Estruturacao do S| scer e recriar suas “Qs lideres do presente tém de rena: competir e permanet H. Wa empreender seus negdcios se desejam SENHORES, A. REUNIAO £6TA’ CANCELADA. Deu PAU NO Micro. Digitalizada com CamScannereste capitulo sao apre Ni ip) Presentados os aspectos bisicos que os executivos das empresas devem considerar para a adequada estruturacio do SIG. estruturagao. 5) A estruturagao do SIG representa uma das fases da metodologia de desen- volvimento e impl P ementa¢ao do SIG, conforme apresentado no Capitulo 2. Na estrutura¢ao do SIG, é valido o executivo considerar 0 processo de deli- neamento de objetivos, que correspondem aos resultados a serem obtidos com a posterior operacionalizagao de um adequado SIG. Também é vilido debater alguns aspectos inerentes ao PDSI — Plano Diretor de Sistemas de Informacées —, que corresponde 4 consolidagao dos varios sistemas que devem constituir o SIG. A apresentagdo de alguns aspectos inerentes as reunides de trabalho pode facilitar a estruturagao do SIG de maneira otimizada. Os relatorios gerenciais representam o resultado final da estruturagao do SIG, correspondendo ao instrumento administrativo em que os executivos tomam as suas decisées estratégicas, taticas e operacionais. E, finalmente, algumas consideragées a respeito do proceso de negociagio nas empresas podem ser de valia para os executivos administradores do SIG. Ao final da leitura deste capitulo, vocé podera responder a algumas questées, a saber: + Como deve ser efetuada a estruturagao do SIG? * Como estruturar 0 Plano Diretor de Sistemas de Informages? * Como estruturar de forma adequada as reunides de trabalho? + © que representam e como devem ser estruturados os relat6rios ge- renciais, para que 0 processo decis6rio seja otimizado? * Quais os aspectos basicos a serem. considerados nas negociagGes en- volvendo o SIG? 4.1 Administracao por objetivos No tratamento de um sistema de informagoes BAe i. Rika. a, tificar, antecipadamente, quais si0 0s objetivos ¢ 0s resultados que ean. das empresas pretendem aleangars Nesse momento; —— Digitalizada com CamScanner162 | sistemas de informacdes Gerenciais # Reboucas executivo trabalhar com algum proceso estruturado, objetivos da empresa; e, um dos mais simples para se trab técnica de administragio por objetivos. A questio do estabelecimento prévio dos objetivos as fundamental, pois somente desta forma é possivel identificar a serio necessérias no processo decisério da empresa e, f Sistema de Informagdes Gerenciais. Esse processo iniciou-se em 1954, a partir dos Peter Drucker, que preconizava uma nova avaliago deveria basear-se na APO ~ Adn Digitalizada com CamScannerEstruturagao do sic | 163 ~ orientagZo voltada mais para os g 2 g b 2 a 5 3 8 eB 2 g * estabelecimento de objetivos adequados: + estabelecimento de planos realistas Para a concretizagio dos obje- tivos; processo de autocontrole, ou seja, avaliagao sistemdtica ¢ em tempo real; postura ativa de iniciativa para corregdes de cursos de aco. A técnica de administragao por objetivos pode auxiliar 0 executivo a de- senvolver 0 SIG, pois a referida técnica — APO ~ propicia condigées para 0 delineamento da rede escalar de objetivos, através da qual os diversos objetivos da empresa sio decompostos e alocados nas suas varias unidades organizacionais. Essa situagio pode ser visualizada na Figura 4.1: iene [ Geréncia "At Jam Geréncia ah ee Ki 2 smayne aoe . Ke 6m tua composi¢ao A Figura 4.1 também mostra a interligaga me SIG pelas unidades orga- 4os objetivos pela empresa com a decompo nizacionais da empresa (ver Digitalizada com CamScanner164 | sistemas de Informacdes Gerenciais + Rebouras 4.2 Estruturacdo do plano diretor de sistemas de ii iro de trabalho e os critérios Esta se¢ao visa apresentar um roteii de um Plano Diretor de Si ‘© desenvolvimento e a implementag4o Informacdes — PDSI — na empresa. O PDSI é, também, um instrumento que possibilita a obtenga global da empresa, Por essa razio, deve-se procurar na elaboragio participagio efetiva das varias unidades organizacionais usuarias na rede de sistemas, visto a interdependéncia que existe entre elas. De maneira mais detalhada, considera-se Plano Diretor de formacées — PDSI 0 estudo que contém, no minimo, os + cestabelecimento da situagio atal princip. nS pelos usuirios € necessiria para a Digitalizada com CamScannerEstruturacao do sic | 165 sistemas, PTOJ€tos, processos e informagées, a ade presa ~ responsabilidades, quanti idades e qualidade — 0 proceso de Tecrutamento, dologia de dese a ‘nvolvimento ¢ implantacio de projetos, bem como a politica de administragio de Projetos, de documentacio, de distribuigo dos manuals ete ; Esses varios projetos inerentes a0 PDSI devem Passar por um proceso de selegio dentro de uma matriz de o| etivos versus Projetos versus recursos. Esse esquema geral pode ser visualizado na Figuea 4.2: MATRIZ OBJETIVOS x PROJETOS: MATRIZ PROJETOS x RECURSOS a propiciar a tod tacional, eficaz € considerados. — Digitalizada com CamScanner166 | sistemas de informacdes Gerenciais + Rebouras ‘As principais finalidades de um comité de informagoes sio: fornecer informagées bisicas para a elaboragio do PDSI analisar € propor, para a alta administra¢ao da empresa, dos sistemas; verificar os prazos de desenvolvimento ¢ itm acordo com os padrdes de qualidade estabel informar as necessidades de novos sistemas, fou de extingdes dos atuais sistemas; debater as necessidades ¢ as dividas sobre os si avaliar as necessidades de desenvolv 1 Digitalizada com CamScannerDigitalizada com CamScanner168 | sistemas de Informacdes Geren Rebouras Se forem observados esses aspectos, © comité de informagées da e poder alcangar um resultado altamente satisfat6rio. Na dévida, é sempre preferivel ter um comité de informagOes € seu desenvolvimento, a atuar sem essa importante equipe de trabalho. 4.2.2 Formularios de levantamento e andlise Sob a orientagio geral do executivo catalisador conforme formulirio apresen identificar as suas necessidades, Digitalizada com CamScanneri _— Estruturagio do sic | 169 Digitalizada com CamScanner170 | sistemas de informacées Gerencials * Reboucas ois formulirios, verifica-se que 0 P jue contém, Através do contetido dos di Diretor de Sistemas de Informagdes ~ é um relatério q 60s seguintes itens: fad identificagio de todas as necessidades de sistemas, a incluindo uma anilise visando 4 ot das areas usudrias, cessidades atuais; interligagao operacional dos mesmos; cronograma de desenvolvimento, implementagio e | recursos necessérios por projeto de sistema. sa Digitalizada com CamScannerAlguns dos elemen piretor de Sistema de In um planejament os trés tipos ou um claro, en! Digitalizada com CamScanner172 | Sistemas de Informacdes Gerenciais + Reboucas mento de reunides de trabalho para debate, anilise, disseminacao, aceitagio ¢ consolidagio dos varios aspectos do SIG. i ‘As reunides de trabalho podem ser classificadas em: + informativas, quando 0 coordenador responsivel transmite | nadas informagdes aos demais participantes da reuniio. Alguns plos podem ser: apresentagio de resultados, apresentagao de um_ produto, recomendagio de determinado comportamento | apresentagio de técnicas de trabalho etc.; ou + consultivas, quando o coordenador responsavel solicita conselhos, sugestdes, estimulos, ideias, opinides a res Ce j 1. 0 adequado desenvolvimento das reunic aad dois aspectos: os fo 0 pro Digitalizada com CamScannerpORMULARIO: é pECISAO (Figura 4.6) — Digitalizada com CamScanner174 | sistemas de Informacdes Gerencials * Reboucas FORMULARIO: REUNIAO DE TRABALHO ~AVALIAGAO D RESULTADOS APRESENTADOS (Figura 4.7) 1 Finalidades: identificar, para cada um dos assuntos analisados ¢ deci pe de trabalho, as unidades responséveis pela sua op erad identificar os prazos previsto ¢ real de operacionaliz considerado; identificar os resultados esperados ¢ realizados, em termos de, quantidade ¢ de recursos administrativos;e propiciar condigSes para um sistema de controle ses da equipe de trabalho da empresa. omy ont) Digitalizada com CamScannerdades mais py © operacion necess ratica potencialidades e os de criar-lhe condi de vida, Sentir-se humanos, o sentir Digitalizada com CamScanner176 | sistemas de informacbes Gerenciais * Reboucos parte de todos. Nio ha conversas paralelas, nem referéncias de ord discussio é objetivamente centrada no problema a ser resolvido, senc : i perguntas, dividas e contribuigdes se referem, diretamente, qu pelo expositor 4 equipe de trabalho. ; ‘A técnica nio impée limitagdes quanto 4 m: tido ou 4 montagem especifica da equipe em sc io; ou seja, a equipe tanto pode ser fo hierarquias diferentes, desde que | atureza do prok presentes a reu} mesma hierarquia ou de para a solucio do problema discutido, "A técnica TVL obedece a seguinte dinamica: Digitalizada com CamScannerEstruturacao do sic | 177 ¢) Definicao dos papéis A reunido com 0 uso da séonica TVL fe com ites ti - ticipantes: 98 seguintes tipos de par- + coordenador, que dirige a reu aay, € 0 lider formal da equipe, 0 qual SET Spe til * expositor, que io discussio; e ito ne cepa apresentar o problema em Portanto, é necessar © coordenador; além Digitalizada com CamScanner178 | sistemas de Informacées Gerenciais + Reboucas cle deve ir direto ao ponto, ser si minutos para expor © tema; portanto, objetivo. Se o tema for demasiadamente amplo para ser exposto dentro do. tempo previsto, convém dividi-lo em mais de uma exposi¢ao. Havendo ten reduzido e determinado, os expositores se autodisciplinam no sentid r jetividade, evitando-se a perda de tempo com comportamentos € ass nio interessam, diretamente, aos participantes da reuniao. Do ponto de vista do contetido, o que se espera da exposigio é dencie dados e informagées para a equipe trabalhar; portanto, ela é 0 que seri revestido ou finalizado pela ago da equipe de trabalho. Em sua apresentagio, 0 expositor deve preocupat-se, nao e1 1 equipe de uma solugi0, mas em convencé-la a envolver- busca de soluges viaveis. Deve, em suma, motivar ndo com que se sintam corres] Digitalizada com CamScannerEstruturacéo do SiG | 179 g) Rodada de contribuicées Em seguida, 0 coordenador solicita tes. Cada um deles, sempre em ordem sequencial ¢ 2 questio. Todos devem ser chamados a contribuir: de contribuigio serio efetuadas, Se forem necessérias mais do que trés rodadas para esgotar contribuigées dda equipe, € provavel que o tema tenha sido colocado de forma muito ampla, merecendo ser subdividido e, se necessirio, marca-se outra reuniio, Ao término da rodada de contribuigdes, 0 coordenador efetua uma sintese dos pontos de vista apresentados, Caso no se chegue a uma solu¢o final, por falta de dados e informagées, cabera ao expositor a responsabilidade de coletar esses itens faltantes, Sera, entio, marcada uma nova reuniao para se retomar a discussio no ponto em que se parou. , Se, porém, © assunto tiver sido esgotado, tendo a equipe apresentado diversas. solugSes, 0 coordenador deve definir qual a tendéncia dominante. sty yobs se ok iam a teiatn eo by) Elenco de regras »: 1 0tios iin tog lene onsbentye Para que a referida 1 Pos - © respeito a uma série ¢ Com referencia 20 a se necessdrio, outras rodadas Digitalizada com CamScannerbs a 180 | sistemas de Intormacdes Gerenciais « Reboucar * Quanto ao nivel de contribuigio: nao é admissivel que algum partici- pante permanega alheio, nem que seja para dizer “entendi”, na rodada de esclarecimentos. Todos sio corresponsaveis pelo resultado final e, assim sendo, nao é possivel aceitar a nio participagio de um m« : da equipe, pois isso o tornaria isento de sua parcela de responsabili de nesse trabalho realizado em conjunto com outras pessoas. fe! © Quanto as interrupgées: é fundamental que ninguém interrompa o ou~ tro participante, pois, com isso, protegem-se Os timidos e inibic los. EI podem falar sem o risco de se verem, constantemente, interromp pelos mais agressivos. Como nem sempre inibi¢do é sinal ideias, estimular os inibidos a falar resulta em algo valido por ser, ex mamente, operacional ¢ eficiente, bem como, em alguns casos, * Quanto as criticas de qualquer tipo: as pessoas precisam sen _vres para dizer o que bem entendem. Se ficarem com -e serem criticadas, acabam por se autorreprimir. Passam a ah 0 minimo possivel, a fim de se arriscarem © minimo. Perd pont de, os participantes bloqueiam 0 seu processo ‘tende a tornar-se restrito e timido. £ preciso considerar, Digitalizada com CamScannerEstruturagio do sic | 184 crates ot falado, Com iss0,cvita-se que oe Participantes se sintam envolvidos pessoalmente © se vejam na obrigacio de se defender ou fazer ais i Ponto de vista, quando o que se deseja é, simplesmente, encontrar solucSes que Tepresentem 0 consenso da equi wultidis- ciplinar de trabalho, ae | contetido, o ideal, para o resultado da equipe de trabalho, é que os Participantes possam estudar Previamente o assunto; dai o interesse de marcar, com antecedéncia, a reuniio, Quando nao for possivel tal estudo prévio, cada Participante deverd contri- buir com seu parecer, com enfoque especifico de sua propria drea de atuagio na empresa. Ao dar a sua visio, com. enfoque especifico de sua rea, o participante «sti resolvendo 9 problema junto com a equine meno na amvéncia ae um estudo prévio da equipe,a somatéria de pontos de Vista produz uma visio geral do assunto tendente a uma solugio mais objetiva. De qualquer maneira, havendo ou n participantes deem, sempre que possivel, uma cont boracao criativa, emergente do “aqui e agora” da situagio da reun criativamente, tanto « i de de € respondendo, criati antes da reunido, como aqueles que Ihes estio em equipe multidisciplinar. ‘ A técnica TVL Digitalizada com CamScanner182 | sistemas de Informacdes Gerencials + Reboucas transferéncia de horirio ou de agenda niio comunicada aos par pantes anteriormente; local inadequado, sem conforto minimo e praticidade; auséncia de participante sem substitute, assistente ou repre: falta de participagio de algum determinado funcionirio | es referem ao assunto abordado; participante-ouvinte, por interferéncia indevida em __ lhe sao pertinentes; -apresentagao de alternativas no analisadas p Digitalizada com CamScannerEstruturacio do sic | 183 catalisadores do | Como 0 asst Digitalizada com CamScanner184 | sistemas de Informacdes Gerencials * Reboucas + Ginafa: pela maneira de sentar-se € de sorrir ironicamente vé-se que acha a equipe indigna de sua participagao. Esta, em sua sabedoria, com a cabeca muita além das fronteiras que se estio discutindo. Macaco: € 0 festivo do grupo. Anedoteiro, espirituoso, bagunceiro, inte~ ligente e superficial. Sempre que intervém, provoca riso. Todos esperam, dele uma gracinha. Ninguém 0 leva a sério. Anima, mas termina irritando, Pombo: € um paviozinho frustrado. Fica arrulhando com © compa- nheiro ao lado. $6 vive de par. Cata pedrinhas para ele préprio e para © vizinho. Se o interpelam, bate as asas assustado, mas volta a arrulhar com 0 companheiro. ; ie Camaledo: esti de acordo com a maioria; é ele mesmo que afirma isso, A discussio, para ele, é uma oportunidade de verificar para que lado esti soprando o vento. Pretende estar de acordo com todos os pantes por mais divergentes que sejam as posigdes tomada + Esquilo: acanhado, fugidio, embaragado. Fica “quebrando 7 oO D sera 9h o BORE ; Digitalizada com CamScannerEstruturagio do SiG | 185 4.4 Estruturacao dos relatérios gerenciais Pode-se considerar bastante normal ¢ Obvio vocé tratar do assunto inerente ao. sistema buir, de maneira efetiva, identificar que este livro,a0 de informagSes gerenciais, procura contri- Para a otimizagio do Processo decisério nas empresas. E, para que isso seja uma realidade operacional nas empresas, é necessirie que »€ duas das mais importantes sio a estruturagio ea operacionalizagio dos relatérios gerenciais, Digitalizada com CamScanner186 | sistemas de informagées Gerenciais + Reboucas D - Decisées e agdes De acordo com 0 modelo proposto neste trabalho, as decisOes € \portante para 0 relatério ger das em relagio a determinado tomadas representam 0 ponto mais imy explicagio das decisdes e das agdes toma forga o executivo a tornar claro 0 seu procedimento. Fica evidente a nec de explicitar os recursos de que as decisdes ¢ as ages vio necessitar, Outro aspecto a ser considerado é 0 das decisdes e das agdes alter © executivo poder adotar no desenvolvimento dos trabalhos. deve explicitar os resultados que pretende alcangar através das tomadas com base nas informagées apresentadas através de nt Digitalizada com CamScannerEstruturacao do siG | 187 compradores das informagSes tenham os mesmos objec dos lucros, reducZ0 dos investimentee a pees Entretanto, nem sempre isso. acoi ‘ ordager 3 5 " h ntece, porque a abi dos oon Se Parte das vezes, diferente da abordagem ae pee informagSes. E pode-se c que, na maior parte das vezes, 0 executivo administrador do SIG se coloca no mei ou mesmo, conceituais, INGOs entre essas divergéncias operacionais, Pode-se considerar que o ¢o it ti cant. das veoe ” Saana i informagées, ‘mages, em significativa parte - 2 Shee 'y s vendedores das informagdes; Digitalizada com CamScanner188 | Sistemas de intormagdes Gerencials + Reboucos menor hierarquia e menos diferengas em termos de poder dentro da ‘estrutura organizacional formal da empresa; mais descentralizagio do poder de decisio; mudanga de valores, o que permite as pessoas se integrarem 1 quadamente com as novas realidades dos fatores externos ¢ mais consciéncia dos direitos e do potencial de contribuigio individuo e de cada unidade organizacional para com globais da empresa; Isic sae ason rel pao are e colaborativa; e Digitalizada com CamScannerParece evidente que envolvidos no conflite Entretanto, surge: quadamente © proceso No processo de n amplitudes, as quai do referido processo. Essas suposig Entretanto, todo ceitos para os Para que devem ser to Digitalizada com CamScanner190 | sistemas de Informagées Gerenciais » Reboucas para pensarem em alternativas melhores; oportunidade para consequéncias do nio mudar ¢ tempo para pensarem sobre 0 afeta, tais como preocupagdes ¢ esperangas, inclusive pessoais. a Outro item a ser abordado no processo de mudangas sio os lin Digitalizada com CamScannerEstruturagto do SiG | 191 associativo: & afivel, de trabalhar em ¢ i quipe. Preserva muito as relagdes e os valoten tt diber Ihe dizer “no”, Usa muito a intuigio e as relagdes afetivas, £, ambém, apresenta os dez mandamentos do bom negociador, definir os objetivos: antes de se Sentar 4 mesa, é preciso saber como ¢ até onde se pretende chegar, sem €squecer as limitagdes que possam ser impostas pela outra Parte; avaliar 0 perfil ideal: € necessitio identificar as caracterfsticas do nego- ciador. Nio adianta colocar uma pessoa com conhecimentos genéri- Cos para tratar de um contrato com cliusula muito especifica; preparar-se bem: quanto mais extensa for a Prepara¢io, maiores as pos- sibilidades de sucesso. Bem municiado, um negociador mediano tem i. bail 4 . a saber: Digitalizada com CamScanner192 | sistemas de informacées Gerencials + Reboucos Além dos aspectos estruturais ¢ da abordagem negocial inerentes aos relat6~ rios gerenciais, 0 executivo deve considerar 0 seu contetido, de acordo com 0 assunto bisico a ser tratado. Para cada assunto a ser analisado, 0 executivo deve ter perfeito € profundo conhecimento de todas as suas partes integrantes. Por exemplo: se 0 assunto for econémico-financeiro, o executivo deve possuir, além do conhecimento concei- tual e pratico da administragao financeira, também deve ter o entendimento de todos os indices econémico-financeiros que uma empresa deve considerar em seu processo decisério. E, assim por diante, quanto aos assuntos de marketing, Digitalizada com CamScanner