LY ° Sg coelvisac POLITICA: FONDOS FIJOS (CAJA CHICA OFICINA LIMA Y SEDES) 1) OBJETIVO: -Normar los lineamientos para garantizar el adecuado uso, administracién y reposicion de los fondos de Caja Chica. Los desembolsos de fondos tendran lugar sélo para gastos previstos en esta politica y para casos de emergencia que por su naturaleza exigen ser pagados inmediatamente y en efectivo. 2) ALCANC! -Esta politica sera de cumplimiento obligatorio para la totalidad del personal de COELVISAC. 3) GENERALIDADES: -La responsabilidad de custodiar el fondo de cada Caja Chica debera recaer en una sola persona. El encargado de la Caja Chica tiene la responsabilidad del manejo, control, veracidad y custodia del dinero en efectivo y de los documentos que sustentan los pagos realizados. -Los documentos que sustentan los gastos y el efectivo de la Caja Chica deberan ser guardados en Un lugar seguro (con llave) y de uso exclusive del encargado de la Caja Chica. -Esta prohibido el pago por Caja Chica de préstamos al personal, vidticos (combustible, alimentacin, pasajes, hospedaje, etc.), adelanto de remuneraciones, honorarios profesionales de terceros, pagos de mano de obra (salvo servicios de urgencia como puede ser el de plomeria, cerrajeria). -Las necesidades de efectivo por montos de hasta 200.00 Soles o 60.00 Délares Americanos se canalizarén por Caja Chica (siempre que estén dentro de los conceptos admitidos de caja chica), si se excede este monto; sera obligatoria la emisién y tramite de la instruccion de pago por Entrega a Rendir Cuenta, No esta permitido fraccionar un mismo gasto en dos o més facturas que juntas superen el limite establecido. -En el caso que un proveedor emita su factura en US$ (Délares), el pago se efectuard al tipo de cambio del dia en que se ejecuta la compra, su registro se efectuard en moneda nacional (Soles) y Su reembolso también, pero sin exceder el limite establecido en esta politica 4) DISPOSICIONES PARTICULARES: -La Gerencia de Administracion seré la responsable de evaluar y aprobar los reembolsos de los fondos fijos de Oficina Lima y Sedes, de acuerdo con las caracteristicas del gasto. -Los Fondos de Caja Chica podrén ser creados, reducidos, incrementados o anulados segun la necesidad operativa, previa autorizacion de Gerencia de Administracion y Gerencia General. 5) REQUISITOS: 5.1. FORMALIDADES. -E| adelanto de fondos o entrega de dinero en efectivo en forma temporal sélo se autorizara con el “Comprobante Provisional de Caja” (formato N°1), en Oficina Lima se requiere la aprobacién del Jefe de Area y Gerencia de Administracion. En el caso de Sedes, se requiere la aprobacién del Jefe de Area y Administrador de Sede. Av Victor Andrés Belaunde 147, Via Principal N° 123, Edificio Real 1 Oficina 901 San sido - Lima, Te 440-2763 442-2150 offr . sk coelvisac El solicitante del dinero debera entregar al encargado de Caja Chica los comprobantes de pago que sustentan el gasto, adjuntando el “Comprobante Definitivo de Caja” (formato N°2), en Oficina Lima con la aprobacion del Jefe de Area y Gerencia de Administracién. En el caso de Sedes se requiere la aprobacién del Jefe de Area y Administrador de Sede. El Comprobante Definitivo de Caja serd canjeado por el Comprobante Provisional de Caja 5.2, TIEMPO -£l comprobante provisional de caja, debe rendirse en un plazo ma posterior al término de la gestién ylo comisién. 5.3. CONCEPTOS ADMITIDOS ~ Gastos de movilidad. ~ Cocheras de reten ~ Envios de encomiendas y sobres con documentos. - Gastos Notariales/Legeles ~ Gastos menores por emergencia = Reparaciones menores de oficina = Compras menores de tiles de ofcina. - Gastos de representacién. - Peales. = Revisiones técnicas vehiculos. - Celebraciones en oficina ~ Otros gastos menoras 10 de 2 dias habiles 6) CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACION: “Todo desembolso es considerado como costo 0 gasto para la Empresa, por ello debe estar sustentado con comprobante de pago valido. -Los comprobantes de pago generados por la adquisici6n de bienes 0 prestaciones de servicio deben estar directamente relacionado con la operatividad de a Empresa Los documentos autorizados para sustentar el gasto por Caja Chica son: - Factura, - Boleta de venta = Ticket de maquina registradora. = Ticket de peaje. - Planilla de movilidad = Ticket de pago (depésitos bancarios u otros similares) A continuacién, detallamos los requisitos indispensables que debe contener cada comprobante de ago’ aos “ticket factura”) de Venta, Ticket de ma Factura registradora, -Razén social completa (Consorcio Eléctrico de Villacuri de S.A.C.). -Domicilio fiscal de la Empresa y Nimero de RUG (20178344952). -Fecha de emision y cancelacion Av Vitor Andrés Belaunde 147, Via Principal N° 123, Edfcio Real 1 Ofna 901 San sidro-Lima, Te: 440-2763 442-2150Q’ . “eR coelvisac -Descripcién y cantidad del bien o servicio objeto de la operacién (Comprobante detallado). -Valor venta, IGV discriminado (aplicable solo a las facturas) e importe total de la operacién 7) PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS POR AREAS: 7.1, AREAS SOLICITANTES -La responsabilidad sobre la veracidad de los documentos, conceptos e importes recaera en el solicitante del pago y Jefe de Area que aprobo el gasto. 7.2, RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA El encargado de la Caja Chica debe gestionar el reembolso en forma semanal (todos los dias viernes) y sélo se realizara el reemboiso por los documentos sustentados. Toda la documentacion del reembolso deberd ser alcanzada a la Gerencia de Administracion para su aprobacion (Formato N°3) En los dias proximos al cierre contable de mes, el encargado debera gestionar su reembolso el ultimo dia habil del mes. 7.3. CONTABILIDAD -EI Dpto. de Contabilidad recibird de la Gerencia de Administracién los documentos que sustentan el reembolso para realizar el registro de los comprobantes de pago. Luego lo enviara al Opto. de Tesoreria para que gestione la reposicién del fondo fj. 7.4, RECURSOS HUMANOS - El Dpto. de Recursos Humanos comunicara al trabajador sobre el descuento que se cargaré en su Boleta de Pago de la Planilla de Remuneraciones segiin la indicacion de la Gerencia de Administracion, -La devolucién del descuento aplicado por la rendicién extemporénea del comprobante provisional de Caja, se realizara siempre y cuando estén debidamente sustentados a la Gerencia de Administracion. 7.8. AUDITORIA INTERNA -La principal funcién de! Auditor Intemo sera la de verificar y superviser aleatoriamente el fiel ‘cumplimiento de la presente Politica. -El Auditor tiene facultades para consultar a quien considere necesario sobre la veracidad de los documentos, montos, conceptos, autorizaciones, etc. y todo lo que pueda observar o calificar de improcedente, lo informara por escrito a las areas involucradas. -Realizaré arqueos al menos una vez al mes y sin previo aviso a la Caja Chica, el resultado de los arqueos deberé documentarse, manteniendo evidencia y dabera ser reportado a la Gerencia de Administracion y Gerencia General [Av Victor Andrés Belaunde 147, Via Principal N° 123, Edificio Real 1 Oficina 901 N San Isidro - Lime, Tel 440-2763 442-2160,coelvisac ; 8) LINEA DE TIEMPO DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS: maT = ceca scx frevonincce| [SOD | | consumo a cAACHEA asm ‘one TPARSENDNOA cro > Deranorbe veo ro conenona 0 ea o4 proxaxres| Ep REFEREED [ewe [ mons am aon cu (*) corresponce al envio del reembolso desde Sede hasta el dia que es recepeionsdo par Ia Gerencla de Administracién. 9) SANCIONES: ‘8.1. En caso de comprobarse el incumplimiento del numeral 5.2, el encargado de Caja Chica enviaré la relacion de “comprobantes provisionales de caja’ a la Gerencia de Administracion, quien ordenara el descuento respectivo al Dpto. de Recursos Humanos, con cargo en la Boleta de Pago de la Planila de Remuneraciones. 9.2. Los responsables del incumplimiento de los numerales 7.2 y 8, recibirén una amonestacién verbal y por reincidencia una amonestacion escrita. Av Victor Andrés Belaunde 147, Via Principal N° 123, Efcio Real 1 Oficina 001 ‘San sito - Lima, Tet: 440-2763 442-2160uN R coelvisac Beoelvisac ‘solctante Porconctste de: ‘COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAA Reside ConsrcoElcrca de Vilar SAC, a sume de Sf Feeha: Taree Vetoes Te Gece ‘Av Victor Andrés Belaunde 147, Via Principal N° 123, Edificio Real 1 Oficina 901 San Isidro - Lima, Tel 440-2783 442-2150,h £\ xe} coe U Formato N°2 Ivisac & coelvisac COMPROBANTE DEFINITIVO DE CAJA No: Fecha: solicitante: area contro de Cost: Documente tem DeTAUE Inmporte Fecha | Too | Sere [Neo Total SON: sous Tnwegedos Tecbicontamne | Ve Tete de res] V6" Aaminiracion VE Gerencis Tombre Fema AV Victor Andrés Belaunde 147, Via Principal N* 123, Edicio Real 1 Ofcina 901 San sito -Lima, Tel: 440-2763 442-2160coelvisac Q iS U Formato N*3 Beoelvisac REPORTE DE COMPROBANTES DEFINITIVOS DE CAJA CHICA cas Penoo0: IN" DEREEMBOLSO: RESPONSABLE ‘ResunEns ‘Ay Vitor Andrés Belaunde 147, Via Principal N° 123, Edfcio Real 1 Oficina 901 San sido Lima, Tel 440-2763 442-2180