PLANUL DE ACTIUNI PENTRU IMPLEMENTAREA ETAPIZATA A MANAGEMENTULUI CALITATIL IN AUTORITATI $I INSTITUTI PUBLICE 2016-2020 1. Context si relevant’ Necesitatea elaborarii prezentului plan de actiuni pentru implementarea etapizati a managementului calitatit in autoritti si institutft publice a retesit din cerintele conditionalitatii ex- ante aferent& Obiectivului tematic 11 - Consolidarea capacitatii institutionale a autoritatilor publice $1 a partilor interesate si o administratie publica eficient&, inclus in Acordul de Parteneriat al Romaniei cu Comisia European pentru perioada 2014 - 2020. Conditionalitatea ex-ante face referire la ,Existenta unui cadru strategic de politicé pentru consolidarea eficientei administrative a statelor membre, inclusiv reforma administratiei publice” si unul dintre criteriile acesteta il reprezinta Dezvoltarea unor sisteme de management al calitatii. Planul de actiuni pentru implementarea managementului calitatii raspunde subcritertulut conditionalitatii ex-ante prin care se solicita ,Existenta unui set de actiunt care se refer& la stabilirea sau utilizarea sistemelor de management al calit&tii, deja stabilite, intr-un mod durabil”. Reiese din aceast abordare cé utilizarea managementului calit&tii reprezinta un subiect ce necesita o atentie deosebita in amplul proces de implementare al actiunilor menite sé conduc la eficientizarea administratiei publice, acesta fiind pus pe picior de egalitate cu celelalte criterii ale conditionalitatii ex-ante: ‘+ existenta unei analize si a unei planificari strategice a actiunilor de reform juridica, organizationala si/sau procedurala; + actiuni integrate de simplificare si rafionalizare a procedurilor administrative; + elaborarea si implementarea unor strategii si politici privind resursele umane care sa acopere principalele decalaje identificate in acest domeniu: + dezvoltarea de competente la toate nivelurile ferarhi autoritatilor publice; ‘+ dezvoltarea de proceduri si instrumente de monitorizare si evaluare. Planul de actiuni pentru implementarea managementulul calit&tfi este totodat un rezultat asteptat al Strategiei pentru consolidarea administratie! publice 2014-2020 (SCAP 2014 - 2020)' si, in functie de acesta, vor fi finantate din Programul Operational Capacitate Administrativ’ 2014 - 2020, actiuni pentru dezvoltarea $i utilizarea sustenabila a managementului calitatit in administratia publica din Romania, profesionale din cadrut * Hotdrérea Guvernului nr. 909/2014 privind aprobarea Strategiei pentru consolidarea administratiel publice 2014-2020 si Constituirea Comitetului national pentru coordonarea implement&rli Strategiei pentru consolidarea aéministratiei publice 2014-2070 (Anexa 1 - Obiectiv general Il. Implementarea unui management performant in administratia publica, Oblectiv Specific I.6. Calitate, cercetare $1 Inovare in administratia public8, Directie oe actlune: Cresterea gradului de utilizare a sistemelor si Instrumentelor de management al calitatit in administratia publicS-hitp://www.mdrap.s0/acmiistratie/-2168‘in acest context, in calitate de coordonator al Grupului de lucru tematic ,Managementul calitStii si servicii publice”?, Ministerul Dezvoltarii Regionale si Administratiei Publice a avut sarcina coordonérif procesului de elaborare a planului de actiuni ce cuprinde principalele masuri ce vor fi imptementate in perioada 2016 - 2020 pentru dezvoltarea si utilizarea sustenabild a standardelor si instrumentelor managementului calitafi in autorit3i sf institut! publice. ll, Abordarea de ansamblu a planului de actiuni pentru implementarea etapizats a managementului calit&tii in autoritati si institutii publice Planul de actiuni este un document strategic in care sunt incluse liniile directoare ale utilizrii managementului calitati la nivelul administrajiei publice centrale si locale. Procesul de elaborare a planului de actiuni a avut la baza: ~ concluziile Analizei situatiei actuate th ceea ce priveste evaluarea nevoilor partilor interesate $i utilizarea sistemelor i instrumentelor de management al calitatii in cutoritatile institutiile publice din Roménia, realizat& de citre Ministerul Dezvoltarit Regionale si Administratiei Publice prin Directia pentru Reforma Administratiei Publice (DRAP) si Directia pentru Dezvoltarea Capacitatii Administrative (DDCA) in cadrul proiectului ,Sprijin pentru functionarea AM PO DCA $i pentru pregétirea urmatorului exercitiu de programare”; contributiile Grupului de tucru tematic ,Managementul calitatif si servicii publice”. Temele privind managementul calitatii abordate in cadrul documentului Analiza situatie! actuale in ceea ce priveste evaluarea nevoilor partilor interesate si utilizarea sistemelor si instrumentetor de management al calitétit in autoritdtile si institutitle publice din Romania au vizat aspecte referitoare la: - utilizarea sistemetor si instrumentelor de management al calitatit de ctre autoritatile si institutiile publice din grupul-tint’?; -identificarea de modalitati de consotidare a utilizarii managementulu calitatit in administratia publica. Tin cadrul analizei, accentul a fost pus pe utilizarea sistemelor si instrumentelor recunoscute/certificate, precum ISO sau CAFS, avand in vedere principalele caracteristici ale acestora, prezentate in Tabelul nr. 1 - Caracteristici ale standardelor ISO si ale instrumetulut CAF. Pentru realizarea analizei au fost solicitate autorit8tilor si instituyilor din grupul-tint’ Iinformatii privind sistemele/instrumentele de management al calit&yii_utilizate, organizarea procesului de implementare/mentinere a managementului calitatii, costuri si surse de finantare aferente implementarii acestuia, dificultat! si obstacole intémpinate in implementare, beneficii ale implementarii managementului calitatit, precum si cauzele neimplementrii acestuia in institutiile care nu utitizeaz’ sisteme sau instrumente de management al calitStii. Din informatii furnizate de respondenti, a reiesit faptul c& notorietatea cea mai mare o au standardele ISO, urmate de instrumentul CAF si c& sistemele ISO sunt utilizate intr-o proportfe mai mare decat instrumentul CAF. Principalele motive ale neimplement&rii sistemetor/instrumentelor de 2 Grupul de tucru tematic ,Aanagementulcaiti i serviil publice” este constitutt n cadrul mecanismulu de cooréonare a implementart SCAP 2014-2020 si este format din reprezentant al autoriitler si insituilor administrate! publice Centrale, ai structurlorasotatve ale autoratior administrate! publice locale, a soieti chile si mediulu! academic, ‘are ou atrbuti in domenie vizate de SCAP 2014-2020. > Grupul-ints a analizei @ fost format din 17 ministere, 17 structur situate la nivel central st aflate tn subordcnarea/ coordanarea ministeretor, 84 servic publice deconcentrate ale ministerelor(servicilepublice deconcentrate cltre care - ‘50 transmis chestionare’av fost inspectoratele seolare judetene si decile ce sindtate public), 42 institut ale Brefectului, 41 consti judetene $1 3181 until) adminstratv-teritoriale a nivel de municoi, orase si comune. * itp: fw. 80.079/iso/home. nt 5 hto://wnw elpa.eu/en/topie/ show! tid=191management al calitatii la nivelul autoritatilor si instituttilor din administratia public’ sunt reprezentate de necesitatea utilizarii unor resurse financiare, tehnologice si umane semnificative, de dificultatea promovarii sistemelor/instrumentelor de management al calitatii in cadrul organizatiei si a motivarii personalului pentru utitizarea acestuia, precum si de lipsa accesului la informatii suficiente. Recomandarile identificate in cadrul analizei sunt in concordant cu directiile de actiune ale Strategie! pentru consolidarea administratiei publice 2014-2020 $i reprezinté o serie de elemente- hele prin care poate fi sprifinita dezvoltarea si utilizarea sustenabild a sistemelor 5i instrumentelor de management. Astfel, in cadrul analizel s-a formulat recomandarea de a sustine utilizarea sistemelor ISO si instrumentul CAF (in detrimentul EFQM si Balanced Scorecard), din urm&toarele considerente: ‘+ ISO poate fi utilizat de toate tipurile de organizatii, lucru demonstrat de zeci de ani ta nivel global; + CAF este un instrument creat special pentru administratia public& din statele membre ale Uniunii Europene si este actualizat periodic de ctre EIPA, astfel incat s& se coreleze permanent cu necesitatea ca autoritatile si institutiile publice din statele europene s& isi consolideze serviciile oferite partilor interesate; + nu in ultimul rand, tindnd cont c&, pana in prezent, ISO si CAF predomin’, atat ca notorietate, cat si ca grad de implementare in autoritatile si institutiile publice de la nivel central si local din Romania, este recomandabil s& se continue cu acestea doua prin masuri care s& conduc la utilizarea lor sustenabilé. Totodaté, m&sura considerat a fi cea mai utilé pentru dezvoltarea gi utilizarea sustenabila a ‘managementulut calitati, in opinia reprezentantilor grupurilor-tinta chestionate, este existenta unui Plan/politica/strategie/politic’ publica. la nivel national cu privire la implementarea managementulut calitatii, promovat de la nivelul Guvernulut, Alte recomandari din cadrul analizei prin care poate fi sprifinita utilizarea si gestionarea ceficient& a sistemelor si instrumentelor de management al calitatii au vizat: > Inflintarea/stabilirea une structuri centrale, de exemplu in cadrul aparatului de lucru al Guvernutul, cu atributit in ceea priveste organizarea procesului de promovare a sistemelor 1 Instrumentelor managementului calitdtti 1 Romania $1 coordonarea activitatitor de instruire ta nivel national in ceea ce priveste stabilirea unei structuri cu rol in promovarea, coordonarea si monitorizarea utilizirfi managementului calitStii®, aceast’ posibilS masurd este conditionat’ de cadrul de actiune stabilit prin Strategia pentru Consolidarea Administratiel Publice 2014-2020. Avand in vedere faptul cA SCAP 2014-2020 prevede c& responsabilitatea privind implementarea, monitorizarea si evaluarea actiunilor revine autorit3tilor si institutiilor publice competente responsabile pentru implementarea actlunilor cuprinse in planul de actiuni etapizat pentru implementarea managementului calititii si c& Grupul de lucru tematic ,,Managementul calitatii si servicii publice” coordoneaz& implementarea si monitorizarea planulul de actiuni, 0 structurd centralé infiintaté/stabilit’, de exemplu in cadrul aparatului de lucru al Guvernului, ar putea avea atributii in cea priveste organizarea procesului de promovare a sistemelor si instrumentelor managementului calitatii in Romania si coordonarea activitatilor de instruire la nivel national, Una dintre mésurile care ar putea stimula cresterea interesulul autorittilor si nstitutlor publice pentru implementarea sistemelor/instrumentelor de management al calittii asupra cBrora grupui-tinté a fost chestionat a fost reprezentata de Existenta unut institut care si coordoneze/si' monitorizeze implementarea managementulul calitii la nivel national” Aintsebarea nr. 13 ~ Analiza situatiet actuale tn ceea ce priveste evaluarea nevollor partilor interesate si utllzarea sistemelor si instrumentelor de management al calitStt in autoritafile 1 institute publice din Romania).“epueio up (val) ganang ate uy uemjeno op gzes 09 adaDut 40 {sve wy eounvs WeInd “BIEUNIDE ‘Sp nivauop _ezeq 2p sjate20ud waseouruap1 uousteuru swslewungun _aléauclio sp stand. 081 ‘auepi0ay ‘BHeA0U 9p jeliuarog ‘afeueny ‘aDU0) wo _4V9 Imimuawinsysuy oe OSI Jo}apsepURRS ae !ASHA}DeIeD - | su JaqeL> implementarea de actiuni de promovare a sistemelor/instrumentelor de management al calitéfi, cu accent pe valoarea addugatti pe care acestea 0 pot genera in cadrul autoritagilor $1 institutitlor publice ‘Avand in vedere procentajul semnificativ de respondenti din subgrupurile-tint& care nu au ‘ncé implementate sisteme sau instrumente de management al calitatii (in special la nivel local), cat si de gradul de reticent manifestat de personalul institutiilor publice (personalul de conducere $i personalul de executie) cu privire la utilizarea acestora, in cadrul analizel s-a formulat recomandarea ca actiuni de promovare a instrumentelor si sistemelor de management al calititii s& fie realizate pentru toate tipurile de autoritati si institutfi publice si pentru toate nivele ierahice din cadrul acestora. O masur’ propusa fn acest sens este realizarea de sesiuni/seminarii organizate pe categorii de personal din administratia public& (de exemplu: inalti functionari publici sau personalul de conducere) prin care s& se furnizeze informatii de baz privind principiile si instrumentele managementului calitatii, intrucat este importanta atat promovarea pe scar’ largé a managementului calitstii, cat $1 abordarea unitar& cu privire la continutul informatiilor furnizate, recomandarea a fost ca promovarea si fie realizat prin intermediul structurii de la nivel central cu competente in ceea ce priveste promovarea a c&rei infiintare a fost propusi in cadrul aceleiasi analize. In activitatea de promovare, a fost recomandata realizarea de publicatii atét cu continut general (de exemplu: brosuri cu scop de promovare/informare), c8t si specific (manuale si shiduri de utilizare, ghiduri de adaptare a unor standarde/ modele de excelenta in administratia public, manuale tehnice). De asemenea, in procesul de promovare sustenabila a instrumentelor si sistemelor de management al calit&tii, este utild organizarea si functionarea unor grupuri/retele specializate de colaborare, cu participarea inclusiv a mediului academic, prin care s& fie sprijinit schimbul de informatii in implementare, diseminarea rezultatelor atinse si a bunelor practici. Totodat, o alti masurd recomandat’ este identificarea bunelor practici obtinute de autoritatile si institutiile publice din Romania fn implementarea sistemelor s instrumentelor de management al calitatit si Tecunoasterea acestora prin dobéndirea unor certificéri, diplome sau includerea in publicatii/pagini ‘web cu continut de bune pract > instruirea si organizarea personalulul din autoritdfi $1 instituti’ publice pentru utilizarea managementului calitafit Nevoia de instruire a fost mentionat& intr-un procentaj ridicat de c&tre respondentii din subgrupurile-fint& si recomandarea formulata in cadrul analizei a fost ca instrufrea in domeniul managementul calitatii trebuie s& se exeze pe instruirea specificd sistemului/instrumentului de management si sé fie realizaté doar pentru autoritatile si institutiile in care este initiat procesul de implementare. Instruirea va fi realizat, in special, pentru angajatii cu atributii in domeniul managementului cali Totodata, avand in vedere faptul ci implementarea managementului calit&tii prezinté o serie de provociri cauzate de elementele de specialitate ale conceptului de calitate si de evolutia permanent a acestula, recomandarea a vizat nu numai realizarea de instruiri privind managementul calitagii, cl si cuprinderea in organigrama autoritatilor si institutfilor publice care implementeazé/ pregatesc implementarea/ mentinerea unor sisteme/ instrumente de management al calitatii, a unor Posturi cu atributii strict in managementul calitatii, numarul lor variind fn functie de m&rimea organizatiei. > acordarea de sprijin pentru toate categoriile de autoritati si institutii publice pentru implementarea sistemetor de management al calitdtit Recomandarea formulaté in cadrul analizei a fost ca in planul de actiune pentru implementarea_managementului calit&tii si fie incluse si actiuni prin care si fie sprijinitaimplementarea efectivi a sistemelor si instrumentelor managementului calitatii la nivelul autoritatilor si institutiilor publice sub forma unor proiecte/programe coordonate de autoritati publice de la nivel central sau judetean, in parteneriat cu entitati relevante din sectorul public, din mediul academic sau ONG. jin ceea ce priveste organizarea procesului de gestionare a_utilizarii/implementarit managementului calitatii la nivelul u.a.t.-urilor de tip municipiu, oras, comuna, avand in vedere faptul c& acestea consider’ c Ii se potrivesc cel mai bine ISO si CAF10, recomandarea a fost ca la nivel central si judetean s8 se realizeze demersuri pentru facilitarea implement&rit la nivelul acestora, in urmitorii 5 ani, a cel putin unuia din cele doua instrumente de management al calitatii mentionate. O alta posibilitate de sprijin in implementare ar putea fi oferita de catre structurile asociative ale autoritatilor administratiei publice locale prin implicarea lor in implementarea managementului calitatii la nivelul u.a.t.-urilor interesate, in ceea ce priveste organizarea procesului de gestionare a utilizarii/implementarii managementulut calit&tii ta nivel central, recomandarea a fost ca implementarea si fie avuti in vedere, in special, pentru ministerele a ciror dezvoltare a capacit8tii administrative este consideraté prioritara in perioada 2014 - 2020, inclusiv pentru structurile acestora din teritoriu. Totodat’, implementarea managementului calitStii la nivelul structurilor din teritoriu ale ministerelor ar trebui prioritizat& si coordonat de cétre ministerul de resort. Pornind de la concluziile analizei si in urma dezbaterilor din cadrut grupulu! de tucru, principalete actiunt incluse tn pianul de actiuni sunt urmétoarele: ¥ asigurarea si organizarea resurselor umane institutional necesare_imptement&ti sustenabile a managementulut calitifii, fie prin alocarea de personal cu atribufii inscrise in fisa postulut privind implementarea managementului calitati, fie prin inflinjarea in cadrul autoritatilor si institutilor publice a unui compartiment pentru asigurarea implementarii managementului calit&ti i/inflint&rii_unei structuri, in cadrul in ceea priveste organizarea procesului de promovare aparatului de lucru al Guvernului, cu atribuyi a sistemelor $i instrumentelor managementului calitatii in Romania si coordonarea activitatilor de ‘nstruire la nivel national. Pornind de la recomandarea furnizat& prin ,Analiza situatiei actuale fn ceea ce priveste evaluarea nevoilor partilor interesate si utilizarea sistemelor 31 instrumentelor de management al calitati! in autorititile si instituyfile publice din Romania”, prin analiza privind oportunitatea si fezabilitatea stabilirii/infiintarii unet astfel de structuri, se urmareste ide carea, {in mod concret, a variantei/variantelor prin care aceasta poate fi pusa in practic, pornind de la analiza beneficiilor si a costurilor pe care le-ar aduce o astfel de structura, a atributiilor concrete pe care aceasta le-ar avea, a sursei/surselor de finantare si a resurselor ce trebuie avute in vedere pentru realizarea de sesiuni de informare si constientizare pentru grupuri-tinta stabilite; ¥ implementarea, in perioada 2016 - 2020, a unor sisteme unitare de management al calitatii apticabile administratiei publice, respectiv standardul ISO 9001 $1 instrumentul Cadrul comun de autoevaluare a modulul de functionare a institutiilor publice (in limba englez’: Common Assessment Framework - CAF), in special de c&tre o serie de autoritati si institusii publice a c&ror dezvoltare a capacitStii administrative este considerati prioritar’ in Acordul de Parteneriat al Romaniei cu Comisia European’ pentru perioada 2014-2020; ¥ derularea de actfuni de promovare a standardelor si a instrumentelor managementulut calitatit de ctre autoritajile publice centrale; Y formarea/instruirea specific’ pentru implementarea sistemului/instrumentulul de management al calitatii; ¥ evaluarea impactului implementérii sistemelor si instrumentelor de management al calitdgit in adminfstragia publica, % 201 wa.t-urlla nivel de comund, orag s! municiplu au Indleat instrumentul CAF s $38 au Indlcat ISO.