CAPITULO ‘Tenemos sin duda, y cada vex ms, que vivir con ides, pero tenamae que dejar do vivir desde nace. José Orteca y Gasser Lor dstomas pueden sar ertiteos 0 dngmieos; pero si han ée contiauar, daben poder ajustarce al am Diente mutable, Rocco MarTINoOBJETIVOS = Tomar con de la necesidad de sistema operacién de una empresa. ar los objetivos de Dar a conocer un sistema préctico de codificacién de materiales y productos. . Mostrar el sistema de tablero de control para el ahorro de espacio y una mayor eficiencia en la localizacién de la mercancia. |. Presentar el sistema de tarjetas perforadas para el control de materia- les y productos. . Ensefiar el sistema Double bin, doble depésito para ahorro de tiem- po en registros de existencias. te conéx: El deloat segin Hi Bee, des de antes. regist cuand tasire El dad de larep que el putad unestSistemas y procedimientos En este capitulo se exponen algunos sistemas seleccionados de los m- chos que pueden conocerse, Sélo hemos propuesto Tos que considerarnos de Stayer uttidad por ser los mas usados en la administracién de os almace, saa en Jos que, en lo personal, hemos encontrado que han side probados ‘con éxito en un gran niimero de negocios. fi sistema de eodificacién se presonta en este libro como wn simple mo- elo que debe adaptarse, no copiarse, como sistema propiode cada empress gegun sus articulos, materiales o productos y de acuerdo con sus propias necesidades: “sl nicGoma de tarjeta perforada es universal, patenado por Royal Mc- ‘Bee una empresa que tiene sucursales y oficinas en las principales ciuds- eee ee cinlo. El uso de la tarjeta es un adelanto en el sistema manual, secs de llegar a la computacién electrénica. Cuando el trabajo de llevar sagistros es voluminoso, el sistema ahorra tiempo costo de mano de obr3; TeBindo es muy extenso se recurre a la computadora, pero aun asi, 1a tarje- ta sirve para proporeionarlelosdatos alaméquina. ‘Bl dnble deposite es utilizado para almacenar, como reserva, una canti- dad de anidades que han de consumirse en el tiempo calculado que dura {a reposicion o reabastecimiento, Su finalidad es el ahorro de trabajo, ya ‘fue climina ol evar tarjetas de inventario perpetuo o registro en 1a cor. GRfadora de articulos de poco valor; forma parte de Ia elasficacion C de Un estudio de clasifieacion selectiva A, B,C." "ators Garcia Cant, dem, ps. 28-48Sistemas de codificacién y numeracion CODIFICACION DE MATERIALES INDIRECTOS: La codificacién es indispensable para la buena administracién de un almacén de materiales y partes componentes para la manufactura, asi como de productos terminados listos para su venta. Todo articulo, sea ma- terial o producto, debe tener un nombre y un ntimero que sirva de identifi- cacién unificada en los departamentos de compras, ventas, almacenes, con- ‘trol do inventarios, procosamionto de datos y eontabilidad. Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: Ja del proveedor y lade la compatiia que compra y manufactura, o que com- pray vendo. La codificacién del proveedor sirve para usarla en las érdenes de compra; la del negocio para identificar cada articulo por su nombre y mtimero en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, regis trany venden. El nombre dado a los articulos debe conocerse en toda la planta onego- cio; puede suceder que alguien pida una rondana, el almacén la conozca como roldana y contabilidad como arandela. Ademds de que el nombre debe ostar unificado en todo ol nogocio, es preferible pedir el articulo por el ntimero de clave dado en la codificacién interna dela compatiia. ‘Algunos materiales y partes componentes deben marearse a su legada al érea de recepeién con el ntimero dado en la codificacién interna, para evitar confusiones en el almacenamicnto yen la entrega al solicitante. ‘Algunas partes pequefias, como tornillos, no pueden marearse una por ‘una; en este caso se marea la caja, envase o bolsa original del proveedor. El sistema de codificacién que a continuacién se describe es solamente un ejemplo que sirve de modelo en un almacén de refaccionesy herramien- tas. Cada companiia ha de tener su propia codificaci6n de acuerdo con sus necesidades. Seusaré para: + Refacciones. + Herramientas. SISTEMA Cada ¢ cada unade+ Numeracién de los dibujos de dispositivos, herramientas, calibra- dores. + Numeracién de maquinaria y equipo. Se usard en los departamentos de: + Almacenes. + Contabilidad. + Procesamiento de datos. + Compras, Esto significa que todo el personal de la organizacién lamaré del mis- monombre y ntimero de clave lo que requiera en sus operaciones de disefio, abastecimiento, almacenamiento, procesamientode datos y contabilidad. SISTEMA BASICO Cada clave estar formada por tres cifras que tendrén dos nimeros cada una de las dos primerasy tres la tercera. Bjemplo: Neimero progresivo Clasificacién general Gruposde laclasificacién 20 es clasificacién general 02es para fresadora. 089 numero progresivo, Dispositivos A los dispositivos se les asigna, como ejemplo, el numero 40 (cuarenta) ‘como primera cifra, seguida por la que a continuacién se indica y luego el numero progresivo. 40-01 Paratorno, 40-02 Para fresadora. 40-03 Paracepillo. 40-04 Parataladro. 40-05 Para rectificadora. 40-06 Para machuelar. 40-07 Paratarrajas. ‘Sistemas de coificacion y numeracién 59a eE_-SSErtrtt 40-08 Para prensas troqueladoras. 40-09 Para fundieién, 40-10 Para acabados. 40-11 Paramdquinas especiales. Ejemplo:el nimerode un dispositive X para taladro, seré 40-04-0385. Herramientas ‘Alas herramientas se les asigna, como ejemplo, la numeracién que & continuacién se indica, ademas del mimero progresivo. 20 Brocas 20-01 Brocas sobre plano. 20-02 Brocas izquierdas. 20-03 Brocas largas. 20.04. Brocas s6lidas de carbure de tungsteno y brocas con pastillasde este mismo metal. 20-05 Brocasde centro. 20-06 Brocas en fracciones de pulgada. 20-07 Brocas por mimero. 20-08 Brocas por letra. 21 Rimas 21-01 Rimassobre plano. 21-02 Rimasdeexpansién. 21-03 Rimashelicoidales. 21-04 Rimasrectas. 21-05 Barraspara lapping. 21-06 Esferasde carburode tungsteno. 21-07 Mandriles Sunnen. 22 Fresas 22-01 Fresas sobre plano, con pastilla de carburo de tungsteno, 22-02 Fresas sobre plano, de acero. 22-03 Fresascon piloto. 22-04 Fresasen fraccionesde pulgada. Avellanadores 33.01 Avellanadores sobre plano. 23-02 Avellanadores izquierdos. 23-03 Avellanadores en fracciones de pulgada. 30 Herramientas demano 30-01 Llaves. 130-02 Cepillosdealambre. 60 Capitulo 3 20-03. Cince 30-04 Sierr SISTEMA DEC Y PRODUCTOS El estableciz tos o sea materias fa, de compras, ¢ tos terminadoses El sistema d alguna de laseta para las neceside razonable. Para numer das las caracters aquellasque det fébricas. Estas ‘como ejemploen30-08 Cincelesy espatulas. 30-04 Sierrasy arcos. SISTEMA DE CODIFICACION DE MATERIALES YPRODUCTOS: EHlestablecimiento de un sistema de identificacién de los materiales direc- ‘oso sea materias primas, es la funcién principal del departamenta de ingenie- ria, de compras, de almacenes o de produecién. La identificacién de los produc- ‘tos terminados es la funciGn principal del departamento de ventas, El sistema de identificacién debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la produecién y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fabrica y las previsibles, eon un criterio razonable. Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias 0 to- das las caracteristicas siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestidn dentro de nuestras fébricas. Estas caracteristicas importantes se mencionan tinicamente como ejemploen el cual se ha dado un ntimero acada una: 1, Dimensiones. Largo, ancho y calibre, en el caso de una lamina; did- metro, en el casode una flecha. 2, Material de que esta hecho, Hierro, acero, cobre, latén, nfquel, plés- tico, madera, etc. Acabado, Rolado en caliente, rolado en frfo, niquelado, eromado, es- maltado, ete. |. Composicién quimica, Aceros aleados, sustancias quimicas, mez- clas, ete. Aparato o equipodel cual va a formar parte. Bn el caso de ser compo- nentes identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que producela fabrica. 6. Casa vendedora y marca de fébriea. En algunos casos. La identificacién del material debe tomar en cuenta solamente las ea- racteristicas antes mencionadas que sean de utilidad para la fabrica; de otra manera el sistema de identificacién se complicarfa innecesariamente, SISTEMA DE NUMERACION En un sistema de numeracién se pueden usar los nfimeros, letras osig- nos que usa el abastecedor; pero esto tiene serios inconvenientes conforme va ereciendo la fabrica y multiplicéndose la cantidad de materias primas guardadas, pues no hay ninguna regla para la diferenciacién de los produc- Sistemas de codiicacin y numeracion 61tos entre si. En realidad, esto no constituye un sistema de numeracién pro- piamente, es una mezcla de los sistemas de otras fabricas. ‘Esmucho mejor que cada fabrica instale su propio sistema de numera- cién, al cual le puede dar muchas aplicaciones como veremos en seguida. El tener un sistema propio no excluye la posibilidad y conveniencia de te- ner unas tablas con referencias cruzadas entre nuestra propia identifica- cin las de los abastecedoresa quienes se compra. ‘Un sistema de identificacién no debe user signos arbitrarios, sino Je- tras y mimeros; nids atin, es preferible usar solamente ntimeros para estar preparados para el uso de tarjetas perforadas, las cuales operan mejor con néimerosque con letras. En un sistema de clasificacién de materiales se tendrén clases, subcla- ses, grupos, subgrupos, etc.,y al final elementos. Supongamos que elegimos un sistema de nttmeros de nueve cifras tal como 99-999-9999, veamos qué podemos hacer con él. Las dos primeras ci- fras pueden representar clases. Podemos reservar 99 clases para Iineas de productos terminados: por ejemplo del 90 al 99. Las tres cifras siguientes nos indican subclases y en el caso de productos terminados tenemos campo para 999 productos distintos en cada linea de productos. Las cuatro cifras siguientes las reservamos para subensambles y tenemos capacidad para 9999 subensambles por producto. Volviendo a las primeras dos cifras, entre 1a 00y 1289 tenemos 90 clases que podemos emplear para materiasprimas. Las siguientes tres cifras nos dan capacidad para 999 subclases dentro de cada clase y las cuatro tltimas nos permiten identificar 9999 elementos dentro de cada subclase. En el caso de las materias primas, las 90 clases pueden significar por ejemplo el material de que esté hecha la pieza. Ejemplo: 00 Sinclasificar. 01 Madera. 02 Fierro fundido, 03. Acerocomercial. 04 ‘Acerode herramientas. 05 Cobre. 06 Aluminio. 07 Vidrio. 08 Porcelana. 09 Plastico. En las subclases de acero comercial pondriamos: 001 Léminade1/16. 002 Laminade 1/8. 003 Laminade 1/4, 004 Laminade 1/2. 62 Capitulo 3 ploenelcasod 0025 Die 0050 Dix En el caso dimensiones sar en el siste tratadode hac NUMERACIC DE ALMACE! Para facil su colocacién deanaquel ye La figura: caras y separaOtrosejemplos: 010 Tubo paraagua O11 Tubo conduit. 012 Tubo mecénico. 020 Varilla para conereto. 021 Varilla roladaen caliente. 022 Flecharoladaen frio. 030 Placadefierro. Las cuatro tiltimas cifras se pueden usar para dimensiones, Por ejem- ploenelcasode flechasse pondrian los diémetros: 0025 Diémetro 25mm, 0050 Didmetro 50mm. En el caso de la 14mina, las cuatro dltimas cifras pueden indicar las dimensiones de ella: 0808 Laminade3 x Spies. 0312 Léminade3 x 12pies. Loexpresado es simplemente un ejemplo para ilustrar el uso del sisto- ma y su flexibilidad, Un sistema en el cual cada cifra significa algo es mu- cho més til que uno en el que asigndramos niimeros sucesivos a todas las materias primas, como go nos fuera ocurriendo, sin regla alguna. El formular un sistema con niimeros que signifiquen algo tiene ade- ‘is la ventaja de que necesariamonte va dejando niimeros sin usar para ‘casos postoriores y de poderse adaptar facilmente a las tarjetas perforadas’ ‘que se usan en los sistemas meeanizados de procesamiento de datos. Hay muchas fabricas que tienen sistemas de numeracién distintos al descrito y estén satisfechas con él. Lo importante es tener el sistema que ‘sea mas apropiado al tamafioy necesidades de la fabrica en cuestién, Cuando no oxiste un sistema de numeracién en una faibrica, o cuando nose esta satisfecho con el que se tiene establecido, entonces conviene pen- sar en el sistema expuesto, el cual posee numerosas ventajas que hemos ‘tratadode hacer notar. NUMERACION DELOS ESPACIOS DEALMACENAMIENTO Para facilitar la localizacién de los productos y materiales, tanto para su colocacién como para encontrarlos, cada pasillo, estante o pila, espacio de anaquel y cada caja orecipiente, deben numerarse. La figura 3.1 es un ejemplo de dos estantes divididos a Jo largo en dos caras y separados por los pasillos que permiten maniobrar de un ladoy de Sistemas de codificci6n y numeracion 63otro, En esta figura se puede ver que el mimero 211 corresponde al estante aoe 2, nivel 1 y médulo 1 (divisiOn por columne al frente); enseguida, hacia feode anti aaa arriba de ese espacio, estd el 221 que corresponde al estante 2, nivel 2 y a médulo 1. De igual manera el ntimero 433 ha de corresponder al estante te Avnivel 3ymédulo3. a i pe ‘De esta forma las cajas metélicas para piezas chicas, los cajones de un estanto, ete, deben numerarse como especio. ecueies 54 Capitulo 3Sistema de doble depésito Este sistema, double bin en inglés, es empleado en negocios pequetios, medianos y grandes para reducir el trabajo de llevar un inventario perpe. ‘tuo de articulos de poco valor y mucho consumo. Estos artfculos como pueden ser tornillos, pijas, tuereas, rondanas, ar- ticulosde empaque,ete., pueden tener un alto costo en su control de entra. das y salidas, ya sea por tarjetas o por computadora. De ellos puede decirse que cuesta mas el control que lo controlado. El sistema resuelve el problema de saber cudndo se requiere el reabas- tecimiento si no se evan registros de entradas y salidas dondo se especifi- quen las cantidades de punto de reorden. Si se determina no llevar regis. tros de existencias, ya sea por tarjetas, listas o computacién lectrénica, entonces se utiliza el sistema de doble depésito para saber cuando llega la mercaneia a una cantidad establecida como punto de reorden para requerir elreabastecimientoal departamento de compras. El sistema consiste en separar la cantidad calculada como punto de reorden del resto de la mereancia recibida. El punto de reorden es la canti- dad que se consume en el periodo contado desde que se hace un pedido has. talaentrada de la mercancia al almacén, més una reserva caleulada. Elespacio o segundo depésito donde se almacena esa cantidad reserva- da se sella de alguna manera para que no se toque la mercancia mientras haya existencia enel primer espacioo depésito. PROCEDIMIENTO 1. Realizar un estudio que clasifique los articulos de alto valor como A, losde mediano como B y los de poco como C. 2. Efectuar un estudio de maximos, minimos y puntos de reorden de los articulos de Ja clasificacién C, por los sistemas deterministico yprobabilistieo {Alms GorefaCants den pes. 28-48. *hlionse Garda Cant don,[Parte de orden sie exces ' {Fecha ssictaie [Pec roomide \bsanacione i ‘igur2.Taetarequsénacomprspareelecemadedobledepésin, 3, Colocar el material o producto asf clasificado, de manera que quede apartado del resto de la mercanefa recibida, en un estante, parte o divisién de anaquel, easillero, caja, cajén obolsa. 4, Sellar o clausurar de alguna manera el lugar asf apartado; puede hhacerse con una cinta que cruce el espacio en un estante, algo que selle un tambor orecipiente o grapasen una bolsa. 5. Eleborar una tareta/tequsicion (ig. 3.2) con los siguientes datos: 4) nombredel articuloy sus especificaciones; }) mimero de codificacién; ©) fecha tiltima de entrada al almacén; 4) fechadel diade entrega de la tarjota a compras; i ) cantidad maxima olote econémico de compra, y * A cantidad de punto de reorden. 6, Fijarla tarjetaa una cinta, sello o bolsa engrapada, 7. Abrir el lugar apartado (segundo depésito) cuando la existencia en lotro lugar se haya agotado. 8. Cortar la tarjeta por el centro y enviar una parte al departamento | de compras; la otra se quedaen el lugar sefialando que hay un pedi- | ode compra pendiente. LEY DE WILFREDO PARETO En un andlisis de inventario por el sistema selectivo A, B, C los articulos ‘clasificados como C, que son los de poco valor, normalmente representan entre 65 Capitulo 3un 60% y un 80% del total de los renglones de los articulos. Bste serd el mismo porcentaje de ahorro de tiempo, trabajo y costo, si a esos articulos no se les leva ‘Tgistros en tarjetas, en contabitidad o en. ‘A falta de esos registros que indican los puntos de reorden, el sistema de doble depésito avisa oportunamente cuando y cudnto reabastecer en material oproducto. En.caso de que la politica de la compafifa exija llevar un inventariopor- petuo al 100%, las anotaciones de salida y saldos se harén cuando la mer- ‘cancia del primer dep6sito se agotey se abra el segundo para hacer un nue- ‘vo reabastecimiento como ya se indic6, Esto puede suceder después de se- ‘nas omeses de a tims entrada al almacén-Iafrecuenci enel trabajo sereduce asi. Sistema de doble depésito 67un 60% y un 80% del total de los renglones de los articulos. iste seré el mismo porcentaje de ahorro de tiempo, trabajoy costo, si a esos articulos nose les leva ‘registros en tarjetas, en contabilidad o en computadora. A falta de esos registros que indican los puntos de reorden, el sistema de doble depésito avisa oportunamente cudndo y cuanto reabastecer en material oprodueto. Eneasode que la politica de la compafifa exija llevar un inventario per- petuo al 100%, las anotaciones de salida y saldos se harn cuando la mer- cancia del primer depésito se agote y se abra el segundo para hacer un nue- vo reabastecimiento como ya se indies. Esto puede suceder después de se- manaso meses de a titima entrada al almacén -la frecuencia en el trabajo sereduce asi. Sistema de doble depésito 67Sistema de tablero de control Este sistema logra ahorrar espacio en almacenes donde éste es muy re- ducido y llega a una situacién critica. ‘O bien, logra un mayor aprovecha- ‘miento del espacio disponible. El nuevo procedimiento viene a romper la regla de oro que dice: un lu- gar para cada ‘cosa y cada cosa en su lugar, segtin esto se asigna un solo I para cada art{culo; el orden es ideal y facilita la localizacién tanto del lugar como de la mercancia que ‘se busca; pero cuando el espacio en el almacén es critico, se sacrifica este orden para lograr un mayor aprovecha- ‘miento de todoel espacio disponible. ‘El razonamiento del sistema se basa en que hay desperdicio de espacio en un almacén que tiene un lugar asignado para la cantidad maxima de tm articulo y éste no permanece leno por el movimiento normal de salidas de materiales a produccién o de productos a clientes. ‘Se estima que un al- ‘macén se encuentra normalmente al 50% desu capacidad y nunca al 100%. El nuevo procedimiento consiste en colocar ‘a mercancia que llega al almacén en los espacios que van quedando disponibles con el movimiento de salidas. Se puede pensar en el proble sma que este proceder puede causar por la dificultad de encontrar lo que se ‘quiere, por la posibilidad de dupli- ‘car pedidos y por la pérdida de tiempoen la toma de inventarios. MATERIAL PARA EL SISTEMA 1, El tablero de control, puede construirse con madera y Sijarse a un muro de la oficina de control de existencias. E] tablero lo maneja elencargado de control de existencias (véase la figura 3.3). 2. Las casillas, pegadas al tablero, normalmente son cuadradas, de 10 ‘em por lado y 2 em de fondo, y estén construidas de madera u otro material, Deben tener una abertura del lado derecho, como se ve en Ja ilustracién (fig. 3.5), para introducir tarjetas de color. Habra una casilla por cada espacio numerado en el almacén y todas ellas esta~ tan alineadas con el mismo orden numérico, Asi el tablero resulta ser un planofiel del almacén.Cada vez que hay un espacio disponible en el almacén la casilla que Ie corresponde estard vacta; y cada vez que éste es aprovechado con mercanefa la casilla tendré una tarjeta deeolor. . Las tarjetas de control, serén las tinicas que levarén el control de entradas, salidas y saldos de cada mercancfa. Deben tener impresos renglones y columnas como se ve en Ia figura 3.4; estas tarjetas tie- nen cuatro divisiones verticales, cada una con un renglén para el ntimero de lugar y con otro para el niimero de la documentacién de entrada, Todas estas divisiones tienen cuatro columnas, una para anotar fechas, otra para el nimero de registro, otra para las canti- dades de salidas y otra para los saldos ~entradas menos salidas. Se emplea una de las cuatro divisiones para cada nueva entrada y. anula toda la divisién cuando la cantidad de la columna “salto” He- gaa0. Alanularse o sellarse una divisin, las restantes quedan con cantidades anotadas o libres para las siguientes entradas. La divi sidnas{ anulada nose vuelveausar. | (7 | (7, eS Fue 33. Molo det ‘re decomie4, Lester tal que = Cada vez lecorresp pacioene ‘casilla cx esdeentr a 1. Revisa la copia dely 2. Elaboras ylacants mtinment romision: 8. Retionel unalistay 4, Entrega existencs c |. Recibe & de entrad proveeda Encuent a la me entrada Revise color. ‘Anotaen ‘recepeiss a) mime de dex b) nitime ©) fecha @ cant 5. Coloca enlaiay 6. Elabora’ dica los! Tonuoeporeneepeumssiendtaly yeenty a | en1es fonseeul e204 [| oes [eres [onanu] = | ors [ours Joananul Shea |f ores | emis [me | ewes wyuepenuospcwoursea || up epee ep ououncog _||_wouesenueep owsaunsog || wou penn op oweunooa ste sem sto sto cequnuees | —vopies ao | ooo sews oping oon 04, Las tarjetas de colores, han de hacerse con cartoncillo de un tamafio ‘tal que se deslicen facilmente dentro de las casillas del tablero. Cada vez que un espacioenel almacén esté disponible, la casilla que Te corresponde en el tablero no tendré tarjeta, y cada vez que un es- pacio on el almacén esté ocupado en su totalidad o parcialmente, la casilla correspondiente tendré una tarjeta verde si la mercancia esdeentrada mas antigua yrojasiesde reciente entrada. PROCEDIMIENTO PARA ENTRADAS Encargado de recepeién: 1. Revisa la mereaneia y coteja la remisién del proveedor con una copia del pedido de compra. 2. Elabora una nota de entrada con nimero de folio, la especificacién ya cantidad recibida. Esta es la documentacién de entrada més co- miinmente usada, En algunas compatiias se emplean copias de la remisién o factura/remisién como documentacién deentrada. . Retiene la mercancia hasta que el almacenista pasa a recogerla con una lista de instrucciones. |. Entrega la documentacién de entrada al encargado del control de existencias. Encargado del control de existencias: 1. Recibe diariamente del encargado de recepeién la documentacién de entrada (lista de materiales, notas de entrada, o remisiones del proveedor). 2, Encuentra, en su tarjetero, las tarjetas de control correspondientes a la mereancia recibida de acuerdo con la documentacién de entrada. . Revisa el tablero y observa las casillas que no tengan tarjeta de color. .. Anota en cada tarjeta de control, empleando una divisién para cada ‘recepcién de mercaneta, los siguientes datos: a) ndmero del lugar disponible (ntimero de casilla sin tarjeta) don- de decide que se coloque la mercancia; b) ntimero del documento de entrada; ©) fecha de entrada (en la columna fecha), y @) cantidad por almacenar en el lugar decidido. . Coloca una tarjeta de eartoncillo en la casilla del ntimero anotado en la tarjeta de control. labora una lista de instrueciones para el almacenista donde le in- dica los lugares precisosdond a de colocar la mercancia. Sistema de tablere de control 71las | 5. Cu T ob las 6. Ret del 7. Ela ind ‘Contaretn espacio ‘Sintarew, = “al oopsSite Helm 135, Modelo decositas, 1. Bee Figura. Model Ls 2. Sar 7. Recibe del almacenista la lista de instrueciones con una cruzo palo- den maen os renglones de articulos, y la archiva. = = Elalmacenista: 5. Ent emb 1. Recibe una lista de instrucciones del encargado del control de exis tencias 2 Goloce In mereancfa recibida, precisamente en los lugares sefiala- EJEME dosenlalista. 8. Marea con una eruz el renglén de la lista correspondiente al artfculo 18dedicie colocado en el lugar quese le indies, El depa 4. Entrega la lista al encargado del control de existencias, por? 000k; Sdeenero Elenca PROCEDIMIENTO PARA LAS SALIDAS DEL ALMACEN documento | enocho tam Encargado del control de existencias: Noexis i argado del control de oxistencias: 1. Cuando se trata del almaeén de productos terminados, recibe los pe- — didos de clientes que han sido aprobados por el departamento de cré Obserws | dito. Todo pedido debe tener un nimero de folio pues ésta es la docu. nibles por ns mentaciénde salida. Anstae Sise trata del almacén de materiales, recibe de produccién o del en- aes cargado de la programacidn de la produecién, las requisiciones de En lace | material. Estas deben tener un nimero de folio y las cantidades cohen requeridas, foie 2. Encuentra, en su tarjetero, las tarjetas correspondientes a los mate- yellugar22 riales olieitados. Eales 8. Observa las columnas de la tarjeta que va a procesar y selecciona ae Ja que tiene una cantidad menor a las otras, 0 que tiene una fecha —- | deentrada mas antigua. Colecat 72 Capitulo 34. En a division asi seleccionada, anota en las columnas respectivas, la fecha de salida, la cantidad de salida y la nueva existencia. 5, Cuando la cantidad de una columna queda agotada, ésta se cierra o bien se anula con lineas cruzadas. Sélo quedan disponibles para Jas siguientes entradas salidas las demésdivisionesde la tarjeta. 6. Retira la tarjeta de cartén de la casilla correspondiente al ntimero dela columna que fue anulada. 7. Elabora una lista de instruccién para el almacenista en la que le indica el lugar numerado de donde debe sacar los materiales o los productos, segrin sea el almacén de uno wotro, Elalmacenista: 1. Recibe del encargado del control de existencias una lista de mate- riales ode productos que debe sacar del almacén, ‘Surte la mereancia de los lugares numerados que le indica la lista. deinstruccién. }. Marca con una cruzel renglén correspondiente a cada salida. . Entrega la lista al encargado del control de existencias. . Entrega los materiales a produccién, o los productos a la seccién de embarqueaclientes. EJEMPLO: 18dediciembre El departamento de compras expide la orden de compra nfimero 1 001 por? 000 kg dematerial 09-24. Sdeenero El encargado del control de existencias recibe del drea de recepcién el documento de entrada niimero 506 que ampara 1 600 kg de material 09-24, enocho tamboresde 200 kg. ‘Noexiste tarjeta de control por ser material de nuevo uso. Elabora una tarjeta con los datos de nombre y niimero de codificacién 09-24 Observa en el tablero de control que los lugares 234 y 222 estn dispo- nibles por no tener tarjeta, Anota en la primera divisién de la izquierda, de la tarjeta de control, elntimero de documentacidn de entrada 506 y el lugar 234, En la columna “fecha” de la primera division anota 5 de enero, en las columnas "cantidad” y “saldo”, respectivamente, anota 1 000 kg. Anota en la segunda divisidn el ntimero de documento de entrada 506 yellugar 222. En la columna “fecha” de la segunda divisién anota 5 de enero; en las columnas “cantidad” y "saldo” respectivamente anota 600 kg. Coloca la tarjeta en su tarjetero, Coloca una tarjeta verde on la casilla 222 y una roja en la 234, Sistema de tablero de control 73_—_——_——$j Elabora una lista de instruecién para el almacenista on la que detalla los ntimeros y nombres de los materiales recibidos ese dia y los lugares don- de se le ordena que los coloque. En este caso anota en dos renglones: 09-24, nombre del material, 1.000 kg y lugar 234, y 09-24, mismo nombre del ma- terial, 600 kg y lugar 222. 12deenero El encargado del control de existencias recibe la requisicién (0 pedido del cliente) 2 406 por 400 kg del material 09-24, y obtiene la tarjeta corres- pondiente al nombre del material con el ntimero 09-24. ‘Anota en la segunda divisién, en las columnas respectivas, 400 kg sali- day 200 kg saldo (toma siempre las divisiones con menor cantidad).. Blabora Ia lista de instruccién para e] almacenista anotando: 09-24, elnombredel material, 400 kg y lugar 222. (Hasta esa fecha la existencia es de 1000 kg en el lugar 234 y de 200 kg en el lugar 222; la casilla 234 sigue con tarjeta roja que indica no tomar mientras hay mercancia en el lugar 222 que tiene tarjeta verde.) 28deenero Elencargado del control de existencias recibe el documento de entrada 907 por 400 kg del material 09-24 (restante de la orden de compra 1 001 por2 000kg), ‘Toma la tarjeta correspondiente al mimero 09-24. Observa en el tablero de control que el lugar 213 est disponible por no tener tarjeta en la casilladeese nimero. “Anota en la tercera divisin el ntimero de documento de entrada y el lugar213. ‘Anota en las columnas respectivas: fecha 28 de enero y cantidad y sal- 0.400 kg. ‘Rogresa la tarjeta su lugar. Coloca la tarjeta roja en lacasilla 213, Elabora la lista de instruccién para el almacenista anotando: 09-24, nombre del material y lugar 213 donde debe colocar los 400 kg. 6defebrero El encargado del control de existencias recibe una requisici6n (0 pedi- do) por 400 kg del material 09-24. ‘Obtiene la tarjeta correspondiente y anota en la segunda divisién: fe- cha 6 de febrero, salida 200 kg y saldo 0, en las columnas apropiadas. Anula la segunda columna cruzéndola con dos ineas. Retira la tarjeta verde de la casilla 222. ‘Anota en la primera division la fecha 6 de febrero, la cantidad 200 kg yelsaldo 800 kg en sus columnas respectivas. Elabora la lista de instruccién en la que ordena al almacenista tome 200 kg del lugar 222 y 200 keg del lugar 234 del material 09-24 (no se toma del lugar 213 por tener la fecha més reciente y tarjeta roja en el tablero), (Ahora la existencia es de 800 kg en el lugar 234 y de 400 kg en el lugar 213, Las casillas 234 y 213 tendran tarjetas en donde se indica que no estén. disponibles, yla casilla 222 no tendra tarjeta hasta que vuelva a ocuparse.) 74 Capitulo 3 Keysort es rededor, sobre cidn de datos cones, estadist ‘tros que tiene: puede tener m comoordendeSistema Keysort de tarjetas perforadas Keysort es un sistema de clasificacién de tarjetas perforadas en todo su rededor, sobre el margen. Las tarjetas perforadas son titiles en la agrupa- ‘cidn de datos en varios tipos de trabajos de una empresa: produccién, alma- cenes, estadisticas, ventas, ete. Se utilizan para seleceionar aquellos regis- tros que tienen una categoria espeeifica 0 una combinacién de eategorias cespeefficas (seleccién multiple). Por ejemplo, una requisicién al almacén puede tener maltiples necesidades de seleccién 0 agrupacién de nimeros como orden de trabajo, departamento, material, maquina, ete. CLASIFICAGION PARA EL DEPARTAMENTO DECOSTOS El departamento de costos posiblemente tenga que vaciar los datos de Jas requisiciones que le llegan del almacén a las érdenes de fabricacién. Diariamente han de Ilegarle miltiples requisiciones de varios centros dé eostos para muchas érdenes de fabricacién que tiene que costear y proce- sar. Necesariamente tendré que agruparlas por niimero de orden. Las tarjetas habrén de disefiarse de manera diferente de acuerdo con Jos sistemas y necesidades de cada empresa. En la figura 3.6 se muestra tun modelo que sirve de ejemplo. El sistema consiste en tarjetas con cfreulos perforados en sus orillas 0 con- ‘tomnos que son cortados en forma de mueseas para que estas tarjetas puedan separarse. A continuacién presentamos el procedimiento que se sigue: Corte de muescas enlastarjetas Las tarjetas se clasifican por la presencia de muescas en cada grupo de mtimeros. Las mueseas se hacen con un dispositivo manual o con una maquina Royal McBee de teclado que perfora hasta 25 tarjetas ala vez. El mimero deseado se forma con la cantidad de grupos necesarios para combinar: unidad, decena, centena ymillar.pun, Modelodetreta prorat. 16Ejemplo: namero 961. D009 0090 Centena Unidad Con los ntimeros 7, 4, 2 y 1 de cada grupo se combinan cifras del 1 al 9. Parael 0sedeja la divisi6n sin perforar. Separaciénde tarjetas Los nimeros de las tarjetas se clasifican segiin la presencia o ausencia de mueseas en el borde de la tarjeta. Para seleccionar un ntimero se emplea un dispositive Royal McBee que atraviesa las tarjetas por sus perforaciones originales. Las tarjetas son co- Jocadas en una eharola especial que las empareja de manera que las perfo- raciones originales y las muescas queden perfectamente alineadas una trasotra. ‘Se comienza por atravesar la primera linea de perforaciones de la dere- cha y se levanta el dispositivo; asf, las tarjetas que al atravesarse no ten- gan muesca, serdn levantadas y separadas de las que sila tienen. De esta manera las tarjetas que salen hacia arriba se separan de las que quedan abajo y se colocan atras de todas en la charola. Se prosigue ensartando de derecha a izquierda, levantando y colocando atrés de las tarjetas. Al final, las tarjetas de un mismo ndmero quedardn agrupadas por sus muescas (véase la figura 3.12, by c).Figura 37. byl, Manerodeseprarlstrjetsperoreds.Resumen Los sistemas propuestos en este capitulo son modelos tomados de algru- nas empresas que los han empleado con éxito. Estos pueden adoptarse 0 adaptarse de acuerdo con las necesidades particulares. El lector no debe quedar satisfecho eon estos cuatro sistemas; debe di sear otros més para que la administracion de sus almacenes quede actua- lizaday este es un trabajo permanente, pues actualizacién quiere decir cam- bio constante. El sistema de codificacion de materiales y productos es solamente un modelo que sirvié a una empresa amiga. Al lector le servira como ejemplo para que él haga una codificacién con los mismos principios. E] tablero de control es un sistema que se emplea en un gran mimero de empresas que lo adoptaron para solucionar sus problemas de falta de espacio resultado de su constante crecimiento. Las tarjetas perforadas son desde hace varios aiios universales, pues Jas emplean negocios en las prineipales ciudades de Estados Unidos y Eu- ropa. El sistema ofrece grandes ventajas para el control de miiltiples ope- raciones comerciales e industriales. El que aqui se ejemplifica ahorra tiempo en el control de costos de materiales y en el control de la produccién. El sistema de doble depdsito ahorra tiempo y costo en el control de exis- tencias de articulos de poco valor. Indica cudndoy con cuanto hay que abas- ‘teceral almacén de una manera automatica,