CAPITULO VI s AUDITORIA DE PASIVO. $)—Contoltnteme. b).—Procedimientos aplicables a la Auditoria del Pasivo. ¢).—Confirmacién del Pasivo originado por la emisién de obligaciones. 4) —Programa de Auditoria. ¢).—Salvaguarda del Pasivo.‘ CAPITULO. WI AUDITORIA DE PASIVO. ‘Adin cuando nuestra idea original para el desarrollo de este trabe- Jo fue referimos ‘inicamente al aspecto contable, llegando ya a su fi ‘podemos menos que darnos cuenta de la importancia que tiens la correcta determinacién del Pasivo mediante la aplicacién de algunas précticas de Auditorfa. Al practicar una Auditoria nos encontramos con que la comproba- cién del Pasivo se encuentra muy relacionada con la de Activo, y muchos auditores consideran que si el Activo y los Gastos han sido revisadas con esmero, es de pensarse que el Pasivo esté correcto; sin embargo, deberd hhacerse una revisién del Pasivo con objeto de verificar si existen gravé- menes sobre el Activo, y de existir, si estin registrados; deberé también ‘comprobarse que los célewlos de impuestos estén correctos y, en general, ‘que aparezean registrados los Pasivos eventuales de la empresa, En la revisién del Activo, el estudio se hace tomando como base Jos datos de 1os libros; en cambio, al revisar el Pasivo debe procurarse en- contrar todas Jas-partidas que puedan representar una obligacién para la empresa y que por algiin motivo no hayan sido registradas. CONTROL INTERNO. Para poder efectuar la Auditoria de Pasivo deberi hacerse un 6 tudio del Control Interno. Deberd por lo tanto examinarse: Quién autoriza los préstamos que solicita la empresa. ‘Cémo se manejan los auxiliares de las cuentas de Pacivo y si estos tienen todos los datos necesarios para servir de informacién y para facili- tar la revision. —69—Con qué frecuencia se verifican los saldos de los auxiliares contra ns cuentas de control. Qué tratamiento’ se da a los documentos pagados, es decir, si son ‘cancelados y archivados debidamente. Si al recibir 10s estados de cuenta de los Proveegores se hace la coneiliacién contra la cuenta del Auxiliar En caso de necesitar hacer un ajuste a alguna cuenta de Pasivo, es la persona que lo autoriza. Qué politica se sigue con rexpecto a los documentos a argo plaz0, es decir, si se lleva un registro aparte y con los datos suficientes, con el fin de evitar que pase inadvertido su vencimiento: En relacién con los pagos de dividendos e intereses, deberd inves- tigarse: si existe una cuenta bancaria especial para ello, si dicha cuenta es ‘manejada por una persona distinta a la que leva las demés cuentas de che- ‘ques, s1 deben expedirse- dichos cheques con firma mancomunada y si se teva un buen contro! de los cheques en circulacién. Ademas debe averi- suarse sila coneliaién de dicha cuenta la fectin una persona distnta de Ja que la maneja. ‘Los puintos anteriores son algunos de los que debe investigar el Au- ditor para poder hacer Ja evaluacién del Control Interno del negocio. Es- tos se aumentarén’ o disminuirén de acuerdo con las necesidades de la empresa. PROCEDIMIENTOS APLICABLES PARA LA AUDITORIA DE PASIVO. Documentos por pagar: Enviar a los Bancos con los que se realicen opéraciones de crédi- to, una solicitud de informes. Bn ella deberé dejarse un espacio para que el Banco detatle los documentos y la fecha en que se expidieron. ——‘Enviar a las personas poseedoras de documentos a cargo de la em- presa, solicitudes de confirmacién de saldos semejantes a las enviadas a os Bancos. ‘A partir del Balance anterior, hacer una revisién de los documen- tos de mayor cuantia, cuando sean muy numerosos; o de todos, cuando sean pocos. Esta revisién deberd consistir en cerciorarse de que los que vencian durante el afio fueron pagados o renovados a su vencimiento, Cuentas por Pagar: La cuenta de Proveedores es la que acumula las cuentas abiertas personas encargadas de surtir a la empresa de los elementos necesarios para su funcionamiento, 0 sea de las materias primas con que va a traba- Jar o los articulos que va a vender. El saldo del libro mayor deberd coincidir con Ja suma del suxilier de Proveedores, y si al revisar las cuentas se encontrara que existe algu- na cantidad equlvocada, 0 bien, que hay un error en ln casificacién de Ia cuenta, debera correrse el ajuste correspondiente. No existe ninguna base que permita determinar eudl deberd ser Ja antigtiedad de los saldos en cuenta corriente para que puedan conside- rarse veneidos; por lo tanto, el Auditor debera atenerse a su criterio para lasificarlos y proceder a la investigacién de la razén por la cual algunos saldos muy antiguos aparecen ain vigentes a la fecha del Balance y no han sido liquidados dentro del ciclo normal de Tiquidacién de una em- pres. La solicitud de confirmacién de saldos es aplicable a las cuentas de Pasivo Circulante, es decir, Proveedores, Acreedores, Documentos por Pagar a corto plazo, ete. Consiste este procedimlento en enviar cartas a los acreedores de la empresa, solicitandoles un estado de cuenta con némeros hasta la fecha de los Estados Financieros que se dictaminan. —1—‘Estas cartas deben enviarse a todos los acreedores de la empresa, ¥, en caso de que sea primera Auditoria, es proferible que se envien tam- ign a todas aquellas personas que fueron acreedoras del negocio durante Jos cinco afios anteriores a la fecha de la Auditoria. De este modo se pue- den conocer Pasivos Ocultos a cargo de la empresa, pues podria suceder que hubiera algin adeudo no registrado y que en esa forma se conociera su existencia. Para poder enviar estas solicitudes deberd formularse, con toda anticipacién, la relacién de las personas a quienes deben dirigirse, con el fin de que sean verificados nombres y domicilios, y puedan enviarse, de referencia antes del fin del ejercicio. Esta relacién es entregada al Au- ditor, ya que quien la formula es.el personal de la empresa. La carta en la que se hace la solicitud no deberé expresar la can- tidad. del adeudo; debe ser firmada por funcionarios de la empresa, solic tando que la contestacién sea hecha directamente al Auditor, para 1o cual se sigue la costumbre de adjuntar sobre timbrado y rotulado a nombre et mismo. Una ver recibidos los estados de cuenta, deberé revisarse, principalmen- te, si 6stos correspondien a los saldos més elevados. De los que no se haya recibido contestacién, ya que haya transcurrido el tiempo que se_consi- dere suficiente para su recepcién, deberd solicitarse nuevamente el envio el estado de cuenta, con el fin de poder hacer la coneiliacién con el saldo que aparezca en el euxiiar. ‘Al recibir los estados de cuenta, deberé solicitarse 1a coneiliacién contra las cuentas del auxillar, con el fin de deleruimar las diferencias y correr los ajustes que sean necesarios. Estos ajustes nunca deberin efec- tuarse sino se ha hecho un estudio de las causas de las diferencias, y se ha determinado que si procede efectuarlos. Cuando no se obtengan algunos estados de cuenta, pero correspon- dan a salios muy pequefios que representen un porcentaje minimo de 1a —2—cuenta de Proveedores, deberd pasarse por alto la coneitiacién de dichas cuentas, pues siendo una cantidad pequefia la que. quede sin comprobar- se por este medio, no afectaré los resultados de la revisién, 0 posiblemen- te pueda comprobarse mediante la aplicacién de otro procedimiento. Cuando se efectiia una circularizacién de saldos para la comproba: cién del Activo, se consideraré buena la obtencion de un 30 0 35% de las confirmaciones. Naturalmente que este porcentaje variar’ de acuerdo con Ja naturaleza del negocio y el criterlo del Audilur, Tedricamente podria exigirse que el poreentaje fuera més alto, pero ia préctica ha demostrado ‘que en muchos casos es imposible obtener mejor resultado. Debido a és- to habré necesidad de aplicar otros procedimientos para complemento de Ia revision. ‘Al efectuar una circularizacién de Pasivo, el porcentaje que se de- bbe obtener ser distinto, pudiendo considerarse que el minimo seré de 80 2 85%, pero con muchas posibilidades de obtener un porcentaje mayor que podria Legar al 100%. En el caso ut6pico de que la circutarizacién de saldos Hegue a cu- rir un 100% de las cuentas, podra considerarse que ha sido un procedi- miento que sttisface en forma suficiente para la revisién de la cuenta, ‘atin cuando para mayor camprobacién se apliquen otros procedimientos; pero traténdose de Pasivo, aunque se obtuviera la confirmacién de saldos fen un 100% de las cuentas que aparecen registradas, cabria 1a posibili- dad de la existencia de Pasivos ocultos, 0 sea, Pasivos no registrados a la fecha del Balance, y que por lo tanto no podrian comprobarse por medio de la circularizacién. No es raro encontrar saldas deudores en las cuentas de Pasivo. Por lo general son pocos y por ello es posible estudiarios detenidamente ‘con objeto de determinar si en realidad son cuentas de Activo y por lo tanto procede hacer el traspaso correspondiente, o si realmente son cuen- tas de Pasivo que ocasionalmente muestran un saldo deudor. Dividendos por pagar:Los dividendos decretados constituyen un nuevo renglén de Pasi- vo que deberé verificarse. Estos dividendas deberin haberse decretado en Asamblea del Con- sejo de Administracion, asf que el Auditor, al revisar las actas de asam- pleas encontrard todos las datos relatives’ a ellos y podra yerificar los efleulos. Los dividendos decretados pueden agruparse en una sola cuenta 0 ser separados en dos: en una quedardn los dividendos acumulados en afios anteriores y en la otra los correspondientes al nuevo ejercicio; esto dnl- camente cuando se tenga un interés especial en que aparezcan separadas dichas partidas en el Balance, “Impuestos: En el renglén de impuestos podemos encontrar: 1o—Impuestos que constituyen una cantidad fija a pagar, ya sea que se haya establecido para varios afios, o que varie cada afio, pero cuyo cdlculo no tenga como base los ingresos ni las utilidades. Estos impuestos, cuando a la fecha del Balance sean total o par- cialmente un Pasivo, deberdn aparecer como tal; como por ejemplo, el impuesto predial. 20,—Impuestos variables de acuerdo con tos ingresos 0 las utilida- des. Deberd hacerse el eéleulo de acuerdo con las’ dispasiciones legales vigentes, para determinar su importe y registrarlo. En el aspecto fiscal no es posible fijar los lineamlentos a seguir pa- ra el céleulo de impuestos, ya que las leyes y reglamentos estén sujetos a modificaciones. constantes. 4Revision de Eventos Posteriores, La revision de eventos posteriores puede tener como finalidad la ceterminacién del Pasivo Acumulado a la fecha del Balance; ésto puede lograrse por medio de la revisién de comprobantes, o bien, la confirma- cién de los pagos hechos para cubrir el Pasivo a la fecha del Balance por medio de la revisién del auxiliar. Principalmente en los casos en que.no se haya obtenido el estado de cuenta del Proveedor, seré muy interesante la revision de los eventos posteriores a la fecha del Balance. Cuando las operaciones sean muy nu- merosas y por cantidades diversas, es conveniente que se examinen los pagos mayores que se hayan efectuado durante el nuevo ejercicio, Pue- de tomarse como base determinada cantidad, por ejemplo $1,000.00; re- visando 10s pagos mayores de esta cantidad se pueden conocer las parti- das que sirvieron para pagar cuentas que a la fecha del Balance represen- ‘taban Pasivos a cargo de la empresa. En el caso de las mereancias en trénsito que fueron registradas a Ja fecha del Balance, tomando como dato ol estado de cuenta del Provee- or, atin cuando la factura no se hublera recibido, la revisién de even- tos posteriores puede mostrar su recepeién Pasivo Acumulado: En el Capitulo IV hablamos det Pasivo Acumulado; por lo tanto estimamos que debemos hacer un estudio especial de los procedimientos que deberén aplicarse a este tipo de Pasivo. En Jo referente al importe de los adeudas por concepto de servicios de agua, luz, telefono, seguro social, impuestos, etc., deberd investigarse Ja base que se tomé para calcular el importe aproximado de esos adeudios. Hablamos de las reservas para jubilaciones e indemnizaciones, que constituyendo un Pasivo, no puede decirse que son de exigibilidad inme- dita, ni tampoco hay bases lo suficientemente fundadas para poder de- 5tenminar si su importe es correcto 0 no; es decir; que considerando que ‘es muy importante su creacién, para efectos de Auditoria solamente ha- bria que determinar si.el importe por el que se ha incrementado queda dentro de lo razonable. En vista de que estos Pasivos se crean con base en estimaciones, ‘si al aplicar Jos distintos procedimientos de Auditoria se determina que hay diferencia entre el cdlculo del Auditor y las cantidades que muestran Jos Estados Financieros, se deberd decidir si el importe es tan considera- ble que proceda correr los ajustes necesarios o si esas diferencias son mi- nimas y no afectan los resultados. ‘Todas las cantidades que se destinen a Incrementar las cuentas de Pasivo Acumulado, deberdn registrarse a més tardar a la fecha del Ba- lance; pero seria muy conveniente que las aplicaciones se hicieran men- sualmeate, de tal manera que los resultados a fin de mes fueran muy ape- gados a la realidad. ‘A cada rengién del Pasivo Acumulado deberd aplicarse distintos procedimientos de Auditoria para comprobar su correccién. Por ejemplo, Jos sueldos y rayas se podrén verificar mediante un estudio de lo traba- jado por cada empleado, calculando el némero de horas extras y el impor- te de cada una, con el fin de determinar el adeudo a su favor. Para cerciorarse de que el importe de las comisiones es correcto, ‘deberd conocerse la base sobre la que se calculan. Cada caso de Pasivo Acumulado representaré un problema espe- cial, y los procedimientos aplicables serén determinados de acuerdo con la naturaleza de cada caso. CONFIRMACION DEL PASIVO ORIGINADO POR, LA EMISION DE OBLIGACIONES. La emisién de obligaciones debe acordarse en Asamblea General de Accionistas; por lo tanto, una de las primeras pricticas de Auditoriaara este caso deberd ser la revisin del Acta en que se decreté la emi- sién, con objeto de cerviorarse de.que todo lo estipulado ea dicha Acta ha sido atendido. ‘Como las obligaciones pueden ser nominativas o al portador, en el primer caso procederd solicitar a sus tenedores una confirmacién de! saldo a su favor, con objeto de verificar hasta donde sea posible el saldo de a cuenta, Deberd, ademas, revisarse el movimiento de ja cuenta, Jo cual es ‘muy ffcil ya que os intereses no tienen por qué afectarla, sino que se ma- nejan en cuenta aparte; es decir, que solamente la emision y el rescate de las obligaciones se manejardn en esta cuenta, El rescate de las obligaciones debe acordarse también en asamblea de accionistas. Por lo tanto, es muy conveniente que se revisen todas las actas de asambleas y se verifique si se registraron en libros todas las ope- raciones acordadas en ellas. Los cupones de las obligaciones por intereses que se hayan pagado deberén aparecer también en poder de Ia empresa y serdn objeto de un ‘nuevo estudio por parte del Auditor, quien deberd cerciorarse de que los cupones: correspondan a les. cantidades que han sido pagadas por con- cepto de intereses de las obligaciones; pero ademés pueden faltar cupo- nes que no hayan sido pagados y que deberén aparecer en el Balance co ‘mo intereses por pagar. Cuando no se encuentre en circulacién Ja totalidad de las obliga- ciones, se solicitard una relacién de las no suscritas, que proporeionard el departamento de Contabilidad con objeto de inspeccionar fisicamente Jas obligaciones que deban encontrarse en poder de In empresa. ‘Cuando se haya amortizado parte del adeudo, habré que cereiorar- ze de que las obligaciones amortizadas se encuentran en poder de la em- presa, debidamente canceladas, 7Aplicando los procedimientos anteriores, podré hacerse Ia revisién de una parte muy importante del Pasivo consolidado, que muchas veces viene a constituir el renglén més importante de los adeudos a cargo de Ja empresa. PROGRAMA DE AUDITORIA. (1) F. 1. Kabler, en su libro de Auditoria nos presenta un programa normal de Auditoria para la revisién del Pasivo. Una vez que 10 estudia- ‘mos y comprobamos que nos satisface completamente, decidimos transcri- birlo con objeto de presentar, en una forma extractada y ala vez mas completa, la lista de los procedmientos de que ya hemos hablado en el presente capitulo. 1.—Formular u obtener cédula de los documentos por pagar que indiquen las fechas de origen, de renovacién y de vencimiento, beneficiario, clase de transaccién original, importe, pagos, endosos, garantia colateral otor- gada, tasa de interés e intereses pagados y acumulados. 2.—Confirmar por correspondencia todos 1os documentos por pagar y los activos conservados como garantia. 3—Comparar el registro de documentos cancelados durante el afio se- ‘in los libros, con los documentos cancelados existentes. 4—Anotar los cambios en documentos por pagar desde el fin del ejercicio y determinar la razén de los mismos. 5.—Obtener Hata de Jas cuentas por pagar al fin dol afio; comparar ese dotalle con el registro de pélizas o con el auxiltar de cuentas por pagar, y cl total con la cuenta de control; verifiear el total de Ja lista. (1) ELL, Kohler, Auditoria, Pag. 450. 2a. Eaicién. BH6.—Revisar la efectividad de los controtes del cierre por conceptos distin- tos de las compras de materiales y partes, comprendidos en el examen de inventario, 7.—Examinar desde su origen, mediante pruebas selectivas, cada clase de transaccién, desde la autorizacién hasta su pago, anotando las devolu- ciones, descuentos y otras reducciones, y su posible efecto en el importe pendiente al fin del afio. 8.—Examinar las partidas por pagar al fin del afio que permanezcan tam- bién sin pagar durante el tiempo de la auditoria y determinar por qué se hha demorado su pago. 9.—Examinar el archivo de érdenes de compra ablertas y los contratos fe- chados antes det fin del afio; anotar los conceptos extraordinarios y dis- ‘cutirlos con la gerencia, ‘10.—Examinar Jos asientos en el registro de pélizas posteriores al fin del afio y las facturas pendientes al tiempo de la auditoria (después del fin dei afio), en busca de partidas en trénsito o recibidas realmente durante el periodo sujeto a auditoria. 11.—Comprobar los estados mensuales regulares de los acreedores contra el pasivo registrado al fin del aio. 12—Solieitar de proveedores seleccionados, lista de facturas pendientes de pago al fin del afio en aquellos casos en que los contréles del corte son débites y no existan estados detallados. 13.—Listar por eeparado Ias'cantidades que se adeudan a los funciona- ios y empleados, y otros conceptos que requieran desglose independien- terminar si alguno de estos conceptos es, en efecto, una garantia que requiere una separacién correspondiente del efectivo, 14.—Formular eédula de pasivo acumulado pendiente y cémo se comput6 y verified. 719—15.—Deierminar si se han hecho acumulaciones correctas de conceptos tales como los siguientes: Impuesto sobre la Renta y sobre Utilidades excedentes. see er a ma Impuesto predial. sn merce Impuesto sobre acciones. ‘Cuotas al Seguro Social. ‘Némings o listas de raya. Contribuciones para el fondo de pensiones. on et Comisiones a vendedores y ptros. ‘Rentas. 2 sume eee Intereses sobre fondos de garantia. Dividendos decretados no pagados. sa nase te oman wr ete all hecho para las jurisdicciones en las cuales se encuentran localizadas las propiedades de la compafiia. 17 —Dirigirse a los especialistas de impuestos (del auditor) para determi- nar el pasivo que debe reflejar el balance respecto de cualquier concepto de ingreso diferido. — 9 —18—Buscar y determinar el significado del pasivo contingente relative a partidas tales como cuentas y documentos descontados, reclamaciones por dafios, garantfas de productos 0 actuaciones de otros, endosos, patentes, litigios (actuales o en puerta), érdenes gubernamentales, érdenes de com- pra sobre mercado decreciente o que involucran cantidades poco usvales, © ineapacidad para hacer entregas contratadas. 19.—Obtener una declaraciéa del asesor legal independiente del cliente sobre los asuntos que esté tramitando. 20.—Confirmar por correspondeneia con los fidueiarios, acreedores 0 ban- cos, el importe de adeudos a largo plazo’pendientes de pago; si se ha mo- dificado alguna cldusula del préstamo o de la escritura, obtener copia cer tificada de tal cambio. 21;—Determinar si las previsiones de la escritura de emisién de obliga- clones que afectan al periodo corriente, se han cumplido. 22,—Examinar las obligaciones readquiridas o el certificado de incinera- ‘elén que demuestra su destruccién, o conseguir del poseedor Ia declara- ccién de su existencia y motivo de su posesidh; revisar las transacciones hhechas con obligaciones durante el afio y poner al corriente el archivo permanente respecto de las obligaciones. 28,—Verificar los intereses pagados durante el perfodo revisado y acumu- lados al final del periodo, y verificar los cambios en las cuentas de des- ‘euento sobre oblizaciones o primas sobre obligaciones. SALVAGUARDA DEL PASIVO Es conveniente solicitar, del Registro Pablico de la Propiedad. una carta en Ia que certifique que los bienes de 1a empresa se encuentran li- bres de gravamen, es decir, que no pesa sobre ellos ninguna hipoteca; 0 bien, aclarar cules son las propiedades que se encuentran hipotecadas. ‘De este modo podré verificarse una parte del Pasivo Consolidado. —s1—‘ Cuando se trata de Auditoria Externa, en la que deberd presentar- se Balance Dictaminado, se acostumbra solicitar de la empresa una car- ta en la que certifique que no existen responsabilidades contingentes, co- mo las de fiador, avales, etc., o bien en la que se detallen las obligaciones ‘que por esos conceptos puedan existir. ‘A continuacién presentamos un ejemplo de carta de salvaguarda que consideramos retine todos los requisitos para proteger la responsabi- lidad del Auditor. Naturalmente que esta carta debera adaptarse a los negocibs de acuerdo con sus necesidades. Sr. GP. Con el objeto de confirmar a usted diversas pléticas y comentarios ‘que durante el cureo de la auditoria practicada por ol ejercicio del dee see do 19.0... abe... de. de 19..,.., nos permitimos ratificarle los siguientes conceptos: Las cuentas y documentos por cobrar que segiin el balance ascien- den a: s estén constituidas por titulos o documentos legitimos y proceden de ope raciones de buena fe. Ninguno de estos documentos o cuentas por cobrar fueron dados en prenda, pignorados o en garantia, a la fecha del balance. ‘Los inyentarios representan la totalidad de las mercancias propie- dad de la compafiia, valuadas a precio promedio de adquisicion; y cuyo pormenor es el siguiente:En Consignacién En Trénsito ” TOTAL s El valor atribuido a los inventarios no incluye ninguna utilidad en- tre departamentos. Todas las existencias incluidas en los inventarios se encontraban en condiciones normales y eran utilizables. En ningtin caso ruestros precios de costo son superiores al precio de mercado, ‘La mayor parte de los articulos que manejamos son mercancias me- xxicanas, y en los casos de mercancias importadas, las compras se han he- cho mediante la intervencién de agentes aduanales autorizados, quienes se han encargado de cubrir los derechos correspondientes. La cifra de § esta representada por nuestras inversiones de caréeter permanente, a su eosto de adquisicién, En todos 1os casos, existe la documentacién que le- gitima nuestra propiedad y éstas no se encuentran gravadas en forma al- guna. El Pasivo representa todas las obligaciones a cargo de la compa- fia, a la fecha del balance. Existe un Pasivo de caricter contingente, cuyo monto no se puede establecer y que consiste en No existian reclamaciones, juicios o litigios en contra de la compa- ‘Ria, que pudieran traducirse en obligaciones directas 0 contingentes, 0 de Jas cuales pudiera resultar una pérdida para la compafia. — 3