presente informe preliminar la Procuraduria General de la Nacién no ha respondido nuestra solicitud, sin embargo continuamos pendientes de la respuesta para ser socializada. Principat: Cale 69 Wo. SA~54 Tore 3 Piso 14 Edificio 100 Street PBX: (57 1) 639 7888 Fox (67 1) 699 7688 Ext 127 ‘Bogota D.C. - ColombiaJ?§8 Eg @winminas & TODOS PORUN slide Paice y romocn NUEVO PAIS Ge Soucores Eres pais, eis toueat esi irtowetos 5. Recomendaciones: 5.1 Acoger lo establecido en la "Gula para el ejercicio de las funciones de Supervision e Interventoria de los contratos de! Estado-Colombia compra eficiente en el sentido de que la ‘comunicacién de la designacién de un funcionario como supervisor siempre debe ser esorita En el sentido que: “La designacién de! supervisor del contrato no requiere que el manual de funciones de las Entidad Estatal establezca expresamente la funcién de supervisar contratos, pues la misma es inherente al desemperio de las funciones ordinarias de los servidores pliblicos. La comunicacién de la designacién de un funcionario como supervisor siempre debe ‘Ser esorita, entendiéndose también como tal la que se hace a través de correo electronico y debe reposar en el expediente del contrato por lo que siempre debe enviarse copia de la misma ala dependencia encargada de conservar los expedientes. En caso de que la designacién del supervisor se haga directamente en el contrato, debe enviarse copia de! mismo al funcionario designado informando que va a ser el supervisor. Cuando esto sucede, el cambio de supervisor siempre va implicar una modificacién del contrato. La Entidad Estatal debe tener en cuenta que cuando no se haga la designacién del supervisor la responsabilidad de la vigilancia y control de la ejecucién del contrato la tiene el ordenador del gasto.” 5.2 Tener en cuenta lo manifestado por Colombia Compra Eficiente, relacionado con el Plan Anual de Adquisiciones-PAA, cuando dice: El Plan Anual de Adquisiciones debe incluir todas las contrataciones que planea ejecutar la Entidad Estatal en el transcurso del afio de bienes, servicios y obras publicas con cargo en los presupuestos de funcionamiento_¢ inversién, sin_importar Ja_modalidad de seleccién del proceso.” 0 sea, el PAA tiene una relacién directa con los presupuestos de funcionamiento € inversién Aplicar el concepto de Colombia Compra Eficiente cuando afima: “El Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con el articulo 3 del Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015, es un instrumento de planeacién contractual de la Entidad Estatal, iqual al plan general de compras al que se refiere el articulo 74 de la Ley 1474 de 2011 y ef plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es decir, es el mismo plan de contratacion, razén por la cual debe manejarse en un nico documento." (Subrayado nuestro) 5.3Revisar lo establecido en el numeral 7 del atticulo 30 de la ley 80 de 1993 cuando dice: numeral 7: "De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantia del contrato, en los pliegos de condiciones 0 términos de referencia, se sefialara ef plazo razonable dentro del cual la entidad debera elaborar los estudios técnicos, econémicos y juridicos necesarios para la evaluacién de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se Principal: Calle 60 No. BA-Ba Towa cS = (&) iso 14. Edel 100 Street Bogotd D.C. - ColombiaVie 7 JPSE MIN ~ gy TODOSPORUN tT io MINMINAS ‘Instituto de Planiccion y Promocién © NUEVO PAIS de Soluciones Energéticas para fas wie PAZ EQUIDAD FDUCACION Zonas No tereoreades estimen indispensables.” 5.4Se recomienda entonces que una vez se allegue el estudio previo por parte del érea que creo la necesidad al Grupo de Contratacion se devuelva a fin de que los riesgos sean incluidos, identificados, analizados y mitigados. 5.5 Revisar que los expedientes virtuales (ORFEO-SECOP It) y el expediente fisico mantengan correspondencia en el sentido de cumplimiento de la normatividad vigente que si bien es cierto no exige expediente fisico, en nuestro caso, el IPSE cuenta con las carpetas que han sido elaboradas y diligenciadas por cada uno de los responsables del proceso de contratacién, por lo que se sugiere armonizar con las buenas practicas implementadas en el Sistema Documental ORFEO. Ademas revisar cada uno de los expedientes para verificar la firma de los documentos. 5.6 Continuar revisando, por parte de la Coordinacién de Gestién de Contratacién, y solicitando que las areas interesadas realicen la elaboracién del andlisis de riesgos para las contrataciones de minima cuantia con el fin de incluirlo como anexo en el estudio previo, para hacerlo exigible deberd ser incluido en el formato correspondiente. 5.7Fortalecer, por parte del IPSE, la divulgacién y socializacién del cédigo de ética (cédigo de integridad) a todas sus partes interesadas con el fin de lograr organizaciones y servidores piblicos integros asi como entender que es indispensable que los ciudadanos, los servidores, las organizaciones piblicas y los contratistas se comprometan activamente con la integridad en sus actuaciones diarias. 5.8Acompafiar y respaldar las politicas publicas formales, con un ejercicio comunicativo y pedagégico que busque alcanzar cambios concretos en las percepciones, actitudes y comportamientos de los servidores piblicos, ciudadanos y contratistas del estado. Elaboraron’ Thr (fhe hes ROSA CRISTIN/ ANDREIS PACHECO tek, Big AQs0 BELEN CACERES FORI Reviso (OSA. lad DE hed PACHECO Principal: Cals 09 Na BA~Sa Torres ay Piso 14 Edificio 100 Street CeQae Sai ea IN fox (71) 689 7000 Ex 27 TER oe Bogoté D.C. - Colombia