TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PENGURUS PESANTREN

Daftar isi

STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS-TUGASNYA

Kepala / Ketua Pengurus

Wakil Kepala

Sekretaris

Wakil Sekretaris

Bendahara

Wakil Bendahara

Kegiatan Belajar : Tarbiyah wat Ta’lim<

Ubudiyah

Ketertiban dan Keamanan

Kebersihan

Sarana Prasarana

Olahraga dan Kesehatan

Takmir Masjid Al-Madinah

Humas

Struktur Organisasi Pengurus dan Tugasnya

Struktur organisasi di pesantren Al-Khoirot lapis kedua terdiri dari para pengurus harian yang tugasnya
adalah sebagai tim pelaksana yang melaksanakan visi misi pendidikan yang cetak birunya telah dienvisi
oleh Pengasuh dan Dewan Pengasuh. Baik yang berbentuk Tata Tertib Pesantren maupun aturan
lanjutan di bawahnya.

1. Kepala / Ketua Pengurus

Melengkapi dan mereshuffle (merubah di tengah masa kepengurusan) personalia pengurus dengan
persetujuan pengasuh.

Mengkoordinir penyusunan Pedoman tugas pengurus dan kalender kegiatan bersama sekretaris.
Bersama sekretaris menyelenggarakan dan memimpin rapat:

Rapat program kerja.

Rapat Pengurus Harian

Rapat Koordinasi

Rapat evaluasi kerja

Rapat Luar biasa dan khusus.

Menyelenggarakan Training organisasi pengurus.

Bersama sekretaris menandatangai surat keluar.

Bersama Bendahara menentukan anggaran belanja pondok.

Membentuk dan mengesahkan kepanitiaan:

PHBI

Pendaftaran dan Pembekalan Santri baru

Penyuluhan kesehatan

Lomba, dll.

Bersama sekretaris mengangkat panitia penerimaan santri baru.

Mengkoordinir pendelegasian pengurus.

Undangan ke pesantren lain atau instansi pemerintah

‘Iyadatul maridh (menjenguk orang sakit).

Acara lainnya….

Berkonsultasi dengan pengasuh dan dewan pengasuh.

Melakukan kontrolling terhadap tugas-tugas pengurus.

Memberikan motivasi dan apresiasi terhadap pengurus.

Melakukan teguran kepada pengurus yang melanggar.

Membuat laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

2. Wakil Kepala

Mewakili kepala jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan bersama dan ketentuan yang
berlaku.

Menentukan kebijaksanaan dan mengawasi pelaksanaan program sesuai dengan bidangnya.

Bertanggung jawab atas pelaksanaan program sesuai dengan bidangnya

3. Sekretaris

Tugas dan Wewenang :

Melengkapi dan memelihara ATK.

Bersama ketua menyelenggarakan rapat dan mencatat hasil rapat.

Melengkapi buku-buku administrasi pesantren dan kepengurusan.

Buku Rapat

Buku data personalia.

Buku Induk Santri.

Buku Pedoman program kerja pengurus

Membuat dan melengkapi papan bagan organisasi.

Jadwal harian, bulanan, dan pengajian kutubus Salaf.

Mengatur keluar masuknya surat dan mencatat dalam buku agenda surat

Mengonsep dan membuat surat menyurat yang dibutuhkan pondok.

Bersama Ketua menandatangani surat keluar.

Membuat buku agenda surat keluar dan masuk.

Mengisi papan Pengumuman

Melakukan sensus santri.

Membuat Kartu Tanda Santri

Mendokumentasikan arsip dan foto organisasi

Bersama ketua membentuk Panitia Penerimaan pendaftaran santri baru dan melengkapi
administrasinya.

Membuat kwitansi pembayaran untuk santri baru.

Mendata santri baru dan memasukkannya ke buku induk santri.

4. Wakil Sekretaris

Tugas dan wewenang :

Mewakili sekretaris jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan bersama dan ketentuan yang
berlaku.

Dalam kegiatan sehari-hari membantu sekretaris dalam mengatur jadwal kegiatan, menyiapkan dan
membuat notulen rapat dan menertibkan surat-surat.

5. Bendahara

Tugas dan wewenang :

Merencanakan dan mengatur serta menentukan kebijaksanaan mekanisme keuangan secara

keseluruhan.

Mengatur dan menentukan kebijaksanaan penggalian dana.

Mengadakan pencatatan terhadap sirkulasi keuangan secara keseluruhan.

Bertanggung jawab terhadap seluruh mekanisme keuangan Pondok Pesantren Al-Khoirot terhadap
kepala.

6. Wakil Bendahara

Tugas

Membantu pelaksanaan tugas Bendahara, dan membagi tugas bersama bendahara.

7. Kegiatan Belajar : Tarbiyah wat Ta’lim

Membuat jadwal kegiatan belajar

Melakukan koordinasi dengan pengurus Daerah terhadap pelaksanaan kegiatan belajar rutin, mingguan
dan insidental.

Melakukan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan belajar santri

Melakukan pembinaan kemampuan baca Al-Qur’an dan Mu’allim Al-Qur’an

Membuat jadwal pengajian, baik yang di ampu oleh Pengasuh dan Dewan Pengasuh atau yang di ampu
oleh Asatidz

Menyelenggarakan acara khitobah mingguan, bulanan dan diskusi ilmiah

Menyelenggarakan kegiatan bahtsul masail diniyah

Bersama bagian lain yang terkait melaksanakan pelatihan-pelatihan peningkatan kemampuan santri

8. Ubudiyah
Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap realisasi program sesuai dengan program seksinya.

Melaksanakan program seksi ubudiyah yang telah ditetapkan.

Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan seluruh pengurus mempersilahkan santri melakukan sholat
berjamaah

Menjaga dan mengontrol santri selama masa pelaksanaan sholatber jamaah dan kegiatan ubudiyah
lainnya.

Menyusun piket kontrol santri pada masa kegiatan ubudiyah

Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan pemahaman dan pengalaman terhadap

islam, seperti praktik sholat (bekerja sama dengan bagian kegiatan belajar), praktik tajhiz jenasah, dll.

Bersama Ta’mir Masjid menyusun jadwal Muaddzin, bilal Jum’at dan Imam Badal

Bertang gungjawab terhadap kepala pengurus dan Pengasuh

9. Ketertiban dan Keamanan

Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga keamanan dan ketertiban.

Membuat tim patroli keamanan pondok.

Membuat jadwal pengabsenan santri

Membuka dan menutup gerbang pada waktu yang telah di tentukan.

Menangani pemberlakuan jam malam.

Ikut serta mengontrol ketertiban saat kegiatan berlangsung.

Mengontrol dan mengadakan penyidangan serta memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan
yg berlaku.

Menggeledah hp, alat pemutar music dan video (mp3/mp4) dan senjata tajam.

Mengadakan penggeledahan berkala

Menjaga stabilitas (menangani kegaduhan)

Menjadi mediator bagi santri yang bertikai.

Membuat jadwal piket petugas

Membuat Kartu Mahram Santri (KMS)

Mengontrol dan memberi sanksi bagisantri yang melakukan pelanggaran.

Menangani dan mengontrol perizinan santri

Mengoperasi rambut panjang

10. Kebersihan

Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga kebersihan.

Membuat jadwal dan mengontrol piket kebersihan harian dan kerja bakti (roan)

Mengkoordinir penertiban jemuran.

Mengurusi pakaian yang jatuh berserakan.

Mengontrol wadah-wadah kotor dan timbunan sampah pada setiap asrama dan lingkungan pondok.

Memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan kebersihan.

Menilai kebersihan asrama dan daerah.

Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian Pondok Pesantren.

Membuat jadwal piket dan memantaunya.

Melengkapi peralatan kebersihan.

Melengkapi dan memelihara alat2 kebersihan:

Sapu

tempat sampah

Bersama kesehatan memberikan penyuluhan kebersihan.

Mempelajari dan melakukan manajemen pengelolaan sampah.

11. Sarana Prasarana

Menangani bidang pengairan dan kelistrikan.

Melengkapi dan memelihara serta mengatur inventaris pondok.

Mendata barang-barang inventaris.

Memberi label.

Menangani penyimpanan barang-barang inventaris.

Membuat tatatertib peminjaman barang-baranginventaris.

Mendata keluar masuknya barang-barang inventaris.

Melakukan reparasi.

Menangani pengadaan mega phone dan salon pemanggilan.

Membuat kotak saran.

12. Olahraga dan Kesehatan

Melengkapi sarana dan prasarana kesehatan.

Pengadaan kotak P3K danmengontrol kelengkapan isinya.

Pengadaan peralatan kesehatan pondok.

Termos

Gelas

Kasur

Selimut, dll

Melengkapi dan melayani kebutuhan santri terhadap obat-obatan.

Melakukan kontrol kesehatansantri secara teratur.

Operasi/pemeriksaan kuku.

Mengkoordinir pelaksanaan posyandu remaja.

Mendata dan mengurusi santri yang sakit.

Merawat serta melayani kebutuhan santri yang sakit.

Mengantar santri yang sakit ke tempat periksa (berobat)

Membuat surat keterangan sakit bagi santri yang sakit untuk izin sekolah.

Mendata santri yang pulang karena sakit.

Mengadakan dan menjadwal aktifitas olahraga.

Mengadakan penyuluhan kesehatan.

Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan keamanan membuat jadwal olahraga

13. Takmir Masjid Al-Madinah

Memakmurkan (mensejahterakan) Masjid

Menjaga dan memelihara inventaris Masjid

Menjaga kebersihan Masjid

Bekerjasama dengan bagian ubudiyah dan kebersihan menyusun jadwal menyapu

Melengkapi kebutuhan Masjid, seperti karpet, listrik, sapu, sound system, vacuum cleaner,dll.

Bersama bagian ubudiyah membuat jadwal muadzzin, bilal jum’at, imam badal.
Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola uang amal Masjid

Melaporkan kegiatan dan keuangan Masjid kepada Pengasuh dan Kepala Pengurus

14. Humas

Mengatur dan melaksanakan hubungan Pondok Pesantren dengan walisantri dan masyarakat umum

Membina hubungan Pondok Pesantren dengan pesantren lain, instansi pemerintah dan lembaga sosial
lainnya

Merencanakan program kunjungan ke pesantren lain dan lembaga terkait, untuk study banding, dll