Sprawna rekrutacja w nowoczesnej sieci kawiarni!

CHI Polska SA to lider w branży kawiarni w Polsce. Pierwsza kawiarnia coffeeheaven powstała w Gdyni (Centrum Gemini) w 2000 roku.
Pod szyldem coffeeheaven funkcjonuje obecnie ponad 70 placówek zlokalizowanych w dużych miastach Polski: Bydgoszcz, Częstochowa, Gdańsk,
Gdynia, Katowice, Kraków, Lublin, Łódź, Opole, Poznań, Sopot, Szczecin, Warszawa, Wrocław. CHI jest częścią angielskiej spółki Costa Limited
(w 100% zależnej od Whitbread plc). Zatrudnia ponad 800 pracowników, głównie w kawiarniach.

Wyzwania rekrutacyjne:
Częsta rekrutacja do kawiarni, związana z dynamicznym rozwojem firmy i powstającymi nowymi lokalizacjami coffeeheaven.
Intensywna rekrutacja na podstawowe stanowiska w już istniejących lokalizacjach związana ze zwiększonym poziomem rotacji, przypisanym
do specyfiki branży.
Budowa własnej bazy danych Kandydatów, pozwalającej szybko reagować na pojawiające się dynamicznie potrzeby rekrutacyjne.

Przy dużej ilości procesów rekrutacyjnych i liczbie nadsyłanych aplikacji od Kandydatów, nieodzownym elementem pracy osób zajmujących
się rekrutacją staje się system wspomagający zbieranie, analizę i selekcję nadesłanych zgłoszeń. Poszukiwaliśmy systemu, który uporządkuje
naszą bazę Kandydatów, pozwoli nam szybko przypisać Kandydata do publikowanej oferty pracy, do preferowanego miejsca pracy (konkretnej
lokalizacji coffeeheaven), przeszukać bazę po słowach kluczowych (np. po znajomości języka angielskiego, po dyspozycyjności Kandydata,
fakcie posiadania książeczki sanitarno-epidemiologicznej, trybie studiów itp.).
Zależało nam także na automatycznym zaznaczaniu dublujących się aplikacji – chcieliśmy wiedzieć, czy Kandydat aplikował także na inne
stanowisko u nas, czy brał już udział w procesie rekrutacyjnym (przy dużej ilości spływających do naszej firmy aplikacji – kilkadziesiąt w każdym
tygodniu - była to niezbędna informacja). Chcieliśmy mieć także szybki dostęp do statystyk dotyczących ilości aplikujących Kandydatów, portali
pracy, skuteczności naszych działań rekrutacyjnych.
Odpowiedzią na nasze potrzeby okazał się system eRecruiter, który teraz jest nieodzownym elementem naszych procesów rekrutacyjnych.

Joanna Zdanowicz, Kierownik ds. HR i Rozwoju Pracowników, CHI Polska SA

Strona „pracuj z nami” zintegrowana

Okiem Kandydata z systemem eRecruiter.

Formularz aplikacyjny w szacie

graficznej coffeeheaven.
Wersja papierowa formularza dostępna
jest w każdej kawiarni coffeeheaven.

Styczeń 2011 www.erecruiter.pl

 Przed wdrożeniem Po wdrożeniu systemu eRecruiter

Formularze aplikacyjne nadsyłane na specjalny adres

rekrutacyjny za pomocą standardowej wiadomości e-mail Wprowadzenie elektronicznych formularzy aplikacyjnych
z załącznikami. Przyporządkowanie Kandydatów do pozwala na automatyczne przypisanie Kandydatów do
aktualnych ofert pracy, przy stale zwiększającej się liczbie oferty pracy, na którą aplikowali.
aplikacji, było zbyt czasochłonne.

Znacznie ułatwiona preselekcja w systemie, przeszukiwanie

Długotrwała selekcja spływających pocztą elektroniczną
i tradycyjną aplikacji. Utrudniona możliwość szybkiej reakcji
na pojawiające się wakaty.
bazy Kandydatów po słowach kluczowych (m.in. wyszukiwanie
po odpowiedziach udzielonych przez Kandydatów w formularzu
aplikacyjnym, wyszukiwanie po słowach kluczowych i po notatkach).
Możliwość tworzenia formularzy aplikacyjnych pozwala osobie
rekrutującej uzyskać od Kandydatów te informacje, które następnie
usprawniają proces selekcji i umożliwia odpowiednie dobieranie
Kandydatów do pojawiających się potrzeb rekrutacyjnych.

Ułatwiona komunikacja z Kandydatami (możliwość tworzenia

Czasochłonna komunikacja z każdym Kandydatem
indywidualnie.
Brak możliwości umieszczania komentarzy przy kandydacie
widocznych także dla innych osób zajmujących się rekrutacją.
szablonów odpowiedzi i wysyłania wiadomości jednocześnie
do większej grupy osób).
Możliwość nadawania własnych komentarzy przy każdym
kandydacie, zachowanie historii korespondencji z Kandydatem,
co ułatwia komunikację pomiędzy osobami prowadzącymi
(mającymi wgląd w) dany projekt rekrutacyjny.

Widoczna historia Kandydata. Automatyczny dostęp do

Brak możliwości wglądu w historię Kandydata (czy np. już
wcześniej aplikował na jakieś stanowisko w firmie, czy był już
na spotkaniu rekrutacyjnym).
informacji o wcześniejszych procesach rekrutacyjnych Kandydata
i opiniach osoby, która się z nim spotkała. Pozwala to uniknąć
ponownego umówienia Kandydata, który z określonych
powodów nie został poprzednio zaakceptowany (przy bardzo
dużej ilości napływających aplikacji i ilości prowadzonych
procesów rekrutacyjnych jest to niezbędna informacja).

Brak spójnej bazy danych pozwalającej na szybką reakcję na Jedna baza aplikacji spływających ze wszystkich kanałów
pojawiające się wakaty. rekrutacyjnych z dostępem dla wszystkich rekruterów.

Czasochłonna analiza skuteczności naszych działań Szybki dostęp do statystyk dotyczących ilości aplikujących
rekrutacyjnych, w tym skuteczności portali pracy. Kandydatów, portali pracy, skuteczności naszych działań
rekrutacyjnych. Czytelne raporty np. w Excelu.

Rekrutacja w coffeeheaven z eRecruiter – efekty:

Szybsze i bardziej efektywne prowadzenie projektów rekrutacyjnych.
Lepsze dostosowanie do zmieniającego się otoczenia biznesowego i potrzeb rekrutacyjnych. Dzięki stworzeniu łatwo dostępnej bazy
danych Kandydatów pojawiła się możliwość szybszej reakcji na pojawiające się wakaty.
Efektywniejsza dywersyfikacja źródeł pochodzenia Kandydatów dzięki statystykom skuteczności różnych portali pracy w zależności od
stanowiska i Kandydatów na rynku.
Rekrutacja poprzez formularz aplikacyjny w szacie graficznej zgodnej z całościowym wizerunkiem firmy i zapewniającym jego spójność.

Po roku korzystania z narzędzia Grupy Pracuj, jakim jest eRecruiter, zauważalna jest oszczędność czasu pracy każdej osoby
zajmującej się rekrutacją w naszym dziale. Czas, który poświęcaliśmy na selekcję aplikacji i przyporządkowanie Kandydata do odpowiedniej
rekrutacji jest obecnie krótszy. System ten pozwala na jednoczesne i szybkie prowadzenie licznych projektów rekrutacyjnych. Każda z osób,
która ma dostęp do bazy Kandydatów może na bieżąco śledzić postępy oraz spływ aplikacji na każdy z projektów. Bardzo pomocną funkcją
eRecruitera jest również możliwość wysyłania e-maili indywidualnych i zbiorowych do Kandydatów, np. o terminie spotkania rekrutacyjnego.
System eRecruiter wykorzystujemy również do szybkiego przeszukania bazy pod kątem ważnych dla danego procesu rekrutacyjnego
właściwości Kandydatów, np. dyspozycyjności Kandydata czy kawiarni, jaką wybrał w formularzu itd. Pozwala to dopasować Kandydatów
do potrzeb konkretnego projektu.
Polecamy system eRecruiter firmom, które mają wiele różnorodnych projektów rekrutacyjnych. Jest to świetne narzędzie ułatwiające
zarządzanie takimi projektami.
Agata Olszewska, Specjalista ds. HR, CHI Polska SA

Styczeń 2011 www.erecruiter.pl