ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES 4. CADENA DE VALOR’ Michael Porter propuso la cadena de valor como la principal herramienta para identificar fuentes de generacién de valor para el cliente: Cada empresa realiza una serie de actividades ara disefiar, producir, comercializar, entregar y apoyar a su producto o servicio: la cadena de Valor identifica 9 actividades estratégicas de la empresa, cada una con un costo, a través de las que se puede crear valor para los clientes, estas 9 actividades se dividen en 5 actividades primarias y 4 de apoyo. ‘Como actividades primarias se consideran, la logistica de entrada de materias primas, la transformacién de las mismas (produccién); la logistica de salida (distribucion); la comercializacién de las ofertas (proceso de ventas) y los servicios anexos a las mismas. La tarea de la empresa es valorar los costos y rendimientos en cada actividad creadora de valor, asi como los costos y rendimientos de los competidores, como puntos de referencia y buscar mejoras. En la medida en que la empresa desarrolle una actividad mejor que la de los, competidores, podré alcanzar una ventaja competitiva ACTIVIDADES DE APOYO ACTIVIDADES PRIMARIAS Basado en: “Competitive Advantage. Creating and sustaining superior performance.” M. Porter, 1987 La cadena de valor esta conformada por las actividades que mejoran la estructura de costos de la compaiiia, a posicionar el producto y diferenclar el negocio, en sintesis, se agrega + Gustavo Osorio Via. (2010) CADENA DE VALOR, hiptnww:grupoconsutors com envalor doe, ' 'ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES valor a partir de las actividades y procesos, para el aprovisionamiento, la conformacion y distribucién del producto o prestacién del servicio, El éxito de la empresa depende no solo de cémo realiza cada departamento sus tareas, sino también de _cémo se coordinan las actividades entre los distintos departamentos. Con demasiada frecuencia los departamentos de las empresas actdan buscando maximizar sus Propios intereses en lugar de los intereses de la empresa. Asi, el departamento de créditos, Puede tomarse mucho tiempo en valorar el riesgo de un cliente potencial, mientras tanto el aliente espera y el vendedor se frustra; el departamento de loglstica, no envia los productos con la rapidez necesaria, creando batreras que alargan realmente el tiempo de entrega de los productos a los clientes, La respuesta a este problema se encuentra en poner mas énfasis en facilitar la labor de gestién de los procesos basicos de la empresa, la mayoria de los cuales suponen tareas compartidas y de cooperacién. Muchas empresas estan reestructurando sus aclividades, creando equipos ‘multidisciplinarios para gestionar los procesos centrales, 4.1 GESTION DE PROCESOS La gesti6n de process es una metodologia que permite comprender y desarrollar una corganizacién, teniendo en cuenta que ésta se crea con el objeto de llevar a cabo un propésito, ‘mediante la ejecucién de una Secuencia articulada de actividades. Algunos de los procesos basicos de la empresa son: Procesos de gobierno (Estrategia y planeacién) Proceso de disefio de nuevos productos Proceso de gestién de inventarios Proceso de gestién de pedidos Proceso de servicio a clientes.ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Disefio Estrategia te bo I Ingenieria Phaneacion ‘ ‘Compras ny mee 4 Comerciae lzadores| eae Sistoma de Autorla Reon Desechos Mapa de procesos: Un ejemplo de Cadena de valor de procesos| Otros aspectos que son claves en el éxito de las empresas, son’ 4.2 LAINFRAESTRUCTURA La infraestructura se refiere a la capacidad que tiene la empresa de responder a compromisos que se hacen con los clientes, estos compromisos se traducen en una promesa basica, que debe ser cumplida, pero no de cualquier forma, hay que hacerlo superando las expectativas de los clientes, y por supuesto superando la competencia. Dentro de la infraestructura, podemos mirar: Las oficinas, las cuales deben ser adecuadas sogiin las éxigencias del mercado, hay dos Pblicos para las. oficinas, los clientes internos, los cuales deben tener un agradable sitio de ‘trabajo, y los clientes extemos, ellos se deben sentir cémodos, confiados, seguros, hay que ‘cuidar los avisos de indicacién, la sala de espera, los bafios., etc. Los puntos de venta, estos deben estar de acuerdo con las estrategias de ventas de la compaitia, es sabido que en el proceso de ventas hoy se esté teniendo en cuanta la parte sensible, de ahi el surgimiento del mercadeo sensorial, esté demostrado que un buen punto de venta puede ser la clave para realizar o no una venta. Sistema de distribucién, este sistema debe generar una ventaja competitiva, pues es una clave estratégica para ganar clientes, estos clientes, estén valorando por encima de todo, el cumplimiento, la exacttud en la entrega, o sea recibir lo que pidieron, saber con qué mercancia cuentan y en qué tiempo; en la actualidad se cuenta con unos buenos sistemas de distribucion Materias ‘lentes Se ros de Gestién Produccién eaELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Que se pueden aprovechar para superar las expectativas de los clientes, ademas que se pueden convertiren una barrea de entrada de nuevos competidores. 1.3 LAINFORMACION Y LA TECNOLOGIA La tendencia del mercadeo moderno es hacia las relaciones, 0 sea el mercadeo uno a uno 0 mercadeo relacional, y para poder realizar esta forma de mercadeo es fundamental contar con luna buena informacién como arma competitiva Por esto las empresas estan trabajando fuertemente en la construcci6n de unas buenas bases de datos, que permitan, a partir del conocimiento que se tenga de los clientes, plantear una relacion basada en satistacer sus necesidades y expectativas, Para este caso es importante definir tres niveles de informacién: el nivel basico, que se refiere a los datos elementales de los clientes, como nombre, direccién, teléfono, cored electronica, etc., esta informacion es importante, para tener un contacto permanente con los clientes, saber que quiere y como se esté modificando a partir de sus experiencias o de contactos con la ‘competencia; hay un segundo nivel, que es la informacién histéxica, a través de la cual sabemos cémo han sido las compras de los clientes, que referencias son las més compradas, como es el ciclo de negocios del cliente, cual es la estacionalidad de las compras, etc., esta informacion es clave, por que a través de ella podemos asesorar a nuestros clientes basados en el conocimiento y experiencia que hemos tenido con el; el tercer nivel es la informacion, estratégica, que consists en saber hacia dénde va el cliente para poder convertimos en una fuente de su ventaja competitiva o de su total satisfaccién, solo a través de esta informacion podemos garantizar la relacién en el largo plazo, objetivo iiltimo de mercadeo. 1.4 CULTURA ORGANIZACIONAL Toda organizacién hoy debe tener una cultura organizacional fuerte, que es la forma como las Personas se desarrollan y construyem relaciones al inferior de la empresa, a veces la cultura organizacional es un impedimento para desarrollar acciones que permitan ganarse el mercado, Por ejemplo, cuando las personas tienen resistencia 2 hacer cambios dentro de su métodos de trabajo 0 la utlizacién de tecnologia que facilite las relaciones, también, cuando al interior de la empresa se crean islas © pequefios grupos que estan enfreniades permanentemente y por Io tanto no se pude garantizer una adecuada relacién con los clientes. En la cultura organizacional también se incluye la comunicacién, la cual puede ser un vehiculo de éxito 0 un impediniento real para acercarse al mercado; dentro de la comunicacién hay que tener en cuanta dos aspectos, el proceso de induccién, capacitacion y entrenamiento, el conocimiento de las actividades, funciones y procesos, y de aspectos estratégicos claves en el negocio, como la identificacién de clientes, de la competencia, cuales son las circunstancias de del entorno que afectan la empresa, entre otros aspectos, Dentro de ta cultura organizacional también se tiene en cuenta el nivel de conocimiento y Puesta en practica de aspectos como: La mision, la vision, los valores corporativas, los objetivos corporativos y en general la definicién del negocio. eee aELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES 1.5 MERCADEO Y VENTAS ‘Se pueden definir dos aspectos del mercadeo en las empresas, el primero, es la filosofia de mercadeo, que se refiere al grado de orientacién que tiene la compafiia hacia satistacer las necesidades del mercadeo, y el segundo, la mercadotecnia, que es la definicion de aspectos claves del mercadeo como la mezcla de mercadeo, en la cual se involucran conceptos como: El Producto, la distribucién, la definicién de precio, la comunicacién y promocién de los productos. En cuanto a las ventas, la definiciin de métodos y canales de ventas que permitan llegar en mejor forma al mercado y que se pueda garantizar la penetracién del mercado, de tal manera que cuando un consumidor desee aidquirir 0 utlizar alguno de los productos de la compatiia, los Pueda encontrar facil y salisfactoriamente. Por itimo, dentro de la cadena de valor, ¢s importante incluir a los proveedores y distribuidores; los primeros deben ser considerados como aliados estratégicos de la compania, y por lo tanto debe haber un mayor acercamiento con ellos, y con los segundos, se debe trabajar mas estrechamente, pues determinan el nivel y la calidad de contacto de la empresa con los consumidores finales, por esto hay que desarrollarlos y mejorarios, para que se conviertan en parte de la imagen corporativa. En resumen, es importante echarie un vistazo detallado @ la organizacién en su interior, ara poder garantizar lo que se llama alineamiento estratégico de la compafia con el mercado, pues a veces, verios grandes oportunidades, pero no podemos aprovecharias Porque intemamente no estamos preparados, o al contrario, podemos ver grandes amenazas, y no podemos hacer nada porque no tenemos fortalecidos ciertos aspectos de la organizacién. Como conclusién, se trata entonces de determinar cudles son los puntos fuertes y los débiles de la empresa y ver como cada uno esté aportando o impidiendo el cumplimiento de los ‘objetivos corporativos y de mercadeo. 1.6 LOGISTICA EN LA CADENA DE VALOR Segin el Council of Logistics Management? ia logistica es el proceso de planeacién, instrumentacién y contol eficiente y efecivo en costo del fujo y almacenamiento de materias primas, de los inventarios de productos. en proceso y terminados, asi como del fujo de la informacion respectiva desde el punto de origen hasta el punto de consumo, can el propésito de curmpir con requerimientos de fos clientes, Asi, a logstica permite determinar la ubicacion con respecto a mercados 0 fuentes de sbastecimiento, se preocupe por la ubicacién de la planta y normas de servicio a cliente. Complementando el marco légico que plantea Porter, tenemos: + Logistica de entrada o aprovisionamiento 2 ntossesmeoroDetautateELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES + Logistica de proceso o interna (de instalaciones o de produccién) + Logistica de salida o de distibucion + Logistica de retorno o en reversa Informacion ‘Teenologis Dinero Servicios Logistica interna Logisticade entrada Logistcadesalida Lopisticade retorno Figura No. 1 1.6 INTREGRACION DE CADENAS DE VALOR 0 REDES DE NEGOCIO Las redes surgen como una respuesta adaptativa ante los cambios que esté sufriendo el mundo, con los procesos de globalizacién y conectividad y las transformaciones poliicas, sociales y econdmicas por Io que el intercambio de informacién se convierte en la actividad fundamental de las redes. Las organizaciones vienen trabajando en la integracién de los procesos de abastecimiento, control de inventarios, transportes, distribuciin y servicio al cliente* dentro de cada empresa para infegrar y armonizar los fiylos logisticos, pero ahora. el refo se amplia ya que es necesario extender éste concepio a lo largo de la cadena de abastacimiento e incluir a los proveedores de los proveedores y a los vendedores de los vendedores hasta llegar a los consumidores finales. Y ‘8810 es posible através de la logistica colaboralva @ integracién de cadenas de valor 3 Bagchi Prabir integration of information Technolgy and Organiastions in Supply Chain. Er: The Joumel of Logis Management Vouimen t4 2009, 4 VELASUEZ, Andés ors (2008). Adminsiractn, dlseno y modelamianio de cadenes de sbastecnieno, Uniersded ‘Autonoma de Colombia, ta, Edn, Bogota, Colombia, ISBN 7B 08R-843-01-1ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES (BY y y oO YUN £0 VUTNUIINT d PROVEEDORES LA EMPRESA DIsTRI- BUIDORES. FINAL COMERCIO. \ ay y EF oes / \ > “y ‘CONSUMIDOR Re Basado en “Competitive Advantage. Creating and sustaining superior performance.” M. Porter, 1987 TALLER No.1 ‘Cadena de valor y mapa de procesos + Liste los procesos de gobierno + Liste los procesos nucleares +)" Liste los procesos de apoyo + Construya la cadene de valor 2. GASTOS Y COSTOS Son conceptos relativos y depende su significado del destino del insumo, material 0 servicio comprado, si es facil de medir, asociar al producto o a la operacién de la empresa. De lo contrario Se asume que no agrega valor y por tanto es un gasto, 24 GASTO * Se denomina gasto o egreso a la partida contable que disminuya el beneficio o aumenta la pérdida de una entidad. ‘2s.wikipedia org/wikiGastos * Son disminuciones en los beneficios econémicos producidos durante el periodo contable en forma de salidas / reducciones del valor de los activos o entradas / aumentos de los pasivos que supongan disminucianes en el patrimonio. wunv.afige.es/dir/DIC_eco G.htmELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES + Son los pages 0 desembolsos que la organizacién hace por servicios tales como: Alquiler, energia eléctrica, salarios, vidticos, teléfono www. infomipyme,com/Docs/GT/Offine/Empresarios/IRI /conceptos.him 2.2 costo Se denomina costoa la suma econbmica que representa la fabricacién de cualquier componente o producto, o la prestacién de cualquier servicio. Conociendo el costo de un producto 0 servicio se puede determinar el precio de venta al pilblico de dicho producto o servicio, ya que el P.V.P. es la suma del coste mas el beneficio.” Los principales apartados que tiene el costo de un producto son los siguientes: * Costo de la materia prima + Costo de la mano de obra directa empleada en su produccién + Costo de la mano de obra indirecta empleada en la organizacién y funcionamiento de la ‘empresa 2.3. CLASIFICACION DE CosTos Los costes caen dentro de una de tres clasificaciones generales: produccién, marketing y administracién, Los costos de produccién, incluyen los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacién en que se haya Incurrido para élaborar un bien 0 un producto, Los costos de ingenieria y del disefio del producto que ocurre antes de la manufactura también son costos de produccién. Los costos de marketing, resultan de la venta y entrega de productos e incluyen los costs de promocién de ventas, atencién a clientes, transporte, ‘almacenamiento y otros costos de distribucién. Los costos de administracién, resultan de las actividades de direccién y de control de la empresa, y de actividades de Indole general como. las funciones referentes al personal, arriendos, consumo de servicios basicos, etc. La clasificacién de costos dependers del tipo de medicion que se desea realizar, en general los Informes de costos indican el costo de un producto, de un servicio, de un proceso, de un Proyecto especial, etc. Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se los dé, todas las Clasificaciones existentes son importantes, pero sin duda alguna la mas relevante os la que Clasifica los costos en funcién de su comportamiento, ya que ni las funciones de planeacién y contro! administrativo, ni la toma de decisiones pueden realizarse con éxilo si se desconoce el comportamiento de tos costos; ademés ninguna de las herramientas que integran la contabilidad de costes puede aplicarse en forma correcta, sin tornar en cuenta dicho ‘comportamiento. Los costos pueden clasificarse atendiendo a diversos criterias: Segiin su naturaleza y funcién empresarial 5 hong wikinada raiiCosteELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Costos de produccién, son todos aquellos generados a lo largo de un proceso de transformacién hasta la obtencién del producto final, al que se llega por el empleo de los factores productivos: materia prima, mano de obra diracta, costos indirectos de fabricacién. Costos de distribucién, son los costos necesarios para comercializar y poner a disposici6n del consumidor el producto final. como los gastos de transporte, Otros costos empresariales, son los costos restantes en que incurre la empresa hasia la formacién del costo total de la empresa, como los castos de administracién y financieros, ‘Segiin su comportamiento Costos fijos, son aquellos que permanecen constantes dentro de un perfodo determinado sin importar si cambia el volumen de produccién. Costos variables, son los costos que cambian en relacién directa al volumen de produccién. Costos semivariables, son aquellos tipos de costo que poseen un componente fijo y un componente variable, Segin su forma de imputacién Costos directos, son los costos que se pueden asociar con un producto especifice. Ejemplo, ‘materia prima, mano de obra directa, elc. Costos indirectos, son los costos que para ser imputados necesitan seguir un procedimiento de reparto de acuerdo con criterios establecidos. Ejemplo, dépreciacién, mantenimiento, etc, ‘Segiin la unidad o conjunto de produccién Costos totales, son los obtenidos de! conjunto de costos que asume la empresa para un volumen de produccién, se obtendrdn sumando los costos fis y variables. Costos unitarios, es el resultante del cociente entre los costos tolales y el grado de ocupacién ‘empresarial (unidades producidas. 2.4 LOS COSTOS TRANSACCIONALES El origen del analisis de los costos de transaccién esta en las acciones necesarias para acordar fa cesién de los derechos de propiedad en un inlercambio de un producto o servicio, generalmente dichas acciones giran alrededor de un contrato, Sin embargo, es posible ampliar esta definicién en términos de Ayala: “Los costos de transaccién surgen dela transferencia de los derechos de propiedad. En un sentido amplo, induyen todos aquellos costos que no emergen drectamente del proceso de produccién de los bienes y servicio. Sin-embargo, los costos de transaccian estén seociados, y a su ver eterminan el intercambio econémico, es decir, el itercambio no depende tnicamente, 0. de manera decisiva, de los precios de equilro, sine del nivel de castos de traneacciin. Silos costesELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES e transagcién se elevan significalvamente, en algn punta, la cancelacion del inercembio es Sefintiva,”® North (1990)’ define costos de transaccién como los costos que supone medir aquelio que se est transando y supervisar el cumplimiento de acuerdos. Estos costos estén asociados a: + La consecucién de licencias, regisiros y patentes necesarias para poner en marcha la ‘empresa + La negociacion en la compra de insumos, la venta de productos, coordinacién y supervision de las tareas productivas + Hacer que los contratos y acuerdos pactados se cimplan + Hasta los trémites relacionados con la liquidacién misma de la sociedad Los costos de transaccién pueden clasificarse en tres grupos: costos de informacion, de egociacién y de supervision. Los coslos de informacién ocurren antes de hacerse efectiva la ‘tansaccién ¢ incluyen los costos que supone obtener datos sobre precios y producios o servicios, ‘asi como identificar a las contrapartes comerciales. Los costos de negociacién atafien al desarrollo, de la transaceién y suolen inciuir comisiones, el establecimiento de los términos exactos de la fransaccién y Ia flacién de los contraios (formales o informales). Por citimo, los castos de ‘supervisién se producen luego de la transaccion y suelen vincularse a la necesidad de asegurar la calidad convenida y el cumplimiento de los pagos tal y como fueron acordados. Nolese que corrasponde a un procesos cibemeético de retroalimentacion sobre una transaccién, ‘Segtin Wiliamson todo intercambio se define por un contrato que establace los derechos de Propiedad acerca de lo que se intercambia, los contratos son la manera en que la economia determina la magnitud de sus costos de transaccién, pero determinarlos e identifcarlos en su totalidad es imposible por eso se determinan a través de los servicios de transaccién, 0 sea los contratos que pueden ser identiicados con una transaccién de mercado. El argumento detrés de la teoria de los contratos es que a medida que fa economia se desarrolla y adquiere mayor complejidad, una parte cada vez més importante de su organizacién se realiza a través de contratos en vez de mediante intercambios instantaneos en el mercado. Wallis y North® identifican tres tipos de servicios de transaccién, todos ellos interpretables desde esta optica: a) Los prestados por empleados encargados de la administracion de las empresas, llamados trabajadores Tipo |. Los Gerentes, administradores y funcionarios de categoria directiva, los Jefes, supervisores y capataces, ios Empleados administrativos y los Vendedores y trabajadores de comercializacién se incluyeron: todos desempefian actividades relacionadas con el intercambio. AYALA, Espna Joss. Op, Ci, p 189, ‘Ctado por ESCOBAL, ‘engso Jaier.Costos de Transacsiin an|a Agrcuirs Peruana Una primera Aproximacin #0 ‘medicine impacin, Grupo GRADE. Lima Per. Agoslo se 7000, Pp, 7h ideas epee odipnedlcctrd:90, 8 Cliados per DAGNINO, Pastore Jost Maria y FARINA Paolo Enrica. Los Cestos Ge Tressacein on Arson. P3 hips 2a6p 09 eeepaianaislptdSlcegnine-pastoe farina piELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES b) Los provistos por los sectores Comercio (mayorista y minorista) y Finanzas, Seguros y Bienes Inmuebles [FSBI] ©), Los recursos destinados por el Gobierno para mantener el orden institucional y el marco juridico, que incluyen los gastos en Administracién (general), Seguridad y Defensa, Desde el punto de vista de la cadena de abastecimiento los costos de transaccién abarcan y estén a lo largo de cada estabén y agente econdmico que interviene. Por tanto son un elemento importante si no la razon de ser de la Administracion do la Cadena de Abastecimiento (ACA), ‘en ese sentido propuestas colaborativas como e| VMI: Vendor-Management-Inventory, ECR’ Eficient Consumer Respons, CRM: Customer Relationship Management, SCOR: Supply-Chain Operations Reference-model, CPFR: Collaborative Planning Forecasting and Replenishment 0 los APS: Advanced Planning and Scheduling, pretenden entre otras cosas mejorar la gestion de la organizacién, disminuir las fricciones en la cadena y minimizar los costos de transaccién En cadenas de abastecimiento agricolas puede observarse el ejemplo del Peri, en donde los costos transaccionales sobretodo en la PyME, pueden llegar a ser hasta de un 67% sobre el valor de las ventas’, debido a las reglamentaciones gubemamentales, que propiciaron actividades informales. En otro caso como “en la economia Argentina legaron a representar el 34.6% del PIB durante la década del 90, representados en gran parte por el sector comercio y FSBI (Finanzas, seguros y bienes inmuebles)".”” ‘A continuacién se explicaran en detalle las principales clases de costos de transaccién: + Costos de ta informacién y oportunismo: La informacién és castosa pero no tenerla 6s carisimo. * Cambio en condiciones 0 contingentes: EI medio ambiente es dinémico por tanto los negocios. + Control y supervision: Lo que no se mide no se controla y no mejora. Es necesatio administrar lo cual genera costos indirectos (no aplicables a la fabricacién).. + Negociacién: Es un acto cotidiano que busca superar confictos con acuerdos. Costos de la informacién y oportunismo El valor estratégico de la informacién es reconocido por la organizacién modema primero como elemento de gestién, coordinacion y operacién, en sequndo como elemento para la toma de decisiones tacticas y estratégicas tanto internas como externas y tercero como factor de innovacion clave en la conversion competitiva do la organizacién. Una Intranet, por ejemplo, es un sistema efectivo para la distribucién y transferencia de conocimiento. La informatica ha permitido poner a disposicion de la empresa volmenes inmensos de informacién a bajo costo, que en su mayoria rio es aprovechada. Al no existir mecanismos de explotacién, de andiisis y de sistematizacién de ta informacion las personas responsables de tomar decisiones orientan acciones con consecuencias funestas y costosas en muchos de los casos, 8 ESCOBAL, D'angelo Javier. Op. Op. 28. 10 OAGNINO PASTORE, Jos Maria y FARINA Paolo Enico.Op. Ck p.8ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES El concepto de racionalidad limitada en términos neurofisiologicos plerde vigencia ya que los actuales sistemas de procesamiento de informacion son altamente efectivos, al problema ya no @s la capacidad del individu de almacenar y procesar informacién sino en acceder a las tecnologias de soporte 'y al uso de esta informacion en la praclica. La complejidad y la incertidumbre continian en aumento por tanto es importante la informacion para: + Identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. + Delectar los cambios del medio: tendencias en el mercado, en las tecnologias, en el gobierno, en la cultura, etc Ubicar y seleccianar los mejores proveedores, aliados y clientes. Negociar y perfeccionar contratos, acuerdos y alianzas Desarrollar nuevos productos y servicios. Mejoramiento de la gestion empresarial y desempefio del personal Es predecible que cualquier inconsistencia en la consecucién, procesamiento y seleccién de la informacion tendré repercusiones de distinta indole desde la posibilidad de quiebra hasta el logro de grandes éxitos econémices. La informacién agrega 0 destruye valor, es decir, genera costos de transaccién pero simultaneamente brinda la oportunidad de hacerlos minimos, se convierten en una inversion. Los modemos sistemas de informacién impactan- directamente la estructura de la organizacién", hoy el disefio de la organizacién responde al acoplamiento de las personas y sus funciones con paquetes computacionales (software) que no necesariamente responden 2 las necesidades transaccionales, ni a las de la organizacion en sentido estratégico generando ineficiencias y sobre costos. La lucha actualmente no es por rutas comerciales o las materias primas, es por el derecho a producir y comercializar o poseer su propiedad intelectual." Luego cualquier organizacién debe contar con un sistema de inteligencia que le permita mantenerse en el mercado. O bien desarrollar et mecanismo que le permita hacer alianzas estratégicas con otras organizaciones ara compartir informacién o abaratar los costos de adquiriia Dos variables asociadas a la explotacién de la informacion son conocides como especulacién y oportunismo, el primero permite, mediante informacién conocida, tomar acciones sobre compra © venta de valores para tener utilidad, el oportunismo se basa en que los agentes econémicos se guian por consideraciones de interés propio para dar lugar a un comportamiento estratégico”® determinando las relaciones contractuales, incluso manipulando datos, amenazando o haciendo falsa promesas. 11 TISSEN, Rene, AYORIESSEN, Oaniely LEKAHINE, Frank. El valor! coniciniont. Financial Times Prentice He, Espana 2000. p13. 42. idemp. 44 13 WILLIAMSON. Op. Gl p 43-44ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Las organizaciones se preparan para la economia del conocimiento, por esto hoy se disefian de tal_manera que sean inteligentes"*, capaces de aprender'®, en donde la cibemética organizacional y el pensamiento sistémico son clave, Cambio en condiciones 0 contingentes Los costos por cambios en las condiciones de mercado 0 de la organizacién econémica, son originados en distintas fuentes; en una mala negociacién o imperfeccién del contrato, incertidumbre alta donde no es posible considerar anticipadamente todas las variables aumentando el riesgo, cambio y obsolescencia tecnoldgica y en general fendmenos sociopoliticos. El riesgo y Ia incertidumbre son elementos que el empresario quiere reducir, sin embargo, las ‘empresas que mayor éxito presentan son aquellas que llevan el riesgo al limite, igual el plazo para la recuperacién del capital entre mayor sea mayor sera el riesgo. Luego cada transaccién bajo. condiciones variables implicara costos de transaccién, sera necesario revisar los contratos, la informacién disponible, los agentes econémicos y demas variables que afectan los intoreses de las organizaciones e instituciones de un mercado. Un ejemplo importante pera Introducir los costos de transaccién como resultado de contigencias se desprende del siguiente texto: “ia case mattiz Exxon, empresa lider en la industia de fa explotaciin del petleo, mediante su fila! intercor, decks adoptar una eststegia de expaneién y avanturarse en un terreno esconocido, el de la exploiacion y la comercializacion del carbon en Colombia. Movida por la dinarica que ampliicada sus condiciones privilogiadas como gran empresa perolera, Intercor se Conv inevitatlemente en ura empress srroganta, con inulas de todonoderosa,y se vol poco lente en ol contexto de la industria del carbon: centro su estrategia en el curnpinsenta de tos ‘objetivos de produccion y en el conto de la operacién. Kenasprecie la minimizacion de los oostos Y la maximizacin de la efciencia a part de a delegacion de auterdad, la responsabildad sobre sesultados y el empowerment" Este ejemplo expone una contingencia de actuacién ne esperada por los socios, fuera de aumentar los costos de transaccién puede explicar el desfase entre el éxito comercial @ institucional y el fracaso financiero de la asociacién, Controt y supervision En muchas compafiias los gerentes comerciales que cumplen las metas de ventas a como dé lugar: facturan a clientes sin capacidad de pago, causando sobreinventarios, las mercancias van de bodega en bodega, del proveedor al cliente, del cliente al proveedor en calidad de devolucion, maltrechas y envejecidas, absorbiendo distintos costos que son invisibles a las directivas. Sin olvidar ‘el paraiso de las ofertas”, solucién a inventarios altos 0 bajas rotaciones, primero es necesario renovar el producto, cambiar precios y colocar nuevos eédigos, rehacer Ia Aegociacion, alquilar puntas de gondola, supercostosas, promotoras bellas y quizés para cerrar el acuerdo ofrecer una maravillosa rifa de una bicicleta’o un televisor. Si lo anterior realmente 4 TISSEN, Rene, ANDRIESSEN, Dani! y LEKANNE, Frank Op. Cit. 141 15. SENGE, Peter tf La Quinta Despina, Barcelona, GRAMION 1890 9.5 18 JIMENEZ, Amparo Op. Ch. 104ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES estimulara la demanda seria correcto pero el efecto es que entre el 20 y 60% de las ‘mercancias en oferta regresan al proveedor, maltrechas y mas envejecidas, para dar inicio a un clelo sin fin de produccion y reciclaje de ofertas. Costos de transaccién?, ineficiencias?, naturaleza humana nacional?, ausencia de control y supervisién?, 0 quizas, imperfeccién en los contratos?, sea la razbn que sea ésta es la punta del iceberg, cantidad de costos ocultos que sobrecargan las operaciones y las transacciones. Es posible incrementar los esfuerzos de control para que cada parte cumpla con las obligaciones convenidas con ética y profesionalismo, lo cual implica aumento de los costos de supervisién, pero estas falas organizacionales aun asi permaneceran, al igual que las fallas de mercado, Negociacién No existe una unica teoria de Ia negociacién, aparentemente cada actor econémico crea una Propia, es resultado de la experiencia, incluso de la formacién familiar: basada en chantaje, engafios, regateos, castigos, premios y a veces en criterios de equidad, cooperacion o beneficios mutuos. Ogriastri"” plantea dos escuelas: la tradicional (liamada tamblén competitiva ©, posicional) y la integracién soportada en el gana-gana y la cooperacién, Los colombianos piensan que negociar es resolver un conflicto que requiere sacrificio de una de las partes, pero profieren hacerlo de una manera amistosa ¢ informal, Somos muy femocionales —afirma Ogliastri- y utiizamos tacticas de poder de negociacién, pero nos arriesgamos y confiamos en la contraparte si se siente afinidad y si se desarrolla amistad. La Negociacion inicia por demandas exageradas, se hace el fuerte y desinteresado por llegar a tuna solucién, aqu! inicia el regateo. No se considera muy grave ocultar informacion, sesgarla 0 acomodarla, Esta particular forma de negociacién aumenta los costos de transaccién, las decisiones son mas subjetivas movidas por la amistas y los sentimiento, no se suministra informacion a la contraparte en busca de ventaja, en sintesis no se propicia la creacién mutua de valor durante la negociacién. El paso de un modelo de negociacién tradicional a uno de colaboracién es urgente, de Io contrario los modelos de Administracién de cadena de Abastecimiento seran Inoperantes y los costos de transaccién se elevarén a limites insostenibles llevando a las ‘empresas a sucumbir mas rapido que pronto. Medicién de los Costos de Transac jn Una critica importante a la literatura sobre costos de transaccién es que sus desarrollos tebricos no han sido acompanados por avances exitosos en su medicidn, debido a que son costos de oportunidad a luz de la teoria econémica. Como tales podrian ser eslimados. Una posibilidad seria evaluar el tiempo que se dedica a su produccién para luego valorizar este tiempo segin un salario de cuenta, Esta alterativa es valida si se pude hacer el recuento detallado de todas las 37 OGLIASTRI, Op oh p.4 18 em. paELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES actividades realizadas y su duracién, para un caso especiiico. Ota altemativa seria estimar (econométricamente} cuanto contribuye cada actividad asociada a estos costes en la determinacién del precio que percibe el productor."* Cuando se piensa en una cadena de abastecimiento no sélo depende de las ventajas compatativas de los diferentes eslabones de la cadena, sino que es determinado por la vulnerabilidad (probabilidad de falla) de ios enlaces fisicos entre los diferentes. elementos, surgiendo entonces el concepto de ERM Enterprise Risk Management que integra todo el conjunto de metodologias matematicas y de procesos funcionales que se requieren para manejar integralmente los riesgos que enfrenta cada eslabén en una cadena, que en definitiva se manifiestan a través del riesgo financiero.” Ante un problema de decisién, la situacién ideal seria la de saber qué estado de la naturaleza regira, para poder administrar et riesgo. En el cotidiano quehacer empresarial, la incertidumbre existe y el empresario debe actuar con la informacién mas oportuna de acuerdo a sus intereses. El hecho de desconocer e! estado de la naturaleza que lo regira le impide obtener una consecuencia (ganancia) tan buena a como si la conoclera, es decir que gran parte de las decisiones que debe tomar estan sujetas a riesgo o incertidumbre, debiendo elegir la altemativa que maximice su ganancia asperada 0 minimice su pérdida relativa esperada concepto esto Ultimo también llamado costo de la incertidumbre, Los costos de transaccion son costos de oportunidad y como tales son castos de incertidumbre feferidos también como el valor esperado de la informacién perfecta (VEIP) que es el monto maximo de dinero que se podrla pagar a cambio de conocer los estados de naturaleza que se Presentarén, es decir el costo esperado de la informacién requerida para eliminar la incertidumbre” que corresponden a costos de oportunidad En sintesis se puede afirmar que el procedimiento economettico consiste en definir cada uno de los estados de naturaleza o altemativas posibles que se puedan presentar en una transaccién luego asignar de acuerdo a la experiencia una probablidad de ocurrencia a cada luno de ellos, construir una matriz o tabla de ganancias que permila comparar marginalmente cada_alternativa y calcular los costos relatives de cada una, finalmente establecer los costos totales esperados bajo condiciones de informacion perfecta respecto a los costs de informacién imperfecta o de incertidumbre y su diferencia sera el costo de la incertidumbre 0 ‘costo transaccional de cada alternativa, permitiendo elegit la mejor alternativa en funeién del menor costo generado.”* Un viejo paradigma viene implicitamente o inconscientemente aplicandose en la distribucion de los costos y en la biisqueda de la optimizacién, consiste en afirmar que si se optimizan las actividades de las diferentes secciones o departamentos se logra el dptimo en la empresa. Es asi ‘como los presupuestos.tienen una mecénica de cascada la cual permitira evaluar al final de un 19 DAGNINO PASTORE, José Mara y FARINA Paolo Enico, Op. Cit p. 3. 20 VELASQUEZ, Jsis,Planieacion Intograda dos Cadena de Suministo da os Reagos Financoros. Zonsloglaice. No. 10, Medan Colombia 21 MENDENDENHALL, W. REINMUTH, J Estas para Rémiitacin y Economia, Grupo Edhar boroamesice. México, ‘o8%-p. 208, 22 Wem 9.284ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES periodo el desemperio de una seccién, lo que no garantiza que otta seccién del mismo modo alcance un excelente desemperio quizés éptimo pero que por la naturaleza de sus funciones compitan entre si por recursos o traslapen las funciones y que el efecto final sobre, por ejemplo, los producto, los precios, los clientes 0 el servicio no sea de calidad, eficaz yio eficiento. En este capitulo se pretende llamar la atencién sobre dos aspects: 1), Bajo un esquema tradicional de costeo, evaluar la gestion logistica 2) Delinear la metodologia de costes por actividad (ABC), para el costeo de las actividades logisticas| 3. COSTOS LOGISTICOS El ciclo comercial es algo mucho mas complejo que la suma de todos los procesos internos de una compafiia. Cada empresa se relaciona con varies clientes y proveedores, cumpliendo simultaneamente este dobie papel y buscando el abjetivo comtin: la satisfaccién del cliente. Esto genera extensas cadenas a través de las cuales fluye gran cantidad de informacion y mercancias, lamadas cadenas de suministro, las cuales deben tener como base sdlidas relaciones entre los socios de negocio, El proceso de administracion logistico de una empresa, consiste en una visién transversal, sin aistar sus funciones con el objeto de optimizar los costos totales y al mismo tiempo satisfacer os Fequerimientos de tiempo y lugar de los clientes. En resumen la logistica agrega valor de tiempo y lugar. El objetivo primario es satisfacer la demanda, esto comprende la coordinacién en la gestion de materiales, embalaje y acondicionamiento, al igual que la planificacién, programacién de las actividades de almacenamiento, transporte y distribucion, garantizando un flujo de materiales Sptimo entre proveedores y clientes o dentro de una estructura logistica particular de una organizacién, Normaimente el transporte constituye el costo logistico individual mas importante para la mayoria de las empresas; se ha observado que el movimiento de carga absorbe entre 1/3 y 2/3 de los, costos logisticos, representando alrededor del 7% del PIB, asi:ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Composicién de los costos logisticos Figura No, 2, Fuente: GSI Colombia 3.1 CLASIFICACION DE LOS COSTOS LOGISTICOS El disefto de un sistema de costos depende de la naturaleza de la organizacion, de Ia estructura ‘orgénica de ta misma y del fin o estilo de control. Es escaso encontrar contabilzado y detalladamente discriminados los costos_logistioos, contrario sucede con los costos de roduccién 0 de venta, porque para los administradores ellos han representado tradicionaimente fuente de ahorro de costos, pero hoy por hoy esto no es asi, la fuente de disminucion de costos est en la optimizacion de ios costos logisticos. Existen muchas posiblidades de clasiicacién de dichos costos, por ejemplo la presentada en los numerales anteriores o la siguiente 3.4.4 Seguin Cémas Pullés” En su articulo presenta los costos para empresas comerciales, de la siguiente manera En el aprovisionamiento: Costo de elaboracién del pedido inicial de un producto Costos de emision o de obtencién de un pedido Costos de gestion administrativa Costos de recepcién Costos de transporte | Costo de inventario en trénsito Costos de expedicién Neghene En el almacenaje: 1, Costos de manipulacion y almacenaje 2. Costos de mantener un inventario 3. Costos por ruptura de stock 23. COMAS Puls, Reinurdo Pos. Costs Logstzos, Revista dela Saciadad Cubana de Lec, LgisicaApiad, No, 1967: CobeELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Ena distribucién: 1. Costos de manipulacién y almacenaje 2. Costos de transporte 3. Costos de mantener inventario 4. Gastos de gestién de venta 5. Pérdidas por ventas no realizadas y disminucién de imagen 6. Costos administrativos de distribucién Oboes costos logistices: los que no encajan en la descripcién anterior, por ejemplo, costos de informacién. ‘TALLER No.2 4.1.2 Seguin Soret de los Santos” 24 SORETIos Santos, Ignacio. Logis Comerlly Empresarial. ESIC Eloi, Espa, 194 ‘amesenel curmeeenen a:ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Durante of aprovisionamiento se causan los siguientes costos: 4. Casto de emisién de pedido 2. Costo de adquisicion 3. Costo de transporte Durante la espera antes de la produccién: 1. Costos de almacenamiento 2. Costos de manutencién 3. Costos de alistamiento de ordenes de produccion 4, Seguros e impuestos Durante la espera antes de la distribucién: 1. Costos do almacenamiento 2. Costos de alistamiento de pedidos clientes 3. Seguros e impuestos Durante la distribucién: 1. Costos de facturacién 2. Cotos de despacho 3. Seguros de movilizacion 4. Costos de transporte 5. Costos de tramite y documentacién TALLER No.3 © Galeylo costos de almacenamiento, obra consta de 4 operarios de $600.000 mensual y un supervisor de $1,200,000. La prima de seguros contra incendia y robo es de $270.000 mensual. Dos | |, vlllantes uno de dia. y-uno de noche, con un suelde de $600.00 mensuales cfu, Servicios $300.000 mensuales. El atriendo es de $8.000.000 mensual! El valor de depreciacién de los, “ eguipos y fas instalaciones es dé $310.00 mes. La capacidad de de la bodega es de 800 | La mano ¢ estibas. En cada estiba van 36 caias, Este autor presenta en forma detallada los costos de gestién de inventario: Costos de mantenimiento Reaprovisionamiento De ruptura Manutencién AdquisicionELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Chistopher,”* en su libro Logistica y Aprovisionamiento dedica ol capitulo tres a la medici6n de costos y la rendimiento de la logistica, en el que propone una visién de célculo de costos transversal, como la que propone el métado de coslos por actividad (ABC), que a continuacion se delinea, 3.2 COSTOS COMPRAR O FABRICAR™ Otra decision, es la referida a la conveniencia de comprar una pieza, producto 0 servicio a un proveedor, o bien fabricario en ia propia planta, Factores estratégicos: Existencia de capacidad ociosa, Exceso 0 falta de capitales para financiar otra produccién. Procesos no complejos. Desconfianza de la calidad o seguridad del mercado abastecedor. + Falta de necesidad de mantener una especie de secreto sobre diseftos, procesos, costes, etc. ‘Como principio general, cuando se dispone de capacidad ociosa, conviene fabricar. Fabricar: en la produccién de un bien o prestacién de un servicio, se incurre en costos: + Flos. + Variables. No debemos omitir el costo del capital correspondiente a los equipos adicionales que se pudieran necesitar. ‘Comprar: cuando se adquiere una pieza o se contrata un servicio a un proveedor, solamente se Incurre en costos variables. En consecuencia, el costo total de comprar es variable creciente, pues se incrementa en proporcién a las cantidades adquiridas, De lo expuesto, surge que: 1. Cuando e! nivel de operacién de la empresa es menor que el volumen de la produccién requerido, conviene COMPRAR. 2. Si el nivel de trabajo es mayor a la produccién requerida, la decision debe ser FABRICAR. ‘Ala conveniencia de no fabricar en bajos volimenes, la define el comportamiento de los costos fijos unitarios, que bajo esta situacién resultan un elevado componente del costo total, en cambio, para elevados niveles de produccién, la incidencia de los costes fjos unitarios, disminuye signficativamente 25 CHRISTOPHER, Marin. Logistic y grovonamieno, Ediciones Fl, Barcelon, Fhancal Tins. 1604 26 sdinanzasuri ood com/ENANoocosicos TsimELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES ‘A menudo, hacer entrafia una inversion de capital. La decisién para hacer deberia efectuarse cuando los ahorros anticipados de costo proporcionan un mayor rendimiento sobre la inversion de capital requerida, del que puede obtenerse empleando estos fondos en una inversion alternativa que implica el mismo riesgo. Si se requiere poca o ninguna Inversion de capital para hacer un articulo, las proyecciones de costos pueden ser de corta duracién. Si hacer requiere tuna inversion en activos sujetos a depreciacién, los costos opcionales deben proyectarse sobre Ja Vida del activo principal Los costos fijos rara vez no son afectados por la decisién para hacer un producto, lo cual es Particularmente cierto en el caso de los costos administrativos. El planeamianto y supervision de una nueva operacién de fabricacién puede distraer a los actuales gerentes de otras responsabilidades o exigir personal adicional para supervisién. Estos costes son dificiles de cuantificar. En lo que se refiere a los costos sumergidos, deberd decidirse si el espacio e instalaciones disponibles podran ser utiizados para ottos fines internos, Los costos imputables por intereses son importantes on las decisiones para hacer o comprar, Patticularmente cuando se necesitan inversiones importantes en instalaciones inventarios. Por lo tanto, debe considerarse el valor del dinero en funcién del tiempo, descontando el futuro fujo de caja. [TA FavoR De ace AFAVOR DE COMPRAR |inesabided det suinisto [Fe de copa _[espaso dts a noendae | [Dore de maronor opoceso en sect [Fold seer on arcs | Calidad defciente del suministro. [onsiseracores fecal [rowan do sovces eopecass] | Montoninint de ora iaboraELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES TALLER No.4” i ore fabricar? § ‘i ] Drasto 8 un fabricente mediano de bombas para campos petrliferos. La empresa ha desarroliado un-nuevo modelo de bomba de purga de alta presién de recuperacion “secundaria con un. desempefto mejorado. Boiniie Nelson, gerente de ingenierla de | procesos, esfd inienlarido decid s! Drasco debe fabricar 0 comprar la valvule de entrada | “Controlada clectrénicamente para la nueva bomba. Sus ingenioros han desarollado fas | imaciones siguientes: ae j Fabricar | Fabricar i : | Rubro | (proceso.a) | (proceso 8) | Comprar | || Volumen anual (unidades) 10.000 10.000} 10.000] | Costos fio/eno “|S 700.000]. So0.000| $ : Gosto variable/unidad_ $ sls 0 rol $s. 80, | | gDebe Drasco fabricar la valvula utilizando e/ proceso A, fabricar la vélvula utifzando ef | Broceso B o comiprarla vélvula? 2A qué volumen anual debera cambiar Drasco de comprar | ‘2 fabricar la valvula utiizando »! proceso A? ¢A qué volumen anval deberd pasar Drasco | ‘del proceso A el proceso 8? i 3 La determinacién det costo.de compra de un articulo presenta menos problemas. El costo de compra es igual al precio anticinado del suministro neto, mas los fletes y los costos de incremento por manipuleo. Ei calculo del costo para hacer es mas complicado. Deben considerarse factores como la cantidad y tipo de los articulos requeridos para cumplir con el programa de produccién; las instalaciones, espacio y personal necesario, la mejor ubicacién para el almacén que distribuye y si la planta © instalaciones estan disponibles, deberian Comprarse 0 pueden obtenerse mediante fusién con, o compra de, una compafia existente. Aigunos factores comunes independientes del costo son: 3.3 COSTOS DE INVENTARIO Y ALMACENAJE La definicién de costos para Ié produccién y el control de inventarios, variara dentro de la empresa de acuerdo con'las circunstancias yy la longitud del periodo por planear. “Los costos a considerar en el manejo de inventarios deben representar los desembolsos” por gastos 0 consumos 0 por las “oportunidades no aprovechadas de obtener una ganancia cuando se dispone de un espacio para almacenamiento y no pueda utlizarse para otros fines 27 GAITHER, Ny FRAZIER, G (1900), Adminsraclén de produc y epornones, Curia Eset , $54, Mica,ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES productivos, cuando el espacio es arrendado o si se puede utlizar para otros fines productivos se Justifica un cargo © costo adecuado, Los costos ocasionados dentro del manejo de inventarios se pueden clasificar en: 1) Costos financieros y administrativos 1) Costos por almacenamiento de mercancias. 2) Costos por elaboracién del pedido. 3) Costos por escasez 0 agotamiento de mercancias. 3.3.4 Costos financieros y administrativos Costo del capital invertide: Algunas veces los hombres de negocios cometen el error de pensar que el dinero invertido en inventarios no cuesta nada, especialmente si el dinero necesario para financiar los inventarios se obtiene intemnamente mediante las ganancias y depreciacién Puede sefialarse que el costo del dinero invertido en los inventarios puede subestimarse, si utiizando como base la tas de interés bancario, se olvida de considerar el riesgo o la compensacién del empresaric, pudiendo pregunlarse: Cuantos son los hombres de negocios que se sienten realmente satisfechos con la utilizacién actual de los fondos de su compatita . que ho les den un rédilo mayor que el de un prestamista? Al escoger una tasa verdaderaments apropiada el ejecutivo deberé contestar algunas preguntas, entre ellas: a) _De dénde proviene al dinero en efectivo 7. De ahorros intemnos, o de financiamiento externo? b) Qué otra cosa podriemos ‘hacer con los fondos de la compafila, y que podriamos obtener? ©) Cuando, si es que llega a ser posible, podremos retirar la inversion? 4) En realidad, qué tanto riesgo de incumplimiento y obsolesencia de las mercancias implica este inventario? Impuestos v sequros a las mercancias: El almacenamiento excesivo de mercancias obligan a mantener dinero inmoviizado, que pudiéndose reparti a los accionistas © duefios de la empresa, estan en cambio aumentando considerablemente los ‘activos’ de la misma y elevando los mpuestos por patrimonio que deben pagarse al gobierno, En la mayoria de los casos las mercancias son aseguradas contra: robo, incendio, pérdidas, catastrofes, etc., y el pago de estas pélizas representan un sobre costo a su almacenamiento, Impuestos y sequro_a los edificios: De igual forma que en el caso anterior, los excesos de inventarios necesitan de locales apropiados para su resguardo, Estos seran gravados por /o impuestos patrimoniales, ademés de los recargos por pdlizas de seguros. Equipo de oficina: La depreciacién de escritorios, maquinas, kardez, etc., serd igualmente un costo imputable al funcionamiento del almacén,ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Mantenimiento y servicios: Se relaciona con la reparacién de los locales y los pagos por servicios. ablicos. Vigilancia y administracion: Comprende todos aquellos conceptos, por sueldos, primas, horas ‘extras, bonificaciones, cosantias, intereses sobre las cesantias, etc. 3.3.2 Costos por almacenamiento De acuerdo a la practica y al buen manejo de los almacenes, constituye una funcion basica en toda empresa, esencial para su supervivencia y para obtener ullidades, por su directa relacion con la economia de la entidad, Hoy en dia para las compafias, una de las necesidades de mayor importancia es la que consiste en el almacenaje de lo adquirido, para ast poder contar con los articulos necesarios en las entidades requeridas, con la oportunidad debida y ensel lugar que se necesitan, Obligan a la entidad a contar en su organizacién con elementos capaces de asumir la responsabilidad de abastecer oportunamente a las dependencias, para desarrollar sus actividades, dandoles continuidad y eficiencia ef su acciohar y liberéndolos de preccupaciones, mediante una buena administracién de los recursos con que cuenta la empresa para su abastecimiento. Una de las grandes preocupaciones que aquejan a las compafias, son los altos costos 0 itegularidades causadas, por la falta de coordinacion logistica en sus procesos. Para evitarles se deben tener en cuenta cieros aspectos. En todas las organizaciones sean industriales © comerciales, existan almacenes, y para ello hay que recordar que producir es contar con la materia prima conveniente, para elaborar el producto y este sera vendido y dard lugar a una nueva produccién. De esta manera se forma un ciclo de la produccién constituido por los siguientes elementos: Materia prima Fabrica Producto Cliente y que da origen a los almacenes, en razén a la dificullad de contar con la materia prima, en el momento preciso y en la cantidad suficiente, sino se ha adquirido con anterioridad, como para tenerla a la mano cuando se necesite, de igual manera para cubrir las variaciones de la demanda ‘almacenando producto terminado para el cliente. Costo_por obsolescencia, deterioro y reempaques: Por qué cargarse esto como costo de almacenamiento?, los costes por obsolescencia y deterioro de los inventarios pueden tomar diversas formas, incluyendo: 1) el deterioro inmediato después de un perlodo més menos fijo; 2) el riesgo de que una unidad particular en existencia, 0 un producto particular, llegue a: a) ser técnicamente defectuoso y vendible, tal vez, dando un descuento; b) hacerse Viejo 0 pasar de moda; 0 c) deteriorarse.ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Ciertos productos comestibles y farmacéuticos, por ejemplo, tienen una cierta vida util especificada. Otros productos como los juguetes, regalos de Navidad © prendas femeninas, pueden realmente “deteriorarse. Algunos equipas técnicos estan sujetos a modificaciones y adelantos casi constantes, durante su vida util o de produccién y por lo tanto las existencias de ‘componentes podrén, rapida @ ines peradamente, hacerse anticuadas. Bodegaje: Cuando no se tienen bodegas propias o son insuficientes, los pagos de arrendamiento de las mismas, son costos considerables que pesan sobre el almacén, Pueden presentarse circunstancias en que las edifcacioanes 0 locales tienen una tasa de depreciacién nula o muy baja debido a su antigliedad, En estos casos el costo a tener en cuenta es el llamado “costo de oportunidad”, que consiste en el arriendo que pudieran pagar otras personas a los duefos de locales por el alquiler de los mismos, TALLER No.5 ES Costos de rempaque y embalaje | Los costos de un producto nacional son de $5.000 por unidad can una utilided del 60%. La ‘empresa en proceso de intemacionalizacién logre hacer un negscio con Costa Rica de | 10.00 tases, e preci de venta acordao ue de 6 doers une (81 200) | 8, Asi, que porcentaje de utllided lograria? = B.Com los siguientes castos adicionales {cul €s la rentablidad total del pedido y cul @ porcentee por unided? En cada estiva van 30 cajes y encade caje un docena, El peletizado requlere Zunchos adicionales y estivas inmunizadas, los costos adicionales por astiva Son $42,000. Los flotes hasta el puerto son de $12,000 por estiva ‘Se contiato un seguro con una prima dnita de $250,000, La comisién del banco sobre el giro es del 1% Gastos de intermediacién aduanera $372,000 y incluida inspeccién, Registro, servicio y trémites ante la DIAN y Zona Franca $72,000, Etiquetas especiales del trasco pais de destino $300 unidad. Costes de Informacién, comunicacién y administrativos adicionales, $250.00. aCe ie entaplied para ie erpese suivant vote isione yntenacinel | ‘Costo de transporte interno: Se debe considerar la depreciacién de los equipos utlizados en la movilzacion de mercancias, ademas de la mano de obra dedicada a su manejo dentro del almacén,ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Gostos indirectos: Son todos aquellos costos de Ia presidencia; departamento de servicio; ete. que se asignan al almacén como parte de su funcionamiento, aunque dichos costes no se causan directamente en el mismo. 3.3.3 Costos de hacer el pedide ‘Son aquellos que se ocasionan al realizar una reposicién ylo entrega de mercancias. Se pueden ‘lasificar en los sigulentes: Confeccién de la orien de compra: Incluye el tiempo del empieado que nolificé la necesidad de luna compra. La elaboracién de la orden de compra, las copias, el gasto del correo, ete. En muchas ocasiones es necesario recurrir a estudios de tiempo con cronémetto o a sistemas de muestreo de trabajo, para poder delerminar el tiempo que gastan los diferentes empleados que intervienen en el proceso de reposicién de mercancfas. Una manera practica de precisar estos tiempos es realizando un seguimiento de todos los pasos necesarios desde que se detecta la necesidad de un pedido, hasta que la orden de compra llega al proveedor, Comité de compras: Cuando se requiere la aprobacién de un comité, el trémile de reposicién se ‘vuelve mas costoso por el tiempo y salario de las personas que intervienen en él Recoleccién de mercanclas: Aunque generalmente los proveedores colocan las mercancias en el ‘almacén, en los casos de importaciones 0 compras fuera de la ciudad se hace necesario pagar los gastos de acarreo, seguros de viaje, etc. Sin embargo en muchas ocasiones dichos costos ‘se incluyen dentro del costo minimo de las mercancias para efectos contables. Recepcién y control de_mercancias: Dichos costos se relacionan con el chequeo de las ‘mercancias para determinar si cumplen los requisitos de cantidad y calidad exigides y también tienen que ver con la colocacién de las mismas en los depésites. El tiempo empleado para realizar esta labor y el salario de las personas que la ejecutan son los elementos importantes en dicho costo. Registro de! movimiento: Es el trabajo empleado para anotar en el kardex y demas libros que lieve la empresa; cuando se utlizan computadores para registrar este movimiento de mercancia: se debe considerar el tiempo empleado por el mismo en realizar el programa, el costo de la perforacion de la informacion para ia maquina y ol costo de las personas que disefiaron el "programa para el computador” Paqo de la factura: implica todos los tramites y el papeleo necesario que se realiza antes de entregarle el cheque al proveedor, 3.3.4 Costos por escasez 0 agotamiento de mercancias Otros lo laman ruptura de stocks. Tienen que ver con los peruiclos que se ocasionan cuando el almacén no puede despachar en forma total la cantidad de ariculos solictados, Estos costos generalmente dificles de precisar, son una fuerza que obiiga a mantener alta la cantidad de inventarios, Los costos causados por el incumplimiento en un pedide pueden casificarse asiELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCION DE UN SISTEMA DE COSTOS EN GESTION ESTRATEGICA DE OPERACIONES Costes ocasionados al proceso productive: Cuando los departamentos de produccién no reciben los materiales necesarios para su funcionamiento, se pueden ocasionar perjuicios en el proceso de fabricacién. Podria ser que la calidad del producto se deteriore o la maquinaria permanezca inactiva. En cualquiera de las dos circunstancias, la posibilidad de que estos suceda y el costo del perjuicio causado, son elementos que pueden obligar a mantener altas existencias, Tal es el caso de una materia prima indispensable o de un repuesto vital para una maquina, que en el momento de escasear cause grandes pérdidas econémicas a la empresa, 0 no le permita realizar ciertas ganancias. Costos por un mal servicio al cliente: El mantenimiento de un razonable servicio al cliente es muy importante objetivo, en la mayoria de los sistemas de planeacién y de control de los inventarios, y tuna parte_muy importante del problema de llegar a una politica de inventarios razonable, la constituye una evaluacion del valor del servicio al cliente, 0 de la pérdida suftida por un servicio. deficiente. Este costo es muy dificil de obtener, incluyendo cual debe ser el costo del trabajo de Papeletia derivado de volver a manejar los pedidos atrasados y, generalmente mucho mas importante, el efecto que la insatisfaccién de los clientes puede tener en las ganancias fuluras. ‘Algunas veces, cuando estos costos se presentan en forma clara, aunque la gerencia tenga en mente un servicio de un 106%, facilmente se convence de que esto es incosteable, prefiriendo dar un servicio excelente a costo moderado, en vez de un servicio “perfecto” a costo muy elevado. Pero he aqui el problema: el costo de las deficiencias en el servicio, aunque real, dista mucho de ser explicito, ya que muy raramente suele aparecer en los libros de contabilidad de una compatiia; en el caso de que aparezca, esta incluido en las ventas adicionales o en los costes de fabricacion; ademés caracteristicamente son muy dificiles de defini. Es légico que si queremos “siempre” nuestros pedidos, es decir en un 100%, debemos mantener mas inventarios que si cumplimos solamente el 85% 0 90% de ellos. Esta cantidad adicional de ‘existencias representan un sobrecosto para la empresa, La gerencia debe determinar si este sobrecosto justifica las mejoras en el servicio y buscar Una situacién equilibrada y razonable, 3.3.5 Modelo clasico para evaluar los costos de inventario La formula del lots econémico (EQ Economic Order Quant) fue uno de los primeros intentos or hacer un manejo de los inventarios en forma cientifica. Aun cuando es cierto que es una aproximacion muy pobre de la realidad y que los supuestos en los que se basa son muy restrctivos y en pocas ocasiones son realstas, tienen el mérto de permit iustrar a forma en que se ullizan los modelos y a partir de este modelo se puede construlr otros mas reales. Los supuestos que se hacen para la deduccion de la formula son: 1. Latasa de demanda es constante. 2. Los costos no dependen del tamafio del lote. En otras palabras, no hay descvento por cantidad, ni economias de escala. 3. Lainflacion no es relevante. 4. La cantidad repuesta llega todo en el mismo momento, 5. _Eltiempo de aprovisionamiento es conocido y constante