Macro para el calculo del valor y la programaci6én ganada German Gutiérrez, Pachco* Diana Carona Varcas Souat* Resumen La recientemente desarrollada técnica de Programacién Ganada (Earned Sebedult) cortige las deficiencias de la técnica de Valor Ganado (Earned Value), en lo relacionado con el seguimiento la programacién y con la realizacién de prondsticos para las fechas de terminacién de proyec- tos; hasta ahora, esta nueva técnica podia realizarse mediante una ““Calculadora de ES” en Exe, «que requiere la exportacién de la informacién de MS Projet. En la Escuela Colombiana de Ingenieria Julio Garavito se ha disefiado e implementado una macro que permite obtener, directamente en MS Projet, para cada tarea y para el proyecto, la fecha correspondiente a la Programacién Ganada con una adecuada precisién, a través de movimientos dinémicos de la fecha de estado. Con base en esta fecha, se calculan confiablemente los indices de desempefio en programacién y pronésticos para las fechas de terminacién, tanto para el proyecto global, como para cada una de sus tareas, Palabras clave: Valor Planeado, Valor Ganado, Costo Actual, Desviacién en Costos, indice de ‘Desempeiio en Costos, indice de Desemperio en Costos para Finalizar, Fecha Actual, Progra- macién Ganada, Desviacién en Programacién, Indice de Desempeiio en Programacién, indice de Desempefio en Programacién para Finalizar, Estimado al Finalizar, Estimado para Finalizar, Planned Value, Earned Value, Actual Cost, Cost Variance, Cost Performance Index, To Complete Cost Performance Index, Actual Time, Earned Schedule, Schedule Variance, Schedule Performance Index, To Com. plete Schedule Performance Index, Estimate to Complete, Estimate at Completion, Macro, MS Projet, Eel * — Colombia). Ingenieto civil, Maestria en ingenieria de sistemas, Master of Science in Engineering. Master's Certificate in Project Management. Project Management Professional (PMP). Consultor ‘en gerencia de proyectos. Ex gerente nacional de Ingenicria de Sistemas de IBM de Colombia, del Programa de Sistemas Mayores de IBM para Latinoamérica y de Servicios Profesionales de NCR. Miembro y ex presidente de la Asociacién Colombiana de Ingenieros de Sistemas (ACIS) y del Project Management Institute (PMI@), Cofundador del capitulo Santa Fe de Bogoti del PMI®. Ex Director de la Unidad de Proyectos de la Escuela Colombiana de Ingenieria Julio Garavit. ++ (Colombia). Ingeniera de sistemas. Especializacion en desarrollo y gerencia integral de proyectos. Certificaciones: Sun Certified Web Component Developer, Sun Certified Programmer for the Java 2 Platform: Aplicacion de Herramientas Informsticas para la Automatizacidn de Proyectos: Microsoft®) Project. Ingeniera de Desarrollo - Heinsohn Business Technology. Experiencia en desarrollo de sofwareDesarrollo de la ponencia Objetivos + Encontrar una forma de caleular el Valor de la Programacién Ganada, de tal manera que sea aplicable a cualquier proyecto, con un margen de error minimo, + Facilitar la elaboracién de reportes a través del cileulo del Valor y la Programacion Ganada con MS Project Metodologia Partiendo de los conceptos bisicos de Valor Gana- do, el tema de Programacién Ganada surgié de dos inquietudes: la primera, sobre la posibilidad de co- nocer las desviaciones en programacién en unida- des de tiempo, a diferencia de lo que plantea la teoria de Earned Value, presentindolas en unidades de costos; y la segunda, solucionar Ia paradoja del Earned Value, la cual consiste en que al calcular el Schedule Variance al terminar realmente el proyecto se obtiene un valor de cero, indicando erréneamente que el proyecto ha terminado a tiempo. La investigacién inicié con el estudio de los con- ceptos te6ricos de Valor y Programacién Ganada, y con el anilisis de las herramientas existentes para calcular el Earned Schedule (ES). A continuacién, se estudiaron las facilidades de MS' Project para cal- cular y presentar los campos correspondientes al Valor Ganado (CPTP, CPTR, CRTR, VC, IRC, IRPG, etc.); luego, se realiz6 el estudio de la caleu- ladora de ES desarrollada en Exe! por Walt Lipke! y la macro desarrollada por Diego Navarro’ Posteriormente se analizé la capacidad de MS Project para obtener el valor de Earned Schedule (ES) y para Ja buisqueda hist6rica de los valores de Planned Value (PV), encontrando que no existen facilidades simi lares a las de la calculadora de ES, debido a que MS Project calcula dinamicamente todos los valores de PV, EV, AC en la fecha de estado, con base en las actualizaciones realizadas hasta el momento. Surgié entonces la idea de variar dindmicamente en MS Project, la Fecha de estado hasta encon- trar la fecha para la cual el CPTP (PV) correspon- de con el valor ganado actual CPTR (EV), para cada una de las tareas y para el proyecto total. La duracién del proyecto (o de la tarea) en esa fecha es el Earned Schedule (ES). Con base en este con- cepto, se desarrollé la macro utilizando Visual Basie for Applications. La macro fue probada haciendo el seguimiento del trabajo de grado del “Montaje del Centro de Idio- mas de la Escuela Colombiana de Ingenieria Julio Garavito” y otros cronogramas suministrados por el director del trabajo de grado. A lo largo de las, pruebas fueron surgiendo ideas para afinar la macro, las cuales fueron implementadas y estén incluidas en los resultados que se presentan a con- tinuaci6n. Resultados obtenidos Como resultado de la investigacion, se pudo ob- servar que el concepto aplicado por los diferentes autores (Walt Lipke, Kim Henderson, Diego Na- varto, entre otros) que han incursionado en este tema, consiste en encontrar la fecha en la cual el Planned Value (PV) es igual al Earned Value (EN) obtenido en la fecha de estado. La duracién del proyecto en esa fecha se denomina Earned Schedule (ES) y con base en ella se puede calcular el Schedule Variance (SV) en unidades de tiempo. De la misma manera, se pueden calcular el Schedule Performance Index: (SPI) y el To Complete Schedule Performance Index: (TSPI) y, adicionalmente, se pueden pronosticar el tiempo restante para finalizar el proyecto y la fe- cha de finalizacién del mismo. Sarned Schedule. An extension to Earned Value Manage ment. hetp://wwwwearnedschedule.com/Caleulator shtml 2 Cémo ealeular la programacién ganada con Microsoft Project. http://direccion-proyectos.blogspot.com/2007/ (04/emo-calcular-la-programacin-ganada-con html ots GrenaesUna vez ha sido encontrado el Earned Schedule (ES), los demas valores se calculan como se presenta a continuacién: * — SV(Schedule Variance) = ES — AT + SPI (Schedule Performance Index) = ES/AT + ETC (Estimate to Complete) = (PD-ES)/SPI + BAC (Estimate at Completion) = XT + ETC © TSPI (To Complete Schedule Performance Index) = (PD - ES) / (PD-AT) Una de las partes a las cuales se le ha dedicado mayor esfuerzo, es la forma de encontrar el valor del Earned Scbedule (PS), el cual, aunque conceptualmente es sen- cillo, desde el punto de vista prictico resulta tedioso debido a que la “curva” del Planned Value no obedece a una fancién, sino que es una suma de rectas que representan el costo acumulado de todas y cada una de las tareas que constituyen el proyecto, como se puede observar en la Figura 2. Planned Value para el proyecto. Walt Lipke ha propuesto una serie de calculado- ras de ES (Earned Schedul) , desarrolladas en Excel, las cuales fundamentalmente llevan Ia historia de los valores de Planned Value (PV), Earned Value (EV) y Actual Cast (AC) a lo largo del proyecto y con base en éstos encuentran los valores de los indicadores de Earned Value y calculan el corres- pondiente valor de Earned Schedule (ES) hacien- do una busqueda del valor correspondiente al E actual en la historia del PV, Lo tedioso de este procedimiento ha llevado a calcular para cada fecha de estado tinicamente el ES del proyecto total. En otras palabras, no se hace el esfuerzo de caleular el BS para cada una de las tareas del Proyecto. Figura 1, Valor y programacién ganada. | a Ahora EAC wer = F Costo Objetivo: Pv (BAC-EV) ACh---------5 EVb------- eS AT PD ED Tiempo |}-——PD Es) VAC, ETC, Fuente: Elaborado por Germain Gutiérrez Pacheco, PMP. 3 > Notas Gerenciales Earned Schedule. An extension to Earned Value Management. http:/ /wwwearnedschedule.com/Calculator shtmlFigura 2. Planned Value para el proyecto. Costo Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5 Proyecto Por su parte, Diego Navarro elabord una “macro realizada en VBA para MS Pryject (MSP) que pre- para informes mensuales en Excel de los indicado- res del AVG y de la PG con el propésito de que pueda ser titi para proyectos de pequefia y media- na entidad cuya programacién se lleva con MSP. Y solamente su programacién, es decir que el coste se lleva aparte —practica nada extrafia por otro lado.”". Esta macro ha tenido varias versiones, y se encuentra publicada en la pagina http:// direccion-proyectos.blogspot.com/2007/04/cmo- calcular-la-programacin-ganada-con.html. En vista de las opciones existentes hasta el mo- mento, y en biisqueda de una opcién més sencilla y precisa, se emprendid, dentro del trabajo de grado Jar-la-programacin-ganada-con.html, Tiempo “laborado por Germin Gutiérrez Pacheco, PMP y Diana Carolina Vargas Soll del “Montaje del Centro de Idiomas de la Escuela Colombiana de Ingenieria Julio Garavito”’, el de- sarrollo de una macro que permitiera obtener di: rectamente desde MS Project, el valor del Earned Schedule (BS), para cada una de las tareas, movien- do dinamicamente la fecha de estado, hasta obte- ner el Planned Value (PV) mas cercano al Earned Value (EN) actual, como se puede observar en la figura 3. Bisqueda del Earned Schedule Aplicando la metodologia enunciada previamente, se elaboré la Macro para Calcular el Valor y la Programacién Ganada, la cual, calcula la Pro- gramacién Ganada desde MS Projet, moviendo di- namicamente la fecha de estado del proyecto hasta el punto donde el valor ganado a la fecha de segui- imo calcular la programacién ganada con Microsoft Project. http:/ /direccion-proyectos blogspot.com /2007/04/emo-caleu- 5 Montaje del Centro de Idiomas de la Escuela Colombiana de Ingenieria Julio Garavito. Elaborado por: Natalia Galeano Rodriguez, Maria Carolina Gémez Reyes, Sabrina Isaza Ferro y Diana Carolina Vangas Sola Notas Gerenciales @Figura 3. Basqueda del Earned Sebedule AT = Actual Time ES = Earned Schedule Sv Puente: Elaborado por Germin Gutiérrez Pacheco, PMP miento es aproximadamente igual al valor planea- do. De esta manera se logra obtener la programa- cién ganada con un margen de error de + 1 dia, independientemente de la periodicidad de los se- guimientos realizados. La macro fue desarrollada de tal manera que per- mite hacer seguimiento en MS Project 0 en Excel con las técnicas de Valor y Programacién Ga- nada, calculando los valores que se presentan en la Tabla 1. Estos valores, a excepcién de la FechaES y la EAC (fecha), son los mismos que se presentan en la Calculadora de ES desarrollada por Walt Lipke, con la diferencia de que la macro presenta los valores correspondientes a periodos de tiempo en dias y no en semanas; adicionalmente, calcula desde MS Project la programacién ganada, permitiendo tener una precision de + 1 dia, independientemente de que los periodos de tiempo entre cada seguimiento sean diferentes. Adicionalmente, la macro realiza los céleulos tan- to para el consolidado del proyecto como para cada una de las tareas, permitiendo guardarlos en MS Project 0 exportarlos a Excel La macro cuenta con tres opciones principales, que sern detalladas a continuacién: + Exportar a Excel © Esta opcidn obtiene de MS Project los cam- pos correspondientes a PV, EV, AC y los exporta Excel, guardandolos en un archivo y permitiendo calcular el CV, el CPI, el ‘TCPI, cl EAC y el ETC por la técnica de Valor Ganado. © Adicionalmente, calcula por el método de Programacién Ganada, los valores corres- pondientes al ES, ATT, SV, SPI, TSPI, EAC, EAC (Fecha) y ETC. El Earned Schedule (ES) lo calcula cambian- do en MS Pryect dinimicamente la fecha deTabla 1 Valores calculados por la macro eer rey rrr BA Obtenido de MY Pryjct para el proyecto o para la tareaespecifi MS PD Obtenida de MS Pret para el proyecto o paral tarea especifia Di Corresponde al dia de seguimiento, diferencia entre la fecha de estado y la Da fecha de inicio det proyecto. De Fecha Fecha de estado. Fecha CPTP / PV / BCWS (Planed Value) | Obtenido de MS Pry? para el proyecto 0 para la tarea especifca MS CPTR/ EV / BCWP (Earned Value) | Obtenido de MS Pry? para el proyecto 0 para la tarea especifca MS CRTR/ ACT ACWP (Acuul Gost) | Obtenido de MS Prot para el proyecto o para la tarea especifca. MS (CVs (Coat Varian) EV=AC MS (CPs (Cost Peformance Index) EV AC "TCPIs (To Complete Peformance Indes) _| (BAC — EN) / (BAC EAGs (Estimate at Competio) BAC / CPI NS ECs (Estimate fo Comple) ACS _ AC Ms ‘Obtenida de MS Pry, corresponde a a diferencia entre la yla fecha de inicio del proyecto. Dias Se mide en forma relativa al comienzo de a tatea AT (Actual Time) Caleulada en MS Prat moviendo la fecha de estado hasta que el valor ganado actual es aproximado al valor planeado Una ver obtenia la fecha e Ia que el valor ganado actual es aproximado (margen de + 1 dia) al valor Dias planeado le resta la fecha de inicio de la linea base del proyecto. Se mide en forma relatva al eomienzo de la trea. S (Harned Scbedul Fecha para la cual el valor ganado actual (BCWP) es igual al valor planeado Fechak’s aos Fecha ‘SV; (Sebedde Varian) Dias SPI, (Scheie Performance Inds) "TSPI, (To Compl Pojormane nds | (PD ES)] (PD NT) ETC. (Estimate Comput) (PD-FS)/ SPL Dias EAG, (Estimate at Complat) AT} ETC Dias Fecha estimada para la finalizacin del proyecto. Es igual a Fecha Inicio de |. EAC (Fecha) Ja tarea + BAC, estado hasta llegar al punto en el que el Valor Ganado (EV) en la Fecha de esta- do es lo mas cercano posible al Valor Pla- neado (PV) para la fecha cambiada, y de esta manera se obtiene la duracién para la cual el Valor Planeado es aproximadamen- te igual al Valor Ganado actual. Todos estos célculos los realiza, tanto para el proyecto en forma consolidada, como para cada una de las tareas que tienen un EY, PV 6 AC mayor que cero. Una vez se realiza Ia exportacién a través de esta opcién, el archivo recién creado, presenta dos hojas de célculo con las siguientes carac- teristicas: 0 Hoja de Consolidado En esta hoja se encuentra la informacién consolidada del proyecto, a saber: el BAC y el PD para el proyecto, y una linea con todos los campos: Dia, Fecha, PV, EV, sons GoonsAC, CV, CPI, TCPI, EAC, AT, ES, FechaES, SV, SPI, TSPI, EAC, EAC(Fecha) y ETC, para la fecha de estado. A continuacién de la linea con el seguimien- to para la fecha de estado se encuentra, en las columnas Fecha y CPTP, cada 7 dias calendatio, el valor planeado para el pro- yecto (valor planeado en la linea base). Esto permite que la primera vez, que se exportacién, si la fecha de estado 6 igual a la fecha de inicio del proyecto, se obtenga cl presupuesto base del mismo. raliza la menor Mas abajo se presentan cuatro grificas con la siguiente informacién: - Estado del Proyecto: presenta el CPTP, cl CRTR, el CPTR y el EAC calculados por la técnica de valor ga- nado. - Indices de desempefio: presenta el CPI por la técnica de valor ganado y el SPI por la técnica de programacién ganada. ~ CV Desviacién en Costos: presenta la grifica de d wiaci6n en costos culada por la técnica de valor ganado. - SV(T) Desviacién en Programa- ci6n: presenta la grifica de desviacion en programacién, calculada por la téc- nica de programacién ganada Hoja cuyo nombre corresponde a la fecha de estado: En esta hoja se presenta para todas las ta- reas que en la fecha de estado deberian te- ner un EV, PV 6 AC mayor que cero, los mismos campos que en la hoja de consoli- dado. Cuando Ia fecha de estado es igual a la fecha de inicio del proyecto, esta hoja se presenta vacia. © Notas Gerenciales ‘Tabla EV, ES Consolidado Esta opcin crea o actualiza en MS Project una tabla con nombre EVConsolidado, en la cual adiciona un registro con el calculo de todos los valores de Programacién y Valor Ganado para el proyecto en la fecha de estado. Para esta ta- bla se utilizan varios de los campos tipo Texto de MS Project Seguimiento por Actividad Esta opcién calcula y crea, en MS Project, una tabla con nombre Seguimiento_Actividad, en Ja cual se almacenan todos los valores calcula- dos por Valor y Programacién Ganada para cada una de las tareas del proyecto en la fecha de estado, Para esta tabla se utilizan varios de los campos tipo Texto, Nimero y Fecha de MS Project. Conclusiones y recomendaciones Se ha encontrado una forma mejor y mas pre- cisa de establecer el Earned Schedule (ES) des- de MS' Project, aplicado, tanto al proyecto, como a cada una de las tareas, lo cual permitiré me- jorar sustancialmente el seguimiento a los pro- yectos. El hecho de poder conocer los valores de Pro- gramacién Ganada, para todas las tareas del proyecto, permite tener un control mas especi- fico sobre cada una de ellas y aplicar acciones focalizadas, evitando gastar un tiempo adicio~ nal en buscar las causas de las desviaciones en. la programacién del proyecto. La macro puede ser aplicada en cualquier mo- mento del proyecto, generando resultados pre- cisos, sin depender de resultados guardados anteriormente. A pesar de que la macro permite calcular con exactitud el Earned Schedule (ES), independien- temente de la frecuencia con la que se realice el seguimiento, es recomendable hacerlo cons- tante y periédicamente de acuerdo con las ne-cesidades del proyecto, de tal manera que per- * La exportacién a Exve/ de la macro, permite mita tomar acciones oportunas. llevar ficilmente en un mismo archivo todos los seguimientos realizados al proyecto y guar- + Aunue la macro permite hacer seguimiento a Beara en cualquier momento y sin depender de la his- toria generada, se recomienda guardar los se- dar la evolucién histérica de las actividades que tienen un valor ganado (EV), valor planeado (PV) 0 costo actual (AC) mayor que cero para suimientos realizados periédicamente, para 8 Pe =) cada una de las fechas de estado en las cuales poder realizar pronésticos sobre los valores y se realizé la exportacion, fechas de finalizacién del proyecto. + Se recomienda utilizar la Macro para Calcu- lar el Valor y la Programacién Ganada para Bibliografia obteniendo hacer seguimiento a los proyecto: resultados precisos que permitirin tomar ac- Gutiérrez Pacheco, German. Planeacién y Control ciones correctivas y/o preventivas oportunas de Proyectos con MS Pryect. Julio 2009 con base en la Programacién del Ganada, Walt Lipke. Earned Schedule. An extension to Earned Value Management. ES calculator. Aporte 0 propuestas concretas de los autores Disponible en: hetp://wwwearnedschedule. com/Calculator.shtml. + Las opciones de la macro, para generar vistas Direccién de Proyectos. Cémo caleular la progea- en MS Projet, permiten conocer todos los va- macién ganada con Microsoft Project. Publi- lores de Programacién y Valor Ganado para el cado por Diego Navarro. Disponible en: proyecto y para cada una de las actividades, en hetp:/ /direecion-proyectos-blogspot.com/ cualquier fecha de estado, sin depender de que 2007_04_01_archive-html. se haya guardado previamente la historia de dichos valores. Notas Gerenciales @