La correspondència a l'empresa

Resum

La carta comercial es considera un dels mitjans de comunicació més eficaços i de més

influència en el món dels negocis. Tot i que, cada cop més està essent desplaçada per l'ús del
correu electrònic, aquesta encara és molt present a qualsevol oficina on es desenvolupin
treballs administratius.

Per estar professionalment preparats, cal dominar aquesta classe d'escrits, la qual cosa us
permetrà desenvolupar les vostres tasques sense dificultats en el vostre lloc de treball.

Donat que els documents que el·laboren les organitzacions acostumen a transmetre la imatge
de les mateixes, aquestes procuren mantenir un mateix estil per a les seves cartes comercials.
Els estils principals són l'estil modern, l'estil modern modificat, l'estil professional i l'estil
evolucionat.

Així, les empreses acostumaran a disposar d'un manual o llibre d'estil que incorpori tots els
criteris per a l'elaboració de documents que surtin de l'empresa.

A l'hora de redactar un document, els aspectes que cal tenir en compte són els següents:

cal adequar la llengua al grau de formalitat, d'acord amb el tipus de relació que hi hagi entre
els interlocutors;

cal mantenir un to general similar en tota la carta, sobretot en les fórmules de salutació i
comiat;

els paràgrafs han de tenir una estructura lògica respecte al contingut;

les idees s'han d'expressar amb claredat, precisió i concisió;

i s'ha d'emprar un tractament adequat a les persones a qui s'adreça la carta.

Les cartes comercials consten de tres parts: encapçalament, cos i peu. En l'encapçalament hi
ha la capçalera, on van les dades de la persona que fa l'escrit, les dades de la persona a qui
s'adreça, la data, les referències (de qui escriu i qui mecanografia la carta) i la salutació.
El cos de la carta és la part més important de la carta comercial, perquè és on exposareu de
manera clara i concreta el que voleu aconseguir. Heu de ser capaços d'atreure l'atenció del
destinatari. Com ja sabeu, les cartes comercials no poden ser fruit de la improvisació, sinó que
han de ser el resultat d'una elaboració acurada. Cal pensar i mesurar metòdicament allò que hi
voleu exposar.

Si bé s'ha prestat una atenció especial a les parts inicials de la carta, no heu de menysprear
l'última part: el peu. Cal tenir present que qualsevol oblit pot influir negativament en l'interès
del lector.

Gairebé tots els negocis que es porten a terme en les empreses comencen de la manera més
elemental: sol·licitud d'informació d'articles, de preus, de terminis de lliurament, de condicions
de pagament, etc.

Els principals tipus de cartes comercials que s'escriuen en el decurs d'unes relacions normals
són els següents: cartes de petició, d'informació, d'ofertes de productes, cartes de comandes,
cartes de reclamació, etc.

És molt freqüent que entre les companyies o empreses es produeixin fets d'interès general per
a tots els clients, proveïdors, i cases i persones relacionades amb l'empresa. Per comunicar
aquests fets, es fa servir la carta circular.

Moltes vegades, els problemes que es creen a l'interior d'una empresa són conseqüència del
mal funcionament de les comunicacions. Mantenir informats els diferents departaments sobre
un assumpte determinat pot resultar laboriós i complicat, i de vegades les empreses, per
resoldre el problema, substitueixen les cartes per un altre tipus d'escrit de contingut limitat: es
tracta de les comunicacions breus, que es poden fer servir per a la comunicació interior dins de
la mateixa empresa. Entre aquests documents, destaquen el memoràndum, l'avís i el saluda.

El memoràndum és un escrit que es fa servir quan es vol transmetre un missatge breu a

persones d'una mateixa empresa.

Utilitzareu l'avís quan vulguem informar d'alguna cosa que hagi de ser de coneixement general
dins de l'empresa.
El llenguatge administratiu és un llenguatge d'especialitat, una eina de comunicació entre
especialistes, però quan s'utilitza per redactar escrits que aniran a parar a les mans del ciutadà,
cal fer un esforç perquè esdevinguin el màxim de clars i entenedors.

El trets característics del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat. D'altra

banda, heu de recordar que per obtenir la màxima eficàcia comunicativa dels vostres textos
heu de procurar que siguin precisos, concisos i clars.

Cada document administratiu té una estructura determinada d'acord amb la seva finalitat. Així,
doncs, la formalitat d'un document permet, d'una banda, disposar tota la informació de
manera ordenada i clara i, d'altra banda, contribueix a crear una imatge corporativa
determinada de l'òrgan emissor.

Cada document ha de tenir una estructura determinada d'acord amb els criteris de la Comissió
Assessora de Llenguatge Administratiu. Tanmateix, una administració determinada pot decidir
disposar una altra mena d'estructura, sempre que es mantingui la informació clau.

La comunicació escrita entre l'Administració i els ciutadans, i a l'inrevés, es duu a terme per
mitjà dels documents administratius. Entre aquests documents, cal destacar la sol·licitud o
instància. La sol·licitud o instància és un document per mitjà del qual un ciutadà o ciutadana fa
una o més peticions amb la finalitat d'iniciar l'acció de l'òrgan administratiu al qual s'adreça,
per satisfer pretensions amb fonament de dret subjectiu o un interès legítim.

L'ofici és una comunicació escrita que emet un organisme oficial i que forma part de la
tramitació d'un procediment administratiu.

I què és un procediment administratiu? Un procediment administratiu és el conjunt de regles

que determinen l'actuació durant els tràmits que es porten a terme davant l'Administració
pública. La llei estructura el procediment administratiu en quatre capítols: iniciació, ordenació,
instrucció i finalització.

Respecte a la iniciació, aquesta es pot fer de dues maneres: d'ofici (l'Administració) i

mitjançant una persona interessada.
Les actuacions procedimentals s'han d'organitzar correctament i d'acord amb els principis
generals de l'actuació administrativa amb objectivitat, eficàcia, jerarquia, servei dels interessos
generals i submissió plena al dret.

En la fase d'instrucció, caldrà realitzar totes les actuacions adequades per determinar, conèixer
i comprovar les dades a partir de les quals cal pronunciar-se.

El procediment administratiu admet diferents formes de finalització: resolució, desistiment,

renúncia i declaració de caducitat.

De vegades, per resoldre expedients administratius, les administracions necessiten obtenir

informació d'altres organismes públics i, per a això, utilitzen els informes tècnics i jurídics.
Aquests informes se situen en el moment previ a la resolució del procediment administratiu,
que implica l'existència d'uns informes en vista dels quals l'òrgan competent adopta la
resolució.

La comunicació entre l'administrat i l'Administració es duu a terme algunes vegades mitjançant

documents específics, entre els quals destaquen el certificat, la citació, la resolució i el saluda.

El certificat és el document per mitjà del qual un funcionari públic competent o persona
autoritzada dóna fe d'un fet, del contingut d'un document, o de les circumstàncies que
consten en arxius, registres, llibres d'actes, etc.

La citació és el document per mitjà del qual se sol·licita la presència d'algú en un lloc, una data
i una hora determinats per portar a terme un tràmit administratiu.

La resolució és el document amb què s'adopta una determinació o decisió sobre un tema. Per
norma general, suposa la fi del procediment administratiu. És prèvia a l'execució.

El saluda és un tipus de document que normalment fan servir els directors d'empreses,
organismes públics i autoritats, amb les finalitats següents: agraïment, invitació a actes, presa
de possessió, canvi de domicili social, etc. Cal dir que el saluda és un document en desús, i avui
en dia és substituït, sovint, per una carta, una nota personal, una invitació o una targeta.
Un dels canvis dels últims temps, pel que fa a les comunicacions escrites, ha estat la gran
implementació de l'ús de les TIC a les empresa. En aquest context, el correu electrònic ha
esdevingut una eina bàsica en les comunicacions internes i externes de les organitzacions.

Per aquest motiu, és imprescindible conèixer les normes bàsiques emprades per a la seva
elaboració. Entre aquestes cal destacar les que es coneixen com nettiquettes que són el
conjunt d'etiquetes o normes en les comunicacions electròniques (ser pràctic i concís, no
escriure quan s'està enutjat, no escriure en majúscules,…)

També cal tenir presents una sèrie de normes sobre els enviaments: esborrar el traç dels
reenviaments, no fer reenviaments de missatges que no tinguin relació amb la feina ( com les
cadenes de missatges),… D'igual manera s'haurà de tenir en compte en la recepció de
missatges de correu electrònic una sèrie de suggeriments com no obrir correus sospitosos de
contenir virus o cadenes de missatges, revisar la safata de correu brossa quan s'espera un
missatge que no arriba,…

Amb tot, el correu no és l'únic element TIC al servei de la comunicació escrita. Un element
molt utilitzat són els programes ofimàtics que permeten elaborar documentació. En aquest cas
caldrà també disposar d'impressora si el que es vol es passar a paper la documentació.

De forma més recent, també han adquirit un pes important en les comunicacions empresarials
escrites, les xarxes socials. En aquest sentit, les empreses comencen a disposar de
professionals especialitzats en comunicar i dinamitzar per gestionar els seus perfils d'una
forma controlada.