Facultad de Ciencias Econémicas LA PLANIFICACION OPERATIVA EN LAS EMPRESAS FLORENTINO RICO CALVANO Profesor Facultad de Ciencias Econémicas Universidad de Cartagena on el presente trabajo se_quiere entregar nuevos elementos para la reflexion C=: de la planificacién operativa en las empresas, como herramienta fundamental en la toma de decisiones para la prospeccién empresarial. EI desarrollo de cada empresa genera en su seno cambios en la importancia relativa de sus funciones. Las causas son muchas y, sean estas internas o externas, para_la organizacion son resultados léyicos de su crecimiento. En estas circunstancias se encuentra un sinnimero de empresas en Colombia que, al iniciar una nueva era, abandonan una fase inicial caracterizada por una constante lucha por subsistir en el area de los negocios. En la nueva etapa, el aparato administrativo adquiere un cariz diferente. Se descentraliza la autoridad y la organizacidn se torna mas compleja por lo que se hace necesario una coordinacién de las decisiones entre los ¢jecutivos de diferentes niveles jerarquicos, a fin de dirigit la accion de los individuos hacia el logro de los objetivos del grupo. La planificacion de las actividades de la empresa permite al grupo afrontar en forma segura los posibles cambios alternativos de la accién de los ejecutivos y, en lo posible, anticiparse a las modificaciones que afecten su normal desempefio. Las funciones directivas llevadas a su mas alto desarrollo permiten alcanzar en gran medida estos objetivos.| Enel campo de la administraci6n, las | fanciones directivas han sido objeto de profundos estudios. Uno de los iniciadores fue Henry Fayol, quien las agrupd bajo los concepts de: planificacién - organizacién- mando- coordinaci6n - control. Con el tiempo otros autores han ido reagrupando las funciones directivas, pero. siempre basados en los mismos conceptos. Nuevas ideas sobre relaciones humanas han dejado su huella, al cambiar el concepto de mando por motivacion. Todos estan de acuerdo en dos funciones basicas de la direccién: la planificacion y el control. A la planificacion le incumbe la toma de decisiones frente a alternativas, permite predeterminar el curso a seguir, H. Koontz y C.0” Donnell, la defincn como “La funcién de elegir los objetivos de la empresa, asi como los planes de accién, programas y procedimientos para conseguirlos”. Planificar es adoptar una decision, pues leva consiga la eleccion entre varias alternativas. Los planes de accién, los programas y los procedimientos, abarcan todo el funcionamiento de la empresa La planificacién de las actividades empresariales pata un cierto periodo en el ambito establecido por la estructura y objetivos de ellas, se refleja en los distintos programas de accion. La gestion directiva hace que Facultad de Ciencias Econémicas la empresa tenga éxito y no los planes en si, ya que estos solo determinan las variables identificadas con rangos probables de ocurrencia, con que debe contar la administracion. La eleccion de cursos de acci6n relevantes dan la facultad de considerar al futuro no como algo que tratamos de predecir, sino como algo que determinaré cuén sélidas son nuestras decisiones presentes. El hecho de disminuir la incertidumbre con un enfoque mas objetivo de la accion administrativa en la empresa determina un menor riesgo en las decisiones actuales al poder examinar, dada ciertas probabilidades, los efectos de ellas en el resultado futuro del negocio. El poder analizar y tratar de medir efectos posteriorcs de decisiones actuales, dan a la direccién de la empresa, herramientas que permiten encauzar las acciones cjccutivas, oportunamente en el campo deseado Es requisito previo dentro de este proceso conocer las variables claves del diagndstico empresarial tales como la capacidad de inversién, produccién, comercializacién y de compra. La planeacion implica considerar una serie de actividades que se inician con el diagndstico, _ pronéstico, fijacién de objetivos, desarrollo de estrategias, programas, presupuesto, fijacion de procedimientos y la formulacién de politicas.INFORMACIO! PLANIFICACION Al empresario le interesa saber el tipo de negocio que esta formando para el futuro. Es necesario que disponga de la _ informacién pertinente, distinga y tenga presente las que estan bajo su control y fuera de él; debe informarse de lo que va a afectar en forma directa el resultado de la empresa y tratar de conocer todo aquello que se relacione con el marco de referencia de la informacion, tanto en su caracter de valor cualitativo como de valor cuantitativo. El ejecutivo al considerar la informacién fuera de su control, principalmente de tipo cualitativo, establece el ambito y el enfoque que se debe dar a los planes de la empresa dentro de las propias politicas generales. La expresion financiera de la planificacion, 0 sea, la introduccion de valores monetarios a la planificacidn, no es otra cosa que un presupuesto; —siendo la informacion bajo el control de la gerencia, la base fundamental, limitada por el area en que se desenvuelve la empresa. Esto obliga a cualquier ejecutivo conocer el estado general de la economia del pais, las industrias similares, complementarias Facultad de Ciencias Econémicas naturalmente analizar la situacién de la propia empresa en relacién con la competencia. Este tipo de informacion cualitativa reviste una importancia trascendental para la planificacién cn un pais como cl nuestro, en donde continuamente se cambian las “ reglas de juego”, sin que se adopten, por lo general, las medidas que permitan adaptarse rapidamente a dichos cambios, caso tipico, las reformas —tributarias, cambiarias, monetarias y comerciales que se presentan en el pais. PLANIFICACION BASICA_EN LA EMPRESA. La planificacion se concentra en las empresas en dos_—_ campos principales: 1. El plan para las operaciones normales de la empresa que se traduce en un presupuesto de operacién, concepto operacional de las finanzas. 2. El plan para el desarrollo y crecimiento de la empresa que se traduce en un presupuesto de capital, concepto clasico de las finanzas empresariales, Ambos estan intimamente relacionadas en el tiempo, dado queuna vez cumplido cl presupuesto de capital, las acciones en tomo a estas inversiones se mezclan con el presupuesto operacional de la empresa. La obtencién de las metas establecidas en los presupuestos operacionales permiten el cumplimiento del presupuesto de capital.La administracion de los dos presupuestos (Operacién y de Capital), se convierte en la parte medular de la administracion financiera. El tiempo de duracién de ambos presupuestos es diferente y por lo gene,al el operacional abarca el ciclo comercial, un afio, subdividiéndose en dicho lapso, segun las necesidades de exactitud o ciclos de la empresa en ese periodo. El presupuesto de capital abarca el periodo total de las inversiones ETAPAS PLANIFICACI Las etapas de la planificacion aluden al proceso que asumen las diferentes areas de la empresa para poder confeccionar los _ presupuestos, estableciendo la situacion economica en que se desenvuelve la misma. La direccién establece las metas que se pretenden alcanzar. La determinacién de los objetivos para el periodo Facultad de Ciencias Econémicas programado corresponde a la etapa inicial. Otra de las etapas consiste en la comunicacién a los niveles inferiores de las metas fijadas y las correspondientes politicas generales, con el fin de confeccionar los diferentes presupuestos que reflejan la accion de las distintas areas de la empresa. Al centralizarse los diferentes presupuestos optamos por cursos de accion alternativos en cada area, pero bajo la politica general preestablecida por la alta direccion. Una vez aprobado el esquema general, vendria el desarrollo del plan en la practica y, a través de un control periddico de los presupuestos, se detecta el cumplimiento de las metas. Esto permite continuamente tomar medidas correctivas para asegurarse del cumplimiento de los objetivos. El hecho que las diferentes areas de la empresa, a través de sus principales cjecutivos, deban presupuestar su accion, centralizandose posteriormente al consolidarlos para su aprobacion final, por el cuerpo directivo de la empresa, obliga a una coordinacién de toda la organizacion. Los ejecutivos deben presupuestar y asegurar el cumplimiento de las metas en el area bajo su autoridad y por la cual son responsables frente a la gerencia. De esta manera, toda la mn