CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

PENGETUA

PENOLONG PENOLONG PENOLONG

PENOLONG PENOLONG
KANAN KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM TINGKATAN ENAM

GURU
GURU
PERPUSTAKAAN
KAUNSELING
DAN MEDIA

2
 CARTA FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN M EDIA

Bertanggungjawab dalam Program

Kemahiran Maklumat dan
Perkhidmatan Pusat Sumber
Sekolah
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran Pusat
Sumber Sekolah
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kurikulum

Pengurusan Kewangan
Pengurusan Pembangunan
Sumber Manusia

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1. Merancang, melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan Perkhidmatan

Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran.
(a) Melaksanakan Program Kemahiran Maklumat
(b) Mengurus Mesyuarat JK Induk/Kerja Pusat Sumber Sekolah.
(c) Merancang, melaksana, menyelaras Program Pembangunan Staf
dan Program Latihan Dalaman berhubung dengan Pusat Sumber
Sekolah
(d) Memantau dan mengawal selia pelaksanaan Program Pusat Sumber
Sekolah dan Program Galakan Membaca (NILAM)

2. Menyelia dan Mengurus Bahan-Bahan Pusat Sumber Sekolah

(a) Membuat perolehan bahan-bahan pusat sumber sekolah.

(b) Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan Pusat
Sumber Sekolah.
(c) Merancang dan mengurus Program Promosi PSS
(d) Menyediakan Laporan, Analisis Pelaksanaan Pembangunan,
Pengurusan, Program dan Aktiviti serta Kewangan Pusat Sumber
Sekolah.

3. Berhubung dan bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Pendidikan

Negeri/JPWP/PKG/Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan
dan Program Pusat Sumber Sekolah
(a) Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Perpustakaan / Pusat
Sumber Sekolah Negeri.
(b) Menjalankan Penyelidikan/Kajian Tindakan Berhubung dengan
Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah.

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

4
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GURU KETUA
GELARAN Ketua Pengarah Pelajaran
PERPUSTAKAAN PERKHIDMATA
JAWATAN Malaysia
DAN MEDIA N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GPM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG Pengurusan Pusat Sumber
GRED JAWATAN DG41
UTAMA Sekolah
GRED JD SUB-BIDANG
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama GPM >
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola Pusat Sumber Sekolah bagi memastikan

pembudayaan ilmu sebagai pembelajaran sepanjang hayat berlaku dalam kalangan guru
dan murid.

5
 AKAUNTABILITI
Melaksanakan urusan pengurusan dan
pentadbiran pusat sumber bagi
membolehkan pusat sumber sekolah
diuruskan secara sistematik dan
berkesan.
Melaksanakan urusan pembelian dan
organisasi bahan bagi meningkatkan
tahap penguasaan ilmu dalam
kalangan pelajar di sekolah.
Melaksanakan program galakan
membaca dan literasi maklumat bagi
melahirkan generasi bermaklumat.
Merancang dan mentadbir pelaksanaan
kurikulum kepada guru bagi
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan dasar
kurikulum kebangsaan
TUGAS UTAMA
1. Menubuhkan jawatankuasa.
2. Menyediakan perancangan tahunan.
3. Melaksanakan perbincangan dengan jawatankuasa.
4. Menilai keberkesanan perancangan PSS
1. Menyediakan anggaran belanjawan.
2. Membuat analisis bahan bacaan terkini semasa.
3. Membuat pembelian bahan bacaan dan proses teknik
bahan.
4. Menyemak stok buku lama untuk tujuan
pelupusan/hapus kira.
1. Membentuk jawatankuasa galakan membaca dan
literasi maklumat.
2. Merancang program galakan membaca dan literasi
maklumat.
3. Menilai keberkesanan perancangan program.
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
6
 DIMENSI
● Bilangan Guru :
● Bilangan Pelajar :
● Bilangan Mesyuarat/Jawatankuasa :
● Bilangan Program/Aktiviti :
● Bilangan bahan bacaan :
● Agensi Luar :

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun

7
PROSES KERJA

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1. GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

8
 CARTA ALIR

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian

GB Melantik Jawatankuasa

Beri arahan melaksanakan

GB pemantauan secara berkala

Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
AJK pemantauan
berkala

AJK 120 minit

Aduan/Isu

AJK
120 minit
Tidak Laporan

AJK 180 minit

Tindakan
susulan

AJK
Rekod dan TAMAT
dokumentasi

9
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

10
 PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang

2. PK(P)/ PK A. PERANCANGAN GKMP

Petang
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program

3. PK(P) / PK Menentukan kaedah pemantauan GKMP

Petang berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan daripada GB PK(P)/ PK

Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti yang GKMP / GAB /
telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan

11
 7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program setelah PK(P) / PK
program selesai. Petang
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post mortem GAB
untuk mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan pelaksanaan program.

10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan berdasarkan GAB

Petang keputusan mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian prestasi ke atas Petang / GKMP
kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan program.

12. PK(P) / PK Membentangkan laporan penilaian GKMP / GAB

Petang prestasi dalam mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan berdasarkan PK (P)/ PK

keputusan mesyuarat. Petang
14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

CARTA ALIR
Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

12
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
GB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan Tempoh
Proses Kerja masa
Tiada isu

GB Kajian semula
60 minit

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

2 hari
60 hari
Tamat

90 minit

SENARAI SEMAK
Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

13
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

14
Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GPM PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GPM PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GPM PK/GKMP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

15

60 minit
 Ya

Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

GB dan PK Mengenal pasti

agensi

Mesyuarat awal
GB dan PK
bersama agensi

Arahan melaksanakan
GB
tugas

GPM Menyediakan kertas kerja

120 minit
TAMAT
PK

Laksana aktiviti
GPM

120 minit
GPM

P/GB dan PK 120 minit

Rekod dan 60 minit

GAB
dokumentasi

SENARAI SEMAK

16
Aktiviti 4 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

17
PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

PEGAWAI
TANGGU LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
NG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
BIL. JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengurus pelantikan Pegawai Aset,
1. GB Pegawai Pemeriksa Aset dan PPD 1PEKELILING
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. PERBENDAHARA
Pegawai Penerima Aset menerima AN (1PP):
2. GAB aset bersama dokumen lain dan PT Pengurusan Aset
menyemak butiran dalam dokumen.
Memeriksa, mengira, menimbang,
mengukur dan menguji aset seperti
GAB dalam senarai bagi memastikan aset
3. GB
menepati spesifikasi. (Pemeriksaan
teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu).
Menyediakan laporan penerimaan
4. GAB jika terdapat perkara yang tidak GB
memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
7 PT mengecat/ mencetak timbul) dengan GAB
“Hak Kerajaan Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
8 GAB PT
penempatan aset.
Merekod dan mengawal pergerakan
9 PT GAB
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT

Pemeriksaan aset sekurang-
kurangnya sekali dalam setahun dan
12 GB mengemukakan Laporan GAB
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
13 GB (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali GAB
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.
Mengemukakan KEW. PA-10 dan
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
14 GB Tahunan Pemeriksaan Harta Modal GAB
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

18
 CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

Proses Kerja Tempoh

Tanggungjawab
Masa

Mula

Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit

GB
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga

Tidak penuhi
sepesifikasi
Sediakan
laporan

Laporan lengkap

2 hari
60 hari

Mula

Kemaskini Tidak lengkap

laporan

Lengkap

Tamat

19
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa
1. Pelupusan.
● Permohonan Pelantikan
● Surat Lantikan
Pegawai Penerima Aset menerima aset
bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen.
2. ● Dokumen berkaitan
● Borang Penerimaan Aset Alih
● Borang Penolakan Aset Alih
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
3 jika perlu).
● Lantikan pegawai penerima
● Dokumen pemeriksaan penerimaan
● Surat lantikan teknikal (jika perlu)
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
4. perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
penerimaan.
5. ● Dokumen pendaftaran
● Nombor siri pendaftaran aset
Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /
6. Aset Alih Bernilai Rendah).
● Rekod daftar aset
Menanda pengenalan aset dengan “Hak
Kerajaan Malaysia”
● Tanda pengenalan aset;
7. - melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi
● Pamerkan
● Kemaskini
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
9. ● Dokumen pergerakan aset

Mengemaskini senarai aset.

10. ● Laporan

Memeriksa kerosakan aset (jika ada).

11. ● Borang aduan kerosakan

20
 Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.

PROSES KERJA

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

21
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
1. GB GPK/ GAB
panggilan mesyuarat kepada ahli PENTADBIRAN
mesyuarat. AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK MyMESYUARAT -
2. GB EKOSISTEM
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB
PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
● AKTA ARKIB
NEGARA
4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. GAB 7 hari bekerja. GAB

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. GB mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

22
 MULA

GB
Edar surat panggilan 240 minit

GB Laksana mesyuarat
360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat.

360 minit

Sedia minit mesyuarat.

GAB 780 minit

GB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

TAMAT

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail.

60 minit
GAB

23
SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat
kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3.
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang
Maklum balas dalam tempoh 7 hari
5.
bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan
Mengumpul dan menyatukan dapatan
7.
maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

24
 PROSES KERJA
Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

GPK/SU
2. Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP
Mengkaji keperluan bidang latihan
GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan
3.
LADAP Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
GPK/ SU
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

GB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

8. GPK/ SU Menguruskan latihan (Sebelum ,

25
 semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
GAB penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.
GPK/
SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan selepas
latihan untuk disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem SPL KPM.
GAB /
PENGANJ v. Mengumpulkan salinan sijil atau
UR maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
GPK/SU
10. kursus untuk menilai keberkesanan
LADAP
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
12. SU LADAP Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
untuk melaksana penilaian kendiri.

26
 13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang 3900 min
Matriks Kompetensi guru secara online
GB
untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.

GPK/SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks

390 min
Kompetensi dalam Sistem eSPLG
LADAP

Mengkaji keperluan bidang latihan

GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
LADAP
780 min
Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
GPK/SU
untuk kelulusan. 20 min
LADAP

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

latihan yang diperlukan
GB
180 min
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
GPK/SU dalam takwim sekolah selepas kelulusan
LADAP Pengetua / Guru Besar
180 min

Memberi arahan kepada GPK untuk

menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan 30 min
GB
Menguruskan latihan (sebelum, semasa
dan selepas)
GPK/SU
Mengikut
LADAP
Mengedar borang penilaian kursus kepada keperluan lokasi
KU/PP
peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan 30 min
GPK/SU personel
LADAP
KU/PP Merekod kehadiran kursus dalam SPL
KPM
GAB/ SU 390 min
LADAP Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus27kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.
SU LADAP

Salinan dan Rekod Fail

 TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia
i) Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

7. menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

28
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
9. menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

29
PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

9. GPK
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau

Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
10. GPK Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
11. GPK b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

12. GPK
Semasa PdP

Memastikan suasana bilik darjah dalam

30
 keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

13. GPK
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing

murid seperti yang telah dirancang
14. GPK dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
15. GPK berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan

Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
16. GPK c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

31
CARTA ALIR

Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GPK 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GPK
Rekod Persediaan Mengajar

GPK 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan

3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GPK
keadaan kondusif

3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GPK
peralatan dan bahan yang diperlukan

GPK Melaksanakan PdP dan bimbingan

Mula
3 MINIT
GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

32
SENARAI SEMAK
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
1.
oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2.
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)

33
 Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
8
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

Aktiviti 18PROSES
: Pengurusan Pusat Sumber
KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. GB PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER 1. Akta
GPK/GPM
Pendidika
Membuat ketetapan berkaitan n 1996
pengurusan pusat sumber (Akta 550)
2. Pelan
2. Menyediakan Peraturan Pinjaman Pembang
GPK/GPM GB
dan Pemulangan Buku di Pusat unan
Sumber. Pendidika
n Malaysia
3. 2013 –
GPM Memastikan kad pinjaman/kad GB/GPK
2025
pintar diedarkan kepada murid.
GB/GPK
4. Menyemak status pinjaman buku
GPM daripada perisian sistem automasi
atau rekod pinjaman
GB/GPK
5. Merekod butiran pinjaman
GPM
Mencatat tarikh pemulangan buku GB/GPK
6. pada slip pinjaman di buku yang
GPM dipinjam

34
7 PEMULANGAN BUKU DI PUSAT GB/GPK
SUMBER
GPM
Menyemak tarikh pemulangan
buku.
8 GB/GPK
Memastikan buku yang
GPM dipulangkan dalam keadaan baik.
Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang,
peminjam akan didenda

9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku di
GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program GB/GPK
berjalan lancar.
15 GPM Menyediakan data dan laporan GB/GPK
program yang dijalankan

35
 16 GPM/PT
Merekod dan mendokumentasi GB/GPK

CARTA ALIR

Aktiviti 18: Pengurusan Pusat Sumber

36
 Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Mula
masa

GB Membuat ketetapan pengurusan 180 minit

pusat sumber
Menyediakan peraturan penggunaan,
GPM
pinjaman dan dan pemulangan buku 1170 minit
pusat sumber
Memastikan kad pinjaman/kad pintar 15 minit
diedarkan kepada murid.

GPM Menyemak status pinjaman buku 5 minit

daripada perisian sistem automasi atau
rekod pinjaman
5 minit
GPM Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan buku

60 minit
GPM pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam
Menyemak tarikh pemulangan buku. 2
30hari
60 minit
hari
GB/GPK

Memastikan buku yang dipulangkan 15 minit

dalam keadaan baik
GPM Menghantar surat peringatan kepada
peminjam yang tidak memulangkan 15 minit

buku seminggu selepas tarikh yang

GPM
ditetapkan
Mengambil tindakan terhadap
peminjam yang melanggar 15 minit
GPM peraturan peminjaman
Mengambil tindakan terhadap
GPM 15 minit
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid
GPM 120 minit
yang membuat pinjaman buku

Menentukan program dan

GPM
menyediakan kertas kerja aktiviti 60 minit
yang hendak dilaksanakan.
Memberi taklimat tentang
GPM 120 minit
pelaksanaan program

Menganjurkan program peringkat

GPM 390 minit
sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.
GPM Menyediakan data dan laporan
program yang dijalankan 120 minit

GPM/PTSENARAI SEMAK Merekod dan mendokumentasi 5 minit

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
. Tamat

1.
PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER

37
 Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat
sumber

Menyediakan Peraturan Pinjaman dan

2.
Pemulangan Buku di Pusat Sumber.

Memastikan kad pinjaman/kad pintar diedarkan

3
kepada murid.

Menyemak status pinjaman buku daripada

4.
perisian sistem automasi atau rekod pinjaman

5. Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip

6.
pinjaman di buku yang dipinjam

PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER

7.
Menyemak tarikh pemulangan buku.

Memastikan buku yang dipulangkan dalam

keadaan baik. Jika rosak, pembantu Pengawas
7.
akan baiki dan jika hilang, peminjam akan
didenda
a) Menghantar surat peringatan kepada
peminjam yang tidak memulangkan buku
seminggu selepas tarikh yang ditetapkan;
b) Memaparkan nama peminjam terlibat di papan
kenyataan untuk tempoh seminggu
8. c) Pengawas Pusat Sumber akan mengesan
peminjam di sekolah dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman dalam masa
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan
dikeluarkan
Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
9.
melanggar peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid yang membuat
10. pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
11. PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)

38
 Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program
Menganjurkan program peringkat sekolah dan
14.
memastikan program berjalan lancar.
Menyediakan data dan laporan program yang
15.
dijalankan
16. Merekod dan mendokumentasi

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

39
 3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

40
BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

5.

41